docHenkilöstökertomus 2014
download 
Report Transcription
Henkilöstökertomus 2014
HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 TURUN YLIOPISTON HENKILÖSTÖKERTOMUS VUODELTA 2014 SISÄLTÖ Henkilöstökertomus antaa kokonaiskuvan yliopiston henkilöstöstä sekä henkilöstövoimavarojen nykytilasta ja kehityssuunnasta. 1. HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ JA RAKENNE......................................................... 3 1.1 Muutokset organisaatiossa............................................................................. 3 1.2 Henkilötyövuodet vuonna 2014.................................................................... 3 1.3 Henkilöstön rakenne 31.12.2014................................................................... 4 1.4 Palkkakustannukset ja keskipalkat................................................................ 8 2. HENKILÖSTÖN TERVEYS JA HYVINVOINTI............................................... 9 2.1Sairauspoissaolot........................................................................................... 10 2.2Työtapaturmat................................................................................................ 10 2.3Kuntoutus....................................................................................................... 11 2.4Työsuojelu...................................................................................................... 11 Turun yliopistossa on laadittu henkilöstökertomus vuosittain keväästä 2008 lukien. Aikaisempien vuosien tiedot ovat sisältyneet yliopiston vuosikertomukseen. TOIMITUSKUNTA: Henkilöstöjohtaja Tom Riski Henkilöstöasiantuntija Satu Heino (toimittaja) Henkilöstöasiantuntija Kirsi Raukola Henkilöstösuunnittelija Mika Palasto Henkilöstön kehittämispäällikkö Ismo Saario Henkilöstösuunnittelija Johanna Mäkinen Työsuojelupäällikkö Satu Alanko Taloussuunnittelija Jere Nurmela ULKOASU JA TAITTO: Julkaisusihteeri Mirja Sarlin 3. KEHITTÄMISTOIMENPITEET VUONNA 2014........................................... 12 3.1 Henkilöstön kehittäminen .......................................................................... 12 3.2 Arvostusta ja tukea tutkijoille ja Nuoret tutkijat -hankkeet.................... 13 3.3 Henkilöstöhallinnon prosessien sähköistäminen ja tietojärjestelmien kehitystehtäviin osallistuminen................................................................... 15 3.3.1 eRekry-järjestelmän käyttöönotto............................................................. 15 3.3.2 Poissaolojen sähköinen käsittely................................................................ 15 3.4 Henkilöstösuunnitelmat, yksikköjen vuosisuunnittelu ja haettavana olleet tehtävät......................................................................... 15 3.5 Kansainvälistymiseen liittyvät kehittämistehtävät...................................... 16 3.6 Hallinnon rakenteiden kehittäminen........................................................... 16 3.7 Muut kehittämistoimet .................................................................................. 17 1. HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ JA RAKENNE 1.1 Muutokset organisaatiossa Turun yliopistossa tuli vuoden 2014 alusta lukien voimaan useita orga ni saatiomuutoksia, joista useimmat kohdistuivat erillisiin laitoksiin. Koulutus- ja kehittämiskeskus Brahea, Merenkulkualan koulutus- ja tutkimuskeskus sekä BID Innovaatiot ja yrityskehitys yhdistyivät uudeksi Brahea-keskukseksi. Funktionaalisten elintarvikkeiden kehittämiskeskus siirtyi osaksi lääketieteellistä tiedekuntaa ja Turun yliopiston ympäristöntutkimuskeskus osaksi matemaattis-luonnontieteellistä tiedekuntaa. Biotekniikan keskuksen alaisuudessa toiminut koe-eläinkeskus siirrettiin lääketieteellisen tiedekunnan alaisuuteen. Vuoden 2014 aikana Työtieteiden keskus siirtyi oikeustieteellisestä tiedekunnasta Turun kauppakorkeakouluun, ja yhteiskuntatieteelliseen tiedekuntaan perustettiin John Morton -keskus. Tämän lisäksi tapahtui organisaatiomuutos yliopiston yhteisissä palveluissa, kun aiemmin talouspalveluihin sijoitettu tilahallinto (tila suunnittelu, Villa Hortus ja keskustyöpaja) siirtyi yliopistopalveluiden vastuu alueelle. Uusi Toimitilapalvelut-yksikkö sisältää majoituspalvelut, tilasuunnittelun, tilapalvelut ja keskustyöpajan. 1.2 Henkilötyövuodet vuonna 2014 Turun yliopistossa tehtiin vuonna 2014 yhteensä 3 362 henkilötyövuotta (htv), mikä oli 48,4 htv (1,46 %) enemmän kuin edellisenä vuonna. Luvussa on mukana myös ns. sivutoiminen tuntiopetus. Muutamissa tiedekunnissa henkilötyövuosien määrä kasvoi merkittävästikin, mikä johtui osin aiemmin mainittujen erillisten laitosten siirtymisestä tiedekuntien alle: Ympäristöntutkimuskeskus (33,34 htv) siirtyi matemaattis-luonnontieteelliseen tiedekuntaan ja funktionaalisten elintarvikkeiden kehittämiskeskus (20,23 htv) sekä 3 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne koe-eläinkeskus (25,71 htv) lääketieteelliseen tiedekuntaan. Humanistisen tiedekunnan kasvu (9,79 %) keskittyi tutkimushenkilökuntaan (+24,24 htv), ja oikeus tieteellisessä (8,89 %) sekä kasvatustieteiden (8,23 %) tiedekunnassa opetus- ja tutkimushenkilökuntaan. Oikeustieteellisessä tiedekunnassa kasvua oli opetushenkilökunnassa (+2,07 htv) ja tutkimushenkilökunnassa (+4,13 htv). Kasvatustieteiden tiedekunnassa opetushenkilöstön osuus kasvoi (+13,51 htv) ja tutkimushenkilöstön osuus (+13,99 htv). Henkilötyövuosina mitattuna suurin tiedekunta oli lääketieteellinen tiedekunta. TAULUKKO 1. HENKILÖKUNTA HENKILÖTYÖVUOSINA TIEDEKUNNITTAIN Henkilökunta tiedekunnittain Htv 2014 Htv 2013 Muutos Muutos % Osuus % Humanistinen tiedekunta 317,46 289,16 28,31 9,79 % 9,44 % Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta 170,15 165,87 4,28 2,58 % 5,06 % Kasvatustieteiden tiedekunta 387,86 358,36 29,50 8,23 % 11,54 % Oikeustieteellinen tiedekunta 74,08 68,03 6,05 8,89 % 2,20 % 646,30 628,47 17,83 2,84 % 19,22 % Lääketieteellinen tiedekunta 671,55 613,50 58,05 9,46 % 19,97 % Turun kauppakorkeakoulu 321,55 303,49 18,07 5,95 % 9,56 % Erilliset laitokset 398,70 517,10 –118,40 –22,90 % 11,86 % Keskushallinto ja yhteiset 374,33 369,61 4,72 1,28 % 11,13 % 3 361,98 3 313,59 48,39 1,46 % 100,00 % Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta Kaikki yhteensä Henkilötyövuosina mitattuna sekä opetushenkilökunnan että tutkimushenkilö kunnan henkilötyövuodet lisääntyivät. Eniten kasvoi opetushenkilökunnan osuus (37,65 htv, 3,92 %), myös tutkimushenkilökunnan htv-luku kasvoi 24,66:lla (2,52 %). Muun henkilökunnan henkilötyövuosien osuus väheni 13,92:lla (–1,01 %) ja ryhmässä eniten vähenivät hallinto- ja toimistohenkilökunnan henkilötyövuodet (–19,11 htv). KAAVIO 1. HENKILÖKUNTA HENKILÖTYÖVUOSINA HENKILÖRYHMITTÄIN 40,5 % 29,7 % Yliopiston toiminnan lähtökohtana on, että sen ydintehtävät hoidetaan vakituisessa työsuhteessa. Yliopistossa tehtävälle työlle on kuitenkin toisaalta tyypillistä määräaikaisuus varsinkin opetus- ja tutkimushenkilöstön osalta uran alkuvaiheessa. Tehtävien määräaikaisuus perustuu työtehtävien sisältöön, erityisesti projektien määräaikaiseen kestoon. Turun yliopistossa onkin tehty pitkäjänteisesti työtä määräaikaisten työsuhteiden vähentämiseksi. Yliopisto seuraa vuosittain yksiköiden laatimien henkilöstö suunnitelmien perusteella määräaikaisten palvelussuhteiden käyttöä ja niiden perusteita sekä pohtii vakinaistamismahdollisuuksia tapauskohtaisesti. KAAVIO 2. VAKINAISTEN JA MÄÄRÄAIKAISTEN MÄÄRÄ VUOSINA 2011 – 2014 Opetushenkilökunta Tutkimushenkilökunta Muu henkilökunta 29,8 % 2014 2013 Määräaikaiset Vakinaiset 2012 1.3 Henkilöstön rakenne 31.12.2014 Vakinainen ja määräaikainen henkilökunta Turun yliopistossa työskenteli vuoden 2014 lopussa 3 453 henkilöä (+1,20 prosenttia). Vakinaisen henkilökunnan osuus jatkoi kasvua edellisen vuoden pienen laskun jälkeen: vuoden lopussa vakinaisia oli 46,2 % (+4,1 %) yliopiston koko henkilökunnasta. Tämä on 63 henkilöä enemmän kuin vuonna 2013. Määrä aikaisten määrä väheni 22 henkilöllä (–1,2 %). 4 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne 2011 0 500 1000 1500 2000 Henkilökunnan sukupuolijakauma ja henkilöstöryhmät KAAVIO 4. HENKILÖKUNNAN MÄÄRÄ JA PROSENTTIOSUUS HENKILÖSTÖRYHMITTÄIN Naisten ja miesten suhteellinen osuus on viime vuosina pysynyt lähes ennallaan kun tarkastellaan koko henkilökuntaa, vuoden 2014 lopussa naisten osuus henkilökunnasta oli 58,7 %. Henkilöstöryhmittäin katsottuna naisten osuus on kasvanut hieman opetus- ja tutkimushenkilökunnan osalta, miesten osuus taas on kasvanut hieman muun henkilökunnan osalta. Professorit 2,7 % 18,0 % 92 Yliopisto-opettajat ja lehtorit 9,0 % 310 Muu opetushenkilökunta 622 15,3 % 527 5,0 % 171 KAAVIO 3. MIESTEN JA NAISTEN OSUUS HENKILÖSTÖRYHMITTÄIN 174 5,0 % 49,0 % 13,8 % 51,0 % 663 418 12,1 % Tutkimushenkilökunta 47,5 % Muu henkilökunta 0% 69,4 % 20 % 40 % Miehet 60 % HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne Hallinto- ja toimistohenkilökunta Kansainvälinen henkilöstö 80 % 100 % Naiset Henkilöstörakenteessa on nähtävissä sama kehitys kuin h enkilötyövuosissa: opetuksen ja tutkimuksen osuus henkilökunnasta on kasvussa ja muun henkilökunnan laskussa. Opetushenkilökunnan osuus oli 29,3 % (+0,8 % -yks), tutkimushenkilökunnan 31,3 % (+0,1 % -yks) ja muun henkilökunnan 39,4 % (–1,0 % -yks). Eniten kasvoi yliopisto-opettajien ja yliopistonlehtorien sekä tohtorikoulutetta vien osuus. Suhteellisesti eniten pieneni kirjastohenkilökunnan osuus, määrällisesti tarkasteltuna hallinto- ja toimistohenkilökunnan osuus. 5 Kirjasto- ja atk-henkilökunta 19,2 % Muu henkilökunta 52,5 % 30,6 % Tohtorikoulutettavat Opetuksen ja tutkimuksen apuhenkilökunta 476 Opetushenkilökunta Tutkijat Yliopiston henkilökunnasta kansainvälistä henkilöstöä oli vuonna 2014 yhteensä 303, mikä oli 8,8 % koko henkilöstön määrästä. Kaikkiaan yliopistossa työskenteli ulkomaalaisia 60 eri maasta, eniten Saksasta, Intiasta ja Venäjältä. Akateemisesta henkilöstöstä kansainvälistä oli 13,1 %, tarkemmin jaoteltuna tutkimushenkilökunnasta 19,9 % ja opetushenkilökunnasta 5,8 %. Tutkijoita oli eniten Intiasta ja Venäjältä, opettajia puolestaan Britanniasta ja Saksasta. KAAVIO 5. KANSAINVÄLISEN HENKILÖSTÖN KOTIMAAT TAULUKKO 2. HENKILÖKUNNAN JAKAUTUMINEN TUTKIJANURAPORTAILLE Saksa 9% 9% Intia Tutkijanuravaihe 3 Venäjä Tutkijanuravaihe 2 Britannia 8% 46 % Kiina Viro 5% 5% 4% 3%3% 4% 4% Ranska Puola USA Iran Muut Tutkijanuravaiheet Opetus- ja tutkimushenkilöstön keskinäiseen jakautumiseen on viime vuosina vaikuttanut vuonna 2009 käyttöön otettu opetus- ja tutkimushenkilökunnan neliportainen tehtävärakennemalli sekä Tenure track -urapolkumallin käyttöönotto. Vuosina 2012–2013 apulaisprofessorin (tenure track) tehtäviin rekrytoiduista yksi henkilö on edennyt jo professorin tehtävään ja kaksi tehtävistä on tenure track -urapolun toisessa vaiheessa. Vuoden 2014 ja 2015 henkilöstösuunnitelmissa tiedekunnat ovat esittäneet uusien tenure track -paikkojen avaamista. Näiden hakuprosessi on osittain toteutettu vuoden 2014 aikana, osa toteutetaan vuonna 2015. Yliopiston tehtävärakenteen mukaisella tutkijanuralla palvelussuhteessa olevien määrä oli vuoden 2014 lopussa 1950 henkilöä. Taulukosta ilmenee tutkijanuralla olevien henkilöiden jakautuminen eri tutkijanuravaiheisiin (portaisiin): 6 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne Tutkijanuravaihe 4 332 311 698 Tutkijanuravaihe 1 609 Yhteensä 1 950 Ensimmäisellä portaalla sukupuolijakauma noudattelee opetus- ja tutkimus henkilökunnan yleistä suuntaa. Toisella portaalla naisten osuus on jonkin verran suurempi, kun taas ylimmillä portailla miesten osuus tehtävissä on jonkin verran suurempi. KAAVIO 6. MIESTEN JA NAISTEN OSUUS TUTKIJANURAPORTAISSA 4 66,9 % 3 33,1 % 54,7 % 45,3 % Miehet 2 42,4 % 1 45,6 % 0% 20 % Naiset 57,6 % 54,4 % 40 % 60 % 80 % 100 % Henkilökunnan ikäjakauma ja keski-ikä Yliopistolaisten keski-ikä kääntyi pitkän nousun jälkeen hienoiseen laskuun: koko henkilökunnan keski-ikä oli vuoden 2014 lopussa 43,1 vuotta (– 1,0 v). Korkein keski-ikä oli opetushenkilökunnalla ollen 48,8 vuotta (–0,2 v). Muun henkilökunnan keski-ikä oli 43,9 vuotta (–1,1 v) ja tutkimushenkilökunnan 36,7 vuotta (–0,6 v). Ikäryhmältään suurin oli 35–39-vuotiaat 15,5 % osuudella koko henkilökunnasta. Opetushenkilökunnasta 48,8 % oli vähintään 50-vuotiaita, tutkimushenkilökunnasta alle 35-vuotiaita oli 47,7 %, ja muusta henkilökunnasta alle 45-vuotiaita oli 50,6 %. Yliopiston henkilökunnasta 9,8 % tullee siirtymään eläkkeelle seuraavien viiden vuoden kuluessa. Heistä 51,9 % on opetushenkilökuntaa, 41,0 % muuta henkilökuntaa ja 7,1 % tutkimushenkilökuntaa. Vuonna 2014 vanhuuseläkkeelle jäi 58 henkilöä keskimäärin 65,0 vuoden iässä. Henkilökunnan kokemusvuodet Turun yliopistossa Kaksi viidestä (40,4 %) työntekijästä on työskennellyt yliopistolla korkeintaan viisi vuotta, joka kymmenes (10,1 %) yli neljännesvuosisadan. Opetushenkilökunnalla kokemusvuosia on keskimäärin 13,0 vuotta, tutkimushenkilökunnalla 5,8 vuotta ja muulla henkilökunnalla 12,4 vuotta. KAAVIO 7. IKÄRAKENNE HENKILÖSTÖRYHMITTÄIN Henkilökunnan kokemusvuodet >65 60-65 55-59 50-54 45-49 40-44 alle 5 v. 35-39 5-15 v 30-34 15-25 v. 25-29 yli 25 v. <25 0 50 Opetushenkilökunta 7 31,3 % 40,4 % 100 150 Tutkimushenkilökunta HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne 200 250 Muu henkilökunta 300 10,1 % 18,2 % Henkilökunnan sijoittuminen eri toimipaikoille 1.4 Palkkakustannukset ja keskipalkat Valtaosa (91,1 %) yliopiston henkilökunnasta työskentelee Turussa. Toiseksi suurin toimipaikka on Rauma (3,2 %), jossa sijaitsee mm. Rauman OKL ja Rauman normaalikoulu; kolmanneksi eniten henkilökuntaa työskentelee Porissa (2,5 %), jossa toimii mm. kauppakorkeakoulun Porin yksikkö ja humanistisen tiedekunnan kulttuurituotannon ja maisematutkimuksen koulutusohjelma. Muita toimipaikkoja ovat mm. Kaarina, Parainen, Helsinki, Tampere ja Utsjoki. Turun yliopisto maksoi vuonna 2014 säännöllisiä palkkoja ja palkkiota 133,2 milj. euroa. (Näistä vuosilomien ja palkallisten poissaolojen osuus oli 8,4 milj. euroa). Sivutoimista tuntiopetusta maksettiin 2,6 miljoonaa euroa, työ- ja käyttökor vauksia sekä muita erillisiä palkkioita yhteensä 1,8 milj. euroa. Yhteensä palkkoja ja palkkioita maksettiin 145,8 milj. euroa. M aksettujen apurahojen määrä oli 7,9 milj. euroa. KAAVIO 8. MAKSETTUJEN PALKKOJEN JA PALKKIOIDEN JAKAUTUMINEN 5,8 % 3,2 % 2,5 % 3,2 % 4,7 % 1,8 % 2,1 % Turku Rauma 85,7 % 0,5 % 0,6 % 0,3 % 0,1 % 0,6 % Pori Muut 91,1 % Säännölliset palkat ja palkkiot Lomarahat Työ-ja käyttökorvaukset Tuntipalkat Työaikakorvaukset Vuosilomat ja palkalliset poissaolot St tuntiopetus Yksittäiset palkkiot Vuosilomakorvaukset Vuonna 2014 opetushenkilöstön keskiansio oli 4 713 euroa (mediaani 4 248 euroa), tutkimushenkilöstön 3 064 euroa (mediaani 2 927) ja muun henkilökunnan 2 915 euroa (mediaani 2 595 euroa). Miesten keskiansio oli 3 830 euroa ja naisten 3 311 euroa. 8 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön määrä ja rakenne 2. HENKILÖSTÖN TERVEYS JA HYVINVOINTI Turun yliopisto tarjoaa henkilökunnalleen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon palvelujen lisäksi yleislääkäritasoiset sairaanhoidon palvelut. Työterveyspalvelut tuottaa Turun yliopiston henkilöstölle pääosin Turun Mehiläinen Oy. Vuoden 2013 alusta lukien palvelut on tuottanut Porissa Terveystalo Pori, Raumalla Lääkärikeskus Minerva sekä Tampereella ja Helsingissä Mehiläinen Oy. KAAVIO 7. PROSESSIKAAVIO TYÖPAIKKASELVITYSTEN TOTEUTTAMISESTA työpaikkaselvitysten (tps) toteuttaminen (vuoden 2012 alusta) Yksikön joryn ja esimiesten informoiminen ja aikatauluista sopiminen F Työterveyshuollosta työterveyshoitaja Työterveyshuollon toimintaa suunnitellaan yhteistyössä Mehiläisen kanssa perustetussa strategisessa ohjausryhmässä, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti yhteistyöryhmässä, joka kokoontuu kolme kertaa vuodessa. Yhteistyöryhmässä on henkilökunnan edustajana työsuojeluvaltuutettu ja tiedekuntien edustajana hallintopäällikkö. Lisäksi Mehiläinen on nimennyt tiedekuntakohtaiset työterveyslääkärit ja työterveyshoitajat, jotka osallistuvat työpaikkaselvityksiin. Työpaikkaselvitykset toteutetaan määritellyn prosessin mukaisesti. Yksikön johdon kanssa keskustellaan sekä ennen selvityksen aloittamista että sen tulosten valmistuttua. Näin todetut havainnot saadaan kytkettyä osaksi yksikön johtamista ja kehittämistyötä. Lisäksi pidetään henkilökunnalle yhteinen palautetilaisuus, jossa kerrotaan tehdyt havainnot ja niiden pohjalta suunnitellut toimenpiteet. Mikäli työpaikkaselvityksen yhteydessä ilmenee, että yksikössä on työhyvinvointiin liittyvä enemmän selvitystä vaativa ongelma, voidaan yksikölle tehdä yliopistojen yhteisesti työeläkeyhtiö Varman kanssa suunnittelema työhyvinvointikysely. Sen tulosten analysointiin osallistuu Mehiläisen työpsykologi ja sen pohjalta rakennetaan yhteistyössä henkilöstön kehittämisen yksikön kanssa kehittämisiltapäivä koko yksikön henkilökunnalle. 9 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön terveys ja hyvinvointi Yksikön henkilöstön informoiminen F Esimies Digiumkysely työterveyshuollon kautta sähköisesti henkilöstölle F Työsuojelupäällikkö/Työsuojeluvaltuutettu Seuranta n. 6 kk kuluttua mahdollisten lisäkyselyjen tms. tekeminen TPS-tulosten kertominen henkilöstölle F Työterveyshuollon puheenvuoro TPS-tulosten palauttaminen yksikön johdolle (raportti) ja jatkotoimenpiteistä sopiminen F Yksikön johdon puheenvuoro mahdollisista jatkotoimenpiteistä F Työterveyshuollosta työterveys- F Työsuojelu F Työsuojelu/Henkilöstön kehittäminen hoitaja (ja ttl) Työpaikkakäynti johon liittyy lyhyt johdon tapaaminen F Työterveyshoitaja (ja työterveyslääkäri) F Työsuojelupäällikkö/Työsuojeluvaltuutettu TErvEYsTarkasTuksET TYöYHTEisöiTTäin Turun yliopisto on savuton työ- ja opiskelupaikka. Yliopisto haluaa taata terveellisen ja turvallisen työ- ja opiskeluympäristön henkilökunnalleen ja opiskelijoilleen. Vuoden 2014 työterveyspalvelujen kustannukset olivat noin 1 200 000 euroa, josta Kelan palautusten osuus on keskimäärin 50 %. Kustannukset ovat edellisestä vuodesta nousseet noin 46 000 euroa. Lakisääteisen (Kelan korvausluokka I) ja sairaanhoidon (korvausluokka II) välinen suhde oli edelleen Kelan suosituksen mukainen. TAULUKKO 1. YLIOPISTON TYÖTERVEYSPALVELUIDEN KELAKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT KUSTANNUKSET JA KELAN PALAUTUKSET VUOSINA 2011–2014 Vuosi Kustannukset Palautukset Lopull. kust 2011 915 316 470 691 444 625 2012 1 058 151 574 110 484 041 2013 1 165 623 635 260 530 363 2014 1 211 380 659 409 551 970 Yliopistossa on käytössä työkyvyn arvioinnin tukena tarkempi sairauslomien 30–60–90-päivän säännön seuranta. Pitkittyvää työkyvyttömyyttä ja siihen liittyvän työkyvyttömyyden riskejä pyritään pienentämään siten, että t yöterveyslääkäri arvioi työntekijän työkyvyn viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 arkipäivältä kahden vuoden seurantajakson aikana. Tämän arvioinnin perusteella työnantaja yhdessä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa selvittää työntekijän mahdollisuudet jatkaa työssään. Menettely tukee työkyvyn palautumista ja helpottaa työntekijän paluuta työhön sairauspoissaolon jälkeen. 2.2Työtapaturmat 2.1Sairauspoissaolot Henkilökunnan sairauspoissaolojen määrässä ei ole tapahtunut suuria m uutoksia. Sairauspoissaoloja on ollut noin 1 200 henkilöllä vuosittain. Yksittäisten sairaus poissaolojen lukumäärä on ollut hieman laskussa ja samalla sairauspoissaolopäivien yhteismäärä on hieman vähentynyt. Todellisten sairauspoissaolojen määrän tarkastelua vaikeuttaa se, että kokonaistyöajassa työskentelevä opetus- ja tutkimushenkilöstö ainakin osittain järjestää työnsä lyhyiden sairauspoissaolojen osalta ilman varsinaisia poissaoloja. TAULUKKO 2. SAIRAUSPOISSAOLOJEN MÄÄRÄ YLIOPISTOSSA VUOSINA 2012–2014 2012 2013 2014 Sairauspoissaolo hlö lkm tap. lkm päivien lkm hlö lkm tap. lkm päivien lkm hlö lkm tap. lkm päivien lkm Yhteensä 1 283 3 202 15 225 1 138 2 982 13 459 1 139 2 667 12 844 Turun yliopistossa tapahtui viime vuonna 82 työtapaturmaa. Suuntaus on ollut laskeva. Tapaturmiin lasketaan sekä työssä, työmatkalla että työhön liittyvillä tauoilla tapahtuneet tapaturmat. Suurin osa tapaturmista sattuu edelleen työssä ja työmatkalla. Vuonna 2014 suurin osa (noin 35 %) tapaturmista oli tyypiltään liukastumisia, kompastumisia tai kaatumisia. Toiseksi eniten (17 %) sattui tapaturmia, joissa työntekijä satutti itsensä terävään esineeseen, esimerkiksi neulaan tai terävään työkaluun. TAULUKKO 3. TAPATURMIEN MÄÄRÄ TAPAHTUMA-AJANKOHDAN MUKAAN YLIOPISTOSSA VUOSINA 2012–2014 Vuosi Työssä Työmatkalla* Lounas- tai kahvitauolla Yhteensä 2012 37 56 6 99 2013 41 48 3 92 2014 45 36 1 82 * Työmatkalla tarkoitetaan sekä työhön liittyviä matkoja että kotoa töihin ja takaisin kotiin tapahtuvia työmatkoja. 10 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön terveys ja hyvinvointi 2.3Kuntoutus 2.4Työsuojelu Turun yliopiston kuntoutuspalvelut suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyönä työterveyshuollon, Kelan ja eläkevakuuttajien kanssa. Varhaiskuntoutus on yksi työkykyä ylläpitävän toiminnan ja työssä jaksamisen tukemisen muoto. Kuntoutujien määrä on ollut viime vuosina jonkin verran kasvussa. Vuonna 2014 kuntoutujia oli kaikkiaan 59, kun määrä edellisenä vuonna oli 43. Kuntoutuksessa vuonna 2014 olleet olivat sekä ryhmäkuntoutuskursseihin osallistuneita että yksilökuntoutujia. Kuntoutukseen osallistuneiden kuntoutuspäivien lukumäärä on ollut kasvussa jo useana vuotena. Tämä selittyy erityisesti ikääntyvien kuntoutukseen osallistumisella, koska yksilölliset TYK-kurssit ovat kestoltaan usein pidempiä kuin esimerkiksi ASLAK-kurssit. Vuonna 2014 jatkoivat yliopisto-opettajien ja lehtoreiden, laboratoriotyöntekijöiden, toimistotyöntekijöiden sekä kirjastotyöntekijöiden TYK-ryhmät. Vuonna 2014 aloitti kaksi uutta Aslak-ryhmää, joista toinen oli esimiehille suunnattu AvoAslak ja toinen yliopisto-opettajille ja lehtoreille suunnattu Aslak-ryhmä. Vuodelle 2015 on myönnetty neljä Aslak-kuntoutusta, joista yksi on k ohdennettu Turun yliopiston Porin yksikön työntekijöille. Muut myönnetyt kuntoutukset ovat tutkijoille ja tohtorikoulutettaville tarkoitettu Avo-Aslak, lisäksi Aslak-ryhmät hallinto- ja toimistotyöntekijöille sekä yliopisto-opettajille ja lehtoreille. TAULUKKO 4. KUNTOUTUSTEN MÄÄRÄ YLIOPISTOSSA VUOSINA 2012–2014 Kuntoutuspoissaolot 11 hlö lkm 2012 tap. lkm pv lkm hlö lkm 2013 tap. lkm pv lkm hlö lkm 2014 tap. lkm pv lkm 35 68 444 43 94 459 59 122 563 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Henkilöstön terveys ja hyvinvointi TURUN YLIOPISTON TYÖSUOJELUORGANISAATIO 2012–2015 Työsuojelutoimikunta: Ville Helle, Helena Juusela, Pekka Malmi, Päivi Mikkola, Outi Nieminen, Tom Riski, Jussi Vahtera, Markku Vahtoranta, (Ismo Saario, siht.) Yliopistonmäki I Yliopistonmäki II päärakennus, hum. tdk:n rakennukset, kirjasto ja erikseen mainitsematta jäävät osat yliopistoa luonnontieteiden talot I ja II, Quantum, Tuorla, Seili, Kevo ja Arcanum työsuojeluvaltuutettu Helena Juusela mat.-luonn. tdk puh. 6576 työsuojeluvaltuutettu Pekka Malmi fysiikka puh. 5636 I varatyösuojeluvaltuutettu Matti Helanko kirjasto puh. 6194 I varatyösuojeluvaltuutettu Anu Hirvensalo biokemia puh. 6886 II varatyösuojeluvaltuutettu Hannu Rantala kirjasto puh. 6170 II varatyösuojeluvaltuutettu Kari Kortekuru keskustyöpaja puh. 5702 Kasarmialue, paitsi Arcanum, Ruissalon puutarha Lääketieteellinen tiedekunta ja teknologiakeskus Rauman ja Porin yksiköt työsuojeluvaltuutettu Outi Nieminen (vuorottelu- työsuojeluvaltuutettu Ville Helle KEK puh. 7941, 044 977 2636 työsuojeluvaltuutettu Markku Vahtoranta OKL Rauma puh. 7168 I varatyösuojeluvaltuutettu Taina Lehti Medisiina puh. 7434 I varatyösuojeluvaltuutettu Tarja Lamminen Rauman normaalikoulu puh. 7113 II varatyösuojeluvaltuutettu Peter Virta Brahea-keskus, TRC puh. 040 5280 088 II varatyösuojeluvaltuutettu Anna Sivula Porin yo-keskus puh. 040 8649 467 vapaalla 1.9.2014–30.4.2015) psykologia puh. 5430 I varatyösuojeluvaltuutettu Erkki Satopää tietohallinto puh. 9226 II varatyösuojeluvaltuutettu Työsuojelupäällikkö: Satu Alanko, Yliopistopalvelut, päärakennus, puh. 6985, 046 920 3272 Yliopistossa on viisi lain tarkoittamaa työsuojelun työpaikkaa. Henkilöstö valitsee kullekin työpaikalle työsuojeluvaltuutetun ja hänelle kaksi varavaltuutettua neljäksi vuodeksi. Työsuojelutoimikunta nimeää tarvittaessa työsuojeluasiamiehet. Työnantaja nimeää työsuojelupäällikön. Työsuojelua koskevaa yhteistoimintaa varten yliopistossa on työsuojelutoimikunta. Yliopiston työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutetut, työsuojelutoimikunta ja työterveyshuolto yhdessä tukevat yksiköiden, esimiesten ja työntekijöiden toimintaa työsuojeluasioissa. Työsuojelutoimikunnan tehtävänä on toimia työnantajan ja henkilöstön välisenä yhteistyöelimenä työsuojelua koskevissa asioissa, toimikunnan kokoonpano käy ilmi yllä olevasta kaaviosta. Vuonna 2014 työsuojelutoimikunta kokoontui kolme kertaa. Kokouksissaan työsuojelutoimikunta on käsitellyt työterveyshuollon toimintasuunnitelmia ja kustannuksia, työtapaturmia, Varhaisen tuen toteutumista käytännössä sekä suunnitellut ja kehittänyt työsuojelutoimintaa. Vuonna 2014 uusia työsuojelun kehittämistoimia olivat mm.: • Sähköisen Läheltä piti - /turvallisuushavaintolomakkeen luominen • Ergonomiakysymysten huomioiminen työsuojelussa mukaan lukien ääniergonomia • Työsuojelutietoisuuden ja työsuojeluorganisaation tunnettuuden lisääminen kehittämällä työsuojelun intranetsivuja, lisäämällä työsuojelukäyntejä ja tiedottamalla aktiivisesti yliopiston sisäisillä kanavilla työsuojeluun liittyvistä kysymyksistä • Työpaikkaselvitystä kehitettiin siten, että vuoden 2015 alusta käyttöön otettu malli vahvistaa työsuojelun ja työterveyshuollon yhteistyötä, kytkee työn tekijät vahvemmin osaksi työpaikkaselvitysprosessia ja hyödyntää yliopiston omaa riskikartoitusta aiempaa paremmin. • Yliopiston riskienarviointia työpaikoilla kehitettiin. Tämä prosessi jatkuu vielä vuoden 2015 puolelle. • Säännöllinen yhteydenpito työsuojeluvaltuutettujen ja työsuojelupäällikön välillä vakiintui • Työsuojelun siirtyminen osaksi henkilöstöpalvelujen organisaatiota vahvisti työsuojelun ja henkilöstön kehittämisen yhteistyötä, joka vuoden 2014 aikana vakiintui erittäin tiiviiksi. 12 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014 3. KEHITTÄMISTOIMENPITEET VUONNA 2014 3.1 Henkilöstön kehittäminen Turun yliopiston strategiassa hyvinvointi, työssä jaksaminen ja osaamisen kehittäminen ovat henkilöstöpolitiikan keskeisiä tavoitteita. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi yliopisto kehittää erityisesti hyvää henkilöstöjohtamista sekä tukee työyhteisöjen kehittymistä. Yliopiston esimiehet ovat enenevässä määrin hyödyntäneet erilaisia henkilöstön kehittämisen tarjoamia johtamisen tukipalveluita. Suomenkielisen esimiesvalmennusten sekä esimiehille suunnattujen työnohjaus- ja coaching -palvelujen tarjoamisen rinnalla vietiin päätökseen ensimmäinen englantia työkielenään käyttäville esimiehille suunnattu UTU Leadership Training Programme. Henkilöstön kehittämisen perusmäärärahalla sekä työeläkeyhtiö Varman rahoituksella tuettiin yksiköiden omia koulutus- ja kehittämishankkeita. Varhaisen tuen piiriin kuuluvat yhteydenotot lisääntyivät. Esimiesten kynnys tukeutua yliopistopalveluiden ja työterveyden Vartu-tukihenkilöiden tarjoamaan apuun on madaltunut. Niin ikään viive tuen hakemiseen on lyhentynyt. Kehitys on tuottanut tarvetta Vartu -tukihenkilöiden keskinäisen yhteistyön lisäämiseen ja kehittämiseen. Valtakunnallinen Henkilöstöjohdon ryhmä (HENRY ry) palkitsi Turun yliopiston työyhteisösovittelumenettelyn Vuoden henkilöstöteko -kilpailussa kunniamaininnalla. Tuomariston mukaan hanke edusti innovatiivisuutta ja uutta ajattelua, ja sillä on ollut vaikutusta organisaation toimintaan, mistä osoituksena on mm. omien sovittelijoiden kouluttaminen talon sisälle. Sovittelun saamasta mediahuomioista mainittakoon Sveriges Universitetslärarförbund (SULF) -lehden julkaisema yliopiston sovittelumenettelyä kattavasti esittelevä artikkeli. Työnohjauksen tunnettuus ja käyttö ammatillisen kehittymisen menetelmänä lisääntyivät vuonna 2014. Sisäinen työnohjaajaverkosto kokoontui säännöllisesti. Vuonna 2014 oli käynnissä yhdeksän ryhmämuotoista työnohjausprosessia, joiden kehittymistavoitteet liittyivät esimiestyöhön, ajankäytön ja työn organisointiin, tutkijanuran kysymyksiin tai työyhteisön toiminnan kehittämiseen. Henkilöstökoulutuksen painopisteinä olivat johtamisen, kansainvälistymisen sekä työhyvinvoinnin edistäminen. Yliopisto järjesti vuonna 2014 yhteensä 92 keskitettyä koulutustilaisuutta, joihin osallistui 3 253 yliopistolaista. Koulutuspalveluiden tuottamista kehitettiin edelleen ja lisättiin englannin kielellä toteutettujen koulutusten määrää. Tavoitteena on tarjota entistä monipuolisempia henkilöstön kehittämisen sisältöjä hyödyntämällä yliopiston sisäistä asiantuntijuutta. Tavoitetta tukee henkilöstön kehittämisen tarjoaman koulutuspalveluinfrastruktuurin kehittäminen ja ohjeistus sisäisille sisällön tuottajille. Toimintavuonna laadittiin yhteistyötoimikunnassa käsitelty k oulutussuunnitelma vuodelle 2014 ja kehitettiin koko yliopiston tasolla sekä ulkoisen että sisäisen henkilöstökoulutuksen osallistumisaktiivisuuden seurantaa. Kehittämistyöstä saadaan vuonna 2015 taloudellista hyötyä koulutuskorvauksen muodossa (laki koulutuksen korvaamisesta 1140/2013). 3.2 Arvostusta ja tukea tutkijoille ja Nuoret tutkijat -hankkeet Yliopisto osallistuu vuodesta 2012 alkaen EU:n komission Human Resources Strategy for Researchers -hankkeeseen (HRS4R), jonka laaja-alaisena pyrkimyksenä on nostaa tutkimuksen ja innovaatioiden laatua ja tutkijanuran houkuttelevuutta Euroopassa. Kesäkuussa 2013 yliopiston toimintasuunnitelma (Action Plan) julkaistiin internetissä ja komissio myönsi Turun yliopistolle – kolmantena suomalaisena yliopistona – oikeuden käyttää erinomaisen työnantajan HR Excellence 13 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014 in Research -logoa. Logo on merkkinä yliopiston sitoutumisesta tutkijoiden aseman ja työolosuhteiden jatkuvaan kehittämiseen Tutkijoiden eurooppalaisen peruskirjan tavoitteiden mukaisesti. Turun yliopistossa HRS4R-hanke tunnetaan nimellä A rvostusta ja tukea tutkijoille ja sen konkreettisina tavoitteina on edistää tutkijoiden yhteisöllisyyttä, liikkuvuutta, kansainvälistymistä ja tieteidenvälisyyttä. Vuonna 2014 toimintasuunnitelmaa vietiin käytäntöön ja luotiin menetelmiä ja mittareita toimenpiteiden toteutumisen ja vaikuttavuuden seurantaan. Kehittämistyön edistymistä tehtiin näkyväksi Arvostusta ja tukea tutkijoille -intranetsivulla. Näin valmistauduttiin hankkeen seuraavaan vaiheeseen: vuonna 2015 toteutettavaan itsearviointiin. Vuoden 2014 lopussa voitiin todeta, että toimintasuunnitelman 33 konkreettisesta toimenpiteestä suurin osa on jo toteutunut tai etenemässä suunnitelman mukaisesti. Jatkuvan kehittämisen periaatteen mukaisesti toimenpiteet ovat myös poikineet uusia kehittämisajatuksia. Arvostusta ja tukea tutkijoille -hankkeen selvitystyön pohjalta henkilöstöpalvelut anoi ja sai keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varmalta rahoituksen Nuoret tutkijat -hankkeelle vuosiksi 2014–2016. Hanke toimii yliopiston sisäisenä jatkohankkeena EU Komission HRS4R-hankkeelle tutkijoiden aseman kehittämiseksi. Hankkeen tavoitteena on nuorten tutkijoiden työelämätaitojen ja -valmiuksien kehittäminen, tutkijauran houkuttavuuden lisääminen ja työolosuhteiden kehittäminen. KAAVIO 8. HUMAN RESOURCES STRATEGY FOR RESEARCHERS -HANKKEEN (HRS4R) TOIMINTASUUNNITELMAN PROSESSIKUVAUS utu Strategy 2013–2016 utu HR Policy 4th cohort meeting at Ministry 3rd cohort meeting at Ministry 3rd cohort meeting at Ministry FInland uTu lEadErShIp Approved by EC MLS Leuven EuropE MLS Barcelona Approved by Rector New Rector & Vice-Rectors New working groups appointed Letter of Endorsement by Rector Steering Committee, chaired by Vice-Rector Riitta Pyykkö projECT managEmEnT – overall planning of the process – priority and realizability of suggested actions Preparatory work in operational working group lead by the HR office From GAP ANALYSIS to ACtION PLAN through a Participative Process related working groups and committees Intranet Inquiry in Finnish and English main areas of improvement other sources: email, surveys, reports action plan 2013– 2015 draft action plan participative Workshop Preliminary Information CommunICaTIon Jan Feb March April May 2012 14 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014 Intranet site June July Aug Sept Oct Workshop results published in the intranet Article on national academic magazine Nov Dec Published in the intranet for comments Article on utu magazine for interest groups Jan 2013 Published in www.utu.fi Identification of gaps and suggestions for improvements Feb March April May June 3.3 Henkilöstöhallinnon prosessien sähköistäminen ja tietojärjestelmien kehitystehtäviin osallistuminen Vuonna 2014 tehtiin henkilöstöhallinnossa tietojärjestelmiin liittyviä kehitystehtäviä, joista keskeisimmät olivat sähköisen rekrytointijärjestelmän eRekry Saiman käyttöönotto 1.9.2014 sekä poissaolojen sähköiseen käsittelyyn siirtyminen 1.1.2015 lukien. Myös henkilöstöpalvelujen nykyisiin tietojärjestelmiin tehtiin ylläpito-, yhtenäis tämis- ja päivitystehtäviä. Näihin tehtäviin sisältyi myös yliopistossa vuoden aikana tapahtuneiden organisaatiomuutosten toteuttaminen järjestelmätasolle (SAP HR -järjestelmä ja Personec HR -arviointijärjestelmä). 3.3.1 eRekry-järjestelmän käyttöönotto Keväällä 2014 aloitettiin sähköisen eRekry-järjestelmän käyttöönoton s uunnittelu ja toteuttaminen. Toteutus tapahtui yhdessä järjestelmätoimittaja Saima Softin kanssa. Suunnittelussa keskeisenä kriteerinä oli rekrytointiprosessin keventäminen sähköiseen käsittelyyn siirryttäessä. Avoimien tehtävien haettavaksi ilmoittaminen sekä hakemusten jättäminen on toteutettu 1.9.2014 alkaen sähköisen järjestelmän kautta. Hakemusten käsittelyn lisäksi järjestelmän avulla voidaan luoda hakijoiden ansioyhteenvedot ja pitää yhteyttä hakijoihin. Järjestelmä mahdollistaa haun lähettämisen myös suoraan työvoimahallinnon mol.fi -järjestelmään. Järjestelmän käyttöönotto ja prosessien uudistaminen edellytti myös yliopiston rekrytointiohjeistuksen uudistamista. Järjestelmän käyttöön tehtiin lisäksi omat ohjeensa rekrytointiasioita valmisteleville ja rekrytointiprosessiin osallistuville esimiehille ja muille yliopiston työntekijöille. Hakijoille on omat ohjeensa. Elokuussa järjestettiin yksiköiden rekrytointiasioita hoitaville valmistelijoille omat koulutustilaisuutensa ja esimiehille sekä työntekijöille yleisiä infotilaisuuksia. Henkilöstöpalveluiden tehtäviin kuuluvat järjestelmän pääkäyttäjätehtävät, järjestelmän ylläpito ja kehittäminen sekä käyttäjien tuki. 15 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014 3.3.2 Poissaolojen sähköinen käsittely Prosessien keventäminen oli tavoitteena myös suunniteltaessa siirtymistä poissaolojen ilmoittamisessa ja työstävapautusten hakemisessa sähköiseen käsittelyyn. Järjestelmää kehitettiin siten, että vuositasolla noin 4000 lakisääteisen poissaolon käsittely siirtyy työntekijältä suoraan palkanlaskentaan käsiteltäväksi. Näin vähennettiin mm. merkittävästi esimiesten hallinnollisen työn määrää ja minimoitiin erilliset kirjautumiset tietojärjestelmiin. Myös harkinnanvaraisten poissaolojen käsittelyssä prosessi lyheni merkittävästi aikaisemmasta mallista kun siirryttiin kahden hallinnollisen tason käsittelystä yhden hallinnollisen tason käsittelyyn. Uudet lyhyemmät prosessit edellyttivät myös toimivaltasääntöihin muutoksia. Samassa yhteydessä uudistettiin poissaolojen käsittelyn menettelytapaohje. Järjes telmän käyttöön tehtiin omat ohjeensa työntekijöille, asioita valmisteleville sekä prosessiin osallistuville esimiehille ja hyväksyjille. Siirtyminen poissaolojen sähköiseen ilmoittamiseen vähentää manuaalista työtä, yksinkertaistaa poissaolojen käsittelyä aiemmasta käytännöstä ja nopeuttaa käsittelyyn kuluvaa aikaa. Samalla myös prosessiin osallistujien määrä väheni. Henkilöstöpalveluiden tehtäviin kuuluvat järjestelmän pääkäyttäjätehtävät, järjes telmän ylläpito ja kehittäminen sekä käyttäjien tuki. 3.4 Henkilöstösuunnitelmat, yksikköjen vuosisuunnittelu ja haettavana olleet tehtävät Yliopistossa tehdään vuosittain henkilöstösuunnitelmat, joissa arvioidaan henkilöstön määrällinen ja laadullinen kokonaistarve sekä tarve henkilöstömuutoksiin. Samalla on määritelty henkilöstörakenteiden kehittämistarve. Henkilöstösuunnittelun yhteydessä yksiköt ovat tarkastelleet määräaikaisina hoidettujen tehtävien luonnetta ja tehtävien mahdollista pysyvää työvoiman tarvetta. Talous- ja budjettineuvotteluissa yksiköille myönnettiin lupa täyttää pysyvästi tai vähintään viiden vuoden määräajaksi 191 avoimeksi tullutta tai aiemmin määräaikaisena hoidettua tehtävää. Näistä tehtävistä muutama oli kokonaan uusi tehtävä. Vähintään kolme vuotta määräaikaisena hoidetuista tehtävistä 47 tehtävään annettiin lupa täyttää ilman julkista hakumenettelyä. Määräaikaisten tehtävien määrää ja käyttöä tarkasteltiin myös yliopiston pääluottamusmiesten kanssa tilastojen pohjalta. Tarkastelua tehtiin myös jossain määrin tapauskohtaisesti. Vuonna 2014 yliopistossa oli haettavana 93 pysyvää ja 20 viisivuotiskaudeksi täytettyä tehtävää. Näistä tehtävistä 70 oli opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtäviä. Lisäksi yksiköt laittoivat hakuun muita määräaikaisia tehtäviä noin kolmesataa. 3.5 Kansainvälistymiseen liittyvät kehittämistehtävät Vuonna 2014 yliopistojen välinen yhteistyö kansainvälisten asioiden h oitamisessa jatkui ja kansainvälistymiseen liittyviä kehittämistoimia jatkettiin. Yliopiston edustajat ovat osallistuneet mm. eri yliopistojen välisiin ulkomaalaisasioiden kehittämistyöryhmiin. IWS – International Welcome Services neuvontapalvelu siirtyi osaksi Henkilöstö palveluja HalRaKe-prosessin tuloksena. Kansainvälisiin työntekotilanteisiin liittyviä palveluja tuottaa Kansainväliset henkilöstöpalvelut / International Staff Services -tiimi. Palveluja tarjotaan ulkomaille työskentelemään lähtevälle ja Turun yliopistoon rekrytoidulle ulkomaalaiselle henkilöstölle, apurahansaajalle tai jatko-opiskelijalle sekä Turun yliopiston eri yksiköille. Keskeinen yhteystyötaho on Turun yliopiston kvhr-yhdyshenkilöverkosto. 16 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014 Palvelumuotoina ovat www- ja intrasivustot, henkilöstökoulutus, sähköpostitse tapahtuva neuvonta sekä henkilökohtainen konsultaatio. WWW-sivustolle on koottu keskeisimmät käytännön asiat ja viranomaistahot yhteystietoineen. Lisäksi sivusto sisältää käytännön tietoa helpottamaan kansainvälisen henkilöstön ja heidän perheensä kotoutumista. Intranetissä on kansainvälisten henkilöstöpalvelujen sivustot sekä suomen- että englanninkielellä sisältäen tietoa ja ohjeita ulkomaille lähteville ja lähettäville yksiköille sekä ulkomailta saapuville ja ulkomailta rekrytoiville yksiköille. Kansainvälisinä rekrytointikanavina käytetään mm. Academic Positions -julkai sukanavaa, jossa julkaistaan kaikki ulkoiseen hakuun laitettavat opetus- ja tutkimustehtävät. Lisäksi yliopiston eri yksiköt käyttävät omia kansainvälisiä rekrytointikanaviaan. Osa opetus- ja tutkimustehtävistä julkaistaan myös Euraxess-sivustolla. 3.6 Hallinnon rakenteiden kehittäminen Turun yliopistossa käynnistettiin hallinnon rakenteita ja prosesseja koskeva selvitystyö loppuvuodesta 2012. Varsinainen selvitystyö toteutettiin vuoden 2013 aikana. Työn tarkoituksena oli selvittää mahdollisuudet hallitusti keventää yliopiston hallintoa. Tarkastelun kohteena olivat hallinto- ja tukipalvelut yliopistopalveluiden yksiköissä, viestintäyksikössä, tiedekunnissa ja erillisissä laitoksissa. Henkilöstöpalveluiden osalta tätä kehittämistyötä jatkettiin vuoden 2014 aikana. Sähköisen rekrytointijärjestelmän eRekryn käyttöönoton suunnittelussa keskeisimpänä tavoitteena oli prosessin keventäminen, prosessiin osallistuvien valmistelijoiden määrän sekä manuaalisen työn osuuden vähentäminen rekrytointiprosessissa. Nämä tavoitteet on järjestelmän käyttöönoton myötä saavutettu, myös hakemusasiakirjojen arkistointi on helpottunut ja hakuprosessiin käytetty kokonaisaika on lyhentynyt huomattavasti aikaisempaan toimintatapaan verrattuna. Prosessin keventäminen ja käsittelijöiden vähentäminen oli keskeisenä tavoitteena myös suunniteltaessa siirtymistä lakisääteisten ja harkinnanvaraisten poissaolojen sähköiseen ilmoittamiseen ja käsittelyyn. SAP HR -järjestelmää kehitettiin siten, että vuositasolla noin 4 000 lakisääteisen poissaolon käsittely siirtyy nyt työntekijältä suoraan palkanlaskentaan käsiteltäväksi. Näin vähennettiin mm. merkittävästi esimiesten hallinnollisen työn määrää ja minimoitiin erilliset kirjautumiset tietojärjestelmiin. Myös harkinnanvaraisten poissaolojen käsittelyssä prosessi lyheni merkittävästi aikaisemmasta mallista kun siirryttiin kahden hallinnollisen tason käsittelystä yhden hallinnollisen tason käsittelyyn. S amalla sekä yliopiston yhteisissä palveluissa, tiedekunnissa että erillisissä laitoksissa vähennettiin prosessiin osallistuvien valmistelijoiden määrää keskittämällä valmistelutehtävät yksikkötasolla vain muutamille henkilöille. Erillisten laitosten ja yliopiston yhteisten palvelujen osalta poissaolojen valmisteluun liittyvät tehtävät keskitettiin henkilöstöpalveluiden pääkäyttäjille. 3.7 Muut kehittämistoimet Yliopiston uusi tasa-arvotoimikunta aloitti toimintansa. Tasa-arvotoimikunta valmisteli henkilöstölle suunnattua keväällä 2015 pidettävää yhdenvertaisuus- ja tasa-arvoseminaaria. Toimikunta päätti aloittaa tasa-arvon näkökulmasta tehtävän palkkatarkastelun. 17 HENKILÖSTÖKERTOMUS 2014 | Kehittämistoimenpiteet vuonna 2014
