Referat af Beboermøde & Ekstraordinær Generalforsamling Søndag

 Referat af Beboermøde & Ekstraordinær Generalforsamling Søndag d. 07/04 2013 Kl. 15.30 i aktivitetszonen ~ 1 ~ Beboermøde Valg af dirigent og referent Formand for BrKr, Thomas Ehlers: Indstilling af Cæcilie Kjærside som dirigent og Cecilie Dahl som referent samt Sara Wulff Kringelbach som assisterende referent. Alle tre godkendt. Godkendelse af dagsorden 4 fremlejere er til stede – besked om taleret men ikke stemmeret Godkendelse af referat fra sidste beboermøde Beboerrådets beretning Thomas Ehlers: Køkkenbranden – tingene forløb fint i forhold til evakuering mv. Vi har brugt meget tid på at evaluere brandsystemer og pt. kigger vi på vores alarmeringssystem, så vi får det bedste løsning. Til branden var folk dygtige til at komme ud og de overordnede brandforanstaltninger virkede. Det var godt at ingen kom til skade. Køkkenprojektet: Vi har fået et nyt køkken på 4C ret hurtigt. Projektet er skudt i gang nu og det går fint. Administrationsselskabet DAB: vores administrationsgebyr er sat op og vi strider lidt med DAB. Mere herom senere. Formandsposten: Jeg er afgående formand, da jeg er flyttet. Derfor har vi denne ekstraordinære generalforsamling, da vi skal vælge en ny formand i dag. Thomas takker af i beboerforeningen og takker for tiden som formand. Personalets beretning Bernt: Køkkenprojekt: 1C og 2C starter op i morgen tidlig, mandag. Kom gerne forbi med spørgsmål og fif og ideer. Vi regner med vi bliver klogere undervejs og måske ændrer vi lidt på procedurerne hen ad vejen Brandanlæg: Der kan nu bruges røgmaskiner i aktivitetszonen. En brandansvarlig kan slå brandanlægget fra i MAX 8 timer, således at røgmaskiner til fester ikke aktiverer brandalarmen. Alle forberedelserne skal være i orden inden alarmen slås fra. Alle alarmer i underetagen er koblet op til Københavns brandvæsen. Det betyder at hvis det aktiveres ved tryk på knappen, brand eller andet, så vil brandvæsenet stå her efter ca. 10 minutter. Er det en fejl at alarmen er gået, vil det koste os en lukning af festen som minimum og en næse til Bernt. Det er Bernts ansvar, at vi overholder reglerne. Q, salen: Hvor lang tid går der før alarmen kan slås fra 8 timer igen? A, Bernt: Der skal gå et døgn mellem afbrydelsen. Hærværk: Ved nytårsfesten blev en gut fanget på overvågningskameraerne. Han smadrede en masse ruder. Han skal til afhøring ved politiet og kommer efter al sandsynlighed til at betale for det. ~ 2 ~ Vi har stadig problemer med BH-­‐bøjler i vaskemaskinerne. Brug nu de BH-­‐poser vi stiller til rådighed for jer. Det koster 2500 kr. hver gang en maskine går i stykker og I ødelægger hinandens tøj. Vi finder stadig flere og flere glasskår i elevatorskakten. Det koster os mange penge at reparere. Husk at samle op efter jer, og vær god ved elevatoren. Taget: Teknisk udvalg kan åbne og lukke adgangen til taget lige pt. Nettene der afgrænser deroppe bliver klippet i stykker. Vær søde at lade være med det, de koster 20.000 kr. stykket. Tagudvalget kan nu også åbne taget når det er godt vejr. Der bliver åbnet hele døgnet så snart frosten er væk. Der vil dog lukkes nogle dage hvor maleren skal oliere gulvet. Brandsikkerhed: Der er stadig FOR mange som får brandadvarsler og nu også beboeradvarsler. Sikkerheden diskuteres ofte i bestyrelsen og vi kører efter bogen. Vi kan ikke ændre de procedurer der er og de ligger helt fast. Endekøkkenerne skal være ekstra opmærksomme på at holde frit, så branddørene frit kan lukke. Overholdes dette ikke risikerer at skulle tømme forrummene permanent. Q, salen: Jeg har hørt, at vi kan søge dispensation ved kommunen til at stille ting på gangene i forbindelse med fester og andre arrangementer. Har vi forsøgt det eller er det noget vi bør prøve? A, Bernt: Jeg ved det ikke er forsøgt, men det er mig der er pålagt at bestemme fra brandvæsenet. Det er mit ansvar, og jeg vurderer at det kommer til at blive for uoverskueligt, vurderet på gangenes tilstande efter jeres fester. Jeg synes dog vi skal forsøge det, så I må meget gerne komme med noget konkret vi kan sende til kommunen. Spørg endelig. Evt. Q, Christian, 333: Vi vil gerne høre hvad vi gør hvis vi vil have plakater på dørene, male på gangene osv.? A, Bernt: I underetagen har vi haft ønsker omkring maleri og der er blevet spurgt i hovedbestyrelsen. De vil ikke give tilladelse så snart der ikke er noget konkret. De vil ikke umiddelbart give tilladelse, men vil gerne tage det op hvis der kommer et mere konkret forslag. Christian: Kan vi ikke få lov at bestemme hver især på køkkenerne hvilken udsmykning vi gerne vil have på gange og fællesarealer? Bernt: I skal komme med noget konkret, som vi kan tage med til hovedbestyrelsen, da det er dem der varetager kollegiets langsigtede interesser. Thomas Ehlers: Der er ikke bestyrelsesmøde foreløbigt, så vi kan godt tage det op på GF til maj. Bestyrelsen kan godt behandle ting pr. mail, men det kræver en konkret udmelding. Christian: Vi finder på noget og sender det til jer. Dirigent, Cæcilie: Vi definerer lige bestyrelsen så alle ved hvad vi mener, når vi siger ”bestyrelse” Thomas Ehlers: Vi har en beboerforening, som har et beboerråd (BrKr) bestående af 7 valgte kollegianere. Over dem sidder der hovedbestyrelsen. Den består af to kollegianere (fra BrKr), to repræsentanter fra Rigshospitalet og to kommunalpolitikere. Desuden deltager to repræsentanter fra DAB og Bernt, men alle 3 er uden stemmeret. Hovedbestyrelsen har et langsigtet ansvar for ejendommen, hvorfor de ikke lige umiddelbart tillader fri udsmykning af gangene osv. Godkendelse af budget Thomas Ehlers: der er sendt budget ud. Jeg vil lige komme med lidt kommentarer til det så alle er med: Huslejestigningen er højere end forventet i forhold til inflation. Det skyldes: Mindre varme, men varmen er dyrere, desværre. For vi er blevet rigtig gode til at sparre på varmen. Ros for det. Den store kamel: administrationsgebyret fra DAB er steget, de opkræver husleje og har personalet ansat. De skal nu betale moms af ydelsen til os, og den udgift pålægger de nu os således at det er steget med 25%. ~ 3 ~ Vi har haft en lang kamp med dem omkring det, da vi ikke mener det er ok. Vi har fået slået 60.000 kr. af stigningen. Det er bedre end første udlæg, men vi er ikke helt tilfredse. Vi kigger nu lidt på markedet for at se hvad der er forventeligt for administration og undersøger nye muligheder. Det er et punkt på bestyrelsesmødet til efteråret og vi håber at kunne presse DAB lidt mere. Der er afdrag på forbedringslånet, herunder køkkenprojektet. Det er den huslejestigning vi stemte igennem i efteråret og derfor er den også en del af det hele. Q, salen: Hvad er huslejestigningen på alt i alt? A, Thomas: pr. 1/8-­‐13 er huslejestigningen på 55 kr. pr. måned. Afstemning om godkendelse af budget Tilstede: 95, 4 fremlejere, og en referent Foruden fremlejere undlader 3 at stemme For: Vedtaget Evt. Ingen kommentarer Konstruktiv drøftelse uden personalets deltagelse Thomas Ehlers: Stor ros til Bernt. I forbindelse med køkkenprojektet har Bernt taget nogle tunge kampe med HTH og han vogter stedet med alt hvad han kan. Han har RHK meget kært og vil os alle det bedste. Bjarke: Bernt kan godt lide at snakke, så det er altid hyggeligt at komme ned til ham. ~ 4 ~ Ekstraordinær Generalforsamling i Kollegianerforeningen Valg af dirigent og referent Thomas, åbner og siger velkommen. Indstilling af Cæcilie Kjærside som dirigent og Cecilie Dahl som referent samt Sara Wulff Kringelbach som assisterende referent. Alle tre godkendt. Køkkenopråb ved Sandra Strandberg, DIA formand/ næstformand: Ikke til stede: 1A, 6C og 7A Godkendelse af referat fra sidste kollegianermøde: godkendt! Godkendelse af dagsorden: godkendt! Formandens beretning Thomas Ehlers, for mit vedkomne er det en opsummering af hvad der er sket mens jeg har været formand. Vi har haft vores vedtægter med til bestyrelsen. De er desværre blevet haglet ned, selvom vi appellerede til at de er bedre end de var før. De skal stadig opdateres og forretningsordener skal fjernes og omskrives. Det er en lang proces, men bestyrelsen vil selvfølgelig gerne hjælpe os så vores vedtægter bliver endnu bedre. Snak om regler er noget af det der er meget af. Jeg er ked af hvis jeg er blevet personificeret som regelrytter. Da jeg tog over sammen med det nye BrKr, var der mange regler som var blevet besluttet men ikke blev fulgt. Derfor er vi måske blevet lidt mere skrappe, men vi vil altid være til at snakke med og jeg håber I vil overholde reglerne. Vi tilpasser dem så det er til at holde ud at være her, men vi håber også, at I har forståelse for, at der er nogle ting vi er pålagt fra højere instanser, og disse regler skal vi følge. Bestyrelsen har et langsigtet ansvar for kollegiet og derfor modsætter de sig nogle ting, som vi ikke altid er enige med dem i. Frivilligt arbejde blomstrer og det er fedt at se. DIA er aktive for dette og gør det godt med at få aktiviteten til at sprede sig på hele kollegiet, på tværs af køkkener og udvalg. Køkkenrepræsentantskabet fungerer rigtig godt og vi er meget glade for det. Også Bernt. Fester: Det er godt med en diskussion omkring festerne. Vi er ikke kommet frem til noget konkret endnu. Vi er jo enige om vi skal have aktivitet, men ikke fester for hele København, så vi må forsætte at arbejde på en løsning. Afsked: Jeg forlader ikke foreningen pga. sure miner. Jeg har fået en formandspost i et andet regi og har derfor prioriteret min tid. Det er ikke fordi det er nedslidende at lave udvalgsarbejde på RHK at jeg nu træder af. Jeg har været glad for det og håber I andre også er/ vil blive. Tak for det hele. Q, Caroline 1C: Hvad var der med de vedtægter? Er det ikke noget vi selv bestemmer? Det er jo vores forening. A, Thomas: Der er et overlap mellem beboerforeningen og kollegianerforeningen og derfor skal de vide lidt om vores kollegianerforening. De ytrede sig bare personligt. De tilkendegav at de gerne vil hjælpe med råd, vejledning og bistand så vedtægterne bliver mere smidige. ~ 5 ~ DIA’s beretning Sandra: Alle de ting vi har lovet i efteråret er nu kommet frem. Køkkenmapper er kommet ud til alle køkkener. Vi håber de fungerer og så må I gerne sige til hvis der er noget som mangler. Husk at sætte indkaldelser, referater mm. ind i mappen. Køkkenrepræsentantskabet fungerer! Her er ytret ønske om hvad BrKr laver. Derfor laver vi highlights fra vores møder. De kommer ud efter hvert møde, dog uden personsager og andre personfølsomme emner. Intromøder: Det fungerer rigtig godt og afholdes 4 gange om året. Her gives introduktion til kollegiets struktur, udvalg, mv. Alle er velkomne, også gamle beboere. Bernt uddeler velkomstbreve til de nye beboere sammen med invitation til møderne. Hjemmeside: der er en ny hjemmeside i luften og vi har assisteret netudvalget med indhold. Ændringer på indholdsmæssige ting i forbindelse med hjemmesiden skal skrives til DIA, andet til netudvalget. Vedtægter: Vi forsøger at holde dem up to date efter hvert møde, hvorfor der ind i mellem komme forslag til vedtægtsændringer. Det er os der holder alle BM, KM, EGF, GF osv. Festmøde: Afholdt i tirsdags som et åbent møde. Vi kommer tilbage til det senere. Fremadrettet: Beboerhåndbogen der deles ud til nye beboere er ikke opdateret, men vi arbejder på det. Hvid-­‐bøger omkring hvordan alle udvalg fungerer så overdragelsen er nemmere. Udvalgsbazar: Alle der er frivillige på RHK kan hygge sig og snakke lidt om udvalg. Intern kommunikation: Det er meget omdiskuteret og vi arbejder meget på en løsning. Rigsarkivet er ikke godt nok til dette. Facebook gruppen er omdiskuteret og vi håber vi kan nedsætte et ad hoc udvalg. Mere herom senere. Udvalg som kunne bruge lidt ekstra hjælp, Sandra forklarer hvad udvalgene laver og hvorfor de mangler hjælp: Drengefodbold, netudvalget, festrumsudvalget, fremlejeudvalget, FOKU, KREA, støjudvalget Udvalgsberetninger Bjarke, Spare og Miljøudvalget: Vi har været forbi til et bestyrelsesmøde og fremlægge solcelleprojektet. De var glade for det store stykke arbejde vi har lagt i projektet. Fremadrettet ville de først sende det til vores økonomiske rådgiver, der ville se på hvorvidt vi har penge til at få det igennem før badeværelsesprojektet. Dernæst sendes det videre til DAB der sammen med os skal sætte gang i projektet, ved at indhente rådgiverydelser, som kan hjælpe os med at gennemføre en opsætning, uden at være bange for håndværkerfejl eller at vi bliver taget ved næsen mht. prisen. Adam, netudvalget: Den nye hjemmeside virker på min telefon men ikke på min computer. Vi arbejder på det. Der er en computer her på kollegiet som er blevet hacket og det er noget skidt for vi står i en situation, hvor vores internet kan blive lukket. I skal opdatere jeres antivirusprogrammer og vi hjælper gerne hvis I har problemer med jeres computere. ~ 6 ~ Peter, musikrumsudvalget: Tak for den store tilslutning til klassiske koncert, det kommer noget i maj – Spil Dansk Dag. Vi har et problem med at folk bryder ind i musiklokalet fra værkstedet, vær søde at stoppe med det. Forbudt. Meld jer ind i udvalget, så kan i få nøgleadgang fra Bernt. Cecilie, fodbold (pige og herre): Problemer med at finde baner. Der trænes om tirsdagen for pigernes vedkommende. Kollegiefodbold hjælper med at finde baner og vi håber vi finder en god løsning snart. Kom og vær med til at træne og spille kamp. Det er hyggeligt og sjovt og alle er velkomne. Furat: Quiz, vinderen blev 2B. Quizaften bliver 2. torsdag i hver måned. Vi mangler medlemmer til at hjælpe med at holde disse quizzer! Thomas, brandpræventionsudvalget: vi har været dygtige til at kontrollere og I har været dygtige til at rydde op og holde reglerne. Forsæt med det og drik en brandbil med de udvalgsmedlemmer som kommer rundt og kontrollerer. Økonomi ved Furat Det er blevet efterspurgt hvad vi bruger penge på ud over udvalg. Vi har en række faste udgifter: -­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
Formand, næstformand og netudvalgsformand får 48.000 kr. om året i kraft af rådighedsbeløb Dankortautomater – 24.000 kr. årligt Koda får penge for retten til at spille musik til fester – 8.800 kr. Dispensersystem i baren til leasing – 32.000 kr. om året i 5 år. Det er lidt uklart om vi har betalt det af der, men det undersøger vi nærmere snarrest. Ekstern revision – ca. 30.000 kr. om året Serviceaftale på en printer på 28.000 kr. som er afskaffet nu Kopimaskine til 10.000 kr. Samlet giver det os en årlig fast udgift på 170.000-­‐180.000 kr. Det giver os under 100.000 kr. til at bevillige. Vi har de sidste møder bevilliget for ca. 50.000 kr. hvilket summerer op til 200.000 kr. om året. Udover det har vi haft to ekstraordinære generalforsamlinger, hvilket bliver til 300.000 kr. Hvis man lægger de faste udgifter til dette giver der os et stort underskud. Som det ser ud lige nu har vi reelt ikke nogen penge at bevillige af. Dels pga. bevillingernes omfang og de fast udgifter, men også pga. efterslæbet fra KØVS-­‐nedlæggelsen. Det kostede kollegiet mange penge og der mangler endnu et momsregnskab for KØVS. Q, salen: Er vores dispensersystem virkelig så dyrt? A, Sune: Vi afbetaler på det, og kan ikke huske hvornår det er afbetalt. Q, Morten: Hvorfor er der to kasser og to virksomheder? Altså, vi har en bar og en hovedkasse, eller? A, Furat: De er nu lagt sammen! Så vi har en kasse. Men ja, baren er registreret som en virksomhed. Furat forklarer at vi pt. kører i minus nå alt er regnet sammen, som tidligere forklaret. Q, Anna: Hvordan kan man så bevillige? A, Furat: Vi låner af netudvalgskassen. Det er samme konto men det er netudvalgets penge (pengene er sat af til netudvalget, men de står på samme konto). Jeg er underlagt jeres valg og beslutninger fra disse møder. Hvis der bliver besluttet på et møde, at der skal gives penge til eksempelvis en fest, så skal pengene ~ 7 ~ jo udbetales, også selvom vi ikke har dem. Så jeg jonglerer med bank og revisorer og vi finder oftest en løsning, men det er hårdt arbejde og det fungerer ikke i længden. Q, Anna: Hvorfor har netudvalget så så mange penge? A, Thomas: De er øremærket til netudvalget. Det koster ikke så meget i drift pt. fordi netudvalget er dygtige, men pludselig vil der komme en stor engangsudgift. Derfor lægger vi penge til side hver måned så vi har mulighed for at have dette billige internet. Q, Caroline: Hvorfor er der underskud i kassen? Jeg troede vi regnede ud efter hvad vi havde. Hvordan kan det ske? A, Furat: KØVS har givet underskud, og vi bliver nødt til at bevillige mindre eller forhøje kontingentet. Q, Christian Ahm: Hvorfor lukker vi ikke bare for alle udvalg der ikke giver overskud? A, Cecilie: Det brænder lidt i mit DIA-­‐hjerte med et sådan tiltag. Ved at stoppe med at give penge til ting som klassisk koncert, pigefodbold, support og andre sociale arrangementer, vil vi stoppe for al aktivitet på kollegiet ud over fester. Det vil være synd. Q, Christian Ahm: Det er vel bare at holde pause? A, Cecilie: Jeg mener at det er meget svært, at starte aktivitet op når der har været lukket ned for det. Q, Janni: Kan man ikke lave en vedtægtsændring, der gør at vi ikke kan give penge hvis der ingen er? A, Cæcilie, dirigent: Du må stille vedtægtsændringsforslag hvis du ønsker dette. A, Janni: Ok, det er nok ikke en god idé. Thomas Ehlers forklarer, at vi har lagt en masse penge til side under ombygningen, hvorfor hovedkassen samlet lidt penge sammen. Efterfølgende har der desværre været lidt tendens til at vi bevilliger flere penge end vi har. Derfor kan vi ikke forsætte på denne måde. Furat: Jeg ser to løsninger: Vi kan sætte kontingentet op eller skære meget på tingene! Q, Anja: Kan vi skære i nogen af de ting, som ikke er nødvendige af faste udgifter? A, Furat: Det er svært da vi er bundet af en del leasing aftaler. Q, Louise: Kan vi måske gøre sådan, at vi ved hvad der er i kassen inden folk fremsender bevillingsansøgninger? A, Alex: Det kan sendes ud med dagsordenen, så folk ved hvad der er til rådighed. Det kan vi godt gøre når vi i DIA alligevel indkalder til mødet. A, Furat: Førhen var det standard at man kun bevilligede for 35.000 kr. til møderne. Det vidste alle folk godt når de skulle lave deres bevillingsansøgninger. Nu er det lidt gået i glemmebogen og derfor overgår vi lidt os selv ved at bevillige for penge vi faktisk ikke har. Q, Laura: Det vil kræve lidt mere arbejde, men kan dem der modtager bevillingerne ikke give en tilbagemelding? Mads Tobias: Furat gør det godt og han siger det hver gang så folk må huske på hvad det bliver sagt på gamle møder. Furat: Jeg har ikke ressourcer til at melde tilbage til alle. Q, Laura: Kan vi ikke nedsætte et økonomiudvalg? Eva: Jeg ser to løsninger: Pakkeløsning eller enkeltbevilling. ~ 8 ~ Furat: Jeg foreslår at vi sætter kontingentet op med 20 kr. i et år. Så vi kan få plus på kontoen. Cæcilie, dirigent: Vi nedsætter et økonomiudvalg hvis nogen vil være med. Mere herom under Evt. Kontingentstigning kan godt tages til afstemning på dette møde uden det har været meldt ud, da det er en generalforsamling. Først stemmer vi om vi kan stemme. Herefter skrider vi til afstemning. Q: Hvis vi ikke stemmer for og ikke hæver kontingent kan vi så bevillige? A, Cæcilie, dirigent: Vi er 10.000 kr. i minus, så principielt nej! Stemme om vi må stemme: For: 63 Imod: 14 Mere end 30 tilkendegiver at de gerne vil have afstemning. Thomas Ehlers gør opmærksom på, at der er mulighed for modforslag hvis I vil. Ingen indsigelser Afstemning om kontingentstigning på 20 kr. gældende fra GF til maj 2013 til GF april/maj 2014 For: 50 Imod: 24 Undlader: 11 Vedtaget! Kontingentstigningen vil blive opkrævet ved næstkommende kontingentopkrævning. Redegørelse for bevillinger givet 28/11-­‐12, hovedkassererbevillinger og formandsbevillinger Gennemgang ved Furat • Kulturudvalget  Der er brugt 5036,5 kr. af 6800 kr. • Trivsel (Julebanko, Nytår, Full Moon Party og Blå Fest)  Full-­‐moonparty: der er brugt 6140 kr. af de 10.000 kr.  Nytårsfest: Bevillingen blev ikke brugt fordi billetsalget dækkede det. Der er brugt 800 kr. af de 23.000 til lidt oppyntning og pizza til oprydning.  Julebanko: Der blev indhentet sponsorater. • Modtagelsesbar  Bevilling ikke brugt endnu, bruges d. 20. april 2013. • Baren  Af de 20.000 kr. er der brugt 19.463 kr. til 3 fester som er gået tilbage i form af barsalg. Q, Morten: Hvor er pengene der kommer ind i baren havnet henne? Og hvilke penge har man brugt til bevillingen? A, Thomas: Der går penge ud af hovedkassen, det er disse Furat taler om nu. En del af dem går tilbage til kassen gennem barkassen og det er barkassereren som skal redegøre for dette. Q, Morten: Hvorfor kan vi ikke få gennemsigtighed? A, Furat: Hvordan indtjeningen i baren er, er barkassererens job at redegøre for. Jeg skal kun redegøre for hvad udgifterne fra hovedkassen er. Der er et ret indviklet momsregnskab, som jeg gerne gennemgår med jer, hvis I ønsker dette, men det er ~ 9 ~ lidt økonomi-­‐nørdet og det er kompliceret. Q, Ahm: Jeg vil gerne kunne se om vi kan køre tingene rundt? Hvis vi bevilliger penge så vil jeg gerne kunne se om de er gået ind igennem baren. A, Furat: Det er barkassererens opgave at svare på om pengene er gået ind igennem baren. Q, Tanya: Hvis I kan redegøre for hvad der går ud kan du vel også redegøre for hvad der går ind? A, Furat: Det er regnskaber over regnskaber og det er lidt en stor byrde for mig, men jeg skal nok se på en løsning. Momsregnskabet gør det kompliceret, men jo, jeg ser på en gennemskuelig løsning til næste gang vi holder møde. Q, Cæcilie: Kan vi få udvalgene til at gøre det selv? A, Sandra: Det er meningen at når udvalgene får en bevilling, skal udvalgene selv redegøre for hvad pengene er brugt på. Ahm: Jeg vil gerne se plus over for minus. A, Furat: Baren bliver drevet som en virksomhed og momsregnskabet gør, at vi først ved sidst på året om det er gået godt. Forsat gennemgang ved Furat: Ikke brugte bevillinger: -­‐ Julebanko -­‐ Torsdagsbaren -­‐ Marbar-­‐aspiranter -­‐ Pigefodbold -­‐ Herrefodbold – der er givet to hovedkasserbevillinger til indendørs træning -­‐ Musikrum er ikke for forfald endnu – der redegøres til GF Furat: Hovedkassererbevillinger: -­‐
-­‐
Jeg har givet 700 kr. til herrefodbold så de kunne træne indendørs Der er givet 1500 kr. til mad til de køkkener som har hjulpet med oprydning efter festerne Til info: Vi har 10.000 kr. i minus på hovedkassekontoen. Vi låner penge af netudvalget pt. således at vi ikke går i minus. Pengene står på samme konto men det er i virkeligheden to forskellige kasser pengene kommer fra. Q, Caroline: Til netudvalgsformand. Ser du grund til at vi skal spare på de penge i har i netudvalgskassen? A, Adam: Vi sparer nu for at have penge stående til fremtidige opgraderinger. Vi ved ikke hvornår det hele går i stykker eller hvornår det ikke er up to date mere. Vores servere kan pludselig gå i stykker eller vi kan akut have brug for en opgradering. Derfor ser jeg det som en fordel at have pengene til rådighed. Morten fra netudvalget supplerer: Lige nu har vi ikke sååå meget brug for pengene. Så der kan godt lånes lidt til bevillinger. Men vi vil gerne have pengene så stem bevillingerne igennem med omtanke. ~ 10 ~ Furat: Til september skal der betales 60.000 kr. for et års internet, kan vi ikke det er vi nødsaget til at lukke vores internet. Bevillingsredegørelser ved udvalgene: Kulturudvalget: Det var fedt med oplæg, debatter og sodapop-­‐smagning. Vi har det godt. Trivsel, Søren: Vi har holdt en masse fester. Vi brugte ikke penge til julebanko og pengene til nytårsfesten gik ind gennem billetsalget. Q, Ahm: Er der genereret overskud for festerne? A, Søren: Vi har ikke fået regnskabet for baren endnu men jeg går stærkt ud fra at vi har lavet overskud. Modtagelsesbar, Søren: vi bruger pengene til festen d. 20 april 2013. Bar, Malthe: Vi har holdt 3 fester og det var fedt. Vi har brugt pengene der var bevilliget. Q, Ahm: Er der overskud fra festerne afholdt af baren? A, Malthe: Der er tjent mange penge. Et overslag er 40.000 kr. Frederik Hestvang appellerer, på baggrund af de tilbagevendende spørgsmål samt diskussioner, til, at vi nedsætter et økonomiudvalg ved næste GF i maj. Mar-­‐bar-­‐asp, Malthe: Vi kunne desværre ikke afholde den Marbar vi ellers havde planlagt. Der er heldigvis nogle andre som har taget den videre og holder fest i start maj, hvor den bevilling vi fik stadig gælder. Musikrumsudvalg, Peter: Vi har købt en masse ting som anlæg, kabler, bagt kage til klassisk koncert og vil gerne bruge de sidste penge til mikrofoner, da de gamle blev stjålet. Q, Martin: Guitarundervisning snakkede I om på et tidspunkt? A, Peter: Det kommer på den anden side af eksaminer. Det er ikke glemt. Indkomne forslag: • Vedtægtsændringer ved Kristoffer Pind, 223 (se bilag 1) Kristoffer: Jeg ved godt det måske ligger lidt dumt i forhold til vores økonomiske situation, men det er et kæmpe stykke arbejde Furat laver og jeg synes han bør få lidt godtgørelse for det. Kommentar, Furat: Det er stemt igennem i 2008 på et kollegianermøde, men står ikke i vores vedtægter. Derfor kan jeg reelt få pengene selvom det ikke står i vores vedtægter, da det er vedtaget på en kollegianerafstemning. Q, Adam: Er det ikke en tillidspost, så giver den vil 1000 kr. om måneden? A, Pind: Jo det er en tillidspost men det er ikke lig med rådighedsbeløb. Pind: Furat sidder med meget ansvar og kan ikke bare løbe fra sin post, ligesom formand og næstformand. Det er et stort ansvar og det bør der kompenseres for. Q, Cecilie: Kan pengene kræves med tilbagevirkende kraft? A, Furat: Det står i vedtægterne, at de skal gives i det indeværende regnskabsår, ellers frafalder dette. Thomas: Det står i et referat og er principielt gældende, men vi gør klogt i at skrive det ind i vores vedtægter. ~ 11 ~ •
•
•
•
Afstemning: For: 64 Imod: 4 Undlader: 9 Vedtaget! Vedtægtsændring ved Sandra Strandberg, 218 (se bilag 2a) Sandra forklarer det vil give en ekstra sikkerhedsforanstaltning, at udvalgene nu skal fremlægge budget til hovedkasseren også. Q, Morten: Hvad sker der hvis det nu bliver til en vedtægt frem for en ”regel” på skemaet? A, Thomas: Det er blot for at vi kan holde folk mere op på at aflægge regnskab. Afstemning For: 82 Imod: 0 Undlader: 0 Vedtaget! Vedtægtsændring ved Furat Zaidy, 621 (se bilag 2b) Furat opridser forslaget. Forklarer: Kollegianerforeningen er lige nu fungerende med en bar, som er registreret som en virksomhed. Får vi lavet vores forening om til en almen-­‐
nyttig forening kan vi spare udgående moms, da indtægterne ikke går til virksomheden men til den almen-­‐nyttige forening. Revisorer siger god for det og vi afventer svar fra SKAT, men det gør at vi tjener penge til vores forening og ikke til en virksomhed, hvilket vil give flere penge i kassen. Afstemning For: 82 Imod: 0 Undlader: 0 Vedtaget! Ros fra salen til Furat for at se denne mulighed! Kontrakter Furat og barudvalget har talt med hhv. Royal og Carlsberg. Vi har lidt sat dem op mod hinanden og vi har nu fået en rigtig god kontrakt med Carlsberg. Præsentation af vigtigste punkter fra debatten om fester på RHK Sandra: Vi havde møde i tirsdags. Vi har de vigtigste punkter med her for at undgå en lang debat nu. Enighed om at vi ikke reklamerer i AOK andre store medier. Arrangører må arbejde pro aktivt for dette ikke sker eller fjerne evt. indlæg, hvis det gør. Der skal være plads til spontanitet, hvorfor billetsalg blev diskuteret. Vi afprøver to modeller: 1) KUN Dørmænd – afprøves til Sankt Hans festen. Man skal vise en nøgle for at gå op ad ~ 12 ~ trappen til gangene og køkkenerne. Man må selvfølge gerne have venner med op. 2) Til festivalen vil vi prøve med billetsalg til en lav pris. Der vil blive mulighed for afhentning af armbånd for beboere, før de resterende billetter sættes til salg til beboernes venner. Jammed Kandi kan også være en mulighed for at afprøve et af forslagene. DIA afholder et møde igen efter sommerferien, hvor begge modeller kan diskuteres og evalueres. •
Andre forslag: Forslag om gitterdør i opgangene. Bliver evt. præsenteret senere, når konkret forslag med pris foreligger. Gangpatruljer til festerne. Hold af 3-­‐4 mænd tjekker lige gangene ind i mellem. Hvis kollegianerne vil gøre det, kan det selvsagt sagtens indføres. ”Good-­‐practice”-­‐liste, som kan gives til festarrangører som indeholder råd og retningslinjer. Oprettelse af udvalg: Jammed og 36-­‐timers udvalg Jammed: Furat forklarer at det nu kører under tagudvalget og det er nemmere at gøre det som et selvstændigt udvalg. Afstemning For: 81 Imod: 0 Undlader: 1 Vedtaget! 36-­‐timers udvalg: Furat: Efter diskussion på Facebook blev der henstillet til, at vi kører bar med køkkenerne. Der er nogle folk som gerne vil stå for det. Vi mangler bare et udvalg. Afstemning For: 81 Imod: 0 Undlader: 1 Vedtaget! Valg til Cecilie, DIA: Der er en del poster på valg. Der er mange af valgene som afhænger af hvorvidt andre poster bliver ledige, så vi tager valgene et ad gangen og holder tungen lige i munden! Formand -­‐ Sandra, 218 Sandra er valgt. Lille beretning: Jeg har boet her i 2 år og været aktiv lige siden indflytning. Været med i BrKr og DIA længe. Sandra forklarer hvad næstformandens opgave er! Næstformanden er også formand for DIA som står for alt det sociale på kollegiet. Næstformand -­‐ Søren, 344 o Jeg har lavet et lille opråb som jeg har sendt ud på kollegiet. Jeg går til valg på disse præmisser og derfor vil jeg gerne bidrage til, at vi kan får mere åbenhed og gennemsigtighed. Jeg stiller ~ 13 ~ derfor op så jeg kan komme ind i bestyrelsen og jeg vil gerne være med til at ændre på de beslutninger de tager. Jeg har boet her i 3 år og jeg har været formand for KØVS været med til at starte torsdagsbaren op. Q, Anders: Du har været formand for KØVS. Hvordan synes du det gik? A, Søren: Jeg har ikke set det endelige regnskab endnu så jeg ved det faktisk ikke. Det var ikke den periode hvor jeg var formand det gik helt rapondus, men jeg kom ind i et KØVS hvor tingene allerede var på vej ud på et sidespor. Q, Anders: Hvordan kan vi have tillid til dig som næstformand, når det nu gik så dårligt med KØVS? A, Søren: Jeg får nok svært ved at overbevise dig, da du tydeligvis allerede har bestemt dig. Men jeg kan kun sige at jeg kom til som formand, da der allerede var meget rod i KØVS, så jeg kan ikke alene stilles til ansvar for det der er sket med KØVS. Q, Mads Tobias: Jeg vil gerne spørge lidt mere ind til det med KØVS. Jeg har lidt prøvet at finde ud af hvad der skete, så jeg har taget kontakt til dig for at høre, om du ikke kunne hjælpe med referater, detaljer, tal og så videre. Jeg fik ikke noget. Ikke en gang et cirka beløb. A, Søren: Har du talt med kassereren? Q, Mads Tobias: Jeg mener ikke det er mit job at tage fat på kassereren. Men jeg har taget fat på vores hovedkasserer og fået nogle tal i forbindelse med denne sag, og det var ret nemt. A, Søren: Fedt! Q, Mads Tobias: Men pointen er vel bare, at selvom det har været over en lang periode, så har der stadigvæk været et svind i KØVS mens du har været formand. Hvis man er formand har man vel en nogenlunde ide om hvor stort det svind er? Du er blevet spurgt tre gange hvor stort det svind var, og du kan ikke engang give mig et ca. beløb. Altså som formand mener jeg at man har et ansvar. Du mener vel.. A, Søren: Nu må du altså holde kæft. Det er over et år siden.. Mads Tobias: Mener du det er en næstformand værdigt at bede mig om at holde kæft? A, Søren: Ja! Forklaring Søren: Det er over et år siden at KØVS blev lukket. Jeg sad ikke direkte med regnskaberne, så derfor kan jeg huske det og jeg har ikke overblik over det. Nu skal vi ikke diskutere KØVS regnskab, det må du gerne gøre med mig bagefter eller tage den op under evt. Jeg står ikke her for at redegøre for hvordan KØVS kørte. Jeg vil rigtig gerne svar på at der var problemer i KØVS, men dertil sige at jeg gjorde et stort arbejde som formand for at gøre noget ved det. Men ellers kan jeg ikke beskæftige mig med de direkte detaljer i regnskabet. Mads Tobias: Jeg vil gerne komme med en kommentar om, at jeg gerne ser en der stiller op som har været i BrKr og ved hvordan det fungerer i forhold til når man skal møde bestyrelsen. Thomas Ehlers: Jeg synes vi skal stoppe med meningsytringer, vi skal have nogle konkrete spørgsmål på banen ellers synes jeg vi skal se at komme videre. Søren: Der er fordele ved at have været med i BrKr, men der er også fordele ved at komme med friske øjne, med nye ideer og nye initiativer. Cæcilie, dirigent: Flere spørgsmål: Caroline: Hvor gammel er du og hvad læser du? ~ 14 ~ Søren: Jeg er 25 år og går på RUC. -­‐ Alexander, 434 Jeg har været medlem af DIA i et år og BrKr et år. I den forbindelse har jeg været med til et bestyrelsesmøde, og jeg føler jeg er inde i hvordan tingene fungerer. Jeg kunne godt tænke mig at arbejde meget videre med det vi allerede er i fuld gang med, både i BrKr og i DIA med udvalgene. Desuden betyder det sociale meget for mig og det er DIA’s opgave at holde gang i udvalgene rundt. Afstemning ved skriftlig afstemning Afstemning: Søren: 40 Alexander: 39 Blank: 8 Søren, er nu valgt som næstformand/ DIA-­‐formand. Barbestyrer -­‐ Frederik, 619 -­‐ Valgt Ansøgningsudvalgsformand -­‐ Kristoffer Pind Levison, 223 Valgt Kristoffer takker og fortæller at vi er gået over til elektronisk ansøgningsform, hvilket har gjort det lettere at læse ansøgninger, men også givet en lille stigning af antallet af ansøgere. Ansøgningsudvalg -­‐ Medlemmerne er hemmelige og de valgte vil få besked. BrKr -­‐ Der er nu ikke længere en plads, da Alexander bibeholder sin plads i BrKr. Derfor vil begge opstillede blive valgt ind som suppleanter: Anja, 221 og Peter James, 341 DIA Kasper stiller ikke op og begge er valgt ind -­‐ Tanya, 245 -­‐ Michael, 119 Note: Formand, Næstformand, Barbestyrer og DIA-­‐medlemmer er nu valgt for 2 år. Ansøgningsudvalgformand er valgt for 1 år og ansøgningsudvalg er valg for to valgperioder. BrKr består nu af Sandra (218), Sørens (344), Anders (257), Cæcilie (305), Kasper (443), Furat (621) og Alexander (434). Peter (341) og Anja (221) tiltræder som suppleanter. Bevillingsansøgninger (se bilag 3): • Kulturudvalget (700 kr.) For: 55 Imod: 6 Undlader: 9 Vedtaget! ~ 15 ~ •
•
•
•
•
•
Pigefodbold (3100 kr.) For: 47 Imod: 8 Undlader: 5 Vedtaget! RHK support (2000 kr.) For: 7 Imod: 41 Undlader: 23 Falder! RHK festival (35.000 kr.) For: 61 Imod: 1 Undlader: 14 Vedtaget! Tagudvalget (9540 kr.) For: 29 Imod: 38 Undlader: 3 Falder! 5500 kr. – frafalder fra udvalget selv! Modforslag til eget forslag: Uden lounge sofaer: 9540 kr. – 6500 kr. = 3040 kr. For: 65 Imod: 9 Undlader: 3 Vedtaget! Henstilling fra salen: Husk at tingene forsvinder. Der må være lidt struktur med det. Herrefodbold (2500 kr.) For: 46 Imod: 11 Undlader: 13 Vedtaget! SparMiljø udvalget (1000 kr.) -­‐ Frafalder Evt. Mar-­‐bar dispensation ~ 16 ~ Sandra: Fra BrKr vil vi høre jer om følgende: Der er søgt om der må holdes fest onsdag og torsdag først i maj i forbindelse med marbar. Der tages en løs håndsoprækning og der er vurderet flertal. Marbar afholdes nu i dagene 1.-­‐5. maj 2013 Intern kommunikation – Facebookgruppen Ad Hoc udvalg nedsættes til at diskutere hvordan den interne kommunikation her på kollegiet skal være: Anja, Morten, PJ, Tanya, Søren og Cecilie har meldt sig. Kommentar Cecilie: Det kunne være fedt med nogen som ikke sidder i DIA eller BrKr. Kontakt DIA hvis I vil være med! (efter mødet har Kim også meldt sig) Vi mangler hjælp til økonomi: Simon Pelle, 301 melder sig til at assistere Furat! DIA: Møder søndag? Generel opbakning til afholdelse af møder søndag. Mødet hævet – Tak for jeres fremmøde Dirigent, Cæcilie Kjærside På vegne af afgående BrKr formand, Thomas Svare Ehlers underskriver afgående næstformand for BrKr/ formand for DIA, Sandra Elizabeth Strandberg ~ 17 ~