Huoltokirjan laadinta, käyttö ja ylläpito

Transcription

5.11.2014
1 / 34
SUOMEN YLIOPISTOKIINTEISTÖT OY
HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO
Ohje
Versio 1.2
Uimalankatu 1, 5. krs, 33540 Tampere
PL 310, 33101 Tampere
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
2 / 34
ESIPUHE
Tämän ohjeen tarkoituksena on kuvata Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n
huoltokirjojen laadintaan, käyttöön ja ylläpitoon liittyvät tehtävät sekä
hankkeissa laadittavan huoltokirjan sisällöllinen laatutaso.
Tätä ohjeistusta tullaan päivittämään tarvittaessa kampusmanagerien,
hankeosapuolien, kiinteistönhoidon palveluntuottajien ja muiden huoltokirjaa
käyttävien tahojen esitysten ja toiveiden perusteella. Kehitysehdotukset tähän
ohjeistukseen liittyen pyydetään lähettämään Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n
huoltokirjavastaavalle.
Huoltokirjavastaava
Jarmo Perkiö
Johtava kiinteistönpidon asiantuntija
Suomen Yliopistokiinteistöt Oy
[email protected]
puh. +358 400359414.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
3 / 34
SISÄLTÖ
ESIPUHE
2
1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA
5
1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät
1.2 Huoltokirjajärjestelmät
1.2.1 FacilityInfo
5
7
7
2 HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ
8
2.1 Yleistiedot
2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat
2.3 Kunnossapito
2.4 Tavoiteolosuhteet
2.5 Huoltokalenteri
2.6 Palvelupyynnöt
2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja
2.8 Kulutusseuranta
2.9 Paikantamispiirustukset
2.10 Konekortit
2.11 Tila- ja rakennekortit
2.12 Asiakirjat
8
9
10
10
10
10
11
11
11
11
11
11
3 HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO
13
3.1 Laadinnan valmistelu
3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen
3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa
3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen
3.4 Huoltokirjan käyttöönotto
13
13
15
16
17
4 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ
18
4.1 Huoltokalenteri
4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja
4.3 Palvelupyynnöt
18
18
19
5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO
20
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
4 / 34
Revisiohistoria
Tunnus
Versio 1.0
Versio 1.1
Versio 1.2
Tekijä
Johanna Jalas, Mikko
Hyytinen, Markku
Uusitalo, Helena
Törmikoski
Johanna Jalas, Mikko
Hyytinen, Markku
Uusitalo, Helena
Törmikoski
Minna Kumpumäki
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
Yritys
Pöyry Building
Services Oy
Pvm.
1.4.2010
Muutos
Julkaisuversio
Pöyry Building
Services Oy
7.9.2010
Ohjeistuken
graafinen ulkoasu
muokattu
SYK Oy
11.11.2014
Ohjeistuksen
graafinen ulkoasu
muokattu
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
5 / 34
1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA
Huoltokirja on työväline kiinteistön koko elinkaaren hallintaan. Huoltokirja on
tietolähde kiinteistön omistajalle sekä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden
tuottajille. Toimintamalli, jossa kaikki kiinteistöä käyttävät osapuolet
hyödyntävät huoltokirjaa yhteisenä työvälineenä, varmistaa kiinteistötietojen
säilymisen ja kiinteistöä koskevan historiatiedon kertymisen kiinteistön koko
elinkaaren ajan.
Huoltokirjaa käytetään työkaluna kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja
laadunvarmistuksessa sekä kunnossapidon ennakoinnissa ja suunnittelussa.
Huoltokirjaa käytetään myös kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa ja
kiinteistönhoitosopimuksen laadinnassa.
Huoltokirjan tulee palvella kiinteistön omistajaa ja kiinteistönhoitoorganisaatiota
asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa.
Huoltokirjojen laadintaa ja käyttöä on kuvattu Ympäristöministeriön julkaisussa
Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit (1999) selkä
Rakennustiedon ohjekorteissa Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta ja
Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö.
1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät
Huoltokirjajärjestelmissä sovelletaan erilaisia käyttöoikeusroolijakoja. Eri
osapuolet saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet ja näkymän huoltokirjaan.
Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolien huoltokirjaan liittyviä tehtäviä ja
vastuita.
Tehtävien sisältö vaihtelee jonkin verran riippuen käytössä olevasta
huoltokirjajärjestelmästä.
Taulukko 1. Eri osapuolten huoltokirjaan liittyvien tehtävien lyhyt kuvaus.
Osapuoli
Huoltokirjavastaava
Huoltokirjakoordinaattori
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
Tehtävien kuvaus
Tietokannan avauksen tilaaminen
Käyttöoikeushakemusten hyväksyminen
Koordinaattorin ja managerin valinta
Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta
Vastuu huoltokirjan ylläpidosta
Huoltokirjan laadinnan ohjeistus, valvonta ja johtaminen
Käyttöoikeuksien tilaaminen hankeorganisaatiolle
huoltokirjamanagerilta
Huoltokirjan sisällön tavoitteiden asettaminen
Huoltokirjaan toimitettavan materiaalin tarkistus ja
valvonta
Huoltosuunnitelman ja palvelukuvauksen laadinta
Huoltokirjan luovuttaminen sovitussa laajuudessa ja
aikataulussa
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
6 / 34
Osapuoli
Tehtävien kuvaus
Huoltokirjan laatija
laatija Huoltokirjan sisällön laatiminen yhteistyössä eri
osapuolien kanssa
Huoltokirjan käyttöönotto ja koulutus
Huoltokirjakoordinaattori voi toimia huoltokirjan
laatijana
Huoltokirjan toiminnasta vastaaminen ja raportointi
Huoltokirjan päivittämis- ja muutostarpeiden
koordinointi
Koordinaattorin ja laatijan ohjeistus ja uusien
huoltokirjojen tarkastus
Käyttöoikeuslomakkeiden täyttäminen
Huoltokirjan käytön opastus ja neuvonta
Koordinaattorin ja laatijan valinta yhdessä
huoltokirjavastaavan kanssa
Käyttöikätavoitteiden määrittely
Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta
Tilaajan tehtävät ohjetietokortin RT 18-10713 mukaan
Huoltokirjan laadinnan seuranta ja valvonta
Käyttöoikeustarpeesta ilmoittaminen managerille tai
huoltokirjavastaavalle
Tiedottaminen ja tiedonsiirron valvonta
Valmiin huoltokirjan luovuttaminen
vastaanottotarkastuksessa
Suunnittelutietojen toimittaminen ja vienti huoltokirjaan
Järjestelmäkuvausten, konekorttipohjien ja
paikantamiskuvien laatiminen.
Urakoitsijoiden toimittamien tietojen tarkistaminen
Järjestelmäkuvausten, konekorttien ja
paikantamiskuvien tarkastaminen ja täydentäminen
toteutusta vastaavaksi
Rakenneosien ja teknisten järjestelmien huolto-ohjeiden
ja tuotekorttien toimittaminen ja vienti huoltokirjaan
Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen
Energiankulutus- ja sisäilmatavoitteiden asettamisesta
huolehtiminen
Kohteessa tapahtuvista muutos- ja korjaustöistä sekä
niistä aiheutuvista päivitystarpeista ilmoittaminen
Kiinteistönhoidon kilpailuttaminen huoltokirjan avulla
Vastuu palvelukuvauksen laatimisesta
Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen
Huoltokirjan käytön seuranta
Huoltokirjan käyttö
Käyttöpäiväkirjan käyttö
Huoltokirjan muutos- ja päivitystarpeista ilmoittaminen
Tietojen katselu käyttöoikeuksien puitteissa
Palvelupyyntöjen tekeminen FacilityInfossa
Käyttäjätunnusten ylläpito
Asetuksien muokkaaminen
Hoidon ja huollon tuotekirjaston ylläpito
Huoltokirjamanageri
Hankevastaava
Rakennuttajakonsultti
Suunnittelija
Urakoitsija
Talotekniikan asiantuntija
Kampusmanageri
Palveluntuottaja
Asiakas, Tilayhdyshenkilö
Ohjelmistotoimittaja
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
7 / 34
1.2 Huoltokirjajärjestelmät
SYK Oy:n kiinteistöjen huoltokirja on FacilityInfo. Kaikkien SYK Oy:n kohteiden
palvelupyynnöt jätetään ja hallitaan FacilityInfojärjestelmässä.
1.2.1 FacilityInfo
FacilityInfo-huoltokirja on Internetissä toimiva huoltokirjasovellus.
Huoltokirjapalvelun toimittamisesta ja kehittämisestä vastaa Buildercom Oy.
FacilityInfo avautuu osoitteessa: https://www.buildercom.net/fi/
FacilityInfon käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia.
Käyttöoikeudet myöntää huoltokirjavastaava. Käyttöoikeuksien hakeminen on
esitetty kohdassa 3.1.1.
Käyttäjätunnistuksen perusteella jokainen palvelun käyttäjä saa omaan
näkymäänsä luettelon kaikista niistä kiinteistöistä, joiden tietoihin hänellä on
käyttöoikeus. Kohdekohtaiset käyttöoikeudet perustuvat käyttäjärooleihin,
jotka huoltokirjamanageri ja huoltokirjavastaava määrittelevät
tapauskohtaisesti uusille käyttäjille.
Buildercom Oy:n tukipalveluun voi välittää FacilityInfoon liittyviä kysymyksiä ja
vikailmoituksia. Tiedustelut ja ilmoitukset lähetetään sähköpostitse
osoitteeseen [email protected]. Kiireellisissä asioissa voi olla yhteydessä
myös Buildercomin puhelintukeen, joka toimii numerossa 0207 578 308.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
2
8 / 34
HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ
Tässä osiossa on käsitelty huoltokirjan sisältö pääpiirteissään ja kuvattu
huoltokirjan sisältöä yleisesti. Tarkemmat ohjeet huoltokirjan sisällön laadintaan ja
käyttöön sekä sisällön laatuvaatimuksia on esitetty liitteissä 1-6.
Huoltokirja tehdään ennen kaikkea tukemaan kiinteistön oikeaa käyttöä ja
huoltoa. Tämän vuoksi kaikki tiedot, esimerkiksi LVI-järjestelmäkuvaukset,
esitetään käytön ja huollon näkökulmasta ja tarvittavalla tarkkuudella.
2.1 Yleistiedot
Yleistiedoissa on esitetty kiinteistön perustiedot, rakennusosien ja järjestelmien
yleiskuvaukset, yhteystiedot sekä mahdolliset tehdyt selvitykset ja tutkimukset
FacilityInfon perustiedoissa esitetään kiinteistön ja sen rakennusten tiedot KH90014
Kiinteistön perustietokortti sisällön mukaisesti.
Tampuurissa perustiedot esitetään huoltokirjajärjestelmän kiinteistötiedoissa,
kiinteistönhoitokohteet ja yhteystiedot tulosteissa sekä huoltokirjaan liitetyissä
dokumenttimuotoisissa asiakirjoissa.
Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys.
Huoltokirjassa esitetään rakennustekniikan ja taloteknisten järjestelmien sekä
laitteiden tiivistetyt kuvaukset siten, että kiinteistöä tuntematonkin
ammattilainen saa yleiskuvan kiinteistöstä. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa,
minkälaisesta rakennuksesta on kysymys.
”Rakennuksen kantavana pystyrakenteena on betonipilarit ja vaakarakenteena
betonipalkit ja ontelolaatat.”
”Rakennuksen pohjoispääty on perustettu betoniteräspaalujen varaan ja muut
osat maanvaraisten betonianturoiden varaan.”
Yleiskuvauksissa on hyvä tuoda esille mahdolliset rakennuksen riskitekijät
esimerkiksi rakenteiden tuuletettavuus, lumen- ja jäänpoisto, suuri energian
kulutusmahdollisuus.
”Rakennuksessa on kostutus tiloissa xxx, joka vaatii erityistä huomiota
varsinkin kovan pakkaskauden alkaessa ja pakkaskauden aikana.”
Yleiskuvauksissa kerrotaan myös laitteiden ja rakenteiden huoltoa ja käyttöä
palvelevaa informaatiota, esimerkiksi luetellaan huollettavat laitteet ja
järjestelmät pääpiirteissään.
”Rakennuksen koneellinen ilmanvaihto on toteutettu kolmella
lämmöntalteenotollalla (pyörivä kenno) varustetulla tulo- ja
poistoilmakoneella.”
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
9 / 34
Suunnittelijan laatimat yleiskuvaukset tulee työmaavaiheessa tarkastaa ja
korjata tarvittessa toteutusta vastaavaksi.
Korjaus- ja muutostöihin liittyvät yleiskuvausten muutokset ja lisäykset tulee
esittää maininnalla hankkeesta ja toteutusajankohdasta esimerkiksi ”Hanke
JY003, 2010”.
SYK Oy:n rakennusten huoltokirjoissa esitetään turva-, tieto-, puhelin- ja
viestintäjärjestelmiin sisältyviä tietoja vain hyvin yleisellä tasolla.
Yksityiskohtaisia tietoja ei saa esittää Internet-huoltokirjoissa.
Rikosilmoitinjärjestelmän kohdalla esitetään esimerkiksi: ”Kohteessa on
rikosilmoitinjärjestelmä. Tarkempia tietoja laitteistosta saa kohteen
kampusmanagerilta tai käyttäjän tilayhdyshenkilöltä.”
Jos kohteesta on laadittu kuntoarvio, sitä voidaan käyttää hyväksi
yleiskuvausten laadinnassa.
Huoltokirjassa esitetään tiedot kiinteistölle tehdyistä selvityksistä ja
tutkimuksista, joita ovat mm. kuntoarviot, kuntotutkimukset,
energiakatselmukset ja asbestikartoitukset. Suoritetuista
viranomaistarkastuksista, kuten väestönsuojien, sähköverkon sekä
palotarkastuksesta, lisätään tiedot huoltokirjaan.
Yhteystietoina esitetään omistajan, kiinteistökohtaisten yhteyshenkilöiden,
kunnallisteknisten liittymien, kiinteistönhoidon ja muiden hoidon ja huollon
sopimuskumppaneiden tiedot. Hankkeisiin liittyvien konsulttien,
suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, laite- ja materiaalitoimittajien,
aliurakoitsijoiden, tavarantoimittajien ym. yhteystiedot esitetään
hankekohtaisessa asiakirjassa.
2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat
Palvelutuotteet sisältävät kokoelman yleisesti käytettyjä vakiokoodattuja ja nimettyjä kiinteistöpalveluita eli hoito- ja huoltotehtäviä. Tuotekirjasto toimii
huoltokirjajärjestelmän sisällä yhteisenä tietopankkina. Tuotekirjastosta
poimitaan tarvittavat tuotteet ja muodostetaan niistä haluttua palvelun
laatutasoa vastaavia palvelukokonaisuuksia eli huoltokalenteritehtäviä.
Mikäli palvelutuotekirjastosta ei löydy kohteeseen soveltuvaa kiinteistönhoidon
palvelutuotetta, tarvittavasta lisäyksestä ilmoitetaan SYK Oy:n
huoltokirjavastaavalle.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
10 / 34
Palvelukokonaisuuksien nimen eteen lisätään teknisen järjestelmän tai
huollettavan kohteen luonnetta ilmaiseva kaksikirjaiminen lyhenne seuraavan
periaatteen mukaisesti:
-
Kiinteistönhoidon yleistehtävät [KH] (sisältäen mm. jätehuolto)
Kiinteistönhoidon tuki [KH] (sisältäen mm. mittareiden lukeminen, palaverit,
riskien hallinta jne.)
Rakennustekniikka [RA]
Ulkoalueet ja -varusteet [UA]
Ilmanvaihtojärjestelmät [IV]
Vesi- ja lämpöjärjestelmät [LV]
Sähköjärjestelmät [SÄ]
Jäähdytysjärjestelmät [JÄ]
Rakennusautomaatio [SV]
Muut erikoishuollot [ER] (teknisten järjestelmien huollot)
Käytetty etuliite ei tarkoita palvelukokonaisuuden suorittajaa vaan se
määritellään erikseen järjestelmäkohtaisia ominaisuuksia käyttäen.
2.2 Kunnossapito
Kunnossapitoon liittyvät tiedot (kunnossapito-ohjelma ja kunnossapidon
vuosisuunnitelma) hallitaan tällä hetkellä KuntoRyhti-moduulissa.
Hankekohtaiset rakennusosien ja järjestelmien käyttöikä- ja
kunnossapitojaksotiedot esitetään dokumentteina SYK Oy:n huoltokirjoissa.
Huoltokirjassa esitetään tavoiteolosuhdetiedot koskien sisäilmastoa,
energiankulutusta ja järjestelmien käyntiaikoja sekä asetusarvoja.
Tavoiteolosuhdetiedot esitetään erillisessä asiakirjassa.
2.5 Huoltokalenteri
Huoltokirjajärjestelmä generoi kiinteistönhoidolliset tehtävät huoltokalenteriin
laaditun palvelukuvauksen perusteella. Huoltokalenterin avulla voidaan
organisoida ja valvoa kiinteistön hoito- ja huoltotehtäviä.
Huoltokirjakoordinaattorin tehtäviin kuuluu käytön opastuksen yhteydessä
opastaa hoito- ja huolto-organisaatio käyttämään huoltokalenteria.
2.6 Palvelupyynnöt
Palvelupyyntötoiminnon avulla voidaan ilmoittaa ja hallita mm. vikailmoituksia.
SYK Oy:n kaikkien kiinteistöjen palvelupyynnöt hallitaan FacilityInfohuoltokirjassa.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
11 / 34
2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja
Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoja käytetään mm. poikkeuksellisten
havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien
vikakorjausten tallentamiseen. Tampuurissa on käyttöpäiväkirjan lisäksi myös
auraus- ja hiekoituspäiväkirja, johon kirjataan liukkauden torjuntaan liittyvät
toimenpiteet.
Käyttöpäiväkirjaan käyttöön liittyvät tehtävät on esitetty tarkemmin kohdassa
4.2.
2.8 Kulutusseuranta
Kulutusseurannassa ei käytetä FacilityInfo-järjestelmää.
2.9 Paikantamispiirustukset
Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja
huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Paikantamispiirustusten selkeyden
vuoksi voidaan laatia talotekniikka-alakohtaiset paikantamispiirustukset.
Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuskuvat. DWG-muotoiset
paikannuskuvat tallennetaan huoltokirjaan .zip-tiedostona.
Paikannuskuvien laadintaan ja päivittämiseen liittyvät tarkemmat ohjeet on
esitetty liitteessä 4.
2.10 Konekortit
Huoltokirjassa on konekortit niistä laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon
kuuluvia seuranta-, hoito- ja huoltotoimenpiteitä. Konekorteissa esitetään
kiinteistön teknisiin järjestelmiin ja laitteisiin liittyvät yksityiskohtaisemmat
tekniset tiedot.
Konekorttien laadintaan liittyvät tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 5.
2.11 Tila- ja rakennekortit
Tila- ja rakennekorteissa esitetään tiloihin ja rakenteisiin liittyviä tietoja esim.
materiaali- ja määrätietoja. Usein nämä tiedot esitetään suunnitelmaasiakirjoissa
eikä niistä tehdä varsinaisia kortteja.
2.12 Asiakirjat
Huoltokirjassa esitetään tiedostomuotoisena mm. seuraavia asiakirjoja:
- luovutusaineistoluettelot, materiaalitodistukset, tuotekortit,
- tuotteiden ja laitteiden käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeet,
- käyttöturvallisuustiedotteet, hyväksymistodistukset ja tuoteselosteet,
- rakennuksen ja sen tiloihin liittyvät ohjeet, kuten käyttäjäopastukset ja
rakennusautomaation käyttäjäopas,
- kiinteistön pelastussuunnitelma,
- poikkeustilanneohjeistus ja
- kiinteistöä koskevat viranomaismääräykset.
Asiakirjat voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan
paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
12 / 34
loppudokumentteja.
Huoltokirjaan tallennetaan kiinteistön käytön ja ylläpidon aikana syntyviä
dokumentteja esim. kiinteistönhoidon palaverien muistiot, tarkastuspöytäkirjat,
huoltoraportit ja tutkimusraportit.
Dokumenttien asianmukaisesta tallentamisesta huoltokirjaan on laadittu
erillinen työohje, joka on esitetty tämän ohjeen liitteenä (Liite 2).
Kiinteistön pelastussuunnitelman laadinnasta vastaa kampusmanageri. Tilojen
käyttäjällä voi olla yleisen pelastussuunnitelman lisäksi oma
pelastussuunnitelma. Käyttäjän pelastussuunnitelma voi sisältää
luottamuksellista aineistoa ja sitä ei liitetä huoltokirjaan. Mikäli käyttäjän
pelastussuunnitelma sisältää kiinteistön hoidon kannalta oleellista tietoa, tulisi
siitä laatia luottamuksellisesta aineistosta karsittu versio huoltokirjaan
liitettäväksi.
Poikkeustilanneohjeistus laaditaan kiinteistönhoitoon liittyviin, ennakoitavissa
oleviin poikkeustilanteisiin, joissa aiheutuu vaaraa henkilöturvallisuudelle tai
merkittäviä taloudellisia seuraamuksia. Poikkeustilanteita ovat
pelastussuunnitelmassa mainittujen tilanteiden lisäksi mm. sähkön ja lämmön
jakelun pitkäaikainen keskeytyminen. Yleisluontoisista poikkeustilanneohjeiden
laadinnasta vastaa huoltokirjan koordinaattori tai laatija. Mahdollisten
kohdekohtaisten erikoisuuksien osalta poikkeustilanneohjeista vastaa
kampusmanageri.
Huoltokirjaan liitetään myös tiedot kiinteistöä koskevista
viranomaismääräyksistä. Koordinaattori toimittaa taulukon
viranomaismääräyksistä ja velvoitteista rakennuksen elinkaaren ajalle.
Suunnittelijat täydentävät mahdolliset rakennusta koskevat määräykset ja
ohjeet.
Huoltokirjaan tallennetaan pääsääntöisesti PDF-muodossa olevia tiedostoja.
Muokattavat tiedostot, kuten esimerkiksi suodatinluettelot tallennetaan
muokattavissa olevassa alkuperäisessä muodossa.
Dokumentit voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan
paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan
loppudokumentteja.
Mikäli huoltokirjaan halutaan liittää aineistoa www-sivuilta, tehdään halutuista
sivuista PDF-tiedosto, joka liitetään huoltokirjaan. Suoria viittauksia wwwsivustoille
ei pääsääntöisesti hyväksytä.
Asiakirjat tallennetaan huoltokirjaan tallennusmuodoltaan mahdollisimman
yleispätevässä muodossa.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
3
13 / 34
HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO
Huoltokirjan laadinnan päävaiheet ovat laadinnan valmistelu, varsinainen
huoltokirjan laadinta ja huoltokirjan käyttöönotto. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet
on esitetty kuvassa
Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet.
Huoltokirjan tiedot laaditaan joko järjestelmän valmiille WEB-lomakkeille tai
asiakirjoiksi, jotka liitetään huoltokirjaan liitteiksi.
3.1 Laadinnan valmistelu
Kuvassa 2 on esitetty huoltokirjan laadinnan valmisteluvaiheen tehtävät.
Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan valmistelu.
Uudet huoltokirjat laaditaan FacilityInfo-järjestelmään.
SYK Oy:n edustaja (yleensä rakennuttajakonsultti) valitsee ja nimeää
hankkeelle huoltokirjakoordinaattorin. Koordinaattori vastaa hankkeen
huoltokirjan koordinoinnista ja laadinnasta ja sen etenemisestä sovitussa
aikataulussa.
Huoltokirjan tietosisällön tarkkuustaso sekä mahdolliset hankekohtaiset
linjaukset ja ratkaisut sovitaan koordinoinnin aloituskokouksessa yhdessä
rakennuttajakonsultin ja huoltokirjakoordinaattorin kanssa.
3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen
Huoltokirjakoordinaattori tilaa uuden huoltokirjakohteen perustamisen SYK
Oy:n huoltokirjavastaavalta ja välittää tiedon tarvittavista huoltokirjan
käyttöoikeuksista laadintatyön vastuuhenkilöille huoltokirjamanagerille.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
14 / 34
Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen.
Kuvassa 3 on esitetty toimintatapa, kun huoltokirjaan pitää lisätä uusi
käyttöoikeus tai vanhaa käyttöoikeutta pitää muuttaa.
Kuva 3. Toimintatapa, kun tarvitaan uusi käyttöoikeus tai käyttöoikeutta pitää
muuttaa.
Otetaan tarvittaessa yhteyttä seuraaviin henkilöihin:
-
Huoltokirjakoordinaattori (hankkeiden huoltokirjat)
Rakennuttajakonsultti (hankkeiden huoltokirjat)
Huoltokirjamanageri (käytössä olevat huoltokirjat) tai
Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjavastaava (jos edellisiä ei ole
tiedossa).
Huoltokirjamanageri täyttää sähköisen käyttöoikeuslomakkeen perustiedot ja
käyttöoikeustiedot.
Huoltokirjamanageri tallentaa käyttöoikeuslomakkeen projektipankin kansioon
Pyynnöt huoltokirjavastaavan hyväksymistä varten. Projektipankki lähettää
sähköposti-ilmoituksen uudesta lomakkeesta huoltokirjavastaavalle.
Huoltokirjavastaava tarkistaa lomakkeen tiedot ja hyväksyy tiedot siirtämällä
lomakkeen projektipankin kansioon Hyväksytyt. Projektipankki lähettää
sähköposti-ilmoituksen järjestelmätoimittajalle tai pääkäyttäjälle uudesta
lomakkeesta.
Huoltokirjajärjestelmän tuki perustaa huoltokirjaan uuden käyttäjätunnuksen
tai muokkaa käyttöoikeutta käyttöoikeuslomakkeen tietojen perusteella.
Tuki tiedottaa käyttöoikeuksiin liittyvistä muutoksista asianmukaisia joko
sähköpostitse tai kirjeitse ja siirtää lomakkeen projektipankin kansioon Valmiit.
Uuden huoltokirjakohteen perustaminen tilataan samalla sähköisellä
käyttöoikeuslomakkeella edellä mainitun prosessin mukaisesti.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
15 / 34
3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa
Uudis- ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osana suunnittelu- ja
rakentamisprosessia.
Kuvassa 4 on esitetty tiivistettynä huoltokirjan laadinnan päävaiheet.
Kuva 4. Huoltokirjan laadinta hankkeen aikana.
Huoltokirjan laadinnan käynnistäminen ja ohjeistus tapahtuu
aloituskokouksessa, jossa nimetään laadintatyöhön osallistuvat henkilöt sekä
heidän tehtävänsä. Huoltokirjakoordinaattori antaa tarkemmat ohjeet
huoltokirjan laadintaprosessista sekä vastaa huoltokirjajärjestelmän esittelystä
ja käytön perusopastuksesta.
Huoltokirjakoordinaattori tilaa laadintatyöhön osallistuville henkilöille
tarvittavat huoltokirjan käyttöoikeudet huoltokirjamanagerilta tai SYK Oy:n
huoltokirjavastaavalta. Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen ja
myönnetään henkilöille, jotka sen välttämättä tarvitsevat.
Suunnittelijat vastaavat omalta osaltaan huoltokirjan laatimisesta.
Suunnitteluvaiheen päättyessä kohteen perustiedot, yleiskuvaukset, konekortit
ja muut suunnittelutiedot ovat valmiina.
Urakoitsijat täydentävät huoltokirjan tiedot toteutunutta vastaavaksi.
Suunnittelijat tarkastavat omalta osaltaan urakoitsijoiden toimittamat tiedot.
Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta tulee sisällyttää jokaisen
suunnittelu- ja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan ajoissa puuttua
mahdollisiin ongelmiin sekä varmistaa työn eteneminen rakennushankkeen
mukana ja huoltokirja voidaan ottaa käyttöön heti hankkeen valmistuttua.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
16 / 34
Kampusmanageri, talotekniikka-asiantuntijat ja huoltokirjakoordinaattori
laativat yhteistyössä kohteen palvelukuvauksen. Kohteen suunnittelijat ja
urakoitsijat osallistuvat tarvittaessa palvelukuvauksen laadintaan.
Jos kiinteistönhoito kilpailutetaan huoltokirjan avulla, tulee huoltokirjatietojen
olla toimitettu hyvissä ajoin.
Huoltokirjan luovutustarkastuksen suorittamisesta vastaavat
huoltokirjamanageri ja kampusmanageri. Rakennuttajakonsultti luovuttaa
valmiin huoltokirjan.
3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen
Kuvassa 5 on esitetty huoltokirjan laadinnan eteneminen käytössä olevaan
kohteeseen.
Kuva 5. Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen.
Laadinnan käynnistäminen tapahtuu aloituskokouksessa, johon osallistuvat
kampusmanageri, huoltokirjakoordinaattori ja kiinteistönhoidon edustajat sekä
tarvittaessa SYK Oy:n huoltokirjavastaava. Edellisten lisäksi laadintatyöhön
voidaan kytkeä talotekniikka-asiantuntijat ja käyttäjän yhteyshenkilö.
Aloituskokouksessa sovitaan huoltokirjan laadinnan aikataulusta ja
tarkennetaan laadittavan huoltokirjan sisältö.
Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan sisältö laaditaan seuraavien tietojen
perusteella:
- Tilaajalta ja kiinteistönhoito-organisaatiolta saatavista lähtötiedoista
(perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet,
kiinteistönhoitosuunnitelma)
- Kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista
tiedoista
- Mahdollisista erillisselvitysten tiedoista (esimerkiksi kuntoarvio)
- Laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista
- Laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta
Kampusmanageri vastaa kohteen kiinteistönhoidon palvelukuvauksen
laatimisesta. Kohteen palvelukuvaus laaditaan talotekniikan asiantuntijoiden,
huoltokirjakoordinaattorin ja tarvittaessa kiinteistönhoito-organisaation
avustuksella.
Käytössä olevan kohteen huoltokirjan luovutustarkastus tehdään sovitun
aikataulun mukaisesti. Tarkastuksen suorittamisesta vastaavat
huoltokirjamanageri ja kampusmanageri.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
17 / 34
3.4 Huoltokirjan käyttöönotto
Kuvassa 6 on esitetty huoltokirjan käyttöönoton eteneminen.
Kuva 6. Huoltokirjan käyttöönoton eteneminen.
Huoltokirjan käyttöönotto tapahtuu luovutuksen ja vastaanoton jälkeen
järjestämällä erillinen huoltokirjan sisältöä ja toimintaa esittelevä
perehdyttämistilaisuus. Perehdyttäminen on erityisen merkittävässä roolissa,
vaikka huolto-organisaatiolla olisikin aikaisempaa kokemusta huoltokirjojen
käyttämisestä. Perehdyttämistilaisuuden tarkoituksena on varmistaa
huoltokirjan tavoitteiden mukaisen käytön alkaminen. Tilaisuuden
järjestämisestä vastaa huoltokirjan laatinut taho. Tilaisuudessa voivat olla
mukana kiinteistönhoito-organisaation edustajien lisäksi myös tilojen käyttäjien
edustajat sekä kampusmanageri.
Ensimmäinen vuosi käyttöönoton jälkeen on niin sanottu koekäyttövuosi
(takuuvuosi).
Käyttöönoton jälkeen huoltokirja siirtyy huoltokirjamanageroinnin piiriin.
Huoltokirjamanageri suorittaa takuuvuoden aikana huoltokirjan käytöstä
johtuvat ylläpitotehtävät ja antaa tarvittavan käyttötuen.
Huoltokirjan koekäytön aikana havaittavien virheiden ja puutteiden korjaus- ja
täydennystarpeet sisältyvät huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan tehtäviin.
Takuuvuoden päätteeksi järjestetään tarvittaessa erillinen koekäytön
luovutustarkastus, jossa käydään läpi huoltokirjan käyttöönotto sekä
takuuvuoden aikana havaitut puutteet ja tehdyt tarkennukset.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
4
18 / 34
HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ
Huoltokirjaa käytetään työkaluna esim. kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja
valvonnassa sekä suoritettujen kiinteistönhoitotehtävien raportoinnissa.
Huoltokirjan sisältämiä asiakirjoja käytetään hyväksi mm. kiinteistönhoidon
kilpailuttamisessa, laitteiden ja järjestelmien käytön ja huollon suunnittelussa
sekä kuntoarvioiden ja korjaussuunnitelmien laadinnassa.
Huoltokirjajärjestelmän toimintoja hyödynnetään esim. palvelupyyntöjen
jättämisessä ja erilaisten raporttien luomisessa.
Tässä ohjeessa on esitetty muutamien keskeisten työkalujen käyttöön liittyviä
tarkempia ohjeita.
4.1 Huoltokalenteri
Huoltokalenteriin muodostuu tehtävät laaditun palvelukuvauksen perusteella.
Huoltokalenterin avulla on mahdollista suoritettavien hoito- ja huoltotehtävien
tarkastelu ja tulostaminen, tehtyjen töiden kuittaus ja seuranta sekä huoltojen
yhteydessä tehtyjen toimenpiteiden kirjaus. Huoltokalenteriin tulee raportoida
huoltotoimenpiteiden yhteydessä tehdyt huomiot ja korjaustoimenpiteet.
4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja
Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoa käytetään mm. poikkeuksellisten
havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien
vikakorjausten tallentamiseen.
Käyttöpäiväkirjaan merkitään seuraavat asiat:
- Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät
- Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys
- Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset
- Poikkeavat tapahtumat
- Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne.
- Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva)
- Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset
- Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset
- Erillisveloitettavat työt
- Esimerkiksi tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta,
puiden kaato ja valaisinhuolto.
- Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset
- Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan
ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat
mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset
korjaukset.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
-
19 / 34
Viranomaistarkastukset
- Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset
tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset.
Merkintöihin lisätään erikseen tekijä, jos se ei ole kirjaaja.
Liitteessä 3 on esitetty tarkemmat ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen
tekemisestä.
4.3 Palvelupyynnöt
Huoltokirjan palvelupyyntötoimintoa käytetään esim. kiinteistöissä havaittujen
vikojen ja puutteiden, korjaustarpeiden ja lisätyötilausten sekä muiden
käyttäjäpalautteiden antamisessa.
Palvelupyynnössä tulee kuvata havaitun vian sijainti ja laatu.
Palvelupyyntöä tehtäessä tulee valita luokittelunimike, jota havaittu vika tai
vaurio tai muu palaute koskee.
Pakolliseen kuvauskenttään lisätään aiheeseen liittyvä tarkempi tieto
esimerkiksi seuraavalla tavalla.
”Ala-aulan naisten WC:ssä vuotaa hana.”
”2. kerroksen kopiohuoneessa ei toimi valaistus.”
”Päärakennuksen keittiön ulko-oven kahva on irronnut.”
Palvelupyynnöt käsitellään palveluntuottajan kanssa sovitun vasteajan
mukaisesti.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
20 / 34
5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO
Käyttövaiheessa on oleellisen tärkeää, että huoltokirjan tietosisältöä
päivitetään ja kehitetään. Huoltokirjan tietosisällön ylläpitäminen on jatkuva
prosessi, johon osallistuvat kiinteistön omistaja, kiinteistönhoidon
palveluntuottajat ja huoltokirjamanageri.
Eri osapuolien (esim. kiinteistönhoidon palveluntuottajan, käyttäjän,
erikoishuoltoliikkeiden) tulee käyttää huoltokirjaa aktiivisesti ja ilmoittaa
havaitsemistaan muutos- ja päivitystarpeista.
Huoltokirjamanageroinnin tarkoituksena on varmistaa huoltokirjojen pysyminen
ajan tasalla siten, että huoltokirja palvelee sekä tilaajaa että
palveluntuottajaorganisaatiota kiinteistön elinkaaren aikana. Manageri suorittaa
määrätyt huoltokirjan päivitystehtävät ja vastaa huoltokirjan käyttäjien
opastuksesta. Manageri huolehtii huoltokirjan laadinnan ohjauksesta ja
valvonnasta sekä huoltokirjatehtävien suorittamisen ohjeistuksesta
yhteistyössä tilaajan kanssa.
Huoltokirjamanagerille kuuluu mm. seuraavat tehtävät:
- Käyttöoikeuksien tilaaminen ja välittäminen
- Huoltokirjan tietosisällön ylläpito ja kehittäminen
- yhteystietojen päivittäminen
- perustietojen, laitetietojen, palvelukuvausten yms. päivittäminen
- eri osapuolien toimittamien asiakirjojen tallentaminen
- Käyttöaktiivisuuden seuranta
- Käytön opastus ja koulutuksen antaminen
- Erikseen valitun huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan ohjeistus ja
valvonta
- Uuden huoltokirjan vastaanottotarkastuksen raportoiminen tilaajalle
Huoltokirjamanagerin tehtävät on kuvattu yksityiskohtaisemmin liitteessä 5.
LIITTEET
Liite 1 FacilityInfo-huoltokirjan sisältö ja eri osapuolten tehtävien jako
Liite 2 Asiakirjojen sijainti huoltokirjassa
Liite 3 Ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemiseen
Liite 4 Paikannuskuvien laadinta
Liite 5 Konekorttien laadinta
Liite 6 Huoltokirjamanagerin tehtävät
LÄHTEET
Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit. Ympäristöministeriö
ja Rakennustieto Oy. Suomen ympäristö, rakentaminen nro 349.1999.
Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta. KH 90-00275, RT 18-10713, LVI 0110302. Rakennustieto Oy. 1999.
Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. KH 90-00276, LVI 01-10303.
Rakennustieto Oy. 1999.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
21 / 34
LIITE 1 Sivu 1/3
FACILITYINFO-HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ JA ERI OSAPUOLTEN TEHTÄVIEN JAKO
Valikon osa
Täyttäjä uudis- ja
peruskorjaushankkeessa
Täyttäjä käytössä olevassa
kohteessa
Kiinteistön ja tontin tiedot
web-lomakkeella. Rakennusten tiedot
rakennuskorttipohjiin ja
tontin tiedot
kiinteistökorttipohjiin.
Web-lomake. Haluttujen
nimikkeiden lisääminen ja
kenttien muokkaaminen.
Arkkitehti, muut
suunnittelijat täydentävät.
Suunnittelijat täyttävät,
urakoitsijat tarkistavat ja
korjaavat tarvittaessa.
Web-lomake asiakirjan
tietojen lisäämiseen sekä
tiedostomuotoisen
asiakirjan liittämiseen.
Web-lomake tietojen
lisäämiseen.
Hankkeessa suunnittelijat ja
urakoitsijat.
Kampusmanageri toimittaa
käytönaikaiset yhteystiedot
ja kiinteistöpalveluihin
liittyvät tiedot, jotka
koordinaattori syöttää.
Koordinaattori vie hankkeen
yhteystietolistan PDFmuodossa Asiakirjat kohtaan. Urakoitsijat toimittavat tärkeimpien
aliurakoitsijoiden ja
tavarantoimittajien
yhteystietolistan
koordinaattorille
liitettäväksi PDF-muodossa
Asiakirjat kohtaan.
Kampusmanageri toimittaa
kiinteistönhoitoon liittyvien
sopimuskumppaneiden
tiedot. Laatija täyttää
tiedot. Hankekohtaiset
yhteystiedot liitetään PDFmuodossa.
Tietojen syöttötapa
1. Yleistiedot
1.1 Perustiedot
1.2 Yleiskuvaukset D
Aluerakenteet E
Pohjarakenteet F
Rakennustekniikka G LVIjärjestelmät H
Sähköjärjestelmät J
Tietojärjestelmät
1.3 Selvitykset ja
tutkimukset
1.4 Yhteystiedot
Valikon osa
kohteessa
Oletussisältöinen
palvelutuoteluettelo,
tarpeenmukainen sisällön
muokkaaminen ohjeiden
mukaisesti.
Koordinoija syöttää tiedot
huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän palvelukuvauksen pohjalta. Hankkeen muut osapuolet kommentoivat. Suunnittelijat ja
urakoitsijat avustavat
tarvittaessa.
Huoltokirjan koordinoija
kampusmanagerilta saadun
palvelukuvauksen pohjalta.
PDF-muodossa olevat
palvelukuvaus liitetään tähän
kohtaan dokumenttina.
Oletussisältöinen
mukaisesti.
Laatija syöttää tiedot
huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän
2. Palvelut ja rajat
2.1 Palvelutuotteet
2.2 Palvelupaketit
2.4 Vastuurajat
Oletussisältöinen
mukaisesti.
Web-lomake
palvelupakettien
luomiseen
kampusmanagerin
tekemän
palvelukuvauksen
pohjalta.
Web-lomake asiakirjojen
tiedostomuotoisten
asiakirjojen liittämiseen.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
kampusmanagerilta saadun
PDF-muodossa olevat
palvelukuvaus liitetään
tähän kohtaan
dokumenttina.
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
Valikon osa
3. Kunnossapito
3.1 Kunnossapitojaksot
Dokumentinhallinta tai
vaihtoehtoisesti PTS–
työkalu.
3.2 Kunnossapito-ohjelma
Dokumentinhallinta tai
vaihtoehtoisesti PTStyökalu.
PTS–työkalu
3.3 Kunnossapidon vuosisuunnitelma
3.4 Korjaukset ja takuut
Web-lomake tietojen
lisäämiseen
Valikon osa
4. Kiinteistönhoito
Asiakirjan tietojen lisäys ja
tiedostomuotoisten
asiakirjojen liittäminen.
4.2 Huoltokalenteri
Sovellus: huoltotehtävien
raportointi ja kuittaus
4.3 Palvelupyynnöt
Sovellus:
käyttäjäpalautteiden
käsittely
Web-lomake
hakutoiminnolla.
4.4 Käyttöpäiväkirja
4.5 Kulutusseuranta
4.6 Paikannuskuvat
Ei käytössä
Dokumenttien hallinta Weblomakkeella sekä
paikannuskuvien katselu.
4.7 Konekortit
Web-lomake, sisältää
korttien hakutoiminnon.
4.8 Tilakortit
Web-lomake tila- ja tilaryhmätietojen hallintaan
esim. konekorttien sijaintija vaikutusaluetiedot.
Web-lomake kiinteistön
rakennusteknisten tietojen
hallintaan.
4.9 Rakennekortit
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
22 / 34
kohteessa
täydentää liitetiedoston KH korttien ym. pohjalta. Suunnittelijat ja urakoitsijat
tarkentavat.
Kampusmanageri käyttää
KuntoRyhti-ohjelmistoa.
Huoltokirjan koordinoija kirjaa
kohteen urakat ja niiden
takuuajat sekä erillistakuut
saamansa tiedon pohjalta.
Huoltokirjan laatija kirjaa
kohteen urakat ja niiden
takuuajat sekä erillistakuut
saamansa tiedon pohjalta.
kohteessa
Suunnittelijat täyttävät,
urakoitsijat tarkentavat
mm. asetusarvot ja
käyttöajat koordinaattorin
toimittamaan
tavoiteolosuhdetaulukkoon.
Koordinoija perehdyttää
kiinteistönhoidon
palveluntuottajan.
Koordinoija perehdyttää eri
osapuolet.
Laatija kirjaa
kampusmanagerilta ja
kiinteistönhoitoyritykseltä
saamansa tiedot.
Koordinoija perehdyttää
kiinteistönhoidon
palveluntuottajan.
Ei käytössä
Arkkitehti tekee
paikantamispiirroksen
pohjan koordinoijan
antamien ohjeiden
mukaisesti. Suunnittelijat
laativat. Koordinoija liittää
kuvat huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat
.zipmuodossa.
Koordinaattori perustaa
konekorttien pohjat koje- ja
laiteluettelon perusteella.
Urakoitsijat ja
laitetoimittajat täydentävät
tiedot. Koordinaattori laatii
tarvittaessa mallikortit.
Suunnittelijat perustavat
kortit konekorttien
laatimisen yhteydessä
tarvittaessa.
Arkkitehti- ja rakennesuunnittelija täyttävät
tarvittaessa.
Laatija perehdyttää
kiinteistönhoidon
palveluntuottajan.
Ei käytössä
Laatija tekee ja liittää kuvat
huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat
.zip-muodossa.
Laatija perehdyttää
kiinteistönhoidon
palveluntuottajan.
Laatija perehdyttää eri
osapuolet.
Laatija perustaa ja täyttää
konekortit.
Laatija täyttää kortit
konekorttien laatimisen
yhteydessä tarvittaessa.
Laatija täyttää tarvittaessa.
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
23 / 34
Täyttäjä käytössä
olevassa kohteessa
Huoltokirjan koordinoija,
suunnittelijat ja valvojat.
Huoltokirjan laatija.
olevassa kohteessa
-
-
-
-
olevassa kohteessa
7.1 Käyttöoikeudet
7.2 Asetukset
Käyttäjätunnusten hallinta.
Kohteen asetusten
hallintatyökalu
Huoltokirjan koordinoija tekee
tarpeelliset asetusmuutokset
7.3 Osajärjestelmän asetukset
Osajärjestelmän asetusten
hallintatyökalu
määrittelee tarpeelliset
asetusmuutokset.
Huoltokirjan laatija tekee
tarpeelliset
asetusmuutokset.
määrittelee tarpeelliset
asetusmuutokset.
Valikon osa
5. Asiakirjat
5.1 Asiakirjaluettelo
5.2 Laiteluettelo
5.3 Tuotekortit
5.4 Tilojen käyttö
5.5 Poikkeustilanteet
5.6 Pelastussuunnitelma
5.7 Viranomaismääräykset
5.8 Linkitetyt Dokumentit
Valikon osa
6. Raportit
6.1 Tiedonhaku
6.2 Vakioraportit
Valikon osa
7. Ylläpito
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
tiedostomuotoisen asiakirjan
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
liittämiseen
Hakutoiminto järjestelmän
käytön raporttien ja
kiinteistötietojen
tulostamiseen
Hakutoiminto
vakioraporttien
tulostamiseen.
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
24 / 34
LIITE 2 Sivu 1/3
ASIAKIRJOJEN SIJAINTI HUOLTOKIRJASSA
Kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja tuotetaan suunnittelu- ja
rakennusvaiheissa sekä varsinaisen kiinteistön ylläpidon aikana. Suomen Yliopistokiinteistöt Oy
hyödyntää näiden asiakirjojen tallentamisessa ja käyttämisessä selainpohjaista FacilityInfohuoltokirjoja.
Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on kuvata, mitä dokumentteja huoltokirjaan liitetään
kiinteistön ylläpidon aikana ja kenen vastuulla on niiden liittäminen. SYK Oy on siirtymässä
vuoden 2011 alusta lähtien ainoastaan FacilityInfon käyttöön, joten kaikki kiinteistöjen
ylläpidossa loppuvuoden 2010 aikana syntyvät dokumentit tallennetaan valmiiksi
FacilityInfoon. Ohjeistuksessa on myös esitetty ohjeet, mihin FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmän
kohtiin em. dokumentit tulee liittää.
Huoltokirjojen käytettävyyden ja sisällön selkeyden kannalta on erittäin tärkeää rajata
huoltokirjajärjestelmään tallennettavat dokumentit ja linjata niiden nimeämiseen liittyvät
pääkäytännöt.
Huoltokirjaan liitettävät dokumentit
Liitettävät asiakirjat on suotavaa koota järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta huoltokirjojen sisältö
pysyy helppolukuisena ja selkeänä. Esimerkiksi kiinteistönhoidon kuukausipalaverimuistiot olisi
hyvä koota vuosittaisiksi tiedostopaketeiksi vuoden päätteeksi. Muistiot tulee kuitenkin liittää
huoltokirjaan kuukausittain.
Käytännöt eri kampuksien välillä saattavat erota toisistaan riippuen sovituista käytännöistä
esimerkiksi laadittavista palaverimuistioista ja tarkastuspöytäkirjoista. Taulukossa 1 on esitetty
eri osapuolten vastuut dokumenttien liittämisessä.
Asiakirjojen luokittelu eri huoltokirjan alakohtiin/kansioihin
FacilityInfo-huoltokirjassa voidaan liittää sähköisiä dokumentteja useisiin huoltokirjan
alakohtiin.
Taulukossa 1 on esitetty osapuolikohtainen jaottelu liitettävistä asiakirjoista ja niiden
asianmukaisesta jaottelusta FacilityInfossa. Huoltokirjan kansiorakenteen ja luokittelun
muuttaminen ei ole mahdollista.
Liitettävien asiakirjojen nimeäminen
Liitettävät dokumentit tulee nimetä mahdollisimman yksinkertaisesti ja selkeästi siten, että
niiden sisältö käy ilmi niiden nimestä ja mahdollisesta kuvauksesta.
FacilityInfossa tulee käyttää tiedoston tunnuksena esim. MUISTIO001, PÖYTÄKIRJA001,
LVI001, RAK001. Numeroinnin avulla saman tekstiosuuden omaavat dokumentit saadaan
listautumaan järjestyksessä FacilityInfon dokumenttinäkymässä.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
25 / 34
LIITE 2 Sivu 2/3
Esimerkki:
Tunnus
MUISTIO06
Nimi
Kuvaus
Tekijä
pvm
Muistio KH-palaveri 6/2010 Kiinteistönhoitopalaverin Paavo
29.6.2010
muistio kesäkuulta.
Palveluesimies
Liitettävien asiakirjojen formaatti
Jos tiedostoa ei ole tarkoitus muokata jälkeenpäin, tulee se liittää huoltokirjaan PDFmuodossa. Jos tiedostoa on tarkoitus muokata, esim. ilmanvaihdon käyntiaikataulukko,
liitetään se huoltokirjaan alkuperäisessä formaatissaan (.doc, .xls, .dwg).
Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat
Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat tallennetaan pääsääntöisesti vain yhteen
huoltokirjaan. Tällaisia asiakirjoja ovat esim. palaverimuistiot. Kampuskohtaiset
päähuoltokirjat ovat:
Turku: TY, Hallintorakennus
Rauma: TY ROKL, Päärakennus
Tampere TaY: Tay, Päätalo
Tampere TTY: TTY, Päätalo
Jyväskylä Seminaarinmäki: JY, Seminaarinmäki (koko alue)
Jyväskylä Mattilanniemi: JY, Mattilanniemi
Jyväskylä Ylistönrinne: JY, Ylistönrinne (ilman Ambiotica)
Lappeenranta: LTY
Kuopio: KuY Canthia
Joensuu: JoY, Joensuu
Oulu Linnanmaa: OY, Hallintorakennus
Oulu Kontinkangas: OY, LTK Laitosrakennus 2
Rovaniemi: LY, Päärakennus
Ole yhteydessä huoltokirjamanageriin, kun olet liittämässä huoltokirjaan
lukumäärällisesti
useampia
asiakirjoja
tai
merkittävää
asiakirjakokonaisuutta, ja jos et
ole varma niiden asianmukaisesta sijainnista huoltokirjassa.
Yhteyshenkilöt:
Markku Uusitalo, puh. 010 33 28321, [email protected]
Johanna Jalas, puh. 010 33 28847, [email protected]
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
26 / 34
LIITE 2 Sivu 3/3
TAULUKKO 1. Dokumenttien liittäminen FacilityInfo-huoltokirjaan. Taulukossa on esitetty
osapuolittain liitettävä dokumentti, dokumentin tallennusmuoto sekä huoltokirjan kohta, mihin
dokumentti liitetään.
Osapuoli
Kampusmanageri
Huoltokirjamanageri
Kiinteistönhoidon
palveluntuottaja
Erikoishuolto (jos
myönnetty huoltokirjan
käyttöoikeudet)
Talotekninen konsultti
Rakennuttajakonsultti
Talotekniikkaasiantuntija
Suunnittelija (Hankkeet)
Urakoitsija (Hankkeet)
Dokumentti
Kiinteistöhoidon
palaverimuistiot, muut
muistiot
Viranomais- ja
määräaikaistarkastus-ten
pöytäkirjat
Raportit (esim.
kuntotutkimus)
Huoltokirjamanagerille
toimitetut dokumentit, esim.
vuosikorjausten hanketiedot,
sopimusasiakirjat,
pöytäkirjat.
Dokumentin
tallennusmuoto
PDF
Huoltokirjan kohta
5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu:
kiinteistönhoitopalaveri)
PDF
5.7 Tarkastuspöytäkirjat
PDF
1.3 Selvitykset ja tutkimukset
PDF, XLS, DOC, DWG
1.4 Yhteystiedot
2.3 Vastuurajat
3.1 Kunnossapitojaksot
4.5 Kulutusseuranta
4.6 Paikannuskuvat
5.1 Asiakirjaluettelo
5.2 Laiteluettelot
5.3 Tuotekortit
5.4 Tilojen käyttö
5.5 Poikkeustilanteet
5.6 Pelastussuunnitelma
5.8 Linkitetyt dokumentit
5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu:
kiinteistönhoitopalaveri)
Kiinteistönhoidon
palaverimuistiot
Tarkastuspöytäkirjat
Mittauspöytäkirjat
(palveluntuottajan omat)
Muistio Kiinteistönhoidon
laatukierroksesta
Tarkastus- ja
huoltopöytäkirjat
PDF
PDF
5.1 Asiakirjaluettelo (alakohta
Laatutarkastukset
Tarkastus- ja
huoltopöytäkirjat
Raportit (esim.
kuntotutkimus)
Tarkastus- ja
huoltopöytäkirjat
Tarkastus- ja
huoltopöytäkirjat
Hankekohtaisen
huoltokirjakoordinaattorin
ohjeistuksen mukaisesti
Hankekohtaisesti
huoltokirjakoordinaattorin
ohjeistuksen mukaisesti
PDF
PDF
PDF
PDF
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
PDF
PDF
PDF
PDF
PDF
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
27 / 34
LIITE 3 Sivu 1/2
OHJEET KÄYTTÖPÄIVÄKIRJAMERKINTÖJEN TEKEMISEEN
Käyttöpäiväkirjamerkintöihin lisätään tekijä erikseen, jos se ei ole merkinnän kirjaaja.
1) Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät
Käyttöpäiväkirjaan merkitään huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät,
joita ovat esim.
- Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys
- Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset
- Ovien aukioloaikojen muutokset
- Lumityöt ja hiekoitus
- Lumilippojen ja jääpuikkojen tiputus, lumien tiputus katolta
- Nurmikon leikkaus, puuntaimien kastelu
- Jäteastioiden pesu
Huom. Näiden tehtävien suoritustaajuus huolto-ohjelmassa on usein ”tarvittaessa”.
Jos kohteessa on käytössä erillinen hiekoituspäiväkirja, voidaan huoltokirjassa viitata siihen,
jolloin merkintää ei tarvitse tehdä erikseen käyttöpäiväkirjaan.
2) Poikkeavat tapahtumat
Käyttöpäiväkirjaan merkittäviä tapahtumia ovat mm.
- Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne.
- Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva)
- Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset
3) Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset
Vikahavainnoista ja niistä eteenpäin ilmoittamisesta tehdään merkintä käyttöpäiväkirjaan.
4) Erillisveloitettavat työt
Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteään kuukausihintaan sisältymättömät erikseen tilatut työt.
Näitä voivat olla esim. tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja
valaisinhuolto. Käyttöpäiväkirjaan merkitään työn tilaaja.
Huom. Työt vaihtelevat sopimuksen sisällön mukaan.
5) Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset
Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien
osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät
huollot ja takuuaikaiset korjaukset.
6) Viranomaistarkastukset
Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim.
viranomaistarkastukset.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
28 / 34
LIITE 3 Sivu 2/2
Esimerkkejä käyttöpäiväkirjamerkinnöistä
Päivämäärä
Kirjaaja
29.1.2009
Kimmo Kiinteistönhoitaja
Aihe
Valaistus
20.1.2009
7.1.2009
Ilmastointi
Huoltoasia
2.1.2009
Rakennus
19.12.2008
Ilmastointi
15.12.2008
Vesikaluste
11.11.2008
10.10.2008
Muu
kirjaus
Lämmitys
10.10.2008
30.9.2008
16.9.2008
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
Viemäri
Muu
kirjaus
Muu
kirjaus
Sisältö
Ruokalan lamppuja palanut, lamput
vaihdettu.
TK 12 jäätymissuoja lauennut, kuitattu.
Argon-sammutuslaitteet huollettu ja
silmukat testattu (Sammutushuolto Oy)
Myrskyn aiheuttamien vaurioiden
tarkastus katoilta ja piha-alueilta. Kaikki
hyvin.
IV-koneiden aikaohjelmien muutos joulun
ajaksi suoritettu.
Miesten sosiaalitilojen WC-pönttö vuotaa,
korjattu.
Ulkoportaat suolattu
Päärakennuksen työntekijät valittivat
kylmyyttä, lisätty lämpöä.
Rasvakaivo tyhjennetty (Lokaliike Oy)
Käyttäjän tilaama erillinen liputus.
Palotarkastuksen suorittanut Pekka
Palotarkastaja.
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
29 / 34
LIITE 4 Sivu 1/3
PAIKANNUS- JA VAIKUTUSALUEPIIRUSTUSTEN LAADINTA
Paikannuspiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen
paikantamistiedot. Poikkeamista on sovittava tapauskohtaisesti huoltokirjavastaavan kanssa.
Vaikutusaluepiirustukset laaditaan ilmanvaihtokoneiden ja sähköpääkeskusten
vaikutusalueista.
Paikannus- ja vaikutusaluepiirustusten laadinnassa tulee huomioida SYK Oy:n
suunnitteludokumenttien muotovaatimukset.
Paikannuspiirustukset laaditaan asema- ja vesikattopiirustuksesta sekä jokaisesta
kerrostasosta. Niissä esitetään hoito- ja huoltokohteet sekä kiinteistönhoidon suunnittelua
auttavia asioita. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi, voidaan laatia talotekniikkaalakohtaiset
paikantamispiirustukset.
Arkkitehti laatii yksinkertaistetut asemapiirustukset ja kerrospohjat laadittavien
paikannuspiirustusten pohjaksi. Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä, jotta
paikannuspiirustusten päivittäminen kiinteistön elinkaaren aikana on helpompaa.
Luonteeltaan turvakriittisten tilojen paikannuskuvissa tiloja ei rajata pois, korosteta tai esitetä
poikkeavasti. Pohjapiirustuksissa ei saa esittää tilojen käyttötarkoitusta. Huonetiloista
esitetään ainoastaan tilatunnus.
Paikannuspiirustuksissa esitettävät asiat
Taulukossa 1 on esitetty osapuolittain asioita, jotka esitetään paikannuspiirustuksissa.
Sovellettaessa tätä ohjetta käytössä oleviin ja pienempiin hankkeisiin, voi esitystarkkuudesta
neuvotella huoltokirjavastaavan, kampusmanagerin tai huoltokirjakoordinaattorin kanssa.
Tarkemittauksista sovitaan olemassa olevien kohteiden osalta aina erikseen.
Taulukko 1. paikannuspiirustuksissa esitettäviä asioita.
Suunnittelija
Arkkitehti
Asemakuva
Yksinkertaistettu asema-piirustus,
jossa on esitetty mm:
- huolto- ja hälytysajo-neuvojen
reitit
- nurmikkoalueet, pensaat ja
puistot
- luonnontilaiset alueet
- parkkipaikat
- alueiden pinta-alat
- piha-alueen pinnoitteet ja pintaalat
- istutusten nimet sekä puiden ja
pensaiden lukumäärä
- lumenkasausalueet
- ulko-alueiden varusteet,
opastetaulut
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
Kerroskuvat
Yksinkertaistetut kerros-pohjat,
joissa esitetty mm.
- huonejaot ja –numerot
- väestönsuojat
Vesikattokuva
Yksinkertaistettu
vesikattokuva, jossa on
esitetty mm.
- katon pinta-alat osaalueittain
- kattokaivot
mitoitettuna kiinteästä
pisteestä
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
Rakennesuunnittelija
LVIAsuunnittelija
Sähkösuunnittelija
30 / 34
huoltotunnelit ja kanaalit
rakennusten välillä
Arkkitehdin laatimaan pohjaan
lisätään salaojakaivot
Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan
laatimaa pohjaa käytetään
referenssinä.
Paikannuspiirustuksessa esitetään
mm.
- lämpö-, vesi- ja
viemäriliittymien putket,
tonttisulkuventtiilit ja pääsulut
rakennuksissa
- rakennuksen ulkopuoliset
sadevesikaivot, jätevesikaivot,
salaojalinjat ja –kaivot
korkeustietoineen
- pintavesikaivot ja muut kaivot
mitoitettuna kiinteästä
pisteestä
- kaivot ja kaivojen kansien korot
Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan
referenssinä.
Paikannuspiirustuksessa esitetään:
- liittymiskaapelit
- muuntamot
- pääkaapelit, päänousukeskukset
- puhelinkaapelit ja
pääristikytkentä
- tontin, julkisivujen ja opasteiden
valaisimet
- kaapeleiden varaputket,
vetokaivot yms. johtotiet
Arkkitehdin laatimaa pohjaa
käytetään referenssinä.
Paikannuspiirustuksessa
esitetään mm.
- rakennuksen sisäiset
salaojat ja –kaivot
- tekniset tilat
- kulutusmittarien sijainnit
- kaikki LVI-kojeet ja laitteet
mm. IV-koneet, pumput,
linjasulku-ventiilit,
pumppaamot,
lämmönsiirtimet,
jäähdytyslaitteet,
erillispoistot jne.
- rakennusautomaatiolaitteet
ja alajakokeskukset
Arkkitehdin ja
rakennesuunnittelijan laatimaa
pohjaa käytetään referenssinä.
esitetään:
- sähkö-, atk- ja
puhelinkeskukset
- kaikki sähköjärjestelmien
päälaitteet
Arkkitehdin laatimaa
pohjaa käytetään
referenssinä mm.
- vesikatolla olevat LVIkojeet ja –laitteet mm.
huippuimurit,
lauhduttimet,
erillispuhaltimet
- muut tarvittavat
laitteet esim.
rakennusautomaatioon
liittyen
Arkkitehdin ja
rakennesuunnittelijan
referenssinä.
esitetään:
- vesikatolla olevat
sähkökojeet ja –laitteet
mm. ohjauskeskukset,
lämmityskaapelit yms.
DWG-muodossa olevista piirustuksista tulostetaan A4- tai A3-paperikokoon sovitetut PDFtulosteet kerroksittain. Piirustuksia laadittaessa tulee varmistua paikannettavien osien
riittävästä erottumisesta. Tulosteissa on huomioitava, että paikannettavissa kohteissa ja
nimiössä on riittävän suuri fonttikoko.
Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuspiirustukset. DWG-muotoiset
paikannuspiirustukset tallennetaan huoltokirjaan .zip-tiedostona.
Paikannuspiirustuksissa käytettävät värit
Paikannuspiirustuksiin liittyen suositellaan, että kukin tekniikan ala pyritään esittämään
samalla päävärillä ja eri tekniikat esitetään omilla tasoilla. Suositus koskee paikannettavan
kohteen lisäksi myös sen selitetekstiä. Taulukossa 2 on esitetty käytettävät päävärit ja tasojen
nimet. Paikannuspiirustusten kannalta ylimääräiset tasot sammutetaan. DWG-tiedostojen
taustavärinä käytetään mustaa.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
31 / 34
Taulukko 2: Suositus paikannuspiirustuksissa käytettävistä pääväreistä.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
32 / 34
LIITE 5 Sivu 1/2
KONEKORTTIEN LAADINTA
Huoltokirjakoordinaattori laatii tarvittaessa mallikortit, joilla ohjataan kone- ja laitekorttien
oikeaan täyttötapaan. Olemassa olevassa kohteessa konekorttien laadintavastuu on
pääsääntöisesti huoltokirjan laatijalla.
Taulukossa 1 on esitetty laitteet, joista laaditaan konekortti. Pääsääntönä voidaan pitää, että
konekortit laaditaan kaikista laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon kuuluvia seuranta-,
hoito- ja huoltotoimenpiteitä.
Taulukko 1. Laitteet, joista laaditaan konekortti.
LVI-LAITTEET
SÄHKÖLAITTEET
RAKENNUSAUTOMAATIOLAITTEET
MUUT ERITYISLAITTEET
Lämmönjakokeskukset
Lämmityksen erilliset säätöryhmät
Ilmanvaihtokoneet ja niihin liittyvät laitteet
Erillispoistot
Puhaltimet
Savunpoistopuhaltimet
Kostutusyksiköt
Paineenkorotusjärjestelmät
Pumppaamot
Erotuskaivot esim. BEK, REK
Jäähdytysyksiköt
Lauhduttimet
Vakioilmastointikojeet
Kiertoilmakojeet
Paineilmakompressorit
Muuntamot
Kompensointilaitteet
Pää- ja jakokeskukset
Paloilmoitinkeskukset
Kiinteistöön kuuluvat UPS-laitteet
Turvavalokeskukset
Varavoimakoneet
Savunpoistoluukut ja -laukaisukeskukset
Rakennusautomaatiovalvomo
Alakeskukset
Säätölaitteet
Sprinklerlaitteet
Kaasusammutuslaitteet
Konekorttitiedot tulee täyttää mahdollisimman täydellisesti. Konekorttitietojen tarkkuuden
lähtökohta on, että tietojen perusteella täytyy olla mahdollista tilata vastaava laite.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
33 / 34
LIITE 5 Sivu 2/2
Konekorttien sisältö on vähimmillään (järjestelmästä riippuen):
-
laitteen positio
sijainti
vaikutusalue
valmistaja
valmistus-/ asennusvuosi
tyyppitieto
neste- tai ilmamäärä
kylmäaine ja kylmäaineen täyttö
teho
Käytössä olevan kohteen konekorttien laadinnassa kiinteistökierros on laadintatyön kannalta
välttämätön. Kiinteistökierroksen aikana tarkastetaan lähtötietojen oikeellisuus ja hankitaan
puuttuvat tiedot. Laitetietojen oikeellisuuden tarkastamisessa on huomioitavaa, että mikäli
laitetietojen tarkastaminen edellyttää laitteiden avaamista tai pysäyttämistä, on siitä
sovittava etukäteen kiinteistönhoidon ja käyttäjien edustajien kanssa. Laitetiedot
tarkastetaan siltä osin kuin on mahdollista ilman laitteen purkamista.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi
5.11.2014
34 / 34
LIITE 6 Sivu 1/1
HUOLTOKIRJAMANAGERIN TEHTÄVÄT
Huoltokirjamanageroinnin tarkoituksena on varmistaa huoltokirjojen pysyminen ajan tasalla.
Huoltokirjamanageri vastaa huoltokirjan käytön opastuksesta ja antaa tarvittaessa koulutusta
huoltokirjan käyttöön.
Huoltokirjamanagerin tehtävät ovat pääpiirteissään:
1) Huoltokirjan tietosisällön ylläpito ja kehittäminen
- yhteystietojen päivittäminen
- perustietojen, laitetietojen, palvelukuvausten yms. päivittäminen
- eri osapuolten toimittamien asiakirjojen liittäminen
- sisällön tarkastukset
2) Käytön tuki, opastus ja koulutus
- käyttöoikeuksien tilaaminen ja välittäminen
- käytön opastus kohdekäynnin yhteydessä, puhelimitse ja/tai sähköpostitse
- käyttöaktiivisuudesta raportointi neljännesvuosittain
3) Erikseen valitun huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan ohjeistus ja valvonta
- uuden huoltokirjan vastaanottotarkastuksen raportoiminen tilaajalle
4) Yhteydenpito ja kehittäminen
- vuosittainen kohdekäynti
- kehittämisehdotusten kerääminen ja raportointi
Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjamanageroinnista vastaa
Ramboll.
Yhteyshenkilöt:
Markku Uusitalo puh 010 33 28321 [email protected]
Johanna Jalas puh 010 33 28847 [email protected]
Huoltokirjojen ylläpitoon ja käyttöön liittyvän palvelupyynnön voi tehdä
huoltokirjan kautta käyttämällä huoltokirjan ylläpitopalvelu -linkkiä.
Puhelin 0207 424 010
Y-tunnus 22686373
[email protected]
www.sykoy.fi

Huoltokirjan laadinta, käyttö ja ylläpito

Transcription

Similar documents

TATE-järjestelmäohje v2.0 25.6.2014, muutosmuistio

Huoltokirja referenssi MP (PDF)

Avaa tiedosto

Tietopaketti sisäilmatoiminnasta konsulteille

PTS Toimintatapakuvaus Suomen Yliopistokiinteistöt Oy

Asukasviesti 2/2011

Toimintakäsikirja