docDHL Intraship 7.0 Käyttöopas
download 
Report Transcription
DHL Intraship 7.0 Käyttöopas
DHL EXPRESS 1 DHL IntraShip – User Guide KIRJAUTUMINEN Kirjaudu sisään tunnuksillasi osoitteessa https://www.intrashipeu.dhl.com tai https://www.intraship-dhl.fi 2 DHL IntraShip – User Guide OHJELMAN RAKENNE Vinkit Pääsivulta löytyy ajankohtaista tietoa ja asiakastiedotteita. Ominaisuudet Ohjelman ominaisuudet löytyvät vasemmassa reunassa olevien painikkeiden alta Hyödyllisiä linkkejä Hyödylliset linkit on koottu tähän 3 DHL IntraShip – User Guide Kielivalinta Voit helposti vaihtaa kielen istunnon aikana PÄÄVALIKKO - OMINAISUUDET Lähetyslista Valitse „Lähetyslista‟ nähdäksesi luodut lähetykset. Voit hakea lähetyksiä käyttäen useita hakukriteereitä. Luo lähetys Valitse „Luo lähetys‟ kun haluat valmistella ja tulostaa lähetysasiakirjoja, tilata noudon jne. Osoitekirja Osoitekirjasta löydät helposti tallennetut lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet. Voit myös lisätä/päivittää/poistaa osoitteita. Manifesti Kun lähetys/lähetykset ovat valmiita ja rahtikirjat tulostettu, valitse „Manifesti‟ lähettääksesi tiedot DHL:lle. Noutopyyntö Valitse „Noutopyyntö‟ lähettääksesi noutopyynnön. Noutopyyntö on mahdollista tehdä myös valmistellessasi lähetysasiakirjoja. Hintakysely Valitse „Hintakysely’ kun haluat tietää etukäteen hinta-arvion lähetykselle. Lisäasetukset Valitse „Lisäasetukset‟ kun haluat esim. ajaa raportteja ja muokata oletusasetuksia. 4 DHL IntraShip – User Guide HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ Seuraa lähetystä Valitse „Seuraa lähetystä‟ kun haluat yksityiskohtaiset tiedot lähetyksen kulusta. Tiedot avautuvat uuteen välilehteen/ikkunaan DHL Web Valitse „DHL Web‟ kun haluat lisätietoja DHL IntraShip –ohjelmasta ja muista sähköisistä ratkaisuista Asiakastiedot Valitse „Asiakastiedot‟ kun haluat saada selville asiakaspalvelun yhteystietoja Yleistä tietoa Valitse ’Yleistä tietoa‟ lukeaksesi asiakastiedotteita ja muuta ajankohtaista tietoa Tilaa lähetysmateriaalia Valitse „Tilaa lähetysmateriaalia‟ kun haluat tilata pakkausmateriaalia 5 DHL IntraShip – User Guide LÄHETYKSEN VALMISTELU Lähetyksen valmistelu. Voit seurata lähetyksen rahtikirjan valmistelun kulkua tässä kohdassa. Voit siirtyä välilehtien välillä näiden painikkeiden avulla. Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, välilehdelle ilmestyy vihreä merkki . Voit siirtyä välilehdeltä toiselle Edellinen – Seuraava painikkeiden avulla. Lähettäjä / Vastaanottaja välilehti Voit siirtyä lähettäjän ja vastaanottajan välilehdelle. Pudotusvalikossa on valittavissa 10 viimeksi käyttämääsi osoitetta. Etsi osoitekirjasta Etsi osoitekirjasta tallentamasi osoitteet Tyhjennä kentät Tyhjentää kaikki ruudussa näkyvät kentät Global Mail Valitse kun haluat käyttää Global Mail -palvelua Lisätietoja Lisätietoja lähettäjän ja vastaanottajan tietoihin Tallenna osoite Tallenna ja päivitä osoitteita 6 DHL IntraShip – User Guide UUSI LÄHETYS – LÄHETTÄJÄ / VASTAANOTTAJA Täytä lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet. Lähettäjän tietoihin tulee automaattisesti viimeksi käyttämäsi lähettäjän tiedot. Lähettäjä Pakolliset kentät on merkitty tähdellä „*‟. Vastaanottaja Pakolliset kentät on merkitty tähdellä „*‟. Voit tarkistaa kaupungin/postinumeron oikeellisuuden „Hae postinumero ja paikkakunta‟ –painikkeen avulla. Ennakkoilmoitus vastaanottajalle Valitse kun haluat ilmoittaa vastaanottajalle lähetyksen saapumisesta Ennakkoilmoituksen määrittely Voit lisätä ylimääräistä tietoa/infoa ja vastaanottajien sähköpostiosoitteita. 7 DHL IntraShip – User Guide UUSI LÄHETYS – PALVELU Valitse palvelu ja mahdolliset lisäpalvelut 8 DHL IntraShip – User Guide Lähetyksen tyyppi Valitse, onko lähetyksesi Tulliselvitettävä vai Asiakirja (Asiakirjalähetykset/EU:n sisäiset lähetykset/Kotimaan lähetykset.) Auta valinnassa- painikkeen takaa löytyy esimerkkejä tulliselvitettävistä lähetyksistä ja asiakirjalähetyksistä. Lähetyksen viite Asiakkaan oma viite, joka näkyy rahtilaskulla, esim. tilausnumero Kuvaus Ilmoita lähetyksen sisältö mahdollisimman tarkasti englanniksi tai kotimaan lähetyksissä suomeksi Tullausarvo Lähetyksen tullausarvo on pakollinen tieto, mikäli lähetyksesi on tullattava. Lisää kolli Lisää kolleja mikäli lähetyksessasi on useampi kolli. Voit myös tallentaa ja muokata oletuskolleja “Muokkaa oletuskolleja” – toiminnon avulla Saatavana olevat palvelut Valitse DHL palvelu. Muut vaihtoehdot Valitse muita palveluita lähetyksellesi, esim. vakuutus Maksuvaihtoehdot Valitse rahdinmaksajan asiakasnumero. Jos vastaanottaja tai kolmas osapuoli maksaa rahdin tai DTP –palvelu on valittuna, ilmoita voimassa oleva 96/95 -alkuinen asiakasnumero. Tallenna ja tulosta rahtikirja Kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty, rahtikirja on mahdollista tulostaa. UUSI LÄHETYS – NOUTOPYYNTÖ Tilaa lähetyksellesi nouto • f Noutopäivä Valitse tai syötä haluamasi noutopäivä Valmis - kellonaika Syötä kellonaika kun lähetyksesi on valmis noudettavaksi Sulkemis- kellonaika Yrityksesi sulkemisaika (Valmis/Sulkemisaika aikavälin tulee olla vähintään tunti.) Ohjeet DHL:lle Nouto-ohjeita DHL:n kuriirille, esim. isokokoinen lähetys. Noutopaikka Ilmoita lähetysten sijainti, esim. Respa Vaihda nouto-osoite Mikäli nouto-osoite on eri kuin lähettäjän osoite, valitse luettelosta toinen osoite Tilaa nouto Tilaa nouto tai jatka tilaamatta noutoa 9 DHL IntraShip – User Guide EU:N ULKOPUOLISET LÄHETYKSET - TULLATTAVAT Lähetyksen ”Tullausarvo” muuttuu pakolliseksi kentäksi, kun lähetystyypiksi on valittu ”Tulliselvitettävä”. ”Auta valinnassa” -painikkeen takaa löytyy esimerkkejä tulliselvitettävistä lähetyksistä ja asiakirjalähetyksistä. Lähetettäessä tulliselvitettäviä lähetyksiä, tulee lähetykseen liittää tarvittavat tulliasiakirjat; Asiakirjat –välilehti aktivoituu jolloin voit luoda tarvittavat tulliasiakirjat DHL IntraShip-ohjelmalla. Voit käyttää myös yrityksesi omia tulliasiakirjoja. 10 DHL IntraShip – User Guide UUSI LÄHETYS – VIENTIASIAKIRJAT Lähetettäessä tulliselvitettäviä lähetyksiä, tulee lähetykseen liittää tarvittavat tulliasiakirjat. Lisää tuotenimike Voit lisätä kauppalaskulle tuotenimikkeitä painamalla tätä painiketta 11 DHL IntraShip – User Guide Laskun tyyppi Kun lähetykselläsi on kaupallista arvoa, tarvitset kauppalaskun. Muussa tapauksessa (esim. lahjat ja näytteet) lähetykseen voidaan liittää proformalasku, mikäli kohdemaan tullisäädökset sen hyväksyvät Laskun päiväys Valitse laskun päivämäärä Viennin tyyppi Valitse viennin tyyppi P – permanent Pysyvä vienti R - repair/return Korjaus tai palautus T – temporary Väliaikainen vienti Viennin syy Kirjoita viennin syy englanniksi Allekirjoittajan asema Allekirjoittajana asema yrityksessä Merkit Voit syöttää lisätietoja Viennin toimitusehto Valitse lähetyksesi toimitusehto Vaihda laskutusosoitetta Vaihda laskutusosoitetta mikäli se on eri kuin vastaanottajan osoite. LÄHETYSLISTA Lähetyslistasta löydät helposti tekemäsi lähetykset. Voit hakea lähetyksiä käyttäen erilaisia hakukriteereitä. Voit tulostaa yhdellä kerralla useamman lähetyksen rahtikirjat. Voit kopioida ja lähettää sähköpostilla lähetyksen asiakirjoja käyttämällä “Valinnat” -toimintoa 12 DHL IntraShip – User Guide NOUTOPYYNTÖ Valitse „Noutopyyntö‟ vasemmalla olevasta päävalikosta lähettääksesi noutopyynnön DHL:lle. Noutopyynön voi lähettää myös rahtikirjan valmistelun yhteydessä. Tallenna noutoasetukset Voit tallentaa noutoasetuksesi Noutopäivä Valitse tai syötä haluamasi noutopäivä Valmis - kellonaika Syötä kellonaika kun lähetyksesi on valmis noudettavaksi Sulkemis- kellonaika Yrityksesi sulkemisaika (Valmis/Sulkemisaika aikavälin tulee olla vähintään tunti.) Ohjeet DHL:lle Nouto-ohjeita DHL:n kuriirille, esim. isokokoinen lähetys. Noutopaikka Ilmoita lähetysten sijainti, esim. Respa Vaihda nouto-osoite Mikäli nouto-osoite on eri kuin lähettäjän osoite, valitse luettelosta toinen osoite 13 DHL IntraShip – User Guide MANIFEST – LÄHETÄ TIEDOT DHL:LLE Kun lähetys/lähetykset ovat valmiita ja rahtikirjat tulostettu, siirry ohjelman vasemman reunan valikossa kohtaan „Manifesti‟ Valitse „Lähetä tiedot DHL:lle‟ , valitse kaikki lähetykset tai ainoastaan ne joiden tiedot haluat lähettää DHL:lle. Paina lopuksi „Luo manifesti‟ –painiketta. Tulosta lähetyslistaa kaksi kappaletta ja allekirjoita ne. Jätä toinen itsellesi ja anna toinen DHL:n kuriirille. Jos manifestin tulostus jostain syystä epäonnistuu, voit tulostaa manifestin uudelleen seuraavasti: Valitse ”Manifesti”, valitse ”Luo manifestiraportti”. Valitse sen jälkeen päivämäärä tai aikaväli jolta manifesti halutaan ja paina ’Lataa‟. ‟Luo manifesti‟ tulostaa valitulta päivältä manifestin uudelleen. 14 DHL IntraShip – User Guide KÄYTTÄJÄTUKI Lisätietoja DHL Asiakasjärjestelmien käyttäjätuesta DHL IntraShip – Käyttäjätuki Ma-Pe 9:00 – 16:00 Puhelin 020 533 8022 Email [email protected] 15 DHL IntraShip – User Guide
