Sähköinen asianhallinta – tehoa ja säästöä

Sähköinen asianhallinta – tehoa ja säästöä
Mirja Loponen / Informaatio- ja mediatekniikan laitos
Esittely
Mirja Loponen, tietokanta-asiantuntija
(puh 0153 556 826, 0405458410)
Työ:
ƒ MAMK 09-2004 alkaen –
ƒ Sähköisen säilyttämisen kehittäminen, ElkaD, Kunda, SARKK
ƒ Koulutuksen kehittäminen; Sähköinen asianhallinta ja arkistointi erikoistumisopinnot,
Sähköinen asiointi ja arkistointi YAMK
ƒ Osallistuminen erilaisiin kehittämisryhmiin; JHS, Moreq2, Sanastotyö
ƒ Honeywell Oy
ƒ Kansainväliset teollisuusautomaation suunnittelu- ja kehittämistehtävät, tuotekehitys ja koulutus
ƒ Tietotehdas Oy (nyk Tieto Finland)
ƒ rahoitus-toimialan suunnittelu- ja asiantuntijatehtävät
Muuta:
ƒ Kunnallisarkistoyhdistys ry, puheenjohtaja
ƒ Kunnallispolitiikka ja luottamustoimet Pieksämäen kaupunki
ƒ Mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito…..
Sähköinen asianhallinta – tehoa ja säästöä
Sisältö
ƒ Terminologiaa - mitä asianhallinta on ?
ƒ Käytännön lukuja manuaalinen / sähköinen toimintaan
ƒ Mitä ja miten pitäisi tehdä?
ƒ Koulutusta
Terminologiaa - mitä asianhallinta on ?
ASIA
ƒ
Organisaatiolle säädettyjen ja määriteltyjen tehtävien mukainen yksi toimenpide/käsittelykokonaisuus. Asialla on elinkaari. (VALDA 2006)
ƒ
Käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä, jossa tulee saada aikaan ratkaisu (päätös).
Asia voi syntyä ilman, että siihen aluksi liittyy asiakirjoja joko suullisen
toimeksiannon tai oma-aloitteisen harkinnan perusteella. (SÄHKE-hanke 2005.)
ƒ
Asia on viranomaisen käsiteltäväkseen saama tai ottama kokonaisuus. Käsittelyn
lopputuloksena syntyy asiaan liittyvä ratkaisu tai muu lopputulos. Asiaan liittyvä
käsittely voi muodostua yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Kuhunkin
toimenpiteeseen voi liittyä asiakirjoja. (JHS176)
Terminologiaa - mitä asianhallinta on ?
ASIANHALLINTA
ƒ
Asianhallinnalla tarkoitetaan organisaation käsittelemien ja sen toimintaan
kuuluvien asioiden sekä niihin liittyvien asiakirjojen hallintaa.
ƒ
Asian käsittely / asiankäsittely
on joukko toimenpide-/käsittelyvaihekokonaisuuksia, joiden muodostama
kokonaisuus hoitaa säädetyn ja määritellyn tehtävän lopputulokseen (VALDA 2006)
ƒ
Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja
asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii
tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja
arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa (VAHTI 5/2006). (JHS176)
Hallitsetko asioita vai hallitsevatko asiat
sinua?
Asianhallintaa ?
Sähköinen asianhallinta
Sähköinen asianhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että kehitetään
järjestelmiä, joiden avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan
hallita sähköisessä toimintaympäristössä ennalta määriteltyjen
käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä sisältää tai siihen
integroidaan erilaisia tietovarantoja, palveluita ja toimistotyökaluja,
joista tärkeimpiä ovat diaari, asiakirjojen hallinta sekä tekstinkäsittely.
(JHS 156, ’Hyvä sähköinen hallinto’, Voutilainen)
Sähköistä asianhallintaa ?
Mitä pitäisi tehdä?
ROHKEASTI TUTKIMAAN OMIA TOIMINTOJA JA TEHTÄVIÄ!
AVOIMIN MIELIN JA KEHITTÄVIN AJATUKSIN PROSESSIEN LÄPIKÄYNTI!
UNOHDA VANHAT LUUTUNEET RUTIINIT!
ÎTOS = tiedonohjaussuunnitelma (eAMS)
ÎMahdollistaa tehokkaan siirtymisen sähköiseen työtapaan, siirtymä voidaan
tehdä paloitellen
Miksi pitäisi tehdä jotain?
Tietojen hallinnassa on kysymys lainsäädännössä asetettujen
toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation
toiminnassa. Toteuttamisessa on käytännön haasteena tietojen
käsittelyn jakautuminen erilaisiin järjestelmiin ja asiointikanaviin.
Mitä etuja tästä on organisaatiolle:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Tietojen käsittelyn tehostaminen
Henkilötyön säästäminen
Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen
Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen
Tiedon löydettävyyden parantaminen
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden
parantaminen.
(JHS 176)
Hallinnassa?
Mikä meitä ohjaa?
ƒ Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan
julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999)
, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
(13/2003), Henkilötietolaissa (523/1999) …..
ƒ JHS-suositukset mm 143, 152, 156, 176 …..
ƒ Sähke 1 ja joulukuusta 2008 alkaen SÄHKE2 määräykseen
(Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja
säilyttäminen, Arkistolaitos AL 9815/07.01.01.00/2008,
19.12.2008).
ƒ Arkistolaitoksen ohjeistus tietojen hävittämisestä, tietojen
siirtämisestä pysyväissäilytykseen
ƒ Toimialakohtainen erityislainsäädäntö
ƒ Organisaation omat hallintosäännöt ja ohjeet
Mitä se on?
Viranomaisella tulee olla sellaiset tiedon hallinnan välineet,
jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta
ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista.
Viranomaisella täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien
hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät
organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja
hävitetään.
(Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä
asetus (1030/1999) )
Miten siirrymme tehokkaaseen
tiedonohjaukseen
Sitoutuminen kehittämiseen
ƒ Johto mukaan heti alusta alkaen
ƒ Asiantuntemus esille prosesseja tekeviltä henkilöiltä
ƒ Asiantuntijoilta (ks edell) myös kehittämisehdotukset talteen ja
käytäntöön.
Tiedottaminen
ƒ Avointa tekemistä, yhdessä tekemistä, ei salatiedettä.
ƒ Pidä asia näkyvillä koko ajan, ei vain aloituksen aikana
ƒ Puhu ja kuuntele
Koulutusta
Koulutammeko oikeita asioita?
Arkistolaitoksen näkökulma,
ylitarkastaja Armi Helenius, Kansallisarkisto 19.5.2010
Koulutusta
ƒ
Sähköinen asiointi ja arkistointi , 30 op erikoistumisopinnot
ƒ Arkistovastaavat julkisella sektorilla ja yrityksissä. Sähköisen
aineistonhallinnan tietojen ja taitojen tarvitsija sekä jatko-opiskelijat.
ƒ 5. kurssi alkaa tammikuu 2011, haku syksyllä 2010
ƒ
Sähköinen asiointi ja arkistointi , 90 op ylempiAMK
ƒ Koulutusohjelman tavoitteena on, että opiskelijat osaavat kehittää sähköiseen
arkistointiympäristöön, aineiston hallintaan sekä arkistointiin liittyviä
keskeisiä prosesseja ja niihin liittyviä tietojärjestelmiä. Tavoitteena on myös,
että opiskelijat ymmärtävät, miten sähköisiä palveluja tuotetaan ja oppivat
palvelujen tuottamiseen liittyviä tekniikoita ja menetelmiä.
ƒ 01-2008, 01-2010, seuraava 01-2012?
Kannattaa lukea
ƒ
ƒ
ƒ
Voutilainen 2007 Tomi Voutilainen: Hyvä sähköinen hallinto. Edita 2007
Kaario-Peltola 2008 Kimmo Kaario ja Tuomo Peltola: Tiedonhallinta; Avain
tietotyön tuottavuuteen. WSOY/Docendo 2008.
Vuodesta sataan 2009 Liikearkistoyhdistys ry:n julkaisuja 18, Vuodesta
sataan – sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen. Liikearkistoyhdistys
ry, Helsinki 2009.
Kiitos!