Hosted.fi 2.0 Exchange ohje.pdf

Ohje
Hosted.fi
Exchange
Sähköpostin käyttöönotto
03.12.2012
Anvia Hosting Oy
Urho Kekkosen katu 4-6 A
00100 Helsinki
Puhelin 0207 7682 00 Fax 0207 7682 01
Y-tunnus 1666661-6 Kotipaikka: Helsinki
www.anvia.fi
03.12.2012
Dokumentin sisältö:
1
Johdanto .......................................................................................3
2
Rajoitukset ....................................................................................3
3
Lyhyt ohje .....................................................................................4
4
Tärkeimmät asetukset järjestelmänvalvojia varten: ............................4
5
Päivitä MS Windows ja Office / Outlook ohjelmisto..............................4
6
Vie vanhan sähköpostilin tiedot ........................................................5
6.1
7
Luo Hosted.fi Exchange tili Outlook:iin. ........................................... 11
7.1
Profiilin luonti ........................................................................... 11
7.2
Automaattinen tilin määritys. ..................................................... 12
7.3
Määritä palvelinasetukset manuaalisesti ...................................... 15
8
Vanhojen viestien tuominen .......................................................... 20
8.1
Viestien tuominen tuo toiminnolla ............................................... 21
8.2
Pst tiedoston avaaminen ja siirtäminen ........................................ 25
9
Webmail ..................................................................................... 26
9.1
Webmail ohje ........................................................................... 26
9.2
Kirjautumisruudun selitteet: ....................................................... 27
10
10.1
Ohje
Vieminen ...................................................................................5
Entourage 2008 ja Outlook 2011 (Mac tietokoneet) .......................... 29
Tärkeimmät asetukset - Entourage: ............................................ 29
Hosted.fi Exchange
2/29
03.12.2012
1
JOHDANTO
Hosted.fi Exchange avulla käyttäjät saavat erinomaiset työkalut monipuoliseen
ryhmäviestintään. Asiakkaat ja työntekijät tavoittavat nopeasti ja luotettavasti
toisensa paikasta ja ajasta riippumatta.
Palvelun
tarkemmat
palvelukuvauksessa.
ominaisuudet
on
kuvattu
Hosted.fi
Exchange
Ole hyvä ja lue koko ohje läpi ennen kuin aloitat.
Jos toivotte meidän asentavan tuotteet käyttöönne, voitte tilata meiltä
maksullisen asennuspalvelun [email protected]
Tervetuloa Hosted.fi Exchange maailmaan!
2
RAJOITUKSET
Microsoft
käyttöjärjestelmä
ja
MS
Outlook
ohjelmisto
suositellaan
päivitettäväksi viimeisimmillä Microsoft:n päivityksillä. Ohje ei ole vastuussa
Microsoft Update päivityksistä ja niiden mahdollisesti aiheuttamista
vikatilanteista.
Varmista
ennen
asennuksia
että
käytät
Windowsia
pääkäyttäjä/ylläpitotunnuksella (administrator).
Asennuksen vaiheet voivat poiketa tästä ohjeistuksesta, johtuen esim.
tietokoneen käyttöjärjestelmästä, kielestä, muista ohjelmista ja/tai tietokoneesi
ja sen ohjelmistojen asetuksista. Myös verkkoasetukset tai palomuuri voivat
vaikuttaa poikkeavasti ohjeen kuvaukseen.
Tämä ohje ei vastaa tietojen katoamisesta. Varmista tiedot.
Ohje on tarkoitettu yhden tilin viemiseen ja tuomiseen Microsoft Outlook
ohjelmasta. Ohje ei opasta muiden sähköpostiohjelmien käytössä. Myöskään
ohje ei ota kantaa kansioiden nimiin jotka voivat olla toisen nimisiä riippuen
sähköpostitilien protokollista; pop3, imap, http tai exchange. Sähköpostin
tiedot voivat olla monessa paikkaa, erinimisissä kansioissa jne. Ohje myöskään
ei opasta arkistokansioiden palauttamiseen.
Jotta voit käyttää Hosted.fi Exchage palvelua tarvitset käyttäjätunnukset ja
salasanan yrityksesi Hosted.fi vastuuhenkilöltä (admin). Tämä ohje olettaa että
tunnukset on luotu ja että koneessa on jo Microsoft Outlook ohjelmisto. Ohje
olettaa myös että yrityksen nimipalvelimien tietueet sähköpostin osalta (MX ja
Autodiscovery) ovat kunnossa.
Tämä ohje on tehty Microsoft Outlook 2007 ja 2010 avulla.
Ohje
Hosted.fi Exchange
3/29
03.12.2012
3
LYHYT OHJE
a.
b.
c.
d.
4
Päivitä Windows käyttöjärjestelmäsi ja Office / Outlook ohjelmisto
Vie vanhan sähköpostilin tiedot Outlook vie toimintoa käyttäen.
Luo Hosted.fi Exchange tili Outlook:iin.
Tuo vanhat postisi Outlook tuo toimintoa käyttäen.
TÄRKEIMMÄT ASETUKSET JÄRJESTELMÄNVALVOJIA VARTEN:
Nimipalvelintietueet:
IN MX 10 smtp01.hosted.fi
IN MX 10 smtp02.hosted.fi
autodiscover.postidomain
IN CNAME autodiscoverredirect.wave.hosted.fi
Näitä tietoja voidaan tarvita jos automaattinen tilin luonti ei jostain
syystä onnistu Outlook ohjelmassa:
Exchange server: mail.hosted.fi
Exchange proxy server: mail.hosted.fi
Exchange proxy server certificate principal name: msstd:mail.hosted.fi
Webmail: https://mail.hosted.fi
5
PÄIVITÄ MS WINDOWS JA OFFICE / OUTLOOK OHJELMISTO
Suositellaan että päivität Microsoft Windows käyttöjärjestelmän ja Microsoft
Office ohjelmisto (Microsoft Outlook) viimeisimmillä tietoturvaa ja ohjelman
käyttöä parantavilla päivityksillä.
Voit tarkistaa ja ajaa päivitykset Windows Update kohdasta (Windows Vista/7)
tai http://update.microsoft.com/ (Win XP). Napsauta Käynnistä-painiketta,
valitse Kaikki ohjelmat ja valitse Windows Update:
Ohje
Hosted.fi Exchange
4/29
03.12.2012
6
VIE VANHAN SÄHKÖPOSTILIN TIEDOT
Mikäli haluat, voit tallentaa aiemman sähköpostitilisi tiedot, sähköpostit,
yhteystietosi, tehtävät ja kalenterimerkinnät erilliseen tiedostoon (.pst)
Outlookin Vie (export) toiminnolla ennen Hosted.fi Exchange tilin määritystä
tietokoneellesi. Mikäli ei tarvita viestien vientiä hyppää ohjeen kohtaan 7.
Huom! Koneessasi voi olla arkistokansioita jos automaattinen arkistointi on
päällä. Vie (Export) toiminto ei vie näitä posteja.
Ennen tietojen viemistä kannattaa poistaa tarpeettomat viestit kaikista
Outlookin kansioista kuten Roskaposti- (Junk e-mail) ja Poistetut- (Deleted
items) kansioista. Tämän tekeminen nopeuttaa asennusta merkittävästi!
6.1 Vieminen
Outlook 2007: Valitse Tiedosto - Tuo ja vie (File – Import and Export)
Ohje
Hosted.fi Exchange
5/29
03.12.2012
Outlook 2010: Valitse Tiedosto – Ominaisuudet – Lisäasetukset - Vie (File –
Options – Advanced - Export)
Valitse Vie tiedostoon (Export to a file) Seuraava ( Next)
Valitse
Outlook 2007: Omat kansiot –tiedosto (.pst) (Personal Folder File (.pst)
Outlook 2010: Outlook datatiedosto (.pst) (Outlook data file (.pst))
- Seuraava ( Next)
Ohje
Hosted.fi Exchange
6/29
03.12.2012
Valitse oma postilaatikkosi (Mailbox –My Name)
Huom! Postilaatikon nimi voi olla muutakin muotoa. Esim Omat kansiot
(Personal folders), sähköposti osoitteesi (pop-protokolla) tai Postilaatikko.
Myös näkymässä voi olla esim. 2 kansiota Omat kansiot (Personal folders) ja
toinen esim matti.meikälä[email protected] (imap-protokolla). Myös arkistokansiot
voivat näkyä tässä näkymässä.
Ohje
Hosted.fi Exchange
7/29
03.12.2012
Ruksaa Etsi myös alikansioista (Include subfolders) - Seuraava ( Next)
Tallenna PST tiedosto vaikka Työpöydällesi – Selaa (browse)
Ohje
Hosted.fi Exchange
8/29
03.12.2012
Valitse työpöytä:
Anna sopiva nimi:
Valitse Korvaa päällekkäisyydet, ja Valmis (Replace duplicates with items
exported. Finish):
Ohje
Hosted.fi Exchange
9/29
03.12.2012
Voi tulla salasanan lisäämiskysymys, anna tarvittaessa mutta ei pakko:
Outlook 2010:
TAI Outlook 2007 :
Ruksaa ei salausta (no encryption) ja OK :
Outlook luo PST tiedoston Työpöydällesi. Jos postia on paljon, tämä saattaa
kestää hetken.
Ohje
Hosted.fi Exchange
10/29
03.12.2012
7
LUO HOSTED.FI EXCHANGE TILI OUTLOOK:IIN.
Tässä kohdassa käydään läpi Hosted.fi Exchange sähköpostiprofiilin luonti
Outlook ohjelmaan vanhan Outlook tilin rinnalle. Jos aiempaa tiliä ei ole niin
uuden tilin luonti tapahtuu samankaltaisesti tai vain käynnistät Outlook
ohjelman.
7.1 Profiilin luonti
Mene Ohjauspaneeliin:
Posti (Mail):
Näytä profiilit (Show profiles) :
Ohje
Hosted.fi Exchange
11/29
03.12.2012
Lisää (Add):
Täytä Profiilin nimi, tässä tapauksessa: Hosted.fi - OK
7.2 Automaattinen tilin määritys.
Syötä käyttäjän nimi samalla tavalla kuin se on luotu Hosted.fi Hallintaan.
Syötä käyttäjän ensisijainen sähköpostiosoite. Kirjoita käyttäjän hosted.fi
salasana.
Huom. jos automaattinen tilin määritys ei toimi jostain syystä niin mene
kohtaan: 7.3 Määritä palvelinasetukset manuaalisesti.
Ohje
Hosted.fi Exchange
12/29
03.12.2012
Kun sovellus kysyy käyttäjänimeä ja salasanaa, kirjoita sähköpostiosoite
täydellisenä sekä käyttäjän hosted.fi-palvelun salasana ja laita ruksi Muista
tunnistetietoni.
Huom! Kun sovellus pyytää hyväksymään automaattisen konfiguraation
autodiscover.hosted.fi:stä – valitse Älä muistuta minua uudelleen (Don’t ask
this again) ja paina Salli (Allow).
Ohje
Hosted.fi Exchange
13/29
03.12.2012
Vie asennusvelho loppuun - Valmis
Profiilivalintaikkunassa valitse ”Käytä aina tätä profiilia” (Always use the
selected profile) ja valitse pudotusvalikosta äsken luomasi Hosted.fi. Älä poista
toista profiilia!
Ohje
Hosted.fi Exchange
14/29
03.12.2012
7.3 Määritä palvelinasetukset manuaalisesti
Jos jostain syystä automaattinen tilin määritys ei onnistu on tili luotava
manuaalisesti.
Määritä
palvelinasetukset
tai
muut
palvelulajit
manuaalisesti (Configure Manually) - Seuraava ->
Valitse luotava sähköpostitilin tyyppi Microsoft Exchange ja valitse Seuraava
(Next)
Ohje
Hosted.fi Exchange
15/29
03.12.2012
Täytä
kentät
esimerkin
mukaisesti:
Microsoft
mail.hosted.fi (Vanhat asiakkaat kts. kohta 4.)
Täytä Käyttäjänimi (User Name) kenttään.
tavalla kuin se on luotu Hosted.fi Hallintaan:
Exchange
palvelin:
Syötä käyttäjän nimi samalla
Huom! Älä paina Tarkista nimi - kohtaa.
Valitse Lisää asetuksia (More Settings):
Ohje
Hosted.fi Exchange
16/29
03.12.2012
Huom! Outlook 2007:ssa tässä kohtaa mahdollisesti voi tulla virheilmoitus:
Paina OK:
Napsauta Cancel (Ei saa painaa OK):
Ja tämän jälkeen pääset Lisäasetuksiin.
Ohje
Hosted.fi Exchange
17/29
03.12.2012
Tarkista Yleiset välilehdeltä: 5 sekuntia palvelinyhteyden aikakatkaisu:
Valitse Yhteys (Connection) välilehti. Ruksi Muodosta HTTP-yhteys
Microsoft Exchangeen (Connect to Microsoft Exchange using HTTP).
Valitse Exchange-välityspalvelinasetukset. (Exchange proxy Setting)
Ohje
Hosted.fi Exchange
18/29
03.12.2012
Määritä asetukset alla olevan kuvan mukaisesti:
Valitse
Välityspalvelimen
todennusasetukset
Perustodennus (Basic authentication):
alasvetovalikosta
–
Paina OK – OK
Tässä kohtaa voi painaa Tarkista nimi (Check name):
Seuraava (Next):
Ohje
Hosted.fi Exchange
19/29
03.12.2012
Anna käyttäjänimeksi sähköpostiosoitteesi ja salasana.
Tarkista, että Outlook saa yhteyden palvelimelle ja synkroinoi ensimmäisen
kerran.
8
VANHOJEN VIESTIEN TUOMINEN
Viestien tuomisessa on 2 vaihtoehtoa. Voi käyttää tuo (import) toimintoa tai
avata viemäsi .pst tiedoston ja siirtää haluamasi postit uuteen postilaatikkoon.
Avauksessa vanhat postit ovat paikallisesti koneellasi joten niitä ei voi lukea
mistä vain ja viestit voivat kadota esimerkiksi kovalevyrikon seurauksena. Siksi
suositellaan tuo (import) toimintoa.
Huom! Jos ei ole tarkoitus tuoda posteja voi hypätä kohtaan 9. Webmail
Ohje
Hosted.fi Exchange
20/29
03.12.2012
8.1 Viestien tuominen tuo toiminnolla
Outlook 2007: Valitse Tiedosto - Tuo ja vie (File – Import and Export)
Outlook 2010: Valitse Tiedosto – Ominaisuudet – Lisäasetukset - Vie (File –
Options – Advanced - Export)
Ohje
Hosted.fi Exchange
21/29
03.12.2012
Tuo toisesta tiedostosta (Import from another program or file):
Outlookin Datatiedosto (Outlook Data file .pst):
Ohje
Hosted.fi Exchange
22/29
03.12.2012
Selaa (Browse):
Valitse paikka mihin veit postit. Tässä tapauksessa työpöytä:
Ohje
Hosted.fi Exchange
23/29
03.12.2012
Avaa (Open):
Seuraava (Next)
Tuo samaan kansioon... (Import items into the same folder) ja valitse Sisällytä
alikansiot
(Include
subfolders)
valintalaatikko.
->
Valmis
(Finish):
Ohje
Hosted.fi Exchange
24/29
03.12.2012
Odota kunnes tiedot on tuotu.
Toista edellinen vaihe tarvittaessa jos käyttäjällä on useampi datatiedosto.
Outlook päivittää nyt tiedostot palvelimelle ja ennen kuin kaikki tiedot ovat
päivittyneet niin Outlook ei lataa palvelimelta sinne saapuneita viestejä. Tähän
voi mennä aikaa riippuen viestien määrästä ja verkkoyhteyden nopeudesta.
Viestejä voi tällä välin lukea Webmailista (https://mail.hosted.fi) kunnes
Outlookin alapalkissa kerrotaan, että ”Kaikki kansiot ovat ajan tasalla”.
8.2 Pst tiedoston avaaminen ja siirtäminen
Tällä tavalla voit pitää vanhoja postejasi paikallisesti koneellasi ja siirtää
tarvittavat postit Hosted.fi Exchange postilaatikkoon. Jos tietokone hajoaa niin
mm. vanhat postit, jos ei ole ollut varmistusta, voivat myös tuhoutua.
Tiedosto – Avaa (File – Open) - Avaa Outlookin datatiedosto (Open Outlook
datafile) ja valitse: työpöytä (desktop) tai paikka mihin veit vanhat postit.
Valitse viemäsi posti .pst tiedosto ja OK
Ohje
Hosted.fi Exchange
25/29
03.12.2012
Outlook:n vasempaan ns. Siirtymisruutu kohtaa ilmestyy vanhat postit jolloin
voit lukea, siirtää, poistaa jne. posteja.
Esimerkiksi jos haluat joitain vanhoja posteja siirrettävän niin valitse posti(t) ja
hiiren oikealla – siirrä ja valitse hosted.fi postilaatikosta haluamasi kansio.
9
WEBMAIL
Webmail sijaitsee osoitteessa https://mail.hosted.fi. Sen käyttöön ottoon
tarvitset vain tunnukset Hosted.fi Exchange:en.
9.1 Webmail ohje
Webmail sisällä on oma ohjeensa sen käyttöön:
Ohje
Hosted.fi Exchange
26/29
03.12.2012
9.2 Kirjautumisruudun selitteet:
”Tämä on julkinen tai jaettu tietokone”
Valitse tämä asetus, jos käytät Outlook Web Accessia julkisessa tietokoneessa.
Muista kirjautua ulos, kun olet lopettanut Outlook Web Accessin käytön, ja
sulkea kaikki ikkunat istuntosi päätteeksi.
”Tämä on yksityinen tietokone”
Valitse tämä asetus, jos olet tämän tietokoneen ainoa käyttäjä. Palvelimesi
sallii tavallista pidemmän toimettomuusajan, ennen kuin sinut kirjataan ulos.
Varoitus: Valitsemalla tämän asetuksen vahvistat, että tämä tietokone on
organisaatiosi tietoturvakäytännön mukainen.
”Käytä Outlook Web Access Lightia”
Light-asiakasohjelmassa on vähemmän ominaisuuksia kuin tavallisessa
asiakasohjelmassa, ja se on joskus sitä nopeampi. Käytä Lightasiakasohjelmaa, jos yhteytesi on hidas tai jos käytät tietokonetta, jonka
selaimen suojausasetukset ovat tavallista rajoittavammat. Jos selaimesi on
jokin muu kuin Internet Explorer 6 tai uudempi, voit käyttää vain Lightasiakasohjelmaa.
Ohje
Hosted.fi Exchange
27/29
03.12.2012
Ohje
Hosted.fi Exchange
28/29
03.12.2012
10 ENTOURAGE 2008 JA OUTLOOK 2011 (MAC TIETOKONEET)
Tilien luonti Entourage ohjelmaan on ohjeistettu Hosted.fi Exchange tilin luonti
Entourage 2008 ja Outlook 2011 ohjeessa.
10.1 Tärkeimmät asetukset - Entourage:
Käyttäjänimi (user name/account id): sähköpostiosoite
Palvelimen osoite (server address/ exchange server): mail.hosted.fi
- joissakin sähköpostiohjelmissa: mail.hosted.fi/exchange/sähköpostiosoite
Toimialue (domain): ei mitään eli jätetään tyhjäksi.
Ohje
Hosted.fi Exchange
29/29