Verkkolaskutuspalvelun eli toimittajaportaalin käyttöohje

26.8.2013
Basware Supplier Portal (Toimittajaportaali)
Baswaren toimittajaportaalin avulla toimittajat voivat lähettää laskuja sähköisessä muodossa.
Laskun lähettäjän tulee rekisteröityä Baswaren toimittajaportaalipalveluun ja saada lupa
vastaanottajalta, jotta laskujen lähetys toimittajaportaalin kautta tulee mahdolliseksi. Palvelu
on laskuttajalle maksuton.
Baswaren suosittelemat selaimet: Mozilla Firefox ja Internet Explorer.
Laskut säilyvät toimittajaportaalissa 3 kuukautta lähetyspäivän jälkeen. Jos haluat, voit
arkistoida ne itsellesi (ohje kohdassa 4).
Sisältö
1 Toimittajaportaaliin rekisteröityminen.......................................................................... 1
1.1 Toimittajan tiedot .................................................................................................. 1
1.2 Käyttäjän tiedot .................................................................................................... 2
1.3. Sisäänkirjautumistiedot ......................................................................................... 2
1.4 Asiakkaiden valinta ................................................................................................ 2
1.5 Rekisteröintitietojen lähettäminen ............................................................................ 3
2 Laskun luominen ...................................................................................................... 4
2.1 Laskun tiedot......................................................................................................... 4
2.2 Laskun perustiedot ................................................................................................. 4
2.3 Laskurivit .............................................................................................................. 4
2.4 Liitteen liittäminen ................................................................................................. 5
3 Laskujen haku .......................................................................................................... 5
4 Laskujen arkistointi ................................................................................................... 5
5 Uuden asiakkaan lisäys.............................................................................................. 6
6 Uuden käyttäjän lisäys .............................................................................................. 6
7 Yhteystiedot ............................................................................................................. 6
1 Toimittajaportaaliin rekisteröityminen
Vaihda kieleksi Finnish, jos haluat ohjelman kentät suomeksi. Paina Rekisteröityminen-painiketta.
Jatkossa kieltä ei tarvitse valita.
1.1 Toimittajan tiedot
Ainakin seuraavat kentät on täytettävä:
Toimittajatiedot:
 Y-tunnus
 Toimittajan nimi (=Yrityksen virallinen nimi)
 Sähköposti
 Katuosoite
 Kaupunki
 Postinumero
 Maa
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi
26.8.2013





Pankin nimi
Pankkitili ”perinteisessä” muodossa (viivan kanssa)
SWIFT (=BIC) koodi
IBAN-koodi
-> Tallenna pankkitilitiedot pankin nimen yläpuolella olevasta Tallenna-painikkeesta
Valitse kieli
Verkkolaskuosoitteen ohjelma muodostaa automaattisesti y-tunnuksen perusteella.
Verkkolaskuosoite (0037+yrityksen y-tunnus, esim. 003712345678) on meille tärkeä tieto, jotta
laskulle tulee automaattisesti oikea toimittajatieto.
Yrityksen sähköpostiosoitteeseen tulee automaattinen sähköpostiviesti rekisteröinnin
aktivoinnista. Jos yrityksen sähköpostiosoitetta ei ole erikseen, voi laittaa saman
sähköpostiosoitteen kuin käyttäjän sähköpostiosoitteeksi.
1.2 Käyttäjän tiedot




Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Valitse kieli
Käyttäjän sähköpostiosoitteeseen tulee automaattinen sähköpostiviesti, jossa vahvistetaan
käyttäjätunnus ja salasana.
1.3. Sisäänkirjautumistiedot




Käyttäjänimi
Salasana
Vahvista salasana
Syötä kuvan teksti
Ohjelma ehdottaa käyttäjänimeksi sähköpostiosoitetta. Tämä kannattaa kuitenkin vaihtaa
helpommaksi, koska käyttäjänimellä kirjaudutaan jatkossa toimittajaportaaliin. Jos ohjelma
ilmoittaa, että käyttäjätunnus on jo olemassa, muuta käyttäjänimeä.
Salasanan saa keksiä itse. Salasanassa täytyy olla vähintään 8 merkkiä ja sen tulee sisältää
vähintään yksi merkki, joka ei ole numero eikä kirjain (esim. !”%?).
Vahvista salasana –kenttään kirjoitetaan sama teksti kuin Salasana-kenttään.
Syötä kuvan teksti –kenttään syötetään sen alapuolella harmaalla pohjalla oleva koodi täysin
samanlaisena.
1.4 Asiakkaiden valinta
Paina keltaista tähteä, jolloin avautuu valintalista. -> Etsi Oulun kaupunki ja paina pluspainikkeesta. Valitse hiirtä klikkaamalla tyhjän ruudun päällä ne virastot, joille oletat lähettäväsi
laskuja (asiakkaita voi lisätä tarvittaessa myöhemmin). Voit toki valita kaikki virastot kerralla. ->
Paina OK-painiketta ja odota, että valintalaatikko häipyy itsekseen. -> Valitut asiakkaat näkyvät
Asiakas-kohdan alapuolella.
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi
26.8.2013
1.5 Rekisteröintitietojen lähettäminen
Kun kaikki tiedot on syötetty, painetaan Lähetä-painiketta. Ohjelma varmistaa, onko toimittajan
verkkolaskuosoite oikein (0037+firman y-tunnus ilman viivaa). Tähän vastataan OK. Sen jälkeen
ohjelma antaa vielä sopimusehdot, jotka pitää hyväksyä. -> Lähetä
Lähettämisen jälkeen käyttäjän sähköpostiin tulee automaattinen sähköpostiviesti, jossa on
vahvistettu käyttäjätunnus ja salasana. Toimittajan pitää kuitenkin odotella rekisteröinnin
hyväksymistä/aktivoimista ennen kuin voi kirjautua toimittajaportaaliin (malli alla).
Rekisteröinnin hyväksymisen/aktivoinnin jälkeen toimittajan ja käyttäjän tietoja voi muuttaa
toimittajaportaalissa kohdassa Hallinta.
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi
26.8.2013
2 Laskun luominen
Kun kirjautuu toimittajaportaaliin, avautuu ensimmäiseksi tervetuloa/uutisia-sivu. Baswaren
ilmoituksen mukaan teksti on englanninkielinen ohjelman maailmanlaajuuden vuoksi.
Ohje laskun tekemisestä löytyy toimittajaportaalista kohdasta Lataukset -> Käyttöohje ->
Käytönaikainen ohje toimittajille - Laskutus
2.1 Laskun tiedot
Valitse asiakas ja laskutyyppi (lasku=veloituslasku)
-> Seuraava
2.2 Laskun perustiedot











Laskun päiväys tulee automaattisesti. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.
Ohjelma laskee oletuseräpäiväksi 14 päivää. Oulun kaupungilla on kuitenkin yleinen
maksuehto 21 päivää netto, joten muuta eräpäivä tilaajan kanssa sovitun mukaiseksi.
Maksuehto-kenttään voi kirjoittaa maksuehdon. Ohjelmassa ei valitettavasti ole kuitenkaan
vielä kassaeräpäivä- eikä kassa-alennuksen määrä –kenttiä.
Bruttosumma, nettosumma ja alv-kenttä täydentyvät automaattisesti sen jälkeen, kun
Laskuriville (näytön alaosassa) on syötetty laskutettavan tavaran/palvelun tiedot.
Maksuviitenumero tarkoittaa viitenumeroa, jolla lasku maksetaan. Se ei ole pakollinen.
Valuutta kirjoitetaan isoilla kirjaimilla: EUR
Toimittajan laskuviite –kenttään korkeintaan 20 merkkiä
- Jos laskutat Sosiaali- ja terveystoimea, kirjoita tähän tarkempi yksikkö esim. päiväkodin
nimi tai jos laskutat Opetustoimea, kirjoita tähän esim. koulun nimi.
Ostajan viite –kenttään korkeintaan 20 merkkiä
Ostajan yhteyshenkilö –kenttään korkeintaan 50 merkkiä
- Jos tilaaja on antanut jonkin henkilön nimen (esim. laskun tarkastaja), kirjoita se tähän
kenttään. Henkilön nimi auttaa meitä laskun lähettämisessä eteenpäin käsiteltäväksi.
Tilausnumero- ja sopimusnumerokenttä täytetään tarvittaessa (korkeintaan 50 merkkiä).
Selite-kentässä ei rajoitusta merkkien määrässä
2.3 Laskurivit
Paina Laskurivit-kohdassa keltaista tähteä ja lisää laskutettavan palvelun/tavaran tiedot (kuvaus,
määrä, nettosumma ja mahdollinen alv-%). Jos laskuttajalla kenttien nimet ovat
englanninkieliset, pilkun sijasta pitää käyttää pistettä. Lisää tarvittaessa uusia laskurivejä
keltaisesta tähdestä.
Kuvaus-kenttään (mitä laskutetaan) saa syöttää korkeintaan 50 merkkiä. Syötä Määrä-kenttään
esim. tunti-/kappalemäärä (pelkästään numero). Määräyksikkö-kenttään laita esim. kpl, tuntia tai
vrk. Laita lisäksi nimikkeen nettohinta (veroton yksikköhinta) ja arvonlisäveroprosentti.
Tarvittaessa laita alennusprosentti ja selite.
Tallenna ylhäältä Tallenna-painikkeesta. Jos jokin kenttä sisältää virheellisiä tietoja, ohjelma
antaa kentän viereen punaisen symbolin. Kun osoitat hiirellä kyseistä symbolia, ohjelma ilmoittaa
virheen syyn. Korjaa tieto ja tallenna uudelleen.
Laskua voi muokata tarvittaessa ennen laskun lähettämistä. Tallenna muutokset.
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi
26.8.2013
Tarkista, onko laskun kuva oikean näköinen Laskun kuvat –välilehdellä. Kuva aukeaa kuvan
nimen kohdalta (InvoiceImage.htm)
Voit halutessasi liittää laskulle liitteitä. Siitä ohje alempana.
Kun lasku on valmis, paina Lähetä-painiketta. Varmista Historia-välilehdeltä, että lasku on
lähetetty asiakkaalle.
2.4 Liitteen liittäminen
Laskulle voi lisätä liitteitä Liitteet-välilehdellä. Tallenna lasku ennen liitteen lisäämistä, muuten
liite ei aukea. Liitteen nimi voi sisältää isoja ja pieniä kirjaimia välillä a-z ja numeroita.
Välilyöntejä ei saa olla. Nimi saa olla korkeintaan 25 merkkiä. Sallittuja tiedostomuotoja ovat pdf,
tif/tiff, jpg, htm/html, txt, xls/xlsx, doc/docx, ppt/pptx.
Mene Liitteet-välilehdelle. Paina lemmarin-näköistä painiketta
Paina Selaa-painiketta. Valitse liitettävä tiedosto hiiren kaksoisnaksautuksella.
Kuvaus-kenttään pitää laittaa lyhyesti mitä liite sisältää.
Paina OK-painiketta.
Liitteen nimi tulee näkyviin.
Saat liitteen näkyviin klikkaamalla liitteen nimeä.
3 Laskujen haku
Hae laskuja –välilehdellä voit etsiä tallennettuja/lähetettyjä laskuja.





Laita haluamasi hakuehdot.
Paina Etsi-painiketta
Tallennettuja laskuja voi muokata ennen lähettämistä. Tallenna muutokset.
Lähetettyjä laskuja voi vain katsella.
Saat laskun tiedot näkyviin valitsemalla haluamasi lasku ja painamalla
-painiketta.
4 Laskujen arkistointi
Laskut säilyvät toimittajaportaalissa 3 kuukautta lähetyspäivän jälkeen. Jos haluat, voit
arkistoida ne itsellesi.
Mene kohtaan Laskut -> Hae laskuja. Hae laskut valitsemillasi hakuehdoilla. Paina Vie arkistoon –
painiketta. Paina Tallenna-painiketta. Tallenna haluamaasi paikkaan.
Tallennettu arkisto sisältää eri kansioita/tasoja:
1. taso - Minkä vuoden laskuja kansio sisältää
2. taso - Minkä kuukauden laskuja kansio sisältää
3. taso - Minkä päivämäärän laskuja kansio sisältää
4. taso - Minkä asiakkaan laskuja kansio sisältää
5. taso - Laskun kuvat ja mahdolliset liitteet
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi
26.8.2013
5 Uuden asiakkaan lisäys
Kirjaudu toimittajaportaaliin
Mene kohtaan Hallinta -> Asiakkaat
Kirjoita Asiakkaan nimi –kenttään oulun kaupunki ja valitse Tila-kenttään Ei rekisteröity.
Paina suurennuslasi-painiketta, jolloin ohjelma hakee Oulun kaupungin hallintokunnat ja
liikelaitokset, joita toimittaja ei ole vielä rekisteröinyt asiakkaaksi.
Valitse se asiakas, jolle haluat lähettää laskuja.
Paina Rekisteröidy-painiketta.
Odota, että yrityksen sähköpostiin tulee automaattinen sähköpostiviesti rekisteröinnin
hyväksymisestä/aktivoinnista.
6 Uuden käyttäjän lisäys
Jos laskuttajia on useita, jokaiselle voi antaa oman käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Mene kohtaan Hallinta -> Käyttäjät.
Paina Lisää uusi –painiketta ja lisää käyttäjän tiedot. -> Tallenna
7 Yhteystiedot
Ongelmatilanteissa tai saadaksesi lisätietoja, ota yhteyttä Monetra Oy:n ostoreskontraan.
Ostoreskontran palvelunumero 044 703 0770, sähköposti [email protected]
Monetra Oy
Arkistokatu 4
90100 Oulu
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Y-tunnus: 2454638-2
www.monetra.fi