Tapahtumajärjestäjän opas Lahden kaupunginkirjasto
Transcription
Tapahtumajärjestäjän opas Lahden kaupunginkirjasto
Tapahtumajärjestäjän opas Lahden kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto kevät 2012 (päivitetty syyskuu 2012) 1. Suunnittele ajoissa 3 1.1. Vastuunjako ............................................................................................................................................................. 3 1.2. Paikka ja aika .......................................................................................................................................................... 3 1.3. Tilat ja laitteet .......................................................................................................................................................... 3 2. Tiedotus 4 2.1. Maksuttomat ............................................................................................................................................................................................................ 4 2.2. Maksulliset ................................................................................................................................................................ 6 2.3. Sisäinen tiedotus ...................................................................................................................................................................................................... 6 2.4. Mainosten ja julisteiden ulkoasu ......................................................................................................................................................................... 7 3. Yhteydenpito esiintyjään ............................................................................................................................. 7 4. Tarjoilu, lahjat ja muu jaettava materiaali .......................................................................................................... 7 5. Opasta, vastaanota, kuuluta ja kiitä ............................................................................................................ 8 6. Muuta ........................................................................................................................................................................... 8 6.1. Lomakkeet ja sopimukset ..................................................................................................................................................................................... 8 6.2. Luvat ja pelastussuunnitelma ..................................................................................................................................... 9 6.3. Pääsyliput ............................................................................................................................................................... 10 6.4. Valokuvaaminen ..................................................................................................................................................... 10 2 1. Suunnittele ajoissa Varaa suunnittelemiseen riittävästi aikaa – mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän. Jos tarvitset apua muilta, ota yhteyttä ja sovi asiat hyvissä ajoin. Ota yhteys yhteistyökumppaneihin mielellään jo kuukausia etukäteen. Sopiminen vie aikaa! Mieti ainakin tapahtuman perusasiat, kuten: - tapahtuman nimi ja aihe - paikka ja aika - mikä on kenenkin vastuualue (tehtävien jako, mahdolliset yhteistyökumppanit*) - tapahtuman tavoitteet - kenelle tehdään, miksi ja miten - aikataulu - budjetti - tiedotus. *) Yhteistyökumppanit voidaan jakaa esimerkiksi tapahtumatilan omistajaan, toisiin tapahtumajärjestäjiin, alihankkijoihin (tarjoilut, valaistus, äänentoisto jne.), rahoittajiin ja sponsoreihin. Yhteistyösopimus kannattaa aina tehdä kirjallisena. Valmistaudu siihen, että suunnitelma elää järjestelyiden edetessä. Ole siis joustava! 1.1. Vastuunjako Sovi itsellesi varahenkilö(t), joka sairaus- ja muissa hätätapauksissa ottaa ohjat käsiinsä. Katso, että henkilö tietää missä mennään, mitä on sovittu, hänellä on aikataulut, yhteystiedot ja muut tarvittavat tiedot. Älä säilytä tärkeitä tietoja, kuten yhteystietoja ja sovittuja asioita sähköpostissasi niin, etteivät muut pääse niihin käsiksi. Tulosta kaikki tärkeät asiat ja pidä ne selkeästi esillä. Käy kaikki tapahtumaan liittyvä läpi varahenkilön kanssa, jos estyt saapumasta tapahtumaan. 1.2. Paikka ja aika Tarkista vuosikellosta, ettei samana päivänä/lähiaikoina ole muita vastaavia/isoja tapahtumia. Tutki myös kaupungin muita tapahtumia, mikäli mahdollista. Vältä järjestämästä samalle kohderyhmälle kilpailevia tapahtumia. Huomioi myös erilaiset sesongit (pikkujoulu, lomat jne.). 1.3. Tilat ja laitteet Tilan varaaminen Mieti, mikä on sopivan kokoinen ja toimiva tila tapahtumallesi. Varaa tilat ajoissa ja merkitse varaus Lotus Notesin tilavarauskalenteriin. Kalenterin lisätietoihin voit merkitä mm. mistä tapahtumasta on kyse, kuka tilan on varannut jne. Muista perua varaus, jos tapahtuma siirtyy tai peruuntuu. Muistilista: - Vahtimestareille kannattaa kertoa tapahtumasta ensimmäisen kerran heti, kun varaat tilan. - Marjaana Laurila kerää viikkolistan tilavarausten pohjalta. Tästä listasta vahtimestarit seuraavat tulevia tapahtumia. Muista kuitenkin, että täydellinen ja ajantasainen lista löytyy tilavarausten kalenterin kautta. - Jos sinulla on jotakin erityistoiveita tms., laita vahtimestareille sähköpostia yleisosoitteeseen [email protected]. 3 Jos varaat aulatilan (ilmoitustaulun edessä, ennen portteja), huomioi, ettei siihen ole kalenterivarausta. Eija Eskola pitää kirjaa tilan varauksista. Auditorioon mahtuu 157 (+ pyörätuolipaikat lavan eteen) ja kokoustilaan 12 henkilöä. Paloturvallisuuden vuoksi tiloihin ei saa päästää yhtäkään ylimääräistä. Auditorion varaukset hoidetaan Eija Eskolan kautta. Laitteet ja kalusteet Selvitä tilasta löytyvä tekniikka, mahdollisuus sijoitella rakenteita (lava, sermit yms.) jne. Jos tarvitset kalusteita tai rakenteita, sovi ajoissa niiden tuomisesta ja poiskuljettamisesta vahtimestareiden kanssa. Jos tarvitset tapahtumassasi tietokonetta, tykkiä, kaiuttimia tai muita laitteita, sovi niistä kirjaston tietotekniikasta vastaavien henkilöiden kanssa. Jos tapahtuma on illalla, huomioi, ettei atk-tuki ole silloin paikalla. Varmista siis laitteiden toimivuus myös itse. Auditorion avaukset (ovet, videotykki jne.) hoidetaan vahtimestarien kanssa. Mediataitoja senioreille –projektin valkokangasta, dataprojektoria ja kannettavaa tietokonetta voit tiedustella lainaksi Anni Saarelta. Esiintyjällä saattaa olla mukanaan myös omat laitteet. Pyydä esiintyjä paikalle hyvissä ajoin, jotta ehditte vielä tarkistaa laitteiden toimivuuden. Voit myös ohjata esiintyjän kirjaston verkkosivuille, josta löytyy yleiskuvaukset tiloista ja niiden tiedot varustelusta. Tarkista että tilassa on tarvittavat kalusteet ja laitteet. Toimivathan ne? 2. Tiedotus Mieti missä tiedotat, miten ja milloin. Aloita tiedotus heti, kun tapahtuman perusasiat ovat selvillä. Etenkin verkkoon voit laittaa tietoa heti kun mahdollista, yksityiskohtaisempaa infoa voit lisätä sitä mukaa kun asiat etenevät. Muista kertoa tapahtumastasi myös kirjaston sisällä. 2.1. Maksuttomat Tiedote Lehdistötiedote menee paremmin läpi, jos se on lyhyt, ytimekäs eikä liian mainoshenkinen. Kopioi tiedotteen teksti suoraan viestikenttään ja lisää vielä liitetiedostoksi. Ohjeet tiedotteen kirjoittamiseen löydät kirjaston intrasta -> viestintä -> Näin teet tiedotteen. Pyydä joku toinen oikolukemaan tiedotteesi. Markkinointi- ja viestintätiimissä on sovittu, että Anni Saari, Oili Tarabya ja Saara Leinikka oikolukevat tarvittaessa. Toki voit pyytää apua muiltakin. Lähetä valmis tiedote Eija Eskolalle, joka lähettää sen eteenpäin ja seuraa kirjaston tiedotusta. 4 Paikallismedioiden jakelulista Lotus Notesissa on V_media1, jota pääasiassa käytetään. Valtakunnallisesti tiedotettavat asiat lähetetään listalle V_media2. Pääsylipullisissa tapahtumissa voit lähettää toimittajille kutsun saapua tapahtumaan (ja tehdä siitä juttu). Usein liput menevät nopeasti, joten lehdistötiedotteen lähettämistä kannattaa miettiä. Lehdet julkaisevat tiedotteen eri aikaan ja siinä vaiheessa kun joku vasta lukee tiedotteen lehdestä, saattaa olla, että liput ovat jo loppuneet. Ilmoitustaulut ja julisteet Kirjaston omille ilmoitustauluille (kahvilan luona ”porttien” vieressä, yläkerrassa, osastoilla ja ulkoseinässä) kannattaa ehdottomasti viedä tapahtumajuliste. Irtoseinäkkeitä voit kysyä vahtimestareilta. Kirjaston ulkoseinässä olevaa ilmoitustaulua hoitavat vahtimestarit. Olavi Tamminen (ja Pia Palm ja Terttu Sipilä) hoitaa palautusautomaatin vieressä olevaa info- screeniä. Lähikirjastoihin voit lähettää A4-kokoisia julisteita pdf -muodossa tulostettavaksi, suuremmat on tulostettava pääkirjastossa valmiiksi. Opiskelijoita kiinnostavissa tapahtumissa voit hyödyntää oppilaitosten ilmoitustauluja. Kouluille voit lähettää julisteita Koulutuspalvelukeskuksen kautta, viitteeksi Helena Sarelli ja tieto mille kouluille (alakoulut, yläkoulut, kaikki?) jakelu on tarkoitettu. Älä unohda lähikirjastoja Lastuja -lehti Jos haluat tapahtumastasi mainoksen tai pienen ennakkojutun Lastuja -lehteen, ota yhteys markkinointi- ja viestintätiimiin. Huomioi kuitenkin, että lehti ilmestyy vain kahdesti vuodessa. Sosiaalinen media Kirjaston Facebook -sivulle pääset osoitteesta www.facebook.com -> Lahden kaupunginkirjastomaakuntakirjasto. Tunnukset löydät z – asemalta: yhteiskäyttö - pääkirjasto - verkkopalvelut koulutusaineistot – fbpaivittajaohjeet12.pdf Kirjasto löytyy Twitteristä osoitteesta http://twitter.com/#!/lahtikirjasto. Lisätessäsi kirjaston Facebooksivun seinälle tietoa, päivittyy se automaattisesti myös Twitteriin. Twitterissä toimivat samat tunnukset kuin Facebookissa. Jos haluat ehdottaa tapahtumaasi nostettavaksi Lahden kaupungin Facebook-sivulle, ota yhteyttä [email protected]. Kirjaston ja Lahden kaupungin verkkosivut Kirjaston omia verkkosivuja päivittää Olavi Tamminen. Olavin ollessa poissa Terttu Sipilä ja Pia Palm auttavat. Kaupungin internetsivuja (www.lahti.fi) päivittävät Eija Eskola, Olavi Tamminen, Marjaana Laurila, Saara Leinikka ja Terttu Sipilä. Menokatu.fi Menokatu on Päijät-Hämeen oma tapahtumakalenteri internetissä. Esimerkiksi Etelä-Suomen Sanomat ja Itä-Häme poimivat sieltä tapahtumia lehteen. Menokatuun voit lisätä tapahtuman ilman tunnuksia. Huomioi kuitenkin, että tällöin tapahtumaa ei voi muokata jälkeenpäin, toisin kuin rekisteröityneenä. Kirjastot.fi 5 Jos tapahtuma on iso, harkitse sen laittamista myös http://www.kirjastot.fi/fi-FI/ammattikalenteri/uutisia/ -> Jätä ilmoitus ja/tai Ilmoitusten jättöohje (oranssilla pohjalla). Muita tapoja Jos tapahtumasi on erityisen mielenkiintoinen esimerkiksi ohjelman tai aiheen vuoksi, voit ottaa yhteyttä suoraan toimittajaan, ja pyytää häntä tekemään tapahtumastasi jutun. Valmistaudu kertomaan tapahtumastasi toimittajalle mielenkiintoisesti. Lahden ammattikorkeakoulun ja koulutuskeskus Salpauksen opiskelijoille suunnattuja tapahtumia varten voit pyytää tietopalvelusihteeri Anita Vartiaista, anita.vartiainen(a)phkk.fi, levittämään tietoa eteenpäin. Senioreita kiinnostavista tapahtumista kannattaa viedä juliste Palvelusantraan (Hämeenkatu 26 A, palveluneuvonta(at)palvelusantra.fi). Heitä voit myös pyytää tulostamaan julisteen itse tai lähettää valmiiksi tulostettuna. 2.2. Maksulliset Lehtimainos Mieti mainoksen sisältö: - tiivistä mutta informatiivista, käytetäänkö kuvia? - selvitä ilmoituksen koko - minkä päivän lehteen ilmoituksen haluat. Pyydä Eija Eskolaa varaamaan ilmoitustila ajoissa ja sovi, toimitetaanko mainos valmiina vai tekeekö lehti sen. Voit myös toivoa mille sivuille mainoksen haluat (esim. Yleisötilaisuuksia). Lehti lähettää vedoksen, jonka hyväksyt kuittaamalla viestin. Jos ilmoituksessa on virheellisiä tietoja tms. muutettavaa, saat vedoksen yhteydessä toimintaohjeet. Mainostilaa muualta Mainostilaa voi ostaa myös esimerkiksi radiosta, verkosta (esim. Etelä-Suomen Sanomien ja Radio Voiman verkkosivut), katumainoksista, kauppakeskusten valotauluista ja Lanun aukion mediakulmasta, jossa on Radio Voiman toimitus. Huomioi kuitenkin, että mainoksen toteutus ei välttämättä sisälly hintaan. Citytauluja sivistystoimialan yksiköt saavat käyttöönsä maksutta, mutta suunnittelutyön jokainen yksikkö kustantaa itse. Yksiköt sopivat taulujen käytöstä keskenään. Jos taulut varaa, niitä on myös käytettävä.. 2.3. Sisäinen tiedotus Viikkotiedote Viikkotiedotteeseen menevä aineisto on toimitettava Marjaana Laurilalle perjantaihin puoleen päivään mennessä. Viikkotiedote ilmestyy tavallisesti perjantaisin ja se jaetaan kirjaston työntekijöille paperisena. Tiedotteet löydät myös kirjaston intranet -sivulta, ajankohtaista -> viikkotiedote. Intranet Intranet on tarkoitettu kaupungin henkilöstön tiedotuskanavaksi. Sitä päivittävät Marjaana Laurila, Terttu Sipilä, Eija Eskola, Olavi Tamminen ja Saara Leinikka. Sähköposti Kirjastolla on käytössään kaksi henkilökunnalle tarkoitettua sähköpostilistaa. Kaikki eivät välttämättä lue sähköpostiaan päivittäin, joten sama asia kannattaa laittaa myös Viikkotiedotteeseen. Viesti kaikille kirjaston työntekijöille: O_Lahti_Kirjasto Viesti osastovastaaville ja Marja Malmiselle: O_Lahti_Kirjasto_Osastovast 6 Kokoukset Muista kertoa tapahtumastasi myös kokouksissa ja muissa tapaamisissa. Pidä kaikki järjestäjät, tapahtuman aikana työvuorossa olevat, vahtimestarit jne. ajan tasalla siitä, missä mennään. 2.4. Mainosten ja julisteiden ulkoasu Mainoksissa ja julisteissa pohjana käytetään kirjaston visuaalista ilmettä ja fonttia Gill Sans. Sini-oranssi pohja on toimitettu Etelä-Suomen Sanomille ja Uuteen Lahteen valmiiksi. Jos tapahtuma on seudullinen, käytetään harmaa-sinistä LASTU -pohjaa. Tarkemmat tiedot visuaalisesta ilmeestä löydät intrasta, viestintä -> graafinen ohjeisto. Kirjaston lehtimainokset ovat yleensä leveydeltään kaksi palstaa ja korkeus tarpeen mukaan. Oikolueta muilla – pyydä apua, jos tarvitset. Mieti sisältö huolellisesti. 3. Yhteydenpito esiintyjään Selvitä mitä laitteita, ohjelmia ja tiloja esiintyjä tarvitsee. Pyydä häntä käymään tilassa ennakkoon katsomassa paikkoja tai ohjaa tarkistamaan tilan tiedot kirjaston sivuilta. Kerro mistä löytyvät lähimmät parkkipaikat ja selvitä tarvitseeko esiintyjä parkkilippua. Parkkilipun saa vahtimestarilta. Anna tarvittaessa ajo-ohjeet kirjastoon. Kysy tarvitseeko osallistujille jakaa esimerkiksi käsiohjelma tai oheismateriaalia, joka sinun tulee hoitaa ennakkoon. Ota esiintyjän yhteystiedot ylös ja sovi, mihin menet esiintyjää vastaan. Kerro, mistä löytyvät wc:t, mihin voi jättää tavarat yms. Käy tarvittaessa läpi lyhyesti myös ohjelma. Tapahtuman jälkeen, muista kiittää ja kysy tulevista yhteistyökuvioista. Uusia yhteistyökuvioita on helpompi rakentaa, kun on tavattu kasvotusten. Älä jätä esiintyjää yksin, ole seurana myös tauolla. 4. Tarjoilu, lahjat ja muu jaettava materiaali Muista talon liikelahjat palkitessasi esiintyjiä tai muita ulkopuolisia tapahtumiin osallistujia. Liikelahjoja säilytetään Eija Eskolan huoneessa. Mikäli esiintyjälle ei makseta palkkiota, on korrektia tarjota hänelle kahvit, samoin kuin vieraille (oman harkinnan mukaan). Mikäli haluat tarjota kahvit isolle porukalle, kysy lupa etukäteen työnantajalta. Lupa pitää kysyä myös esiintyjän lounaisiin. 7 Ilmoita Vihtoriin ennakkoon, jos jotta he osaavat varautua ylimääräisiin asiakkaisiin, jos kyse on isosta porukasta. Ilmoita kahvilaan myös taukojen ajat ja selvitä Vihtorin aukioloajat. Voit myös kerätä lounastajien nimet ylös ja toimittaa lista kirjaston hallintopalveluihin (ei ole pakollista). Näin helpotat laskutukseen yms. liittyvien asioiden hoitamista. Jos kirjasto ei tarjoa lounasta osallistujille, kannattaa heille tulostaa lista keskustan ravintolapaikoista. Löydät ravintolat karttaan merkittyinä Z:lta, yhteiskäyttö -> pääkirjasto -> Sekalaista. Myös Lahden karttoja ja mahdollisesti esimerkiksi kirjaston esitteitä on hyvä varata. Niitä voit noutaa esimerkiksi Lahti Travelista, Rautatienkatu 22. Joitakin esitteitä ja karttoja löytyy myös kaupungin verkkosivuilta. 5. Opasta, vastaanota, kuuluta ja kiitä Vastaanottaminen Ota esiintyjä(t) vastaan. Esittäydy ja ohjaa paikkaan, johon he voivat jättää tavarat ja halutessaan siistiytyä. Etenkin jos esiintyjä tulee kaukaa, on kohteliasta tarjota kahvit/lounas. Tilanteen mukaan myös vieraita on hyvä olla vastassa. Huomioi, että vieraat tulevat eri aikaan; toiset hyvissä ajoin, toiset myöhässä. Osa saapuu pääovista, toiset sivuovista. Jos et pysty vastaanottamaan kaikkia itse, pyydä apua. Kuulutukset Sovi kuulutuksista joko vuorossa olevan työntekijän kanssa tai hoida ne itse. Jos et kuuluta itse, toimita asiaa hoitavalle paperilla kuulutuksen sisältö (mielellään sanasta sanaan) ja ajankohdat, jolloin toivot kuulutettavan. Mieti ajoissa kuulutusten sisältö, älä kuuluttele liikaa. Ilmoita ainakin kun tapahtuma on alkamaisillaan, jotta kaikki ehtivät siirtyä tapahtumapaikalle. Kuulutukset voit tehdä joko palautusautomaattihuoneesta tai vahtimestarien kopista. Tapahtuman avaaminen ja päättäminen Mieti etukäteen, miten avaat ja päätät tapahtuman. Tapahtuman avaamiseksi riittää muutama lause, joissa toivotat kaikki kirjaston puolesta tervetulleiksi, esittelet esiintyjän ja kerrot tarpeen mukaan esimerkiksi tapahtuman aikataulusta jne. Tapahtuman päätyttyä kiitä ihmisiä yhteisesti, ohjaa heidät ulos ja katso, että paikat jäävät siistiin kuntoon, valot sammuksiin, ovet lukkoon yms. Kiitä ja pyydä palautetta Muista kiittää tilaisuuden luonteesta riippuen ainakin yhteistyökumppaneita ja esiintyjiä esimerkiksi henkilökohtaisella sähköpostiviestillä muutaman viikon sisällä tapahtumasta. Voit myös kutsua heidät tapaamiseen, jossa käydään läpi tapahtuman onnistumista ja kerätään kehitysehdotuksia. Palautetta voi kerätä myös esimerkiksi sähköisellä lomakkeella. 6. Muuta 6.1. Lomakkeet ja sopimukset Verokortti Jos esiintyjä tulee yrityksensä tai ohjelmatoimiston kautta, riittää, että hän tekee vierailustaan laskun ja lähettää sen kirjaston laskutusosoitteeseen: 8 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Kirjasto- ja tietopalvelut PL 9605, 01051 LASKUT Sähköisen verkkolaskun osoite on 00370149669300560. Yksityishenkilöt/ freelancerit käyttävät vierailuissaan yleensä sivutuloverokorttia. Siitä riittää kopio, jonka lisäksi on täytettävä esiintyjälomake, jonka saat Jaana Oksaselta. Päätyöverokortista on toimitettava alkuperäinen versio. Esiintyjälomake ja verokortti/ kopio toimitetaan Jaana Oksaselle tapahtuman jälkeen. Esiintyjälomake Pyydä esiintyjää täyttämään esiintyjälomake (jos kyse on yksityishenkilöstä), mielellään etukäteen. Lomakkeen saat Jaana Oksaselta. Sopimukseen on täytettävä henkilötiedot, tehtävä (kuvaus tapahtuman luonteesta, esim. konsertti tai kirjailijavierailu), tehtävän suorittamisjako (tapahtuman ajankohta) ja tehtävästä maksettava korvaus. Numeroilla merkittyjä kohtia ei ole pakko täyttää. Muistakaa molemmat allekirjoittaa lomake. Esiintyjän sopimus Usein esiintyjillä on oma sopimus, jossa on lueteltuna asiat, joita esiintyjä vaatii. Lue sopimus tarkasti ja selvitä, voiko kirjasto hoitaa kaikki sopimuksessa määritellyt asiat. Allekirjoita vasta sitten. Sopimuksessa voi olla määriteltynä mm. seuraavanlaisia asioita: tarjoilu, kuinka pitkän matkan esiintyjä kantaa tavaroitaan (esimerkiksi äänitekniikka), pitääkö varata mahdollisuus tuotemyyntiin jne. ”Kirjallisuus-, kulttuuri-, musiikki-, tieto- tai hyvinvointitilaisuuksissa aiheeseen liittyvä myynti sivutuotteena sallitaan, mutta päätapahtuma on tilaisuuden sisältö. Vuokrattavien kirjastotilojen käyttöä liiketoimintaan ei nykyisillä tilojen käyttösäännöillä rajoiteta. Nämä säännöt on katsottava erikseen, jos niihin halutaan tai tarvitaan muutosta”, Marja Malminen, 3.4.2012. 6.2. Luvat ja pelastussuunnitelma Tutustu pääkirjaston pelastussuunnitelmaan ennakkoon. Löydät sen kirjaston intrasivuilta ”pelastusasiat” ja tulostettuna osastoilta. Myös sivukirjastoihin on tehty omat pelastussuunnitelmat. Intrasta voit tarkistaa myös ensiaputaitoiset työntekijät. Jos järjestät tapahtuman jossain muualla kuin kirjastossa, selvitä tarvittavat luvat, ilmoitukset jne. poliisilta. 1. Varmista, että jokaisella tapahtumalla on nimettynä turvallisuudesta vastaava henkilö. Hänen tehtäviinsä kuuluu varmistaa turvallisuusjärjestelyt, ennakoida ja ennaltaehkäistä vaaratilanteiden syntyminen ja johtaa toimintaa hätätilanteessa. 2. Tutustu kiinteistösi pelastussuunnitelmaan ja mieti sen perusteella valmiiksi, miten toimit hätätilanteessa 3. Tarkista hätäpoistumistiet, niiden esteettömyys ja että niiden merkkivalaistus on kunnossa 4. Tarkista henkilöstön ensiapuvalmius sekä ensiapukaapin varustus ja täydennä tarvittaessa: kaapissa oltava ainakin sidostarpeet, kylmägeeli, toimintaohjeet Tutustu myös muistilistaan tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä, joka on tehty liitteeksi tähän oppaaseen. Muista kysyä esimieheltä lupa viikonlopputyöhön! Tutustu muistilistaan tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä! 9 6.3. Pääsyliput Joskus on paikallaan jakaa tapahtumaan pääsylippuja, etenkin jos tapahtuman odotetaan olevan todella suosittu. Jokaisen tapahtuman kohdalla on kuitenkin syytä miettiä erikseen, tarvitaanko lippuja. Jos lippuihin päädytään, mieti seuraavat asiat: - Milloin liput laitetaan jakoon - Mistä niitä saa noutaa, montako/ henkilö - Miten lipuista tiedotetaan - Kuka liput tekee (vahtimestarit hoitavat leikkaamisen) - Kuka kerää liput tapahtumassa - Kuinka monta lippua on varattava esiintyjälle omaan jakoon, yhteiskumppaneille ja toimittajille. 6.4. Valokuvaaminen Julkisissa tiloissa, kuten kirjastossa, kuka tahansa saa kuvata vapaasti. On kuitenkin kohteliasta kysyä kuvattavilta lupa esityksen valo – ja videokuvaamiseen, se saattaa häiritä jotakuta. Kuvien julkaisemiseen laki ei edellytä kuvattavan lupaa. Julkaisemisessa on kuitenkin huomioitava seuraavat asiat: - kuva ei saa loukata kenenkään yksityisyyttä, vaarantaa mainetta tms. - jos kuvaa käytetään mainonnassa tai kuvassa on lapsia, kannattaa kysyä lupa julkaisuun. Luvan voi myöntää vain huoltaja. - jos kuvassa on pääosassa teoskynnyksen ylittävä taiteellinen esitys tai tuotos (esim. nukketeatterin nukke), ei sitä saa käyttää muussa kuin ko. esityksen markkinoinnissa tai arvostelussa. Kysy lupa muuhun käyttöön esiintyjältä (teoksen valmistajalta). 10 Liitteet Muistilista tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä 1. Varmista, että jokaisella tapahtumalla on nimettynä turvallisuudesta vastaava henkilö. Hänen tehtäviinsä kuuluu: - varmistaa tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt - ennakoida ja ennaltaehkäistä vaaratilanteiden syntyminen - johtaa toimintaa hätätilanteessa. 2. Tutustu kiinteistösi pelastussuunnitelmaan ja mieti sen perusteella valmiiksi, miten toimit hätätilanteessa. 3. Tarkista hätäpoistumistiet, niiden esteettömyys ja että niiden merkkivalaistus on kunnossa. 4. Tarkista henkilöstön ensiapuvalmius sekä ensiapukaapin varustus ja täydennä tarvittaessa: kaapissa oltava ainakin sidostarpeet, kylmägeeli, toimintaohjeet. Toiminta hätätilanteissa Yleinen hätänumero 112 Soita hätänumeroon hengen, terveyden, omaisuuden tai ympäristön ollessa uhattuna: 1. Ilmoita nimesi. Anna tarkka osoite ja puhelinnumero 2. Kerro lyhyesti, mitä on tapahtunut 3. Vastaa kysymyksiin ja noudata annettuja ohjeita 4. Sulje puhelin vasta kun saat siihen luvan 5. Järjestä opastus sovitusta paikasta ja huolehdi, että kulkureitti on avoin 6. Soita uudestaan, mikäli tilanne muuttuu oleellisesti Tulipalo PELASTA - SAMMUTA – HÄLYTÄ – RAJOITA - OPASTA 1. Pelasta ja varoita vaarassa olevia ja ohjaa heidät ripeästi ulos 2. Sammuta lähimmällä alkusammuttimella 3. Hälytä painamalla lähintä palohälytyspainiketta tai soittamalla yleiseen hätänumeroon 112 4. Sulje ovet ja ikkunat estääksesi savun ja palon leviäminen. Pysäytä koneellinen ilmastointi 5. Opasta tai järjestä opastus ja esteetön pääsy pelastusyksiköille palokohteeseen 6. Varmista, että kaikki ovat päässeet turvaan Sairauskohtaukset ja tapaturmat 1. Tee nopea tilannearvio tilanteesta: onko kyse sairauskohtauksesta vai tapaturmasta 2. Päättele onko tilanne vakava ja hälytä tarvittaessa apua hätänumerosta 112. 3. Aloita elvytys omien kykyjesi mukaisesti ja pyydä paikalla olevia ensiaputaitoisia auttamaan 4. Opasta ammattiauttajat nopeasti potilaan luo ja kerro heille, mitä on tapahtunut ja mitä on tehty Häiriköt 1. Rauhoita tilanne: keskustele rauhallisesti, älä provosoi, älä tee äkkinäisiä liikkeitä 2. Pidä riittävä etäisyys, ainakin 1,5 metriä 3. Älä mene yksin uhkaavaan tilanteeseen 4. Hälytä apua tarvittaessa 11 Tarkistuslista tapahtumajärjestäjälle Suunnittelu Aika ja paikka Mahdollisten samanaikaisten/ peräkkäisten tapahtumien tarkistaminen Vastuunjako Tapahtumaan liittyvät paperit muidenkin saatavilla (ei omassa sähköpostissa) Vahtimestareille on kerrottu tapahtumasta ja tarvittavasta välineistöstä Tiedotustavat, aikataulu yms. on mietitty Budjetti on varmistettu Tilat ja laitteet Tilat, laitteet ja rakenteet (sermit, pöydät yms.) on varattu Laitteiden (myös esiintyjän omien) toimivuus on testattu Tiedotus Lehdistötiedote Julisteet ilmoitustauluille, info-screenille yms. (Myös lähikirjastot ja muut kuin kirjaston omat) Verkkosivut: Facebook/ twitter, Kirjaston sivut, kaupungin intra ja ulkoiset sivut, menokatu.fi, kirjastot.fi Lehtimainos Sisäinen tiedotus: Sähköposti, Viikkotiedote (tiedot pe klo 12 mennessä), intra, Kokoukset yms. Muu tiedotus: mainokset, kutsut, citytaulut jne. Yhteydenpito esiintyjään Esiintyjän tarvitsemat laitteet ja tulostettava materiaali Parkkilippu ja ajo-ohjeet Esiintyjän yhteystiedot otettu ylös ja sovittu, mihin häntä mennään vastaan (ja kuka menee) Tarjoilut, lahjat ja muu jaettava materiaali Tarjoiluihin lupa on kysytty työnantajalta ja asiasta sovittu kahvilan (Rakas Vihtori) kanssa Kirjaston liikelahjat Käsiohjelma ja muu oheismateriaali Lomakkeet ja sopimukset Esiintyjän verokortti ja esiintyjälomake Palkkiosta ja maksutavasta sopiminen ja sopimuksen laatiminen Mahdollinen esiintyjän oma sopimus on luettu läpi Pelastussuunnitelma ja muistilista tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä on käyty läpi Pääsyliput Sovittu, kuka tekee Jakaminen (missä, koska, kuka jakaa) Lippuja on varattu esiintyjälle ja toimittajille Sovittu, kuka kerää liput tapahtumassa Mietitty, miten lipuista tiedotetaan 12 Tapahtuman aikana ja sen päätyttyä Esiintyjän ja osallistujien vastaanottaminen Kuulutukset: Mitä kuulutetaan, kuka kuuluttaa ja koska? Tapahtuman avaaminen ja päättäminen Paikat jäivät tapahtuman jälkeen siistiin kuntoon, valut sammuksiin yms. Kiitosviesti ja palautteen kerääminen viikon – kahden päästä 13