K-Plussan rekisteriseloste

Henkilötietolain (523 /99)10 §:n mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
K-Plus Oy
Postiosoite
PL 135
00016 KESKO
Puh. 01053 020
Käyntiosoite
Satamakatu 3
Helsinki
2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Nimi
Maija Sorvari
Puhelin
01053 53020
3. Rekisterin nimi
K-Plussa-asiakastiedosto (K-Plussan asiakasrekisteri)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään kortinhaltijan suostumuksella K-Plus Oy:n Plussa-ohjelman asiakassuhteiden
hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisteriin kerätään K-Plussakortinhaltijoiden ostokäyttäytymistietoja loppusumma-, tuoteryhmä- tai tuotetasolla, ellei
kortinhaltija ole tietojen keräämistä kieltänyt. Rekisterin tietoja käytetään K-Plussa-ohjelmaan
kuuluvien yritysten suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei kortinhaltija ole kieltänyt tällaista tietojen
luovutusta. Lisäksi kortinhaltijan tietoja voidaan päivittää K-Plussa-järjestelmään kuuluvien yritysten
asiakasrekistereihin, mikäli kortinhaltija on antanut siihen sopimuksessaan suostumuksensa eikä ole
myöhemmin kieltänyt tällaista tietojen luovutusta.
5. Rekisterin tietosisältö
K-Plussa-kortin hakijan perustiedot:
• asiakasnumero
• asiakastyyppi (henkilö/yritys)
• asiakkaaksitulopäivämäärä
• sukunimi, etunimet
• jakeluosoite, postinumero, postitoimipaikka
• koti- ja työpuhelinnumero, matkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymäaika tai henkilötunnus
• sukupuoli
• kieli
Rinnakkaiskortin hakijan
• sukunimi, etunimet
• jakeluosoite, postinumero, postitoimipaikka
• syntymäaika tai henkilötunnus
Lisäksi tallennetaan talouden henkilöluku ja taloudessa asuvien lasten syntymävuodet.
K-Plussa-asiakkaan ilmoittama tilinumero pisteseteleitä vastaavan rahasumman maksamiseksi
pankkitilille.
Korttitiedot:
• korttinumero
• voimassaoloaika
• kortin hakupäivämäärä
• korttilaji
• vanhentuneiden/kadonneiden korttien numerot
Lisäksi tallennetaan liike, johon korttihakemus on jätetty.
Rekisteriin tallennetaan tieto siitä, onko asiakas kieltänyt ostokäyttäytymistietojen keruun tai häntä
koskevien henkilötietojen luovuttamisen suoramarkkinointia tai asiakasrekisterin päivittämistä
varten. Myös asiakkaan mahdolliset kiellot koskien pisteinformaation tai K-ryhmän kantaasiakaslehden lähettämistä tallennetaan.
Rekisteriin tallennetaan myös kortinhaltijan antama lupa lähettää markkinointiviestintää
sähköpostitse tai matkapuhelimeen.
K-Plussa-kortin käyttöön liittyvät tiedot:
• kortilla suoritetut ostot kuitin loppusumma-, tuoteryhmä- tai tuotetasolla (ellei asiakkaan kieltoa),
sisältäen ostopaikan, kuittinumeron, maksutavan, oston päivämäärän ja kellonajan
• K-Plussa-asiakkuuden perusteella myönnetyt alennukset sekä
• tieto K-raudan tai Rautian rakentaja- tai remontoija-asiakkuudesta
• tai/ja mahdollisista muista jäsenyyksistä erilaisissa K-Plussa-järjestelmään kuuluvien liikkeiden
asiakasohjelmissa
• asiakkaalle kertyneiden K-Plussa-pisteiden määrä kuukausittain
• asiakkaalle lähetettyjen pisteseteleiden määrä
• asiakkaan saamien pisteseteleiden käyttöpäivämäärä ja käyttöpaikka
• asiakkaan pyyntö pisteseteleitä vastaavan rahasumman maksamisesta tilille
Rekisteriin sisältyy myös asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja, mm.
asiakaspalvelupuhelunauhoitteet ja tietoja markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteistä.
Lisäksi rekisteriin on merkitty että henkilö kuuluu erilaisiin K-Plussa-asiakkuuteen liittyviin kerhoihin
tms. joita ovat mm.
• Napero-kerho ( lisäksi rekisteröity jäsenen ilmoittamat lasten syntymäajat)
• Mustan Pörssin takuurekisteri
• Kodin Ykkösen sisustaja-konsepti
• VV-Auto Group Oy:n asiakasrekisteri
• tieto henkilön rekisteröitymisestä Ravintokoodi.fi -palvelun käyttäjäksi.
• Plussa.com-palveluun rekisteröityneiden käyttäjien tunnistamistiedot
• tieto kortinhaltijan K-Plussa-korttiin mahdollisesti liittyvästä maksuvälineominaisuudesta tai KPlussa-ominaisuuden liittämisestä rahoituslaitoksen myöntämään maksukorttiin
• että asiakas haluaa lahjoittaa K-Plussa-pisteensä tai osan niistä hyväntekeväisyyteen ja
mahdollinen kohdevalinta
• tieto siitä, onko asiakas ylittänyt kanta-asiakaslehden saamisen edellytyksenä olevan ostorajan
• asiakkuuteen liitetyt tilastollisiin luokituksiin perustuvat merkinnät
• että henkilö on ryhtynyt K-Plussa-kehittäjäksi
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kortinhaltijan perustiedot, talouden henkilöluku ja taloudessa asuvien lasten syntymävuodet
tallennetaan kortinhaltijan tekemästä korttihakemuksesta ja hänen asiakassuhteen aikana
rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Osoite- ja kuolintietojen päivitykset saadaan Itella Oyj:ltä,
mikäli kortinhaltija ei ole kieltänyt tietojen luovutusta.
Suoramarkkinointikielto, ostojen rekisteröintikielto sekä osoitteen luovutuskielto asiakasrekisterin
päivitystarkoitukseen tallennetaan kortinhaltijan rekisterinpitäjälle tekemistä erillisistä ilmoituksista,
kuten myös asiakkaan pyyntö saada pisteseteleitä vastaava summa rahana pankkitililleen. Kiellot
koskien pisteinformaation ja K-ryhmän kanta-asiakaslehden lähettämistä tallennetaan niin ikään
asiakkaan erillisestä ilmoituksesta.
K-Plussa-kortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan K-Plussa-ohjelmassa mukana olevien liikkeiden
kassajärjestelmistä. K-Plussa-pisteitä ja pisteseteleitä koskevat tiedot muodostuvat rekisterinpitäjän
tietojärjestelmästä.
Napero-kerhoon liittyminen rekisteröidään kortinhaltijan erikseen tekemästä ilmoituksesta. Tieto
Mustan Pörssin takuurekisteriin liittämisestä tallentuu kaupan kassajärjestelmän välityksellä. Tiedot
mahdollisista jäsenyyksistä erilaisissa K-Plussa-järjestelmään kuuluvien liikkeiden asiakasohjelmissa
saadaan joko ohjelmaa ylläpitävältä yritykseltä tai kortinhaltijalta.
Nordea Rahoitus Suomi Oy on välittänyt tiedon asiakkaansa K-Plussa-korttiin liittyvästä
maksuvälineominaisuudesta sekä korttinumeron.
Osuuspankkikeskus Osk välittää tiedon K-Plussa-ominaisuuden liittämisestä OP-Pohjola-ryhmään
kuuluvan yrityksen asiakkaalleen myöntämään korttiin sekä tiedon K-Plussa MasterCard-kortin
myöntämisestä asiakkaalle sekä em. korttien numeron ja niihin liittyvän K-Plussa-numeron.
Nordea Pankki Oyj ja Danske Bank Oyj välittävät tiedon K-Plussa-ominaisuuden liittämisestä pankin
myöntämään Visa Electron -korttiin sekä em. kortin numeron ja siihen liittyvän K-Plussa-numeron.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
Rekisteristä luovutetaan tietoja K-Plussa-ohjelmaan kuuluvien yritysten
suoramarkkinointitarkoituksiin kortinhaltijan korttihakemuksessa antaman suostumuksen
perusteella.
Lisäksi rekisteristä voidaan luovuttaa kortinhaltijan henkilötietoja K-Plussa-ohjelmaan kuuluvien
yritysten asiakasrekisterin rekisteritietojen päivitykseen, mikäli henkilö ei ole kieltänyt luovutusta.
K-Plussa-ohjelmaan kuuluvat yritykset eivät saa luovuttaa näitä tietoja edelleen.
Tietoja voidaan siirtää henkilötietolain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
K-Plus Oy noudattaa tiukasti säänneltyä vaitiolovelvollisuutta. Yksittäistä henkilöä koskevat tiedot
ilmoitetaan ainoastaan lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, esimerkiksi henkilön
omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Manuaalisesti tallennetut tiedot
Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään
alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä K-Plus
Oy:n työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Automaattisen tietojen käsittelyn avulla käsiteltävät tiedot
Ainoastaan määrätyillä K-Plus Oy:n ja K-Plus Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten
työntekijöillä on oikeus käyttää K-Plussa-sovellusta. Tietokannassa on eri käyttäjätasoja, joten
käyttäjä saa ylläpito- tai selausoikeuden ainoastaan käytön kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin
määritellyllä käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla,
joka suojaa Keskon ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
17.12.2012