Referat ekstraordinær 2014 - ef

År 2014, tirsdag den 9. december kl. 19:00 afholdtes ekstraordinær generalforsamling i
Ejerforeningen Tartinisvej 30-34 og Stradellasvej 30-34. Til stede ved generalforsamlingen var
repræsentanter for følgende ejerlejligheder:
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
34,
34,
34,
32,
32,
32,
32,
30,
30,
30,
1. mf. tv.
2. tv.
2. mf. th.
st. mf. th.
1. mf. tv.
2. mf. tv.
2. mf. th.
st. tv.
1. tv.
1. mf. tv.
Tartinisvej 30, 1. mf, th.
Tartinisvej 30, 2. mf, tv.
Stradellasvej 34, st. mf. th.
Stradellasvej 34, 1. mf. th.
Stradellasvej 34, 1. th.
Stradellasvej 34, 2. mf. tv.
Stradellasvej 34, 2. mf. th.
Stradellasvej 34, 3. mf. th.
Stradellasvej 32, st. tv.
Stradellasvej 32, st. mf. tv.
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
32,
32,
32,
30,
30,
30,
30,
30,
30,
30,
st. th.
3. mf.
3. mf.
st. tv.
1. mf.
1. mf.
1. th.
3. mf.
3. mf.
3. th.
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
Stradellasvej
32,
32,
32,
30,
30,
1. tv.
3. tv.
3. th.
st. th.
1. tv.
tv.
th.
tv.
th.
tv.
th.
Repræsenteret ved fuldmagt1 var ejeren af følgende lejlighed:
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
Tartinisvej
32,
30,
30,
30,
34,
34,
34,
2. tv.
1. th.
3. mf. tv.
3. mf. th.
st. tv.
1. th.
3. mf. tv.
Tartinisvej 34, 3. mf. th.
Stradellasvej 30, st. mf. tv.
Stradellasvej 34, 3. tv.
Stradellasvej 34, 3. th.
Stradellasvej 32, st. mf. th.
Stradellasvej 32, 2. mf. tv.
Stradellasvej 32, 2. mf. th.
I alt 49 ejere eller 521 efter fordelingstal. Omregnet til 52,78 % efter fordelingstal.
-oOoDer var følgende dagsorden i henhold til vedtægternes § 3:
1)
Valg af referent og dirigent
2)
Afstemning om bestyrelsens forslag: ”fjernelse af bestyrelsesformandens honorar”
3)
Afstemning om bestyrelsens forslag: ”valg af ny bestyrelsesformand”
Derefter ville bestyrelsen opdatere omkring en række vigtige tiltag, nemlig:
I.
II.
III.
IV.
V.
Opdatering omkring vedligeholdelsesplanen
Opdatering omkring fiber (internet) projektet
Opdatering omkring bestyrelsens ”spareplan” for at nedbringe foreningens
fællesomkostninger
Opdatering omkring den fremtidige projektion for foreningens økonomi og
valgmuligheder, inklusiv finansierings muligheder for kommende projekter
Andre tiltag, inklusiv kort opdatering omkring cykelparkerings projektet
Torben Bundgaard Nielsen (TBN) bød velkommen, hvorefter han og de øvrige bestyrelsesmedlemmer præsenterede sig selv. Generalforsamlingen blev indledt med at de fremmødte fik
en sandwich og et glas vin.
1
Der eksisterer muligvis én yderligere fuldmagt givet til Pauli Andersen, men bestyrelsen har ikke fået denne udleveret
trods flere opfordringer, og har derfor ikke kunnet verificere eksistensen af den
Side 1
Ad 1:
TBN blev valgt til dirigent og Ivan Nielsen (IN) til referent. TBN meddelte at
generalforsamlingen var lovligt indkaldt ifølge foreningens vedtægter og i samråd
med foreningens administrator.
Ad 2:
TBN gennemgik fire hovedområder der lå til grund for at bestyrelsen (bortset fra
formanden, Pauli Andersen (PA)) ønskede at fjerne formandens honorar. Disse fire
hovedområder var:
1)
Forøgelsen af formandshonoraret fra 50.000 kr./året til 62.500 kr./året i en tid hvor
foreningens økonomiske midler er i fokus og der under alle omstændigheder vil blive
anvendt professionelle rådgivere ved større projekter såsom vedligeholdelsesplanens
faser
2)
Måden hvorpå formanden øgede honoraret. Den øvrige bestyrelse vedkendte sig
klart at de skulle have opdaget stigningen, men formanden gav hverken rettidig eller
eksplicit underretning herom til bestyrelsens medlemmer eller til den ordinære
generalforsamling – derfor et tab af tillid til formanden som følge af denne
handlemåde
3)
Der er ikke brug for en betalt formand idet foreningen har et alternativ i Tomas
Fauconnet Nielsen (TFN). TFN er uddannet cand.merc.(jur) fra Handelsskolen i
København og har gennem sin 18 årige karriere hos førende ledelse- og
strategikonsulent-firmaer rådgivet typisk finansdirektører, administrerende
direktører, IT direktører og bestyrelsen i globale, markedsledende virksomheder
omkring strategi, optimering af processer, rapportering og systemer, reduktion af
omkostninger samt forbedring af virksomhedens kultur og organisation. Han har
gennemført en lang række tilbudsprocesser, både som udbyder og som modtager af
tilbud, og er i bestyrelsen for to andre ejerforeninger i København.
Den øvrige bestyrelse samarbejder godt med TFN, og bestyrelsesmedlemmerne
fremhævede TFN’s fokus på foreningens økonomi, prioriteter samt evne til at
indhente attraktive tilbud for foreningen
4)
Formanden har ikke levet op til honoraret på en række kerneområder inklusiv:
a.
Rådgivning: utilstrækkelig bankudvælgelse, der ikke gav foreningen de bedste
tilbud, manglende faktuelt overblik over, hvornår vedligeholdelses planens faser skal
udføres samt lovning om sænkning af fællesudgifter uden faktuel begrundelse
b.
Samarbejdsevner: mangel på tilfredsstillende kommunikation og svar på spørgsmål,
mangel på involvering af bestyrelsens medlemmer, samt mangel på koordination og
delegation af opgaver
c.
Økonomisk styring: ufyldestgørende svar på store afvigelser fra budgetterede og
faktiske poster i regnskabet, utilstrækkeligt overblik over foreningens fremtidige
økonomi, ingen bevis på, at fællesomkostningerne søges sænket, samt brug af egen
regnskabsmodel, der skaber forvirring og ekstra arbejde
d.
Arbejdsindsats: opgaver bliver ikke udført; eksempelvis cykelstativer, blomsterkasse
som skulle fungere som cykelbom, cykelskur mellem bygningerne og lovning om
leveringsfrister bliver ikke overholdt
PA fremsatte en mening om at han har den rette baggrund for at bestride
formandsposten.
Side 2
PA præsenterede to grafer der viste at han dels havde sparet foreningen for 240.705
kr. over en periode på 8 år i administratorudgift samt 340.051 kr. over en periode på
5 år i forsikringsudgift. Dette blev mødt med en række kritikpunkter heriblandt, at
formanden ikke alene kunne tage kreditten for besparelserne, idet valgene blev
truffet af bestyrelsen, samt at enhver anden normalt fungerende bestyrelse ville
sørge for at reducere omkostningerne og derfor som en helt naturlig ting ville søge at
finde sådanne besparelser.
PA nævnte at han var i forhandling med en bank for et tilbud på fælleslån, men det
blev bemærket at dette ikke var bedre end hvad den øvrige bestyrelse allerede
havde opnået.
PA sagde i forbindelse med vedligeholdelses planens faser, at det ville være en fordel
at udskyde udskiftningen af brugsvandrør og faldstammer til senere af hensyn til
foreningens økonomi. Det blev fremhævet af flere medlemmer at disse arbejder
tidligere havde været fremlagt af formanden som presserene og at udskiftningen skal
begrundes i den tekniske restlevetid – ikke en betragtning af foreningens nuværende
økonomiske situation. Det blev fremhævet at der er behov for at få et mere klart og
teknisk begrundet syn på, hvornår projekterne skal udføres, og formanden havde
ikke været istand til at fremskaffe dette på trods af gentagne opfordninger og løfter
herom.
Flere medlemmer, inklusiv tidligere medlemmer af foreningens bestyrelse, udtalte at
de fremlagte problemer med formanden stemte overens med tidligere problemer.
Flere medlemmer udtrykte at de havde opnået tilstrækkelig klarhed over situationen
til at foretage et valg, så selvom alt det foreberedte materiale ikke var blevet
gennemgået blev det besluttet et stemme om dagordenens forslag punkt 2) og 3).
Der blev stemt for dagsordenens forslag punkt 2) med overvældende flertal, hvilket
betyder fjernelse af bestyrelsesformandens honorar.
Ad 3:
Der blev stemt for dagsordenens forslag punkt 3) med overvældende flertal, hvilket
betyder at den nye formand for bestyrelsen er TFN (med mulighed for ny- og
genvalg ved førstkommende ordinære generalforsamling).
Ca. halvdelen af de fremmødte medlemmer blev til de korte gennemgange af
orienteringspunkterne. Det blev meddelt af bestyrelsen at orienteringspunkterne vil blive
inkluderet i et fremtidigt nyhedsbrev.
Ad I:
Betyrelsen forklarede, at fokus var på at få et klart, teknisk begrundet billede af
hvornår vedligeholdelses planens faser skal udføres. Vedligeholdelsesprojekterne vil
blive søgt udført så sent som muligt for at sikre den størst mulige udnyttelse af
nuværende og fremtidige installationer, men ikke så sent at foreningen løber en stor
risiko for store problemer, både praktiske og økonomiske, ved nedbrud af
nuværende installationer (eksempelvis store vandskader).
Dette billede vil blive præsenteret ved den næste ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen vil så vidt muligt søge at afholde de ordinære generalforsamlinger så
tidligt på året som muligt for at give medlemmerne bedst mulig indflydelse og
overblik over det indeværende år.
Side 3
Ad II:
TFN og Jakob Erkmen (JE) gennemgik overvejelserne og beslutningerne vedrørende
fiber (internet) projektet.
Bestyrelsen havde overvejet tekniske løsninger for kabelførelsen ind i lejlighederne
(”Bolignettet”), og havde valgt en løsning med 1 kobber kabel (Cat. 6) fra
fiberforbindelsen i kældrene til hver lejlighed, samt et coax kabel til TV og radio.
Dette vil give en hurtig (op til 1 Gb garanteret hastighed), billig og driftsikker løsning
for foreningen, som er betalt inden foren overskuelig årrække, og vil give
foreningens medlemmer mulighed for at opnå betydelige besparelser. Hvis der
senere
bliver
ønske
om
dørtelefoni
(nedstemt
ved
forrige
ordinære
generalforsamling) vil et kabel hertil kunne føres i kabelføringsvejene.
Bestyrelsen havde fået tilbud fra 5 bolignet udbydere, havde undersøgt de enkelte
tilbud, og forhandlet sig frem til 2 foretrukne udbydere hvorfra den endelige udbyder
vil blive valgt efter en sidste forhandlingsrunde.
Det forventes at installationen vil blive udført i foråret 2015, og medlemmerne vil
blive informeret på forhånd om datoer samt indlevering af nøgler, så installatørerne
kan komme ind i hver lejlighed. Det er vigtigt at overholde tidsfrister på dette, idet
eventuel omkostninger for ventetid vil blive opkrævet det enkelte medlem.
Kabelføringen ind til de enkelte lejligheder vil ske lige under loftshøjde i entreen, og
herfra kan den enkelte beboer vælge mellem trådløs forbindelse eller selv bekoste
yderligere kabelføring.
Der blev rejst spørgsmål om der måske vil blive mulighed for (offentligt) tilskud til
fiberinstallation i fremtiden, men der er ingen vished om dette, og tilskud har
hovedsageligt været på tale til landområder.
Installationen har en kort
tilbagebetalingstid på omkring 3 år (i gennemsnit – dette vil afhænge af
medlemmets individuelle valg af internet og TV pakke).
Der blev spurgt om ”internet via elkabler” var en mulighed, men dette er
hovedsageligt en løsning indenfor selvet hjemmet, og vil ikke have de samme
hastigheder som den valgte løsning.
Ad III:
Ad IV:
TFN nævnte kort at alle poster på foreningens regnskab vil blive gennemgået med
det formål at finde besparelser med henblik på ”bedste værdi for pengene”.
Besparelsesforslag
vil
blive
præsenteret
på
den
kommende
ordinære
generalforsamling.
TFN fremlagde et forslag til en grafisk fremstilling af foreningens fremtidige økonomi.
Der var enighed om, at fremstillingen vil hjælpe med at se effekterne af foreningens
økonomiske valg, eksempelvis størrelsen af den årlige opsparing eller løbetid på lån.
Et klart billede over vedligeholdelsesplanen er af kritisk vigtighed for den økonomiske
projektion, og det forventede starttidspunkt på vedligeholdelsesplanens faser samt
deres budgetter vil derfor blive inkorporeret. Dette vil inkludere finansieringstibud
fra bankerne for eventuelle fælleslån.
Der var ønske om at se fremstillinger over forskellige scenarier, eksempelvis
størrelsen på opsparingen samt besparelseseffekten fra forskellige anvendelser af
fremtidige internet og TV pakker, hvilket er i overensstemmelse med hvad
bestyrelsen havde planlagt for den næste ordinære generalforsamling.
Ad V:
Bestyrelsen arbejder på en mængde tiltag. Opdateringen på disse vil blive inkluderet
i nyhedsbrevet, men det blev kort nævnt at bestyrelsen undersøger muligheder for
foreningens vaskerier, der inkluderer muligheden for fuldt servicerede vaskerier fra
en ekstern leverandør.
Side 4
Bestyrelsen udtrykte ønske om at have en åben bestyrelsesform, der muliggør at
medlemmerne deltager aktivt i foreningens arbejde, og interesserede medlemmer
kan henvende sig til bestyrelsens medlemmer herom.
Generalforsamlingen blev herefter erklæret for slut. Kl. 21.45
Kongens Enghave, den 24 december, 2014.
Dirigent:
____________________
Torben Bundgaard Nielsen
Formand:
___________________
Tomas Fauconnet Nielsen
Side 5