KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO

19.1.2015
© Qnware Oy
KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO
Prosessikuvaus
Qnware Oy
19.1.2015
© Qnware Oy
SISÄLLYSLUETTELO
Yhteenveto ..................................................................................................................................................... 1
1. Käyttöomaisuushankinta ............................................................................................................................ 4
2.1 Käytöstä poistaminen, myynti .................................................................................................................. 6
2.2 Käytöstä poistaminen, romutus ................................................................................................................ 7
3. uudelleenarvostaminen .............................................................................................................................. 8
4. poistojen kirjaaminen ................................................................................................................................. 9
5. Kauden sulkeminen.................................................................................................................................. 11
19.1.2015
© Qnware Oy
YHTEENVETO
PÄÄVAIHEET
Käyttöomaisuuskirjanpito on jaettu viiteen päävaiheeseen, jotka ovat:
1. Käyttöomaisuushankinta
2. Käytöstä poistaminen
3. Uudelleenarvostaminen
4. Poistojen kirjaaminen
5. Kauden sulkeminen
Käytöstä poistamisen prosessi on jaettu kahteen alivaiheeseen, jotka ovat
2.1 Käytöstä poistaminen, myynti
2.2 Käytöstä poistaminen, romutus
ROOLIT
Prosessikuvauksessa on käytetty seuraavia rooleja:
Osto
Laskunkäsittelijä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Asiakas
Liiketoiminta
Myynti
Laskutus
Raportointi
1
19.1.2015
© Qnware Oy
2
IKONIT
Prosessikuvauksessa on käytetty viittä ikonia, kuvaamaan pääkirjanpitoa, alikirjanpitojaa ja suorituskyvyn
mittareita. Ikonit ja niitä vastaavat kuvaukset on esitetty taulukossa 1.
Taulukko 1. Ikonit ja niitä vastaavat kuvaukset
Ikoni
Ikonia vastaava kuvaus
GL
Pääkirjanpito
FA
Alikirjanpito, käyttöomaisuus
AP
Alikirjanpito, ostoreskontra
AR
Alikirjanpito, myyntireskontra
KPI
Suorituskyvyn mittari
19.1.2015
© Qnware Oy
3
KÄYTETYT SYMBOLIT
Taulukossa 2 on esitetty prosessikuvauksessa käytetyt symbolit ja niitä vastaavat kuvaukset. Symboleita on
käytetty kuvaamaan prosessia, aliprosessia, päätöstä, dokumenttia, tietoa, alkua, loppua,
käyttöomaisuushyödykettä ja vaihtoehtoista tekemistä (ja sekä tai).
Taulukko 2. Prosessikuvauksessa käytetyt symbolit
Symboli & kuvaus
Symboli & kuvaus
Alku
TAI
Prosessi
JA
Aliprosessi
Tieto
Päätös
Käyttöomaisuus
-hyödyke
Dokumentti
Loppu
19.1.2015
© Qnware Oy
4
1. KÄYTTÖOMAISUUSHANKINTA
Vaihe
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
1.
Investointilupa
Dokumentti
Osto
Ostolla on voimassa oleva investointilupa
2.
Käyttöomaisuushankinta
Osto
Osto hankkii käyttöomaisuushyödykkeen
3.
Käyttöomaisuushyödyke
Prosessi
Käyttöomaisuushyödyke
Liiketoiminta
Käyttöomaisuushyödyke vastaanotetaan
4.
Lasku
Dokumentti
Laskunkäsittelijä
Laskunkäsittelijä vastaanottaa laskun
5.
Käyttöomaisuushankinnan
tunnistaminen
Prosessi
Laskunkäsittelijä
Laskunkäsittelijä huomaa, että lasku
koskee käyttöomaisuushankinta.
6.
Laskun tiliöinti investointien
välitilille
Prosessi
Laskunkäsittelijä
Laskunkäsittelijä kirjaa laskun investointien
välitilille. Investointien välitili on yleensä
taseessa.
7.
Laskun maksaminen
Prosessi
Laskunkäsittelijä
8.
Käyttöomaisuushankinta
Tieto
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Lasku maksetaan
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä saa tiedon
käyttöomaisuushankinnasta.
– Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tunnistaa
välitilin saldosta uuden käyttömaisuus
hankinnan ja pyytää tarvittaessa lisätietoja
hankinnasta.
9.
Uusi hyödyke
Päätös
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tarkistaa, onko
kyseessä uusi hyödyke.
KYLLÄ
10.
Uuden hyödykkeen
perustaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
11.
Ei-taloudellisten tietojen
määrittäminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä perustaa uuden
hyödykkeen:
- Käyttöomaisuusryhmä
- Hyödykkeen tunniste ja nimi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä määrittelee eitaloudelliset tiedot. Esim.
- Mille osastolle hyödyke kuuluu
- Vakuutustiedot
- Sijainti
Kirjanpidon kirjaukset
Debet: Investointien
välitili
Credit: Ostovelat
Debet: Ostovelat
Credit: Pankki
Mittarit
19.1.2015
Vaihe
© Qnware Oy
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
12.
Poistosuunnitelman
määrittäminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
13.
Veropoistojen
määrittäminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä määrittää
poistosuunnitelman hyödykkeen
taloudellisen pitoajan mukaan.
Taloudellisella pitoajalla tarkoitetaan sitä
aikaa, jona pysyvän vastaavan hyödykkeen
ennakoidaan hyödyttävän
kirjanpitovelvollista tuloa tuottamalla.
- Tasapoisto: Tasainen tuotto-odotus
- Degressiivinen poisto: Tuotto-odotus
laskee pitoaikana
- Progressiivinen poisto: Tuotto-odotus
kasvaa pitoaikana
- Substanssipoisto: tuotto-odotus
hyödykkeen kulumisen mukaan
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä määrittää
hyödykkeelle mahdolliset veropoistot.
- Verolainsäädännön vaatimus edellyttää
verotuksessa vähennettäväksi vaadittavien
poistojen vähentämistä tuotoista myös
kirjanpidossa. Suunnitelman mukaisista
poistoista ja veropoistoista lasketaan ja
kirjataan kirjanpitoon poistoeroa.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä kirjaa
hyödykkeen hankituksi. Tämän kirjauksen
jälkeen välitilillä ei pidä olla saldoa.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee jo
olemassa olevaan hyödykkeeseen
lisäyksen.
14.
Hankinnan kirjaaminen
Prosessi
EI
15.
Käyttöomaisuushankinnan
lisäys
Prosessi
5
Kirjanpidon kirjaukset
Mittarit
Debet: Käyttöomaisuus,
hankinnat
Credit: Investointien
Investointien välitilin
välitili
saldo +/- 0
19.1.2015
© Qnware Oy
6
2.1 KÄYTÖSTÄ POISTAM INEN, MYYNTI
Vaihe Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
1.
Käyttöomaisuuden myyminen
Prosessi
Myynti
Käyttöomaisuushyödyke myydään
2.
Käyttöomaisuushyödyke
Käyttöomaisuushyödyke Asiakas
Asiakas vastaanottaa ostamansa
käyttöomaisuushyödykkeen
3.
Laskutus
Prosessi
Laskutus
Laskuttaja laatii laskun
käyttöomaisuushyödykemyynnistä
4.
Laskun kirjaus välitilille
Prosessi
Laskutus
5.
Käyttöomaisuusmyynti
Tieto
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Laskuttaja kirjaa laskun
investointien välitilille.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä saa
tiedon käyttöomaisuusmyynnistä,
– Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
tunnistaa välitilin saldosta uuden
käyttömaisuus myynnin ja pyytää
tarvittaessa lisätietoja myynnistä.
6.
Myyntikirjaus
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä kirjaa
hyödykkeen myydyksi.
7.
Lasku
Dokumentti
Asiakas
Asiakas vastaanottaa laskun.
8.
Laskun maksaminen
Prosessi
Asiakas
Asiakas maksaa laskun
8.
Suorituksen kirjaaminen
Prosessi
Laskutus
Kun rahat ovat siirtyneet pankkiin,
kirjataan lopullinen suoritus.
Kirjanpidon kirjaukset
Mittarit
Debet: Myyntisaamiset
Credit: Investointien välitili
Debet: Investointien välitili
Credit: Käyttöomaisuuden
hankintameno
Debet: Käyttöomaisuuden kum.
poistot.
Credit: Voitto / Tappio
käyttöomaisuushyödykkeen
myynnistä
Debet: Pankki
Credit: Myyntisaamiset
Investointien välitilin
saldo +/- 0
19.1.2015
© Qnware Oy
7
2.2 KÄYTÖSTÄ POISTAM INEN, ROMUTUS
Vaihe
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
Käyttöomaisuushyödyke poistetaan
käytöstä. Esim. Käyttöomaisuushyödyke
on mennyt rikki ja se viedään
kaatopaikalle.
1.
Käyttöomaisuuden
hävittäminen
Prosessi
Liiketoiminta
2.
Käyttöomaisuushyödyke
hävitetty
Tieto
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä saa tiedon
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä hävitetystä käyttöomaisuushyödykkeestä.
3.
Romutuskirjaus
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä romutuskirjauksen.
Kirjanpidon kirjaukset
Debet: Arvonalentumiset
Credit: Käyttöomaisuuden
hankintameno
Debet: Käyttöomaisuuden kum.
poistot.
Mittarit
19.1.2015
© Qnware Oy
8
3. UUDELLEENARVOSTAM INEN
Vaihe
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
1.
Hyödykkeen arvon muuttumisen
tunnistaminen
Prosessi
Liiketoiminta
2.
Hyödykkeen arvo muuttunut
Tieto
Liiketoiminta havaitsee muutoksen
hyödykkeen arvossa. Esim. liikearvo.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä saa
tiedon hyödykkeen arvon
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä muuttumisesta.
3.
Hyödykkeen uudelleenarvostus
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä arvostaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä hyödykkeen uudelleen.
Kirjanpidon kirjaukset
TAI
4.
Kirjanpitoarvon alentaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä alentaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä hyödykkeen kirjanpitoarvoa
Debet: Arvonalentumiset
Credit:
Käyttöomaisuushyödyke,
arvostukset
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä korottaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä hyödykkeen kirjanpitoarvoa
Debet:
Käyttöomaisuushyödyke,
arvostukset
Credit: Arvonkorotukset
TAI
5.
Kirjanpitoarvon korottaminen
Prosessi
Mittarit
19.1.2015
© Qnware Oy
9
4. POISTOJEN KIRJAAM INEN
Vaihe
1.
Tehtävä
Käyttöomaisuushyödykkeen
perustiedot
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
Tieto
Poistojen kirjaamisen pohjana
toimivat
käyttöomaisuushyödykkeiden
perustiedot. Käyttöomaisuuden
lisäykset ja vähennykset tulisi olla
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä käsitelty ennen poistojen laskentaa.
Kirjanpidon kirjaukset
SUMU
2.
SUMU-poistojen laskeminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee
käyttöomaisuuslaskentajärjestelmäs
sä kerran kuussa laskennan
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä suunnitelman mukaisista poistoista.
3.
Poistoehdotuksen
tarkistaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tarkistaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä poistoehdotuksen.
4.
Ok?
Päätös
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä Ovatko rivit kunnossa?
Rivien korjaaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tarvittavat muutokset.
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä kirjaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä poistot
EI
5.
KYLLÄ
6.
Suunnitelman mukaisten
poistojen kirjaaminen
VEROPOISTO
7.
Veropoistojen ajaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee
käyttöomaisuuslaskentajärjestelmäs
sä kerran kuussa laskennan
veropoistoista. Järjestelmästä
riippuen veropoistojen laskenta voi
muodostua SUMU-poistojen kanssa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä samassa yhteydessä.
8.
Poistoehdotuksen
tarkistaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tarkistaa
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä poistoehdotuksen.
9.
Ok?
Päätös
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä Ovatko rivit kunnossa?
Debet: Poistot (tulos)
Credit: Käyttöomaisuushyödyke,
poistot (tase)
Mittarit
19.1.2015
Vaihe
© Qnware Oy
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
Rivien korjaaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tarvittavat muutokset.
10
Kirjanpidon kirjaukset
Mittarit
EI
10.
KYLLÄ
11.
Veropoistojen kirjaaminen
Prosessi
12.
Poistoeron laskeminen
Prosessi
13.
Poistoeron kirjaaminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä kirjaa
veropoistot. Veropoistot kirjataan
vain käyttöomaisuusrekisterin
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tasolla.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä laskee
poistoeron suunnitelman mukaisten
poistojen ja veropoistojen
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä erotuksena.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä kirjaa
poistoeron.
Ennen poistoeron kirjaamista on
huomioitava poistoeron
kokonaissaldo. Poistoero ei voi olla
negatiivinen taseessa. Negatiivisen
poistoeron tapauksessa on
mahdollista veroilmoituksella
ilmoittaa ns. hyllypoistoja, eli jättää
sumu poistoja vähentämättä
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä verotuksessa.
Veropoisto suurempi kuin SUMUpoisto:
Debet: Poistoeron muutos (tulos)
Credit: Kertynyt poistoero (tase)
Veropoisto pienempi kuin SUMUpoisto
Debet: Kertynyt poistoero (tase)
Credit: Poistoeron muutos (tulos)
Poistoero taseessa
> 0,00
19.1.2015
© Qnware Oy
11
5. KAUDEN SULKEMINEN
Vaihe
Tehtävä
Tyyppi
Rooli
Kuvaus
1.
Kaikki lisäykset ja
vähennykset kirjattu
Tieto
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
varmistaa, että kaikki lisäykset ja
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä vähennykset on kirjattu
2.
Kaikki poistot ja
arvostukset kirjattu
Tieto
3.
Täsmääkö kirjanpito?
Päätös
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
varmistaa, että kaikki poistot ja
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä arvostukset on kirjattu.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
tarkistaa täsmääkö kirjanpito ja
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä käyttöomaisuus alikirjanpito.
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
selvittää, mistä erot johtuvat ja
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä tekee tarvittavat täsmäytykset.
Kirjanpidon kirjaukset
Mittarit
GL = FA
EI
4.
Selvittely ja
täsmäyttäminen
KYLLÄ
5.
Raportointi
Prosessi
6.
Kauden sulkeminen
Prosessi
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
toimittaa johdolle ja
liiketoiminnalle tarvittavat raportit
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä toiminnan seuraamiseksi.
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä
sulkee kauden
käyttöomaisuuskirjanpidon
Käyttöomaisuuskirjanpitäjä osalta.
Kuukausiraportointiaikataulun
viiveettömyys