Vastaanota+ - Apix Messaging Oy

Transcription

Apix Vastaanota-palvelun lisäominaisuus
Vastaanota+
Pikaohje
24.09.2015 Versio 2.0 DRAFT
1
Sisältö
Yleistä ................................................................................................................................................................ 2
Käyttäjät ............................................................................................................................................................ 3
Näkymät ............................................................................................................................................................ 3
Kirjautumisnäkymä ........................................................................................................................................ 4
'Etusivu’-näkymä ........................................................................................................................................... 5
Ikonien selitykset ........................................................................................................................................... 6
’Lasku Info’ – Näkymä.................................................................................................................................... 6
’Yksittäinen lasku’ – näkymä ......................................................................................................................... 7
’Arkisto’ –näkymä .......................................................................................................................................... 8
’Ostolasku’-näkymä ....................................................................................................................................... 9
’Myyntilasku’-näkymä ................................................................................................................................. 11
Järjestelmän tuottamat sähköpostit ............................................................................................................... 12
Ilmoitus saapuneesta laskusta..................................................................................................................... 12
Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista .................................................................................................... 12
Tilitoimistoon lähetetyt laskut..................................................................................................................... 13
Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta ..................................................................... 13
Apix Messaging Oy
Sinikalliontie 9, 02630 Espoo
ALV rek., Y-tunnus 2332748-7
[email protected], www.apix.fi
2
Yleistä
Vastaanota+ on Apix Messaging Oy:n Apix Vastaanota-tuotteeseen kehittämä
lisäpalvelu, jolla voi hallinnoida vastaanotettuja laskuja.
Vastaanota+ sopii erinomaisesti pienille yrityksille, joilla ei ole omaa ostoreskontraa
tai siitä puuttuu ominaisuuksia, esimerkiksi kierrättää laskuja.
Vastaanota+ mahdollistaa yrityksen laskuliikenteen helpon seurannan sekä lähtevien
että vastaanotettujen laskujen arkistoinnin. Laskuarkistosta voit tarkastella menneitä
laskuja aina 6+1 vuoden ajalta.
Myös muualta saapuneiden ostolaskujen kirjaaminen järjestelmään käy helposti ja
niitä pystyy lähettämään asiatarkastajalle tai tilitoimistoon nappia painamalla.
Järjestelmän ominaisuuksiin kuuluvat:








Laskuluettelo, jonka voi järjestää haluamansa kriteerin mukaan ja josta näkee
yhdellä silmäyksellä maksamiseen tarvittavat tiedot
Maksuyhteenveto, josta näkee erääntyvien ja maksatuksessa olevien laskujen
yhteissummat 0-3, 4-7 ja 8- päivän aikavälillä
Laskun maksun tilan seuranta: ’Maksamatta’ tai ’Maksettu’
Laskun käsittelyn tilan seuranta:
o ’Uusi’
 Lasku on saapunut järjestelmään ja sitä ei ole siirretty
ostoreskontraan tai lähetetty tilitoimistoon
o ’Odota’
 Lasku on pysäytetty Vastaanotaplus-järjestelmään ja sitä ei voi
hakea ostoreskontraan
o ’Valmis’
 Lasku on käsitelty Vastaanotaplus-järjestelmässä ja se on valmis
siirrettäväksi ostoreskontraan
Apix Vastaanota-palvelun ulkopuolella vastaanotetun ostolaskun lisääminen
järjestelmään (Esimerkiksi kirjeenä tullut lasku) tai vaihtoehtoisesti sen
siirtäminen skannaus-palveluun
Yksittäisen laskun näkymä, jossa on yksittäisen laskun kuva ja liitteet.
Näkymässä on mahdollisuus lisätä liitteitä ja hallinnoida muita laskun tietoja
Kommenttien lisääminen laskulle
Ostolaskujen lähettäminen järjestelmästä tilitoimistolle
o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit
(CSV) ja mahdolliset liitteet
Apix Messaging Oy
3









Ostolaskujen lataaminen järjestelmästä omalle koneelle
o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit
(CSV) ja mahdolliset liitteet
Ostolaskujen lataaminen ostoreskontraan Apix Vastaanota-napilla suoraan
ostoreskontrasta
OstoLaskun lähettäminen asiatarkastajalle kommentoitavaksi
o Kommentit tallentuvat järjestelmään
o Asiatarkastaja voi lisätä laskulle liitteitä
Laskun asiatarkastajien hyväksynnän seuranta: ’Hyväksytty’, ’Hylätty’ tai
’Neutraali’
Ilmoitus uusista saapuneista laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä)
Ilmoitus erääntyvistä laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä)
Mahdollisuus tuhota laskuja järjestelmästä
Myyntilaskun luominen ja lähettäminen vastaanottajalle
Arkisto ostolaskuista ja myyntilaskuista
Järjestelmä koostuu viidestä erilaisesta näkymästä ja sillä voi olla kahdentasoisia
käyttäjiä.
Käyttäjät
Järjestelmän pääkäyttäjä voi tehdä järjestelmässä kaikki toimenpiteet ja
asiatarkastaja voi käsitellä vain erikseen osoitettuja laskuja (Kommentoida, lisätä
liitteitä, lähettää laskun seuraavalle asiatarkastajalle ja ladata laskun omalle
koneelleen).
Pääkäyttäjä käyttää järjestelmään kirjautuakseen Apix-palveluita käyttöönotettaessa
luotua käyttäjätunnusta ja salasanaa (samoja tunnuksia kuin verkkokaupassa).
Asiatarkastaja pääsee käyttämään järjestelmää hänelle tarkastettavaksi lähetetyn
laskun mukana tulleella henkilökohtaisella linkillä.
Näkymät
Järjestelmää käytetään selaimella osoitteessa https://laskumappi.fi/vastaanota /
Apix Messaging Oy
4
Kirjautumisnäkymä
Järjestelmään kirjaudutaan käyttäen samoja tunnuksia kuin verkkokauppaan
kirjautuessa.
Apix Messaging Oy
5
'Etusivu’-näkymä
‘Etusivu’-näkymässä on esitetty kaikki järjestelmässä olevat laskut ja
maksuyhteenveto laskujen maksutilanteesta.
Toiminnot:
1. Päänäkymä – Tätä painamalla pääsee aina takaisin etusivun näkymään.
2. Arkisto – Tästä voi siirtyä tarkastelemaan arkistoituja laskuja.
3. Ostolaskujen luonti.
4. Myyntilaskujen luonti.
5. Asetukset – Täältä voi asettaa haluamansa käyttökielen sekä
sähköpostiosoitteen ilmoituksille saapuvista laskuista ja lähestyvistä eräpäivistä.
6. Kirjaudutaan ulos Vastaanota+ palvelusta.
7. Tästä voi etsiä laskuja helposti laskujen pvm:llä tai eräpäivällä.
8. Yhteenveto laskujen maksutilanteesta. Tietoihin vaikuttaa eräpäivä ja ”Maksun
tila” asetus laskulla.
9. Info – Plus-merkkiä painamalla saa lisää tietoa laskusta.
10. Laskun numero – Painamalla laskunumeroa siirrytään ”Yksittäinen lasku”näkymään.
11. Laskun toimittajaa voi etsiä syöttämällä haettava nimi ”Suodata nimellä”kenttään.
12. Laskun viivakoodi – Virtuaaliviivakoodi, joka voidaan syöttää verkkopankkiin
maksua varten.
Apix Messaging Oy
6
Ikonien selitykset
Vastaanota+ -palvelussa on käytössä erilaisia ikoneita selkeyttässä laskun tilannetta.
Laskun eräpäivä on jo mennyt.
Laskun eräpäivä on lähestymässä.
Lasku on haettu.
Lasku on lähetetty kirjanpitäjälle.
Lasku on odotustilassa.
Lasku on lähetetty tarkastettavaksi.
Eriväriset pekalot kuvaavat tarkastuksen tilaa: positiivinen/negatiivinen/neutraali.
’Lasku Info’ – Näkymä
1. Halutun laskun kohdalla on painettu ’+’ –merkistä, jolloin laskusta avautuu lisää
tietoa.
2. Tästä voit ladata laskun .xml – tiedoston.
3. Tästä voit ladata laskun .pdf – kuvatiedoston.
4. Kohdassa näkyy tieto jos lasku on lähetetty tarkastajalle.
5. Laskuja on mahdollista myös kommentoida ja ne näkyvät tässä.
6. Tästä voit lähettää laskun helposti kirjanpitäjälle sähköpostiin.
7. Lataa – nappia painamalla saat ladattua koko laskun .zip –tiedostona.
Apix Messaging Oy
7
’Yksittäinen lasku’ – näkymä
1. Yleistä tietoa laskusta. Tästä voit myös muuttaa laskun tilan valmiiksi sekä
maksun tilan "Maksamatta" tai ”Maksettu”.
2. Laskun kuva näkyy automaattisesti näkymään siirryttäessä.
3. Tuhoa lasku. Lasku poistuu järjestelmästä.
4. Lataa lasku .zip – tiedostona
5. Laskulle voi lisätä liitetiedostoja.
6. Lähetä lasku tarkastajalle.
7. Lähetä lasku kirjanpitäjälle.
8. Tässä näkyvät kaikki laskuun liittyvät tiedostot esimerkiksi lasku ja liitteet.
Painikkeita painamalla vaihtuu valittu liite näkymään kohdassa 2.
9. Laskulle voi lisätä myös omia kommenttejaan.
Apix Messaging Oy
8
’Arkisto’ –näkymä
1. Arkistossa näkyy sekä vastaanotetut sekä lähetetyt laskut. Tarkasteltavaa
arkistoa voi vaihtaa painamalla "Vastaanotetut" tai "Lähetetyt". Arkistot ovat
ulkonäöltään ja toiminnaltaan samankaltaiset keskenään.
2. Haluttujen laskujen etsimiseen on käytössä useita eri hakuvaihtoehtoja.
Laskujen kuvia ja xml-tiedostoja voi ladata "Kuva" ja "Data/XML" kohdista.
3. Laskuja voi järjestellä eri kenttien mukaan aakkosittain tai
numerojärjestykseen sekä hakea nopeasti vastaanottajan nimellä syöttämällä
sen "suodata nimellä" -kenttään.
Laskuista näkee myös tarkempaa tietoa painamalla laskun info-kohdasta
’+’-painikketta.
Apix Messaging Oy
9
’Ostolasku’-näkymä
Apix Vastaanota-palvelulla saapuneiden laskujen lisäksi järjestelmällä voidaan luoda
muita ostolaskuja hallittavaksi ’Ostolasku’-näkymässä.
Laskusta muodostetaan järjestelmässä Finvoice-muotoinen aineisto, jota voidaan
sen jälkeen käsitellä myös järjestelmissä, jotka tukevat kyseistä muotoa
(ostoreskontra, tilitoimiston järjestelmät).
Laskun luomiseksi tarvitaan laskusta myös laskun kuva (Kuvan tulee olla PDFtiedosto). Se voi olla skannattu paperilaskusta tai sähköpostilla saapunut laskun
kuva.
Kun laskun kuva on valittu voidaan se lähettää suoraan skannauspalveluun tai
syöttää laskun tiedot käsin.
Apix Messaging Oy
10
Toiminnot:
1. Viivakoodi – jos laskulla on viivakoodi (tai virtuaalinen viivakoodi) se voidaan
syöttää tähän kenttään. Viivakoodin perusteella täytetään osa kentistä.
2. Laskun perustiedot – Kaikki luetellut kentät ovat pakollisia.
3. Laskun rivitiedot – Laskulta ei syötetä yksittäisiä rivejä vaan ainoastaan
verokannoittain verottomat yhteissummat. Järjestelmä laskee veron määrän ja
yhteissumman.
4. Valmis – Lasku siirtyy järjestelmään hallittavaksi ja näkymäksi vaihtuu
’Yksittäinen lasku’-näkymä, jossa laskulle voi lisätä liitteitä.
Apix Messaging Oy
11
’Myyntilasku’-näkymä
Toiminnot:
1.
2.
3.
4.
Laskuttajan tiedot
Laskun tiedot.
Maksajan tiedot.
Laskulle lisätään tuotteita rivikohtaisesti. Uuden laskurivin saa painamalla rivin
päässä olevaa '+' -merkkiä.
5. Laskua voi esikatsella ennen valmistumista.
Apix Messaging Oy
12
Järjestelmän tuottamat sähköpostit
Ilmoitus saapuneesta laskusta
Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista
Apix Messaging Oy
13
Tilitoimistoon lähetetyt laskut
Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta
Apix Messaging Oy

Vastaanota+ - Apix Messaging Oy

Transcription

Similar documents

Liitejärjestelmän pikaohje

Autoperävaunun valojen kytkentäkaavio 7 ja 13 -napaiset.xlsx

Hyvät Rotarit - Rotarypiiri 1430

Hälytysosaston harjoitusohjelma

VR2015 keilailu Järvenpää tulokset

siimet 3 aks ppv, jatkettava pokkarekka, p311-01

MA-lausunnon kopio

Pienen populaation jalostus, Katariina Mäki

TUOTEKORTTI ORMAX POLAR

TIEDOTE Hyvä toimittajamme, Olemme siirtyneet