Klikni in poglej vsebino.

Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
03
Ključne kompetence
učinkovitega mentorja
Tako kot je nekdo učil in vodil nas, smo morda čez čas mi na potezi, da prevzamemo mentorstvo novega zaposlenega. A dobro je, da pred tem naredimo
kritično samooceno: smo prava oseba, s čim pridobimo zaupanje in kredibilnost,
kakšne lastnosti ima dober mentor.
Ko zaključimo šolanje in začnemo graditi
svojo karierno pot, se nam zdi, da obvladamo vse. A teorija ni vedno enaka praksi.
Ko to bolj ali manj boleče spoznamo, smo
lahko veseli, če imamo ob sebi izkušeno
osebo, ki nas usmerja, nam svetuje in nas
nauči vse tisto, zaradi česar smo čez nekaj
let resnično uspešni. Ta oseba je mentor.
Kaj odlikuje dobrega, učinkovitega mentorja?
Veselje do izmenjave svojega
znanja in izkušenj
Smo strokovnjaki na svojem področju.
Kolegi nas visoko cenijo. Vrsto let vla­
gamo ogromno časa in truda v nadgrajevanje svojega dela. Vemo, kaj delamo
in kako delamo, je pa vprašanje, ali smo
pripravljeni vse to deliti z drugimi in si
zanje vzeti naš dragoceni čas.
Prav tako ni nujno, da znamo razumljivo
komunicirati. Ali znamo drugemu dati
ustrezna navodila za delo in še kak dodaten nasvet, da nas ta razume, uspešno
naredi nalogo in se pri tem še kaj nauči?
Pripravljenost
prevzeti odgovornost
Biti mentor je zaveza, da bomo za nekoga prevzeli odgovornost. Od nas zah­
teva pripravljenost, da si za mentoriranca vzamemo čas. Spoštovati moramo
delovni proces obeh vpletenih, da ne
trpi kakovost dela. Zaupati moramo v
sposobnosti mlajšega sodelavca in pri­
sluhniti njegovim željam, interesom. Motivirati ga moramo za delo, ga navdušiti,
a mu hkrati dati dovolj proste roke, da
tudi sam prispeva k uspešnosti projekta.
Včasih je dovolj, da smo tam, ko naleti
na oviro in potrebuje pomoč.
Dostopnost in
sposobnost poslušanja
Sodelavec mora spoštovati naš delovni
urnik in naše obveznosti, a vseeno mu
moramo dati občutek, da nas lahko su­
vereno kadarkoli prosi za nasvet. Redni in
hitri sestanki naj bodo del našega urnika.
Bodimo čim bolj dostopni in v bližini, saj
le tako lahko pomagamo in svetujemo.
Če sedimo v isti pisarni, lahko nasvete in
pomoč nudimo čisto spontano v realnem
Biti mentor je zaveza, da bomo za
nekoga prevzeli odgovornost. Od
nas zahteva pripravljenost, da si za
mentoriranca vzamemo čas ter z
njim delimo svoje znanje in izkušnje.
KOMUNIKACIJA IN ODNOSI
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
času. Prisluhnimo mentorirancu, postavimo se v njegove čevlje in poskušajmo
naše nasvete čim bolje prilagoditi kon­
kretni situaciji.
Diplomatska odkritosrčnost
Prav je, da sodelavcu takoj in odkrito po­
vemo, kje je naredil napako ali se ni dovolj
potrudil. Pri tem bodimo spoštljivi in nikakor ne žaljivi. Konstruktivna povratna informacija – tako pozitivna kot negativna –
je za obe strani dolgoročno veliko bolj
učinkovita, kot če problem pometemo
pod preprogo ali kritiko »zavijemo v celofan«. Povejmo tisto, kar mislimo, da mentoriranec mora slišati. Z njim odprte teme
tudi predebatirajmo in mu nato prepustimo, da se sam odloči za naslednji korak.
Nadgradnja lastnega znanja
Zaradi hitrega razvoja lahko tudi naše
znanje zastara. Izkušnje, ki so bile dra­
gocene v prejšnjem desetletju, morda v
tem ne štejejo več. Mentorstvo nas spodbuja, da bolje sledimo smernicam razvoja v panogi. Vseživljenjsko učenje je naš
koncept osebnega in profesionalnega
razvoja. Vedno smo odprti za nove ideje, preizkušamo zanimive koncepte, se
03
povezujemo s strokovnjaki, obiskujemo
specializirane izobraževalne dogodke …
Če na kakšno vprašanje mentoriranca
ne znamo odgovoriti, mu to odkrito po­
vejmo in zagotovimo, da bomo odgovor
poiskali v najkrajšem možnem času.
Objektivnost in poštenost
Odnos med mentorjem in mentori­
rancem ni prijateljski, pač pa profesio­
nalen. Seveda se lahko med sodelovanjem razvije tudi prijateljstvo, a to ne sme
vplivati na naši vlogi v delovnem procesu. Naše vodenje sodelavca mora ostati
objektivno, kritike in usmeritve pa v celoti konstruktivne in poštene.
Kaj odlikuje dobrega,
učinkovitega mentorja
• Veselje do izmenjave svojega
znanja in izkušenj
• Pripravljenost prevzeti
odgovornost
• Dostopnost in sposobnost
poslušanja
• Diplomatska odkritosrčnost
• Nadgradnja lastnega znanja
• Objektivnost in poštenost
KOMUNIKACIJA IN ODNOSI
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
03
Sodobna pisarna:
Triki za poenostavitev dela
V dobi pametnih telefonov, tablic, prenosnih računalnikov in v času, ko smo
dosegljivi vedno in povsod, moramo dane tehnološke možnosti izkoristiti
v svoj prid. Kako si lahko olajšamo delo z uporabo mobilnih pametnih naprav?
Klavdija Smolič, samostojna mobilna poslovna asistentka
Mobilni telefoni že dolgo niso več namenjeni samo klicanju in pošiljanju sporočil,
pač pa jih uporabljamo tako rekoč za vse:
kot beležnico, diktafon, fotoaparat … Z
aplikacijami, ki jih naložimo na aparat ali
pa se samo prijavimo v določene račune
(npr. Google Gmail), imamo vse na enem
mestu in vedno pri roki, četudi smo na
poti in se pojavi nujna službena zadeva.
S sinhronizacijo podatkov v realnem
času enako velja tudi za vse druge mobilne naprave, kot so tablice, prenosni
računalniki, Blackberry-ji ipd.
1. Naredimo interni e-arhiv
Pri arhiviranju moramo upoštevati Zakon
o varstvu dokumentarnega in arhivskega
gradiva ter arhivih (ZVDAGA). A ko delamo lasten e-arhiv, je naloga manj zah­
tevna. Pravila in sistem postavimo sami.
Iskanje dokumentov je tako hitrejše,
enostavnejše in bolj pregledno. Prihranili bomo ogromno časa, predvsem pa
živcev. E-arhiv je prijazen tudi do naše
denarnice, saj varčujemo s papirjem in
tiskamo samo po potrebi.
Prejete dokumente, ki jih še vedno prejemamo v papirni obliki, skeniramo in jih
shranimo v mape na svojem računalniku.
Gre za »on line« fascikle, po katerih nam
ni treba ure in ure iskati določenega dokumenta, pač pa pritisnemo tipki CTRL + F,
vpišemo ključno besedo (npr. Pogodba
VVZ 2012) in izberemo ukaz Išči. V trenutku najdemo mapo in dokument.
2.Dokumentacijo shranjujmo
v oblaku
Je res treba »delo« nositi domov? Zakaj
bi z ene lokacije na drugo tovorili kupe
dokumentov in map, če pa lahko zagato
rešimo z eno elegantno potezo? Ustvarimo si Google e-mail račun (Gmail), s
tem pa avtomatsko pridobimo Google
Drive, ki je brezplačen strežnik. Z njegovo
pomočjo lahko kreiramo, urejamo in
Mobilni telefoni že dolgo niso več
namenjeni samo klicanju in pošiljanju
sporočil, pač pa jih uporabljamo tako
rekoč za vse: kot beležnico, diktafon,
fotoaparat … Z aplikacijami, ki jih
naložimo na aparat ali pa se samo
prijavimo v določene račune, imamo
vse na enem mestu in vedno pri roki,
četudi smo na poti in se pojavi nujna
službena zadeva.
PRODUKTIVNOST IN UČINKOVITOST
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
shranjujemo dokumente, preglednice,
fotografije, mape … Vsi ti dokumenti so
dosegljivi na vseh napravah ob katerem
koli času in kjerkoli na svetu; potrebujemo le internetno povezavo.
3. Večje datoteke izmenjujmo
preko spletnih shramb
Skupek dokumentov ali nepregledno
število fotografij, ki jih moramo deliti z več osebami, nam lahko pri izme­
njavi povzročijo obilico težav. Vendar
tehnologija nudi kar nekaj rešitev. Na
primer aplikacijo Dropbox, ki si jo lahko
naložimo na svoj računalnik ali pa si le
kreiramo račun (uporabniško ime in geslo), omogoča pa nam 2 GB brezplačnega
prostora, kamor lahko shranimo fotografije ali večje datoteke. Bližnjico
nato prejemnikom pošljemo v elektronskem sporočilu in jo v trenutku delimo
z več osebami brez nadležnih, prevelikih
datotek, ki zapolnijo ali celo zablokirajo
naš elektronski predal.
4. Uporabljajmo on-line
koledar in zapiske
Ko smo si oblikovali Gmail račun (v točki 2),
smo brezplačno dobili tudi program
Google koledar. Vsi datumi, sestanki,
opomniki in pomembni termini so zbrani
na enem mestu. Pri uporabi več mobilnih
naprav pa je možna tudi sinhronizacija in
vidne spremembe v realnem času.
03
Prav tako so vedno in povsod na voljo naši on-line zapiski. Lahko jih sinhroniziramo in brez težav delimo. Nikoli
več ne bomo v zadregi, ko bomo na sestanek pozabili vzeti blok in svinčnik. Apli­
kacija se imenuje Google Keep.
5. Računalnike in naprave
servisirajmo z oddaljenim
upravljanjem
Med nujnim in pomembnim delom nas
na cedilu pusti računalnik ali nas bojkotira tiskalnik, servisna služba pa se nima
časa oglasiti pri nas. Z brezplačnim programom Team viewer, ki ga namestimo
na svoj računalnik, je tovrstna težava
zgodovina. Ko naletimo na težave, ga
vključimo in strokovnjaku sporočimo
svojo identifikacijsko številko (ID) in
geslo, ki se nam izpiše na zaslonu. Ko on
te podatke vpiše na svojem računalniku,
lahko začne z uporabo in »servisira­
njem« našega računalnika. Medtem ko
to ureja, mi lahko spremljamo njegovo
delo na svojem zaslonu.
6. Optimizirajmo porabo
delovnega časa
Vsi imamo jasno odmerjen delovnik in
številne delovne naloge. Za nekatere
vemo, druge pa prihajajo sproti med
delovnim časom. Kako si lahko optimiziramo delovni čas, da nam ne bo
PRODUKTIVNOST IN UČINKOVITOST
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
03
Kako učinkovito
uporabljamo pametne
mobilne naprave?
več treba hiteti in delati pod nenehnim časovnim pritiskom? Sledenje svojemu dejanskemu času, ki ga namenimo
opravljanju določene delovne naloge,
je ključen za racionalizacijo našega
delovnega časa. Preizkusimo brezplačno
verzijo programa Klok, ki je dostopna na
spletni strani www.getklok.com.
• Naredimo interni e-arhiv.
• Dokumentacijo shranjujmo
v oblaku.
• Večje datoteke izmenjujmo preko
spletnih shramb.
• Uporabljajmo on-line koledar
in zapiske.
• Računalnike in naprave
servisirajmo z oddaljenim
upravljanjem.
• Optimizirajmo porabo delovnega
časa s pomočjo brezplačnih
aplikacij.
PRODUKTIVNOST IN UČINKOVITOST
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
03
Kaj mora obsegati
personalna mapa zaposlenega
Personalna mapa zaposlenega je zbir vseh potrebnih dokumentov in informacij,
ki jih kadrovik nujno potrebuje pri svojem delu v zvezi z urejanjem delovnih razmerij. Več informacij kot ima, bolj učinkovit je lahko pri svojem delu. Mora pa se
zavedati, da je pri tem omejen s pravili varstva osebnih podatkov.
Miha Šercer, univ. dipl. pravnik, Odvetniška družba BGK, Ljubljana
Poglejmo v personalno mapo zaposle­
nega in ugotovimo, kaj moramo imeti v
njej, kaj lahko imamo in kaj nikakor ne spada med dokumente, ki so njen sestavni del.
Kaj MORA biti v personalni mapi
Obvezne evidence delodajalcem predpisuje Zakon o evidencah na področju
dela in socialne varnosti (Uradni list RS,
št. 40/2006), ki od delodajalcev zah­
teva, da vodijo:
• evidenco o zaposlenih delavcih (podatki o delavcu, podatki o delovnem
dovoljenju, podatki o pogodbi o zapo­
slitvi, podatki o prenehanju pogodbe
o zaposlitvi – podrobneje v 13. členu);
• evidenco o stroških dela (mesečno
podatki o plačah in nadomestilih plač,
podatki o drugih stroških dela, podatki o zakonsko določenih prispevkih za
socialno varnost za posameznega delavca – podrobneje v 16. členu);
• evidenco o izrabi delovnega časa
(dnevno podatki o številu ur, nadur
itd. – podrobneje v 18. členu);
• evidenco o oblikah razreševanja kolek­
tivnih delovnih sporov pri delodajalcu (podatki o stavkah in arbitražah
delovnih sporov – podrobneje v
20. členu).
Navedene podatke o zaposlenih je delodajalec dolžan zbirati in jih tudi trajno hraniti.
Dolžan jih je sproti posredovati Zavodu za
zdravstveno zavarovanje Slovenije na predpisanih obrazcih (M-1, M-3), na zahtevo pa
jih posredovati tudi drugim upravičenim
osebam (sodišče, tožilstvo ipd.).
Kaj je LAHKO v personalni mapi
Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS,
št. 21/2013 in naslednji) določa, da lahko
delodajalec zbira in drugače obdeluje ose­
bne podatke zaposlenih samo, če je tako
določeno z zakonom ali če je to potrebno
zaradi uresničevanja pravic in obveznosti
iz delovnega razmerja (48. člen).
Pri zbiranju osebnih podatkov zaposle­
nih se mora torej vsak delodajalec predhodno vprašati, ali določene podatke
res nujno potrebuje zaradi uresničevanja
pravic in obveznosti iz delovnega razNobena personalna mapa ne sme
vsebovati kopij osebne izkaznice
ali potnega lista.
Praktičnost in uporabnost
Marec 2015
www.pia-gv.si
Newsletter
merja. To vprašanje si mora postaviti že
pri oblikovanju kadrovskega vprašalnika
oziroma zahtevi delavcu, da ob zaposlitvi predloži ustrezne podatke in listine.
Česa NE SME biti v personalni mapi
V personalni mapi ne sme biti podatkov,
ki niso zakonsko predpisani in ki hkrati
niso nujno potrebni za uresničitev pravic
in obveznosti iz delovnega razmerja.
V to kategorijo sodijo zlasti podatki o
delavčevem premoženjskem položaju,
družinskem oziroma zakonskem sta­
nu, političnem, verskem in drugem
prepričanju, spolni usmeritvi, morebitnih
bolezenskih stanjih, razvadah, hobijih ter
drugi podatki, ki niso v neposredni zvezi
z delovnim razmerjem.
Pri tem ne gre pozabiti na Zakon o osebni izkaznici in Zakon o potnih listinah, ki
dovoljujeta kopiranje osebne izkaznice in
potnega lista zgolj v posebnih primerih,
kar pomeni, da nobena personalna mapa
ne sme vsebovati kopij teh dokumentov.
03
Kaj MORA biti v personalni
mapi zaposlenega:
• evidenca o zaposlenih delavcih,
• evidenca o stroških dela,
• evidenca o izrabi delovnega časa,
• evidenca o oblikah razreševanja
kolektivnih delovnih sporov pri
delodajalcu.
Kaj je LAHKO v personalni
mapi zaposlenega:
podatki, ki jih delodajalec nujno
potrebuje zaradi uresničevanja
pravic in obveznosti iz delovnega
razmerja.
Česa NE SME biti v personalni
mapi zaposlenega:
• podatkov, ki niso zakonsko
predpisani in ki hkrati niso nujno
potrebni za uresničitev pravic in
obveznosti iz delovnega razmerja,
• kopij osebnih dokumentov
zaposlenega.
Praktičnost in uporabnost