UUsia työkalUja SISÄISEEN VIESTINTÄÄN

[Teema: Sisäisen viestinnän sähköiset mahdollisuudet]
Uusia työkaluja
sisäiseen viestintään
Hyvin toteutettu sisäinen viestintä tehostaa
koko yrityksen toimintaa ja vähentää
tarpeettomien viestien kuormitusta.
Teksti Tiina Åhlgren | Kuva Futureimagebank
T
eknologia on osa arkeamme
niin vapaa-ajalla kuin työelämässäkin. Lähtökohtana on,
että se helpottaa arkielämää ja
kanssakäymistä.
– Kun ihmiset käyttävät vapaa-ajalla paljon
viestintäteknologiaa ja erilaisia sovelluksia,
sitä kautta tulee painetta myös yritysviestintään. Siksi uusien viestintäkanavien ja teknologioiden tuominen työelämään on luontevaa. Pitää lähteä liikkeelle sekä työelämän että
ihmisten vaatimuksista, toimitusjohtaja Pia
Jännes Viestintätoimisto Akvamariini Porter
Novellista sanoo.
Myös työn tekemisen tavat ovat muuttuneet hurjasti viime vuosina: ajankäyttö on
pirstaloitunut, käsitys työajasta ja ‑paikasta
on murroksessa. Kaikki tämä aiheuttaa omat
vaatimuksensa myös yritysviestinnälle.
Perinteiset kanavat ensin kuntoon
Perinteisesti sisäisen viestinnän sähköiset välineet ovat olleet sähköposti ja intranet. Uusia
välineitä tulee markkinoille jatkuvana virtana.
28 S&A Helmikuu | 2013
Miten kaiken tarjonnan ristitulessa osaa valita
oikeat välineet?
– Uusia sisäisen viestinnän kanavia mietittäessä pitäisi huomioida se, mitä halutaan
viestiä ja kenelle, ja sen mukaan valita tarkoituksenmukaiset kanavat ja sovellukset. Kaikkea teknologiaa ei kannata ottaa käyttöön,
mutta toisaalta, jos käyttää liian harvoja kanavia, sekin voi estää tiedonkulkua. Ydinasia on
tarkoituksenmukaisuus, Pia Jännes neuvoo.
Pelisäännöt ovat myös tärkeitä. Usein intranetin suuri ongelma on se, että siitä tulee
epämääräinen suo, jossa on valtavasti koordinoimatonta tietoa.
– Intran sisältö pitäisi käydä läpi, jäsennellä ja selkeyttää kunnolla, ennen kuin suuntaa uusiin kanaviin. Intranetin tarkoitus on
täydentää sitä tietoa, mitä yrityksen julkisilla
nettisivuilla on esillä, Jännes toteaa.
Intraan voi luoda muuttuvaa ja ajankohtaista tietoa, esimerkiksi luoda blogeja ja
verkkolehtitoimintoja. Se voi toimia myös
kommunikointikanavana ja keskusteluareenana, jolloin sen arvo esimerkiksi ideoinnissa
ja innovoinnissa on merkittävä.
– Vaatii työtä, että saadaan työkaluille sellainen kulttuuri, jossa ihmiset osaavat käyttää niitä oikein. Kannattaa esimerkiksi miettiä,
miten vuorovaikutteisuutta voidaan lisätä,
saadaan aidot mielipiteet kuuluviin ja viestitys on avointa ja asiallista. Nämä ovat hyvin
yrityskohtaisesti räätälöitäviä ratkaisuja.
Uudet sähköiset viestintäkanavat
Uutena toimistoihin ovat tulleet viime vuosina Sharepoint-työkalut. Ne ovat eräänlaisia
verkossa toimivia infotauluja, joihin pääsee
salasanojen kautta. Sharepointista löytyy
useita ominaisuuksia, joiden avulla voi rakentaa viestintäkanavan joko tietylle ryhmälle tai
koko organisaatiolle, esimerkiksi muistitaulu,
omat ryhmäsivustot ja keskustelupalsta.
Samalla idealla toimivat monet pilvipalvelut, kuten Applen mobiililaitteisiin kehitetty
iCloud, Windows live skydriver ja Dropbox,
joihin pääsee netin kautta kaikkialla, missä
on nettiyhteys.
– Pilvipalveluiden suosiota voivat rajoit-
Tarkoitushan on
teknologian avulla
yksinkertaistaa viestintää.’’
taa tietoturva-asiat, sillä kaikki yritykset eivät
halua jakaa tietojaan omien palomuuriensa
ulkopuolelle, Jännes muistuttaa.
Yammer on yritysten ja yhteisöjen sisäiseen viestintään ja vuorovaikutukseen tarkoitettu mikrobloggauspalvelu eli eräänlainen
yritysten sosiaalinen intranet. Organisaation
jäsenet voivat tehdä oman käyttäjäprofiilinsa
ja muun muassa keskustella keskenään, käydä
yksityiskeskusteluja, jakaa tiedostoja, linkkejä
ja kuvia sekä arkistoida kaikki dokumentit.
Uudet pikaviestintäpalvelut, kuten Microsoftin Lync, mahdollistavat kahdenkeskisen
keskustelun, keskusteluryhmät, näköyhteyden, oman näytön jakamisen ja työskentelyn yhteisessä työtilassa muiden henkilöiden
kanssa.
Lisäksi on Skype ja Free conference ‑palvelut ja erityisesti sosiaalisessa mediassa suositut Pinterest- ja Instagram-kuvapalvelut, joissa voi jakaa netistä poimittuja kuvia.
– Tällaiset lyhyet tekstillä täydennetyt
syötteet kuvan kanssa voisivat olla yksi uusi
kanava myös sisäisessä viestinnässä, Jännes
arvioi.
Hänen mukaansa tiedon visualisointi
on mielenkiintoinen asia, jota kannattaa
hyödyntää. Yksi kuvahan kertoo tunnetusti
enemmän kuin tuhat sanaa. Nykytekniikkakin mahdollistaa sen aika helposti.
– On kuitenkin oma työnsä saada hyviä oivalluksia, mutta jos siinä onnistuu, vastaanottaja pystyy paljon nopeammin ja havainnollisemmin omaksumaan viestin. Sitä kannattaa
miettiä myös sisäisessä viestinnässä.
tehokkaimmat kanavat. Tarkoitushan on
teknologian avulla yksinkertaistaa viestintää,
rakentaa yrityskulttuuria ja tehostaa yrityksen
toimintaa. Se mikä on järkevää ja tarkoituksenmukaista liittyy esimerkiksi yrityksen kokoon, toimialaan ja siihen, miten hajallaan
työntekijät ovat.
– Ei ole järkevää lähteä mihin tahansa mukaan. Mutta kun on tehnyt taustatyön kunnolla, kannattaa lähteä mukaan kokeilemaan
ja muuttaa kurssia sen mukaan, mitä käytäntö
tuo tullessaan.
Olennaista on muistaa se, että ihmiset
yleensä haluavat informaatiota.
– Pitää rakentaa eri foorumeita eri tilanteisiin ja pohtia tapauskohtaisesti esimerkiksi,
milloin on syytä pitää palaveri, milloin chatataan, milloin käydään ryhmäkeskustelua,
löytyvätkö pöytäkirjat Sharepointista ja niin
edelleen.
Jännes muistuttaa tietyistä sisäisen viestinnän perussäännöistä, jotka on hyvä pitää
mielessä: Pitää tehdä töitä, että ihmiset sitoutuvat sovittuun systeemiin, ja yrityskulttuuri
vaikuttaa siihen, miten vastuullisesti ihmiset
osallistuvat. Koko yrityskulttuuri ja esimiesalaissuhteet ovat avainasemassa.
– Suhteiden täytyy toimia myös kasvokkain, jotta ne voisivat linjoillakin toimia.
Teknologia on vain yksi työväline. Sisäisessä
viestinnän hallitsemisessa ratkaisevaa on yrityskulttuuri, arvot ja ihmisten arvostaminen
sinänsä. Arvojen pitäisi tulla esiin kaikessa
viestinnässä, sisäisessä ja ulkoisessa, Jännes
korostaa. 
Sisäisen viestinnän
uusia työkaluja:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sharepoint-ohjelmat
Microsoft Lync
Yritysten omat somesivustot, kuten Yammer ja
Chatter
iCloud
Windows live skydriver
Dropbox
Skype
Free conference
Pinterest- ja Instagram
-kuvapalvelut
Eri foorumeita eri tilanteisiin
Hyvin halittu sisäisen viestinnän suunnittelu lähtee yrityksen tarpeista ja etsii siihen
S&A Helmikuu | 2013
29