Ajolupien ja kulkulupien käsittelyjärjestelmä Alku, käyttöohjeet
Transcription
Ajolupien ja kulkulupien käsittelyjärjestelmä Alku, käyttöohjeet
Boliden Harjavalta - Ville Ojala Perehdytysilmoittautumiset Kulkulupahakemukset Ajoneuvot Ajolupahakemukset Suurteollisuuspuiston kumppaniyritykset Henkilöt Toimittajayritykset Suurteollisuuspuiston kumppaniyritykset Alku 2.0 Ajolupien ja kulkulupien käsittelyjärjestelmä Portti Vieraat Vierailuilmoitukset 1 4.2.2013 Kirjautuminen palveluun • • • Suurteollisuuspuiston tilaajayrityksen yhteyshenkilö luo toimittajayrityksen käyttäjätunnukset, jotka lähetetään automaattisesti käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Kirjautuminen tapahtuu Internet-selaimella osoitteessa: https://marcus.suurteollisuuspuisto.com/Alku/ tuotantopalvelin 1.2.2013 alkaen Käyttäjätunnus on käyttäjän sähköpostiosoite Boliden Harjavalta - Ville Ojala 2 4.2.2013 Hallinta Perehdytysvastaava Hallinnoi koulutuspäiviä Suurteollisuuspuiston yrityksen pääkäyttäjä Hallinnoi oman yrityksen yhteyshenkilöjä ja käyttäjiä Hallinnoi yrityksen aliprojekteja Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Lähettää käyttäjätunnuksen ja perustaa toimittajayrityksen Hallinnoi toimittajayrityksen henkilöitä ja yritystietoja Hallinnoi oman yrityksen ajoneuvoja Hallinnoi oman yrityksen yritystietoja Hallinnoi oman yrityksen henkilöitä Toimittaja Portti 3 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Hallinnoi oman yrityksen ajoneuvoja Hallinta Yritystietojen muokkaaminen 1 Muokkaa yrityksen perustietoja Muokkaa toimipisteen tietoja Täydennä tiedot ja lisää uusi toimipiste Boliden Harjavalta - Ville Ojala 4 4.2.2013 Hallinta Henkilöt Henkilötietojen haku, lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen ‒ Henkilö pitää olla luotuna järjestelmään ennen kuin henkilölle voi tehdä mm. kulkulupahakemuksia 1 Voit etsiä oman yrityksen Henkilöitä etu- ja sukunimihaulla Suorita hakusanahaku painamalla Enter Lisää tarvittaessa uusi Henkilö Henkilön tietojen muokkaaminen kynäkuvaketta klikkaamalla Boliden Harjavalta - Ville Ojala 5 4.2.2013 Hallinta HUOM! Kaikille ennen 1.2.2013 järjestelmään lisätyille henkilöille on valittava esimies luettelosta. Henkilöt Henkilön lisääminen järjestelmään 1/2 1 Syntymäaika oltava muodossa pp.kk.vvvv Ei täydennetä jos henkilö on yrityksen oma työntekijä Yrityksen esimies tulee lisätä ensin Henkilöksi jotta sen voi valita luettelosta Oletuksena käytetään yritystietoihin tallennettuja vakuutus- ja työterveyshuollon tietoja. Jos työnantaja on eri yritys, esim. toiminimi, poistetaan valinta kohdasta Käytä yrityksen vakuutustietoja. 2 Täydennä Henkilön oman yrityksen vakuutustiedot tarvittaessa. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 6 4.2.2013 Hallinta Toimittajayrityksen pääkäyttäjä Henkilön lisääminen järjestelmään 2/2 3 Koulutustiedot tulevat automaattisesti kun koulutusilmoittautumisia merkitään suoritetuiksi. 4 Boliden Harjavalta - Ville Ojala 7 4.2.2013 Hallinta Ajoneuvot Ajoneuvojen haku, lisääminen, muokkaaminen ja poisto ‒ ‒ Ajoneuvot tulee lisätä järjestelmään ennen kuin niille voi hakea ajolupia Ensisijainen kuljettaja (valinnainen) ja ajoneuvosta vastaava esimies pitää löytyä etukäteen henkilöluettelosta. 1 Voit etsiä oman yrityksen ajoneuvoja. Suorita hakusanahaku painamalla Enter Lisää tarvittaessa uusi ajoneuvo Ajoneuvon tietojen muokkaaminen kynäkuvaketta klikkaamalla Boliden Harjavalta - Ville Ojala 8 4.2.2013 Hallinta Ajoneuvot Ajoneuvon lisääminen (ja muokkaaminen) 1 Lisää tarvittaessa Henkilöitä ja toimipisteitä yritykselle (kts. Ohje) Ajoneuvon lisäkuvaukseen yrityksen sisäisesti käyttämä nimi josta ajoneuvo on helppo tunnistaa 2 Boliden Harjavalta - Ville Ojala 9 4.2.2013 Kulkulupien käsittely Perehdytysvastaava Hallinnoi koulutuspäiviä Suurteollisuuspuiston yrityksen pääkäyttäjä Hallinnoi oman yrityksen yhteyshenkilöjä ja käyttäjiä Hallinnoi yrityksen aliprojekteja Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Lähettää käyttäjätunnuksen ja perustaa toimittajayrityksen Tallentaa tarvittaessa perehdytystiedot Käsittelee hakemuksen Toimittaja Hallinnoi oman yrityksen henkilöitä Luo kulkulupahakemuksen ja perehdytysilmoittautumisen Muokkaa hakemusta Hallinnoi perehdytysilmoittautumisia Toteuttaa useimmat perehdytykset Portti 10 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Luo kulkuluvan Kulkulupien käsittelyn tilat Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Hylätty/ Odottaa kulkulupaa Luonnos/ lähetetty hyväksyttäväksi Toimittaja Kulkulupa myönnetty Portti 11 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Avain palautettu Kulkulupien käsittely Kulkulupahakemus Kulkulupahakemusten etsiminen 1 Voit etsiä oman yrityksen kulkulupahakemuksia 2 Suorita hakusanahaku painamalla Enter Lisää tarvittaessa uusi kulkulupa-anomus Henkilölle Boliden Harjavalta - Ville Ojala Vaihtoehtoinen tapa lisätä hakemus 3b henkilöluettelosta 3a 12 4.2.2013 Kulkulupien käsittely Kulkulupahakemus Kulkulupahakemuksen luominen 1/3 (Huom! Varmista että yritys- ja henkilötiedot on jo lisätty ennen uuden hakemuksen aloittamista) Jos hakemus luodaan henkilöluettelosta, nimi on valittuna automaattisesti Henkilön tiedot tuodaan automaattisesti 1 Boliden Harjavalta - Ville Ojala 13 4.2.2013 Kulkulupien käsittely Kulkulupahakemus Kulkulupahakemuksen luominen 2/3 Valitse tilaajayritys ja yhteyshenkilö jonka kanssa työstä on sovittu (ei esimerkiksi ostajan nimi). Tieto uudesta hakemuksesta lähetetään yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, mutta tilaajayrityksen muutkin käyttäjät voivat käsitellä hakemusta 2 3 Anna yhteyshenkilön kanssa sovittu kulkuoikeuden alkuja päättymispäivä. Hakemuksen käsittelijä voi muuttaa päivämääriä. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 14 4.2.2013 Kulkulupien käsittely Kulkulupahakemus Kulkulupahakemuksen luominen 3/3 Katsele koulutuskalenterin tilaisuuksien lisätietoja viemällä hiiren osoitin sinisen i-symbolin ylle ja varmista, että kyseessä on haluttu koulutustyyppi, esim. vuosihuoltoperehdytys. 4 Ilmoita henkilö ko. perehdytykseen valitsemalla tilaisuus klikkaamalla vihreää symbolia. Voit vaihtaa tilaisuuksia ennen hakemuksen lähettämistä. 5 Kirjoita tarvitaanko kuljettajakortti ajolupaa varten. Kirjoita ajoneuvon rekisterinumero. Hakemus lähtee hyväksyttäväksi yhteyshenkilöksi valitulle tilaajayrityksen käyttäjälle. Hyväksyntä vahvistaa ilmoittautumisen valittuun perehdytystilaisuuteen (kts. Ohje). Hakemusta voi muokata luonnostilassa ja myös Lähetetty hyväksyttäväksi tilassa. 6 Boliden Harjavalta - Ville Ojala 15 4.2.2013 Ajolupahakemusten käsittely Perehdytysvastaava Suurteollisuuspuiston yrityksen pääkäyttäjä Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Hallinnoi oman yrityksen ajoneuvoja Lähettää ajolupahakemukset Käsittelee ajolupahakemukset Toimittaja Hallinnoi oman yrityksen ajoneuvoja Lähettää ajolupahakemukset Muokkaa hakemusta Toteuttaa ja kirjaa koulutukset Portti 16 Hallinnoi yrityksen aliprojekteja 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Luo ajoluvan Ajolupien käsittelyn tilat Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Hylätty/ Odottaa ajolupaa Luonnos/ lähetetty hyväksyttäväksi Toimittaja Ajolupa myönnetty Portti 17 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Palautettu Ajolupahakemusten käsittely Ajolupahakemus Huom! Ajoneuvot, kuljettajat ja toimipisteet tulee olla lisättynä järjestelmään ennen uuden ajolupahakemuksen lisäämistä. Lisää uusi hakemus Boliden Harjavalta - Ville Ojala 18 4.2.2013 Ajolupahakemusten käsittely Ajolupahakemus Ajolupahakemuksen lisääminen 1/3 Yritystiedot tulevat automaattisesti Boliden Harjavalta - Ville Ojala 19 4.2.2013 Ajolupahakemusten käsittely Ajolupahakemus Ajolupahakemuksen lisääminen 2/3 Kts. kohta perehdytykset. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 20 4.2.2013 Ajolupahakemusten käsittely Ajolupahakemus Ajolupahakemuksen lisääminen 3/3 Valitse tilaajayritys ja tekninen yhteyshenkilö. Tieto uusista hakemuksista menee ko. henkilön sähköpostiin. Valitse tilaajan yhteyshenkilön kanssa sovittuvoimassaoloaika. Hakemuksen käsittelijä voi muokata lopullista aikaa. Kirjoita lisätiedot, esim. miksi tarvitaan henkilöiden kuljetuslupaa, missä työkohde sijaitsee ja tarvitaanko sähköinen tunnistin. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 21 4.2.2013 Perehdytysilmoittautumisten käsittely (käytössä vain jos ei ole ilmoittauduttu kulkulupaa haettaessa) Perehdytysvastaava Hallinnoi koulutuspäiviä Suurteollisuuspuiston yrityksen pääkäyttäjä Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Luo perehdytysilmoittautumiset Käsittelee hakemuksen Toimittaja Luo perehdytysilmoittautumiset Muokkaa hakemusta Portti 22 Luo kulkuluvan 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Perehdytysilmoittautumisten tilat Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Toimittaja Suoritettu Uusi Suoritettu Portti 23 Varattu 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Perehdytysilmoittautumisten käsittely Perehdytysilmoittautuminen Huom! Kun kulkulupahakemus hyväksytään, siitä tulee automaattisesti myös ilmoittautuminen perehdytysilmoituksiin Jos henkilölle ei haeta kulkulupaa, mutta ilmoitetaan perehdytykseen, se tapahtuu Perehdytysilmoittautumiset sivulta Luo tarvittaessa uusi ilmoittautuminen. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 24 4.2.2013 Perehdytysilmoittautumisten käsittely Perehdytysilmoittautuminen Perehdytysilmoittautumisen luominen 1/2 Vie hiiren osoitin sinisen i-symbolin päälle nähdäksesi koulutuksen tyypin ja paikan. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 25 4.2.2013 Perehdytysilmoittautumisten käsittely Perehdytysilmoittautuminen Perehdytysilmoittautumisen luominen 2/2 Koulutukseen ilmoitettavien henkilöiden listalle tuodaan automaattisesti ne joita ei vielä ole ilmoitettu täsmälleen samaan koulutustilaisuuteen. Poista valinta henkilöiden kohdalta joita ei haluta ilmoittaa kyseiseen tilaisuuteen. Poista kaikki valinnat/ valitse kaikki Tallenna ja lähetä ilmoittautumiset. Tieto uusista ilmoittautumisista menee yhteyshenkilöksi valitun henkilön sähköpostiin. Tämä henkikö vahvistaa ilmoittautumiset. Boliden Harjavalta - Ville Ojala 26 4.2.2013 Vierailuilmoitusten käsittely Perehdytysvastaava Suurteollisuuspuiston yrityksen pääkäyttäjä Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Luo vierailuilmoituksen Hyväksyy vierailuilmoituksen Muokkaa vierailuilmoitusta Toimittaja Kirjaa vieraan saapumisen Portti 27 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Kirjaa vieraan lähdön Vierailuilmoituksen tilat Suurteollisuuspuiston yhteyshenkilö Luonnos/ Hyväksytty Toimittaja Vierailuoikeus myönnetty Portti 28 4.2.2013 Boliden Harjavalta - Ville Ojala Vierailijakortti palautettu