docSosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet
download 
Report Transcription
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet
Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet Perusturvalautakunta 13.10.2015 www.ylojarvi.fi YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 2 (28) TIIVISTELMÄ Sosiaalihuoltoa toteutettaessa tulee huolehtia siitä, että asiakkaan yksityiselämän suoja ja muut yksityisyyttä turvaavat perusoikeudet otetaan huomioon ja että tämä vaatimus toteutuu myös sosiaalihuollon asiakastietojen ja asiakirjojen käsittelyssä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää, julkisuuslain tarkoittamaa viranomaisen asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevaa tietoa. Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Jokaisella asiakastietoja käsittelevällä on niitä koskeva vaitiolovelvollisuus. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutettaessa tulee varmistaa, että luovutukselle on sosiaalihuollon asiakaslain mukainen peruste eli joko asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomainen suostumus tai tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty. Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetun rekisterinpitäjän henkilörekisteriin tiedot talletetaan. Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava tieto siitä, miten hän voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettuja oikeuksiaan. Asiakkaan informoimiseksi tarpeelliset tiedot on rekisterikohtaisissa tietosuoja-selosteissa, jotka täytyy olla asiakkaan saatavilla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä edellyttää, että Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon toimintayksikön vastaavan johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä. Näiden ohjeiden ja määräysten tarkoituksena on varmistaa, että Ylöjärven kaupungin henkilörekistereiden asiakastietoja käsittelevällä henkilöstöllä on asianmukaiset tiedot niistä vaatimuksista, joita voimassa oleva lainsäädäntö sekä hyvä tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatapa edellyttävät. Ohjeiden tarkoituksena on samalla varmistaa henkilökunnan oikeusturvan toteutumista. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 3 (28) 1. ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT OHJEET 4 1.1. Asiakastietojen käsittelyä koskevia säädöksiä 4 1.2. Henkilörekisteri 5 1.3. Asiakasasiakirjat 5 1.4. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus 6 1.5. Asiakastietojen luovuttaminen 7 1.5.1. Tietojen luovuttamisen perusteet 7 1.5.2. Alaikäinen asiakas 9 1.5.3. Sosiaalihuollon sisäinen tietojen käyttö 10 1.5.4. Sosiaalihuollon viranomaisen lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa tietoja muun lainsäädännön perusteella 11 1.5.5. Salassapidettävien potilastietojen luovuttamisesta 19 1.5.6. Ulkopuoliset palveluntuottajat 19 1.5.7. Tietojen luovuttamisen laajuus 19 1.5.8. Tietojen luovutus puhelimitse, telefaksilla tai sähköpostitse 19 1.5.9. Tieteelliset tutkimukset 19 1.5.10. Asiakastietojen luovuttamisesta tehtävät merkinnät 21 1.5.11. Asiakastietojen luovuttamisesta vastaavat tahot 22 1.6. Asiakkaan tai asianosaisen oikeudet ja niiden toteuttaminen 22 1.6.1. Rekisteriseloste 22 1.6.2. Asiakkaiden informointi tietojensa käsittelystä 22 1.6.3. Asiakkaan oikeus saada tarkastaa tietonsa (Henkilötietolaki) 23 1.6.4. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin (Julkisuuslaki) 24 1.6.5. Asiakkaan oikeus vaatia virheellinen tieto korjattavaksi 26 1.6.6. Tietojärjestelmien lokitietoihin liittyvät oikeudet 26 1.7. Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet 27 1.7.1. Asiakirjojen aktiivikäyttö 27 1.7.2. Asiakirjojen säilyttäminen 28 1.7.3. Asiakirjojen hävittäminen 28 YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 4 (28) 1. Asiakastietojen käsittelyä koskevat ohjeet Sosiaalihuoltoa toteutettaessa tulee huolehtia siitä, että asiakkaan yksityiselämän suoja ja muut yksityisyyttä turvaavat perusoikeudet otetaan huomioon ja että tämä vaatimus toteutuu myös sosiaalihuollon asiakastietojen ja asiakirjojen käsittelyssä. Näiden ohjeiden ja määräysten tarkoituksena on varmistaa, että henkilöstöllä on asianmukaiset tiedot niistä vaatimuksista, joita voimassa oleva lainsäädäntö sekä hyvä tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatapa edellyttävät asiakastietojen käsittelyssä. Ohjeiden tarkoituksena on samalla varmistaa henkilökunnan oikeusturvan toteutumista. Asiakasasiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan asiakirjojen laatimista, käyttöä, säilyttämistä, hävittämistä ja tietojen luovuttamista. Sosiaalihuollon toteuttamista arvioitaessa yksi tärkeä peruste on se, että asiakas voi luottaa saavansa laadukasta palvelua ja hänen asiakastietojaan käsitellään laillisesti ja huolellisesti. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 20§:n mukaan sosiaalihuollon vastaavan johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä. Tämä ohje on hyväksytty perusturvalautakunnan päätöksellä. Ohjetta päivitetään ja viimeinen päivitysaika on ohjeen etusivulla. Ohje löytyy kaupungin Ylönetistä perusturvan ohjeista. 1.1. Asiakastietojen käsittelyä koskevia säädöksiä 1. Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös 2. Henkilötietolaki 3. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Julkisuuslaki) 4. Sosiaalihuollon lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä a. Sosiaalihuoltolaki b. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista c. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista d. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä e. Laki toimeentulotuesta f. Lastensuojelulaki g. Laki kehitysvammaisten erityishuollosta h. Päihdehuoltolaki YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 5 (28) i. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 5. Muu lainsäädäntö a. Arkistolaki b. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 6. Lisäksi lukuisiin erityislakeihin liittyy asiakastietojen luovuttamiseen liittyviä säädöksiä 1.2. Henkilörekisteri Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa kokonaisuutta. Sosiaalihuollossa henkilörekisterit määrittyvät sosiaalihuollon lainsäädännössä määriteltävien tehtävien perusteella. Sosiaalihuollon asiakirjoista muodostuu Henkilötietolain tarkoittamia henkilörekistereitä, joiden pitämisestä on vastuussa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä vastaa myös asiakasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä. Henkilötietoja kerättäessä, tallennettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa on noudatettava huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietolain edellyttämistä rekisteriselosteista ilmenee rekisterinpitäjä, rekisteriasioista vastaavat henkilöt, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet sekä rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Ylöjärven kaupungin rekisteriselosteet löytyvät kaupungin internetsivulta https://ylojarvi-fi.aldone.fi/perhe-ja-sosiaalipalvelut/. Juridisena rekisterinpitäjänä sosiaalihuollon henkilörekisterien osalta toimii perusturvalautakunta, jonka järjestämisvelvollisuuden piiriin sosiaalihuollon palvelut kuuluvat. Hankittaessa palveluja toiselta palvelujen tuottajalta tulee sopia kirjallisesti tehtävällä sopimuksella asiakasasiakirjatietojen rekisterinpitoon ja tietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ja vastuista sekä varmistua siitä, että asiakirjoihin sisältyvien tietojen salassapitoa ja vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä noudatetaan. 1.3. Asiakasasiakirjat Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää, julkisuuslain tarkoittamaa viranomaisen asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevaa tietoa. Asiakasasiakirjat voivat olla joko sähköisesti tai manuaalisesti ylläpidettäviä. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 6 (28) Sosiaalihuollon henkilörekisteri muodostaa asiakirjakokonaisuuden, joka koostuu palvelukohtaisesta asiakaskertomuksesta ja siihen liittyvistä muista asiakirjoista kuten palvelusuunnitelmista, etuutta tai palvelua koskevista hakemuksista, asiakasta koskevista päätösasiakirjoista ja niiden liitteistä, asiakkaan antamista tai sosiaalihuollon viranomaisen hankkimista selvityksistä ja lausunnoista. Asiakkaista saa kerätä ja asiakasrekisteriin tallettaa vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakkaalle annettavaan sosiaalihuoltoon liittyen. Asiakasrekisterin tietosisältö on siten erilainen siitä riippuen, mistä rekisteristä ja palvelusta tai etuudesta on kyse. Asiakasasiakirjojen tehtävänä on tukea asiakkaan saaman sosiaalihuollon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää huollon jatkuvuutta. Asiakirjoihin tulee merkitä kyseessä olevan sosiaalihuollon palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset sekä laajuudeltaan riittävät tiedot. Sosiaalihuollon henkilöstö on velvollinen huolehtimaan tekemiensä merkintöjen oikeellisuudesta ja virheettömyydestä. Asiakirjoissa käytettävän kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävää, ja niissä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä. Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan. Asiakasasiakirjojen kopioita/tulosteita koskevat samat tietosuoja- ja salassa pitosäännökset kuin alkuperäisiä asiakirjoja. Ne on hävitettävä käytön jälkeen siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoa. Työntekijällä on oikeus kirjoittaa väliaikaiset muistiinpanot puhtaaksi tai siirtää ne osaksi muuta valmistelevaa asiakirjaa, jolloin muistiinpanot on laadittu ainoastaan muistin tueksi ja apuvälineeksi. Tällaiset väliaikaiset aineistot ja merkinnät tulee hävittää heti niiden käytyä tarpeettomiksi. Jos muistiinpanoja ei kirjoiteta puhtaaksi ne muuttuvat virallisiksi asiakirjoiksi, jotka asiakkaalla on oikeus nähdä. Tällaiset muistiinpanot on sisällytettävä asiakkaan asiakirjoihin. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista määrittelee asiakirjatyypeittäin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin kirjattavat tietosisällöt. Lain perusteella terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Laki on tullut voimaan 1.4.2015 ja asiakastietojen kirjaamista koskevia säännöksiä sovelletaan asiakastietojen sähköisen käsittelyn osalta pääosin viimeistään 1.1.2017 alkaen. 1.4. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Jokaisella asiakastietoja käsittelevällä on niitä koskeva julkisuuslain 23 §:ään perustuva vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 7 (28) Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia asiakastietoja riippumatta siitä, miten tai mihin ne on tallennettu tai millä tavalla tieto on saatu (kirjallisesti, suullisesti, havainnoimalla tai esimerkiksi videokuvaamalla). Salassa pidettävien tietojen selville ottaminen muita kuin työtehtäviä varten on ehdottomasti kielletty. Tietojen oikeudettomalle käytölle on säädetty rikoslaissa sakko- ja vankeusrangaistukset. Henkilörekisterien tietojen asianmukaista käyttöä valvotaan mm. tietojärjestelmien käyttölokijärjestelmän avulla. Sosiaalihuollon järjestäjä tai tuottaja taikka niiden palveluksessa oleva samoin kuin sosiaalihuollon luottamustehtävää hoitava ei saa ilman asiakkaan suostumusta antaa sivulliselle asiakasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. Suostumus tulee pyytää pääasiallisesti kirjallisena. Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, jolla ei ole lain mukaista oikeutta tiedon saantiin. Sivullinen on myös samalla tehtävänimikkeellä työskentelevä kollega, jonka tehtäviin asiakkaan asiat eivät kuulu. Tampereen kaupunkiseudun kunnissa on otettu käyttöön huhtikuusta 2013 alkaen sähköinen tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumus. Jokainen työntekijä saa sitoumuksen luettavakseen ja hyväksyttäväkseen kirjautuessaan tietokoneelle henkilökohtaisilla Windows-tunnuksillaan. Tiedot sitoumuksen sähköisesti hyväksyneistä tallentuu automaattisesti Tampereen seudun Tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksien henkilörekisteriin. 1.5. Asiakastietojen luovuttaminen 1.5.1. Tietojen luovuttamisen perusteet Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutettaessa tulee varmistaa, että luovutukselle on sosiaalihuollon asiakaslain mukainen peruste eli joko asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomainen suostumus tai tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty. Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilannetta, jossa asiakastietoja annetaan pyynnöstä jollekin asiakkaan tietoihin nähden sivulliselle taholle. Kun asiakastietoja annetaan tarkastusoikeuden perusteella asiakkaalle itselleen, kysymys ei ole tietojen luovuttamisesta juridisessa merkityksessä. Tietoja pyytävän on selvitettävä luovuttajataholle, mitä henkilötietoja pyydetään ja mihin käyttötarkoitukseen niitä pyydetään sekä esitettävä joko rekisteröidyn suostumus tai se lainkohta, joka oikeuttaa tietojen saamiseen suostumuksesta riippumatta. Tietojen luovuttajan on arvioitava, että laissa säädetyt luovutusedellytykset täyttyvät. Luovutuksen kohteena voi olla vain tarpeellisia tietoja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta katsottuna. Käyttötarkoituksen kannalta tarpeettomia tietoja ei voida luovuttaa edes asiakkaan suostumuksella. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 8 (28) Kirjallinen suostumus Pääsäännön mukaan sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Mikäli sivulliselle luovutettava aineisto sisältää useita henkilöitä koskevaa salassa pidettävää tietoa, on suostumus saatava heiltä kaikilta. Suostumuksesta tulee ilmetä: kenen tietoja luovutetaan kenelle tietoja luovutetaan mitä tietoja luovutetaan mihin käyttötarkoitukseen tietoja luovutetaan luovutuksen peruste (suostumus tai laki/lainkohta) päivämäärä ja asiakkaan tai laillisen edustajan allekirjoitus Kirjallisesta suostumuksesta tehdään merkintä myös asiakkaan asiakaskertomukseen. Asiakas voi koska tahansa perua antamansa suostumuksen ja perumisesta on myös tehtävä merkintä asiakaskertomukseen. Suullinen suostumus Jos suostumus pyydetään suullisesti, tulee sen sisältö kirjata asiakasasiakirjoihin. Suullista suostumusta käytetään vain poikkeustapauksessa, koska ennakollisen suostumuksen olemassaolo voidaan näyttää kirjallisena varmemmin toteen. Sosiaaliasiamiehen toiminnassa poiketaan työn luonteesta johtuen pääsäännöstä ja suostumus asiakkaalta pyydetään pääosin suullisesti. Sosiaaliasiamies kirjaa ja arkistoi itse saamansa suullisen suostumuksen ja sosiaaliasiamiehelle voidaan luovuttaa suostumuksen mukaiset asiakastiedot myös puhelimitse (huomioi tämä kohdissa 1.5.8 ja 1.5.10.). Lakiin perustuva oikeus Asiakastietoja saadaan luovuttaa, jos tietojen pyytäjä esittää tietojen saamiselle lakiin perustuvan oikeuden tai oikeudesta tietojen luovuttamiseen on laissa säädetty. Sosiaalihuollon asiakaslain 17 – 18 §:ssä säädetään siitä, millä edellytyksillä salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta. Valvonta Henkilörekisteristä vastaava perusturvalautakunta vastaa henkilörekisterin lainmukaisuudesta. Tuotantoyksiköistä vastaavat esimiehet valvovat asiakastietojen käsittelyä ja vastaavat tietojen luovuttamisesta ja luovutusten lainmukaisuudesta. Ylöjärven kaupungin sosiaalipalvelujen tietosuojavastaava ja hänen varahenkilönsä auttavat tarvittaessa henkilökuntaa tietojen luovuttamiseen liittyvissä juridisissa kysymyksissä. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 9 (28) 1.5.2. Alaikäinen asiakas Sosiaalihuollon asiakaslain 10 §:n mukaan alaikäisen asiakkaan toivomukset ja mielipide on selvitettävä ja otettava huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa edellyttämällä tavalla. Tämän vuoksi on asiakaslain 16 §:n mukainen suostumus pyydettävä alaikäiseltä, jos alaikäisellä itsellään on edellytykset arvioida suostumuksen merkitys kyseisessä asiassa. Mikäli asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Alaikäisen laillinen edustaja on lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta annetun lain tarkoittama lapsen huoltaja. Alaikäisen laillinen edustaja voi olla myös holhoustoimilain tarkoittama edunvalvoja. Asiakaslain mukaan alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Huoltajan suostumuksella ei saa luovuttaa lasta koskevia tietoja, jos huoltajalla itsellään ei ole oikeutta tiedon saantiin alaikäisen kiellettyä tietojen antamisen hänelle. Tiedon luovutus sivulliselle voi tapahtua tällöin lapsen suostumuksella tai asiakaslain 17 §:n ja 18 §:n perusteella. Alaikäisen kielto-oikeudella ei voida rajoittaa laillisen edustajan oikeutta saada alaikäistä koskevia asiakastietoja julkisuuslain 11 §:n mukaisen asianosaisaseman perusteella. Tällöinkin tietojen luovuttajan on harkittava, onko tietojen antamiselle vastoin alaikäisen kieltoa jokin julkisuuslain 11 §:ssä mainittu epäämisperuste, kuten lapsen etu tai erittäin tärkeä yksityinen etu. Alaikäisen huoltaja tai muu laillinen edustaja ei myöskään voi päättää alaikäistä koskevien salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta, jos alaikäisen ja hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa edut olisivat tai saattaisivat olla asiassa ristiriidassa keskenään. Tällöin tulee tehdä holhoustoimilain mukainen hakemus tai ilmoitus edunvalvojan määräämiseksi lapselle, jos se on tärkeää alaikäisen edun turvaamiseksi. Mikäli on perusteltu syy olettaa, että huoltaja ei voi puolueettomasti valvoa lapsen etua ja lapselle on määrätty edunvalvoja, antaa suostumuksen lapselle määrätty edunvalvoja. Asian luonteesta ja alaikäisen kypsyydestä riippuu, voidaanko tietoja luovuttaa laillisen edustajan suostumuksella vastoin alaikäisen omaa suostumusta. Edunvalvoja ei voi antaa suostumusta, jos alaikäisellä asiakkaalla on itsellään edellytykset arvioida annettavan suostumuksen merkitys juuri kyseisessä asiassa. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 10 (28) 1.5.3. Sosiaalihuollon sisäinen tietojen käyttö Sähköiseen Effica Yksilö- ja perhehuolto -asiakastietojärjestelmään on tallennettu sosiaalihuollon asiakastietoja 15.5.2006 alkaen. Järjestelmässä ylläpidetään sähköisesti seuraavia asiakasrekistereitä: kehitysvammahuollon rekisteri koulun sosiaalityön rekisteri kuntouttavan työtoiminnan rekisteri lastensuojeluilmoitusten rekisteri lastensuojelun rekisteri lastensuojelun valvontarekisteri pakolaishuollon rekisteri perhetukikeskuksen rekisteri perhetyön rekisteri päihdehuollon rekisteri sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen rekisteri toimeentulotuen rekisteri työvoimapalvelujen rekisteri vammaispalvelujen rekisteri Sähköiseen ProConsona Lastenvalvoja –järjestelmään on tallennettu sosiaalihuollon asiakastietoja. Järjestelmässä ylläpidetään sähköisesti seuraavia asiakasrekistereitä: isyyden selvittämisen asiakasrekisteri lapsen huollon ja tapaamisoikeuden rekisteri Käyttäjät näkevät työtehtävissä tarpeelliset asiakastiedot annettujen käyttöoikeuksien mukaisesti Efficasta ja ProConsonasta. Käyttöoikeuksien määrittely on perustunut sosiaalihuollon toimintojen ja tehtävien kartoitukseen ja analysointiin. Määrittelyä tehtäessä on arvioitu, mitä asiakkaiden henkilötietoja ja mitä tarkoitusta varten sekä millä tavoin eri tehtävissä ja niihin kuuluvien toimintojen eri vaiheissa on tarpeen käsitellä. Jos samassa toimintayksikössä (esim. lastensuojelulaitos) työskentelevillä työntekijöillä on erilaisia käyttöoikeuksia asiakastietoihin, ei asiakastietoja saa esim. tulostaa osaston tai yksikön työntekijöiden yleiseen käyttöön. Effican käyttöönottoa edeltävät asiakirjat ovat asiakkaan asiakasaktissa sosiaalihuollon toimintayksikössä tai perusturvakeskuksen arkistossa, jos asiakasakti on asiakkuuden päättyessä toimitettu arkistoon säilytettäväksi. Effican asiakas-näytöllä on viite siitä, missä asiakkaan asiakirjoja säilytetään. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 11 (28) 1.5.4. Sosiaalihuollon viranomaisen lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa tietoja muun lainsäädännön perusteella 1.5.4.1. Salassapidettävien tietojen antaminen asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi Asiakaslain 17§:n mukaan tietoja voidaan antaa eräissä tilanteissa asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi, jos suostumusta ei voida saada taikka jos asiakas nimenomaisesti kieltää tiedon luovuttamisen. Edellytyksenä on, että asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumusta on pyydetty, jos se on mahdollista vaarantamatta toimenpiteen tarkoitusta ja että tiedot ovat välttämättömiä. Tietoja voidaan luovuttaa jos se, jota asiakirja koskee, on hoidon tai huollon ilmeisessä tarpeessa terveytensä, kehityksensä tai turvallisuutensa vaarantumisen vuoksi eikä hoidon tai huollon tarvetta muutoin voida selvittää taikka hoidon tai huollon toimenpiteitä toteuttaa. Tietoja voidaan antaa toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiannosta sosiaalihuollon tehtäviä suorittavalle henkilölle tai yhteisölle sekä muulle viranomaiselle. Yksityisesti sosiaalihuoltoa järjestävälle taikka yksityiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tietoja voidaan antaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä asiakkaan välittömän hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä. Lisäksi sosiaalihuollon viranomainen saa 17 §:n 1 momentin 1–3 kohdassa säädetyillä edellytyksillä antaa tietoja asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle, jolle tiedon antaminen on välttämätöntä asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi taikka sosiaalihuollon toimenpiteen toteuttamiseksi. Käytännössä säännökset voivat tulla sovellettaviksi esimerkiksi erilaisten lastensuojelutoimenpiteiden yhteydessä, jossa huoltaja voi suostumuksen epäämällä estää lapsen edun selvittämistä ja toteuttamista; kehitysvammahuollon erityishuoltoa järjestettäessä; määrättäessä päihdehuollon asiakasta tahdosta riippumattomaan hoitoon; käsiteltäessä dementiaa sairastavien vanhusten asioita akuutissa tilanteessa; selvitettäessä huollon tarvetta sosiaalihuoltolain 41 §:ssä tarkoitetussa tilanteessa, jolloin tietoja voidaan joutua vähäisessä määrin luovuttamaan esimerkiksi isännöitsijälle tai talonmiehelle; tutkittaessa lastensuojelulain mukaista lastensuojeluilmoitusta, jolloin tietoja voi olla tarpeen antaa jossakin määrin esimerkiksi sukulaisille tai naapureille. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 12 (28) 1.5.4.2. Salassa pidettävien tietojen antaminen asiakkaan suostumuksesta riippumatta eräissä muissa tilanteissa Asiakaslain 18 §:ssä säädetään eräistä muista tilanteista, joissa tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumusta. Pykälässä tarkemmin säädetyillä edellytyksillä saadaan antaa tietoja, 1) tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle asiassa, jossa sosiaalihuollon viranomaiselle on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus panna asia vireille taikka osallistua vireillä olevan asian käsittelyyn taikka toimeenpanoon antamalla lausunto tai selvitys taikka muulla vastaavalla tavalla. 2) sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi, jos väärinkäytöstä on perusteltua syytä epäillä. 3) pyydettäessä tulee antaa tietoja poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle, jos se on tarpeen sellaisen rikoksen selvittämiseksi, josta säädetään ilmoitusvelvollisuus rikoslain (39/1889) 15 luvun 10 §:ssä, taikka jonka enimmäisrangaistus on vähintään neljä vuotta vankeutta. 4) oma-aloitteisestikin kun epäillään 4 kohdassa mainittua rikosta tai sitä vähäisempää rikosta, jos se on välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi. 5) jos se on välttämätöntä tarkistettaessa sosiaalihuollon viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi olennaisen tärkeää tietoa tilanteissa, joissa viranomaisella itsellään on oikeus saada tieto. 1.5.4.3. Viranomaiset ja muut tahot, joilla on lainsäädäntöön perustuva oikeus saada sosiaalihuollon viranomaiselta salassa pidettävää tietoa 1.5.4.3.1. Poliisi Poliisin tietojensaannista on säädetty poliisilain 4 luvun 2 §:ssä. Säännöksen 1 momentin mukaan poliisilla on oikeus saada viranomaiselta ja julkista tehtävää asetetulta yhteisöltä virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat maksutta ja salassapito-velvollisuuden estämättä, jollei sellaisen tiedon tai asiakirjan antamista poliisille tai tietojen käyttöä todisteena ole laissa kielletty tai rajoitettu. Sosiaalihuollon asiakaslain 18 §:n 2 momentissa on selvennetty sosiaalihuollon järjestäjän tai toteuttajan velvollisuutta antaa tietoja poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle. Sosiaalihuollon järjestäjän tai toteuttajan tulee pyydettäessä antaa asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksesta riippumatta salassa pidettävästä asiakirjasta tieto poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle, jos kyse on rikoksesta, josta on säädetty ilmoitusvelvollisuus rikoslain 15 luvun 10 §:ssä. Samanlainen tietojenantovelvollisuus on tilanteessa, jossa kyse on rikoksesta josta on säädetty vähintään neljän vuoden enimmäisrangaistus. Harkintaoikeutta tiedonluovutuksessa ei näissä tapauksissa sosiaalihuollon järjestäjällä tai toteuttajalla ole. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI OHJE 13 (28) Sosiaalipalvelut Salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa Sosiaalihuollon asiakaslain 18 §:n 3 momentin perusteella oma-aloitteisestikin tiedon, kun epäillään edellä tarkoitettua rikosta taikka silloin, kun epäillään jonkun syyllistyneen siinä mainittua vähäisempään rikokseen, jos sosiaalihuollon järjestäjä ja toteuttaja arvioi sen olevan välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi. Lisäksi sosiaalihuollon järjestäjä ja toteuttaja saa salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoittaa poliisille henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhkan arviointia ja uhkaavan teon estämistä varten välttämättömät tiedot, jos henkilö tämän lain mukaisia tehtäviä hoitaessaan on saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi. Luvat Poliisilain 4 luvun 2 §:n 2 momentin mukaan ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan tai muun sellaisen luvan voimassaolon harkitsemiseksi poliisilla on oikeus saada perustellusta pyynnöstä luvan haltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön tai väkivaltaiseen käyttämiseen liittyviä tietoja salassapito-velvollisuuden estämättä silloin, kun on syytä epäillä, että luvanhaltija ei enää täytä luvan saannin edellytyksiä. Poliisin edellä mainittu oikeus saada salassa pidettäviä tietoja lupaharkinnan yhteydessä on ehdoton. Ilmoitusvelvollisuus lastensuojelulain perusteella Lastensuojelulain 25 §:n perusteella mm. sosiaali- ja terveydenhuollon palveluksessa olevilla henkilöllä on velvollisuus tehdä salassapitosäännösten estämättä ilmoitus poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu: 1) rikoslain (39/1889) 20 luvussa seksuaalirikoksena rangaistavaksi säädetty teko; tai 2) sellainen rikoslain 21 luvussa henkeen ja terveyteen kohdistuvana rikoksena rangaistavaksi säädetty teko, josta säädetty enimmäisrangaistus on vähintään kaksi vuotta vankeutta. Törkeän rikoksen valmistelun ilmoittaminen Rikoslain 15 luvun 10 §:n mukaan, joka tietää Suomen itsemääräämisoikeuden vaarantamisen, maanpetoksen, törkeän maanpetoksen, vakoilun, törkeän vakoilun, valtiopetoksen, törkeän valtiopetoksen, raiskauksen, törkeän raiskauksen, törkeän lapsen seksuaalisen hyväksikäytön, murhan, tapon, surman, törkeän pahoinpitelyn, ryöstön, törkeän ryöstön, ihmisryöstön, panttivangin ottamisen, rahanväärennöksen, törkeän rahanväärennöksen, rikoslain 34 luvun 1 – 6 tai 11 §:ssä mainitun rikoksen taikka törkeän huumausainerikoksen olevan hankkeilla eikä ajoissa, kun rikos vielä olisi estettävissä, anna siitä tietoja viranomaiselle tai sille jota vaara uhkaa, on tuomittava, jos rikos tai rangaistava yritys tapahtuu, törkeän rikoksen ilmoittamatta jättämisestä sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 14 (28) Säännöstä on tulkittava siten, että sosiaalihuollon viranomaisella on salassapitosäännösten estämättä velvollisuus tehdä ilmoitus oma-aloitteisesti poliisille saadessaan virkatoiminnan yhteydessä tiedon kysymyksessä olevista, valmisteltavana tai hankkeilla olevasta säännöksen tarkoittamasta rikoksesta. Ilmoitusvelvollisuus edellyttää yleensä sitä, että tiedetään, mihin tai keihin tuleva rikos aiotaan kohdistaa ja millä tavoin rikos aiotaan tehdä. Säännöksen tavoite on, että voidaan ehkäistä ennalta vakavan rikoksen toteuttaminen. Oleskelulupahakemus perhesiteen perusteella Ulkomaalaislain 63 §:n mukaan maahanmuuttovirasto tai kihlakunnan poliisilaitos voi hankkia perhesiteen perusteella tehdystä oleskelulupahakemuksesta lausunnon perheenkokoajan koti- tai asuinpaikkakunnan sosiaaliviranomaiselta tai terveydenhuoltoviranomaiselta. Lausuntoa voi pyytää perheenkokoajan sosiaalisesta tai terveydellisestä tilanteesta, jos perheenkokoaja on ilman huoltajaa tullut alaikäinen tai jos hakija on ydinperheen ulkopuolinen muu omainen taikka jos lausunnon pyytämiseen on muu perheen tilanteen selvittämiseen liittyvä erityinen syy. Sosiaaliviranomainen tai terveydenhuoltoviranomainen on velvollinen antamaan maahanmuuttovirastolle tai kihlakunnan poliisilaitokselle 1 momentissa tarkoitetussa lausunnossaan salassapitosäännösten estämättä perhesiteen perusteella tehtyä oleskelulupahakemusta varten hallussaan olevat henkilön sosiaaliseen tai terveydelliseen tilaan liittyvät sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä tehtäessä päätöstä oleskeluluvan myöntämisestä perhesiteen perusteella. Passiviranomaiset Passilain 11 §:n 3 momentin mukaan sosiaalihuoltolain 6 §:n 1 momentissa tarkoitettu toimielin on velvollinen antamaan passin antavan viranomaisen pyynnöstä lausunnon siitä, onko passin epääminen selvästi vastoin lapsen etua. Lausuntoon voidaan säännöksen mukaan ottaa myös sellaista tietoa, joka muutoin olisi salassa pidettävä. Edellytyksenä tällöin kuitenkin on, että salassa pidettävien tietojen ottaminen lausuntoon on lapsen edun kannalta välttämätöntä. Lausunnon passiasiassa antaa lasta tunteva sosiaalityöntekijä. Mikäli viranomaisella ei ole ennestään hallussaan lasta tai huoltajia koskevia tietoja, lausuntoa ei anneta. Mikäli lapsi on otettu sosiaalilautakunnan huostaan lastensuojelulain tarkoittamin tavoin, antaa passilain mukaisen suostumuksen lapsen huoltajan sijasta toimivaltainen sosiaalilautakunta, jolle LSL 45 §:n mukaan kuuluu oikeus päättää lapsen olinpaikasta. Passihakemuksen allekirjoittaa lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä. 1.5.4.3.2. Veroviranomaiset Verotusmenettelystä annetun lain 20 §:n mukaan kunnan viranomaisen on verohallituksen tai veroviraston pyynnöstä annettava tai esitettävä tarkastetta- YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 15 (28) vaksi sellaiset tiedot, jotka saattavat olla tarpeen verotusta tai muutoksenhakua varten ja jotka selviävät viranomaisen tai muun julkisyhteisön hallussa olevista asiakirjoista tai muutoin ovat tämän tiedossa, jos tiedot eivät koske sellaista asiaa, josta lain mukaan ei saa todistaa. Verotukseen vaikuttavia taloudellista asemaa koskevia tietoja ei kuitenkaan saa kieltäytyä antamasta. Säännös merkitsee siten sitä, että verottajalla on oikeus saada verotukseen vaikuttavat henkilön taloudellista asemaa koskevat tiedot (muun muassa tiedot toimeentulotukiasiakkuudesta ja myönnetyn toimeentulotuen määrästä) sosiaalihuollon viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä. 1.5.4.3.3. Kansaneläkelaitos ja eläkelaitokset Kansaneläkelaitoksella (KELA) on oikeus saada eri etuuksiin liittyviä tietoja, jotka ovat tarpeen kulloinkin kyseessä olevan etuuden määrän ja asiakkaan oikeuden selvittämiseksi. KELA-lainsäädännössä ei ole kattavasti kaikkien säännösten osalta todettu niiden koskevan myös salassa pidettävien tietojen saantia. Po. säännöksiä on kuitenkin tulkittava siten, että KELAlla on oikeus saada säännösten mukaan salassa pidettäviäkin tietoja siltä osin, kuin kulloinkin puheena olevaa etuutta koskevan hakemuksen käsittely vaatii. Seuraavassa on lueteltu keskeisiä säännöksiä, joiden perusteella Kansaneläkelaitos, muutoksenhakuelin (tarkastuslautakunta, vakuutusoikeus, eläkelautakunta) ovat oikeutettuja sosiaalihuollossa oleviin tietoihin. 3.1. Kansaneläkelaki 86 § 3.2. Sairausvakuutuslaki 19 Luku 1 § JA 2 § 3.3. Äitiysavustuslaki 14 § 3.4. Lapsilisälaki 16 §, 11 § 3.5. Laki yleisestä asumistuesta 42 § 3.6. Laki vammaisetuuksista 43 § 3.7. Laki kelan kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 59 § 3.8. Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 23 a § 1.5.4.3.4. Asevelvollisuusviranomaiset Asevelvollisuuslain 96 §:n mukaan asevelvollisuusrekisterin ylläpitäjällä on oikeus asevelvollisuusrekisteriä varten saada salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaaliviranomaisilta tietoja asevelvollisen sosiaalisesta ja taloudellisesta tilanteesta, jos tiedoilla on merkitystä päätettäessä palveluspaikasta ja palveluksen ajankohdasta sekä palveluksen järjestämisen ehdoista. 1.5.4.3.5. Ulosottoviranomaiset Ulosottolain (Ulosottokaari) 3 luvun 67 §:n mukaan ulosottomiehellä on täytäntöönpanoa varten oikeus yksittäisessä ulosottoasiassa saada viranomaiselta tietoja velallisen tuloista, varallisuudesta, veloista ja maksuyhteyksistä; velallisen työ- ja palvelussuhteista ja eläkkeistä sekä velallisen osoite- ja puhelintiedot. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 16 (28) 1.5.4.3.6. Velkajärjestely Yksityishenkilön velkajärjestelystä annetun lain 67 §:n mukaan selvittäjäksi määrätyllä henkilöllä on oikeus salassapitosäännösten estämättä, tehtävänsä suorittamiseksi samanlainen oikeus kuin velallisella itselläänkin, saada tietoja velallisen pankkitileistä, maksuliikenteestä, sopimuksista ja sitoumuksista seYLÖJÄRVEN KAUPUNKI OHJE 16 (27) Sosiaalipalvelut kä velallisen varallisuudesta, verotuksesta ja muista velallisen taloudellista asemaa koskevista seikoista. Sosiaalitoimessa säännös oikeuttaa velkajärjestelyn selvittäjän saamaan tietoja esimerkiksi henkilölle myönnetystä toimeentulotuesta sen määrästä sekä myös perusteista. 1.5.4.3.7. Haastemies Haastemieslain 4 a §:n mukaan haastemiehellä ja lain 6 §:ssä tarkoitetuilla virkamiehillä on yksittäisessä tiedoksiantoasiassa oikeus salassapitosäännösten estämättä saada muun muassa viranomaiselta tiedoksiannon kohteena olevaa henkilöä koskevat osoite- ja puhelintiedot samoin kuin muut yhteyden ottoon tarvittavat tiedot. 1.5.4.3.8. Kunta asianomistajana Tuomioistuimelle voidaan luovuttaa salassa pidettäviä tietoja tilanteessa, jossa kunnan sosiaalilautakunta on asianomistajan asemassa esimerkiksi ajettaessa kannetta toimeentulotukipetoksen johdosta. Tuomioistuimella on myös oikeus saada hallintolainkäyttölain perusteella kaikki salassa pidettävät asiaan vaikuttavat tiedot tilanteessa, jossa kyse on asiakkaan valitusasiasta. Tällöin kyse on lähinnä hallintotuomioistuimesta (hallinto-oikeudet, korkein hallintooikeus). 1.5.4.3.9. Lapsen tekemän rangaistavan teon esitutkinta ja tuomioistuinkäsittely Lastensuojelulain 24 §:n 2 momentin mukaan sosiaalilautakunta on edustettuna lapsen tekemän rangaistavan teon esitutkinnassa sekä tuomioistuinkäsittelyssä. Läsnäolon tarpeellisuuden arvioi sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai sen edustaja. Tässä yhteydessä voidaan yksittäistapauksissa edellyttää sellaistenkin tietojen antamista, jotka muutoin ovat salassa pidettäviä. Tietojen luovutus perustuu kuitenkin tällöin asiakaslain 17 §:n 1 momentin 2 kohtaan "jos tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi" tai 18 §:n 3 momenttiin "jos se on välttämätöntä lapsen edun vuoksi". YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 17 (28) 1.5.4.3.10. Lapsen koulusta erottaminen Perusopetuslain 36 §:n mukaan oppilas voidaan erottaa koulusta enintään kolmeksi kuukaudeksi. Lastensuojelulain 24 §:n 2 momentin mukaan sosiaalilautakunnan edustajan on tarvittaessa oltava läsnä oppivelvollisen lapsen koulusta erottamista koskevaa asiaa käsiteltäessä. Läsnäolon tarpeellisuuden arvioi sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai sen edustaja. Mikäli tietoja joudutaan luovuttamaan tässä yhteydessä, perustuu tietojen luovutus asiakaslain 17 §:n 1 momentin 2 kohtaan "jos tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi". 1.5.4.3.11. Syyttäjä Rikoslain 25 luvun 9 §:n mukaan virallinen syyttäjä ei saa nostaa syytettä lapsen omavaltaisesta huostaanotosta, jos se olisi vastoin lapsen etua. Ennen syytteen nostamista on syyttäjän kuultava sen kunnan sosiaalilautakuntaa, jossa lapsella on asuinpaikka tai jossa lapsi oleskelee tai siltä sosiaalilautakunnalta, jolla muutoin ilmeisesti on parhaat tiedot lapsesta. Tällaisissa tilanteissa sosiaalilautakunnan on luovutettava syyttäjän tarvitsemat tiedot syyteharkintaa varten salassapitosäännösten estämättä. (SHAL 18.1 §) 1.5.4.3.12. Valvontaviranomaiset Sosiaalihuoltoa valvovilla viranomaisilla on oikeus saada eräin edellytyksin tietoja salassa pidettävistä asioista. Aluehallintovirastolla sekä sosiaali- ja terveysministeriöllä on ohjaus- ja valvontatehtävänsä kannalta tarpeellisten tietojen osalta oikeus saada salassa pidettäviä tietoja. Oikeus rajoittuu kuitenkin niihin tietoihin, jotka ovat tarpeen joko valvontatehtävän suorittamiselle taikka yksittäistä henkilöä koskevan tehtävän hoitamiselle (esimerkiksi kansainvälisessä lainkäyttöelimessä vireillä olevan valituksen tai kanteluasian selvittämiseksi). Myös Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolla (Valvira) on oikeus saada sille määrättyjen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisia tietoja ja selvityksiä sen estämättä mitä salassapitovelvollisuudesta säädetään. (Laki sosiaalija terveysalan lupa- ja valvontavirastosta 2 ja 6 §) Ylimmillä lainvalvojaviranomaisilla (eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri) on oikeus saada kanteluasian ratkaisemiseksi tietoja sosiaalihuollon viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä (Laki eduskunnan oikeusasiamiehestä 197/2002; 6 § ja L valtioneuvoston oikeuskanslerista 193/2000; 5 ja 9 §). YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 18 (28) 1.5.4.3.13. Tietosuojaviranomaiset Tietosuojavaltuutetulla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada pyynnöstä tiedot henkilörekistereistä. Tietosuojalautakunnalla on vastaava oikeus sen käsittelemissä asioissa (HenkilötietoL 39.1 §). Tietosuojavaltuutetulla on myös oikeus tarkastaa ja tarkastuttaa henkilörekistereitä (Henkilötietolain 39.2 §). 1.5.4.3.14. Kunnan luottamushenkilöt ja tilintarkastajat Luottamushenkilöt Kuntalain 43 §:n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Säännöksen mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää itse tarpeellisena. Lautakunnan jäsenen tai muun vastaavan toimielimen jäsenen tietojensaantioikeus rajoittuu toimielimen käsiteltävänä oleviin asioihin. Valtuutetun ja kunnanhallituksen jäsenten tietojensaantioikeus on laajempi. Luottamushenkilön tietojensaantioikeus ulottuu kuitenkin vain julkisiin tietoihin. Salassapitosäännökset rajoittavat tätä tietojensaantioikeutta. Poikkeuksena on tilanne, jossa luottamushenkilöllä toimielimen jäsenenä on käsiteltävässä asiassa oikeus niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka kuuluvat hänen varsinaisten tehtäviensä hoitamiseen. Tällöin edellytyksenä on, että näitä salassa pidettäviä tietoja tarvitaan päätöksenteon perusteena esimerkiksi perusturvalautakunnan käsitellessä yksilöhuollon muutoksenhakuasiaa. Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat Kuntalain 74 §:n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväksi asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Säännöksen mukaisesti tilintarkastajalla itsellään on oikeus harkita, missä laajuudessa salassa pidettäviä tietoja hän tilintarkastustehtävän hoitamiseksi tarvitsee. Tarkastuslautakunnalla kollegiona on oikeus saada myös salassa pidettäviä tietoja. Säännös merkitsee siten sitä, ettei yksittäisillä tarkastuslautakunnan jäsenellä ole oikeutta ilman tarkastuslautakunnalta saatua valtuutusta, tarkastaa tai saada salassa pidettäviä asiakasasiakirjoja. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 19 (28) 1.5.5. Salassapidettävien potilastietojen luovuttamisesta Jos sosiaalihuollon toimintayksikössä työskentelee terveydenhuollon ammattihenkilöitä, jotka antavat tutkimusta ja hoitoa, ovat heidän tässä yhteydessä tekemänsä merkinnät potilastietoja. Potilastiedot ovat potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992; myöh. potilaslaki) 13 §:n mukaan salassa pidettäviä. Potilastietojen käsittelyn osalta noudatetaan YLÖJÄRVEN kaupungin potilastietojen käsittelystä annettuja ohjeita. 1.5.6. Ulkopuoliset palveluntuottajat Jos sosiaalihuollon palvelun antamisesta on tehty toimeksiantosopimus esim. yksityisen sosiaalihuollon palvelujen antajan ja kunnan sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen välillä, on kyse viranomaisen tiedoista ja asiakirjoista. Palvelua ostava viranomainen saa julkisuuslain 26 §:n nojalla antaa palvelun tarjoajalle kaikki sellaiset salassa pidettävät asiakastiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun antamiseksi. Tietojen antamiseen ei tarvita asiakkaan suostumusta. Kyseessä on toimeksiantosopimus, jos siitä ilmenee, että palvelua tuotetaan viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun. Palvelun hankkimista koskevan toimeksiantosopimuksen tehnyt sosiaalihuollosta vastaava toimielin on yksityisen sosiaalihuollon palvelujen antajan keräämien, sopimuksen piiriin kuuluvien asiakastietojen rekisterinpitäjä. Sosiaalihuollosta vastaavalla toimielimellä on myös asiakastietoja koskeva määräysvalta esim. tietojen luovuttamisesta ja arkistoinnista. Rekisterinpitoon kuuluvista tehtävistä ja vastuista on sovittava tarkemmin palveluntuottajan kanssa tehdyssä sopimuksessa. Käytännössä Ylöjärven kaupungissa palvelujen osto tuotetaan viranomaisen toimeksiannosta. Jos palvelua annetaan muunlaisen sopimuksen perusteella, palveluntuottaja itsenäisenä rekisterinpitäjänä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja tällöin asiakastietojen luovuttaminen merkitsee tietojen luovuttamista sivulliselle. 1.5.7. Tietojen luovuttamisen laajuus Tietojen pyytäjän on esitettävä lain säännös, johon pyyntö perustuu ja tiedot luovutetaan siinä laajuudessa kuin tietoja on pyydetty ja tietoja pyytävällä taholla on ne oikeus saada. Asiakasasiakirjatiedot toimitetaan kopioina/tulosteina pyytäjän ilmoittamista yksilöidyistä kohdista. Tiedot luovutetaan pääsääntöisesti postilähetyksenä. 1.5.8. Tietojen luovutus puhelimitse, telefaksilla tai sähköpostitse Asiakastietoja voidaan antaa puhelimitse vain tapauksissa, jolloin se on välttämätöntä asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi. Tietoja ei luovuteta välittömästi puhelun aikana vaan otetaan pyytäjän yhteystiedot ja asiakkaan asioista vastaava työntekijä ottaa yhteyttä pyytävään tahoon. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 20 (28) Telefaksin käyttö ei ole suositeltavaa lähetettäessä asiakastietoja. Se tulisi rajoittaa vain välttämättömiin kiireellisiin tapauksiin ja siihen on mahdollisuuksien mukaan saatava asiakkaan suostumus. On varmistettava, että tilaaja on vastaanottamassa tietoja, etteivät ne joudu sivullisille. Ulkoinen sähköposti Salassa pidettäviä asiakastietoja ei ole lupa lähettää ulkoisessa salaamattomassa sähköpostissa. Mikäli asiakastietojen riittävästä salaamisesta ja suojaamisesta voidaan varmistua sekä molemmat osapuolet (lähettäjä ja vastaanottaja) voidaan luotettavasti tunnistaa, on tietoja poikkeustapauksissa mahdollista lähettää myös ulkoverkkoon päin sähköpostilla. Ylöjärven kaupunki on ottanut käyttöön lokakuussa 2013 salatun sähköpostiratkaisun, jota käyttäen on lupa lähettää salassa pidettäviä asiakastietoja toiselle viranomaiselle tai yksityiselle palveluntuottajalle, jonka kanssa kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen. Kesäkuusta 2015 alkaen Ylöjärven kaupungin (ylojarvi.fi) ja valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin ylläpitämien valtion laitosten sähköpostiosoitteiden (esim. oikeus.fi, mol.fi) välillä on vastaava salattu sähköpostiyhteys. Suojaamattoman sähköpostiyhteyden kautta voidaan kysyä yleistä neuvontaa esim. siitä, millä edellytyksillä ja miten jotain palvelua voi hakea. Tällaiseen yleiseen tiedusteluun viranomainen ja palvelun järjestäjä voi myös vastata sähköpostitse. Jos asiakas lähettää esimerkiksi ajanvaraukseen liittyvää tai muuta salassa pidettävää tietoa sähköpostilla, siihen tulee vastata puhelimella tai kirjallisesti. Sama koskee myös muita tiedusteluja, joihin ei voida vastata yleisellä neuvolla paljastamatta asiakkaan nimeä tai muita asiakastietoja. Sisäinen sähköposti Kaupungin sisäisessä sähköpostiliikenteessä ([email protected]) voidaan välittää salassa pidettäviä henkilötietoja. Tietoja voidaan välittää myös Ylöjärven kaupungin ja Tampereen seudun kuntien (Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Tampere, Vesilahti ja Ylöjärvi) työntekijöiden välillä, kun vastaanottajan nimi löytyy työsähköpostijärjestelmän kuntakohtaisesta osoitteistosta. Vastaavasti voidaan toimia Ylöjärven kaupungin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ([email protected]) sähköpostiosoitteiden kesken. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 21 (28) Sähköpostin käsittelyssä täytyy huomioida, että käyttöön liittyy suojatuissakin yhteyksissä riskejä: lähettäjä voi vahingossa kirjoittaa tai valita osoitekirjasta väärän vastaanottajan (isoissa organisaatioissa voi olla useita samannimisiä), jolloin tiedot menevät väärälle henkilölle. Myös viestin vastaanottajan tulisi osata käsitellä viestejä oikein ja huomioida ettei esim. jatkolähetä salassa pidettäviä tietoja ulkoverkkoon tai tulosta ja käsittele tulostetta huolimattomasti. Mikäli sähköpostin vastaanottaja huomaa saaneensa itselleen kuulumatonta sähköpostia, pitää asiasta ilmoittaa mahdollisimman pian sen lähettäjälle. 1.5.9. Tieteelliset tutkimukset Kaikkiin Ylöjärven kaupungin yksiköissä tehtäviin tutkimuksiin tarvitaan lupa. Perusturvaosastolla vastuualueen esimiehet huolehtivat tutkimusluvan myöntämisestä. Asiakastietojen luovuttamisesta tieteellisiin tutkimuksiin säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetyssä laissa sekä Henkilötietolaissa. 1.5.10. Asiakastietojen luovuttamisesta tehtävät merkinnät Sosiaalihuollon asiakaslaki edellyttää, että asiakirjaan tehdään merkintä, kun tietoja hankitaan ulkopuolisilta tai annetaan ulkopuolisille. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki määrittelee merkinnän sisällön tietojen luovuttamisen osalta (10 §) ja tietojen saamisen osalta (11 §). Mikäli alaikäinen asiakas kieltää tietojen luovutuksen lailliselle edustajalleen, on kielto ja sen perusteeksi esitetty painava syy kirjattava. Jos alaikäisen kielto-oikeus on evätty, on asiakasasiakirjaan kirjattava tieto siitä ja ratkaisun perustelut. Luovuttamista koskevasta merkinnästä täytyy ilmetä tietoja luovuttanut henkilö ja luovutuspäivä, kuvaus luovutetuista tiedoista, luovutuksen tarkoitus, luovutuksensaaja sekä tieto siitä, onko luovutus perustunut asiakkaan suostumukseen tai mihin lainsäännökseen se on perustunut. Merkintä tehdään Efficassa olevaan asiakkaan asiakaskertomukseen seuraavissa tapauksissa: tietoja on luovutettu asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella suostumuksella tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on erikseen laissa säädetty asiakas saa julkisuuslain perusteella kopiot/tulosteet omista tiedoistaan tietoja on luovutettu viranomaisille valituksen, kantelun tai muun vastaavan asian vuoksi YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 22 (28) Merkintää asiakasasiakirjoihin ei tehdä, vaan merkintä (päiväys ja lähettäjä) tehdään asiakirjapyyntöön: kun asiakas saa Henkilötietolain mukaista tarkastusoikeuttaan käyttäessään kopiot/ tulosteet omista tiedoistaan Edellä mainittuihin asioihin liittyviä asiakirjoja/pyyntöjä säilytetään erillisinä, ei siis asiakasasiakirjoissa. 1.5.11. Asiakastietojen luovuttamisesta vastaavat tahot Asiakirjat luovuttaa se viranomainen, jonka hallussa asiakirjat ovat. Jos asiakirjat ovat toimintayksikössä, vastaa luovuttamisesta ensisijaisesti asiakastyöstä vastaava viranhaltija. Jos aktiiviasiakkuutta ei ole ja asiakirjat on luovutettu arkistoon, vastaa luovuttamisesta se yksikkö, jossa asiakas on asioinut. Kirjaamo ohjaa pyynnöt suoraan yksiköille ja epäselvissä tapauksissa yksikön esimiehelle. Yksiköt pyytävät luovutusta varten tarvittavat asiakirjat arkistosta. 1.6. Asiakkaan tai asianosaisen oikeudet ja niiden toteuttaminen 1.6.1. Rekisteriseloste Rekisterinpitäjän laatima rekisteriseloste tulee olla jokaisen saatavilla. Rekisteriselosteet sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta löytyvät osoitteesta https://ylojarvi-fi.aldone.fi/asiointi-ja-neuvonta/rekisteriselosteet/. 1.6.2. Asiakkaiden informointi tietojensa käsittelystä Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetun rekisterinpitäjän henkilörekisteriin tiedot talletetaan. Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava tieto siitä, miten hän voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettuja oikeuksiaan, jollei asiakas ole jo saanut tätä tietoa. Lisäksi hänelle on annettava tieto, jos asiakasta koskevia tietoja voidaan saada maksun määräämistä ja tietojen tarkastamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta ja siitä, jos tietoja aiotaan pyytää rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20 §:n 2 momentin nojalla. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 23 (28) Asiakkaan informoimiseksi tarpeelliset tiedot on rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka täytyy olla asiakkaan saatavilla kussakin toimintayksikössä. Asiakkaalle täytyy kertoa, missä dokumentti on nähtävillä. Kirjallisiin hakemus- ja muihin lomakkeisiin tulee sisällyttää tieto henkilötietojen käsittelyn informoinnista ja siitä, missä tietosuojaselosteet on nähtävissä (toimintayksikkö ja internetosoite). 1.6.3. Asiakkaan oikeus saada tarkastaa tietonsa (Henkilötietolaki) Henkilötietolain 26 §:n nojalla jokaisella on oikeus tarkastaa kaikki itseään koskevat asiakasrekisteritiedot. Tarkastuspyynnölle ei tarvitse esittää erityisiä perusteluja. Tarkastusoikeutta ei voi toteuttaa asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä. Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti. Tarkastuspyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona sosiaalihuollon ammattihenkilölle, joka on oikeutettu luovuttamaan tiedot. Tapauksissa, joissa asiakas kysyy asiakassuhteen aikana esim. päätöstietojaan, kyse ei ole tarkastusoikeuden käyttämisestä vaan sosiaalihuollon toteuttamisesta. Huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa alaikäisen lapsensa tiedot, ellei henkilötietolaissa säädetty kieltäytymisperuste tule kyseeseen. Jos alaikäinen on sosiaalihuollon asiakaslain 11 §:n nojalla kieltänyt itseään koskevien tietojen antamisen lailliselle edustajalleen, ei laillisella edustajalla ole myöskään henkilötietolain mukaista tarkastusoikeutta kyseisiin tietoihin. Myös lapsella itsellään on huoltajan ohella tarkastusoikeus omiin tietoihinsa, jos hänellä on puhevalta asiassa. Tiedot voi pyytää kopioina/tulosteina tai tarkastusoikeus voidaan toteuttaa asiakaskäynnin aikana tai asiakkaan kanssa erikseen sovitun henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, jolloin asiakas saa asiakirjat nähtäväkseen asiakastyöstä vastaavan sosiaalityöntekijän valvonnassa tai kirjallisena. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada alkuperäisiä asiakirjoja tarkastusoikeuden perusteella. Tarkastusoikeus on pyrittävä toteuttamaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei tehdä merkintää asiakasrekisteriin, koska se ei ole tarpeellinen tieto annettavan sosiaalihuollon palvelun kannalta. Tarkastusoikeus voidaan Henkilötietolain mukaisesti evätä vain, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai se aiheuttaisi vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille. Epäämisestä on annettava kirjallinen ratkaisu, jossa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Epäämisen veroisena pidetään sitä, jos rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun toimistoon ratkaistavaksi. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 24 (28) Henkilötietolain mukaisen epäämispäätöksen tekee sosiaalityön johtaja tai johtava sosiaalityöntekijä. Epäämispäätös edellyttää yleensä työntekijän ja päätöksen tekijän välistä neuvottelua. Edunvalvojan oikeus tarkastaa päämiehen asiakastiedot Edunvalvoja on päämiehensä laillinen edustaja niissä asioissa, joita edunvalvojamääräys koskee. Hän hoitaa saamansa määräyksen mukaisesti päämiehensä puolesta asioita, esim. maksaa laskuja, jos määräys koskee taloudellisten asioiden hoitamista. Tällöin hänellä on oikeus saada taloudellisiin asioihin ja laskutukseen liittyvät tiedot. Vain siinä tapauksessa, että edunvalvontamääräys koskee myös henkilökohtaisten asioiden hoitoa, hän voi käyttää päämiehensä puolesta tarkastusoikeutta sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakastietoihin. Edunvalvojalla ei siis ole ehdotonta oikeutta päämiehen asiakasrekisteritietojen tarkastamiseen, vaan tarkastusoikeus on aina arvioitava tapauskohtaisesti sen mukaan, edellyttääkö edunvalvojalle määrätyn tehtävän hoitaminen tai päämiehen huolenpitovelvoitteen toteuttaminen tarkastusoikeutta. Asiakirjakopioista perittävät korvaukset Asiakasasiakirjoista annetaan asiakkaalle tarkastusoikeuden toteuttamiseksi jäljennökset kerran vuodessa maksutta 1.6.4. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin (Julkisuuslaki) Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (Julkisuuslain) 11 §:n mukaan hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä. Lisäedellytyksenä on se, että asiakirja on tosiasiallisesti vaikuttanut tai voinut vaikuttaa asian käsittelyyn. Asianosaisoikeuden perusteella asianosaisella on oikeus saada tietoonsa myös asiassa mahdollisesti olevien toisten osapuolten salassa pidettäviä tietoja. Tiedot saanutta asianosaista sitoo tällöin Julkisuuslain mukainen salassapitovelvollisuus. Henkilöllä on Julkisuuslain 12 §:n nojalla aina oikeus saada häntä itseään koskeva tieto, joka sisältyy salassa pidettäviin asiakirjoihin. Pyydettäessä tietoja Julkisuuslain 11 ja 12 §:n nojalla on pyyntö perusteltava selvittämällä pyytäjän henkilöllisyys, tietojen käyttötarkoitus ja muut luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. pyyntö tulee toimittaa kirjallisena. Asiakirja on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta viranomaiselle. Asiakirjapyynnön voi esittää myös asiamiehen tai edustajan välityksellä eli valtakirjalla ja tietojenluovutuspyyntö voi tulla sähköisesti. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 25 (28) Asianosaisoikeuden perusteella tietojen luovuttamisesta tehdään merkintä asiakasasiakirjoihin ja perusteeksi merkitään ko. laki. Julkisuuslain 11 ja 12 §:n perustuva tiedonsaantioikeus voidaan evätä vain lain 11 § 2 momentissa mainituilla perusteilla. Asianosaisella ei ole oikeutta asiakirjaan muun muassa jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etu taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua esittelymuistioon, ratkaisuehdotukseen ja niihin verrattavaan muuhun asian valmistelua varten viranomaisen laatimaan asiakirjaan, ennen kuin asian käsittely on kysymyksessä olevassa viranomaisessa päättynyt asianosaisen tai lastensuojelulain 25 §:ssä tarkoitetun ilmoituksen tekijän salassa pidettäviin osoite-, puhelin- ja vastaaviin yhteystietoihin, jos tiedon antaminen vaarantaisi asianosaisen tai ilmoituksen tekijän turvallisuutta, etuja tai oikeuksia. Edellä mainittujen seikkojen harkinnassa työntekijä joutuu punnitsemaan eri tahojen suojan tarvetta ja tekemään ratkaisun tällaisen intressivertailun perusteella. Erityisen voimakkaasti työntekijän harkintaa ohjaa lapsen edun turvaamisen periaate. Tietojen luovutus edellyttää aina tapauskohtaista harkintaa. Työntekijän kannattaa epäselvissä tapauksissa neuvotella esimiehen kanssa. Epäämisestä tehdään kirjallinen ratkaisu ja hallinnollinen päätös, johon asiakas voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta. Sosiaalihuollon asiakastietojen osalta epäämispäätöksen tekee sosiaalityön johtaja tai johtava sosiaalityöntekijä. Käytännössä saattaa olla epäselvyyttä siitä, haluaako asianomainen henkilö käyttää tarkastusoikeuttaan vai asianosaisoikeuttaan. Viranomaisen tulee tarvittaessa myös ohjata asiakasta, kumman oikeuden käyttämisestä pyytäjän tarpeiden kannalta on kysymys. Seuraavista seikoista on apua harkinnassa: HENKILÖTIETOLAKI Tarkastusoikeus tarkoittaa vain omien / huollettavana olevan lapsen rekisterimerkintöihin tutustumista. Muita henkilöitä koskevia tietoja ei näytetä / luovuteta. Pyytäjällä ei välttämättä ole mitään erityistä tarkoitusta, jota varten hän tarkastusoikeuttaan käyttää. Ehdoton oikeus, jos kieltäytymisperustetta ei ole. Tarkastusoikeutta ei voi käyttää asiamiehen välityksellä (valtakirjoja ei hyväksytä). YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 26 (28) JULKISUUSLAKI Tietojen pyytäjä saa samalla tietoonsa myös muita henkilöitä koskevia tietoja, jos epäämisperustetta ei ole. Pyyntö on perusteltava. Viranomainen selvittää, onko pyytäjä asianosainen ja onko tietojen käyttötarkoitus hyväksyttävä (yleensä on joku oikeusprosessi valmisteilla / vireillä), uteliaisuus ei oikeuta saamaan tietoja. Tiedot liittyvät aina johonkin luovuttavan viranomaisen käsittelemään asiaan. Asianosaisen oikeus salassa pidettäviin tietoihin edellyttää aina viranomaisen harkintaa. Pyynnön voi esittää myös asiamiehen välityksellä. 1.6.5. Asiakkaan oikeus vaatia virheellinen tieto korjattavaksi Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta poistettava, oikaistava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeeton, virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä asiakasasiakirjoihin. Alkuperäinen merkintä säilytetään järjestelmän taustalokitiedoissa, josta se on tarvittaessa luettavissa esim. valvontatarkoituksia varten. Asiakas toimittaa korjauspyynnön perusturvakeskukseen, joka välittää sen asiakkaan asioista vastaavaan yksikköön. Jos asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, on asiasta annettava kirjallinen selvitys, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty. Kirjallisen selvityksen siitä, miksi tietoja ei korjata tekee sosiaalityön johtaja tai vastaava sosiaalityöntekijä. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 1.6.6. Tietojärjestelmien lokitietoihin liittyvät oikeudet Käyttölokijärjestelmän avulla rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Käyttölokitietoja käytetään rekisterien säädösten ja ohjeiden mukaisen käytön valvonnassa, tietosuojarikkeiden esitutkinnassa sekä rekisterien tietosisällön oikeellisuuden tarkistamisessa. 1.6.6.1. Tarkastusoikeus Henkilötietolain 26 §:n mukainen tarkastusoikeus koskee rekisteröityä itseään koskevia henkilötietoja. Niillä henkilöillä (tietojen käsittelijöillä), joita koskevia henkilötietoja käyttölokeihin tallentuu, on oikeus tarkastaa tietonsa ja tarvittaessa vaatia virhe oikaistuksi, ellei tarkastusoikeutta ole tapauskohtaisesti rajoitettu henkilötietolain perusteella. Tarkastusoikeus on siis tietojärjestelmien käyttäjillä, ei tietojärjestelmiin rekisteröidyillä asiakkailla tai potilailla. Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 27 (28) Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. 1.6.6.2 Tiedonsaantioikeus Rekisteröity, jonka eduksi käyttölokijärjestelmä on luotu, voi olla oikeutettu saamaan tietoonsa sen, kuka häntä koskevia tietoja on käsitellyt julkisuuslain 11 §:n mukaisen asianosaiselle kuuluvan tiedonsaantioikeuden nojalla Yksilöity ja omakätisesti allekirjoitettu käyttölokitietojen selvityspyyntö toimitetaan perusturvakeskukseen. Mikäli pyytäjälle ei toimiteta hänen kirjallisesta riittävän yksilöidystä pyynnöstään huolimatta käyttölokitietoja tai selvitystä tietojen käytön oikeellisuudesta häneen kohdistuvien asiakastietojen käytön osalta, on pyytäjä oikeutettu saamaan kieltäytymisestä kirjallisen valituskelpoisen päätöksen. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 18 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajalta kirjallisesta pyynnöstä tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Säännös on tullut voimaan sosiaalihuollon palvelujen antajia koskien 1.9.2014. 1.7. Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. ATK –laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Kaupungin tietoturva- ja tietosuojaohjeet löytyvät keskitetysti Ylönetistä. Sosiaalipalvelujen asiakirjojen arkistointiohje löytyy Dynastysta. 1.7.1. Asiakirjojen aktiivikäyttö Asiakasasiakirjoja säilytetään aktiiviasiakkuuden ajan siinä sosiaalihuollon toimintayksikössä tai palveluntuottajalla, jossa asiakkuus on. Asiakkuuden päättyessä asiakirjat toimitetaan säilytettäväksi peruturvakeskuksen arkistoon. YLÖJÄRVEN KAUPUNKI Sosiaalipalvelut OHJE 28 (28) 1.7.2. Asiakirjojen säilyttäminen Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä (Arkistolaki 831/1994,12 §). Asiakirjoilla on erilaisia säilytysaikoja, jotka löytyvät sosiaali- ja terveystoimen arkistonmuodostussuunnitelmasta. Suurin osa asiakirjoista säilytetään määräaikaisesti (1-100 vuotta). Osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat määrittelee Arkistolaitos. Pysyvään säilytykseen on voitu määrätä joko kokonaisia asiakirjasarjoja tai määräaikaisesti säilytettävistä sarjoista otanta-asiakirjat. Sosiaalipalveluissa otanta koskee kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakirjoja. 1.7.3. Asiakirjojen hävittäminen Samoin kuin on huolehdittava asiakirjallisen tiedon säilymisestä, on myös huolehdittava sen asianmukaisesta hävittämisestä määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta asianhallinnan ohjeistamalla tavalla. Ennen hävittämistä on laadittava hävitysehdotus, josta ilmenee mitä hävitetään, miltä ajalta asiakirjat ovat ja millä perusteella asiakirjat hävitetään. Asiakirjojen hävityksestä päättää kaupungin arkistonhoitaja. Yksilön tietosuojan kannalta on tärkeää, että asiakkaita koskevat määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään säilytysajan päätyttyä.
