KOKOUKSEN ASIAKOHTIEN TARKENNUKSET Yleistä Kutsu

Transcription

KOKOUKSEN ASIAKOHTIEN TARKENNUKSET Yleistä Kutsu
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
1 (7)
KOKOUKSEN ASIAKOHTIEN TARKENNUKSET
Yleistä
Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon
ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on
mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. Kokous tulee
pitää 15.11. mennessä ja kokouksen pöytäkirja on toimitettava alueyhtiöön sekä
vuokralaistoimikunnalle marraskuun loppuun mennessä.
Asialistassa tummennettuina olevat asiat on käsiteltävä kokouksessa, kursiivilla olevat
kohdat ovat vapaaehtoisia.
1. Kokouksen avaus
Asukkaiden kokouksen avaa nykyinen talotoimikunnan puheenjohtaja tai
luottamushenkilö. Jos vmy:ssä ei ole Talotoimikuntaa/Luottamushenkilöä tai muusta
perustellusta syystä, kokouksen kutsuu koolle omistajan edustaja (alueyhtiö) joka myös
avaa kokouksen.
Mikäli kyseessä on uusi vmy, jossa ei ole pidetty ensimmäistä asukkaiden kokousta,
kokouksen koollekutsujana toimii omistajan edustaja (alueyhtiö).
2. Kokouksen läsnäolijoiden kirjaaminen ja äänivaltaisten toteaminen
Kokouksen koollekutsuja pyytää alueyhtiöstä asukasluettelon kaikista vmy:n asukkaista
sekä erikseen luettelon äänivaltaisista asukkaista. Tarvittaessa tulee myös pyytää
selvitys vmy:n liike- ja toimistotilojen välittömistä haltijoista, sillä myös heillä on
äänivalta asukkaiden kokouksessa (yksi ääni huoneistoa kohti).
Alueyhtiön toimittamasta asukasluettelosta tarkistetaan, että osallistujan nimi ja
huoneiston numero löytyvät listasta. Tämä voi tehdä jo henkilön tullessa kokoustilaan
tai siten, että kokoukseen osallistuvat esittäytyvät yksi kerrallaan ja kokouksen avaaja
tarkistaa tiedot.
Tämän lisäksi on hyvä kierrättää osallistujalistaa, johon kukin osallistuja itse kirjoittaa
nimensä ja huoneiston numeron.
Henkilöiden on tarvittaessa varauduttava todistamaan läsnäolo- ja puheoikeutensa
sekä henkilöllisyytensä henkilöllisyystodistuksella. Esimerkiksi, jos henkilö on juuri
muuttanut taloon, sen jälkeen kun asukasluettelo on tulostettu, on hyvä ottaa mukaan
vuokrasopimus.
Ennen kuin voidaan tehdä yhtään päätöstä, tulee olla selvillä ketkä voivat osallistua
päätöksentekoon. Pöytäkirjaan on myös hyvä merkitä äänivaltaisten osallistujien
lukumäärä ja tarvittaessa (jos lukumäärä muuttunut) kirjata luku myös pöytäkirjan eri
päätöskohtiin.
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
2 (7)
3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä tarvittaessa
läsnäolo- ja puheoikeuden myöntäminen
Laillisuus
Kokouksen laillisuus perustuu lakiin yhteishallinnosta vuokrataloissa (16.7.1990/649) ja
sen pykälään 4, jossa todetaan, että asukkaiden kokous on kutsuttava koolle vähintään
kerran kalenterivuodessa käsittelemään laissa tarkoitettuja asioita.
Helsingin kaupungin vuokralaisdemokratiasäännön mukaan kokouskutsu ja asialista on
tullut jakaa jokaiseen asuntoon ja ilmoitustauluille vähintään viikkoa ennen kokousta.
Päätösvaltaisuus
Kokouksen päätösvaltaisuutta, eli sitä kuinka monta äänivaltaista asukasta tulee olla
kokouksessa paikalla, jotta kokous voi tehdä päätöksiä, ei ole määritetty laissa, vdsäännössä tai sen käytännön ohjeissa. Näin ollen yksikin paikalla oleva äänivaltainen
asukas voi tehdä päätöksiä asialistassa mainituissa asioissa.
Läsnäolo- ja puheoikeus
Kun on todettu paikalla olevat äänivaltaiset asukkaat ja liike- ja toimistotilojen haltijat,
he päättävät myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus muille (esim. asiantuntijat,
ehdokkaat luottamustehtäviin, talotoimikunnan kokoukseen kutsumat henkilöt jne.) kuin
lain ja vd-säännön mukaan oikeuden omaaville. Alue- ja kiinteistöyhtiön
toimitusjohtajalla ja yhtiön nimeämällä muulla edustajalla on läsnäolo- ja puheoikeus
asukkaiden kokouksessa.
Päätöksenteko
Mikäli asukkaiden kokouksen äänivaltaiset osallistujat eivät ole yksimielisiä siitä,
myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus, on parasta ennen äänestystä keskeyttää asian
käsittely kokouksen järjestäytymisen ajaksi. Järjestäytymisen jälkeen asian käsittelyä
jatketaan ja käydään äänestys asiasta päättämiseksi. Kokouksen päätökseksi tulee se
mielipide, mitä enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Äänten
mennessä tasan ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja
ilmoittaa kannattavansa.
Kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on valvoa, että äänestyksiin/vaaleihin ei osallistu
muita kuin he, joilla on asiassa äänivalta.
4. Kokouksen järjestäytyminen
•
puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Asukkaiden kokous valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin.
Puheenjohtajaksi tulisi valita kokouksen äänivaltainen henkilö, jolla on hyvä kyky
jakaa puheenvuoroja, tehdä yhteenvetoja ja ohjata kokousta. Hyvä puheenjohtaja
antaa osallistujille riittävästi vapauksia keskustella, mutta toisaalta pitää ohjakset
koko ajan tiukasti käsissään. Hyvä puheenjohtaja helpottaa sihteerin työtä kun hän
kunkin asiakohdan käsittelyn lopuksi tiivistää asian käsittelyn ja toteaa mitä on
päätetty.
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
3 (7)
Mikäli kokouksen puheenjohtajan toimii ei-äänivaltainen henkilö, voi tulla ongelmia
äänestyksessä, jossa äänet menevät tasan puheenjohtajan ääni on ratkaiseva.
Sihteeriksi tulisi valita henkilö, jonka kykenee pitämään kirjaa kokouksen kulusta ja
kirjata kokouksen kuluessa tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa
varten. Sihteerinä voi toimia joku muukin, kuin vmy:n asukas.
Sihteerin tehtävään on harvoin tarjokkaita, vaikka/koska tehtävä on tärkeä.
Pöytäkirjan kirjoittaminen koetaan vaikeaksi ja työlääksi. Vähimmäisvaatimuksena
pöytäkirjan laatimiseen voidaan pitää sitä, että pöytäkirjaan on selkeästi kirjattu
vähintäänkin ne asiat mistä kokouksessa on päätetty.
•
kokouksen pöytäkirjantarkastajien (2) valinta ja ääntenlaskijoiden (2) valinta
Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on tarkistaa kokouksen pöytäkirjan oikeellisuus ja
varmentaa se allekirjoituksellaan.
Kokoustilanteessa pöytäkirjantarkastajat
o merkitsevät kokouksen kuluessa itselleen tarkasti muistiin kokouksen
päätökset
o kuka tai ketkä valittiin mihinkin tehtävään ja mille ajanjaksolle (=toimikausi)
o mitkä olivat ehdotusten tai ehdokkaiden saamat äänimäärät
o moitittiinko tehtyä päätöstä (päätöksen moittiminen: kuka, miten moitti).
o
Kokouksen jälkeen he
o tarkastavat, että sihteeri on kirjannut kokouksen päätökset ja
kokoustapahtumat oikein ja kokouksen kulun mukaisesti
o mahdolliset virheelliset kohdat voidaan korjata sopimalla asiasta
puheenjohtajan ja sihteerin kanssa (sihteeri korjaa ko. kohdat pöytäkirjaan
puheenjohtajan pyynnöstä), tarvittaessa pöytäkirjan tarkastajat kirjoittavat
mahdolliset virheelliset kohdat oikeassa muodossa pöytäkirjan
tarkastusmerkintään
o allekirjoittavat tarkastetun pöytäkirjan ja toimittavat allekirjoitetun asiakirjan
sovitun ajan sisällä takaisin sihteerille
o
5. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Yhteishallintolaki ja vuokralaisdemokratiasääntö määrittelevät mitkä asian on
käsiteltävä asukkaiden kokouksessa (löytyvät malliasialistasta tummenettuina) ja ne
tulee olla kokouksen asialistassa ja käsitellä asukkaiden kokouksessa. Lisäksi vmy:n
tarpeen mukaan listaan voidaan tuoda myös muitakin asioita käsiteltäväksi.
Vaikka talosuojeluhenkilöiden nimeämiseen ei laki, vd-sääntö tai 1.7.2013 voimaan
tullut pelastuslaki velvoita, on tärkeää, että asukkaiden kokouksessa valitaan vmy:lle
vähintäänkin suojelujohtaja.
Suositus: Asukkaiden kokouksissa ei käytetä yhteistä aikaa sellaisten yksittäisten
asioiden käsittelyyn, jotka eivät koske läsnä olevia laajemmin ja joiden hoitaminen on
toimivinta suoraan asianomaisten kesken (esimerkkejä: yksittäiset vikailmoitukset
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
4 (7)
ohjataan tekemään suoraan kiinteistöyhtiölle, yksittäisiä häirityiksi tulleita asukkaita
ohjataan hoitamaan asiaansa alueyhtiön kanssa, asukkaiden väliset mahdolliset
riitaisuudet ohjataan sopimaan asianomaisten kesken muualla).
6. Uuden vuokralaisdemokratiasäännön ja sen käytännön ohjeiden esittely
Asukkaille on hyvä esitellä uusi sääntö ja sen käytännön ohjeet sekä niiden keskeiset
muutokset entiseen.
7. Alueyhtiön kuulumiset
Mikäli kokoukseen on kutsuttu alueyhtiön edustajia, on heille hyvä antaa oma pykälä,
jossa he voivat käydä läpi vmy:tä koskevia asioita.
8. Alueyhtiön talouden ja hallinnon valvojan raportti vuodelta 2014
Kokouksessa on hyvä käydä läpi alueen valvojan tekemä lausunto vuodelta 2014.
9. Talotoimikunnan toiminta
Talotoimikunta esittelee mitä on tehnyt edellisen vuoden aikana ja mitä heidän tiedossa
on tulevaisuudesta.
**************************************************************************************************
Ennen henkilövaaleja ja nimeämisiä on hyvä käydä läpi tehtävien
”kelpoisuusehdot”
On tärkeää, että henkilöllä joka nimetään/valitaan luottamustehtävään on
• käytettävissään riittävästi aikaa tehtävien ja yhteisten asioiden hoitamiseen
• kyky tehdä yhteistyötä ja toimia Hekan / alueen / vmy:n asukkaiden
edustajana yhdessä muiden toimijoiden kanssa
• kyky pysyä määräajoissa pyydettyjen lausuntojen ja esitysten tms.
laatimisessa
• yhteishallintolain ja vd-säännön riittävä tuntemus
• käsitys edustuksellisen demokratian merkityksestä ja vaatimuksista
• halu kehittyä tehtävässään ja edesauttaa asukasdemokratian toteutumista
**************************************************************************************************
10. Talotoimikunnan puheenjohtajan tai luottamushenkilön valinta ajalle 1.1.2016 –
31.12.2017
Talotoimikunnan perustamiseen tarvitaan vähintään kolme (3) jäsentä: puheenjohtaja,
varapuheenjohtaja ja yksi (1) varsinainen jäsen. On hyvä käydä ennen tämän
asiakohdan valintoja keskustelua siitä onko talotoimikuntaan riittävästi tulijoita.
Talotoimikunta on päätösvaltainen kun paikalla on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja
ja puolet jäsenistä.
Talotoimikunnan puheenjohtaja on automaattisesti vuokralaistoimikunnan jäsen ja näin
ollen tehtävään kuuluu oleellisena osana osallistua alueen vuokralaistoimikunnan
kokouksiin.
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
5 (7)
Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka
liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
11. Talotoimikunnan varapuheenjohtajan tai varaluottamushenkilön valinta ajalle
1.1.2016 – 31.12.2017
• mikäli ei perusteta talotoimikuntaa vaan valittiin luottamushenkilö, valitaan
mahdollisuuksien mukaan myös varaluottamushenkilö
12. Talotoimikunnan jäsenten valinta ajalle 1.1.2016 – 31.12.2017
• talotoimikunnassa voi olla 1-5 varsinaista jäsentä ja 1-5 varajäsentä
• Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka
liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
•
Samaan toimielimeen ei saa valita useampia kuin yksi henkilö samasta
huoneistosta.
13. Vmy:n oman hallinnon ja talouden valvojan raportti asukkaiden kokoukselle
Mikäli vmy:lle on valittu valvoja, on hänen annettava kertomuksensa tehtävän
suorittamisesta asukkaiden kokoukselle sekä Hekan ohjeistuksen mukaan tiedoksi
myös alueen yhteiselle valvojalle.
14. Vuokranmääritysyksikön hallinnon ja talouden valvojan valinta ajalle 1.1.2016 31.12.2017
Vmy-kohtainen valvojan valitaan seuraamaan ja tarkastamaan vuokranmääritysyksikön
talon tai talojen talouden ja hallinnon hoitoa.
15. Edustajan nimeäminen vmy:n peruskorjauksen suunnittelu-, työmaa- ja
vastaavaan toimikuntaan ajalle 1.1.2016 - 31.12.2017
Vd-säännön mukaan nimeämisoikeus on talotoimikunnalla. On kuitenkin hyvä tehdä
nimeäminen asukkaiden kokouksessa samalla kertaa kun alueyhtiön edustajat ovat
paikalla kertomassa tulevasta korjaushankkeesta.
Jos ei ole tarvetta nimeämiselle, tämä kohta voidaan jättää asialistasta pois tai kirjata
tähän kohtaan, että edustajan nimeämiselle ei ole tarvetta.
16. Vuokranmääritysyksikön turvallisuushenkilöstön valitseminen ajalle 1.1.2016 –
31.12.2017
Pelastuslain muutosten tultua voimaan 1.7.2013, ei enää ole velvoitetta jokaiselle
vmy:lle nimetä suojelujohtajaa ja väestönsuojanhoitajaa. Asia kannattaa kuitenkin
käsitellä asukkaiden kokouksessa ja mahdollisuuksien mukaan nimetä tehtäviin asiaan
perehtyneet henkilöt.
On myös mahdollista, että talosuojelussa tehdään yhteistyötä naapurivmy:n kanssa, eli
valitaan jommastakummasta vmy:stä henkilöt, jotka hoitavat tehtävää molemmissa
vmy:issä
Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka
liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
6 (7)
17. Ehdokkaiden nimeäminen Heka-NN Oy:n (alueyhtiö) luottamustehtäviin ajalle
1.5.2016 - 30.4.2017
• ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen)
•
ehdokkaat hallituksen valiokuntaa (entinen työmaatoimikunta) (kaksi varsinaista
jäsentä)
•
ehdokas Heka-NN Oy:n (alueyhtiö) yhteiseksi talouden ja hallinnon valvojaksi
•
Mikäli hallituksen tai sen valiokunnan jäsen ole vuokralaistoimikunnan jäsen, on
hänen yksi tehtävä osallistua toimikunnan kokouksiin ja tarvittaessa olla valmis
vastaamaan toimikunnan esittämiin kysymyksiin.
•
Hallituksen ja työmaatoimikunnan asukasjäsenten tehtävä on tuoda esille
asukkaiden / talotoimikuntien / vuokralaistoimikuntien / vuokralaisneuvottelukunnan
kanta asioihin.
•
alueen yhteinen valvoja toimii asukkaiden lukuun ja valvoo kiinteistöhuollosta ja
isännöinnistä vastaavan Heka-NN Oy:n taloutta ja hallintoa sekä alueyhtiön Hekan
puolesta tekemiä päätöksiä
•
alueen valvoja toimii yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa
•
alueen yhteinen valvoja antaa tilinpäätöksen jälkeen kirjallisen raportin
vuokralaistoimikunnalle ja tiedoksi alueyhtiölle sekä Hekan valvojalle
•
alueen yhteinen valvoja opastaa ja ohjaa vmy-kohtaisten valvojien toimintaa
•
alueen yhteinen valvoja ei voi toimia alueyhtiön hallituksen tai sen
valiokunnan jäsenenä
•
Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus,
joka liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
•
Vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista.
18. Ehdokkaiden nimeäminen Helsingin kaupungin asunnot Oy:n luottamustehtäviin
ajalle 1.5.2016 -30.4.2017
• ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen)
• ehdokas yhteiseksi hallinnon ja talouden valvojaksi
Hallituksen asukasjäsenten tehtävänä on tuoda päätöksenteossa esille asukkaiden
kanta ja tahtotila ja mikäli vuokralaisneuvottelukunta on ottanut asiaan kantaa,
varmistaa, että se tuodaan esille päätöksen teossa.
Yhteinen valvoja toimii yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Hän tutustuu yhtiön
hallintoon ja talouteen, opastaa alueyhtiöiden valvojia ja yhteistyössä Hekan
SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN ASUKKAIDEN KOKOUS
Lisäselvitys asukkaiden kokouksen asialistamallista
7 (7)
talouspäällikön kanssa luo ja päivittää alueiden valvojien toiminnalle annettavaa
ohjeistusta.
Yhteinen valvoja saa alueiden valvojilta raportit, jotka hän ottaa huomioon laatiessaan
omaa lausuntoaan vuokralaisneuvottelukunnalle. Raportti annetaan myös tiedoksi
kiinteistöyhtiölle ja sen hallitukselle. Raportti tulee myös saattaa vuokralaistoimikuntien,
talotoimikuntien ja asukkaiden tietoon.
Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka
liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
Vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista ja
vd-säännön mukaan esittää edelleen Vuokralaisneuvottelukunnalle valittavaksi
hallitukseen yhtä naista ja yhtä miestä varsinaisiksi jäseniksi ja yhtä varajäsentä.
19. Muut esille tulevat asiat
Jos kokouksen osallistujat haluavat käsitellä muita kuin asialistassa olevia asioita, niin
se on tämä paikka.
Suositus: Asukkaiden kokouksissa ei käytetä yhteistä aikaa sellaisten yksittäisten
asioiden käsittelyyn, jotka eivät koske läsnä olevia laajemmin ja joiden hoitaminen on
toimivinta suoraan asianomaisten kesken (esimerkkejä: yksittäiset vikailmoitukset
ohjataan tekemään suoraan kiinteistöyhtiölle, yksittäisiä häirityiksi tulleita asukkaita
ohjataan hoitamaan asiaansa alueyhtiön kanssa, asukkaiden väliset mahdolliset
riitaisuudet ohjataan sopimaan asianomaisten kesken muualla).
20. Kokouksen päättäminen
Kun kaikki asiat on käsitelty, kokouksen puheenjohtaja kiittää osallistujia ja päättää
kokouksen.