suositusluonnos - JHS

Transcription

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta
JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen
asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen
Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015
Julkaistu:
Voimassaoloaika:
Sisällys
1
Johdanto..................................................................................................................................................... 2
2
Soveltamisala ............................................................................................................................................. 3
3
Viittaukset.................................................................................................................................................. 3
4
Termit ja lyhenteet ..................................................................................................................................... 4
5
Metatiedot ja niiden hallinta ...................................................................................................................... 8
5.1
Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot ................................................................................................... 8
5.2
Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot .............................................................................. 11
5.3
Käyttäjän tuottamat metatiedot .............................................................................................................. 14
5.4
Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet .......................................................................................................... 15
5.5
Muutokset jo päätetyille asioille ............................................................................................................ 15
6
Luokittaminen.......................................................................................................................................... 15
6.1
Asiakirjahallinnassa käytettävän luokituksen muuttaminen .................................................................. 16
6.2
Asian luokan vaihtaminen ..................................................................................................................... 16
6.3
Kooste .................................................................................................................................................... 16
7
Siirtäminen .............................................................................................................................................. 17
7.1
Siirtämisen vaiheet................................................................................................................................. 17
7.2
Tietojärjestelmästä siirrettävät asiakirjatiedot ja niille asetettavat vaatimukset .................................... 19
8
Hävittäminen ........................................................................................................................................... 20
9
Sähköinen asiointi ................................................................................................................................... 21
10 Asiakirjatiedon hyödyntäminen ja yhteentoimivuus ............................................................................... 22
11 Opastavat tiedot ....................................................................................................................................... 23
12 Liitteet...................................................................................................................................................... 23
1/23
1 Johdanto
Suosituksessa kuvataan ne pakolliset vaatimukset, jotka julkishallinnon organisaatioiden tulee ottaa
huomioon sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Tiedon hallinnan osalta
suosituksessa korostuu koko tiedon elinkaari ja se kattaa eri säilytysajan omaavat tiedot, ei yksinomaan
pitkäaikaissäilytyksen piiriin kuuluva tieto. Suosituksen tarkoituksena on kehittää sähköisten asiakirjatietojen
hallintaa niin, että se tukee paremmin operatiivista toimintaa ja käyttäjälähtöisyyttä. JHS176-suositus toimii
jatkumona arkistolaitoksen SÄHKE2-normille ja määrittää tietohallintolain pohjalta velvoittavat reunaehdot
julkishallinnon tietojärjestelmille sähköisen asiakirjatiedon hallinnassa.
Suosituksen lähtökohtana on laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011), joka korostaa
julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Sitä pyritään varmistamaan erityisesti
kokonaisarkkitehtuurityön kautta, jota kuvataan esimerkiksi JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen:
Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen -suosituksessa. Julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri
(JHKA) on rakenne, jonka avulla koordinoidaan ja kehitetään hallinnon organisaatioiden ja palveluiden
välistä yhteentoimivuutta. JHKA koostuu ylimmän tason arkkitehtuureista ja linjauksista sekä kohdealueiden
ja niiden osa-alueiden yhteisistä arkkitehtuureista. Yhteisillä arkkitehtuureilla tuetaan julkisen hallinnon
kansallista ohjausta, mutta myös organisaatioiden omaa arkkitehtuurin kehittämistyötä.
Tämän suosituksen näkökulmasta keskeiseksi kokonaisarkkitehtuurin osa-alueeksi nousee tietoarkkitehtuuri,
joka huolehtii tiedon jäsentyneestä ja yhdenmukaisesta käsittelystä eri tietojärjestelmissä ja ratkaisuissa.
Verkottuneessa sähköisessä hallinnossa asianhallinta ja asiakirjahallinta ovat monimuotoisen tiedon ja
sisältöjen hallintaa, jota on tärkeää kehittää kokonaisuutena ja koordinoidusti huomioiden tiedon elinkaari.
Tietoarkkitehtuurityössä korostuu asiakirjallisen tiedon aktiiviaikainen hyödyntäminen ja tarpeet toiminnan,
prosessien ja tuottavien palvelujen tukena että asiakirjatietojen säilyttämisen vaatimukset (mukaan lukien
pitkäaikaissäilytys). (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011, VM 2012 Julkisen
hallinnon tietoarkkitehtuuri v. 1.0).
Velvollisuus huolehtia tietoturvallisuudesta asiakirjojen hallinnassa ja käsittelyssä perustuu lainsäädäntöön ja
asetuksiin. Säädöspohjan velvoittavuus on merkittävästi erilainen valtionhallinnolle ja muulle
julkishallinnolle. Säädöksiin perustuvia velvoitteita on tarkennettu ja tuotu käytännön tasolle erilaisilla
ohjeistuksilla.
Asianhallinnan ja -käsittelyn kannalta oleellista ovat itse tietoon liittyvät asiat – eheys, luottamuksellisuus,
saatavuus ja kiistämättömyys – ja asiankäsittelyn tietojärjestelmien ja menettelyiden tulee tukea näiden
saavuttamista.
Asiakirjatietojen hallinnan keskeinen osa muodostuu metatietojen hallinnasta. Suurin osa metatiedoista
muodostuu asioille, asiakirjatiedolle ja toimenpiteisiin joko tiedonohjaussuunnitelman tai tietojärjestelmän
tuottamana. Loppukäyttäjän manuaalisesti täyttämät metatiedot on pyritty karsimaan minimiin
käyttäjälähtöisyys huomioiden.
Suosituksessa käytetään sekä toimintaa että asioita kuvaavia luokituksia, esimerkiksi tehtäväluokitusta ja
palveluluokitusta asioiden ja asiakirjatietojen tukena. Operatiivisen toiminnan tuen ohella suosituksessa on
pyritty huomioimaan myös asian- ja asiakirjatiedon koko elinkaari. Suosituksessa on myös määritelty
vaatimukset tietojen siirtämiselle muihin tietojärjestelmiin esimerkiksi säilyttämiseen ja hävittämiseen
liittyen.
Suositus on kirjoitettu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -suosituksessa kuvatun teknisen eritelmän
muotoon, minkä vuoksi vaatimukset on erotettu muusta tekstistä ja vaatimusten muoto on esitetty
alleviivattuna. JHS-suosituksessa esitetyt vaatimukset eivät ole julkisen hallinnon organisaatioille
velvoittavia.
2/23
2 Soveltamisala
Suositus on tarkoitettu julkishallinnon toimijoille, jotka soveltavat lakia julkisen hallinnon tietohallinnon
ohjauksesta (634/2011), ja jotka hankkivat tai kehittävät tietojärjestelmiä, joita käytetään asiakirjatiedon
käsittelyyn ja hallintaan.
Tämän lisäksi suositus on tarkoitettu vastaavia järjestelmiä kehittäville tietojärjestelmätoimittajille. Suositus
sisältää vaatimukset ja suositeltavat ominaisuudet niille julkishallinnon tietojärjestelmille, joissa toteutetaan
asiankäsittelyä.
Vaatimukset:
Julkishallinnon tietojärjestelmät, joissa toteutetaan asiankäsittelyä, pitää laatia noudattaen tässä
suosituksessa kuvattuja asiakirjatiedon käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä koskevia vaatimuksia.
Asiankäsittelyllä tarkoitetaan organisaation toimintaan kuuluvien asioiden, asiakirjojen ja töiden
suunnitelmallista ja yhdenmukaista hallintaa, valmistelua, päätöksentekoa ja arkistointia ennalta määrättyjen
käsittelysääntöjen mukaisesti.
Julkishallinnon toimijoiden pitää noudattaa tämän suosituksen pakollisia vaatimuksia. Tietojärjestelmiä saa
laajentaa muilla toimiala- tai organisaatiokohtaisilla metatiedoilla.
Organisaation tulee aina määritellä omat tarpeensa ja vaatimuksensa ja laatia hankintojen
vaatimusmäärittelyt niiden pohjalta. Tässä suosituksessa esitettyjä vaatimuksia saa ja on suositeltavaa
käyttää pohjana, mutta niitä ei tule käyttää sellaisenaan, vaan organisaation on sovellettava niitä oman
toimintansa tukemiseksi.
Suosituksessa kuvattuja vaatimuksia pitää noudattaa asiakirjatiedon muodosta riippumatta. Asiakirjatieto voi
olla esimerkiksi tekstiasiakirjoja tai koostettua tietoa, kuten kuvia, karttoja tai dataa sekä niiden kuvailevaa ja
toiminnallista metatietoa.
3 Viittaukset
Suositustekstissä huomioidut lait, normit ja säädökset:
SÄHKE2-määräys: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Arkistolaitoksen
määräys (AL 9815/07.01.01.00/2008)
http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/maeaeraeykset/saehke2-maeaeraeys
Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011)
www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110634
Arkistolaki (831/1994)
www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621
Asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010)
Henkilötietolaki (523/1999)
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
3/23
Laki kansainvälisistä tietoturvallisuusvelvoitteista (588/2004)
Laki julkisista hankinnoista (348/2007)
Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)
Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009)
Suositukseen liittyviä muita JHS-suosituksia ovat:
JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä
JHS 152 Prosessien kuvaaminen
JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne ja skeema
Suositustekstissä olevat viittaukset kansainvälisiin standardeihin ja teknisiin eritelmiin:
SFS-ISO 15489/1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä. Information and documentation.
Records management. Part 1: General.
SFS 4175:2006 Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen
ISO 20652:2006 PAIMAS-standardi
ISO 14721:2012 OAIS-viitemalli
4 Termit ja lyhenteet
arkistonmuodostussuunnitelma; AMS; eAMS; tiedonohjaussuunnitelma; TOS
fi määritelmä
asiakirjatietojen käsittelyä, rekisteröintiä ja säilyttämistä koskeva suunnitelma
Katso myös termi tiedonohjaussuunnitelma (TOS).
asia
fi määritelmä
asiakirjatietojen kokonaisuus, joka muodostuu tehtävän hoitamiseen liittyvässä käsittelyprosessissa
Asia on käsittelyprosessin kuvauksen yksittäinen ilmentymä.
asiakirjahallinta
fi määritelmä
asiakirjatiedon suunnitelmalliseen tuottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdentuvaa toimintaa, jota
toteutetaan sekä organisaatiokontekstissa että arkistoinstituutioissa
Asiakirjahallinnan tarkoituksena on varmistaa autenttisten, luotettavien, todistusvoimaisten ja
käyttökelpoisten asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen.
asiakirjatieto; asiakirjallinen tieto; asiakirja
fi määritelmä
tehtävän hoitamisen yhteydessä kertyvä tieto, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut
4/23
asiankäsittely
fi määritelmä
organisaation toimintaan kuuluvien asioiden, asiakirjojen ja töiden suunnitelmallinen ja yhdenmukainen
hallinta, valmistelu, päätöksenteko ja arkistointi ennalta määrättyjen käsittelysääntöjen mukaisesti
avoin data
fi määritelmä
data, joka on kenen tahansa uudelleen käytettävissä maksutta, luvallisesti ja koneluettavassa muodossa
Avointa dataa voidaan laajentaa, kierrättää ja yhdistellä edelleen eri sovelluksissa. Avointa dataa voi olla
julkishallinnolla, yrityksillä, muilla organisaatioilla sekä yksityishenkilöillä. Esimerkiksi Tilastokeskuksen
väestötilastot, Ilmatieteen laitoksen sää- ja tutkahavainnot ja Maanmittauslaitoksen maastotietokannat ovat
avointa dataa.
hävittäminen
fi määritelmä
tietojen poistaminen ja tuhoaminen tietojärjestelmästä
Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot hävitetään vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua.
julkishallinto
fi määritelmä
valtion ylimmistä elimistä, aluehallinnosta ja paikallishallinnosta koostuva hallinto
JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa.
käsittelyprosessi
fi määritelmä
prosessi, joka muodostuu asian käsittelyssä
käsittelyprosessi muodostuu käsittelyvaiheista ja toimenpiteistä
käsittelyprosessin kuvaus
fi määritelmä
kuvaus, joka sisältää tiedot käsittelyprosessiin kuuluvista käsittelyvaiheista, toimenpiteistä,
käsittelysäännöistä ja toimenpiteisiin liittyvistä asiakirjatyypeistä
Käsittelyvaiheet kuvataan tiedonohjaussuunnitelmaan toimenpiteinä.
käsittelyvaihe
fi määritelmä
yhden tai useamman toimenpiteen muodostama kokonaisuus
Hallintoasioissa käytettyjä käsittelyvaiheita ovat ohjaus, vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko,
toimeenpano, tiedoksianto ja muutoksenhaku.
käsittelysääntö
fi määritelmä
ehto, jonka mukaan automaattinen toiminto toteutuu
käyttöoikeudet, käyttövaltuudet
fi määritelmä
metatieto; metadata; kuvailutieto
fi määritelmä
tietoa kuvaileva tieto
5/23
Asiakirjatiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta, hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan kuvaavaa
tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjatietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla
myös automatisoidaan laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjatietojen välille.
Järjestelmiin tallennetun metatiedon pohjana ovat metatietomääritykset (metatietoformaatit tai
metatietoskeemat), joiden tulisi perustua kansainvälisiin ja kansallisiin standardeihin ja suosituksiin.
Tunnettuja metatietomäärityksiä ovat esimerkiksi kirjastojen MARC 21 sekä yleiskäyttöinen Dublin Core.
metatiedon arvojoukko
fi määritelmä
Metatiedolle valmiiksi määritellyt mahdolliset arvot, jotka voivat koostua pakollisista tai suositelluista
arvoista.
monitoimijaprosessi
fi määritelmä
käsittelyprosessi, johon osallistuu useita eri toimijoita
Käsittelyprosessiin voi osallistua yhden tai useamman hallinnonalan toimijoita.
palveluluokitus
fi määritelmä
luettelo, jossa tarkastelun kohteena olevat palvelut on esitetty palvelun yhteisten tunnusmerkkien mukaan
ryhmiteltyinä
Palveluluokituksen sijaan tai ohella voidaan käyttää myös tehtäväluokitusta.
palveluluokka
fi määritelmä
yhteisten tunnusmerkkien mukaan ryhmitellyt palvelut
Palveluluokkien sijaan tai ohella voidaan käyttää myös tehtäväluokkia.
poistaminen
fi määritelmä
tiedon siirtäminen, merkitseminen tai hävittäminen niin, että se ei ole käytettävissä ja nähtävissä
tietojärjestelmän normaalissa käytössä
Tiedon poistaminen ei edellytä hävittämistä tietojärjestelmästä.
prosessi
fi määritelmä
joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi
sähköinen asiointi
fi määritelmä
julkisen hallinnon palvelujen käyttäminen tietoja viestintätekniikan avulla
Sähköisen asioinnin asiakkaita voivat olla kansalaiset, yritykset tai viranomaiset.
tehtävä
fi määritelmä
säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle tai henkilölle annettu tai otettu työ / velvoite
tehtäväluokitus
fi määritelmä
luettelo, jossa tarkastelun kohteena olevat tehtävät on esitetty tehtävien yhteisten tunnusmerkkien mukaan
ryhmiteltyinä
6/23
Tehtäväluokituksen sijaan tai ohella voidaan käyttää myös palveluluokitusta.
tehtäväluokka
fi määritelmä
yhteisten tunnusmerkkien mukaan ryhmitellyt tehtävät
Tehtäväluokkien sijaan tai ohella voidaan käyttää myös palveluluokkia.
tiedonohjaus
fi määritelmä
tiedon käsittelyn ohjaaminen tietojärjestelmässä
Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa asiakirjatiedon syntymistä ja käsittelyä tuottamalla metatietoarvoja ja
käsittelysääntöjä.
tiedonohjaussuunnitelma; TOS; arkistonmuodostussuunnitelma; AMS; eAMS
fi määritelmä
määritys, joka ohjaa sähköisten asiakirjatietojen luontia ja käsittelyä käsittelyprosessissa
Tiedonohjaussuunnitelma sisältää luokituksen, käsittelyprosessien kuvaukset, niihin kuuluvat
käsittelyvaiheet, toimenpiteet ja asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot. Tiedonohjaussuunnitelma
toimii tietojärjestelmän taustalla.
Arkistonmuodostussuunnitelma on paperiarkistomaailmaan viittaava termi, jonka käyttöä tulee välttää
sähköisten järjestelmien yhteydessä. Termi eAMS on rinnasteinen termiin TOS, näistä suositellaan
käytettäväksi termiä TOS.
tiedonohjaussuunnitelman rakenne
fi määritelmä
tiedonohjaussuunnitelman tietomalli
tiedonohjaussuunnitelman rakenneosa
fi määritelmä
tiedonohjaussuunnitelman rakenteen yksittäinen osa, jolla on metatietoja.
Näitä osia voivat olla tehtävä, käsittelyprosessi tai muu kohde.
tietojärjestelmä
fi määritelmä
järjestelmä jonkin yhtenäisen, pysyväisluonteisen tietojenkäsittelykokonaisuuden suorittamiseen
Tietojärjestelmän muodostavat tiedot ja niiden käsittelysäännöt, käsittelyn henkilö- ja laiteresurssit sekä
tiedonsiirtolaitteet ja toimintaohjeet.
tietomalli
fi määritelmä
malli, joka kuvaa tietoa ja tietojen välisiä suhteita
toimenpide
fi määritelmä
käsittelyprosessiin tai sen vaiheeseen liittyvä yksittäinen toimi tai tapahtuma
7/23
5 Metatiedot ja niiden hallinta
Tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon alkuperäisyyttä, luotettavuutta, eheyttä ja käytettävyyttä turvataan
tiedon käsittelyyn liittyvillä metatiedoilla ja käsiteltävän tehtävän mukaan määritellyillä käyttövaltuuksilla.
Metatiedon avulla voidaan ohjata tiedon kulkua tietojärjestelmässä.
Osa metatietoarvoista liitetään asioihin, toimenpiteisiin ja asiakirjoihin heti niiden avaamisen, luomisen tai
liittämisen aikana. Metatietoa syntyy myös käsittelyprosessin edetessä. Tietyt metatietoarvot voivat muuttua
käsittelyprosessin aikana.
Metatietoa kertyy asiankäsittelyyn käytettävässä tietojärjestelmässä käsiteltäville asioille, toimenpiteille ja
asiakirjoille joko suoraan tietojärjestelmästä, tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS) tai käyttäjän antamana.
Tietojärjestelmällä metatietojen tuottajana tarkoitetaan tässä yhteydessä pääsääntöisesti sitä tietojärjestelmää,
jossa asiankäsittely tapahtuu. Tietyissä tapauksissa esim. säilytysajan päättymistä koskevat aikaleimat
voidaan toteuttaa siitä tietojärjestelmästä, joka vastaa asiakirjojen säilyttämisestä.
Vaatimukset:
Järjestelmässä, jossa asiankäsittely toteutetaan, asiakirjan pitää liittyä toimenpiteen kautta asiaan.
Asiakirjan saa luoda tai liittää asialle ilman että esim. käyttäjä tekee erikseen toimenpiteen. Tällöin
toimenpide pitää laatia järjestelmän tuottamana asiakirjan luomisen tai liittämisen yhteydessä.
5.1
Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot
Metatietojen tuottamisessa kannattaa hyödyntää tietojärjestelmien toiminnallisuuksia. Suoraan
tietojärjestelmästä tuotettavien metatietoarvojen avulla asiankäsittelyssä päästään työekonomisesti järkeviin
ratkaisuihin ja mahdollistetaan hyödyt niin organisaatiolle kuin kansalaisellekin.
Asiankäsittelyyn liittyvät pakolliset aikaleimat tuotetaan tietojärjestelmästä. Esimerkiksi asiakirjan
säilytysajan päättymisajankohta lasketaan tietojärjestelmässä tiedonohjaussuunnitelmasta saadun säilytysajan
pituuden ja säilytysajan laskentaperusteen mukaan. Myös tieto asian, toimenpiteen tai asiakirjan käsittelyn
tilasta on tyypillisesti suoraan tietojärjestelmästä toteutettava toiminto. Toimijaa koskevat tiedot tulevat
tietojärjestelmästä.
Vaatimukset:
Tietojärjestelmään pitää tuottaa asiankäsittelyä varten vähintään seuraavat pakolliset metatiedot:
Asialle











Identifiointitunnus
Avattu
Nimeke
Asiatunnus
Päättymispäivämäärä
Tila
Toimija
Omistaja, salassa pidettävälle tiedolle
Salassapitoajan päättymisajankohta, salassa pidettävälle tiedolle
Säilytysajan laskentaperuste, määräajan säilytettävälle tiedolle
Säilytysajan päättymisajankohta, määräajan säilytettävälle tiedolle
Toimenpiteelle
 Identifiointitunnus
8/23


Luotu
Toimija
Asiakirjalle
 Identifiointitunnus
 Laadittu
 Nimeke
 Vastaanotettu
 Toimija
 Tila
 Omistaja salassa pidettävälle tiedolle
 Salassapitoajan päättymisajankohta, salassa pidettävälle
 Versio, mikäli asiakirjasta useita versioita
 Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen, sähköisesti allekirjoitetuille
asiakirjoille
 Säilytysajan päättymisajankohta
Sähköinen asiointi:






Suostumusajankohta, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Suostumuskuvaus, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Tiedoksiantoperiodi, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Tiedoksiannon hakeminen, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Muun tiedoksiannon lähettämispäivämäärä, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Muun tiedoksiannon saapumispäivämäärä, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu
Tietojärjestelmän tuottamana saa toteuttaa myös valinnaisia tai organisaation itse määrittelemiä ja
tarvitsemia metatietoja.
Tietojärjestelmästä saatavien metatietojen, jotka liittyvät tietosisällön eheyteen, muuttumattomuuteen ja
jäljitettävyyteen, muokkaaminen pitää olla estetty. Tällaisia ovat esimerkiksi aikaleimat ja yksilöivät
tunnisteet.
Esimerkki: Asian avaamisen yhteydessä sille syntyy tietojärjestelmän tuottamana yksilöity IDtunnus sekä päivämäärä- ja kellonaikatieto. Näitä tietoja ei voi muuttaa.
5.1.1
Tilasiirtymät
Tietojärjestelmään toteutuneet tilasiirtymät varmistavat aukottoman käsittelyketjun todentamisen, ohjaavat
käsittelyprosessia ja mahdollistavat sähköisessä asioinnissa kansalaiselle asiansa reaaliaikaisen seurannan.
Tietojärjestelmään sisältyvien asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen tilasiirtymät määritellään
käsittelyprosesseittain. Organisaation on ennalta suunniteltava miten asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen
tilat muuttuvat prosessin edetessä ja missä vaiheessa asiakirjaan ei enää voi tehdä muutoksia. Tilasiirtymät
on suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä, jolloin prosessiin sisältyvän ennalta määritellyn
toiminnallisuuden toteutuminen järjestelmässä muuttaa asian, toimenpiteen ja asiakirjan tilaa.
Käsittelyprosessin kuvaus
(käsittelyvaiheet)
Vireilletulo
Asian tila
Toimenpiteen tila
Asiakirjan tila
Vireillä
Ajastettu toimenpide
Valmis (asiakirja on
valmis saapuessaan)
Aloittamatta
Valmistelu
Valmistelussa
9/23
Käsittelyssä
Valmis
Luonnos
(viranomainen laatii
asiakirjan)
Päätöksenteko
Valmis
Ratkaistu
Kuva 1. Käsittelyvaiheiden ja tilatietojen välisestä suhteesta.
Asialle ja asiakirjalle tilojen muuttuminen käsittelyprosessin edetessä on pakollinen vaatimus; toimenpiteelle
puolestaan valinnainen ominaisuus. Tilat ovat eri asia kuin käsittelyvaiheet, joiden avulla kuvataan koko
käsittelyprosessin etenemisen vaiheet (esimerkiksi valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto).
Tietojärjestelmässä käsittelyvaiheet toteutuvat toimenpiteinä.
Vaatimukset:
Tilan pitää muuttua käsittelyprosessin edetessä. Tilasiirtymien ohjaus on suositeltavaa tulla
tietojärjestelmästä.
Asian käsittelyprosessissa on suositeltavaa käyttää seuraavia tilaa kuvaavia arvoja (suluissa käsittelyvaihe,
johon tilat voivat esimerkinomaisesti liittyä):
 Avattu
 Vireillä (vireilletulo)
 Valmistelussa (valmistelu)
 Ratkaistu (päätöksenteko)
 Toimitettu tiedoksi (tiedoksianto)
 Toimeenpantavana (toimeenpano)
 Muutoksenhaku (muutoksenhaku)
 Seurannassa (seuranta)
 Päätetty (asian päättäminen)
 Avattu uudelleen (asian uudelleen avaaminen)
 Siirretty (siirto esim. arkistoon)
 Hävitetty
Tilatietoja saa tarkentaa siten, että ne kuvastavat asian (toimenpiteen) tai asiakirjan tilaa käsittelyprosessille
ominaisella tavalla.
Organisaation pitää kuvata, mitkä käsittelyprosessissa ennalta määritellyt tapahtumat muuttavat asian
(toimenpiteen) tai asiakirjan arvoa.
Esimerkki: Asian tila voi muuttua esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: kun tehdään asialle avaus,
asia kirjataan, asia ratkaistaan tai avataan uudelleen.
Esimerkki: Siirron vastaanottava tietojärjestelmä lähettää kuittauksen tiedon siirron onnistumisesta.
Jos lähettävä organisaatio haluaa säilyttää tiedon alkuperäisessä tietojärjestelmässä, tiedon tila
muuttuu Siirretty-tilaan.
Toimenpiteille saa määritellä tilasiirtymiä. Toimenpiteen tilat voivat olla esimerkiksi:
 Aloittamatta
10/23


Käsittelyssä
Valmis
Esimerkki: Etukäteen ajastettu toimenpide on Aloittamatta-tilassa, kunnes käsittelijä luo siihen
asiakirjan.
Esimerkki: Asian käsittelyyn liittyvät toimenpiteet voivat olla järjestelmän toteuttamia(mm. erilaiset
rekisterikyselyt). Toimenpiteiden tilojen kautta voidaan seurata suoritettujen toimenpiteiden
toteutumista.. Tietojärjestelmän suorittamien toimenpiteiden toteutuminen siirtää toimenpiteen
Valmis-tilaan ja se on edellytys asian käsittelyn jatkamiselle.
Asiakirjan tilatiedolla kuvataan asiakirjan tilan muutokset luonnosvaiheesta hävittämiseen tai siirtämiseen.
Asiakirjoilla pitää olla vähintään seuraavat tilatiedot:
 Luonnos
 Valmis
Asiakirjan tilatietoa saa tarkentaa siten, että ne kuvastavat tilasiirtymiä prosessille ominaisella tavalla.
Tällaisia tarkentavia asiakirjan tilatietoja ovat esimerkiksi:
 Allekirjoitettu
 Hävitetty
Asiakirjan käyttövaltuudet saa määritellä tilatiedon perusteella. Esimerkiksi Luonnos-tilaisella asiakirjalla
voi olla organisaation määrittelemänä rajatut käyttövaltuudet.
Viimeistään asian päättäminen muuttaa asiakirjan tilan sellaiseksi (esimerkiksi Valmis-tilaan), että sen
tietosisältöä ei saa enää muokata.
Asiakirjan tietosisällön lukittumisen yhteydessä on suositeltavaa luoda eheystunniste.
5.2
Tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettavat metatiedot
Osa tiedon elinkaarta ohjaavista metatiedoista tulee olla prosessin ja tietosisältöjen asiantuntijoiden ennalta
määrittelemiä. Näillä tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyillä oletusmetatietoarvoilla tarkoitetaan
esimerkiksi säilytysaikaa tai salassapitoaikaa asiakirjalle tai kokonaiselle tehtävälle.
Tiedonohjaussuunnitelman oletusmetatiedot yhdessä tietojärjestelmän tuottamien metatietojen kanssa
tukevat käsittelyprosessin automatisoitua kulkua asiankäsittelyä toteuttavassa tietojärjestelmässä.
Tietojärjestelmässä voidaan organisaation määrittelemin käyttövaltuuksin muuttaa tiettyjä
tiedonohjaussuunnitelmasta tuotettuja oletusmetatietoarvoja, jotka eivät välttämättä ole asian, toimenpiteen
tai asiakirjan lopullisia arvoja.
Tiedonohjaussuunnitelmaan sisältyvät pakolliset ja valinnaiset metatiedot on määritetty suosituksessa JHS
191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne ja skeema.
Valinnaisten metatietojen kuvaaminen tiedonohjaussuunnitelmaan on arvioitava aina huolella organisaation
hyödyn ja käyttötarkoituksen näkökulmasta. Lisäksi on pohdittava, miten tiedonohjaussuunnitelmasta
saatavia valinnaisia metatietoja voidaan hyödyntää, miten ne tukevat käyttäjiä ja asiankäsittelyprosesseja eli
mitä käyttötarkoitusta niillä toteutetaan tietojärjestelmässä.
Vaatimukset:
Tiedonohjaussuunnitelmasta pitää tuottaa asiankäsittelyä toteuttavaan tietojärjestelmään vähintään seuraavat
pakolliset metatiedot:
Asialle
 Tehtävän nimeke
11/23








Julkisuusluokka
Salassapitoaika, salassa pidettävälle tiedolle
Salassapitoperuste, salassa pidettävälle tiedolle
Salassapidon laskentaperuste, salassa pidettävälle tiedolle
Henkilötietoja
Säilytysajan pituus
Säilytysajan peruste
Säilytysajan laskentaperuste
Toimenpiteelle
 Tyyppi
Asiakirjalle
 Asiakirjatyyppi
 Julkisuusluokka
 Salassapitoaika, salassa pidettävälle tiedolle
 Salassapitoperuste, salassa pidettävälle tiedolle
 Salassapidon laskentaperuste
 Henkilötietoja
 Säilytysajan pituus
 Säilytysajan peruste
 Säilytysajan laskentaperuste
Tiedonohjaussuunnitelman kautta saa toteuttaa myös valinnaisia metatietoja.
5.2.1
Tiedonohjauksen toiminnallisuuden toteuttaminen
Tiedonohjauksen toteuttaminen vaatii toiminnallisuutta, jolla tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt
metatiedot saadaan tietojärjestelmässä avattavien asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen
oletusmetatietoarvoiksi. Tässä voidaan tarpeen mukaan hyödyntää erilaisia rajapintoja. Tiedonohjauksen
ratkaisussa ylläpidetään ja muokataan tiedonohjaussuunnitelmaa.
Tiedonohjaus toteutetaan usein erillisenä tietojärjestelmänä, joka integroidaan yhteen tai useampaan
asiankäsittelyä toteuttavaan tietojärjestelmään. Tiedonohjaus voi olla toteutettu myös suoraan tietyn
tietojärjestelmän osaksi, jolloin sillä ei ole kytköksiä muihin tietojärjestelmiin.
Tiedonohjauksen teknistä ratkaisua arvioitaessa on hyvä arvioida myös tiedonohjaussuunnitelman
käytettävyyden ja ylläpidon toteutumista eri ratkaisuissa.
Mikäli organisaatiolla on käytössään tiedonohjauksen ratkaisu erillisenä tietojärjestelmänä, sitä voidaan
hyödyntää keskitettynä asiakirjatietoihin liittyvien metatietojen laadinnan, ylläpidon ja hallinnan välineenä.
Tietojärjestelmässä voidaan ylläpitää myös sellaisia kuvauksia (esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelma
arkistolaitoksen säilytysaikapäätöstä varten), joita ei käytetä tiedonohjaukseen ja jotka voidaan laatia tätä
suositusta yleisemmällä tarkkuustasolla.
Tietojärjestelmälle, jossa käsitellään lukuisia erilaisia tehtäviä, joiden oletusmetatietoarvot, kuten säilytysajat
tai julkisuusarvot vaihtelevat, on järkevää ylläpitää laajaa oletusmetatietoarvojen lähteenä toimivaa
tiedonohjaussuunnitelmaa. Laaja tiedonohjaussuunnitelma voi kattaa kaikki tietojärjestelmässä käsiteltävät
asiakirjatiedot, tai se voi koskea osaa tietojärjestelmässä käsiteltävistä tehtävistä.
Esimerkki: Viranomaisella on tietojärjestelmä, jossa hoidetaan valtaosaa organisaation tehtävistä.
Erilaisia tehtäviä on runsaasti ja niiden metatietoarvot vaihtelevat huomattavasti. Organisaatio
ylläpitää laajamittaista tiedonohjaussuunnitelmaa hallitakseen tämän kokonaisuuden.
Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito on toteutettu erillisellä tietojärjestelmällä.
12/23
Tiedonohjaus voidaan myös toteuttaa tietojärjestelmään, jossa asiankäsittely toteutetaan, parametroituina
arvoina ja koodistoina. Tällöin tietojärjestelmässä tulee olla ominaisuus, jolla tiedonohjaussuunnitelman
tietosisältö voidaan syöttää tietojärjestelmään erilaisina arvoina tai koodistoina. Yksi vaihtoehto on, että
valmis tiedonohjaussuunnitelma viedään tietojärjestelmään, jossa asiankäsittely toteutetaan, rakenteisessa
muodossa. Tiedonohjaustoiminnallisuus voidaan toteuttaa edellä mainituin tavoin erityisesti niissä
tapauksissa kun tietojärjestelmässä käsiteltäviä erilaisia tehtäviä on rajatumpi määrä ja niillä on hyvin
yhdenmukaiset metatietoarvot.
Esimerkki: Organisaatiolla on käytössä lupakäsittelyjärjestelmä, jossa hoidetaan kahta
asiakirjatietoa tuottavaa tehtävää. Tehtävillä on samat julkisuutta, henkilötietoarvoa ja säilytysaikaa
koskevat metatietoarvot. Pakolliset metatiedot voidaan esim. parametroida järjestelmään. Tämä
vaihtoehto ei vaadi laajamittaista tiedonohjaussuunnitelman ylläpitoa, mutta pakollisten
metatietoarvojen ja käsittelyprosessien määrittely vaatii ennakkokartoitusta ja suunnittelu, ennen
kuin ne siirretään varsinaiseen tekniseen toteutukseen.
Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito edellyttää jonkinlaisen oman järjestelmän/ välineen, vaikka
sitä ei olisikaan suoraan integroitu tietojärjestelmään.
Vaatimukset:
Asiankäsittelyä toteuttavassa tietojärjestelmässä pitää ohjata muodostuvaa tietoa siten, että
tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt metatiedot saadaan tietojärjestelmässä avattavien asioiden,
toimenpiteiden ja asiakirjatietojen oletusmetatietoarvoiksi.
Tiedonohjaussuunnitelman tietosisältöä pitää voida muokata vähintään seuraavilta osin:
 pitää voida lisätä tai muokata tehtäviä, käsittelyprosessin kuvauksia, toimenpiteitä tai
asiakirjatyyppejä.
 pitää voida lisätä tai muokata em. rakenneosiin kuuluvia pakollisia metatietoarvoja.
Tiedonohjauksen saa toteuttaa erillisen tietojärjestelmän ja asiankäsittelyä toteuttavan tietojärjestelmän
integraationa tai tiedonohjauksen saa toteuttaa suoraan tietojärjestelmään, jossa asiankäsittely toteutetaan,
parametroitavien tai ladattavien koodistojen avulla.
Tiedonohjaussuunnitelmien ylläpito on suositeltavaa toteuttaa erillisessä tietojärjestelmässä mm.
muutostenhallinnan vuoksi.
Tiedonohjaussuunnitelman sisäinen eheys pitää varmistaa niin, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät
tekemään muutoksia tiedonohjaussuunnitelmaan.
Tiedonohjaus pitää toteuttaa siten, että sen avulla voidaan hallita, mistä hetkestä alkaen
tiedonohjaussuunnitelmaan tehdyt muutokset tulevat voimaan. Muutokset tulevat voimaan tietystä
tiedonohjaussuunnitelmaan tehtävästä päivityksestä lähtien siten, että muutosten pitää päivittyä uusille
avatuille asioille.
Tiedonohjaussuunnitelmaan tehtyjen muutosten päivittymisen saa toteuttaa myös keskeneräisille ja
päätetyille asioille. Organisaation pitää arvioida millä perusteilla takautuvat muutokset tehdään, kuka arvoja
muuttaa ja millä käyttövaltuuksilla.
Tiedonohjaussuunnitelmaan tehdyt muutokset saa päivittää keskeneräisille ja päätetyille asioille esimerkiksi
eräajona. Nämä arvot voivat korvata käsittelijöiden syöttämiä arvoja. Näin tehtävät muutokset on
suositeltavaa dokumentoida tietojärjestelmään, jossa asiankäsittely toteutetaan, esimerkiksi asian
käsittelyketjua todentavina toimenpiteinä.
Esimerkki: Tiedonohjaussuunnitelmaan tehdään muutos, joka muuttaa tehtävän toiseen luokkaan.
Tieto muutoksesta näkyy kyseiseen tehtävään kuuluvan asian käsittelyketjua todentavana
toimenpiteenä, joka dokumentoi TOS:n muutospäivityksen.
13/23
Organisaation pitää dokumentoida mitä tiedonohjaussuunnitelman versiota milloinkin noudatettiin
tietojärjestelmissä, joissa asiankäsittely toteutetaan.
5.2.2
Tiedonohjaukseen kytkeytyvät metatietojen hallinnointia koskevat käsittelysäännöt
Tiedonohjaussuunnitelman kautta tuotettavat oletusmetatietoarvot tai niiden muuttaminen käynnistävät
tietojärjestelmässä tiettyjä toimintoja, joiden avulla tiedon julkisuusarvoa ja säilytysaikaa voidaan hallita.
Organisaatiossa on huomioitava, että muutokset tehdään organisaation määrittelemien käyttövaltuuksien
rajoissa.
Vaatimukset:
Tiedonohjaussuunnitelmasta tulevia oletusmetatietoarvoja saa muokata tietojärjestelmässä organisaation
määrittelemin käyttövaltuuksin.
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jolla järjestelmä laskee säilytysajan päättymisajankohdan
määräajan säilytettäville asiakirjatiedoille sen mukaisesti, mitä oletusarvoisesti on määritelty säilytysajaksi ja
säilytysajan laskennan käynnistäväksi tapahtumaksi.
Jos asiakirjatietoa koskeva säilytysaika muuttuu, säilytysajan päättymisajankohdan pitää päivittyä asialle ja
asiakirjoille aina riippumatta siitä, miten tämä muutos teknisesti toteutetaan.
Esimerkki: Säilytysajan muuttuminen on mahdollista, mikäli kyseistä tehtävää koskeva lainsäädäntö
muuttuu tai tehtävän pysyvään säilytykseen tulee muutos arkistolaitoksen päätöksellä.
Asiaryhmän kaikki asiakirjatiedot muuttuvat lainsäädäntömuutoksen myötä pysyvästi säilytettävistä
25 vuotta säilytettäviksi. Säilytysaikaa voidaan muuttaa tietojärjestelmässä arkistonhoitajan
käyttöoikeuksilla. Tietojärjestelmä laskee uuden 25 vuoden säilytysajan siitä päivämäärästä, jolloin
kukin kyseiseen asiaryhmään kuuluva asiakirja on merkitty lukittuun tilaan.
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jolla järjestelmä laskee salassapidon päättymisajankohdan
salassa pidettäville asioille ja asiakirjoille sen mukaisesti, mitä on määritelty salassapitoajan pituudeksi ja
laskentaperusteeksi. Salassapitoajan valtuutetun muuttamisen pitää muuttaa salassapidon
päättymisajankohdan metatietoarvoa.
Tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla toiminnallisuus, jolla asian, toimenpiteen ja/tai asiakirjan muuttuu
julkiseksi, kun salassapidon päättymisajankohta saavutetaan.
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jonka avulla voidaan estää pääsy salassa pidettävään asiaan tai
asiakirjaan muilta kuin niiltä käyttäjäryhmiltä, joilla on niihin organisaation määrittelemät valtuudet. On
suositeltavaa, että järjestelmä purkaa suojaukset, kun suojattu asiakirjatieto muuttuu julkiseksi.
Jos asiankäsittelyssä käytetään metatietojen periyttämistä tai linkittämistä, tietojen välisten suhteiden pitää
olla hallittuja.
Esimerkki: Jos asian tai asiakirjan metatietoja tuodaan asiakirjapohjaan, metatietoihin tehdyt
muutokset voivat päivittyä asiakirjapohjaan niin kauan kuin asiakirja on luonnos-tilassa.
5.3
Käyttäjän tuottamat metatiedot
Käyttäjän tuottamat metatiedot ottavat huomioon organisaatiokohtaiset ominaispiirteet tiedon käsittelyssä.
Jotta tiedon käsittely sisältäisi mahdollisimman vähän manuaalista työtä, on suositeltavaa, että käyttäjän
tuottamissa metatiedoissa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan järjestelmään ennalta laadittuja
arvolistoja.
Vaatimukset:
14/23
On suositeltavaa, että käyttäjä tuottaa mahdollisimman vähän metatietoja.
Organisaatiossa on suositeltavaa olla suunnitellut, yhteiset käytännöt käyttäjän tuottamille metatiedoille.
5.4
Vaihtoehtoiset metatiedon lähteet
Eräille metatiedoille voidaan valita vaihtoehtoinen lähde, jolloin niiden tuottamisesta vastaa joko
tietojärjestelmä, tiedonohjaussuunnitelma tai käyttäjä. Metatietojen lähdettä suunniteltaessa on huomioitava,
että niiden tuottaminen ja ylläpito pysyy mahdollisimman helposti hallittavana.
Esimerkki: Tietojärjestelmä liittää sähköisen asioinnin kautta tiettyyn luokkaan avattavaan asiaan
tietyn nimekkeen. ’Nimeke’ voi tulla myös TOS:n kautta. Käyttäjä voi myös syöttää nimekkeen itse
tai täydentää edellä mainituilla tavoilla luotua nimekettä.
Vaatimukset:
Osan metatiedoista saa tuottaa vaihtoehtoisesti joko tietojärjestelmän, tiedonohjaussuunnitelman tai
käyttäjän kautta. Katso liite 1.
5.5
Muutokset jo päätetyille asioille
Kun asian käsittely tietojärjestelmässä on päättynyt, on varmistauduttava siitä, että tieto säilyy eheänä,
luotettavana ja todistusvoimaisena.
Vaatimukset:
Asiakirjan tai toimenpiteen lisääminen päätettyyn asiaan pitää olla estetty muilla kuin organisaation
määrittämillä käyttövaltuuksilla.
Esimerkki: Virastoon saapuu asiakirja monta kuukautta sen jälkeen, kun asiassa on annettu päätös
ja se on ratkaistu. Asia on kuitenkin kirjeen johdosta avattava uudelleen. Tällöin arkistonhoitajan
oikeuksilla on mahdollista avata asia uudelleen ja luoda siihen toimenpide, johon asiakirja liitetään.
Mikäli metatietomuutoksia tulee toteutettavaksi suurelle joukolle asioita niiden käsittelyn päättymisen
jälkeen, metatietojen muuttamisen saa toteuttaa tietojärjestelmään eräajona.
6 Luokittaminen
Tietojärjestelmässä kaikki avattavat asiat tulee liittää organisaation asiakirjahallinnassa käytettävään
luokitukseen, joka on määritelty tiedonohjaussuunnitelmaan.
Tiedonohjaussuunnitelmassa käytetään viranomaisen tehtäviin ja/ tai palveluihin perustuvaa luokitusta eli
tehtäväluokitusta ja/tai palveluluokitusta, riippuen viranomaisen toiminnan luonteesta.
Tietojärjestelmän loppukäyttäjille luokitukset, kuten tehtäväluokitus, ovat vain yksi tiedonhaun kriteeri – eli
metatieto muiden joukossa. Päinvastoin käyttäjät voivat kokea laajat ja monitasoiset luokitukset hankalina ja
järjestelmän käytettävyyttä heikentävinä tekijöinä. Tämän vuoksi tietojärjestelmässä voidaan erottaa miten
eri luokitukset ja metatiedot näkyvät eri käyttäjärooleille. Lisäksi tietojärjestelmässä voi olla käytössä useita
erilaisia luokituksia eri käyttäjärooleille ja käyttötarkoituksiin.
Tiedonohjaussuunnitelmassa käsittelyprosessin kuvaukset on luokiteltu tehtävien mukaan.
Loppukäyttäjälle, jonka tehtävään kuuluu vain työajanseuranta, järjestelmä antaa näkyväksi vain
työajanseurantaan käytettävän luokituksen.
Tietojärjestelmässä tehtävä- tai palveluluokitus voi olla piilotettu kokonaan käyttäjältä. Sähköisten
asiointikanavien kautta vireilletulevissa asioissa asiat ovat avautuneet ja tehtäväluokka määräytynyt
15/23
asiakkaan antamien tietojen perusteella. Tällöin asia ohjautuu oikean käsittelijän työjonoon. Loppukäyttäjän
avatessa uuden asian tai luodessa uuden asiakirjan, oikea luokka voidaan päätellä muista tiedoista, kuten:



käyttäjästä tai käyttäjän roolista,
asiakirjatyypistä (ja sen tarkenteesta) kun käyttäjä luo asiakirjan,
muista tiedoista, esimerkiksi sen mukaan minkä tyyppisestä luvasta on kyse tai mihin aiheeseen
liittyvä päätös laaditaan.
Vaatimukset:
Tietojärjestelmässä pitää olla ominaisuus, jolla asia liitetään tiedonohjaussuunnitelman mukaiseen luokkaan
siinä vaiheessa kun asia saatetaan vireille.
6.1
Asiakirjahallinnassa käytettävän luokituksen muuttaminen
Organisaatiomuutostilanteissa tai organisaation tehtävien muuttuessa asiakirjahallinnassa käytettyä luokitusta
voi olla tarpeen muuttaa. Käytännössä luokituksen muutos toteutetaan tiedonohjaussuunnitelmaan ja
määritellään, mistä hetkestä alkaen muutos koskee uusia avattavia asioita sekä mahdollisesti vireilläolevia
asioita.
6.2
Asian luokan vaihtaminen
Jos tietojärjestelmässä halutaan vaihtaa yhden tai useamman avatun asian luokka toiseksi, asian luokan
vaihtaminen voidaan toteuttaa asian käsittelijän tai pääkäyttäjän oikeuksin. Jos luokan vaihtaminen pitää
toteuttaa suurelle määrälle vireilläolevia asioita, luokan vaihtaminen voidaan toteuttaa tietokanta-ajona.
Vaatimukset:
Luokituksen muuttaminen pitää olla mahdollista vain sellaisilla käyttövaltuuksilla, joille on määritelty
oikeus tehdä muutoksia tiedonohjaussuunnitelmaan.
Yhden tai useamman asian luokan vaihtaminen toiseen luokkaan pitää olla mahdollista organisaation
määrittelemin käyttövaltuuksin
Päätettyjen asioiden luokkaa ei saa muuttaa.
Kun luokka muuttuu, asian metatietojen pitää muuttua uuden luokan mukaisiksi oletusmetatietoarvoiksi (ks.
vaatimus asia saa käsittelyprosessin kuvauksen mukaiset oletusmetatietoarvot).
Kun luokka muuttuu, asialle jo luotujen toimenpiteiden ja valmiiden asiakirjatietojen pitää säilyä vanhan
luokan mukaisina. Toimenpiteitä ja valmiita asiakirjatietoja ei saa muuttaa takautuvasti uuden luokan
mukaisiksi.
Luokan muutoksen jälkeen asialle luotavien uusien toimenpiteiden ja asiakirjatietojen pitää saada uuden
luokan mukaiset arvot. (ks. asiakirjatiedot saavat asiakirjatyypin mukaiset oletusmetatietoarvot)
6.3
Kooste
Koosteen avulla voidaan koostaa yhteen toisiinsa liittyviä asioita ja asiakirjatietoja. Koosteita voidaan
muodostaa mm. aiheen, organisaatioyksikön (esim. toimielin), projektin, hankkeen tai maantieteellisen
alueen mukaisesti.
Kooste voi perustua mihin tahansa organisatoriseen tai aiheenmukaiseen kriteeriin. Koosteita ei tule
kuitenkaan muodostaa päällekkäin käytettävän luokituksen kanssa. Jos organisaatio luokittelee esimerkiksi
asiakirjatiedot tehtävän mukaan (tehtäväluokitus), koosteita muodostetaan esim. organisaatioyksiköiden,
maantieteellisen alueen tai projektien mukaan. Kooste ja luokitus eivät ole toisistaan riippuvaisia: yksittäisen
16/23
tehtävän sisällä asiat voivat kuulua useisiin eri koosteisiin ja toisaalta yksittäiseen koosteeseen kuuluvat asiat
voivat kuulua useisiin eri tehtäviin.
Kooste ei ole pakollinen ominaisuus tietojärjestelmässä, mutta sen käyttö tuo joustavuutta ja lisää
mahdollisuuksia asioiden ja asiakirjojen luokittamiseen. Koosteen avulla voidaan mm.




hallita paremmin tiettyihin aihepiireihin liittyviä asioita silloin kun asiat kuuluvat useaan eri
luokkaan.
hallita tiettyyn hankkeeseen tai projektiin liittyviä asioita silloin kun kyse on laajasta ja
monipuolisesta kokonaisuudesta, jossa asiat kuuluvat useisiin eri luokkiin.
estää yksittäisen asian kasvaminen tarkoituksettoman suureksi esimerkiksi silloin kun yksittäisen
projektin asiakirjatiedot on tavanomaista käsitellä yhdellä asialla.
monipuolistaa tiedon hakumahdollisuuksia.
Vaatimukset:
Jos koosteita hyödynnetään tietojärjestelmässä, niiden käytössä pitää noudattaa seuraavia sääntöjä:
 Organisaation on suositeltavaa määritellä soveltuvat käytännöt koosteiden hallintaan. Organisaatio
voi esimerkiksi päättää hallita koosteiden luontia keskitetysti, jolloin vain pääkäyttäjä voi perustaa
uuden koosteen (esimerkiksi uutta hanketta varten) tai vastaavasti kaikilla järjestelmän käsittelijöillä
on mahdollisuus luoda uusia koosteita, jolloin koosteiden käyttö voi olla varsin vapaata.
7 Siirtäminen
Tässä suosituksessa kuvattava asiakirjatietojen siirtäminen on yhtenäinen PAIMAS1
(ISO 20652:2006) -standardin sekä OAIS-viitemallin2 (ISO 14721:2012) kanssa. Siirtämisellä tarkoitetaan
tässä JHS-suosituksessa pääasiassa asiakirjallisten tietojen siirtämistä aineistoa muodostaneesta
järjestelmästä säilyttävään järjestelmään ja mahdollista myöhempää siirtoa säilyttävästä järjestelmästä
toiseen. Suositusta voi soveltuvin osin hyödyntää myös tietojen siirtämisessä asiankäsittelyä toteuttavasta
tietojärjestelmästä toiseen. Jälkimmäisessä tapauksessa siirtämisen vaiheita, kuten sopimuksen laadintaan
liittyviä yksityiskohtia, ei tarvitse noudattaa täydessä laajuudessaan.
7.1
Siirtämisen vaiheet
Siirtämisessä erotetaan neljä vaihetta:
 Siirrettävän aineiston määrittäminen
 Sopiminen (tarvittaessa)
 Siirtäminen
 Varmistaminen.
Mitä siirretään
Siirrettävän
aineiston
määrittäminen
Sopimus
Toteutunut siirto
Tiedon eheyden ja alkuperäisyyden varmistus
Sopiminen
Siirtäminen
Varmistaminen
Kuva 2. Siirtämisen vaiheet.
1 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard:
http://public.ccsds.org/publications/archive/651x0m1.pdf
2 Open Archival Information System
17/23
7.1.1
Siirrettävän aineiston määrittäminen
Ensimmäisessä vaiheessa määritetään, mitä aineistoa tullaan säilyttämään eli mitä siirretään. Kaikki tiedon
myöhempään käytettävyyteen liittyvä suunnittelu on tehtävä etukäteen, jopa ennen kuin aineisto on edes
syntynyt. Esimerkiksi siirrettävät asiakirjatiedot ja niiden tiedostoformaatit on syytä pohtia jo ennalta. Siirron
toteuttamiseen tarvittavat taloudelliset resurssit ja mahdolliset riskit on myös hyvä tunnistaa ajoissa.
Ennakkosuunnittelu on hyvä dokumentoida. Organisaatiolla on myös oltava tieto siitä, mihin järjestelmiin se
on tietojaan siirtänyt ja suunnittelee siirtävänsä.
Vaatimukset:
Siirron osapuolten kesken pitää määrittää, mitä tullaan säilyttämään.
Tiedon käsittely ja hallinta pitää suunnitella siten, että edellytykset tiedon siirrettävyydelle toteutuvat jo
aineiston käsittelyn aktiiviaikana.
Organisaation pitää hallita omien tietojensa siirtoja kokonaisuutena, dokumentoida jo tehdyt siirrot ja
suunnitella tulevat siirtonsa.
7.1.2
Siirrosta sopiminen (tarvittaessa)
Siirrettävästä asiakirjallisesta tiedosta laaditaan sopimus siirron osapuolten välillä riippumatta siitä, onko
säilyttävään järjestelmään tarkoitus siirtää pysyvästi säilytettävää aineistoa tai onko siirrettävä aineisto
määräajan säilytettävää. Sopimisvaiheessa dokumentoidaan milloin on tarkoitus siirtää (aineiston ikä, siirron
ajallinen määre, siirtosykli) sekä miten siirto tapahtuu. Lisäksi dokumentoidaan siirron osapuolten väliset
aineiston ylläpitoon, hallintaan ja säilytystoimintoihin liittyvät vastuut ja velvollisuudet.
Aineiston siirron ehdoissa huomioidaan, että siirrettävä kokonaisuus on sovellusriippumattomassa
tallennusformaatissa ja ymmärrettävissä ilman alkuperäisen järjestelmän tarjoamaa tukea. Siirtopaketti
muodostetaan aineiston varsinaisesta tietosisällöstä ja siihen liittyvistä säilytys- ja kuvailutiedoista.
Mikäli asiakirjatiedoissa on käytetty suojausmekanismeja kuten salasanoja, pitää huolehtia siitä, etteivät ne
estä asiakirjatietojen konvertointia tai vaikuta sen sisältöön.
Vaatimukset:
Siirrosta pitää laatia sopimus luovuttavan ja vastaanottavan osapuolen välillä. Sopimuksessa pitää
dokumentoida osapuolten väliset vastuut ja velvollisuudet sekä se mitä siirretään, milloin ja miten.
Siirrettävien tiedostomuotojen käytöstä pitää sopia vastaanottajan kanssa.
Tiedostomuotojen pitää olla sellaisia, jotka ovat riippumattomia lähdejärjestelmästä. Aineistoa ei saa
myöskään salata tai muutoin saattaa sellaiseen muotoon, joka vaarantaa tiedoston avoimen käytön.
Siirtopaketin pitää muodostua ehyestä kokonaisuudesta, joka koostuu tietosisällöstä ja siihen liittyvistä
säilytystiedoista ja kuvailutiedoista. Siirtopaketit pitää voida yksilöidä.
7.1.3
Siirron toteuttaminen
Siirto toteutetaan teknisesti sopimuksen mukaisilla ehdoilla. Asiakirjatietojen siirrossa voidaan hyödyntää
erilaisia rajapintaratkaisuja (esimerkiksi CMIS3). Siirron toimivuutta käytännössä testataan.
3
Content Management Interoperability Services (CMIS) on avoin standardi, joka mahdollistaa
sisällönhallintajärjestelmien keskinäisen yhteentoimivuuden, kuten tietojen siirron. Tätä voidaan hyödyntää myös
järjestelmissä, joissa toteutetaan asiankäsittelyä.
18/23
Vaatimukset:
Siirtotoiminnallisuutta pitää testata ennen tuotantosiirtoja.
7.1.4
Varmistaminen
Siirron jälkeen varmistetaan, että siirretty aineisto on saapunut vastaanottavaan järjestelmään eheänä ja
alkuperäisenä sekä tietosisällöltään että kuvailutiedoiltaan. Lisäksi varmistetaan, että aineisto on saapunut
siltä taholta, mikä sopimuksessa on määritelty.
Vaatimukset:
Siirretyn aineiston alkuperäisyys ja eheys pitää todentaa varmistamalla, että siirrettyyn kokonaisuuteen
sisältyvä tietosisältö, säilytystiedot ja kuvailutiedot ovat siirtyneet vastaanottavaan järjestelmään siinä
muodossa kuin lähettävä osapuoli on tarkoittanut ja että lähettäjä on kiistattomasti tunnistettu.
7.2
Tietojärjestelmästä siirrettävät asiakirjatiedot ja niille asetettavat vaatimukset
Siirtokokonaisuudella tarkoitetaan tässä tietojärjestelmässä sovituin kriteerein muodostettua asiakirjatietojen
kokonaisuutta. Siirtokokonaisuus muodostuu tietojärjestelmässä käsitellyistä asioista, näihin liittyvistä
toimenpiteistä sekä asiakirjatiedoista. Vastaavasti siirtokokonaisuuteen sisältyvät asiakirjatiedot on kytketty
toimenpiteisiin ja asian tietoihin. Tietojärjestelmästä siirrettäväksi tarkoitettu aineisto voidaan jakaa useisiin
erillisiin itsenäisiin siirtokokonaisuuksiin, jotka voidaan siirtää eri aikoihin.
Aineiston poiminnan ehtoina käytetään vähintään sitä, että siirrettävien asioiden käsittely on päättynyt ja että
siirrettävät asiakirjat liittyvät päättyneeseen asiaan ja ovat lukittuneessa tilassa. Tietojärjestelmä poimii
siirrettävät asiakirjatiedot käyttäen erilaisia kriteereitä, esim. aikajaksoja tai luokkia.
Esimerkki: Organisaatio haluaa siirtää kaikki yli kaksi vuotta vanhat lupa-asiat säilytykseen.
Siirtokokonaisuuden poiminnan perusteiksi määritellään tietojärjestelmässä: 1) asian päättämisen
päiväyksen tulee olla vähintään kaksi vuotta vanha, 2) tietyt tehtäväryhmät, joista asiakirjatiedot
poimitaan. Näiden kriteerien mukaan siirtotoiminnallisuus poimii siirrettävät asiakirjatiedot ja
muodostaa niistä siirtokokonaisuuden.
Tietojärjestelmässä tulee kyetä hallitsemaan siirrettyjä asiakirjatietoja. Siirretyt asiakirjatiedot on voitava
poistaa luotettavasti tietojärjestelmästä siten, että niiden metatiedot kuitenkin edelleen säilyvät.
Vaatimukset:
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jolla sellaiset asiakirjatiedot, joiden käsittely on päättynyt,
voidaan siirtää erilliseen tietojärjestelmään säilytystä varten.
Siirrettäviin asioihin linkitettyjen asioiden käsittelyn pitää olla päättynyt.
Siirtokokonaisuuteen kuuluvien asiakirjatietojen pitää olla ehyt kokonaisuus, joka muodostuu
tietojärjestelmässä käsitellyistä asioista, näihin liittyvistä toimenpiteistä sekä asiakirjatiedoista.
Aineiston pitää olla sellaisessa tilassa, että siihen ei kohdistu muutostarpeita ja että sitä ei voi enää muokata.
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jolla siirrettäväksi tarkoitetut asiakirjatiedot voidaan poimia
määrättyjen poimintakriteerien mukaan siirtokokonaisuudeksi.
Tietojärjestelmässä pitää olla toiminnallisuus, jolla onnistuneesti siirretyt asiakirjatiedot merkitään tilaltaan
siirretyiksi.
19/23
7.2.1
Tiedostoformaatit
Asiakirjatiedot pitää siirtää siirtokelpoisissa formaateissa. Mikäli asiakirjatieto ei ole valmiiksi
siirtokelpoisessa formaatissa, se pitää konvertoida sellaiseen muotoon viimeistään siirron yhteydessä.
Siirtokelpoisia formaatteja ovat esimerkiksi PDF/A-1a, PDF/A-1b; PDF/A-2a; PDF/A-2b; PDF/A2u; TIFF 6.0 ja XML versio 1.0.
7.2.2
Siirtopaketin muodostaminen
Siirtopaketti muodostuu kolmesta osasta: itse asiakirjatiedoista (tiedostot), asiakirjatietojen ja niiden
käsittelyn metatiedoista, jotka siirretään xml-muodossa sekä siirron eheyden ja alkuperäisyyden todentavasta
varmistetiedostosta.
Vaatimukset:
Asiakirjatietojen ja niiden käsittelyn metatiedot pitää siirtää noudattaen sovittua rakennetta ja skeemaa.
Asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjatietojen metatiedoista pitää siirtää vähintään skeeman mukaiset
pakolliset metatiedot.
Tietojärjestelmästä saa siirtää myös muita metatietoja. Metatietojen pitää tällöin noudattaa jotakin standardia
xml-rakennetta ja metatiedoissa pitää olla viittaukset asiakirjatietoihin (tiedostoihin).
Siirtokokonaisuus ei saa sisältää asiakirjatietoja, joihin ei ole viittauksia metatiedoissa.
Tietojärjestelmässä pitää olla ominaisuus, jolla siirtokokonaisuus muodostuu sellaiseen
hakemistorakenteeseen, että se on siirrettävissä yhtenä yhtenäisenä kokonaisuutena säilytystä toteuttavaan
tietojärjestelmään.
Siirtokokonaisuus pitää varmentaa luotettavasti niin, että siirtokokonaisuuden eheys ja vastuussa oleva
lähettäjä voidaan todentaa vastaanoton yhteydessä.
7.2.3
Varmisteen käyttö
Eheystunnisteena käytetään tiedostosta laskettavaa tarkistesummaa, joka yhdessä siihen käytetyn laskentaalgoritmin kanssa ilmaistaan siirtokokonaisuuden yhteydessä.
Jokaisesta siirtokokonaisuuteen sisältyvästä tiedostosta pitää laskea viimeistään siirto-kokonaisuuden
muodostamisen yhteydessä eheystunniste muuttumattomuuden havaitsemiseksi. Eheystunniste pitää
tallentaa osaksi siirtokokonaisuutta.
Eheystunniste on suositeltavaa laskea asiakirjatiedoille jo siinä vaiheessa kun asiakirjatieto merkitään
valmiiksi, jolloin sen tietosisältöä ei voi enää muuttaa. Jos asiakirjatiedolle on laskettu jo aiemmin
eheystunniste, voidaan samaa eheystunnistetta hyödyntää myös siirron yhteydessä.
Eheystunnisteena on suositeltavaa käyttää seuraavia4 algoritmeja:
 MD5, SHA-1, SHA-224, SHA-256, SHA-384 tai SHA-512
8 Hävittäminen
Määräajan säilytettävät asiakirjatiedot metatietoineen pitää hävittää luotettavasti niiden säilytysaikojen
umpeuduttua riippumatta missä järjestelmässä niitä säilytetään. Määräajan säilytettävät asiat ja asiakirjat
voidaan hävittää tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ilman erillistä hyväksymismenettelyä.
Vaatimukset:
4
KANSALLISEN DIGITAALISEN KIRJASTON STANDARDISALKKU 24.2.2014
20/23
Hävittäminen pitää toteuttaa siten, että seuraavat hävittämiskriteerit täyttyvät:
 asiakirjatiedot liittyvät arkistoituun käsittelyprosessiin (asiaan) eli asian käsittely on päättynyt
 hävitysesitykseen sisältyvä asiakirjatieto tai käsittelyprosessi (asia) ei saa viitata suhdemerkinnöin
eikä olla linkitettynä keskeneräiseen käsittelyprosessiin (asiaan).
 asiakirjatiedon tietosisältöä ei voi enää muuttaa
 asiakirjatiedon säilytysaika on päättynyt.
Tietojärjestelmän pitää säilyttää asian metatiedot, jos asialla on pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.
Asian sisältäessä vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, asian metatiedot sekä ns. diaaritiedot saa hävittää
viimeisen asiakirjan säilytysajan umpeuduttua.
Organisaation pitää kuvata käytäntö, jolla määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittäminen
toteutetaan.
Hävittämisen kuvaukseen pitää sisällyttää tiedot kuinka usein järjestelmästä hävitetään asiakirjatietoa, miten
hävittämisprosessia ohjataan, miten hävittämisprosessi käynnistyy, millaisina kokonaisuuksina hävittäminen
tehdään ja miten toimitaan poikkeamatilanteissa.
Mikäli hävittämiseen halutaan liittää hyväksymismenettely, kuvataan lisäksi miten siihen liittyvät eri vaiheet
hyväksytään, hävittämiseen liittyvät roolit ja vastuut, miten hävittäminen dokumentoituu prosessina ja
tietojärjestelmässä sekä kuka hävittämiskäytänteen on laatinut ja hyväksynyt.
Tietojärjestelmän on suositeltavaa tuottaa ilmoitus tulevasta hävittämisajosta määritellyn roolin mukaiselle
henkilölle ennen hävittämisen toteutumista.
Hävittämisestä saa muodostua tarkistuslista tai muu raportti, josta hävittämiseen menevät tiedot voidaan
tarkistaa ennen hävittämisen toimeenpanoa.
Hävittämisajo pitää pystyä hylkäämään, jolloin hävitystä ei tehdä.
Asiakirjojen hävittämisen pitää tapahtua siten, että hävitettävät tiedostot eivät ole käyttäjän palautettavissa.
Asiakirjojen versiot saa hävittää aikaisemmin, mutta viimeistään kun hyväksytyn asiakirjan säilytysaika
päättyy tai tiedot siirretään säilytykseen.
Tietojärjestelmän tietojen varmuuskopiot pitää hävittää niille määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa.
 Tietojärjestelmän ylläpitäjä ei saa palauttaa hävitettyjä tietoja takaisin ilman sen tahon suostumusta,
joka on vastannut tietojen hävittämisestä.
 Palauttaminen voisi tulla kyseeseen siinä tapauksessa, että hävittämisen yhteydessä on havaittu
tapahtuneen jokin hallinnollinen tai tekninen virhe, joka halutaan näin peruuttaa.
Säilytykseen siirretty aineisto pitää pääsääntöisesti poistaa organisaation muista tietojärjestelmistä.
 Perustellusta syystä organisaatio saa säilyttää muissa tietojärjestelmissään säilytykseen jo siirrettyä
tietoa. Tällöin tieto on suositeltavaa varustaa tähän liittyvällä tilaa kuvaavalla metatiedolla.
 Tietojen siirtäminen rajallisin käyttöoikeuksin varustettuun passiivikantaan ei ole tietojen
hävittämistä.
Asiakirjoja ja toimenpiteitä saa poistaa tietojärjestelmästä asian käsittelyn aikana. Poisto-oikeudet pitää
määritellä ennakkoon. Poistoista pitää tallentua merkintä tietojärjestelmän lokimerkintöihin.
9 Sähköinen asiointi
Sähköisen asioinnin toteutukset on pyrittävä integroimaan tiiviisti viranomaisen asianhallintaprosesseihin
siten, että asiakkaan antamat tiedot siirtyvät mahdollisimman sujuvasti osaksi tietojärjestelmää. Sähköisen
21/23
asioinnin taustalla on suositeltavaa hyödyntää monipuolisesti erilaisia automaattisia työnkulkuja, joissa
asiakkaalle voidaan tuoda tai verrata asiakkaan toimittamia tietoja muihin tietoihin.
Sähköisessä asioinnissa asiakkaalle näkyvä asiointiliittymä toimii ennen muuta käyttöliittymänä, mutta
asiointiprosessi tapahtuu valtaosin viranomaisen tietojärjestelmissä. Asiakkaan asiointiprosessi saattaa
jakaantua myös usealle viranomaiselle tai siihen voi osallistua usea eri viranomainen.
Asian avauksen yhteydessä asia saa tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt oletusmetatiedot luokituksen
mukaan. Avattavan asian luokitus ja muut tiedot (esim. asian nimeke, kuvaus, vireillesaattaja, asianosainen)
voidaan saada suoraan sähköisen asioinnin kautta toimitettavista tiedoista, kuten esimerkiksi sähköisen
lomakkeen tiedoista.
Asiakirjatiedot saavat tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt oletusmetatiedot luokituksen ja asiakirjatyypin
mukaan. Asiakirjatyyppi -tieto saadaan asiointipalvelun kautta toimitettavista tiedoista.
Asiakas voi osallistua tai seurata asian käsittelyn etenemistä sähköisen asiointipalvelun kautta.
Asiointipalvelun kautta voidaan välittää asianhallinnasta asiakkaalle esimerkiksi lisätietopyyntöjä tai
tilatietoja.
Vaatimukset:
Tietojärjestelmän pitää lähettää asian vireille panijalle automaattinen vastaanottokuittaus kun asiakirjatiedot
on vastaanotettu tietojärjestelmässä. Kuittaus pitää lähettää vasta kun asiakirjatiedot on tosiasiallisesti
vastaanotettu joko sähköisen asioinnin palvelussa tai operatiivisessa tietojärjestelmässä.
Tieto asiakkaan suostumuksesta sähköiseen tiedoksiantoon pitää tallentua tietojärjestelmässä asialle.
Tietojärjestelmän pitää lähettää automaattinen vastaanottokuittaus asiakkaalle myös kaikista sähköisen
asioinnin kautta toimitetuista lisätiedoista tai täydennyksistä. Kuittaus pitää lähettää vasta kun asiakirjatiedot
on tosiasiallisesti vastaanotettu tietojärjestelmässä.
10 Asiakirjatiedon hyödyntäminen ja yhteentoimivuus
Tietohallintolain mukaisesti kansallinen yhteentoimivuus on tiedon ja sitä käsittelevien ratkaisujen
yhteentoimivuutta. Tätä edistetään julkisen hallinnon yhteisillä kokonaisarkkitehtuurikuvauksilla ja
määrityksillä. Tiedonsiirto- ja rajapintatekniikoiden lisäksi yhdenmukaisuus edellyttää tietosisältöjen
yhdenmukaisuutta ja prosessien sujuvuutta. Tietosisältöjen yhdenmukaisuutta toteutetaan edistämällä tiedon
esittämistä rakenteisesti esimerkiksi XML-muodossa ja määrittämällä näiden rakenteisten muotojen
tietosisältö sopivilla kuvaustavoilla, esimerkiksi XML-skeemojen avulla. Tiedon esittäminen näin lisää
mahdollisuuksia käyttää jo kirjoitettua tietoa uudelleen ja helpottaa tiedon siirtämistä tietojärjestelmästä
toiseen.
Julkisuuslaki edellyttää, että julkisen hallinnon organisaatioiden käsittelemien julkisten asiakirjatietojen tulee
olla vaivattomasti kansalaisten saatavilla. Hallinnon läpinäkyvyyden lisäämiseksi tiedot tarjotaan
mahdollisimman ajantasaisina julkaisemalla ne organisaation verkkosivuilla tai koneluettavassa muodossa
avoimena datana.
Laadukkaat metatiedot ovat edellytyksenä julkisten tietojen vaivattomalle saatavuudelle. Tietojen avoin
saatavuus on mahdollista vain, jos asiakirjatietojen julkisuutta ja salassapitoa koskevat metatietoarvot ovat
oikein ja ajan tasalla. Julkisuutta ja salassapitoa osoittavat oletusmetatietoarvot saadaan
tiedonohjaussuunnitelmasta. Asioilla ja asiakirjatiedoilla tulee olla selkeät ja informatiiviset kuvailutiedot,
joiden avulla asiakirjatiedot ovat haettavissa ja löydettävissä.
Vaatimukset:
22/23
Asiankäsittelyä toteuttavassa tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla ominaisuudet, joilla keskeiset julkiset
asiat ja asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä, esimerkiksi organisaation verkkosivuilla tai avoimena
datana.
Tietojärjestelmässä on suositeltavaa olla toiminnallisuus, jolla yksittäisten metatietojen (esim. kuvaus metatieto) näkyvyyttä voidaan hallita järjestelmän sisällä, sen käyttäjille ja avattaessa julkisia tietoja. Tässä
tapauksessa tietojärjestelmän henkilötietoja sisältävät ja salassa pidettävät tiedot pitää määritellä rekisterissä.
Esimerkki: Tietojärjestelmässä voidaan määritellä, että henkilöstöhallinnon tehtäväryhmiin kuuluvista
asioista ei julkaista tietoja avoimesti saataville.
11 Opastavat tiedot
Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh. 0295 16001,
sähköposti: [email protected].
JHS-järjestelmän verkkosivut: http://www.jhs-suositukset.fi
12 Liitteet
Liite 1. Metatietokortit
Liite 2. Pakolliset vaatimukset
Liite 3. Vertailu Sähke2-normin ja JHS176:n välillä
23/23

suositusluonnos - JHS

Transcription

Similar documents

Tietohallintomalli käytännössä – ICT

omakätinen allekirjoitus

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne - JHS

JIT 2015_ehdot

Lataa - Päijät-Hämeen Liitto

JHS 176 - JHS

Prosessien kuvaaminen HBCOy.pdf

Kanta Sosiaalihuollon asiakirjastandardi

Tietohallintostrategia 2013-2016, tilanne