SOTEFIN Muutosjohtamisen haasteet.pdf

Muutoksen johtamisen haasteita –
”piloteista käytännöksi”
Sotefin kehittämishanke
Jaakko Heikkilä
rakennusneuvos
Sisältö
1
2
3
4
5
Ympäristön muutoksia, tavoitteita, muutostarve
Muutoksen johtamisen ominaispiirteitä
Strateginen johtaminen
Valmentava johtaminen, coaching
Tiimin valmentaminen
Ryhmätyöt
Isoja trendejä
Yhtiöittäminen
Huoltosuhteen muuttuminen
Talouden epävarmuus
Hankintamenettelyt
Digitalisoituminen
Kolmannen sektorin uusi rooli
ICT : n kehitys
Kuntarakenteen muutokset
Kestävä kehitys
Verkottuminen
Kansainvälistyminen
3
Arvomaailman muutos
Vieras työvoima
27.9.2012
Aineettomat investoinnit
• Aineettomia investointeja ovat:
 koulutus
 tutkimus -> teknologian kehittäminen
 kehittäminen -> liiketoiminnan konseptit, kumppanuuden
kehittäminen, brändin rakentaminen
• Aineettomista investoinneista innovaatioita:
 teknologisia ratkaisuja, tuotteita markkinoille
 uusien organisaatiomallien ja prosessien käyttöönottaminen
 asiakkuuksien hallintaan liittyvien mallien käyttöönottoja
Muutoksen etenemismalli
Ympäristötekijät
Seuraa kilpailua
(globaalia) asiakkaita,
kilpailijoita ja muita
tekijöitä.
Sisäiset tekijät
Arvioi suunnitelmia,
tavoitteita, yhtiötason
haasteita ja tarpeita.
Muutostarve
Arvioi haasteet ja
mahdollisuudet,
määritä tarvittavat
muutokset
teknologiassa,
tuotteissa,
rakenteessa,
yrityskulttuurissa jne.
Muutoksen
aloittaminen
Myötävaikuta uuden
tiedon hankintaan,
luovuuteen, tunnista
rohkeat eteenpäin
viejät (Idea
Champions), käytä
pilottiryhmiä,
idearyhmiä jne.
Muutoksen
käytäntöön vienti
Analysoi muutosta
edistävät ja
vastustavat voimat,
suunnittele taktiikat
vastustuksen
vähentämiseen tai
poistamiseen.
Richard L Daft
Organisaatiomuutoksen neljä aluetta
Rakenne
Teknologia
Tuotteet
Kulttuuri / ihmiset
Richard L Daft
Hyvän muutosjohtamisen ominaisuuksia / menetelmiä
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Muutoksen välttämättömäksi kokeminen (leadership)
Vision ja strategian luominen (leadership), ”kis”
Ylimmän johdon tuki
Johtavan tiimin perustaminen, ”avainpelurit”, Idea Champions
Hyväksyminen, nopea päätöksenteko, ideoiminen, avoimuus
Viestiminen, kaikkien tulee ymmärtää ja sisäistää sisältö
Osallistuminen, kaikkien tulee olla mukana
Joustavuus, vauhdikkuus, sitoutuneisuus
Ihmiset, turvallisuus, yhteistyö, laajat valtuudet toimia (coaching)
Rohkaiseminen, luottaminen, kuunteleminen (coaching)
Lyhyen aikavälin onnistumiset, ”nopeat voitot”
Parannusten vakiinnuttaminen, juurruttaminen organisaatioon
Johdonmukaisuus, pitkäjänteisyys
Leadership + coaching = hyvä tapa johtaa muutosta
Syitä muutoksen epäonnistumiseen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Liiallinen tyytyväisyys nykytilaan, muutos uhkaa mukavuusvyöhykettä
Muutosta vastustavat voimat voittavat, ”kenttän tuntoja” ei ole
tunnistettu riittävästi
Vision rakentamisessa tapahtuneet virheet
Informaation ja osallistumisen puute, kaikkia ei ole kytketty mukaan
Avainpelurien puute (vrt. ”kriittinen massa”)
Johtamisen (leadersip, coaching) puute
Liian paljon managementtia, ”keppiä ja porkkanaa”
Pitkäjänteisyyden puute
Pelko
Kohti Visiota,
yrityskulttuuri ja strategiset tavoitteet
Osaaminen ja johtaminen ovat keskeisiä tekijöitä matkalla
kohti visiota ja keinoja strategisten tavoitteiden
saavuttamiseksi.
Visio
Coaching
Prosessien
kehittäminen
tavoitteet
2015
Asiakastoimintamalli
Yhteistyö
Johtamismalli
Tavoitteet
2012
Osaamisen
kehittäminen
Osaamisen
hallinta
Organisaation menestyminen
Omistaja (M)
•Selkeä suunta
•Matala organisaatio
• t & k osa liiketoimintaa
STRATEGINEN LEADERSHIP
• Missio, Visio, Arvot
• Kulttuuri
• Strategiset tavoitteet
ASIAKKAIDEN
Lojaalisuus (A)
Lisäarvo
•Hinta-laatu-suhde
•Aikataulut
•Luotettavuus
•Hyvä palvelukokemus
•Uudistuminen
Ulkoinen tunnelma
Hyvä kannattavuus, vaikuttavuus
Hyvä maine
OPERATIIVINEN LEADERSHIP
• Prosessit ja menetelmät
• Johtamiskäyttäytyminen
• Oikeudenmukaisuus
BSC
coaching
TYÖNTEKIJÖIDEN
Motivaatio (H)
•Oman työn merkityksellisyys
•Pätevyyden kokeminen
•Itsenäisyys
•Sosiaaliset suhteet
•Oikeudenmukaisuuden tunne
Sisäinen tunnelma
Työviihtyvyys
Onnellisuus
Terveys
Erilaiset johtamistavat
Organisaation vastuu
• Arviot
• Tavoiteasetanta:
yksilöt ja yksiköt
• Rekrytointihaastattelut
• Seurantapalaverit
Yksilön vastuu
Leadership
Management
Mitä?
Coaching
Miten?
• Visio, missio,
arvot
• Integrity
• Motivointi
• Inspirointi
• Kuinka
saavutetaan
tavoitteet
• Suunnitelmat
• Feedback
• Työssä ohjaus
• Välittäminen
Johtamistyylit (1)
• Visionäärinen tyyli, johtaa työyhteisön jäseniä kohti yhteistä unelmaa, yhdessä
sovittua visiota. Sopiva tyyli, kun haetaan työyhteisölle selkeää suuntaa. Ihmisten
kannalta hyvin positiivinen johtamisen tyyli.
• Coaching, valmentava tyyli, autetaan henkilöitä saavuttamaan yhdessä
sovittuja tavoitteita. Valmentavalla johtamisella autetaan henkilöitä kehittämään
osaamisiaan ja muita valmiuksiaan. Coaching on työyhteisön kannalta hyvin
positiivinen johtamistyyli.
• Sovitteleva tyyli, luodaan työyhteisöön harmoniaa. Sovittelevalla tyylillä
korjataan työyhteisössä vallitsevia säröjä sekä motivoidaan ja lujitetaan ihmisten
välisiä suhteita raskaina aikoina. Sovitteleva johtamistyyli on positiivista.
• Demokraattinen tyyli, arvostaa ihmisten mielipiteitä ja hakee sitoutumista
laajan osallistumisen kautta. Demokraattisella tyylillä pyritään konsensukseen.
Tyyli koetaan positiiviseksi.
Johtamistyylit (2)
• Vauhdittava tyyli, sopii erittäin haastaviin ja innostaviin tavoitteisiin, kun
kysymyksessä on motivoitunut ja osaava tiimi. Tyyli koetaan usein negatiiviseksi,
koska sitä käytetään väärissä tilanteissa.
• Komentava tyyli, lievittää pelkoja antamalla selkeän suunnan hätätilanteessa.
Sopiva menetelmä, kun kriisissä muutetaan suuntaa ja toimintatapoja. Sopiva
käytettäväksi myös henkilöjohtamisessa, kun kyseessä on käytökseltään
ongelmalliset henkilöt. Komentava tyyli koetaan negatiivisena.
Vallankäytön lähteet
Asema
Tieto
Tehtävä
Suhteet
Henkilö
Ihmisten kautta johtaminen – valmentava johtamistapa
Työ
Ihminen
Tunnelma
J
J
Kasvu
Coaching - tapa
Tulos
Johtaa
 Ilmapiirin, tunnelman johtaminen
 Tavoitteellisuus
 Tukeminen, ohjaaminen
 Kasvaminen
Toiminta
Motivaatio / työn merkityksellisyys
TYÖNI ON
RIITTÄVÄN
HAASTEELLISTA
OLEN OSALLISTUNUT
TAVOITTEIDENI
ASETTAMISSEN
TUNNEN VASTUUN
TYÖSTÄNI
TUNNEN ISOMMAT
TAVOITTEET JA OMAN
TEHTÄVÄNI LIITTYMISEN NIIHIN
KOEN KASVUMAHDOLLISUUKSIA
OMAN TYÖN
MERKITYKSELLISYYS
VOIN VAIKUTTAA
ASIOIHIN TYÖYMPÄRISTÖSSÄNI
TUNNEN ITSENÄISYYTTÄ
OMASSA TYÖSSÄNI
ESIMIEHENI ON
KIINNOSTUNUT
TYÖSTÄNI
SAAN RIITTÄVÄSTI
SÄÄNNÖLLISTÄ
PALAUTETTA
EDISTYMISESTÄNI
KOEN OPPIVANI
JA TUNNEN ITSENI
PÄTEVÄKSI
Oikeudenmukaisuuden tunne, Sosiaalisen yhteenkuuluvaisuuden tunne
Mitä valmentaminen (esimiestyö) on?
•
•
•
•
•
Valmentaminen on välittämistä, tavoitteiden asettamista,
seuraamista, näkökulmien tarjoamista, suuntaamista, keskustelua
Valmentamisella pyritään saamaan irti valmennettavan
potentiaalinen suoritus.
Valmentamisella tavoitellaan parempaa tuottavuutta, korkeampaa
moraalia ja työtyytyväisyyttä.
Valmentamisella on yleensä määrämuotoinen rakenne.
Valmentaminen on prosessi, jolla on alku - ja loppupiste.
Valmentajan (esimiehen, projektipäällikön) taidot
1.
Osapuolten keskinäinen
suhde
2.
Kysyminen
6.
Ajanhallinta
Valmentajan
taidot
5.
Intuitio
3.
Kuunteleminen, win-win
4.
Kannustavan palautteen
antaminen
Valmentajan taidot
Valmennus (coaching) –periaatteet,
keskinäinen suhde, luottamuksen rakentaminen
•Rakenna hyvä valmennus (coaching) –suhde (luottamus, avoimuus)
• Valmentaja tahtoo valmentaa ja valmennettava haluaa tulla
valmennetuksi
• Valmentajan on uskottava, että valmennettava pystyy paljon
parempaan mitä hän nyt tekee
• Vahvista luottamusta, puhuminen – tekeminen - johdonmukaisuus
• Valmentajan on uskottava, että valmennettavat voivat tehdä
erinomaisia ratkaisuja
• Valmennettava on vastuussa tuloksesta ja tekemisestä
• Valmennuksen fokus on oltava siinä, mitä valmennettava ajattelee
ja kokee
• Keskustelut ovat tasavertaisia
• Säilytä sitoutumisesi valmennettavaan
Valmentajan taidot
Kysyminen
Ollaksesi hyvä valmentaja, on kysymisen osaaminen olennaisen tärkeää.
Hyvä kysymys:
•
Kysymys on yksinkertainen ja sillä on tarkoitus
•
Kysymyksellä vaikutetaan ilman kontrollointia
•
Informaatio, selkeyttäminen, uudet näkökulmat
•
Kysymys ei saa sisältää (vahvoja) omia mielipiteitä.
•
Neutraalit kysymykset ovat parhaimpia.
•
Käytä avoimia kysymyksiä. Ne edellyttävät pohdiskelevampaa
vastausta.
•
Noin 70 % puheesta pitää valmennusjakson aikana tulla valmennettavalta.
Voimakysymykset
*
Voimakkaat kysymykset sisältävät ongelman ja yllyttävät ratkaisuun.
Kysymys provosoi vastaamaan / ratkaisemaan ongelman. ”Tyhmät
kysymykset”!
Valmentajan taidot
Kuunteleminen
Kuunteleminen on lahja toiselle.
•
Kosmeettinen kuuntelu
– Teeskentely, kuuntelija ei ole läsnä
•
Keskustelu/kuuntelu
– Normaali keskustelu
•
Aktiivinen kuuntelu
– Enemmän huomiota puhujaan ja informaation keruuseen
– Muistio
– Ymmärtämisen varmistaminen
Win – Win – keskustelu,
aina on olemassa 3. vaihtoehto
Kerro oma näkökulmasi
Löytäkää
kolmas vaihtoehto
4
3
2
Ymmärrä toisen näkökulma
1
Luo suhde
Hyvä kuuntelija
•Sopeutuu rytmiin
•Keskittyy kuuntelemiseen
Hyvä keskustelu:
•Hyvä silmäkontakti
•On kiinnostunut keskustelun aiheesta
•Molemminpuolinen
kunnioitus, hyvä suhde
•On empaattinen
•Rehellisyys
•Arvostaa toisia osapuolia ja heidän mielipiteitään •Avoimuus
•Vapaus ilmaista oma
•Antaa toisten sanoa sanottavansa
mielipide
•On myönteinen ja hakee mahdollisuuksia
•Tarve löytää hyvä
ratkaisu, lopputulos
•Osaa olla hiljaa
•Osaa tehdä hyviä kysymyksiä ajallaan
•Varmistaa, onko ymmärtänyt oikein
•Ei provosoi eikä provosoidu
Valmentajan taidot
Kannustavan palautteen antaminen
Tehokas palaute kiihdyttää valmennettavan toimintatarmoa.
Palautteen tulee olla:
– Positiivinen tarkoitus
– Perustuu faktoihin tai tekemiseen (ei henkilöön)
– Sen tulee olla rakentavaa ja hyödyllistä
Milloin annetaan:
– Positiivinen vaikutus oppimiseen
– Informoi, tarjoaa uusia näkökulmia
– Rohkaisee ja motivoi valmennettavaa
– Vahvistaa näkökulmia ja mielipiteitä sekä antaa uusia näkemyksiä/ajatuksia
– Moite, Oikaisu, Kehuminen, Anteeksipyyntö
Riskit:
– Subjektiiviset näkemykset ovat riski, subjektiivisen ja objektiivisen näkökulman
tasapainon hallitseminen on tärkeätä.
Valmentajan taidot
Intuitio
• Intuitiolla pääsemme käyttämään kokemustamme, osaamistamme ja
viisauttamme tavalla, joka uhmaa logiikkaa.
N
• Käytämme 10 % aivokapasiteetistamme.
Intuitiolla voimme käyttää enemmän.
• ”Kuudes aisti”, ”Pienet, hiljaiset kellot”
• Ajalla ja paikalla on merkitystä >> hiljaiset hetket.
Jos ei kuuntele, kyky kuulla heikkoja signaaleja katoaa.
• Intuition merkitys nopeasyklisessä liiketoiminnassa korostuu.
Ajanhallinta: Suunnittele ja ennakoi
T
ä
r
k
e
ä
t
E
i
t
ä
r
k
e
ä
t
Kiireelliset
Ei kiireelliset
I Kiireelliset ja tärkeät
Kriisi, tuotanto-ongelmat,
ylitetyt määräajat
II Ei kiireelliset, tärkeät
Ennalta varautumista,
suunnittelua, uusien
mahdollisuuksien
havaitsemista, suhteiden
rakentamista
III Kiireelliset,
ei tärkeät
Keskeytykset, puhelut,
jotkin kokoukset, asioiden
selvittäminen, suositut
tehtävät
IV Ei kiireelliset eikä tärkeät
Ajanhukka, lörpöttely,
päivittely,
aika-apinat jne
Tiimin tehtävät
Tehtävä
Suhteet
Oppiminen
Tiimin / Projektin suhteet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Yhteinen tarkoitus ja tavoite
Yhteinen käsitys tärkeyksistä, prioriteeteista
Halukkuus puhua avoimesti, rehelliset palautteet
toisille
Tietoisuus itse kunkin vahvuuksista ja heikkouksista
Erilaisuuden arvostaminen
Halukkuus jakaa tietoja ja osaamista
Toisen ajattelutavan ymmärtäminen, voidaan helposti
sijaistaa
Korkea luottamus ja hyvä tahto
Korkea työnilo
Hyvä ympäristö tiimioppimiselle
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Virheet ovat tilaisuuksia, eivät syyttämisen lähde
Kaikkien ideat ovat arvokkaita
Prosessin arvioinnissa kaikki ovat eksperttejä
Tiimin jäsenten tunteiden ja näkökulmien esittämistä rohkaistaan
Kaikilla on oikeus ja velvollisuus kysyä, mitä he eivät ymmärrä tai
minkä he epäilevät olevan väärin
Uteliaisuus on hyve, avunpyyntö tervetullut. Tietämättömyyden
myöntäminen on vahvuus
Oppiminen on jaettu vastuu
Jokaisella ainakin yksi kehittämisen kohde vuodessa
Reflektoimiselle on aikaa
Korkea psykologisen turvallisuuden taso
Hyvä oppimisympäristö
Hyvät
olosuhteet
henkilösuhteille
Samanlaiset
kokemukset
Henkilöiden
samanlaisuus
Henkilöiden
erilaisuus
Hyvät
olosuhteet
oppimiselle
Erilaiset
kokemukset
Tunneälykkään johtajan (valmentajan) ominaisuudet
• Itsetietoisuus: hyvä itsetuntemus ja itseluottamus
• Läpinäkyvyys: osoittaa rehellisyyttä ja luotettavuutta
* Optimismi: näkee asioiden positiiviset puolet
* Eläytymiskyky: Tunnistaa toisten tunteet, ymmärtää niiden
merkityksen ja huomioi ne toiminnassaan
* Kannustavuus: ohjaa ja motivoi voimakkaalla visiolla
• Kyky kehittää toisia: kehittää muita palautteen ja ohjauksen
keinoin
• Taito hallita konflikteja: pystyy ratkaisemaan erimielisyyksiä
Johtoryhmän menestymisen edellytykset
1.Johtoryhmän jäsenet luottavat toisiinsa
2.Yhteinen käsitys strategiasta ja tulevaisuudesta
3. Jäsenten oppimishalu, luovuus ja osaaminen ovat korkealla
tasolla
4. Jäsenten vuorovaikutustaidot, ihmisten johtaminen ja aktiivisuus
ovat kunnossa
5. Päätösten toimeenpano
6. Toisten jäsenten sparraus, valmentaminen
7. Johtoryhmän toimintaympäristön mukaan saaminen
8. Johtoryhmän vetäjän merkitys
9. Johtoryhmän innovatiivisuus ja avoimuus
10. Johtoryhmän tunnelma ja yhteenkuuluvuus
11.Johtoryhmän yhteinen ajankäyttö
12. Jäsenten vahvuuksien hyödyntäminen, vetäjä varmistaa, että
jokaisen jäsenen voimavaroja hyödynnetään
Kiitos!
Jaakko Heikkilä
www.growcarecoach.fi