Metodhäfte processmodellering

Transcription

Metodhäfte processmodellering
Processmodellering
1 (49)
Informationssysteminriktad,
förkortad version av:
Metodhäfte
processmodellering
Ett sätt att tydliggöra verksamhetens arkitektur
Dr Björn Nilsson
Förord av Søren Ravnskov
Astrakan Strategisk Utbildning AB
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
2 (49)
Kopieringsförbud
Detta material är skyddat enligt upphovsrättslagen och får därmed ej
helt eller delvis mångfaldigas utan Astrakan Strategisk Utbildning
AB:s skriftliga godkännande.
Astrakan Strategisk Utbildning AB
Sankt Eriksgatan 113
113 43 Stockholm
08 54 54 23 00
www.astrakan.se
[email protected]
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
3 (49)
Innehållsförteckning
INNEHÅLLSFÖRTECKNING .................................................................................................................................. 3 FÖRORD ............................................................................................................................................................. 4 INLEDNING ......................................................................................................................................................... 5 GRUNDSYN OCH TERMINOLOGI .......................................................................................................................... 6 NOTATION OCH GRAFISK DISPOSITION .............................................................................................................. 15 VERKTYGSLÅDAN ............................................................................................................................................ 19 Allmänt ........................................................................................................................................................ 19 Intentionsperspektivet .................................................................................................................................. 20 Arkitekturperspektivet.................................................................................................................................. 24 Interaktionsperspektivet .............................................................................................................................. 34 Resursperspektivet ....................................................................................................................................... 37 Regelperspektivet......................................................................................................................................... 41 MODELLERINGSPROCESSEN.............................................................................................................................. 43 Allmänt ........................................................................................................................................................ 43 Analysprocessen: Kartlägg och beskriv nuläge .......................................................................................... 43 Analysprocessen: Diagnos - klarlägg förändringsbehov och möjligheter .................................................. 44 Designprocess: Beskriv framtidsläge .......................................................................................................... 44 Förändringsanalys: Utveckla förändringsstrategi ...................................................................................... 45 Allmänna arbetssteg för beredning och analys/design ............................................................................... 46 KVALITETSSÄKRING ......................................................................................................................................... 48 Kvalitetssäkringsprocessen i stort ............................................................................................................... 48 Avstämning mot scenarion .......................................................................................................................... 49 © Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
4 (49)
Förord
Dagens verksamheter är ofta komplexa och utsatta för ett ständigt ökande tryck från omgivningen i form av
ökande konkurrens, besparingskrav med mera. Därför krävs skarpa verktyg för beskrivning och analys, så att
man kan planera styra, följa upp och utveckla verksamheten.
Den som ansvarar för detta arbete måsta ha fast teorimark under fötterna och kunna de vanliga greppen för att
”landa på fötterna i okänd terräng”. Detta dokument kan därför uppfattas som ”teoritungt”. I praktiken måste
budskapet anpassas till mottagaren. Det är verksamhetsutvecklarens/modelleringsledarens ansvar att göra
teorin konkret och begriplig, så att alla förstår. Modeller är till för att kommunicera, inte för att bräcka
omgivningen. I våra kurser utvecklas detta resonemang, så att teorin blir användbar i praktiken.
Processorientering är egentligen inte så märkvärdigt. Redan i primitiva stamsamhällen var människan
processorienterad. Man pratade förstås inte om processer, men man organiserade sitt arbete med tydliga mål för
det man tog sig för. Man visste vilka resurser som behövdes i form av material för exempelvis pil och båge och
vilka kompetenser som behövdes för att resultatet skulle bli ett vapen som med största möjliga precision fällde
bytesdjuret, vilket bidrog till det övergripande målet, nämligen stammens överlevnad. Tidigt upptäckte man
återkommande framgångsrika mönster av aktiviteter - Gick mammutdrevet i bredd och sade bu åt bytet, i
riktning mot ett stup, föll mammuten vanligen ner och slog ihjäl sig.
Långt senare uppstod den administrativa byråkratin. Dess drivkraft är sällan affärsnytta, utan snarare sitt eget
vidmakthållande och expansion. I goda tider sker expansionen obemärkt och maktcentra uppstår med svag eller
ingen koppling till egentlig nytta för verksamheten. I sämre tider, då rationalisering krävs, är dessa mönster
svåra att bryta. Ansvar för analys av möjliga rationaliseringar knyts ofta till roller som egentligen borde
bortrationaliseras. Effekten blir att man skär i den operativa verksamheten, men lämnar administrationen orörd.
Här är sjukvården ett bra exempel.
Försök att bryta invanda mönster möter ofta starkt motstånd. Då gäller det att ha skarpa verktyg för att
identifiera och beskriva affärs- och verksamhetsmål och koppla dessa till hur verksamheten kan bedrivas
effektivare, för att övertygande kunna argumentera för de förändringar som ger bäst effekt.
Även vid utveckling av system behöver gamla mönster brytas. Intresset för våra kurser inom detta område
tyder på ökad insikt om att systemkrav måste komma från verksamhetens behov.
Astrakan tar er inte tillbaka till stenåldern, men vi hjälper er att se igenom det administrativa träsket.
Søren Ravnskov, VD Astrakan Strategisk Utbildning.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
5 (49)
Inledning
Detta är en förkortad version av Astrakans metodhäfte för processmodellering.
I denna förkortade version behandlas ej strategifrågor och verksamhetsutveckling.
En fullständig version av detta dokument erhålls på våra kurser i verksamhetsutveckling.
Grundstrukturen för detta häfte är mycket enkel och svarar på frågorna:
 Vad innebär process och processmodellering? - Grundsyn och terminologi
 Hur beskriver man processer - Notation och grafisk disposition
 Vilka analysansatser och tekniker behövs? - Verktygslådan
 Hur driver man processmodellering? - Modelleringsprocessen
 Hur kvalitetssäkras resultaten? - Kvalitetssäkring
 Om verktyg - Tips ABC flowcharter / Mallar
För Dig med god erfarenhet inom området räcker det att bläddra igenom notationsrelaterade
avsnitt samt den uppsättning analysblanketter, vilken följer med det mer omfattande häftet. Att
läsa igenom definitionsrutorna ger en snabb uppfattning av nyttjad grundsyn.
För Dig som inte har stor erfarenhet av processmodellering rekommenderas att ta god tid att
ordentligt läsa igenom texten i “Grundsyn och terminologi”. Denna utgör i ett fåtal avsnitt
tankekrävande läsning. Resten av häftet är mycket lättillgängligt.
Processmodellering är en generell teknik, som kan nyttjas för mycket olika syften. Vanligen
syftar arbetet i stort till att etablera effektiva mönster för verksamhetens bedrivande och analysoch designarbetet till att tydliggöra verksamhetens mervärdesskapande arkitektur.
I detta sammandrag fokuseras i första hand analys av verksamhetsprocesser i syfte att ställa krav
på IT-baserade system för informationshantering. Därvid utgör processmodellen ett naturligt
fokus för att etablera en helhetssyn på en verksamhet och dess informationsförsörjning.
Processmodellen utgör även en naturlig avstämningspunkt vid kvalitetssäkring av resultaten från
en modelldriven utveckling av verksamheter och informationssystem, då andra typer av modeller
här kan förankras i ett relevant och kontrollerbart sammanhang.
Då konventioner för notation är mycket enkla, införs dessa löpande i texten.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
6 (49)
Grundsyn och terminologi
Att effektivt driva processanalyser, som syftar till etablering av informationsstöd till en
verksamhet, kräver god förståelse av vissa grundläggande synsätt. Utan denna förståelse kommer
framtagna modeller att få låg kvalitet, d.v.s. modellerna kommer inte att ge ett bra underlag för
effektiva lösningar. För att göra grundresonemanget enklare att följa, skall vi ta utgångspunkt i
en fundamental fråga: Varför konstruerar och nyttjar vi informationssystem över huvud taget?
Informationssystem konstrueras i syfte att nyttjas för att stödja skapandet av mervärde eller för
att direkt tillföra mervärde i den verksamhet där de skall användas. Medför inte införandet av
informationsstödet högre mervärde, är tillgängliggörandet av informationsstödet irrelevant. Hur
skapas mervärde?
Process:
Mönster inom vilket mervärdesskapande aktiviteter bedrivs
Mervärde skapas i agerande, d.v.s. genom de aktiviteter som bedrivs i organisationen. Mönstren
för agerandet i organisationen kallas processer En process avser normalt ett mönster för ett
repetitivt skeende, där ett planerat eller styrt agerande avses leda till att tillstånd hos objekt i
verksamheten förändras på så sätt att mervärde skapas. Processer är alltså mervärdesskapandets
mönster, men vad innebär mervärde rent allmänt?
Mervärde / produktion:
Förbättring av resursläge ( som konsekvens av genomförda aktiviteter).
Tillfört värde, mervärde, innebär att ett givet resursläge i något avseende förbättrats. Resursläget
kan avse materiella ting som lokaler och svarvar liksom imateriella som kompetens. Resursläget
kan avse kvantitativa som kvalitativa aspekter. Resursläget kan även ses utifrån externa
processers perspektiv. Se även förädlingsobjekt.
Vad som åstadkoms
Vad som görs
Process
Resursläge 1
(Aktiviter som
genomförs)
Resursläge 2
Fig: Mervärdesskapande genom genomförande av aktiviteter inom ett givet mönster, processen.
Mervärde kan alltid uttryckas i termer av resurser och kan, även om intentionen normalt inte är
denna, bli negativt. Aktiviteter genomförs vanligen med avsikt att nå en förbättring av
resursläget i förhållande till ett existerande eller förväntat tillstånd. Mervärde kan alltså uppstå i
bevarande av något önskat sakläge i förhållande till en förväntad men icke önskad förändring på
grund av tidens eller andra aktörers påverkan.. Mervärde behöver naturligtvis inte uttryckas i
ekonomiska termer. Mervärde är alltså själva basen för att agerande skall äga rum. Vad krävs då
för att skapa detta mervärde eller förbättrade resursläge?
Konsumtion:
Försämring av resursläge som konsekvens av genomförd aktivitet
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
7 (49)
För att skapa resurser, åtgår andra resurser. Då en aktivitet leder till produktion kommer den
även att leda till konsumtion, vilket kan uttryckas som kostnad. I mänskligt agerande sker
skapandet av resurser med genom att omvandla, nyttja eller förbruka andra resurser. Generellt
innebär konsumtion disposition, d.v.s. att resurser låses för annan användning, nyttjande, d.v.s.
det man faktiskt gör med resursen i fråga samt regelrätt förbrukning. Notera att då resurser
skapas i en viss omgivning, är de normalt avsedda att nyttjas i en annan. Men, hur kan vi
lämpligast betrakta resurser om vi går lite mer på djupet?
Resurs:
Objekt som hanteras inom mervärdesskapande processer.
Resurserna inom en verksamhet omfattar de objekt, d.v.s. de abstrakta eller konkreta företeelser
eller fenomen som direkt hanteras inom verksamheten. Resurser omfattar även information - om
nämnda objekt samt externa objekt -vilken nyttjas för verksamhetens bedrivande. Resurser kan
alltså vara av typen information. Om nu resursläge är så centralt, hur avgörs värdeförändring för
en resurs?
Värdeförändring:
Tillståndsförändring hos av verksamheten påverkat objekt.
Aktiviteters genomförande syftar till förändring av tillstånd hos objekt. Alla värden och
värdeförändringar, t.ex. mervärde som skapas, bör kunna knytas till förändringar hos objekt eller
företeelser i verksamheten. Generellt omfattar detta såväl förändring av existerande objekt som
eliminering av dessa eller skapandet av nya objekt. Observera åter att agerandet kan syfta till att
undvika förväntade ogynnsamma tillståndförändringar genom exempelvis underhållsaktiviteter
eller aktiviteter som syftar till att avvärja skada. Men, hur relaterar tillståndsövergångar och
värde till syfte?
Förädlingsobjekt:
Objekt som tillförs värde för nyttjande i någon annan process.
Något förenklat kan man säga att syftet för all verksamhet endast kan uttryckas i termer av
bidrag till omgivande verksamheter. Förädlingsobjekt definieras i linje med detta som de
objekt, som efter hantering skall levereras till någon extern part eller process. Tillfört värde
kallas förädlingsvärde.
Vad som synliggörs
Vad som görs
Förädlingsobjekt status 1
Process
(Transformation)
Förädlingsobjekt status 2
Process
(Mottagande
kundprocess)
Fig. Förädlingsobjekt tillförs mervärde genom aktiviteter som bedrivs enligt processens mönster.
Naturligtvis kan även mervärde tillföras objekt inom den egna processens ram - man förbättrar
alltså det egna resursläget. Den egna processen skulle dock högst sannolikt inte existera om
ingen mottagande process funnes. Inom FM kallas det som levereras till externa processer
prestationer. Är då värdet av det som presteras att betrakta som något absolut?
Produkt:
Prestation i form av levererade objekt och samt effekt hos intressent av dessa.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
8 (49)
Rent allmänt är värde alltid kopplat till aktörer eller intressenter - nytta är alltid nytta för någon
part. Värde måste alltid ses i relation till någon parts mål eller intentioner, eller möjligen till i
efterhand upplevd nytta.. I detta sammanhang ser FM prestationer som det processen levererar
till mottagande process. Dessa prestationer kan sedan få effekter av olika slag - vilket är det som
mottagande processer egentligen eftersträvar. Sådana effekter är dock oftast utanför den
producerade processens egentliga kontroll, då ansvaret för att nyttiggöra sig prestationer d.v.s. att
uppnå avsedda effekter ligger på mottagande processer..
Observera att även det som normalt kallas tjänst omfattas av definitionerna i detta avsnitt.
Resonemanget kring vissa typer av tjänster kompliceras av att förädlingsobjektet kan vara såväl
resurs som tjänstemottagare. Detta hanteras senare i texten.
Tjänst, produkt, prestation och effekt
Förädlingsvärde
Intentions-
Produktivitet
planet
Effektivitet
Produkt
Kundrel.
mål
Effekt
Processrel.
mål
Verksamhetsagerande-
Proc,rel
mål
Process
planet
(Aktivitetstyp)
(Tjänstetyp)
(Kundproc)
Resursplanet
Förädl
objekt
Prestation
(Förädl.objekt)
Övriga
resurs
objekt
Övriga
resurs
objekt
Fig:Intentionsplan, agerandeplan och resursplan i samspel.
Figuren illustrerar att alla resonemang avseende värde relaterar till syfte, d.v.s.har en intentionell
bas. I processanalysen relateras oftast mervärdesresonemang till mervärde för kund. Mervärdet
relateras då till förväntade eller faktiska effekter hos denne. Kundbegreppet är i sig vara mycket
komplext, men oftast avses mottagande process, den betalande parten, slutkonsumenten etc.
I figuren betecknas relationen mellan tillfört värde och denna konsumtion eller kostnad med
ordet produktivitet. Observera att ordet även nyttjas, utan koppling till tillfört värde, för
relationen mellan prestationen och konsumtionen, d.v.s. kostnaden. I detta fall nyttjas ofta
nyckeltal i form av enklare kvoter för att belysa produktivitet över tiden. Effektivitet, dvs det
verkliga tillförda värdet för kund i förhållande till resurskonsumtionen, är ofta svårfångat genom
att effektmått är komplicerade och behäftade med mätproblem.
Vi har talat mycket om själva processbegreppet, men mindre om själva analysen och
analysresultatet. Vad är egentligen en processmodell?
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
9 (49)
Processmodell:
En arkitektur, vilken abstraherar ett mönster för hur en mervärdesskapande verksamhet
bedrivs eller avses bedrivas.
Processmodellen är en arkitektur för verksamhetens bedrivande. Modellen avser processen, d.v.s.
ett mönster. Ett ytterligare krav är att mönstret skall avse ett system av samverkande
komponenter. Att modellen är en arkitekturmodell innebär att kopplingen mellan dessa
komponenter alltid utgörs av definierade gränssnitt.
Vad är kärnan i dessa komponenter?
Modellkomponenter:
Resurstransformationer och gränssnitt; Mervärdesskapande resurstransformationer kopplas
samman av interaktionsdefinierande gränssnitt,.
Arkitekturens komponenter utgörs av resurstransformationer och gränssnitt. Arkitekturen
definierar genom regler - en del av dessa i form av enkel notation - nödvändiga och tillåtna
sekvenser av transformationer, vilka berör verksamhetens objekt samt villkoren för att starta och
avsluta processförlopp. Gränssnitten definieras av vilka objekt som passerar och villkoren för
detta. I komplicerade fall nyttjas här interaktionsdiagram el. dyl.
Att modellen är en systemmodell leder bland annat till att såväl nedbrytning till större detaljering
som redovisning på grova abstraktionsnivåer går att göra med full spårbarhet och kontroll. Detta
möjliggörs genom att gränssnittsegenskaper adderas underifrån i en nedbrytningsstruktur. Här
skiljer sig denna typ av modell från objektmodeller på ett avgörande sätt.
-
Fig: Systemegenskaper hos processmodell gör enkel nedbrytning möjlig
I figuren ses samma gränssnitt i den detaljerade modellen som i den grova.
Nedbrytning av processer i delar eller konsolidering av processer til större processer är för övrigt
en mycket central teknik i processmodellering. Innan vi övergår till tekniker, hur kan vi
sammanfatta
själva
processmodelleringens
roll?
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
10 (49)
Processmodellering:
Att klarlägga arkitekturen för hur en verksamhet bedrivs eller skall bedrivas avseende objekts
flöde och mervärdesskapande transformationer - med tonvikt på verksamhetens styrning och
hur styrande och stödjande information skapas och nyttjas.
Processmodellering skall på lämplig nivå klarlägga ett mönster för hur en verksamhet bedrivs
eller skall bedrivas samt redovisa detta i form av en arkitektur. Med given fokusering på
utveckling av informationssystem skall naturligtvis processmodellering klarlägga hur styrande
och annan information skapas och nyttjas inom ramen för arkitekturen. Centralt är att den
faktiska verksamheten och dess styrning hanteras i ett sammanhang.
Eftersom styrning av verksamheten är en av kärnpunkterna i processmodellering krävs att ett
antal perspektiv betraktas parallellt under modelleringen. Vilken är då processmodellens relation
till andra typer av modellperspektiv - i vilka dimensioner styrs en verksamhet?
Styrdimensioner:
Uppgifter eller mål, resurser, handlingsregler och processer eller procedurer.
Inom Försvarsmakten tillämpas ett synsätt där styrning sker genom mål eller uppgift, resurser
och handlingsregler. I praktiken finns även ett stort antal etablerade procedurer eller rutiner,
vilket innebär att man även styr genom processer eller agerandemönster. Det är även så att
gränssnitten i verksamheten i stor utsträckning är väl definierade.
Detta sätt att styra verksamhet, har en rimligt etablerad psykologisk bas samt har en väl etablerad
formell och filosofisk bas, som redovisas i det fullständigare materialet.
Intention
Målstyrning
Resursläge
Villkor
Procedurstyrning
(process)
Resursstyrning
Regelstyrning
Fig: Styrperspektiv i organisationer
Ett agerande (en processinstans) inom en verksamhet styrs oftast genom information avseende
mål, resurser och handlingsregler. Vissa av dessa handlingsregler är formaliserade eller
accepterade handlingsmönster på lämplig abstraktionsnivå, dvs procedurer eller processer. Vi
kan ta dessa enkla mönster till utgångspunkt för en modellarkitektur:
Modellperspektiv:
Intensions-, resurs-, regel- och agerandeperspektiv.
Det är inte så konstigt att modelldimensioner och styrdimensioner är lika, då den typ av
arkitektur vi definierat omfattar styrstrukturen och dessutom merparten av informationssystem är
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
11 (49)
att betrakta som styrsystem. I denna förenklade bild av världen hänger perspektiven ihop på ett
ganska direkt sätt.
Intentioner
varför
avser
önskade
tillstånd
motiverar
kan
uttryckas
som
Ageranden
vad…vem..var
skapar
och konsumerar
Resurser
vad
initieras och
kontrolleras av
definierar nödvändiga
och tillåtna
tillståndsövergångar
Regler
om..så
Fig: Grundläggande perspektiv vid modellering
Det finns ett mycket viktigt underliggande budskap i figuren. Resonemang om ageranden och
speciellt processer kan endast göras med hjälp av informaiton från alla andra perspektiv - eller
om vi vänder resonemanget - processmodellen integrerar perspektiven.
Hur kan perspektiven relateras till de normala modelltyperna?
Modelltyper:
Mål och interaktionsmodeller, objektmodeller omfattande tillståndsmodeller, regelmodeller
samt process- och aktörsmodeller.
Den här övergången är ganska rak. Verksamhetens resurser utgörs av objekt, som skapas,
omvandlas och konsumeras för att nå mervärde - ett bättre resursläge. Själva värderingen av vad
som är bättre d.v.s. mål och intentioner bör relatera till behov och värden utanför den studerade
processen. En liten utvidgning tillför en ytterligare dimension i modellstrukturen, nämligen
kommunikation eller interanktionsmodellen. I praktiken omfattar denna de meddelandetyper,
som verksamheten nyttjar
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
12 (49)
Verksamhetens
intentioner
(mål)
....
Modellering av
olika perspektiv
på verksamheten
Verksamhetens
resurser
(objekt )
Verksamhetens
agerande
(processer)
Verksamvillkor
(regelverk)
Verksamhetens
kommunikation
(meddelanden)
Fig: Modellarkitektur för verksamhetsnivån baserad på principer för styrning av verksamheter.
Nåväl, denna modellarkitektur kan nyttjas - inte bara för analys av verksamheter, utan även för
analys av IT-stödet.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
13 (49)
Verksamhetens
intentioner
(mål)
....
Modellering av
olika perspektiv
på verksamheten
Verksamhetens
resurser
(affärsobjekt )
Modellering av
samma perspektiv
på infosystemet
Infostödets
resurser
(infoobjekt)
Verksamhetens
agerande
(processer)
Verksamhetens
kommunikation
(meddelanden)
Verksamhetens
villkor
(regelverk)
Infostödets
processer
Infostödets
regelverk
Fig: Analysmodellen applicerad på två nivåer
Det ses enkelt att infostödets processer arbetar med resursen information - där den reella
implementerade applikationen naturligtvis hanterar data vilka avser verksamhetens objekt. Det är
vidare så att informationsstödets regler bör avspegla verksamhetens regelverk - i varje fall inte
vara motstridigt med detta. Men, i vilka termer formuleras främst applikationens mål?
Lite förenklat, kan applikationens mål uttryckas i termer av hantering av meddelanden. Detta är
den springande punkten - detta är den modell som är gemensam för infostödet och verksamheten.
Mer generellt kan externt orienterade mål i stor utsträckning uttryckas i termer av interanktion
med omgivningen
Om man önskar driva processanalysen på flera plan på så sätt att externa kundprocesser eller
andra marknadsprocesser samspelar med interna processer, vilka i sin tur samspelar med
varandra genom informationsstödet, så kan man åter applicera samma analysmodell.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
14 (49)
Samhällsmål etc.
Modellperspektiv
på marknaden
Marknads- och
kundprocesser
Marknadsresurser
Flöde av
produkter och
tjänster
Modellperspektiv
på verksamheten
Lagstiftning och
marknadens
regelverk
Verksamhetens
agerande
(processer)
Verksamhetens
resurser
(objekt)
Affärsmodell
Verksamhetens
regelverk
Verksamhetsmodell
Kommunikation
flöde av
meddelanden
Modellperspektiv
på infosystemet
Info systemets
processer
(systemtjänster)
Info systemets
resurser
(object)
Resursaxel
Abstrakt informationsstödsmodell
Implementeringsmodell
Info systemets
regelverk
Värdeaxel
Regelaxel
Fig: Exempel på modellstrukturen applicerad på tre analysnivåer
Det viktiga budskapet i denna framställning är att vi kan nyttja processtänkande på flera nivåer och att vi kan koppla detta tänkande mellan nivåerna via gränssnitt av gängse art.
Ser vi till den faktiska ordningen i en analysprocess,är det naturligt att driva analysen från ett
externt kundperspektiv.
Omvärld
Analys av
kund / marknad
Kundbehov
Analys av
affär
Hur vi möter kundbehov
Analys av
verksamhet
Hur vi gör för att möta kundbehov
Fig: Kopplingen mellan analyssteg och modeller.
Innan vi nyttjar modellstrukturen för att presentera olika analystekniker, skall vi helt kort gå
igenom notation och grafisk disposition.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
15 (49)
Notation och grafisk disposition
Vi har redan introducerat processpilen. Det är den normala notationen vi kommer att nyttja, även
om ett flertal andra notationer förekommer. Grafiken runt en process följer oftast ett enkelt
mönster.
direktivt
styrande
information
förädlingsobjekt och
operativ
information
Process
Regelverk för
kvalitetskontroll
förädlingsobjekt och
operativ
info
Leverantör
tidsbundna
resurser och
infrastruktur
följesedel
vara
Lab
Leveranskontroll
godk.
vara
mätutr.
Fig: Processmodellens utseende, huvudmönster och exempel
Huvudmönstret kan sammanfattas:
 Fysiska resurser ritas som lådor och informationsresurser som romber eller utan ramar direkt vid
eller på pil.
 Objekt, ibland även de som förbrukas, går in i processen i pilens riktning. (Eng: Resources).
 Objekt som inte transformeras, men nyttjas av processen ritas in underifrån, om distinktionen är
viktig i sammanhanget. Obs att de senare under nyttjandet kan slitas och förbrukas, men tanken
är att de i första hand är tidsmässigt låsta av brukandet. (Eng: Time bound resources) Ofta förs
även förbrukningsresurser in här liksom sådana resurser som genom disposition låses från annan
användning. Tjänsteleveranser till processen från andra funktioner och processer hanteras också
på detta sätt.
 Objekt som lämnar processen med avsikt att nyttjas utgör resurser, medan objekt som går till
någon typ av slutförvaring utan planerat nyttjande eller över vilka kontrollen går förlorad utgör
avfall. (Waste).
 Om inte producerande eller mottagande processer beaktas, syns ej dessa i bild och pilarna börjar
och slutar då oftast vid symbolen. Externa aktörer och processer ges annan färg eller streckas.
 Information som styr processen direktivt, dvs mål eller olika former av mer långsiktiga direktiv
eller regelverk, ritas normalt in ovanifrån.
 Information som styr processen operativt är ofta i sig att betrakta som antingen förädlingsobjekt
eller synkroniserande information. Denna rita normalt inkommande i processpilens riktning.
 Stödjande information hanteras oftast som time bound resource, dvs kommer in underifrån.
Senare kommer vi att utvidga notationen, och låta även styrande information som hanteras
asynkront av processer komma in underifrån.
Grundnotationens symboler kan vi sammanfatta i en tabell.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
Reparation
Beredn.
16 (49)
Process
Ett mönster för repeterbart mervärdesskapande agerande (Nilsson) Om pilen är opraktisk, nyttja fyrkant.
Sakobjekt
Bil
Allmän
symbol
Faktura
Företeelser i verksamheten vilka vi producerar, nyttjar, konsumerar eller håller information om.
Informations- dataobjekt
Information ( anges normalt endast som text på flödeslinje ) Dubbellinje för inforesurs / datalager eller “notplan”
Gränssnitt
Allmän notation för gränssnitt (även presentations/manipulation av data) respektive protokollsgränssnitt (förhandling)
Kundprocess
Kund
Aktör
En aktör är en person, roll eller organisation/enhet vilken deltar i processen i någon form eller är extern intressent / process.
Händelse
Händelse eller tillstånd som utlöser, dvs startar en process eller asynkront på verkar dess förlopp.
Toll 2
Kontrollpunkt
kredit
Villkor, beslut, val
Kontrollpunkter för styrning (gäller främst utvecklingsprocessser) eller benchmarking av processen.
Villkor för start eller avslut av process eller val av väg mellan processer. Ritas ibland inom processymbolen.
Flöde
Sak eller informationsflöde. Pilen visar huvudriktning. Text på pilen anger ett informationsflödes innehåll.
Leverans
inom 24 t
Långa
väntetider
Förs in som
kommentartext
Mål
Mål för process eller aktör beroende på koppling
Problem
Problem hos eller relaterad till process eller aktör . Grön ruta för åtgärd.
Förbättringsidé
Möjlig förbättring av processerna
Fig: Grafisk grundnotation.
Nu skall vi se hur notationen kan nyttjas för att bygga mer komplexa kartor. Vi börjar med en
enkel processkedja med blandat sak- och informationsflöde.
Infoflöde och
Process a
Process b
Process c
fysiskt flöde
Fig: Enkel processkedja där infoslag och fysiska resurser blandas
Av ett antal olika orsaker är det ibland förnuftigt att låta processer dela en allmänt tillgänglig
informationsresurs. Detta innebär att vi skiljer ut denna från den signalmässiga, synkroniserande
informationen.
Signalinformation
Process a
Process b
Process c
Allmän information
Infoslag 1
Infoslag 2
Infoslag 2
Fig: Processer med notplan för information
I ovanstående notation, ser vi hur den allmänna information istället flödar via notplanet.
Samtidigt sker en signalering av något slag mellan processerna a och b. I detta fall skulle vi ha
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
17 (49)
kunnat ge process b möjligheten att sköta sitt arbete mer fristående från process a genom att helt
enkelt utesluta signalinformationen.
Observera de små mörka gränssnitten, vilka indikerats i figuren. I tidig analys noteras här i
textform informationsslag och sammanställningar som behövs i processer eller levereras därifrån.
I senare faser av analysen preciseras dessa till systemtjänster eller direkt som aktioner mot
objektmodellen. Finns bildskärmslayouter och interaktionsgrafer, så refereras dessa normalt
direkt i bild.
Notplanet kan nyttjas för godtyckliga resursslag som system som levererar information, objekt ur
objektmodellen eller något annat som behöver studeras, t.ex. tjänsteleveranser från leverantörer.
Signalinformation
Beställningsmottagning
Komponenttillverkning
Slutmontering
monterad
produkt
komponenter
Allmän information
Fysiska resurser
Res.slag 1
Res.slag 2
Fig: Processer med notplan för informations- och fysiska resurser.
I figuren ser vi hur process komponenttillverkning nyttjar resursslaget 1 för att producera
resursslaget 2 vilket sedan nyttjas i process slutmontering. Pilarna nyttjas här för att notera
tillstånd hos objekt.
För att göra bilden mer fullständig skall vi komplettera med de övriga aspekter av information,
för vilka vi har standardnotation.
Direktiv information
Policies
Regelverk
Händelseinformation
Egen
process
Produktberedning
Allmän information
Fysiska resurser
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Komponentframtagning
Konfig och
leverans
Processmodellering
18 (49)
Fig: Process med lokal omgivning
Men, vart tog det mest fundamentala i mervärdesresonemanget vägen?
Tidigare konstaterade vi att meningen för något system måste hänföras till dess omgivning. I
praktiken är koppling till kundprocessen ett grepp som ger analysen av många typer av processer
större stadga.
Kundprocess
Beställning
Slutkonfigurering
Kvalitetssäkring
Direktiv information
Policies
Regelverk
Händelseinformation
Egen
process
Produktberedning
Komponentframtagning
Konfig och
leverans
Allmän information
Fysiska resurser
Fig: Exempel på spegling i kundprocess
Om vi studerar en leveransprocess direkt mot extern kund, följer man ofta ett förädlingsobjekt
över hela dess livscykel.
 Graden av kontroll ökar väsentligt genom att kundprocessens interaktion med
leverantörsprocessen tydliggörs, speciellt om analysprocessen syftar till verksamhetsutveckling.
I praktiken nyttjas oftast bara en delmängd av möjligheterna i ovanstående bild. Vi börjar nu
närma oss frågeställningar som har att göra med hur en analys bedrivs och vilka tekniker man
nyttjar i olika situationer. Innan vi går in på detta, skall vi se på några fundamentala misstag i
synsätt kring processmodellering.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
19 (49)
Verktygslådan
Allmänt
Verktygslådan är avsedd att nyttjas som inspirationskälla och uppslagsverk. Detta innebär att
även om texten går att läsa tvärs igenom, så har vissa ansträngningar gjorts att få varje avsnitt i
någon mån självbärande.
Verktygslådans indelning svarar i stort mot den modellarkitekturs, som tidigare skissats: Se
vidare det fullständiga materialet
Intentionsperspektivet
Verksamhetens
mål
Process
Verksamhetens
arkitektur
Resursperspektivet
Regelperspektivet
Verksamhetens
objekt
Verksamhetens
villkor
Interaktionsperspektivet
Verksamhetens
kommunikation
Fig: Perspektiv på en process:
I modellarkitekturen studeras verksamheten ur ett antal perspektiv, däribland ett arkitektur eller
processperspektiv. När vi nu nyttjar modellarkitekturen studerar vi processer utifrån de övriga
perspektiven.
 Vilka omgivande mål för verksamheten bidrar processen till, på vilket sätt och genom vilka
mekanismer.
 Vilka omgivande mål har vilken påverkan på processen och dess utformning.
 Vilka resurser producerar processen
 Vilka resurser konsumerar den för dess produktion.
 Vilka regler påverkar processens genomförande och vilka handlingsalternativ är gångbara.
 Hur kommunicerar denna process med andra processer.
 Vad levererar denna process till andra processer och vad behöver den från dessa.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
20 (49)
De två senaste punkterna avser naturligtvis resurser, men perspektivet är finare. De avser även en
specifik aspekt av en arkitektur, nämligen gränssnitten mellan de ingående delarna.
Själva modellarkitekturen som skissats ovan kommer att studeras något närmare under rubriken
generiska modeller och analysmönster, då den i sig utgör en förenklad standardmodell - inte bara
för analys utan även för verksamhet.
Intentionsperspektivet
Kontext och syfte
Även om tekniken att studera en process omgivning är viktigast på den översta
abstraktionsnivån, nyttjas denna teknik genomgående i processanalysen. Metoden som nyttjas är
den konventionella:
 Genomför kund/intressentanalys och ta fram behovsmatris motsv.
 Identifiera prestationer från processen för att tillfredsställa dessa identifierade behov och ta fram
kund/produkt situationsmatris motsv.
 Klarlägg resurser för att kunna genomföra processen.
 Identifiera direktivt styrande regelverk.
 Identifiera affärshändelser, dvs. viktiga händelser som initierar, avbryter eller avslutar processen.
 Identifiera förädlingsobjekt. (kopplat till prestationer och affärshändelser)
 Definiera syftet för processen verbalt.
 Justera namngivning utifrån syfte om möjligt.
Dokumentationssättet på den översta nivån i en analys kan vara detsamma som i
funktionsanalysen eller nyttja processpilen med dess standardstruktur. I båda fallen, ange rollen
som en intressent intar eller komplettera organisatoriska hänföranden med detta.
Aktörer
Aktörer
Aktörer
regelverk
etc
förädlingsobjekt och
operativ
information
Processbenämning
behövliga
resursslag för
genomförande
Fig: Approximativ layout för kontextdiagram
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Syftesformulering
för processen /
verksamheten
Intressent / Prestation
matris
Processmodellering
21 (49)
Att se kund som närmast mottagande process ansluter till en mycket vanlig syn på
kundbegreppet. Kunden är nästa process. Att se kund som slutkund och baklänges säkra kedjan
dit, medför en mer komplicerad värdeanalys.
Dessa två metodansatser leder formellt till samma resultat. Genomförs arbetet ordentligt enligt
den första metoden finns full spårbarhet, men detta tenderar att bli svårt att hålla i huvudet. I
praktiken blandar man metod för att nå bra förklaringsvärde. Under analys, är det bra om
analysblanketterna innehåller båda rubrikerna - säväl slutkund som direkt kund.
Allmän målanalys
Under analysen av syften med processer uppstår ofta situationer då en fullständig eller mer
fragmentarisk målanalys bör genomföras. Inget speciellt är att säga avseende just processer
utöver:
 Nyttja konventionellt analyssätt där så är möjligt
 Nyttja enkla målbidragsdiagram för varje komplicerad process (orsaksanalys / fiskbensdiagram)
 Nyttja problembidragsdiagram, men koppla dessa till åtgärder eller förslag
 Gruppera i typer av mål som effektmål, produktmål, personalmål etc.
Speciellt då olika kategorier av intressenter har konfliktande mål eller då målstrukturen är
flerdimensionell, kan en analys vara produktiv. Använd även gärna målanalys för att koppla
affärsmål, inriktningsmål, verksamhetsmål och mål för informationsstöd.
Mervärde och syfte
Agerandet inom ramen för en process tillför mervärde. Mervärde är knutet till syfte.
 Själva processens existensberättigande ligger dolt i syftet, inte i prestationen, som i FM:s fall inte
nödvändigtvis har en tydlig effektkoppling.
 Formulering av syfte för en process, bör ske i termer av kunders eller omgivningens behov.
Redan här spårar många analyser ur.
 Felaktiga formuleringar kring syfte har mycket negativa effekter och leder ofta till att man
konstruerar ineffektiva styrmekanismer i verksamheten.
Syftesformulering ges oftast för liten tid, speciellt under analysens inledande faser. Gå tillbaka
till gjorda definitioner under processens gång.
Logga anledningen till gjorda ställningstaganden.
Kund / intressent: Behovsanalys
Detta är en analys där ett flertal tekniker kan nyttjas.
 Identifiera intressentkategorier
 För varje identifierad intressentkategori identifiera vilka roller intressenten kan inta.
 Komplettera med de situationer intressenten kan befinna sig i inom ramen för respektive roll.
 Konstruera en matris med en axel för kund/intressent/situation och en för behov. Man finner
oftast att flera intressentkategorier har samma behov, men ibland även att dessa måste hanteras
på olika sätt i leverans.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
22 (49)
 Lägg in intressentens värdering eller prioritering av behovet i matrisen.
Matrisen nyttjas för övrigt senare just i analys av hur produkten/tjänsten lämpligast paketeras för
att tillfredsställa dessa, prioriterade, behov.
Är situationen komplex, är det ofta lämpligt att nyttja t ex fiskbensdiagram för att se var i en
intressents behovsstruktur lämpliga insatser kan göras och hur olika behov kan täckas i lämpliga
sekvenser eller grupperingar. Denna form nyttjas normalt i problemanalys där ett sätt att komma
åt behoven är att utgå från problem för intressent.
Naturligtvis sker det en rundgång mellan intressent- och behovsanalys. Kontrollera speciellt hur
klassificeringar påverkas, ibland kan klassifikationssystemet delvis baseras på behovsstruktur.
Kund / intressent: Strukturell analys
Många problem uppstår i den initiala analysen av kundbegreppet, då detta kan vara relativt
abstrakt och bjuda på många överraskningar.
Begreppet hanteras på helt olika sätt inom olika analysskolor. Ibland ges en ganska inskränkt
definition baserad på betalande aktör. Ibland baseras definitionen istället på konsumerande aktör.
Med kvalitetssystemens intåg definieras ofta kunden som nästa process. Det är oftast onödigt att
gå till strid i dessa frågor utan driv analysen med ledande frågor som:
 Vilka aktörer konsumerar en given produkt
 Vilken aktörer finansierar konsumtionen eller verksamheten
Ibland uppstår låsningar i intressentanalysen då ett par små tankeställare avseende vems smak
som bör tillfredsställas och vems behov man hanterar kan hjälpa:
 En intressent kan vara kundens kund - en intressent kan även vara kundens hund. (Tänk igenom
detta exempel)
Detta enkla trick löser faktiskt upp en del knutar emellanåt. Det är viktigt att spåra hela
konsumtionskedjan.
 Vilka aktörer utgör möjliggörare, kanaler eller länkar i konsumtionskedjan.
 Vilka aktörer tar ut mervärde under prestationens livscykel.
 Vilka aktörer tar kostnader och besvär under prestationens livscykel.
 På vilka andra sätt kan vi klassificera och gruppera intressenter i kategorier
Gruppering kan ske med på flera sätt. Ofta finns en naturlig sekvens i tänkandet, som kan knytas
till målanalysen.
Konstruera sedan en matris över intressenters behov och hur dessa kan tillgodoses med olika
produktkomponenter. Hur görs då produktanalys?
Produktanalys
Produktanalys ett mycket omfattande område, i komplexitet fullt i klass med processanalys.
Anledningen till att bedriva en produktanalys, där syftet är att ta fram en produktstruktur har
oftast att göra med produktions- och leveranseffektivitet, men även med
kommunikationseffektivitet mot kund.
 I dagsläget är basen för tänkandet ofta en plattform av komponenter hos externa leverantörer
eller inom den egna kontrollsfären.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
23 (49)
 Dessa konfigureras till produkt för leverans och sätts då samman på olika sätt för att möta en
varierande kravbild.
Ibland sker konfigurering av produkter i begrepp avseende en abstrakt tjänsteplattform utifrån en
mer konkret funktionsorienterad plattform, som vid utveckling av programvara.
Normal tjänsteutveckling stöter på ungefär samma problem som mer fysiskt orienterade
produkter strukturmässigt. Detta gäller inte djupet i strukturerna, men väl den inneboende
komplexiteten i abstraktioner.
 Det kan ofta finnas anledning att låta samma fenomen vara synligt ur flera perspektiv.
 Sammansättningsstruktur,
produktionsstruktur,
specifikationsstruktur är oftast helt väsensskilda.
underhållsstruktur
och
kundens
När man t ex monterar en bil, så monteras t.ex. inte ett bromssystem som en enhet - oftast tänker
man inte ens i dessa termer.
Även om detta egentligen avser objektanalys, så finns ett antal skarpa råd:
 Starta med en generell systemansats i dessa strukturer med ingår i består av relationer. Dessa
utvecklas senare vidare i ett antal aktörsorienterade perspektiv. De aktörsorienterade
perspektiven skall då i stor utsträckning kunna avbildas på det mer generella.
 Lås inte antal nivåer i strukturen, detta är en vanlig källa till mycket stora besvär.
 Namnsätt inte i onödan nivåer i sig, utan låt ett godtyckligt objekt kunna ses ur olika parallella
perspektiv samtidigt. Det ger ökad flexibilitet i såväl utformning av verksamhet som IT-stöd.
Nu återgår vi till processanalys. Vad är det mest kritiska momentet?
Syftesformulering för process
Detta är en punkt som åstadkommer mycket bekymmer under mikroprocessen. Deltagarna
kommer, som tidigare nämnts, upprepade gånger att följa ett mönster av typen: ”Men syftet är ju
att fakturera…det är ju faktiskt fakturering vi ska göra här…”.
Det klassiska sättet att hantera situationen är att fråga "varför" tills dess att en tillräckligt externt
orienterad abstraktion framkommer. Syftet för en process måste alltid relatera till processens
omgivning - inte till den studerade processen i sig.
Tredje genomloppet av processers egentliga syfte brukar lägga ribban ungefär rätt. Starta inte
med hårdhandskar utan låt gruppen formulera hur eller vad först efter egen önskan. Vänta med
denna insiktshöjande övning till förutsättningarna finns att föra diskussionen - om inte direkta
problem uppstår p.g.a. fel nivå i formulering och tänkande.
Syftet är allra viktigast att klart etablera på de grova nivåerna i analysen. På mycket låg nivå, är
syftet så etablerat att en vad-orienterad beskrivning är tillräcklig.
Namngivning
Namngivning av processer är något mycket viktigare än man först anar. Namnet på en process
blir ofta starkt styrande för tankeprocessen kring denna. Hur skall men då göra?
Namngivning sker idag i huvudsak utifrån fyra principer; vad man gör i ett processteg, hur man
gör, resurserna man nyttjar eller varför det som görs.
 Om möjligt, använd namn som anger syftet.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
24 (49)
 Om inte detta är möjligt, backa till vad som görs.
 Undvik fomuleringar som syftar på hur och med vad processen genomförs.
 Undvik organisatoriskt baserade namn - detta hämmar utveckling och tänkande.
Exempelvis är “fakturering” en typisk namngivning, som syftar till hur något - reglering av skuld
- genomförs. Namngivningen låser tänkandet i stor utsträckning till gängse sätt att göra saker, om
man inte ser upp under analysen.
Våra värderingar knyts i stor utsträckning till nam - inte till begrepp. Detta gör namnsättning
mycket svårt.
Arkitekturperspektivet
Orienteringskartan
Ofta önskar man, för att etablera en resonemangsbas, ha tillgång till en karta eller ritning, som
klargör verksamhetens struktur i stort. Denna kartan görs ofta relativt grov och ofta utan
samband mellan ingående processer klarlagda.
 Varning för att göra en karta där inte de väsentliga sambanden framgår.
 Sambanden på den översta nivån är ett av de främsta kontrollinstrumenten för att bra
ledningsprinciper har etablerats och att en rimligt naturlig indelning i processer har skett.
Den övergripande processkartan är dessutom ett mycket centralt instrument i dels
arbetsfördelning mellan projekt, dels i etablering av grundsyn på verksamheten
Den grova processkartan brukar innehålla två till tio processer, med ett väl definierat samspel. Vi
skall se på ett förenklat exempel.
.
Kundprocess
Marknadsutveckling
Kund & Aktion
Konkurrenter
Marknads
plan
Affärsutveckling
Strategier & Mål
Program & Kostnad
AU / VU
plan
Produktutveckling
Konstr.
produkt
Produktionsutveckling
Prodlina
Leverantörsutveckling
Försörjnsystem
Marknadsföring
& Försöljning
Produktion
Tillv.
produkt
Såld
produkt
Eftermarknad
Underh.
produkt
Fig: En förenklad övergripande processkarta
I detta exempel ser vi en verksamhet, som på ett modernt sätt konstruerar såväl produkter som de
produktionssystem och leverantörssystem som behövs. I detta mycket grova exempel, där alla
samband inte redovisas kan även skönjas att hänsyn tas till att marknadsföringsprocessen nyttjar
egenskaperna hos en konstruktion innan produktionen påbörjats. Produktionsprocessen behöver
även den utbilda personal etc innan produktionsplattformen finns tillgänglig.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
25 (49)
I exemplet skönjer man även konturerna av en kundprocess, vilket är bra. Här illustreras
koppling till såväl marknadsföring som eftermarknad. Däremot saknas all återföring, vilken
måste finnas med i den mer fullständiga bilden. Under andra rubriker återkommer senare flera
exempel på övergripande kartor.
Indelning i processtyper
Kärn- och stödprocesser
Då detta är den normala indelningen i analys, vill jag yppa en stark varning för
att nyttja denna terminologi.
Den s.k. värdekedjan är utvecklad av Michael Porter och utgör ett viktigt
struktur för att penetrera kopplingen mellan egna processer och kundernas behov
och värdetilldelning.
Med värde avses det som köparna är villiga att betala till leverantörerna för det
som de erhåller. Ett företag är lönsamt om det värde det skapar överstiger de
kostnader som åtgår för att skapa detta värde. Det är värdet och inte kostnaderna
som ligger till grund för analysen av konkurrenssituationen.
Enligt Porter kan ett företags konkurrensfördel inte förstås genom att man bara
studerar företaget som helhet; konkurrensfördel har sitt ursprung i de många
enskilda aktiviteter som ett företag utför i konstruktion, produktion,
marknadsföring, leverans- och stödfunktioner. Porter sätter in företagets
värdekedja i en större ström av aktiviteter som han kallar värdesystemet. Ett
exempel på ett sådant generellt värdesystem illustreras nedan.
”Råvaror”
Primära
mervärdes
aktiviteter
Sekundära
stödjande
aktiviteter
P1
Logistik
in
”Komponenter”
P2
Tillverkning
”Färdigvaror”
P3
Logistik ut
P4
Marknf
&
Försäljn
”Försäljning”
P5
Service
S1 Verksamhetens struktur
S2 Personresurser
S3 Teknisk stöd
S4 Inköp
Fig: Porters värdekedja eller förädlingskedja.
Kedjan ovan beskriver förädlingen av en produkt från råvara, inköp till såld
konsumentprodukt. Genom att dela upp processen i olika steg kan man analysera
var i kedjan man är konkurrenskraftig eller sårbar.
 Skall indelningen nyttjas skarpt i analys, så tänk på att infrastrukturella beslut kräver en annan
typ av analys än normala beslut i produktion.
 Varning för att nyttja orden värdeadderande kärnverksamhet respektive stödverksamhet. Dessa
har vid flera tillfällen visat sig medföra onödiga olustiga låsningar hos deltagarna.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
26 (49)
 På samma sätt fungerar terminologin värdestödjande och icke värdestödjande processer, vilket
dessutom är definitionsmässigt nonsens.
 Det är något bättre att nyttja termerna direkt och indirekt värdestödjande i stället. Hamra in
budskapet “inget värdestödjande, ingen process”.
Som modelleringsledare är det naturligtvis viktigt att inse att kärn- respektive stödaspekten inte
är absolut, utan nivå- eller perspektivberoende i analysen. Synsättet bör, om det används,
appliceras systemmässigt, dvs en “stödprocess analyseras i sin tur som en kärnprocess, med dess
stödprocesser.
Plattformsprocesser
Ibland kan etablerade principer för indelning leda till icke intuitiva resultat. En modern syn på
kundorientering, gör t ex att man kommer att betrakta de flesta ledningsprocesser på strategisk
nivå som stödprocesser. Resultatet av dessa processer utgör då en resursplattform snarare än en
styrande överbyggnad.
Behov
Efterfrågan
Försäljningsprocess
Utbud
Etableringsoch partnerprofil
Koncept
marknadsprofil
Marknadsutvecklingsprocess
Etableringsprocess
Kunder
Drift
process
Vara
Konkurrenter
Kanal
och sortiment
struktur
Marknadsplan
Fig: Plattformstänkande för strukturering
Vi bör som modelleringsledare uppmärksamma att samma grundbild faktiskt kan ses på olika
sätt.
Ledningsprocesser
I kontrast till plattformstänkandet ovan kan vi se samma typer av processer som direktivt
styrande.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
Marknadsutveckling
Kund & Aktion
Konkurrenter
27 (49)
Marknads
plan
Affärsutveckling
Strategier & Mål
Program & Kostnad
Produktplan
Produktutveckling
Konstr.
produkt
Produktion
Fig: Ledningstänkande och styrinformation för strukturering
Ovan syns ett ganska enkelt fall, där ledningsprocesser kan skiljas ut på grund av olika
inriktning, tidshorisont mm - på ytan. Producerar verkligen marknadsutvecklingsprocessen
styrinformation som indirekt leder produktutvecklingsprocessen?
Detta är endast en del av sanningen - produktutvecklingsprocessens möjligheter styr på samma
sätt marknadsutvecklingsprocessen liksom afärsutvecklingens villkor.
Om vi antar att vi har en produktion av något slag, som skall ledas. Är det då inte praktiskt att
skilja ut en produktionsledningsprocess?
 Var mycket försiktig med att urskilja ledningsprocesser från den verksamhet som leds.
 Hela informationsbehovet på en viss ledningsnivå knyts lämpligast till de planerings- och
uppföljningsprocesser som behövs för att direkt styra och parera produktionsläget i förhållande
till mål, resurser etc.
Det kan vara en fälla att separera ledning från det som leds. Det kan likaledes vara en fälla att
inte beakta de speciella processer av ledningskaraktär som bedrivs inom i anslagsfinansierad
verksamhet, t ex inom förvaltnings och forskningsvärlden.
Med liten varning för övertolkning, presenteras till sist marknadens betraktelsesätt avseende
strategiska taktiska och operativa processer:
Vi har sett på ett antal indelningar av processer i olika kategorier. Dessa kan bilda strukturer
inom vars ram en nedbrytning av en verksamhet kan ske. Men, hur går man till väga för att finna
de bästa indelningarna under analysen?
Detaljkartor, nedbrytning i delprocesser
Allmänt om uppdelning och gruppering av processer
Kanske uppdelning av en verksamhet i processer är den mest kritiska analysuppgiften. Inte att
göra en uppdelning i sig, det är enkelt. Svårigheten ligger i att göra kvalitativa snitt i
verksamheten, som bildar en god bas för vidareutveckling med hög flexibilitet.
 Egentligen är all processanalys i grunden en designuppgift, med vissa analytiska inslag.
 Inte ens det som kallas nulägeskartläggning är en kartläggning av gängse slag, eftersom
tänkandet oftast inte har förekommit klätt i processbegrepp.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
28 (49)
Nedbrytningen av processer görs i enlighet med ett antal principer. Den kanske enklaste
principen avser minimering av samband över delprocessgränser, den mest komplicerade
principen avser skapandet av meningsfulla helheter.
Den vanligaste grundprincipen hänför sig faktiskt till nedbrytning av mål - även om de flesta
analytiker inte ens tänkt på detta. Hur relaterar då mål till processnedbrytning?
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
29 (49)
Mål- och processnedbrytning
Strukturen av processer kan göras relativt lik strukturen av mål, om viss försiktighet iakttages.
Låt oss först se på en enkel nedbrytning av en process i dess omgivning:
V arför
Process
V ad
hur
V ad
Process
V ad
V ad
hur
V ad
Process
V ad
V ad
Fig: Processnedbrytningen, hur uttrycks i termer av vad
Det skall alltid finnas ett skäl till en process existens. Frågan "varför" bör gå att svara på med
referens till andra processer, på den översta nivån är dessa alltid externa till den egna
verksamheten.
 En process har alltid en definierad uppgift, vad som skall produceras.
 En nedbrytning berättar hur detta är ämnat att ske.
 Hur detta skall gå till berättas genom samspelet mellan ingående processer.
 För ingående processer anges vad de är avsedda att producera.
Hur något skall utföras uttrycks alltid i termer av vad som skall utföras på en underliggande nivå.
Detta har som direkt effekt att, gränssnitt alltid kan härledas från underliggande nivåer i en
processtruktur, eftersom vadaspekten kan uttryckas i termer av objekt som passerar gränssnitt.
Observera i figuren att objekten återkommer vid randen av det nedbrutna systemet.
 Mål kan, efter samma principer, brytas ner i underliggande mål.
 Kan samspelet mellan delmål beskrivas proceduriellt, kommer denna struktur helt att
överensstämma med processtrukturen.
 Avstäm löpande mål- och processtruktur och komplettera luckorna i båda strukturerna.
En kommentar är att samma principer gäller för t.ex. en uppdragsstruktur, där uppdrag bryts ner i
uppdrag och där uppgiften är styrande. Samma sak gäller naturligtvis motsvarande
aktivitetsplanering.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
30 (49)
Vid en uppdelning av en process, skall formellt en härledning av gränssnitten för den uppdelade
komponenten kunna göras utifrån underliggande processer. Naturligtvis skall detta ge samma
resultat som för den ouppdelade processen. I praktiken illustreras därför ofta endast
huvuddragen avseende gränssnittens innehåll och funktion på höga nivåer. Det är även så att
analysen i praktiken bedrivs med full precision först vid djupare nedbrytning och att överordnade
modeller eventuellt korrigeras i efterhand.
Vad avser den grundläggande styrningen och dess gränssnitt, måste dock dessa behandlas med
full precision redan tidigt under analysen.
Vid en uppdelning av en process skall vidare en härledning av mål kunna göras mellan nivåer. I
praktiken är denna inte möjlig att genomföra formellt med de verbala intentionella formuleringar,
som nyttjas i vår typ av analys.
Kvalitativa grupperingar
En oskarp modelleringsprincip har att göra med kvalitativa grupperingar. Skall en gruppering av
processer hanteras som en enhet, krävs att helheten bildar en struktur som i syftesmässigt är mer
meningsfull än andra alternativa grupperingar av delarna.
Något att tänka på mörka vinterkvällar - oerhört viktigt, men nästan omöjligt att kommunicera i
ord. Det finns dock en del knep.
 Leta efter abstrakta syften, pröva nya ord.
 Målformuleringen skall vara enkel och spänna över tid och omgivningens förändring.
 Grupperingen skall kännas naturlig vad avser levererad produkt.
 Varning för att slumpmässigt gruppera ihop det som inte råkar passa någon annanstans annat än
som ett tillfälligt knep att komma vidare.
En god idé är att gruppera efter produkter eller prestationer i början av analysen, snarare än efter
kundkategori t.ex..
Identifiering av huvudprestation
Att starta analysen av en komplicerad process underlättas oftast av att definiera
vilken huvudprodukt/ tjänst/ ärende som framställs.
Att välja en enda innebär naturligtvis ofta en extrem förenkling, men samtidigt
minskar risken att beskrivningsarbetet kör fast i beskrivningar av alla undantag
och specialfall. Se också till att den produkt/ tjänst/ ärende som väljs är ett som
de deltagande verksamhetskunniga personerna är väl bekanta med och att det har
en lagom komplexitet - varken för komplext eller för trivialt. Vad som är lagom
brukar de verksamhetskunniga kunna avgöra.
Se också till att identifiera ett eller flera konkreta fall på produkten/ tjänsten/
ärendet. Exemplifiera processkarta i början av analysen, eller när det kärvar till
sig Dessa fall är oumbärliga när man ska säkerställa att processbeskrivningen
stämmer med verkligheten.
Avgränsning av process
Ibland uppstår problem att definiera start- och slutpunkterna för processen.
Detta kan översättas till vilket tillstånd i livscykeln av ett eller flera objekt som
är utgångspunkt och vilket som är slutpunkt.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
31 (49)
 Börja med slutpunkten. Denna inträffar normalt när produkten/ tjänsten levereras
eller när ärendet är avslutat, men kan också vara tidigare eller senare. Önskad
analys av eftermarknader, underhåll, avveckling etc lägger oftast denna punkt
senare än första leverans till kund
 Definiera därefter startpunkten.
Det kan exempelvis vara en order, en startsignal från någon funktion eller att ett
ärende inkommer. Ibland är processen initierad av ett visst klockslag, ett datum
eller liknande händelse.
Affärshändelser
Kopplingen av en process början och slut görs enklast till distinkta affärshändelser. Om inte detta
är möjligt, har man oftast gjort ett misstag i objektdefinitioner eller tillståndsanalys.
 Affärshändelser kopplas med fördel till kundprocesser, om detta är möjligt
 Indelningen av en process i delar kan även den baseras på affärshändelser.
Oftast har en process på en viss nivå ett antal snabbt identifierbara händelser, som påverkar dess
förlopp. Två helt olika situationer kan framträda:
 Oftast följer händelserna identifierbara sekvenser, vilka normalt överensstämmer med tillstånd
hos mål- eller processobjekt. Vi har då att göra med en sekvensiell mönsterstyrd process.
 Ibland faller inte de händelser som identifieras in i enkla mönster. Vi kan då ha att göra med en
direkt externt händelsestyrd process.
En händelsestyrd process innebär att olika aktiviteter genomförs i olika konstellationer beroende
på skeenden utom processens kontroll. I detta fall kan vi i början av analysen få konstellationer
av processfragment, snarare än de sekvenser, som normalt framträder i processritningar.
Vanligen lönar det sig att betrakta ärenden utifrån dess hanteringskomponenter och de
kombinationer som uppstår. Analysen liknar då mycket en ren funktionsanalys.
 Efterhand framträder oftast komplexa regelstyrda mönster, vilka med fördel analyseras med hjälp
av beslutstabeller eller träd. Observera möjligheterna till optimering av beslutstabeller.
 Nyttja notplanet i ritningarna för att koppla bort sekvensering där denna inte är nödvändig
Ledningsprocesser är till karaktären ofta händelsestyrd. Speciellt gäller detta uppföljnings- och
diagnosprocesser.
Att följa värdekedja
Indelning av en process i delar ges ofta av relevanta tillståndsövergångar hos
valda förädlingsobjekt.
 Finns objektanalysen gjord, så nyttja tillståndsdiagram eller livscykelbeskrivning
som utgångspunkt.
 Varje tillståndsövergång orsakas av något som görs i en process.
 Kartlägg vilka händelser eller åtgärder som orsakar övergången mellan faserna/
status/ formerna.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
32 (49)
 Använd Porters grundmönster med lämpliga abstraktioner.
Värt att notera är att ibland är det enklare att börja med processen och kartlägga
förädlingsobjektets livscykel efter den.
Normalt vill vi fokusera synen inom en process på ett fåtal typer av objekt. I delar av processen
förbandsproduktion är person ett normalt förädlingsobjekt medan krigsförbandet eller dess
komponenter är slutprodukten i förädlingskedjan. I stridsprocessen är ordern förädlingsobjektet
medan krigsförbandet troligen är att se som en resurs i framställning av prestationer som ger
försvarseffekt - avvärjande av visst hot etc.
Tillståndsdiagram kan i inledningen av ett analysarbete förefalla svårt och
teoretiskt för de verksamhetskunniga. I så fall kan man ta den enkla
administrativa aspekten kring ett objekt till att börja med. Då dyker sekvenser
som föreslagen, fastställd, genomförd, värderad etc upp. Efterhand utvecklas
dessa sekvenser till att bli en tankens ledstång för verksamhetsrepresentanterna.
Fram- och baklängesanalys
Analysen av en processkedja kan göras på flera olika sätt. Vanligen tvingas man
kombinera, då olika sätt är framgångsrika i olika lägen. Det klassiska
analyssättet är bakåt- eller precedensanalys:
Kund
Process
vågen
V
Egenskaper
Vad behöver göras för att?
Kundbehov
Bakåt-analys
Fig Precedensanalys
Bakåtanalysen har fördelen att vara fokuserad på kund med automatik, och
kopplar direkt till produkt eller prestationsbegrepp. Samtidigt tänker inte de
flesta människor på ett skeende på detta sätt. Kärvar det, kommer en direkt
berättelse om hur man gör att snabbare leda till målet:
Kund
Process
Händelse
Produkt A
Egenskaper
Framåt-analys
Kundbehov
Vad gör vi sedan?
Vad vill vi då uppnå?
Fig: Succedensanalys
De drivande frågorna i båda analyserna är ganska självklara. Men, är det
självklart var gränsen för analysen sätts?
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
33 (49)
Koppling till aktör/roll och arbetsuppgifter
Koppling till aktörens egentliga arbetssituation görs i aktörsanalysen.
Aktörerna identifieras vid processgenomgång, ibland med hjälp av användarfall eller scenarion.
Oftast har i komplexa fall detta redan gjorts i processanalysen. Att vandra genom processer med
olika rollglasögon ger ibland upphov till nya insikter avseende faktiskt behov av användarstöd
 Ett resonemang kring aktörer, roller och ansvar kan ge god struktur åt processkartan, rollerna
pekar ofta direkt på processteg.
 Att nyttja notplanet för hänvisningar till roll och ansvar är ibland att föredra framför att skikta
diagram som redovisats under "Ytterligare struktureringsdimensioner.
 Analys av arbetssituationer ger en bra kontroll av modellerna - nyttja gärna scenarion, men var
försiktig med för stor fragmentisering.
 Driv analysen ner på aktionsnivå vid oklarheter. Även exempel innehåller ofta kärnan i en mer
generell lösning.
1.
Analysera processkrav
krav
Process
Kund
Objektet tar ansvar för krav.
Processen ställer krav
(objects responsibilities)
(har behov)
2.
Utforma arbetssätt
informationsbehov
systemfunktion
Aktiviteter
Uppgift
Scenarios (användningsfall)
Aktiviteter utför
Kund
Aktion
Objektet servar och förändras
(informationsmängd, objekttillstånd)
Fig: Koppling av process till arbetssätt och aktioner mot objektmodell
Harmonisering av beskrivningsnivå
Det är svårt att välja rätt beskrivningsnivå (detaljeringsnivå) för en processgraf
och ännu svårare att formulera precisa riktlinjer. En bra tumregel är dock att se
till att alla aktiviteter i en processgraf har ungefär samma storleksordning i någon
lämplig dimension som vikt för verksamheten, tidsåtgång eller resursbehov.
Om någon del av processen har blivit betydligt mer detaljerad än en annan så
kan det vara lämpligt att flytta den detaljerade beskrivningen till en annan graf
som blir en fördjupad beskrivning och sammanfatta det som brutits ut på
lämpligt sätt i ursprungsgrafen.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
34 (49)
Har man tur, kan en hel del av detta faktisk även lösas genom syftesformulering.
Hur går detta till?
Interaktionsperspektivet
Kontrakt och gränssnitt
Då komplexiteten i samverkan behöver redovisas tydligt, nyttjar vi interaktionsgrafer av
konventionellt slag. Observera att dessa med fördel kan kopplas till tillståndsövergångar hos
verksamhetsobjekten. I gränssnittsanalysen nyttjas med fördel denna teknik i komplicerade fall
och i designfasen nyttjas samma typ av diagram för att analysera programvarans objekt i
samspel.
1. Förhandling, t ex
- förfrågan
- erbjudande
- motbud
2. Kontrakt, t ex
- order
- bekräftelse
- åtagande
3. Fullföljande, t ex
- leverans
- betalning
4. Tillfredsställelse, t ex
- hos kund
- hos leverantör
Leverantör
Kund
Kapacitet
Erbjudande
Behov
förhandling
kontrakt
Bekräftan
Förfrågan
Order
Leveransbesked
Leverans
fullföljande
Faktura
Mottagande
Betalning
tillfredsställ.
Sociala kontrakt och andra protokoll
Ett synsätt som ibland starkt underlättar analytikerns arbete är att tänka på organisationen som
ett system av sociala kontrakt - där analytikerns roll är att tydliggöra dessa kontrakt i
modellform. Det är då naturligen så att regelverket måste analyseras utifrån det handlande som
förväntas uppstå som konsekvens av meddelanden av olika slag. Detta, som oftast kallas den
pragmatiska analysnivån, är en viktig del av processanalysen, vilken bland annat påverkar
utformning av gränssnitt
Spegling i kundprocess
Mervärde knyts till intressent, ibland till intressenters behov, till intressents betalningsvilja eller
annan skattning. Den strävan som idag finns att knyta värde till kund har stora fördelar, då fokus
på nyttovärdet avser något utanför processen. Samtidigt kan i många fall en balanserad syn
mellan producent och konsument, där båda parters behov beaktas vara fördelaktig.
 Identifiera affärshändelser.
Erfarenheten har visat att en analys där kundprocessen och leverantörs- eller producentprocessen
speglas mot varandra kan underlätta mervärdesresonemang avsevärt. Dessutom säkras oftast en
livscykelsyn för varor och tjänster på detta sätt.
 Observera att varje ensidigt perspektiv i en analys är farligt - balanserade perspektiv är
eftersträvansvärt.
Av pedagogiska skäl, har kunden och värde för kund poängterats genomgående. Det bör dock
poängteras att kundsynen inte får göra analysen blind för det interna perspektivet.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
35 (49)
 En obalanserad kundorienterad syn bortser i grunden från att problemets natur är en balansakt
med en producentmarknad och en konsumentmarknad med produkterna i balanspunkten.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
36 (49)
Upstream Downstream
Detta är ett sätt att följa en produkt över dess livslängd utanför de egna processernas kontroll. Ett
utmärkt sätt att öka förståelsen för vad som händer hos kund och vad i produktutformning och
leveranser som är viktigt och relevant.
 Följ produkten över dess liv, till beröringen med det egna företaget upphör.
 Följ produkten utöver denna gräns - spana speciellt efter nya affärsidéer, kundrelationen finns
redan etablerad.
 Många överraskningar väntar, då myten på hemmaplan och realiteten hos kund sällan
överensstämmer.
På motsvarande sätt kan en analys över underleverantörers framtagningsprocess få stora
konsekvenser för utformning av leverantörsgränssnittet.
Yttrandet “vi sätter kunden i centrum” är per definition, i bästa fall, en halvsanning .
Organisatoriska struktureringsmöjligheter
Ofta är samspelet mellan geografiska enheter, organisatoriska enheter, roller, ansvar o. dyl.
viktigt att åskådliggöra. Ett bra sätt är att tydliggöra samspelet är att dela in diagrammet vågrätt i
olika nivåer.
Tollgate 1
A
A1
B
A2
C
Tollgate 3
Tollgate 2
A3
A3
A4
A5
Fig: Att införa ytterligare struktureringsdimensioner
Som modelleringsledare kan det vara viktigt att i detta sammanhang analysera och åskådliggöra
möjlig parallellitet, såsom möjligheter att bedriva aktiviteter på alternativa platser eller hos olika
aktörer. Det är även en bra bas för analys av säkring av leverans trots produktionsstörningar etc.
Denna typ av uppdelning i ett diagram är naturligtvis en teknik, som kan nyttjas för olika syften.
Vanligt är att tillföra ytterligare struktureringsdimensioner som produkttyper, organisation,
lokalisation etc.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
37 (49)
Resursperspektivet
Resursanalys allmänt
En process kan ses som en transformationsmekanism, där genomförda aktiviteter åstadkommer
tillståndsövergångar hos objekt.
 Den typ av resurs som medvetet tillförs värde genom avsiktliga tillståndsövergångar kallas
förädlingsobjekt (Process object).
 För att skapa eller förädla resurser konsumeras andra resurser, vilket innebär att objekts tillstånd
förändras negativt ur värdesynpunkt eller att de låses från alternativ användning (Resources).
 Objekt som lämnar processen med avsikt att nyttjas utgör resurser, medan objekt
som går till någon typ av slutförvaring utan planerat nyttjande eller över vilka
kontrollen går förlorad utgör avfall (Waste).
 Vissa resurser förbrukas helt under transformationen.
Vissa resurser brukas genom det vi normalt kallar nyttjande. Detta innebär att nyttovärdet eller
potentialen sjunker samtidigt som resurserna tidsmässigt är låsta av brukandet (Time bound
resources). Dessa resurser förbrukas inte under processen.
Förädlingsobjekt
Vad som är det huvudsakliga förädlingsobjektet i en process, framgår oftast av
processens syfte - eller syften - då det kan finnas flera förädlingsobjekt för
samma process. Ibland uppstår frågan om förädlingsobjekt kan vara
informationsobjekt. Det är självklart fallet. Dessutom kan informationsobjekt
transformeras till materiella objekt eller tjänster ut, liksom omvänt. T ex kan en
order betraktas som ett förädlingsobjekt, vilket leder till att en bil skapas med
hjälp av olika resursinsatser.
Förädlingsobjekt är resurser i processen, liksom alla andra arter av objekt som påverkas,
disponeras, nyttjas eller konsumeras.
 Felaktig syn på förädlingsobjekt leder till att många analyser snedvrids.
 Ofta uppfattas inte problemets kärna genom att diverse resurser som går in i en
process betraktas som förädlingsobjekt.
 I tidiga analysfaser kan det löna sig att koncentrera ansträngningen på en typ av
förädlingsobjekt i taget.
Koppling till informationsresursen
Under analysen kommer processernas informationsbehov för styrning att
studeras, liksom den information som produceras för nyttjande i andra processer.
Att nyttja notplanet som illustrationsteknik är mycket praktiskt. På olika nivåer i
analysen kommer detaljeringen att skilja sig åt både vad avser
informationsresursen i sig och avseende samspelet mellan imformationsresursen
och verksamheten i processerna. Analysen följer normalt ett antal definierade
steg:
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
38 (49)
 Gruppering av de viktigaste informationsslagen från objektmodeller.
 Koppling mellan infomationsslag och process.
 Detaljering av koppling i text, som beskriver vilken information och ev.
användning eller systemtjänster.
 För roller eller processer på detaljerad nivå, koppling mot objektmodell, ev med
hänsyn till nyttjade enskilda attribut och aktioner.
 För roller eller processer på detaljerad nivå, specifikation av faktisk systemtjänst.
Ibland kan analysen behöva drivas till att avbilda systemtjänster mot användaren
på den underliggande funktionsplattform, som en given utvecklingsomgivning
tillhandahåller. Normalt räcker dock en koppling till informationsslag i tidiga
analysfaser.
ändrade planeringsförutsättningar
Processutvecklng
Planering
Dimen
sioneringsunderlag
Tidsoch
resurs
plan
Uppdrag,
Resurs
ev. efter
allouppdrags
kering
dialog
Uppföljning Värdering
Genomförande
Produktion
Prestation
Tidsoch
resursplan
Prestation
Prod
Utfalls-
KQt
data
Kons
Resursförbr.
Uppgift
tilldel.
resurs
Uppdrag
Aktivitetsmall (typ)
Aktivitet
Resursslag
Resurs / tillgång
Fig: Koppling till inforesurs m.h.a. infoslag
I detta exempel kommer ett uppdrag in till den stora processen och tas om hand
av planeringsprocessen, som producerar en plan och därvid tar hjälp av
erfarenhetsunderlag i form av mallar för dimensionering. En plan uttrycks i
termer av aktiviteter. När planeringsprocessen ar klar, signaleras detta till
genomförandeprocessen som hämtar planen. Genomförandeprocessen
rapporterar löpande förbrukning och vad som producerats, samt levererar till
nästa process inom organisationen. Samtidigt pågår en uppföljningsprocess som
studerar flera uppdrag över lång tid (samt dessutom följer löpande
genomförande).
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
39 (49)
Om vi ser till en viss arbetsuppgift eller roll, skulle vi behöva analysera denna i
större detalj. Ofta önskar se exakt vilken information som krävs för olika objekt.
 Extrahera lämplig objektvy
 Matcha objektvy mot process- eller arbetssteg.
 Analysera krav på enskilda aktioner mot objektvy.
Roll
Uppgift: Välj projektansvarig
Moment
Utför
Med
< avser 1:1
Bokning
0:M >
Kund
Kompetensområden
Välj ut för uppgiften
lämpliga
Markera och prioritera
kompetenser
Selektera lämplig resurs
Grovgallring
• Namn
• Telefon
• Adress
< avser 1:1
• Startar vecka
• Slutar vecka
• Överenskommet
pris
• Status
[förslag, accepterad]]
• Antal personer
• Hämtar plats
• Lämnar plats
Båttyp
tillhör 1:1 >
0:M >
Ort
Sök resurser
Person
Studera mängd
Markera de mest
< finns på 1:1
0:M >
• Fabrikat
• Typbeteckning
• Standard utrustning
• Antal kojer
• Storleksklass
• Kategori
• Lystal
< 0:M
• Namn
• Land
• Aktiv säsong
• Tillhör område
intressanta
Val
• Årsmodell
• Motortyp
• Särskild utrustning
Bläddra fram resurs
Mängd
........
avser 1:1 >
Bokning
< avser 1:1
0:M >
Objektvy
< 0:M
Arbetssätt
Presentera
tillgänglighet
Kontrollera
båttyp
tillgänglighet
Kontrollera
Registrera
tillgänglighet
Kontrollera
kund
Registrera
tillgänglighet
kund
Registrera
Skapa
kund
Registrera
förslag
Skapa
kund
förslag
Skapa
förslag
Skapa
förslag
Kund
< avser 1:1
• Namn
• Telefon
• Adress
0:M >
• Startar vecka
• Slutar vecka
• Överenskommet
pris
• Status
[förslag, accepterad]]
• Antal personer
• Hämtar plats
• Lämnar plats
< 0:M
< 1:1
ADB-verktyg
Aktioner i
båttyp
Presentera
Kontrollera
ADB-verktyg
båttyp
Sök fram möjliga kompetesområden
har 0:M >
Behov
Visa orter
Aktioner
i
Behov
Visa orter
ADB-verktyg
Aktioner
i
Behov
Presentera
Visa orter
ADB-verktyg
Aktioner
i
Behov
båttyp
Presentera
Visa orter
Specificera kompetenskrav
avser 1:1 >
Ge hyresförslag
Ge hyresförslag
Ge hyresförslag
Ge hyresförslag
Veckopris
• Pris / vecka
• Startar vecka
• Slutar vecka
Tillgänlighet
• Vecka
• Antal disponibla båtar
avser 1:1 >
< 0:M
Objektmodell
Fig: Noggrannare analys av samspel med informationsmassan
Det finns ett antal observationer kring denna analys, som kan påverka övriga analyser.
 Observera att en objektvy kan vara en sofistikerad transformation av en mer generell
objektmodell, inte nödvändigtvis endast ett utsnitt.
 Detta ger möjligheter att hantera en starkt generaliserad underliggande objektmodell med hög
kvalitet. Olika användaranpassade modeller med sinsemellan terminologimässiga och
synsättsmässiga olikheter kan härigenom tillåtas existera parallellt - och det går att översätta med
god kontroll..
 Att få organisationen att acceptera mer generella och rena synsätt är dock ofta mycket
ekonomiskt lönsamt. Avbilda inte verksamhetsspråket - utveckla det.
Finns en tidigare funktionsanalys gjord, bör den kunna möta processanalysen på lägre nivåer.
Normalt bryts inte verksamhetens processer ner i botten, utan på lägsta nivå listas endast
arbetsuppgifter eller deluppgifter inom ramen för en process. De listade uppgifterna knyts om så
önskas till aktioner.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
40 (49)
Process
Process:
Funktion
Process
Process
Process
Process
Process
Process
Producerar ett planerat resultat som har ett värde för
intressent. Processer byggs upp av delprocesser, vilka
själva är processer.
Funktion:
Ortogonal indelningsgrund till process. Funktioner byggs
upp av delfunktioner, vilka själva är funktioner.
Funktion
Uppgift
Uppgift
Funktion
Uppgift:
Uppgift
Uppgift
Uppgift
Funktion
Aktör
Roll
Behov
Behov
Behov
Objektanknuten info
Behov
Behov = Aktion
Utför en för verksamheten relevant uppgift.
Presterar ett för verksamheten meningsfullt resultat
eller bidrag. Uppgifter byggs upp av deluppgifter,
vilka själva är uppgifter.
Aktion
Åtkomsst eller manipulationsbehov kopplat mot IT-stödet.
Vidtaga åtgärder för att förändra informationen
alternativt använda informationen.
Aktioner mto IT-stödet lämnar alltid objekt i ett
relevant och godkänt tillstånd.
Fig: Koppling mellan process och funktion genom uppgift och aktion
I många fall, vill man redan tidigt indikera arten av systemtjänst i analysen, dvs komplicerade
bearbetningar eller presentations- och manipulationsfall. Detta görs på enklaste sätt direkt i
processmodellen, eller i kommentarform.
ändrade planeringsförutsättningar
Processutvecklng
Planering
Här krävs ett normalt grafiskt
planeringsverktyg. Tidssättning skall
kunna ske grafiskt och
resursnyttjandet skall kunna
samplaneras över projektgränser.
Aktivitetsmallar skall ha
standardiserad resursdimensionering
och räknas upp med antal.
Användarna ställer vidare kravet att
resursbokning skall kunna ske direkt i
planeringssituationen, utan att irriteras
över hopp mellan olika verktyg
Dimen
sioneringsunderlag
Tidsoch
resurs
plan
Uppdrag,
ev. efter
uppdrags
dialog
Resurs
allokering
Uppföljning Värdering
Prestation
Genomförande
Produktion
Prestatio
n
TidsResursoch
förbr.
resursplan
Då inte bara det enskilda uppdraget
skall kunna följas löpande utan
informationen is stor utsträckning
kommer att nyttjas för utveckling av
processer inom organisationen, föreslår
användarna en data-warehouse lösning.
Prod
Som ses i den detaljerade analysen
krävs avancerade
KQt
prisomräkningsmöjligheter över tiden.
Kons
Användarna konstaterar för låg kvalitet
Utfalls- på kvalitetsinformation
avseende förbrukning
data
Uppgift
tilldel.
resurs
Uppdrag
Aktivitetsmall (typ)
Aktivitet
Resursslag
Resurs / tillgång
Fig: Indikering av systemtjänster
Allteftersom analysen stabiliseras, kommer dessa kommentarer att försvinna och ersättas av
gränssnittssymboler, vilka kopplar till en mer preciserad dokumentation.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
41 (49)
Regelperspektivet
Allmänt om regelperspektivet
Agerandet inom ramen för en process startar naturligtvis inte av en slump. Oftast definieras
processer även med villkor för att aktivitet skall kunna starta liksom villkor för att den skall
kunna avslutas. Allmänt gäller under analysen:
 Identifiera ev. starthändelser och startvillkor för process.
 Identifiera slutvillkor och ev. sluthändelser för process.
 Identifiera avbrytandevillkor för process.
Observera att avbrytandevillkor ofta kan ses som interna och hanteras som start eller stoppvillkor
i senare nedbrytningar.
Utlösande händelse - trigger
En liten varning för händelseanalys i dess extrem. Ibland påstås att processer till naturen är
händelsestyrda, dvs att det finns någon “trigger” som under vissa villkor utlöser en aktivitet. I
praktisk analys är händelsesynen oftast mycket fruktbar, men i komplicerade fall är det klokt att
betrakta ett utlösande villkor i dess helhet.
 Undvik Kpist M/45-syndromet - lås inte på en enstaka typ av händelse, utan se till helheten.
Detta vapen kan avfyras på många olika sätt. Det finns inte bara en trigger. När man trycker in
avtryckaren, om magasinet innehåller lämplig ammunition och vapnet är osäkrat, så… När man
släpper tillbakafört slutstycke, om magasinet innehåller lämplig ammunition och avtryckaren är
intryckt, så…. När man dunkar kolven i något hårt med lämplig kraft, om slutstycket redan ligger
an mot patron i loppet, så…
Många misstag beror på att vi endast beaktar reglementerade och syntetiska sekvenser av
händelser eller skeenden, snarare än de som faktiskt kan observeras.
 Undvik generellt hård flödesstyrning där denna inte är nödvändig - försök nå en god balans
mellan funktionellt och processflödesstyrt arbetssätt.
 Låg flödesstyrning ökar flexibiliteten i utformningen av arbetsprocesserna och medger
improvisation.
 Låg flödesstyrning minskar stödet till den som genomför processerna och ökad kompetens krävs.
Nyttja regelverket för att definiera processers samspel där detta är möjligt
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
42 (49)
Informationsbärande sakflöden för styrning
I en organisation styr information systemets beteende genom att, i form av data, passera
processarkitekturens gränssnitt. Det flöde av information som analyseras fram sekvenserar
skeendet mellan processer.
I processmodellering skiljs oftast två typer av flöden, informationsflödet och sakflödet. I tidiga
skeden av processanalys bortses ofta från dataaspekten, dvs informationens faktiska paketering,
där denna passerar gränssnitten i arkitekturen. Sakflödet över gränssnitten i arkitekturen avser
oftast fysiska objekt.
 Ibland kan distinktionerna vara svåra att göra och klassificering sker då beroende på styrande
syfte. En biobiljett som rivs eller kastas kan vara ett lämpligt exempel att resonera kring.
 Observera att fysiska objekt i sig alltid är informationsbärande.
 Det är ofta, men inte alltid, nödvändigt att komplettera ett givet fysiskt flöde med ett
informationsflöde.
telebest.
bestsedel
Mottagning
rop
Bakning
Pizza
för utkörningsplanering
Förpackning
Pizza
bs
Leverans
Pizza
bs
Fig: Sakflödet kan vara direkt styrande
Förvånansvärt ofta är den utlösande händelsen ankomsten av ett sakobjekt till en aktör som
verkar inom en process.
Metrik
Utan adekvata mätsystem är inte en faktabaserad och kontrollerbar processförbättring knappast
möjlig.
Metrik appliceras på såväl process som produkt. Produkt omfattar såväl prestation som effekt.
Nyttja i görligaste mån de grund- och stödmått, som utarbetats inom FM.
 Ange prestationer och prestationsmått.
 Ange resursutnyttjande eller förbrukning inklusive tidsmått för dessa.
 Ange tillfört förädlingsvärde för olika förädlingsobjekt / prestationer.
 Ange nyckeltal eller enkla kvoter mellan prestationer och resursutnyttjande / förbrukning liksom
sammanfattande mått på ekonomisk nivå.
 Ange tolerabla tider och felfrekvenser eller avvikelser.
 Om möjligt, ange redan tidigt i analysen effektmått hos mottagande process resp slutkonsument
och ange något tänkbart sätt att mäta.
I tidiga analyssteg kommer alla mått att vara mycket ungefärliga. I senare designsteg kommer
processer för uppföljning och mätning, liksom nyckeltal att behöva definieras. Räkna med
relativt stor förändring över tiden avseende mer komplexa nyckeltal.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
43 (49)
Modelleringsprocessen
Allmänt
Processmodellering nyttjas för olika syften under olika faser av ett förändringsarbete, liksom
under uppföljning av prestanda av olika slag för processer.
 Analysprocess 1: Kartlägg och beskriv nuläge
 Analysprocess 2: Diagnos - klarlägg förändringsbehov och möjligheter
 Designprocess: Beskriv önskat framtidsläge
 Förändringsanalys: Utveckla förändringsstrategi
Vi skall nedan i en ytterst förenklad form beskriva dessa processer, vilka föregår det egentliga
förändringsarbetet. Vi kommer därefter att beskriva de olika arbetssteg, som ingår i de olika
analyser som genomförs inom ramen för dessa processer. Metod och tips för själva
processledningen återfinns i huvuddokumentet.
Analysprocessen: Kartlägg och beskriv nuläge
Nulägesbeskrivningens syfte är att få fram en lägesbild för hur verksamheten
bedrivs för närvarande. Viktigt att betona när man gör beskrivningen är att sträva
efter att den ska avspegla hur man faktiskt arbetar och inte hur man tror att man
arbetar, det vill säga sträva efter att få fram ett är-läge hellre än ett borde-läge. Ju
sannare nulägesbeskrivningen är desto bättre går analysarbetet och desto lättare
blir det att finna bra åtgärder.
 Nuläget går ofta inte att beskriva entydigt.
Det kan vara svårt att få fram en entydig nulägesbeskrivning. I en verksamhet
som man känner till väl fokuserar man lätt på det som avviker från det normala. I
en verksamhet man inte känner till tenderar man att beskriva det gemensamma
och generella. Det betyder att när man ska göra en nulägesbeskrivning bör man
vara uppmärksam på att många av de till synes olika processer, produkter och
tjänster som framkommer i diskussioner med de verksamhetskunniga kan vara
specialfall och undantag. Sök därför att sätta fokus på det gemensamma och det
generella .
 Fokusera initialt på huvudspåren, sträva efter att i första hand beskriva
normalfallen.
 Notera de undantag och specialfall som dyker upp på enklaste sätt i klartext som
kommentarer till normalfallen.
 Prioritera processer efter volym, komplexitet, betydelse för verksamhetens
överlevnad eller hur mycket resurser de drar från verksamheten. Går det att få
fram mätetal, kommer dessa ofta till nytta senare under arbetet.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
44 (49)
 Observera och hantera de undantag, som kan vara dimensionerande för
verksamheten eller kräva mycket speciella åtgärder.
Om ett senare utvecklingsarbete skall genomföras räcker det normalt att göra en
relativt grov beskrivning av de icke kritiska processerna. Det räcker också
normalt att endast hantera kritiska processer vad gäller huvudflödet och de mest
centrala undantagen. Lägg då energi på att beskriva de problem, hot och
möjligheter man ser i nuläget snarare än att beskriva de nuvarande processerna i
detalj. En relativt grov nulägesbeskrivning av verksamhetsprocesserna är ofta
fullt tillräcklig
Ibland insisterar de verksamhetskunniga på att alla produkter/tjänster/ärenden är
unika, vilket de ur vissa perspektiv naturligtvis är. Acceptera inte uttalanden av
denna karaktär rakt av, utan försök att finna naturliga grupperingar. Använd
gärna någon analysteknik för detta. En fördel med att använda en teknik istället
för att lösligt diskutera fram grupperingarna är att dessa upplevs som mer
objektiva. Verksamhetskunniga har ofta har lättare att acceptera en gruppering
som de själva har tagit fram med hjälp av ett analysverktyg än grupperingar som
framkommit genom tyckanden.
Analysprocessen: Diagnos - klarlägg
förändringsbehov och möjligheter
Att diagnosticera organisationen och klarlägga förändringsbehov är att likna vid en komplex
medicinsk diagnos. Företeelser samverkar på ett komplext och icke entydigt sätt. Vanligen
känner organisationen till de flesta behoven av förändring. Ofta kan Du fånga upp merparten i
normalt intervjuarbete eller under analysens gång. Samla löpande upp problem kring processer
och förslag till åtgärder under kartläggningsarbetet. Håll en offentligt tillgänglig list och
prioritera med jämna mellanrum.
 Observera speciellt
irritationsmoment.
onödiga
ledtider
och
detektera
irritation
och
De största förändringsbehoven är naturligtvis inte processinternt betingade.
 Intervjua företrädare för kundprocesserna.
Detta ger ofta goda infallsvinklar och processdrivande frågeställningar.
Designprocess: Beskriv framtidsläge
Beskrivningen av framtidsläget följer i stort samma riktlinjer som beskrivningen av nuläget. Det
finns dock ett par speciella saker man bör tänka på när man gör framtidslägesbeskrivningen:
Processgraferna för framtidsläget beskrivs normalt med större detaljering än processgraferna för
nuläget.
 Analysen bör drivas ett steg längre i detaljering än det som redovisas som
resultat. Detta ger en god kvalitetssäkring.
 Syftesformuleringarna till alla analyserade processer måste göras noggrant.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
45 (49)
 Avseende framtidsläget bör en noggrann genomgång göras kring bidragsgivning
till mål i vision och överliggande processer.
I de fall den framtida utvecklingen för verksamheten och/eller branschen är osäker, har man ofta
behov av flera alternativa framtidsbeskrivningar.
Det ofta lämpligt att beskriva läget vid olika milstolpar på vägen till framtids- eller målläget.
Förändringsanalys: Utveckla förändringsstrategi
Förändringsanalysen syftar till att beskriva hur verksamheten ska gå tillväga för att utvecklas
från nuläge till framtidsläget. Med utgångspunkt i nuläges- och framtidslägesbeskrivningarna
görs en analys av vilka åtgärder som har störst effekt och störst potential att lyckas. Denna
process placeras ibland utanför den egentliga utformningsprocessen. Om så är fallet; säkra en
intim samverkan.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
46 (49)
Allmänna arbetssteg för beredning och
analys/design
Beredningsarbete:
Detta arbete syftar till att i stora drag klargöra inrikningsmässiga och saklogiska
analysförutsättningar. Arbetsmoment kan avse nuläge eller önskat läge.
 Identifiera kund-/intressentkategorier
Intressentmodell / struktur
 Identifiera intressenters behov och förväntningar
Kund- / behovsmatris eller annan uppställning
 Identifiera produkter och produktstrukturer
Prestationsmodell / struktur
 Avstäm behovs- och produktstruktur
Behov / prestationsmatris
 Analysera leveranssätt mot intressentkategorier
Kund / prestation / (leveranssätt i rutorna)
 Formulera övergripande syfte för hela processen
Målmodell / affärsidéformulering / syftesformulering
 Utarbeta preliminär, övergripande processkarta
Övergripande processkarta
Observera att denna process kan drivas på olika nivåer, dels inför ett större arbetes uppstart, dels
inför arbete med enskilda ingående processer. I det senare fallet, kommer de kringliggande
processerna att definiera den direkta omgivande kundstrukturen. Nyttja gärna blanketten
processöversikt för att hålla samman arbetet.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
47 (49)
Analysarbete:
Detta arbete syftar till utveckling av en för ändamålet tillräckligt detaljerad processarkitektur och
kan avse nuläge eller önskat läge.
Beroende på förutsättningar från tidigare arbeten, kan arbetet ske genom att:
 Identifiera delprocesser utgående från övergripande processkarta
 Gruppera element ur genomförd funktionsanalys till processer
För varje ingående definierad process enligt ovan ( oavsett nivå ) sker såväl nedbrytning
och precisering som sammanslagning genom analys av följande perspektiv (samma
arbetsgång som i beredningsprocessen kan nyttjas för större processer, som skall
analyseras):
 Intention
kund / intressent , behov och produkt
syftesformulering
 Arkitektur
(nedbrytning eller gruppering)
sekvensberoenden
gränssnitt / kontrakt
synkroniserande information
 Resurser
förädlingsobjekt
förbrukningsresurser
tidsbundna resurser
informationsbehov
aktörer för genomförande
*
Regler
regelverkshänvisningar
start / stoppvillkor
triggande händelser
nyckeltal och parametrar
*
Metrik
dimensionering
värdeskapandebidrag
batch eller styckkostnader
batch eller stycktidskrav
 Diagnos
svagheter i dagens process
förbättringsidéer och förslag
nyckeltalsjämförelser / best practice
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
48 (49)
Vidmakthållande
Detta arbete syftar till att säkra att en aktuell och homogen bild av arbetsläget kontinuerligt finns
tillgänglig.
Inom ramen för ett större projekt krävs att samtliga prestationer från analysprocesser etc
vidmakthålls över tiden. Denna process drivs vanligen helt integrerat med analys- och
designprocesserna, men är av dokumentationskaraktär. Om denna process introduceras formellt
eller inte är en projektteknisk fråga. Det kan vara lönsamt att etablera en separat process, om
flera delprojekt samverkar
 Vidmakthåll målstruktur
 Vidmakthåll överordnad processkarta
 Vidmakthåll detaljerade processkartor
 Vidmakthåll strukturerad processförteckning
 Vidmakthåll textuella processbeskrivningar inkl. metrik
 Vidmakthåll diagnosresultat och förändringsidéer.
 Håll löpande beslutsdokumentation med motiv till beslut
Kvalitetssäkring
Kvalitetssäkringsprocessen i stort
Detta arbete syftar till att säkra innehållsmässig kvalitet och genomförs dels löpande dels i
anslutning till av projektmodellen definierade tillfällen. Nedan ges en mycket starkt förenklad
bild av huvuddragen i denna process. Generellt gäller:
 Avstäm processmål över samtliga nivåer
 Avstäm samtliga nedbrytningar mot överliggande nivåer avseende förädlingsobjekt,
producerad och nyttjad information, mottagande processer, mottagande och agerande
intressenter eller roller etc.
 Avstäm informationsbehov mot objektmodell
 Avstäm synkroniserande information mot objektmodell
 Avstäm synkroniserande information mot regelverk
 Avstäm
förädlingsobjektens
tillståndsdiagram
tillståndsändringar
(mervärdesskapandet)
mot
 Avstäm viktiga händelser mot tillståndsdiagram
En god arbetsrutin är att avsluta arbetspass med denna typ av genomgångar. Det ger direkt ett
antal frågor att penetrera vid nästa analystillfälle.
Glöm ej att den starkast kvalitetsdrivande insatsen är relaterad till syftesformulering av
processer. Låt detta påverka målmodellen.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB
Processmodellering
49 (49)
Avstämning mot scenarion
“Walking the process” är en klassisk kvalitetssäkringsmetod för processmodeller. Scenarion,
med vars hjälp man arbetar sig igenom modellerna, kan göras olika komplexa för olika syften.
 Låt scenarion belysa vad som händer under följandet av ett förädlingsobjekt, exempelvis ett
uppdrag genom processen.
 Observera speciellt överlämnande av ansvar mellan aktörer och nivåer och låt gärna olika parter
spela roller under genomlöpandet av processen.
 Agera spelledare och genomför kommunikationen mellan aktörerna och stäm löpande av mot
objektmodellerna att informationen är möjlig att ta fram och kommunicera.
 Beroende på vad som skall testas, inför lämpliga störningsmoment.
 Förbered ett antal fall noga och se till att förloppets problem dokumenteras löpande.
 Undvik fragmenterade mikroscenarion då samverkansaspekten lätt går förlorad.
Avstäm direkt mot objektmodell, och passa på att exemplifiera gränssnitt med illustrationer och
layouter.
Ifrågasätt alltid utsagda behov av uppföljningsinformation - vanligen baseras dessa på lösa
antaganden och uttrycks i floskler.
© Astrakan Strategisk Utbildning AB