docISÄNNÖINTI- TEHTÄVÄT
download 
Report Transcription
ISÄNNÖINTI- TEHTÄVÄT
1.1.2015 ISÄNNÖINTITEHTÄVÄT Jukka Pelanne ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY Sisällysluettelo Sisällysluettelo ............................................................................................................................ 1 KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset) .......................................... 2 1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.) .............................................. 2 1.3. TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT ................................................................. 2 1.4. KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT .................................................................................................... 2 1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET................................................................................... 3 1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT .................................................................... 3 2.1. TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU .................................................... 4 2.2. RAHALIIKENNE ........................................................................................................... 4 2.3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS .................................................................................. 4 3.1. YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA ......................................................................... 5 3.2. KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN ............................................ 5 3.3. KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (vuosikorjausluontoiset tehtävät) ........................................................................................................................... 5 3.4. HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT ........................................ 6 3.5. YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET ....................................... 6 Sivu 1 1.1. ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] 1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT 1.1. KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset) KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • kokousasioiden valmistelu • kokouskutsun toimittaminen • päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen • osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Kokouksiin osallistuminen 1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.) KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • tontinvuokra-, vakuutus-, sähkö ja liittymissopimusten ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu ja valvominen • kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, kts kohta 3.2 ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Sopimusriitojen hoitaminen 1.3. TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Palo- ja pelastusmääräysten valvominen • Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen • Vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen • Häiriötapauksissa huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanottotilanteessa ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Pelastussuunnitelman laatiminen ja ylläpito 1.4. KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät toimet ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Sivu 2 • Työsuhde-erimielisyysneuvottelut ja työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] 1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Kaupparekisteri-ilmoitusten laatiminen ja jättäminen • Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten laatiminen • Henkilötietolain mukaisten rekisteriselostusten laatiminen • Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.3.) 1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen • Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät • Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet • Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Sivu 3 • Isännöitsijätodistuksen laatiminen • Panttikirjojen hakeminen • Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen • Rasitesopimusten laatiminen • Aloitteiden ja reklamaatioiden tekeminen viranomaisille ja järjestöille • Yhtiöjärjestysmuutosten tekeminen • Vuokravälitystehtävien hoitaminen ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] 2. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 2.1. TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen (PTS) • Talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle • Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen 2.2. RAHALIIKENNE KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Laskujen hyväksyminen ja maksaminen • Hoitolainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen • Hoitolainan nostaminen • Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen • Pääomavastikkeiden määrittäminen • Palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen • Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa, joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi • Energian arvonlisäverolaskelman laatiminen pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman tekeminen pyydettäessä • Maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen (veloitus perittävälle) • Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus ( 1 x /vuosi ja laskutus asukkaan vaihtuessa kuuluu kiinteään palkkioon) • Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskuttaminen 2.3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Kirjanpito • Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen • Välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta • Tilintarkastuksen ja/tai toimintatarkastuksen järjestäminen • Viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen • Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen 4 ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • Sivu • Useampien välitilinpäätösten laatiminen ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] 3. TEKNISET TEHTÄVÄT 3.1. YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa • Huoltokirjan käyttämisestä huolehtiminen ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Taloyhtiön strategian laatiminen • Huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen 3.2. KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT • Kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen • Kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen • Erikoislaitehuoltojen järjestäminen • Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta • Tavoite- ja seurantatietoihin perustuvien toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus • Huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen • Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja hoitotöihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen • Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen • Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta • Kulutusseuranta • Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta • Talkootarvikkeiden hankkiminen 3.3. KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (vuosikorjausluontoiset tehtävät) KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT Sivu 5 • Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen • Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen • Energiatodistuksen antaminen (kts. alla erilliskorvaukset) • Vuosikorjausten teettäminen • Kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt • Yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi • Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen • Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen • Kunnossapitosuunnitelman laatiminen • Korjausohjelman laatiminen • Energiatodistuksen laatiminen ja/tai päivittäminen 3.4. HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT • Yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen • Muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen • Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen • Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksi antamien toiselle osakkaalle ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Tarkastukset ja katselmukset • Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai teettäminen • Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen 3.5. YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA: • Laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa • Seuraavassa luetelluista tehtävistä sovitaan yleensä erikseen projektinhoitopalkkio tai muu vastaava, jolloin noudatetaan sopimusta ja vain sopimuksen puuttuessa alla olevaa listausta. Koko hanketta koskevat tehtävät KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT • Peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen • Ilmoittaminen osakkaille ja asukkaille yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä • Korjaushankkeeseen liittyvien asiakirjojen arkistointi ERILLIVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Työn aikaisesta hankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta huolehtiminen (ellei vastuutettu urakoitsijalle) • Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT • Teknisten selvitysten teettäminen • Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen • Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen Suunnitelmien laatiminen ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected] Sivu 6 ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Konsulttien kilpailuttaminen • Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat) • Konsulttisopimusten laatiminen • Suunnittelukokouksiin osallistuminen Urakkakilpailu ja -sopimukset ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite) • Tarjousten pyytäminen ja vertailu • Urakkaneuvotteluihin osallistuminen • Urakkasopimuksen laatiminen Työn toteutus ja valvonta KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄTYVÄT TEHTÄVÄT • Maksuerien hyväksyminen ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT • Urakan valvonta (valvojan ominaisuudessa) • Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT • Takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen • Vakuuksien seuranta • 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Sivu 7 • Vastaanottotarkastuksiin ja takuutarkastuksiin sekä niihin liittyviin katselmuskierroksiin osallistuminen • Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY • ALPPITIE 12 • 90530 • OULU PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551 SÄHKÖPOSTI: [email protected]
