Korjaamon sähköinen työkalenteri

FuturSoft työkalenteri
sähköinen
työkalenteri
Korjaamon
S
ähköisellä työkalenteriohjelmalla korjaamo hoitaa ajanvaraukset paperista
varauskirjaa tehokkaammin ja yhdistää
ajanvarauksen saumattomasti osaksi työmääräystä sekä töiden vastaanottoa. Palvelutaso
paranee, kun työnjohtajalla on kaikki tiedot
”yhden napin takana”.
Työkalenteri on kehitetty kiinteäksi osaksi
työmääräysten käsittelyä. Varaukset tehdään
graafisen, värejä hyödyntävän kalenterin
avulla. Hiirellä maalaataan tarvittava aika ja
kirjoitetaan tarvittavat tekstit. Paperikalenterin sijaan varaus linkitetään suoraan työmääräykseen: varausta napsauttamalla saadaan auki kyseinen työ. Jos korjaamossa on
paljon avoinaisia työmääräyksiä, ryhmittelee
kalenteri ne loogisesti kullekin päivälle, jolloin työt löytyvät nopeasti.
Kalenterin joustava ulkoasu
Kalenteriin mahtuu rinnakkain aina riittävä
määrä asentajatietoja – vain näytön koko
ja sarakkeiden leveys toimivat rajoitteina.
Kymmenen asentajaa mahtuu hyvin rinnakkain, ja haluttaessa asentajia voidaan jakaa
ruudulla eri osastoihin. Kello näkyy tarvittaessa jokaisen asentajan kohdalla.
Kalenteri näyttää eri tiloissa olevat työt
eri väreillä, esimerkiksi aloittamattomat,
kesken olevat ja laskutetut.
Nopeaa varausten vastaanottoa
Ominaisuuksia
Varauksen teko käy käytännössä seuraavasti:
• Värjätään haluttu aika hiirellä
• Painetaan F12-painiketta
• Kirjoitetaan muistiinpanot asiakkaalta esimerkiksi
puhelimessa
• Tarvittaessa voidaan hakea ajoneuvo ja asiakas
heti suoraan varaukselle.
• Työajan valinta hiirellä osoittamalla
• Vapaamuotoiset tekstit varaukselle
• Varauksesta päästään suoraan työmääräykseen
• Varausta voidaan siirtää asentajalta ja päivältä
toiselle
• Varausta voidaan kopioida esim. useammalle asentajalle
• Päivän varauskirjan voi tulostaa
• Varauksen väri vaihtuu työn etenemisen mukaan
• Varauksesta ei ole pakko tehdä työmääräystä
• Varausta voi vapaasti pidentää tai siirtää
• Samalla asentajalla voi olla samaikaisesti ns.
sivutöitä
Varaus on nyt tehty. Kun varauksesta tehdään työ­­mää­­räys,
joko etukäteen tai auton luovutuksen yhteydessä, käy
se yhdellä napilla varauksen kohdalta painamalla. Määräyksen syöttö on hyvin joutuisaa, etenkin jos ajoneuvo ja asiakas on valittu jo varauksen yhteydessä. On
helppoa tulostaa määräys saman tien ja saada siihen
välittömästi asiak­kaan kuittaus.
Joustaa eri tarpeisiin
Kun varaus on kerran tehty, on sen siirtäminen esimerkiksi toiselle päivälle tai toiselle asentajalle vaivatonta. Myös ajan pidentäminen on joustavaa, toisin kuin
paperista varauskirjaa ”tuhrimalla”.
Ohjelmalla voidaan tehdä myös nopeasti toistuvia
ajanvarauksia. Esimerkiksi jos tietty asentaja on pois
määrätyn ajan, on toistuvan varauksen teko helppoa.
Lisäominaisuutena on ns. pitkäaikaistöiden käsittely. Niillä tarkoitetaan töitä, joita ei haluta ”lukita”
tietylle päivälle, vaan ne tehdään sitä mukaa kuin aikaa jää. Ne voidaan käsitellä ns. aikatauluttamattomina
töinä. Nämä työt on helppo siirtää halutulle päivälle ja
halutulle asentajalle muutamalla näppäilyllä – sen sijaan, että niitä pidettäisiin ”keltaisina lappuina” ajanvarauskirjassa.
Lisämahdollisuuksia
• Töistä nähdään myös viikkonäkymä: montako tuntia
on varattuna kullekin päivälle.
• Kalenterista on helppo lähettää tekstiviestit työn
valmistumisesta, mikä tapahtuu hiiren klikkauksella määräyksen kohdalta. Myös ns. aloitus- ja lope­
tuskuittaukset onnistuvat samalla tavalla, samoin
kuin kunkin määräyksen tulostaminen suoraan
varaus­ruudulta käsin.
• Kaikki kyseisen päivän määräykset voidaan tulostaa
yhdellä kertaa, jotta ne ovat valmiina, kun asiakkaat aamulla tuovat autonsa.
• Työkalenterin käyttöä voidaan laajentaa nettiajanvarauksella, jolloin asiakkaat pääsevät varaamaan
suoraan päivälle, jolla on tarvittavan verran vapaata kapasiteettia.
Palvelun avaus helposti ja nopeasti
Huomiseksi tai ylihuomiseksi
ajan varanneille voidaan ohjatusti lähettää kerran päivässä
muistutus – eli tervetuloviestit.
FuturSoftin asiakaspalvelusta!
Kalenterista voi hakea varauksia myös rekisterillä tai työnumerolla.
Kun työ valmistuu, tekstiviesti lähtee suoraan kalenterista
varauk­sen kohdalla napsauttamalla.
FuturSoft Oy | www.futursoft.fi
Puh. 0207 288 730 | [email protected]