2013-05-29 Generalforsamling - Ejerforeningen Østerbæksvej 15

Referat af ordinær generalforsamling onsdag den 29. maj 2013 i
Ejerforeningen Østerbæksvej 15, 5230 Odense M
Tilstede var bestyrelsen bestående af: Anne-Mette Eilsø, AME, (st. th., formand),
Terkel Frankov Larsen, TFL, (st. tv., medlem), Christina Hoffmann, CH, (2. tv.,
sekretær)
Desuden var Marianne Rasmussen fra st. tv. og Bjarne Tinning, BT, fra 2. th. mødt
op.
1. Valg af dirigent og referent, jf. § 6 i foreningens vedtægter
Formand AME foreslog Joachim Wengenroth, JW, fra advokatfirmaet Kielberg
Ejendomsadministration, som fremover vil være foreningens administrator. Dette blev
vedtaget, og JW kunne afgøre, at der var lovligt indkaldt til generalforsamlingen.
2. Bestyrelsens beretning
AME fremlagde bestyrelsens beretning: Der har været afholdt syv bestyrelsesmøder og en
ekstraordinær generalforsamling i 2012/2013.
Renovering og lån:
For at skabe finansiering til en større renovering af bl.a. nyt tag, kviste, altaner, tagrender,
isolering og lyskasse, som forårsager vandskader i lejlighederne på i venstre side af
ejendommen og maling af facaden mm blev mulighederne for, at ejerforeningen opretter
et fælles lån på 600.000 kr. med lang løbetid undersøgt. I første omgang havde Middelfart
Sparekasse det mest fordelagtige tilbud. Det viste sig dog, at der var indsneget sig en
regnefejl i tilbuddet. Sparekassen Fåborg gav det næstbedste tilbud på et lån. Dette
ændrer ikke det store i fællesudgifterne for den enkelte ejer, da posten til renovering
nedsættes. Sparekassen Fåborg kræver en hæftelse på 43.000 kr. i pant pro rata eller
solidarisk hæftelse af ejerne. Panten er godkendt af bestyrelsen. Panten hæves fra 5.000
kr. til 43.000 kr. i de nye vedtægter. Dette betyder også, at alle panthavere skal godkende
pant-hæftelsen i forbindelse med lånet. Den månedlige udgift bliver på 4.475 kr.
(bestyrelsesmøde 1.2.2013). Ved pro rata menes, at hvert medlem i foreningen hæfter for
en del af gælden svarende til sit fordelingstal. Vedrørende optagelse af fælles lån oplystes
der på bestyrelsesmødet den 29. oktober 2012, at tre af ejerforeningens medlemmer (1.th,
2.tv. og 2.th.) ikke ønsker at optage et fælles lån, men ønskede at indbetale egen del af
udgiften til vedligeholdelsen/renoveringen direkte til ejerforeningen. De sidste tre
medlemmer ønskede optagelse af fælles lån, og at udgifter til lån betales af alle igennem
ejerforeningen. Bestyrelsen ønskede en diskussion blandt ejerforeningens medlemmer om
det videre forløb ift. optagelse af lån til vedligeholdelse/renovering og indkaldte til
ekstraordinær generalforsamling den 26.11.2012. På generalforsamlingen var samtlige
ejere repræsenteret bortset fra 2. tv., som havde givet 1. tv. en fuldmagt. I drøftelsen i
ejerkredsen var der bl.a. fokus på problemstillingen om salg af en ejerlejlighed. Det blev
besluttet, at ved salg vil en sælger kunne indfri lån eller overdrage det til køber. Efter
grundig drøftelse besluttede fem ejere (1 afventede), at ejerforeningen opretter et lån i
fællesskab.
I løbet af året er renoveringen af kældertrappen fuldført. Altanerne er blevet malet igen
grundet afskalning af maling, men de skaller igen!
Nye vedtægter:
Bestyrelsen har igen i år arbejdet på at få vedtægterne opdateret og gjort mere
tidssvarende. Advokatfirmaet Kilberg er ved at lægge sidste hånd på tinglysning og har
indhentet erklæringer fra ejerne – panthavere. Udgiften beløber sig til ca. 20.000 kr.
Hjemmeside:
Ejerforeningen Østerbæksvej 15 har i løbet af året oprettet en hjemmeside:
www.oesterbaeksvej15.dk, der indeholder forside, oversigt over bestyrelsen, vedtægter,
husorden, referater og regler om udlejning.
Varmesagen med Brunata:
Varmeregnskabet for 2011 tog en del af bestyrelsens tid i det forgangne år. Lejligheden
st.th. (AME) klagede over det første varmeregnskab fra Brunata på grund af et for højt
forbrug på 97 enheder varme. Brunata udsendte på baggrund af klagen et nyt
varmeregnskab, hvor lejlighedens (st.th.) forbrug uden videre var reduceret til et forbrug
på 17 enheder. Brunatas begrundelse for reduktionen var, at de havde glemt at skifte en
væskeampul i lejligheden. Ejerne af lejlighederne 1. tv. (LR) og 2. tv. (CH) klagede over det
nye varmeregnskab, idet der ikke forelå dokumentation for, hvordan st.th.’s forbrug kunne
gå fra 97 til 17 enheder. Ejendommens samlede forbrug af varme forblev dog uændret. Der
blev holdt møde med Brunata, der ændrede varmeregnskabet tre gange foruden, at
vandafregningsopgørelsen blev ændret pga. fejl. Brunata fastholdt dog de 17 enheder i
varmeforbrug for lejligheden st.th. LR og CH bad fortsat om dokumentation for ændringen
af de 97 til 17 enheder. Behovet for dokumentation skal også ses i lyset af, at der samtidig
skete en meget betydelig forhøjelse af varmeafregningsudgiften for 1. tv og 2. tv. uden
tilstrækkelig dokumentation. Brunata's tilbagemelding var dog, at de havde styr på deres
aftegning overfor ejerforeningen, at deres varmeafregning var korrekt, at de ikke skulle
dokumentere yderligere for anvendte forbrugstal i varmeregnskabet, og at de anså sagen
for afsluttet. Sagen blev derfor indgivet for Ankenævnet på Energiområdet, der ikke kunne
hjælpe os, da vi er en ejerforening. De må kun tage sager for "private forbrugere, som står i
et direkte kundeforhold med det energiselskab, der klages over”. Ankenævnet oplyste
endvidere, at der ikke er andre ankenævn eller lign., som en ejerforening i vores situation
kan klage til. Vi kontaktede herefter Forbrugerrådet. De oplyste, at det eneste vi kunne
gøre var at lægge sag an mod Brunata. Dette ønskede ejerforeningen ikke, da det kunne
risikere at påføre ejerforeningen betydelige omkostninger. LR og CH har grundet sagens
karakter og forløb og for at få ro valgt at anerkende varmeregnskabet for 2011 - men med
en bemærkning om, at samarbejdet med Brunata ikke har været tilfredsstillende.
Varmeregnskabet for 2011 og 2012 er derfor først opgjort nu.
Vandskader i lejligheder:
Der har i det sidste år været flere tilfælde af vandskader i lejlighederne i venstre side af
opgangen. Værst er det gået ud over 1.tv. Senest den 21.05.2013, hvor der trængte vand
ind i stuen. Dette er fjerde gang på et år for denne lejlighed. Vandet kommer ind øverst fra
væggen dvs. op mod loftet til 2. tv. – ca. 1,5 meter i bredde - hvor vandet falder fra loftet
om bag tapetet og videre ned mod og ud på gulvet. Tirsdag den 21.05.2013 var den indtil
dato værste af slagsen. Der er røget adskillige liter vand ind, som har ødelagt væg, gulv og
loft. Megen vand er røget videre ned i murværket/etageadskillelsen mellem førstesalen og
stuen. Onsdag morgen den 22.05.2013 var muren ud mod altanen sjaskvåd, tapetet bulede
kraftigt ud og gulvet var skoldet af vand. Det er høje tid, at der bliver gjort noget ved dette
problem, ellers ender vi måske med lejligheder med råd og skimmelsvamp. LR har af sit
forsikringsselskab fået oplyst - Lærerstandens Brandforsikring - at de ikke kan dække indbo
som ødelægges af vandindtrængen fra altan, hvis det drejer sig om slitage eller manglende
vedligeholdelse.
Håndværkere har været sendt op for at se på problemet og har vurderet, at ejendommens
tagrender er for små til at klare nutidens store mængder vand. Derfor løber vandet over
tagrenderne og ud på altanerne, hvor der kommer til at stå meget vand. Fugerne under
dørene er ikke tætte og her trænger vandet ind og ned til underboen.
På et møde med en byggerådgiver den 25. juni vil dette problem blive taget op.
Enterprise:
Administrator/konsulent H.E. Kulebjerg har på anmodning af bestyrelsen udarbejdet
udkast til entreprisebeskrivelse til renovering af ejendommen, som blev godkendt på
bestyrelsesmødet den 01.02.2013. På bestyrelsesmødet den 19.03.2013 drøftedes de
indkomne entreprisetilbud, som alle var for dyre i forhold til de 600.000 kr., det er
besluttet at låne, og de var ifølge bestyrelsen ikke sammenlignelige og var svære at
gennemskue, idet de ikke var specificeret og entreprisesummen svingede prismæssigt med
kr. 200.000 fra det dyreste til billigste tilbud. Bestyrelsen følte sig på baggrund af den
forhåndsværende rådgivning utrygge, ikke fagligt klædt på og kompetente nok til at kunne
træffe en beslutning om så stort og dyrt et projekt. Bestyrelsen besluttede, at det vil være
en god idé at få tilknyttet en professionel byggesagkyndig eksempelvis en rådgiver fra den
uvildige rådgiverenhed Bolius. Bolius vil være i stand til at rådgive bestyrelsen gennem hele
processen, ligesom de vil være i stand til at styre processen. Bestyrelsen beslutter at
tilknytte en rådgiver. Denne beslutning gør, at administrator/konsulent ønsker at trække
sig som konsulent på projektet, hvilket bestyrelsen accepterer. Der afholdes møde med
byggesagkyndig den 25.06.2013.
Opsigelse af administrator/konsulent og beslutning om ny administrator:
Grundet en del uoverensstemmelser med administrator/konsulent beslutter bestyrelsen
på bestyrelsesmødet den 16.04.2013 at opsige samarbejdet med Hans Erik Kulebjerg pr.
30.05.2013. Dette er sket mundtligt og skriftligt. Der er indhentet tilbud fra flere forskellige
ejendomsadministrative virksomheder og bestyrelsen har valgt advokatfirmaet Kielberg
Ejendomsadministration til at varetage ejerforeningens administration.
Husorden mm:
Beboerne i 1.tv. er blevet bedt om ikke at smide cigaretskodder ud fra lejligheden, da
mange skodder igennem lang tid er smidt ned på græsplænen. Beboerne i lejligheden har
fjernet skodderne.
Mange af naboerne og forbipasserende lader desværre deres hunde besørge ude foran
vores hus. LR har taget kontakt til ejeren af nabohuset, hvor nogle lejere har flere hunde,
som de lufter ved vores hus. De har reageret positivt og bruger nu poser. Viceværten har
sat skilte med ”Nej til hundelorte” op, så vi håber, at forbipasserende også vil respektere et
nej tak.
3. Fremlæggelse af årsregnskab med revisorpåtegning
JW gennemgik regnskabet for 2012. Regnskabet blev godkendt.
4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse.
Bestyrelsen har møde med en uvildig byggerådgiver den 25. juni, hvor en plan for
ejendommens tagrenovation og øvrige vedligeholdelse vil blive gennemgået.
5. Forslag jf. § 4
Der er ingen forslag
6. Forelæggelse af budget til godkendelse
Der var medsendt et budget for 2014, men ifølge JW er det ikke dette budget, der på et
punkt som dette skal godkendes, men budgettet for 2013. Det blev godkendt.
7. Valg af formand
Jf. § 8, stk. 2 er formanden først på valg i 2014
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
Jf. § 8, stk. 2 afgår et af bestyrelsesmedlemmerne. TLF fik genvalg. CH er på valg til næste
år.
9. Valg af suppleant
LR blev genvalgt som suppleant til bestyrelsen.
10. Valg af revisor
JW oplyser, at vi med Kielberg som ny administrator ikke behøver at have et revisionsfirma
tilknyttet, hvilket vil være en besparelse på knap 7000 kr. om året. Vi kan blot vælge et
ikke-bestyrelsesmedlem som ”revisor”. Opgaven for denne er en gang om året at se bilag
igennem hos Kielberg. Herefter laver de et regnskab. LR blev valgt som revisor og har
takket ja.
11. Eventuelt
JW gennemgik den nye administratoraftale med firmaet
__________________________________
Anne-Mette Eilsø
Formand
__________________________________
Christina Hoffmann
Sekretær
__________________________________
Terkel Frankov Larsen
Bestyrelsesmedlem