Arkiveringspolicy

Sidnummer
1(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
Arkiveringspolicy
Ett arkiv består av ett urval av de handlingar som uppstår i en viss verksamhet. Att skapa arkiv
handlar om att analysera, värdera, relatera och systematisera den information verksamheten
avsätter.
Arkivering kräver aktiva val och ställningstaganden. Det handlar om att värdera och urskilja
dokument som är intressanta att bevara, att strukturera handlingarna så att de går att återfinna
bland mängden av dokument och att förvara dem så att de inte fysiskt far illa. Arkiveringen på
StuFF är därför nödvändig för att StuFFs dokument skall finnas tillgängliga för framtiden.
Bakgrund
StuFF har haft problem med kontinuiteten när det gäller arkivering av verksamhetens dokument.
Detta beror till stor del på att de personer som arbetar inom organisationen skiftar från år till år
och att det saknas en ansvarig person för arkivering. Det är ytterst viktigt att arbetet
dokumenteras och förvaras på ett lämpligt sätt. Därför har en arkiveringspolicy och ett
arkiveringssystem tagits fram.
Tillvägagångssätt
Varje dokument som produceras inom StuFFs verksamhet ska arkiveras enligt fastlagt system.
Dokumenten namnges enligt arkiveringssystemet med beskrivande namn och datum alternativt
verksamhetsår.
Placering
Arkivets geografiska placering är huvudsakligen i Kårallen. På kontoren förvaras endast
dokument från aktuellt verksamhetsår.
I arkivrummet förvaras övriga dokument som är till nytta för de som arbetar. Dokument som är
äldre än 5 år arkiveras i universitetets centrala arkiv i Origo.
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se
Sidnummer
2(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
Förrådet
De dokument som förvaras i StuFFs förråd ska på ett betryggande sätt förvaras så säkert som
möjligt för brand, fukt och stöld. Förvaring av arkiv ska skötas på konsekvent sätt och samtliga
som nyttjar förrådet ska veta var saker och ting har sin plats.
Elektroniskt arkiv
StuFFs fysiska pappersarkiv ska från och med verksamhetsår 2011/2012 ha en elektronisk
motsvarighet. Det innebär att alla dokument som arkiveras från hösterminen 2011 ska finnas
både på papper och elektroniskt, samt att båda arkiven är uppbyggda enligt samma struktur. Det
elektroniska arkivet ska finnas i en extern datorhårddisk, samt ett moln-konto.
Årliga rutiner
Arkivet kräver kontinuerlig skötsel. Fysiska utrymmen för arkivet såsom förråd och kontor ska
städas och organiseras årligen gemensamt av avgående och ny styrelse i samband med
överlämningen.
Varje avdelning inom StuFF ska använda sig av arkivsystemet på det sätt som bäst gynnar
organisationen. Detta kan innebära att ändringar behöver göras. Ändringar av systemet ska dock
rapporteras till och godkännas av ansvarig inom styrelsen, så att alla inom organisationen arbetar
efter samma system.
Varje ny styrelse ska utse en ledamot som är särskilt ansvarig för arkivet.
Bokföring
StuFF lyder under bokföringslagen. Bokföringen måste enligt lag förvaras på betryggande sätt i
tio år. Dokumenten ska förvaras i arkivskåp i Kårallen. Varje år, när bokslutet är klart, ska årets
bokföring, samlat i arkivboxar, placeras i arkivskåpet. Samtidigt ska bokföringen som är äldre än
tio år kasseras. Det vill säga, i början av verksamhetsåret 2007/2008 bör bokföringen från
1996/1997 slängas, och så vidare. På så vis bibehålls en ordning som gör det lätt att hitta
samtidigt som allt får plats i befintligt utrymme.
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se
Sidnummer
3(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
Arkivets struktur
Arkivsystemet består av en struktur som är utarbetad efter principen att den ska spegla
organisationen och förenkla arkiveringen inom denna. För att systemet ska vara användbart
under en lång tid är det viktigt att vara ytterst sparsam med förändringar i strukturen. Se bilaga
för arkivsystem.
Utöver de underrubrubriker som finns i arkivsystem för StuFF kan nya underrubriker under
respektive rubrik införas allt eftersom det behövs i verksamheten utan att styrelsen behöver
revidera arkivsystemet för StuFF i fullmäktige.
Tillägg
För att arkivet skall fungera måste strukturen hållas så konstant som möjligt. Ingen struktur är
perfekt ur all synvinklar och därför behöver synsättet anpassas till arkivet istället för tvärtom.
Finns det papper som är väldigt viktiga att spara men verkligen inte passar in i arkivet på något
sätt sätts dessa i en pärm (under varje huvudgrupp såsom A. Styrelsen) märkt Övrigt. Där kan
papper sitta ett år eller så och om det visar sig att papperen efter ett år eller två visar sig tillhöra
något viktigt återkommande projekt skapas en ny underkategori och papperen sätts in där. Endast
då skapas ny kategori. Papper i Övrigt-pärmen som inte visar sig ha större nytta slängs.
Varje pärm behöver i sig själv ha en struktur som inte behöver vara lika mellan pärmarna så
länge varje pärm är logiskt uppbyggd. Allt funkar så länge som strukturen framgår av registret
längst fram i pärmen.
Det elektroniska arkivet kan naturligtvis innehålla fler dokument än pappersarkivet men har på
många sätt en annan funktion. Det är lättare att använda men blir också mycket lättare förstört.
Därför kan det elektroniska, givet de förutsättningar vi har, endast fungerar som ett komplement
till det pappersbundna – aldrig som huvudarkiv. Det kommer att hända många gånger att gamla
dokument skräpar här och där och det inte framgår vilket som är ”det senaste” Rensa det
elektroniska varje år och skapa ”års-mappar” så att äldre dokument inte ligger och skräpar och
radera felaktiga dokument.
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se
Sidnummer
4(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
Bilaga.
ARKIVSYSTEM för StuFF
Gäller det fysiska, digitala och moln arkivet.
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se
Sidnummer
5(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
A. Styrelse
A.1. Straffregister
A.2. Gruppkontrakt/Interna Policy
A.3. Avtal för internt arbete (telefon, webb, kontor, universitet, kårservice, kårer, avbetalningar)
A.4. Protokoll
A.5. Remissvar
A.6. Rapporter (projektrapporter, utbildningsutveckling etc.)
A.7. Studeranderepresentanter (utbildningar, listor, avtal, terminsrapporter, etc)
A.8. Mottagning (mottagningspolicy, fadderguide, mottagningsavtal, utvärderingar)
A.9. Avtals- och årsrapporter (mottagningsutvärderingar, årsrapporter, sektions-baserat)
A.10. Sektionsutbildningar (styrelser, festerier, fadderier, etc)
A.11. Sektionsträffar (dokumentation)
A.11.1. SEKT-, sektioner i Linköping
A.11.2. INSEKT-, sektioner i Norrköping
A.11.3. UB-, utbildningsbevakning
A.11.4. AMO-, arbetsmiljö
A.11.5. INFOU-, informationsutskottet
A.12. Samarbetsavtal (förmåner hos externa parter)
A.13. Projekt
A.13.1. Mottagningsfesten – Pop Sensation
A.13.2. Medlemsforum – Åsiktscafé
A.13.3. Pedagog priset – Årets Pedagog
A.13.4. Internationella projektet – Diversity Day
A.14. Rutiner och statistik kring studentfall
A.15. Överlämning
B. Fullmäktige
B.1. Protokoll
B.2. Stadgar
B.3. Verksamhetsplan
B.4. Budget
B.5. Policydokument
B.5.1. Ekonomisk Program
B.5.2. Kommunikationspolicy
B.5.3. Miljöpolicy
B.5.4. Uppdrag- och arbetsgivarpolicy
B.5.6. Studeranderepresentantpolicy
B.5.7. Språkpolicy
B.5.8. Bidragspolicy
B.5.9. Bilpolicy
B.5.10. Policy för alkohol- och andra droger
B.5.11. Arkiveringspolicy
B.5.12. Mottagningspolicy för studenter vid Linköpings universitet
B.6. Övriga handlingar (listinformation, logotyp, bilder)
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se
Sidnummer
6(6)
Arkiveringspolicy
Avser
2011-09-28
Policydokument
Dokumentansvarig
Informatör
Projektansvarig
Styrelsen
C. Utskott och kommittéer
C.1.1. Valberedning
C.1.1.1. Protokoll
C.1.1.2. Övriga handlingar (kampanjmaterial, dokumentation)
C.1.2. Valråd
C.1.2.1. Protokoll
C.1.2.2. Övriga handlingar (kampanjmaterial, dokumentation)
D. LUST
D.1. Protokoll
D.2. Övriga handlingar (dokumentation, avtal)
E. Ekonomisk Bokföring
F. Filosofen
G. Grafiska profilen
H. Historia
H.1. Verksamhetsberättelser
H.2. Historiska aktiviteter
H.3. Fotografier/Bilder
H.4. Gamla råd
H.5. Roliga händelser
I. Information
I.1. Kampanj
I.1.1. Medlemsrekrytering
I.2.1. Gemensamma med andra aktörer
I.2. Tryckmaterial (foldrar, affischer, give-aways, vepor)
I.3. Media/pressklipp
I.4. Webb
StuFF
Kårallen, Universitetet
Linköping
www.stuff.liu.se