tietosuojaseloste, suomen kuntaliitto ry:n lähipiirirekisteri
Transcription
tietosuojaseloste, suomen kuntaliitto ry:n lähipiirirekisteri
Ti Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 § 17.11.2015 TIETOSUOJASELOSTE, SUOMEN KUNTALIITTO RY:N LÄHIPIIRIREKISTERI 1. Rekisterinpitäjä Suomen Kuntaliitto ry, (y-0926151-4) Kuntatalo, Toinen linja 14, Helsinki 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Timo Mykkänen, [email protected] Kuntatalo, Toinen linja 14, 00530, Helsinki 3. Rekisterin nimi Suomen Kuntaliitto ry:n lähipiirirekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterissä pidetään yllä Suomen Kuntaliitto ry:n lähipiiriin kuuluvia oikeus- ja luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja. Rekisterin ylläpitämisen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on lähipiiriliiketoimien seuranta ja kirjanpitoasetuksen (KPA 2:7b §) mukainen esittäminen tilinpäätöksessä. 5. Rekisterin tietosisältö Suomen Kuntaliitto ry:n lähipiirirekisteri koostuu kahdesta osasta, joista toiseen rekisteröidään lähipiiriin kuuluvat henkilöt ja toiseen lähipiiriin kuuluvat yhtiöt. Suomen Kuntaliitto ry:n lähipiirirekisterin henkilötietoja sisältävään osaan tallennetaan seuraavia tietoja: - - - rekisteröidyn nimi rekisteröidyn syntymäaika rekisteröidyn yhteystiedot yhtiö, jossa henkilö työskentelee, mikäli lähipiiriin kuuluminen perustuu henkilön asemaan kyseisessä yhtiössä rekisteröidyn puolison tai avopuolison nimi ja syntymäaika sekä heidän lapsiensa ja huollettaviensa nimi ja syntymäaika yhteisön, jossa rekisteröidyllä on kirjanpitolain mukainen määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta ytunnus, nimi, osoite ja kotipaikka Lähipiirirekisterin yhtiöitä koskevaan osaan rekisteröidään seuraavia tietoja: - yhtiön yhtiön yhtiön yhtiön nimi y-tunnus kotipaikka osoitetiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyiltä itseltään. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Lähipiirirekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Kuntaliitto-konsernin ulkopuolelle. www.kunnat.net www.kommunerna.net Suomen Kuntaliitto Toinen linja 14,00530 Helsinki PL 200, 00101 Helsinki Puh. 09 7711,faksi 09 771 2291 [email protected] Finlands Kommunförbund Andra linjen 14,00530 Helsingfors PB 200, 00101 Helsingfors Tfn 09 7711, fax 09 771 2291 [email protected] 2 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 9. Rekisterin suojaaminen Manuaalinen aineisto. Lähipiirirekisterin aineisto on pääsääntöisesti sähköistä. Lähipiirirekisteriä koskeva kirjallinen materiaali säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoja. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. 10. Tarkastusoikeus 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Sähköinen aineisto. Lähipiirirekisterin henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä näitä tietoja. Tietojen käsittely edellyttää riittäviä käyttöoikeuksia tietojärjestelmään. Tiedot kerätään tietokantaan, joka on palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Jokaisella on oikeus tarkastaa lähipiirirekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötietonsa (henkilötietolain 26 ja 28 §). Tietoja pyydetään henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Pyynnön tekemisessä voidaan käyttää tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta (www.tietosuoja.fi) löytyvää mallilomaketta. Lähipiirirekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn rekisterin pitäjälle tekemän kirjallisen pyynnön perusteella (henkilötietolain 29 §). Lisäksi vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän toimesta. Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kiellot osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.