Intran käsikirja

Intran käsikirja
Pietarsaaren kaupunki
Sisällysluettelo















Johdanto
Nettiosoite ja mistä löydän Intran
Sisäänkirjautuminen
Kieli
Kielen vaihto
Murupolku
Aloitussivu
Linkit
Tiedotteet
Aineistopankki
Word, Exel ja Powerpoint nettiversioina
Dokumenttien hallinta
Projekti- ja Ryhmätyötilat
Sivun ylläpitäjät ja päivityspäivämäärä
Hakutoiminto
28.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Innehåll fi.docx
Johdanto
Tervetuloa uuteen Intraan!
Intra on Pietarsaaren kaupungin henkilöstön uusi yhteinen verkko. Uuteen Intraan on siirretty kaikki
sisäiset tiedot Pietarsaaren kaupungin kotisivulta sekä sosiaali- ja terveysviraston portaalista. Intra ei
kuitenkaan ole vain "vanhaa tietoa", Intra antaa meille myös paljon uusia toimintoja kuten
dokumenttien hallinta, tiedotteiden hallinta, projektisivut, työtilat, kalenterit, keskustelupalstat,
kyselyt, Wiki-kirjastot, omat sivut ja blogit.
Aluksi julkaisemme Henkilöstöhallinnon sivut.
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Inledning.docx
Intran nettiosoite ja mistä löydän Intran
https://jakobstad.sharepoint.com/sites/intra
Intran nettiosoite
Kaupungin sivulta
Valitse Intra vasemmasta
reunasta
Intra tulee olemaan
Internetin aloitussivusi
Sosiaali- ja
terveysviraston
portaalista
Kirjaudu portaaliin
Valitse Intra Office 365 ruudusta
Vihje sote-puolella!
Laita s-posti- ja Intrakirjautumiset selaimen
välilehdiksi
Tools -> Internet Options
Kirjoita osoitteet Home
page ruutuun
Ok
Sulje selain ja avaa
uudestaan = 3 välilehteä
Vaihtoehto
Lisää sivu suosikkeihin
Favorites -> Add to
favorites -> Add
Navigointi spostista Intraan
Valitse Sivustot
Valitse Intra
Navigointi
Intrasta s-postiin
Valitse Outlook
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Webbadress fi.docx
Kirjautuminen Intraan
Mene Intra-osoitteeseen https://jakobstad.sharepoint.com/sites/intra
Sisäänkirjautumisikkuna
avautuu
Kirjaudu samalla
käyttäjätunnuksella kuin
s-postiisi
Sinut ohjataan seuraavaan
ikkunaan
Kirjoita sama salasana
kuin s-postiisi
Klikkaa Logga in
Odota kunnes Intra
avautuu
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Inloggning fi.docx
Intran kieli
Intra löytyy molemmilla kielillä. Intra sisältää sivuja ja sivustoja
(kehittyneempiä toimintoja) missä kielet ovat eriteltyjä kahdessa
versiossa. Tekstin lukeminen toisella kielellä vaatii kielen vaihdon
selaimen asetuksissa. Koska pohja on suomeksi, niin suomenkielinen
versio on hieman nopeampi kuin ruotsinkielinen.
Katso seuraava ohje
Kielen vaihto Intrassa
Aineistopankki, Tiedotteet sekä erilaiset muut tominnot ovat kaksikielisiä. Katso Aineistopankin
Ei vaadi kielen vaihtoa.
jaTiedotteiden ohjeet
Kaikki otsikot ovat kielen
valinnan mukaisia, mutta
ei tomi kuitenkaan 100 %
Vaikka olet valinnut
suomen kieleksi voi osa
otsikoista olla ruotsiksi tai
päinvastoin
Osa linkeistä on tehty
molemmilla kielillä
Sivustojen otsikot on
käännetty, mutta voi silti
olla toisella kielellä
Sivujen otsikot ovat
kaksikielisiä
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Språket i Intra fi.docx
Kielen vaihto uudessa Intrassa
Uuden Intran osoite
Vaihda kieli
Valitse kieli
Move up
Ok
Päivitä sivu
Valmis
Toivottua kieltä ei löydy
Add
Valitse listalta: Finnish (Finland) [fi-FI] = suomi
Swedish (Finland) [sv-FI] = ruotsi
Ok – sen jälken yllä olevan mukaan
Murupolku
Murupolku on navigointipolku taaksepäin. Murut tarkoittavat niitä muruja, joita Hannu ja Kerttu
sadussa heittivät polulle löytääkseen takaisin kotiin.
Murupolku näkyy pienen
nuoliruudun takaa
Klikkaa ruutua jolloin
murupolku avautuu.
Murupolku näyttää mistä
olet tullut ko sivulle.
Klikkaa sivua jolle haluat
mennä.
Navigointi selaimen
nuolella taaksepäin ei
toimi 100 %. Voi tulla
virheilmoitus. Käytä sen
takia sharepointin omaa
murupolkua yllä olevan
mukaan.
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Murupolku fi.docx
Intran aloitussivu
Nimesi tai kuvasi
Hammasratas näyttää
toiminnot käyttöoikeuksiesi mukaan
Kysymysmerkki = Ohjeet
Piilottaa otsikot
vasemmasta reunasta ja
ylhäältä
- saat otsikot
Pietarsaaren kaupungin eri alueet. Avaamisen yhteydessä julkaistaan
takaisin
Henkilöstöhallinto. Konsernihallinto, Sosiaali- ja terveysvirasto, Tekninen
klikkaamalla vielä
palvelukeskus ja Sivistystoimi julkaistaan myöhemmin.
kerran ruutua
Aineistopankki = asiakirja-arkisto, johon kaikki asiakirjat ladataan.
Hakutoiminto kaikilla
Projektityötilat = sivut erilaisille projekteille kaikkine asiakirjoineen kuten sivuilla ja kansioissa
- etusivulla: hakee
projektisuunnitelma, asiakirjat, kalenteri ym.
koko Intrasta
muilta sivuilta tai
Ryhmätyötilat = sivut erilaisille työryhmille. Samantapaiset sivut kuin
kansioista: hakee
projektityötilat, mutta projektit ovat ehkä tilapäisempiä.
kyseiseltä sivulta
tai kyseisestä
Tärkeät ohjeet, yhteiset koko henkilöstölle.
kansiosta
Pikalinkit webpohjaisiin ohjelmiin, yhteiset koko henkilöstölle.
Ajankohtaiset listaa
ajankohtaiset asiat joita ei
julkaista tiedotteiden alla
Henkilöstöhallinnon ja konsernihallinnon tiedotteet
- 10 viimeisintä näkyvät etusivulla
- klikkaa linkkiä ja lue lisää aiheesta
- klikkaa otsikkoja nähdäksesi kaikki tiedotteet ko. alueelta
- tai klikkaa Tiedotteet-otsikkoa ylhäältä nähdäksesi kaikki
tiedotteet
- tiedotteet muilta alueilta tulevat olemaan ko alueen etusivulla,
mutta ei julkaista vielä
Tulevat tapahtumat listaa
erilaiset tapahtumat
- otsikko johtaa
kalenteriin
- klikkaa linkkiä ja
lue lisää aiheesta
- tässä julkaistaan
esim.
henkilöstöyhdisty
ksen tapahtumat
Käyttäjäfoorumi
vihjeille,
toivomuksille,ja
virheilmoituksille
- kirjoita ruutuun
Tulevat koulutukset
- otsikko johtaa
kalenteriin
- lue lisää
aiheesta
klikkaamalla
linkkiä
Kuukauden valokuva
- Valokuvakerho
Malm julkaisee
kuvan kerran
kuukaudessa
Alatunniste
- yhteystiedot
linkit kaupungin
sivulle, soteportaaliin sekä
naapurikuntien
sivuille
erilaiset linkit
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Startsida fi.docx
Linkit
Linkit avautuvat eri tavoin
Linkki on avautunut
samalla välilehdellä kuin
Intra = Intra löytyy linkin
takaa
Peruuta käyttämällä
murupolkua
Linkki on avautunut
uudelle välilehdelle =
Intra yhdellä ja linkki
toisella välilehdellä
Sulje linkki klikkaamalla
välilehden ristiä
Avaa linkki uudessa
ikkunassa:
- klikkaa linkkiä
hiiren oikealla
- valitse Open in
new window
Linkki avautuu uudessa
ikkunassa Intran päälle
Sulje linkki klikkaamalla
ikkunan ristiä
Avaa Aineistopankin
asiakirja uudessa
ikkunassa:
- klikkaa asiakirjan
päältä hiiren
oikealla
- valitse Open in
new window
26.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Länkar fi.docx
Tiedotteet
Henkilöstöhallinnon ja
Konsernihallinnon
tiedotteet löytyvät Intran
etusivulta.
Muiden alueiden
tiedotteet julkaistaan ko.
alueen etusivulla kun ne
avataan
Kaikki tiedotteet löytyvät
alueittain Tiedotteetotsikon alta.
Valitse Aikajärjestyksessä
jos haluat listata kaikki
tiedotteet
aikajärjestyksessä
Jos valitse Tiedotteet, niin
alueemme listautuvat
linkkeinä tiedotteisiin
Voit myös täällä valita
tiedotteet aikajärjestyksessä
Aikajärjestys listaa
kaikki tiedotteet
kaikilta alueilta
aikajärjestyksessä
Alueemme
linkkeinä
vasemmassa
reunassa
Lue lisää aiheesta
klikkaamalla
linkkiä
Voit halutessasi
tykätä
Voit kommentoida
jos avaat tiedotteen
otsikon kautta
Tiedote joka
avutunut otsikon
kautta
Jos teksti on
kirjoitettu erilliseen
asiakirjaan löytyy
linkki jota voit
klikata – ruotsiksi
ruotsinkieliselle
asiakirjalle ja
suomeksi
suomenkieliselle
asiakirjalle
Alimpana on ruutu
kommentteja
varten. Kirjoita
ruutuun jos haluat
kommentoida
Voit halutessasi
tykätä
Avatut tiedotteet
alueittain
Lajittelu otsikoiden
kautta
Avaa klikkaamalla
linkkiä
Voit halutessasi
tykätä
Tiedote pitää avata
voidaksesi
kommentoida
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Cirkulär fi.docx
Aineistopankki
Mene Aineistopankkiin
Viimeisimmät sekä sinun
muokkaamasi dokumentit
listataan
Otsikot ja kansiot
vasemmassa reunassa
Avausvaiheessa
julkaistaan
henkilöstöhallinnon
asiakirjat. Myöhemmin
julkaistaan muut alueet ja
silloin listataan myös
näiden otsikot ja kansiot
vasemmassa reunassa
Jos klikkaat otsikkoa
Henkilöstöhallinto
vasemmassa reunassa,
niin alla olevat kansiot
listautuvat vasempaan
reunaan sekä itse sivulle.
Jos avaat kansion
Henkilöstöhallinto
vasemmasta
reunasta, niin
kansiot avautuvat
vain reunasta
Otsikot kertovat
missä olet ja
toimivat linkkeinä
taaksepäin
Voit myös mennä
taaksepäin
käyttämällä
murupolkua
Ruotsinkieliset ja
suomenkieliset
asiakirjat ovat
samassa kansiossa.
Ne ovat
aakkosjärjestyksessä
ensimmäisessä
sarakkeessa
Toisessa sarakkeessa on kirjain asiakirjan edessä. Ruotsinkielisten edessä
yksi kirjain ja vastaavan suomenkielisen asiakirjan edessä kaksi samaa
kirjainta. Tästä syystä saat ruotsinkielisen ja vastaavan suomenkielisen
asiakirjan peräkkäin kun lajittelet sarakkeen.
Toisessa
sarakkeessa
dokumentit
nimetään sekä
suomeksi että
ruotsiksi
Tämä haun
helpottamiseksi.
Löydät molemmat
asiakirjat huolimatta
siitä millä kielellä
haet
Kolmannessa
sarakkeessa näet
onko asiakirja
ruotsin- tai
suomenkielinen tai
kaksikielinen
Lajittele
klikkaamalla
otsikoita Nimi,
Otsikko tai Kieli
Lajittele Nimen kautta jos haluat asiakirjat aakkosjärjestyksessä
Lajittele Otsikon kautta jos haluat ruotsinkieliset ja vastaavat suomenkieliset
asiakirjat peräkkäin
Lajittele Kielen kautta jos haluat kaikki suomenkieliset tai kaikki
ruotsinkieliset peräkkäin
Listataksesi vain
suomenkieliset tai
ruotsinkieliset
asiakirjat voit
välilehdeltä Kirjasto
valita näkymän
Oletuksena
näytetään kaikki
asiakirjat
Valitse Suomeksi
listataksesi
suomenkieliset tai
På svenska listataksesi ruotsinkieliset asiakirjat
Onko mielestäsi
vaikea löytää
haluamasi asiakirja
Aineistopankista?
Valitse
Aineistopankki ko.
sivulta, niin tulet
suoraan oikeaan
kansioon
Tai valitse suoraan
alasvetovalikosta
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Materialbank.docx
Word, Excel ja Powerpoint nettiversioina
Intraan sisältyy Word, Excel ja Powerpoint nettiversioina. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjat näissä
muodoissa avautuvat niiden kautta.
Koska ohjelmat ovat nettiversioita, niin tämä tarkoittaa myös sitä, että voit käyttää niitä vaikkei
sinulla ole ohjelmia paikallisesti asennettuina tietokoneellasi.
Nettiversiot ovat yksinkertaisempia versioita kuin vastaavat paikallisesti asennetut ohjelmat. Jos
sinulla jo on ohjelmat tietokoneellasi voit jatkaa niiden käyttöä. Jos yleensä käytät OpenOfficea voit
halutessasi siirtyä käyttämään nettiversioita.
Aineistopankissa on myös asiakirjapohjia
- Word meidän logolla, ylätunnisteella ja alatunnisteella
- Excel tyhjänä taulukkona
- Powerpoint meidän logolla ja Powerpoint-pohjalla
- Voit tallentaa suoraan Intraan käyttämällä näitä pohjia
Mikäli sinulla on jo Word paikallisesti asennettuna versiolla 2010 tai 2013, niin on myös mahdollista
tallentaa asiakirjoja suoraan Intraan.
Mene Aineistopankkiin ->
välilehti Tiedostot -> avaa
alasvetovalikosta Uusi
tiedosto
Valitse Dokumentti
Wordia varten
Laskentaulukko Exceliä
varten
Esitys Powerpointia
varten
Jos sinulla ei ole ohjelmia
paikallisesti asennettuina,
niin nettiversiot avautuvat
automaattisesti
tietokoneellasi
++
Onko sinulla
ohjelmat paikallisesti
asennettuina
tietokoneellasi?
Kun avaat nettiversiot
voit joutua
klikkaamaan
muutaman
ylimääräisen kerran
Klikkaa ok jos
varoitusteksti ilmestyy
Kirjaudu sisään Intratunnuksilla jos
sisäänkirjautumisruut
u ilmestyy. Eri
selaimilla voi olla
erilaiset
kirjautumisruudut.
Google chromissa
riittää klikkaus
kohdassa Käynnistä
sovellus.
Vältät
sisäänkirjautumiset
laittamalla rastin
Haluan pysyä
kirjautuneena Intran
sisäänkirjautumisruudussa
Wordmallin
ylätunnisteessa on
meidän logomme,
mutta ilman yksikköä
sopiakseen kaikille
Jos haluat voit vaihtaa logon yksikön logoksi. Merkitse logo klikkaamalla
kirjainta J sanassa Jakobstad -> Poista -> Lisää yksikön logo.
Kaksoisklikkaa
ylätunnistetta jotta
pääset kirjoittamaan
yksikön nimen logon
viereen. Muuta teksti
siniseksi
Wordmallin
alatunnisteessa on
meidän alatunniste,
mutta ilman yksikköä
sopiakseen kaikille
Kaksoisklikkaa
alatunnistetta -> kirjoita
yksikön nimi
Pietarsaaren kaupungin/
ja .PL:n väliin sekä
Staden Jakobstad/ ja
.PB:n väliin
Tarvittaessa
muutetaan/lisätään myös
muita tietoja
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Word Excel Powerpoint som webbversioner fi.docx
Dokumenttien hallinta
Useimmat asiakirjat, jotka on ladattu Aineistopankkiin on nyt pdf-muodossa.
Intra mahdollistaa kuitenkin kehittyneemmän asiakirjakäsittelyn. Voimme ladata asiakirjoja siinä
muodossa missä olemme ne luoneet ja sen jälkeen käsitellä niitä alkuperäisinä Intrassa. Kun
asiakirjaan tulee korjauksia, niin asiakirjan voi kuitata ulos, tehdä korjaukset ja kuitata sisään
uudestaan. Mikäli sinulla on Word-ohjelma paikallisesti asennettuna koneellasi versiolla 2010 tai
2013 on myös mahdollista tallentaa suoraan Intraan ilman erillistä lataamista.
Päivityksissä muodostuu eri versioita ja voit tarvittaessa palata vanhaan versioon.
Jos haluat ilmoituksen päivitetystä asiakirjasta, niin voit asentaa ilmoituspyynnön.
Voit myös esim. jakaa asiakirjan toisten kanssa, seurata asiakirjaa ja ladata asiakirjan omalle
koneellesi.
Aineistopankki sisältää myös nettiversiot ohjelmista Word, Exel ja Powerpoint. Käyttämällä niitä voit
tarvittaessa tallentaa suoraan Intraan. Katso ohjeet Word, Excel ja Powerpoint.
Asiakirjan
uloskuittaaminen
Mene välilehdelle
Tiedostot
Merkitse asiakirja rastilla
Valitse Kuittaa ulos
Asiakirja merkitään
vihreällä ruudulla jossa
nuoli uloskuittaamisen
merkkinä
Vie kursori vihreän
ruudun yli -> näkyy
inforuutu kuka on
kuitannut ulos asiakirjan
Asiakirjan sisään
kuittaaminen
Muistathan kuitata sisään
asiakirjan!
Merkitse asiakirja rastilla
Valitse Kuittaa sisään
Klikkaa täppä
Pääversioon
Ok
Odota -> ei vihreää
uloskuittaamismerkintää
Ilmoitus korjatuista
asiakirjoista
Välilehti Tiedostot
Merkitse asiakirja
laittamalla ristin
Haluan ilmoituksen ->
Määritä tätä tiedostoa
koskeva ilmoitus
Täytä seuraava ikkuna ja
klikkaa ok
Lataa kopio
Asiakirjan tunniste
Versiohistoria
Jako
28.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Dokumenthantering fi.docx
Projektit ja Työryhmät
Voidaan tarvittaessa luoda sivuja projekti- ja työryhmille. Ota yhteyttä It-osastoon tai Atk-toimistoon
jos tarvitset sivun. Projekti on tilapäisempi kuin työryhmä. Sivut voidaan luoda käyttäjäoikeuksin,
niin että vain ryhmän jäsenillä on oikeus sivuihin.
Molemmille sivuille
voidaan ladata kaikki
asiakirjat (= ne ovat vain
yhdessä paikassa), luoda
muistilistoja, luoda
projektikalentereita,
listata ryhmien jäsenet,
kirjata uutuudet, luoda
tärkeät linkit, jakaa
työtehtävät, luoda
keskustelufoorumeja
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Projekt och Arbetsgrupper fi.docx
Sivujen ylläpitäjät ja päivityspäivämäärä
Alimpana sivuilla ja
sivuistoilla on linkki
sivun ylläpitäjille sekä
päivityspäivämäärä
Linkistä avautuu luettelo
sivun ylläpitäjistä ja
yhteyshenkilöistä
Ota ensisijaisesti yhteyttä
näihin päivittäjiin kun
sivuun tulee korjauksia
27.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Sidansvariga fi.docx
Hakutoiminto
Kaikilla sivuilla on
hakuruutu oikeassa
reunassa
Hakuruutu löytyy myös
Aineistopankin kaikista
kansioista




Hae Intran etusivulta, jos haluat hakea koko Intrasta
Hae Aineistopankin etusivulta jos haluat hakea koko pankista
Jos haluat hakea vain yhdeltä sivulta – hae ko sivulta
Jos haluat hakea vain yhdestä kansiosta – hae ko kansiosta
Hakutulokset
Lista hakutuloksista
Tulostyyppi, tekijä ja
muokkauspäivämäärä
vasemmassa reunassa
Tulostyypin alla voit
erotella ja näyttää esim.
vain word-asiakirjat
klikkaamalla Word-sanaa
Tekijän alla voit klikata
nimeä nähdäksesi vain
yhden henkilön asiakirjat
Tekijä tarkoittaa
asiakirjan lataajaa tai
luojaa
Muokkauspäivän alla voit
muuttaa aikaväliä
palikkaa vetämällä
Hakutuloslistasta saat
lisätietoa asiakirjasta
viemällä kursorin
otsikon yli
Jos asiakirja on word,
exel tai powerpointmuodoissa avautuu
ruutu mistä voit
tarkistaa asiakirjaa



Klikkaa otsikkoa asiakirjan avaamiseksi
Otsikon alla olevassa tekstissä näkyy vähän tekstiä asiakirjasta
sekä arkistointipaikka
Oletko enemmän kiinnostunut arkistointipaikasta, niin tarkistat
sen tekstistä ja siirryt sitten oikeaan paikkaan
Pdf-asiakirjoista
näytetään vain vähän
lisätietoa
Nettisivujen pikahaku
Paina ctrl F =
hakuruutu avautuu
Kirjoita sana
hakuruutuun = vastaava
sana merkitään sivulla
28.8.2014 H:\Intra\Manual\Manualen\Sökfunktion fi.docx