Pohjois-Espoon Ponsi Ry Taloudenhoidon ohjeet joukkueille, vuosi

Pohjois-Espoon Ponsi Ry
Taloudenhoidon ohjeet joukkueille, vuosi 2015
Kari Alho / 3.9.2015
Nämä ohjeet täydentävät ja tarkentavat PEPin Talousohjesääntöä ja antavat joukkueidenjohtajille
ja rahastonhoitajille käytännön ohjeita taloudenhoitoon.
1.
Joukkueet ovat osa seuraa
Seura on rekisteröity yhdistys, jonka alaisuudessa joukkueiden toiminta tapahtuu. Joukkue ei voi
siten täysin itsenäisesti päättää taloudenhoidostaan, vaan sen on tapahduttava seuran kokousten
ja johtokunnan päätösten mukaisesti. Muun muassa pankkitilien avauksesta ja käyttöoikeuksista
päättäminen kuuluu seuran johtokunnalle. Joukkue ei myöskään saa tehdä itse merkittäviä
taloudellisia sopimuksia tai sitoumuksia vaan niihin tarvitaan seuran nimenkirjoitus tai johtokunnan
päätös, mm. seuraavan laatuisissa asioissa:

Useampivuotinen sponsorisopimus

Palkan maksu

Ulkomaille suuntautuva turnaus
Seuran jalkapallo- ja salibandyjaosto hoitavat keskitetysti Espoon kaupungilta varattavien kenttä- ja
salivuorojen varaukset ja seuran vuorojen jaon joukkueille.
Seuran johtokunta kokoontuu noin kerran kuukaudessa ja siellä ovat edustettuna molemmat
jaostot. Johtokunta valitaan syyskokouksessa joulukuun loppuun mennessä. Johtokunnan
kokoonpano yhteystietoineen näkyy seuran www-sivuilta: http://www.pep.fi/yhteystiedot/.
2.
Joukkueen rahastonhoitaja
Joukkueen/vanhempien kokous valitsee keskuudestaan rahastonhoitajan.
Rahastonhoitajan valinnasta tai vaihdoksesta ilmoitetaan seuran taloudenhoitajalle, joka
valmistelee tilinhoidon edellyttämät asiat ja esittää muutoksen seuran johtokunnalle. Valinta
vahvistetaan johtokunnassa, joka samalla myöntää rahastonhoitajalle käyttöoikeuden joukkueen
pankkitiliin.
Rahastonhoitajan tehtävät:

Valmistelee yhdessä joukkueenjohtajan / seuran taloudenhoitajan kanssa joukkueen
talousarvion hyvissä ajoin ennen seuran syyskokousta.

Laskuttaa joukkuemaksut pelaajilta/vanhemmilta joukkueen tilille.

Maksaa joukkueelle kohdistuvat laskut. Laskut tulee maksaa eräpäivänä, mikäli
mahdollista, se helpottaa osaltaan kirjanpitoa. Epäselvissä tilanteissa laskut
tarkastutetaan joukkueenjohtajilla/valmentajilla tai seuran johtokunnassa. Matkalaskut
tarkastaa ja hyväksyy joukkueenjohtaja. Joukkueenjohtajan laskut hyväksyy seuran
taloudenhoitaja.

Toimittaa tositteet seurasihteerille kuukauden välein seuraavan kuun 15 päivään
mennessä. Tositteista kerrotaan tarkemmin luvussa 5.
Joukkueiden rahastonhoitajien yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero) tulee pitää näkyvillä
seuran www-sivuilla joukkueen yhteystiedot -osassa. Rahastonhoitajien postituslista on
[email protected].
3.
Tilitoimisto
Seuran toiminnanjohtaja toimittaa aineiston tilitoimistoon vähintään neljännesvuosittain, jolloin ne
viedään varsinaiseen kirjanpitoon (Fortnox-järjestelmä).
Koska kirjanpidon tekee ulkopuolinen taho, on erittäin tärkeää, että tositteista ja tiliotteista
käy selkeästi ja yksikäsitteisesti ilmi tulojen ja menojen kohteet.
4.
Kassa ja pankkitilit
Käteiskassojen pitoa tulee välttää ja käteisenä saadut tulot tulee tilittää viipymättä joukkueen tilille
riittävän selvityksen kanssa.
Seuran ja joukkueiden pankkitilit ovat Handelsbankenissa. Joukkueiden tileille on käyttöoikeus
joukkueen rahastonhoitajalla, seuran taloudenhoitajalla ja seuran toiminnanjohtajalla. Jaoston
puheenjohtajalle voidaan myöntää lajin joukkueiden tilien katseluoikeus. Kukin käyttäjä saa tilin
käyttöä varten verkkopankkitunnukset ja tarvittavan opastuksen seuran taloudenhoitajalta.
Linkki verkkopankkiin ja pankin yhteystiedot löytyvät täältä:
http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/
Pankin maksuista perimä kulu on suurempi, mikäli saapuvissa maksuissa ei ole viitenumeroa.
Joukkueita suositellaan lähettämään kaikki maksut pelaajille/vanhemmille ja sponsoreille myClubjärjestelmän kautta, jolloin viitenumerot generoituvat järjestelmässä ja myös maksujen seuranta
tapahtuu automaattisesti myClubissa.
Viitenumerollisia laskuja saa lähettää vain myClubin kautta.
5.
Laskut ja tositteet
Tositteet toimitetaan, mikäli mahdollista, pdf-muodossa sähköpostin liitteinä seurasihteerille
kuukauden välein seuraavan kuun 15 päivään mennessä.

Ostolaskut, joissa on seuran/joukkueen nimi kannattaa pyytää toimittajalta suoraan
sähköisessä muodossa, niin säästyy skannaustyötä. Käteiskuitit, joista ei selviä
laskutettava taho, nidotaan paperille johon kirjoitetaan selvitys ja maksupäivä jonka jälkeen
ne skannataan pdf-muotoon. Jokaisen joukkueen rahastonhoitajan tai
joukkueenjohtajan tulee säilyttää itsellään alkuperäiset kuitit vähintään 6 vuotta
tilikauden päättymisestä lukien.

Myyntilaskut (vanhemmille, sponsoreille) kannattaa tehdä myClub-järjestelmässä.
Kun laskut tehdään oikeilla laskutuskategorioilla (Joukkuemaksut, Turnausmaksut,
Varustemaksut, Markkinointi, jne.) ja maksetaan viitenumerolla, maksujen seuranta ja
tiliöinnit helpottuvat oleellisesti. Pankista haettavan viiteaineiston avulla laskujen maksun
tila päivittyy automaattisesti myClub:iin. Kirjanpitoon tarvittavat tiliöinnit tehdään seuran
puolesta, joten myClub-laskuja ei tarvitse enää toimittaa seuralle kuukausiaineiston
mukana.

Joukkue voi periä vähintään 14 päivää erääntyneestä laskusta muistutusmaksua 5€. Tämä
on myClubissa omana tuotteena.

Seura laskuttaa vuoden 2015 helmikuun alusta joukkueiden tilille tulevista
viitteettömistä maksuista 1€/kpl kirjanpitomaksua.

myClubin ulkopuolisista tilille tulevista maksuista pitää olla kuitti tai muu selvitys.
Esimerkiksi:

o
Sponsorirahasta lasku tai sopimus
o
Varainhankinta/myyntikampanjan tuotoista kuitti tai laskelma
Tilityksissä vältetään eri asioiden yhdistelmiä tyyliin ”Villen toimintamaksusta
vähennetty joukkueelle ostettu pallo”. Vaikka ajatellaan että säästetään pankkimaksuissa,
niin kontrolli hankaloituu.

PDF-muotoisten tositteiden jatkokäsittelyn helpottamiseksi suosittelemme
skannausta enintään 200dpi tarkkuudella. Tiedostot suositellaan nimettäväksi seuraavasti:
”Joukkue VVVV-KK-PP Maksunsaaja.pdf”. Joukkueiden taloudenhoidossa käytetyt
lyhenteet löytyvät täältä:
http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/joukkuelyhenteet/
Jos on epävarma miten tulee toimia, kannattaa aina kysyä seuran toiminnanjohtajalta tai
seurasihteeriltä (etukäteen).
6.
Jäsenmaksut, toimintamaksut ja joukkuemaksut
Käsitteet
Jäsenmaksu
Seuran syyskokous määrää kalenterivuosittaiset jäsenmaksut. Jäsenmaksu
on pakollinen maksu pelaajille ja vapaaehtoinen muille seuratoimijoille.
Jäsenmaksutuloilla katetaan seuran yhteisiä kuluja (kirjanpito, web-sivut,
hallinto, Ponnen majan ylläpito, seuran yhteiset tilaisuudet). Jäsenmaksulla
saa myös äänioikeuden seuran vuosikokouksessa ja alennusta Ponnen
majan vuokrauksesta ja muita jäsenetuja.
Toimintamaksu
Pelaajakohtainen toimintamaksu peritään kaikilta säännölliseen
kilpailutoimintaan osallistuvilta pelaajilta. Maksulla katetaan Espoon
kaupungin kenttä- ja hallimaksut, seuran työntekijöiden palvelut joukkueille ja
jäsenille, yhteiset varusteet, lajikohtaiset tapahtumat, sekä joukkueiden
toimihenkilöiden koulutus valmennuslinjan mukaisesti.
Jalkapallojoukkueilla maksuun sisältyvät myös tavanomaiset piirin
sarjamaksut (ei futsal) ja erotuomaripalkkiot. Joukkue on kuitenkin itse
vastuussa kilpailutoiminnassa aiheutuneista rangaistussakoista ja
myöhästymismaksuista.
Maksujen suuruudesta päättää seuran syyskokous talousarvion
hyväksymisen yhteydessä, ja se määräytyy joukkueen aiheuttamien kulujen
mukaisesti ikäluokka- ja lajikohtaisesti.
Joukkuemaksu
Pelaajakohtaisen joukkuemaksun suuruuden määrittää joukkue. Perittävien
maksujen tulee olla kohtuulliset ja kaikille pelaajille samansuuruiset.
(Poikkeuksena kuitenkin tehoharjoitteluryhmät kuten taitokoulut, joiden osalta
voidaan periä oma maksu, mikäli ryhmästä aiheutuu merkittäviä kuluja kuten
oma hallivuoro). Joukkuemaksuilla katetaan joukkueen muut kulut, kuten
joukkueen omat kenttä- ja salivuokrat, salibandyn erotuomarimaksut,
turnaukset, leirit, peliasut, varusteet jne.
Maksut ja perintä vuonna 2015
Jäsenmaksut 2015
Juniorit ja varsinaiset jäsenet
46€
Perhejäsen (samassa taloudessa toisen jäsenen kanssa) 23€
Tukijäsen
Maksuaikataulu
100€
Seura laskuttaa jäsenmaksut vanhoilta jäseniltä myClub-järjestelmän kautta kaksi kertaa
vuodessa.
Keväällä: 1.3 jäsentilanteen mukaan, eräpäivä 15.3.2015
Syksyllä (salibandypelaajat): 15.9 jäsentilanteen mukaan, eräpäivä 1.10.2015
Uusilta jäseniltä laskutetaan jäsenmaksu ja mahdollinen toimintamaksu kuukauden kuluessa
liittymisestä.
Toimintamaksu
Pelaajakohtainen toimintamaksu peritään kaikilta säännölliseen kilpailutoimintaan osallistuvilta
pelaajilta. Maksulla katetaan Espoon kaupungin kenttä- ja hallimaksut, seuran työntekijöiden
palvelut joukkueille ja jäsenille, yhteiset varusteet, lajikohtaiset tapahtumat, sekä joukkueiden
toimihenkilöiden koulutus valmennuslinjan mukaisesti.
Jalkapallojoukkueilla maksuun sisältyvät myös tavanomaiset piirin sarjamaksut ja
erotuomaripalkkiot. Joukkue on kuitenkin itse vastuussa kilpailutoiminnassa aiheutuneista
rangaistussakoista ja myöhästymismaksuista. Maksujen suuruudesta päättää seuran
vuosikokous/syyskokous talousarvion hyväksymisen yhteydessä, ja se määräytyy joukkueen
aiheuttamien kulujen mukaisesti ikäluokka- ja lajikohtaisesti.
Toimintamaksutasot
Vuoden 2015 vahvistetut toimintamaksut ovat:
Jalkapallo - miehet
75€
Jalkapallo - tulevaisuusmaailma (B16-A19)
125€
Jalkapallo - kaverimaailma (D12-C15)
150€
Jalkapallo - leikkimaailma (E10-E11)
125€
Jalkapallo - leikkimaailma (F9 ja nuoremmat) 100€
Salibandy
75€
Salibandy - A-juniorit
50€
Salibandy - Miehet
25€
*Mikäli salibandyn pelaaja on mukana myös jalkapallossa, annetaan tästä maksusta
alennusta 25€
Maksuaikataulu - jalkapallo
Toimintamaksujen laskutus tehdään joukkueessa 1.3.2015 olleiden pelaajien lukumäärän mukaan.
Eräpäivä maksuille on 15.3.2015. Toimintamaksujen laskutus voidaan joukkueen halutessa tehdä
kahdessa erässä.
1.7. - 30.11.2015 toimintaan mukaan tulleilta pelaajilta peritään 50% koko vuoden
toimintamaksusta sekä jäsenmaksu. Maksu erääntyy kuukauden kuluttua liittymisestä.
Maksuaikataulu - salibandy
Seura laskuttaa kauden 2015-2016 toimintamaksun joukkueessa 15.9.2015 olleiden pelaajien
lukumäärän mukaan. Eräpäivä maksuille on 1.10.2015. Samassa yhteydessä laskutetaan myös
jäsenmaksu.
15.9. - 30.11.2015 toimintaan mukaan tulleiden maksu erääntyy kuukauden kuluttua liittymisestä.
30.11.2015 jälkeen mukaan tulleilta laskutetaan vain jäsenmaksu.
Syksyllä aloittavalta uudelta nuorimman ikäluokan salibandyjoukkueelta laskutetaan ainoastaan
jäsenmaksut.
Seura laskuttaa jäsenmaksut ja seuran toimintamaksut suoraan pelaajilta myClub:in kautta. Laskut
tehdään joukkueen ryhmälle, joten joukkueen tilinhoitajilla on myös näkyvyys näihin laskuihin.
Huom. joukkuelaskuja tehtäessä kannattaa aina tarkastaa järjestelmään tallennettu viimeksi
käytetty pankkitili (koska se voi olla myös seuran päätili).
7.
Pelaajalisenssit
Sarjapeleissä kilpailevat pelaajat tarvitsevat vakuutuksen ja lisenssin (pelipassin). Maksujen
suuruus määräytyy lajin ja ikäkauden mukaan.
Jalkapallossa pelaajan liittyessä seuraan pelaaja itse tai huoltaja hankkii pelipassin ja halutun
vakuutusturvan Palloliiton Pelipaikka-verkkopalvelusta:
https://fifaconnect.org/FIN/registration/
Jatkavien pelaajien osalta jalkapallojoukkueet keräävät lisenssi- ja vakuutusmaksut kauden alussa
pelaajilta. Seurasihteeri ostaa lisenssit nipussa Pelipaikasta ja laskuttaa joukkuetta.
Leikkimaailma-ikäisille suositellaan hankittavaksi vakuutus, koska se on edullinen ja kaikille
joukkueen pelaajille voidaan ostaa samanlainen lisenssi.
Mikäli vanhempi pelaaja ei halua maksaa vakuutusta pelipassin osana, vakuutusyhtiön antama
todistus vastaavan tasoisen vakuutuksen voimassaolosta tulee toimittaa joukkueenjohtajalle.
Joukkueenjohtaja vastaa, että kaikilla joukkueen pelaajilla on voimassa oleva lisenssi ja
vakuutusturva koko pelikauden ajan.
Pelipasseihin liittyvistä ja muista seuran vakuutuksista on ajantasainen tieto täällä:
http://www.pep.fi/ohjeet/vakuutukset/
Salibandyjoukkueissa joukkueen päätöksen mukaan joukkue voi hankkia (jatkaville pelaajille)
lisenssit nipussa tai vaihtoehtoisesti vanhemmat maksavat/hankkivat pelaajien lisenssit itse
verkkokaupasta.
http://floorball.fi/palvelut/lisenssit/
8.
Vaatehankinnat
Joukkueet tekevät usein omia vaatehankintoja, joihin voidaan kerätä rahoja joukkueen tilille ja
sitten maksaa vaatekaupan lasku tililtä. On tärkeää että ulosmenevät ja sisääntulevat summat
täsmäävät ja tulevistakin rahoista on kirjanpidon mukana selvitys tai lasku.
Seuralla on voimassaoleva yhteistyösopimus Intersport Suomenojan kanssa, jonne
varustehankinnat tulee keskittää. Seuramalliston mukaisista hankinnoista seura saa ostohyvitteen,
josta puolet palautetaan hankinnan tehneelle joukkueelle. Hyvitteen voi käyttää uusissa
hankinnoissa.
Varustesopimuksesta on lisätietoa täällä.
Vaatteiden hankintakuluja voidaan myös sisällyttää aloitus- tai kausimaksuihin, kunhan selkeästi
tiedotetaan mitä varusteita maksuihin sisältyy.
Vain vähäisiä hankintoja voidaan tehdä kirjanpidon ulkopuolella keräämällä rahat käteisellä ja
maksamalla käteisellä/laskulla henkilökohtaisesti.
9.
Erotuomaripalkkiot käteisellä
Joukkueiden käteisellä maksamat erotuomaripalkkiot ovat niiden saajille veronalaista tuloa, joista
seura on velvollinen tekemään ilmoitukset verottajalle. Tämän takia on ehdottomasti
varmistettava maksun yhteydessä että saadussa kuitissa on tuomarin henkilötunnus ja
allekirjoitus.
Yli 20 euron kertapalkkiosta tulee lisäksi suorittaa ennakonpidätys erotuomarin esittämän
verokortin mukaan, tai 60% jos ei ole verokorttia.
Palkkiot maksetaan käteisellä, ja rahastonhoitaja tilittää rahat maksaneelle tarkastettua tositetta
vastaan. Palkkiokuitit toimitetaan muun aineiston mukana seurasihteerille (viimeistään
tammikuussa 2016), jonka jälkeen niistä tehdään vuosi-ilmoitus verottajalle.
10. Kulukorvaukset
Työntekijöille ja luottamushenkilöille (esim. valmentajat) voidaan maksaa kulukorvauksia todellisten
kustannusten mukaan huomioiden verohallinnon voimassaolevat määräykset, katso www.vero.fi.
Päivärahoja ja kilometrikorvauksia maksetaan vain oikein täytetyn ja hyväksytyn
matkalaskulomakkeen perusteella. Maksimimäärä luottamushenkilöille vuodessa on 2000 € kmkorvauksia ja 20 päivärahaa. Seuran matkalaskulomake löytyy sivulta:
http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/.
Muut kulut, esim. matkaliput korvataan tositteiden mukaisesti.
11. Sponsoroinnit
Joukkue voi hakea tukea omilta sponsoreiltaan ja tarjota yrityksille esimerkiksi näkyvyyttä
peliasuissa tai banneria seuran tai joukkueen web-sivuille (yhteys webmasteriin). Pitempiaikaiset
sopimukset tulee hyväksyttää seuran johtokunnassa. Seuratason mainonnasta/sponsoroinnista
taloudenhoitaja kirjoittaa laskun myClub-järjestelmällä (laskutuskategoria Markkinointi).
Joukkueen keräämä varainhankinta hyödyttää täysimääräisenä joukkuetta, siitä ei tarvitse tilittää
mitään seuran tilille, vaan sitä voidaan käyttää mm. alentamaan pelaajien toimintamaksuja tai
rahoittamaan matkoja. Tukijat voivat myös liittyä kannatusjäseniksi ja jäsenmaksu voidaan
kohdistaa joukkueelle.
Yrityksille suunnattavan markkinoinnin tukena voi käyttää esitettä PEP Markkinointi 2015, jossa on
kerrottu esimerkkihintoja eri markkinointipaketeista.
12. Avustukset
Toiminta-avustukset kaupungilta ja muilta järjestöilta hakee pääsääntöisesti seuran johtokunta.
Vuotuisen toiminta-avustuksen määrään vaikuttavat mm. jäsenmäärä ja lisenssipelaajien määrä.
Erikoisavustukset, kuten koulutus-, ulkomaan toiminta ja yksityisten pelitilojen vuokran avustus
voivat kohdistua myös joukkueelle, jolloin seura tilittää saadun avustuksen tai osan takaisin
joukkueelle.
Seura hakee Espoon kaupungilta vuokra-avustuksia yksityisten liikuntatilojen käytöstä kaksi kertaa
vuodessa (23.1. ja 7.8.). Avustusta voi saada n. 25-30% vuokrasta. Hakemista varten seura
tarvitsee joukkueilta ajantasaisen tositeaineiston.
K3-hallin vuokraus tapahtuu kuitenkin suoraan seuran kautta ja seura perii joukkueilta maksut
nettohintaisina (kaupungin avustus vähennettynä).
13. Talkootyö ja varainhankinta
Joukkue voi kerätä varoja talkootyöllä, esim. myyntikampanjoilla. Talkootyön hyödyn tulee
kohdistua tasan koko joukkueelle, joten talkootyö ei voi esimerkiksi pienentää tietyn pelaajan
toimintamaksua.
Talkootyön tuotto voidaan tilittää ”puhtaana” joukkueen tilille, mutta tilityksestä tulee ehdottomasti
selvitä miten se on saatu esim. myytyjen tavaroiden määrä ja niistä saatu kate.
Vaihtoehtoisesti myyntitavarat voidaan ostaa joukkueen nimiin ja myyntituotot tilittää suoraan
joukkueen tilille. Tarpeetonta kierrätystä kannattaa kuitenkin välttää kustannusten ja byrokratian
minimoimiseksi. Yrityksille myytäessä kuitenkin kirjoitetaan myyntilasku, kerätään myyntituotto tilille
ja maksetaan ostohinta toimittajalle.
14. Verotus
Seura on yleishyödyllinen yhteisö ja sen sääntöjenmukainen toiminta on pääsääntöisesti vapaata
veroista. Seuran laskuihin ei lisätä arvonlisäveroa, eikä sitä voi myös vähentää.
15. Yhteystietoja ym.
Seuran toiminnanjohtaja:
Kari Alho
p. 040-7700801
[email protected]
Seuran taloudenhoitaja:
Tommi Nupponen
p. 050-4994535 (8-16)
[email protected]
Seuran Y-tunnus: 0931104-0
Seuran pankkitili (päätili): IBAN FI9531311000931539
Muu taloudenpidon ohjeistus:
http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/
Tilitoimisto:
ImproveIt Oy
Kimmo Kotimäki
p. 040-5544987
Tilintarkastus:
Tilintarkastus Silander T Oy
Tinatie 2 B 26, 00440 HELSINKI
Puhelin: 09-6946415