doc(Kansa-hanke) -hankesuunnitelma
download 
Report Transcription
(Kansa-hanke) -hankesuunnitelma
OHJAUS XX/2015 Maarit Laaksonen, Heidi Berglind, Mikko Huovila, Konstantin Hyppönen & Tiina Peksiev Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankesuunnitelma vuosille 2014–2020 THL – Ohjaus nro/2015 1 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) © Kirjoittaja ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kannen kuva: ISBN 978-952-245-xxx-xx(verkkojulkaisu) ISSN 2323-363X (verkkojulkaisu) http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-245-xxx-xx THL – Ohjaus nro/2015 2 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Lukijalle Sosiaali- ja terveysministeriö on valmistellut valtakunnallista sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan strategiaa vuoteen 2016 saakka. SoTe-tieto hyötykäyttöön 2020 tiedonhallinnan strategia valmistui syksyllä 20141. Siinä yhtenä strategisena toimenpiteenä palvelujärjestelmän kehittämiseksi on esitetty sosiaalihuollon tietovarantoratkaisun toteuttamista osana Kanta-palveluita. Tietovaranto mahdollistaa organisaatio- ja sektorirajat ylittävän tiedonvälityksen ja tiedon hyödyntämisen myös valtakunnallisten ja alueellisten tilastojen toteuttamiseksi. Tietovarannon toteuttamisella varmistetaan tiedonkulku sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisistä asiakkaista ja sosiaalihuollon yhteys sosiaaliturvaan. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) – Hankesuunnitelma 2014–2020 perustuu Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) tekemään linjaukseen sosiaalihuollon valtakunnallisen arkistopalvelun toimeenpanosta osana Kantapalveluja 2 . Sosiaalihuollon valtakunnallinen tiedonhallinnan kokonaisvaltainen kehittäminen käynnistyi vuonna 2005 osana Sosiaalialan kehittämishanketta ja myöhemmin omana erillishankkeena Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos-hanke 2008–2011). Hankkeen päättyessä tiedonhallinnan valtakunnallista kehittämistyötä on tehty Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa (THL). Tämä suunnitelma täydentää sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallista kokonaisarkkitehtuuria ja sen toimeenpanoa. Yhtäaikaisesti tämän julkaisun kanssa on valmistelu sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisarkkitehtuuria. Työn tuloksena on valmistunut ”Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri – sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut” julkaisu. Tämä hankesuunnitelma yhdessä kokonaisarkkitehtuurikuvausten kanssa kuvaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämissuunnan vuoteen 2020 saakka. Julkaisu on tarkoitettu ensisijaisesti sosiaalihuollon valtakunnallisten asiakastiedon arkiston ja muiden tietojärjestelmäpalvelujen toteutusten ja käyttöönottojen suunnittelun tueksi niitä suunnittelevien, toteuttavien ja tietojärjestelmäpalveluihin liittyville toimijoille. Hankesuunnitelma kuvaa keskeiset kehittämiskokonaisuudet ja tehtävät, jotka suunnitellaan tarkemmin ja toteutetaan vuodesta 2014 lähtien tarkempien toteutussuunnitelmien perusteella. Hankesuunnitelma tulee ohjaamaan sisällöllisesti ja ajallisesti sosiaalihuollon valtakunnallisia palveluja suunnittelevien ja toteuttavien viranomaisten yhteistä kehittämistä ja tekee kehittämistyötä läpinäkyväksi myös sosiaalihuollon palvelunantajille. Yksityiskohtaisemmat toteuttamissuunnitelmat tarkentavat konkreettisia toimenpiteitä ja aikatauluja, jotka tulevat vaikuttamaan erityisesti sosiaalipalveluja antavien organisaatioiden tiedonhallinnan kehittämiseen. Tämä hankesuunnitelma on julkisesti lausuttavana 30.1.–13.3.2015. Ennen lausuntokierrosta sitä on käsitelty sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin arkkitehtuuriryhmässä 18.6.2014, sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisessa yhteistyöryhmässä 12.12.2014 sekä sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tietohallinnon neuvottelukunnassa 10.12.2014. Voit kertoa mielipiteesi tästä julkaisusta kyselyn avulla. Vastauksia hyödynnetään kehittämistyössä ja julkaisujen viimeistelyssä. 1 2 SoTe-tieto hyötykäyttöön -strategia vuoteen 2020. Hallitusohjelma 22.6.2011. THL – Ohjaus nro/2015 3 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Tiivistelmä Maarit Laaksonen, Heidi Berglind, Mikko Huovila, Konstantin Hyppönen & Tiina Peksiev. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansahanke). Hankesuunnitelma 2014–2020. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL). Ohjaus XX/2015. XXX sivua. Helsinki 2014. ISBN 978-952-245-xxx-xx(verkkojulkaisu) Kansa-hanke on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke. Hankkeen keskeinen tavoite on toteuttaa muutos, jonka avulla sosiaalihuollon asiakastiedot yhdenmukaistetaan ja saatetaan tietojärjestelmien avulla sinne, missä asiakasta palvellaan. Muutoksella tuetaan toiminnan tehostamista ja sosiaalipalveluiden kehittämistä. Tämä hankesuunnitelma on tehty vuosille 2014–2020. Hankeen keskeisiä toteuttajia ovat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Sosiaalija terveysministeriö (STM), Kansaneläkeläitos (Kela), sosiaalipalveluja antavat organisaatiot ja sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien tietojärjestelmien toteuttajat. Hankesuunnitelman alussa on kuvattu sosiaalihuollon tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetilaa ja sen yhteyttä ja riippuvuutta Kanta-palveluihin. Hankkeen toteuttaminen edellyttää lainsäädännön kehittämistä, joka kuvataan lyhyesti alkupuolella suunnitelmaa. Toiminnalliset ja strategiset tavoitteet on eroteltu toisistaan ja niiden avulla konkretisoituu hankkeen myötä toteutuva toiminnallinen muutos sosiaalipalvelujen toimintaympäristössä. Myös taloudelliset hyödyt on kuvattu osana hankkeen lähtökohtia. Toimijoiden ja sidosryhmien kuvaaminen osoittaa hankkeen monitoimijaympäristön ja sen tuomia haasteita. Hankkeen toteuttaminen ja siihen liittyvät kehittmäiskokonaisuudet ja tehtävät ovat hankesuunnitelman keskeisin sisältö. Kehittämiskokonaisuudet konkretisoituvat ja niitä kuvataan tarkemmin erikseen laadittavissa projektisuunnitelmissa kehittämiskokonaisuuksittain. Hankkeen keskeisimmät vaiheet ovat lainsäädännön valmistelu, hankkeen organisointi, sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmointi ja kehittäminen, määrittelyjen tarkennukset ja tekninen suunnittelu, valtakunnallisten palveluiden hankinta ja toteututtaminen, yhteistestaus, arkistonpalvelun pilotointi ja valtakunnallisten tietosisältöjne ja palveluiden käyttöönotto. Lisäksi hankkeen rinnalla toteutetaan liittyvien järjestelmien hankintaa, suunnittelua tai muutosten toteuttamista nykyisiin järjestelmiin erilaisissa kehittämis- ja käyttöönottoprojekteissa. Hankeorganisaatio on kuvattu alustavasti ja se tarkentuu hankkeen käynnistyessä virallisten asettamispäätösten jälkeen vuoden 2015 aikana. Avainsanat: sosiaalihuolto, sosiaalipalvelut, Kanta-palvelut, tietojärjestelmät THL – Ohjaus nro/2015 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Sisällys Lukijalle ......................................................................................................................................................... 3 Tiivistelmä ...................................................................................................................................................... 4 Johdanto ......................................................................................................................................................... 7 Hankkeen tausta ......................................................................................................................................... 7 Sosiaalialan tietoteknologiahanke ja Tikesos-viimeistelyt -projekti .......................................................... 9 Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri ................................................................................. 9 Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet ................................................................................................. 11 Lainsäädäntö ............................................................................................................................................ 12 Hankkeen strategiset ja toiminnalliset tavoitteet...................................................................................... 13 Laadulliset hyödyt.................................................................................................................................... 14 Taloudelliset hyödyt ................................................................................................................................ 21 Toimijat ja sidosryhmät ........................................................................................................................... 23 Hankkeen rajaukset ja reunaehdot ........................................................................................................... 24 Riippuvuudet............................................................................................................................................ 25 Hankkeen onnistumisen kriteerit ............................................................................................................. 25 Kansa-hankkeen toteuttaminen ................................................................................................................. 27 Hankkeen vaiheet ja kehittämiskokonaisuudet ........................................................................................ 27 Valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevat kehittämiskokonaisuudet ............................................... 28 Perusedellytysten luonti...................................................................................................................... 28 Asiakastietomallin katselmointi ja pilotointi ...................................................................................... 29 Määrittelyjen tarkentaminen ja tekninen suunnittelu.......................................................................... 30 Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja järjestelmätoteutukset ...................................................... 34 Sosiaalihuollon toimijoiden kehittämiskokonaisuudet ............................................................................ 37 Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto......................................................................................... 37 Asiakastietojärjestelmien hankinta ..................................................................................................... 37 Valtakunnallisten palveluiden käyttöönotto............................................................................................. 38 Yhteistestaus ....................................................................................................................................... 38 Pilotointi ............................................................................................................................................. 38 Valtakunnallisia palveluita käyttävien tietojärjestelmien käyttöönotot ................................................... 39 Käyttöönottojen tuki ........................................................................................................................... 39 Organsiaatioiden liittymiset ja käyttöönotot ....................................................................................... 39 Hankkeen päättäminen ............................................................................................................................. 40 Kokonaisaikataulu tiivistetysti ................................................................................................................. 40 Vastuut ja roolit........................................................................................................................................... 45 Hankkeen organisoituminen ...................................................................................................................... 47 Hankeorganisaatio, johtaminen ja päätöksenteko .................................................................................... 47 Hankkeen vaiheiden hallinta .................................................................................................................... 48 Projektimalli............................................................................................................................................. 50 Viestintä ja sidosryhmien hallinta ............................................................................................................ 50 Hankkeen muutoshallinta......................................................................................................................... 50 Hankkeen resursointi .................................................................................................................................. 52 Riskienhallinta ............................................................................................................................................. 53 Lähteet.......................................................................................................................................................... 56 THL – Ohjaus nro/2015 5 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kuvat Kuva 1. Yhteentoimivuuden viitekehys. .................................................................................................... 11 Kuva 2. Yhteenveto sosiaalihuollon järjestelmäarkkitehtuurista. .......................................................... 12 Kuva 3. Kansa-hankkeen kustannukset ja hyödyt vuositalolla .............................................................. 22 Kuva 4. Kansa-hankkeen kumulatiivinen kannattavuus......................................................................... 22 Kuva 5. Sosiaali- ja terveydenhuollon sidosryhmät. ................................................................................ 23 Kuva 6. Kansa-hankkeen kehittämiskokonaisuudet ja niiden aikataulutus. ......................................... 27 Kuva 7. Sosiaalihuollon valtakunnallista tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta tukevat tietojärjestelmäpalvelut. ........................................................................................................................ 32 Kuva 8. Keskeisimmät Kansa-toteutuksessa käytettävät standardit...................................................... 33 Kuva 9. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkartta. ................................................................ 35 Kuva 10. Kehittämisvaiheiden muodostamat osahankkeet ..................................................................... 49 Taulukot Taulukko 1. Kansa-hankkeen laadulliset hyödyt. .................................................................................... 16 Taulukko 2. Henkilöstö sosiaalipalveluissa. .............................................................................................. 24 Taulukko 3. Aikataulu ja tehtävät, yhteenveto......................................................................................... 41 Taulukko 4. Sidosryhmien roolit ja vastuut Kansa-hankkeessa. ............................................................ 45 Taulukko 5. Kelan ja THL:n yksiköiden välinen työnjako ja vastuut. .................................................. 49 Taulukko 6. Kansa-hankkeen kustannukset vuosittain. .......................................................................... 52 Taulukko 7. Hankkeen riskit. ..................................................................................................................... 53 THL – Ohjaus nro/2015 6 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Johdanto Johdanto Hankkeen tausta Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) on valmistellut tiedonhallinnan strategiaa ”SOTE-tieto hyötykäyttöön – Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palveluiden tukena”3 . Sen keskeinen tavoite on tukea kansalaisten aktiivisuutta oman hyvinvoinnin ylläpidossa ja edistää palvelujärjestelmän vaikuttavuutta paremman tiedonhallinnan ja sähköisten palveluiden avulla. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpano hanke 2014–2020 (Kansa-hanke) on yksi osa strategian toteutusta. Tavoitteiden toteutukseen liityy oleellisesti myös lainsdäännön muutokset. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisen käsittelystä edellyttävät toimeenpanoa, jota toteutetaan tässä valtakunnallisessa hankkeessa. Vuodesta 2005 alkaneessa sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallisessa kehittämisessä tavoitteena on ollut määritellä ja toteuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kokonaisuus, joka koostuu valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista ja niihin tukeutuvista alueellisista tietojärjestelmäratkaisuista. STM:n on aiemmin linjannut, että ensin toteutetaan sähköinen lääkemääräys ja kansallinen terveysarkisto. Niiden rinnalla kehitetään sosiaalihuollon valtakunnallista asiakastiedon arkistoa, joka toteutetaan vaiheittain Potilastiedon arkiston käyttöönoton jälkeen.4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen kehittäminen käynnistyi osana Sosiaalialan kehittämishanketta vuonna 2005, jossa teknologian hyödyntäminen sosiaalipalveluissa oli yksi hankkeen osakokonaisuuksista. Sosiaalialan tietoteknologiahanke (Tikesos) toimi omana hankekokonaisuutenaan vuosina 2008–2011 luoden pohjaa tietotekniikan hyödyntämiseksi sosiaalipalveluissa. Tikesos-hankkeen päätyttyä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallista kehittämistä on jatkettu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa (THL). Sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisen arkistoinnin toteuttamisen esiselvitystyö toteutettiin vuonna 2008. Työn aikana tarkasteltiin sosiaalihuollon tarpeita asiakirjallisen tiedon saatavuuden edistämiseksi ja arkistoinnin toteuttamiseksi. Mahdollisia sähköisen arkistoinnin toteutusvaihtoehtoja tunnistettiin seitsemän, joita arvioitiin suhteessa arkistoinnille asetettuihin tarpeisiin. Sosiaalihuollon tarpeita, arkistointiratkaisun toiminnallisuutta ja rajapintoja tarkasteltiin STM:n ohjauksen mukaisesti erityisesti suhteessa terveydenhuollon valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin eli Kanta-palveluihin. Esiselvitystyön lopputuloksena STM:n johtama Tikesos-hankkeen johtoryhmä linjasi keskeiset päävaatimukset toteutettavasta sosiaalihuollon arkistoratkaisusta, mikä tarkoitti käytännössä terveydenhuollon Kanta-ratkaisuihin perustuvaa viranomaisen hallinnoimaa keskitettyä tietovarantoa. Kanta-palveluihin perustuva malli tarkoittaa nojautumista terveydenhuollon valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin sekä terveydenhuollossa jo tehtyyn määrittely- ja toteutustyöhön ja toimintamalleihin. Valintaa perusteltiin sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeiden samankaltaisuudella, päällekkäisen määrittelyja toteutustyön vähentämisellä, kustannustehokkuudella sekä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisen ja tiedonhallinnan yhteistyöllä sekä valtakunnallisella että paikallisella tasolla. Tikesos-hankkeen aikana sosiaalihuollon sähköinen arkisto sai työnimekseen ”KanSa” (Kansallinen sosiaalihuollon asiakastietovaranto). Vuonna 2008 tehtyjen linjausten pohjalta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja laajemmin sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvää määrittelytyötä on jatkettu ja tarkennettu sekä sosiaalihuollon asiakastietomallin että tietojärjestelmäpalveluiden toteutuksen osalta. Sekä sosiaalihuollon asiakastietomallia että tietojärjestelmäpalveluita on määritelty oletuksella, että sosiaalihuoltoon saadaan keskitetty viranomaishallinnointiin perustuva toiminnallinen, reaaliaikaista asiakastietoa sisältävä, kaikkien sosiaalihuollon palve- 3 4 SoTe-tieto hyötykäyttöön 2020 STM 2010 THL – Ohjaus nro/2015 7 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Johdanto lunantajien yhteiskäyttöinen keskitetty asiakastiedon arkisto ja sitä tukevia muita tietojärjestelmäpalveluja, kuten Omakanta sosiaalihuollon tarpeisiin sovitettuna. Tavoitteena on, että sosiaalihuollon palvelunantajien asiakastietojärjestelmät ovat yhteentoimivia ja käyttävät avoimia rajapintoja, yhteisiä tietojärjestelmäpalveluja ja valtakunnallisia tietovarantoja. Valtakunnalliset määritellyt semanttisesti yhdenmukaiset asiakasasiakirjat tallennetaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ja niitä käytetään ja luovutetaan sieltä tietosuojasäännösten mukaisesti asiayhteyden perusteella. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto hoitaa myös asiakasasiakirjojen pysyväissäilytyksen. Lisäksi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä käytetään yhdenmukaista ja avoimiin rajapintoihin perustuvaa teknologiaa siltä osin kuin se on kansallisten palveluiden käytön kannalta tarpeellista. Kansa-hanke sisältää kaksi isoa kehittämisnäkökulmaa. Toinen on määrämuotoisen kirjaamisen ja asiakastietomallin valtakunnallinen kehittäminen ja niiden käyttöönotto alueellisissa tai paikallisissa tietojärjestelmissä. Toinen näkökulma muodostuu valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja asiakastiedon arkiston määrittelystä, pilotoinnista ja käyttöönotosta. Se sisältää valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toteutuksen ja käyttöönoton sekä liittyvien asiakastietoja käsittelevien järjestelmien vaatimus- ja toiminnallisten määrittelyjen tekemisen paikallisella ja alueellisella tasolla, koulutuksen ja ohjeistuksen järjestämisen sekä hankkeen organisoinnin ja vastuut eri viranomais- ja sidosryhmätasolla. Näiden vaiheiden jälkeen siirrytään ylläpitovaiheeseen ja pohditaan jatkokehitysmahdollisuuksia saadun palautteen ja käyttökokemusten sekä lainsäädännön perusteella. Kaikkien vaiheiden yhteinen tavoite on luoda toimiva valtakunnallisella ja paikallisella tasolla käyttäjiä ja asiakkaita palveleva tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa asiakkaan tiedot ovat siellä missä asiakasta palvellaan. Ensimmäiset tekniset asiakastiedon arkiston pilotoinnit on tavoitteena käynnistää vuosien 2017 ja 2018 aikana. Tätä edeltää mittava määrittely- ja toteutustyö. Asiakastiedon arkiston täysimittaisen käyttöönoton aikataulusta tullaan säätämään lailla ja astuksella. Laissa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) sekä laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, myöhemmin asiakastietolaki) on säädetty, että THL vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon sähköisen käsittelyn, siihen liittyvän tietohallinnon, valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja yhteisten hallinnonalakohtaisten tietovarantojen käytön ja toteuttamisen suunnittelusta, ohjauksesta ja seurannasta. Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) vastaa valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen ja tietohallinnon strategisesta ohjauksesta osana terveys ja hyvinvointi -kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin ohjausta. Lisäksi STM vastaa lainsäädännön valmisteluista, jotka mahdollistavat valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton sosiaali- ja terveyspalveluja antavissa organisaatioissa. Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (myöhemmin tietohallintolaki) astui voimaan 10.6.2011. Tietohallintolaki edellyttää arviointimenettelyä kaikille kustannuksiltaan yli 5 miljoonan euron tietojärjestelmähankkeille. Tätä hankesuunnitelmaa voidaan hyödyntää tietohallintolain edellyttämää arvioinnissa, mutta se ei kata kaikkia arvioinnin kohteena olevia osa-alueita. Tämän hankesuunnitelman lisäksi tuotetaan erillisiä yhteentoimivuuskuvauksia arvioinnin toteuttamiseksi. THL – Ohjaus nro/2015 8 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Johdanto Sosiaalialan tietoteknologiahanke ja Tikesos-viimeistelyt -projekti Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa -osaprojekti (2003–2007) käynnisti sosiaalihuollon tiedonhallinnan systemaattisen ja valtakunnallisen kehittämisen osana Sosiaalialan kehittämishanketta 5 . Vuodesta 2008 eteenpäin kehittämistyötä jatkettiin omana erillishankkeena, Sosiaalialan tietoteknologihankkeessa (Tikesos-hanke), vuoteen 2011 saakka. Tikesos-hankkeen tehtävänä oli laatia sosiaalihuollon omista kehittämistarpeista lähtevä kokonaissuunnitelma siitä, mitä eri toimenpiteitä tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa edellyttää valtakunnan tasolla, alueellisesti ja paikallisesti sekä missä järjestyksessä toimenpiteet tulee toteuttaa. 6 Tikesoshankkeen tärkeimpänä tehtävänä oli määritellä sosiaalihuoltoon yhtenäiset asiakirjarakenteet ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut siten, että hyödynnetään terveydenhuollossa aiemmin tehty työ ja turvataan asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhteensopivuus. Asiakastietojärjestelmiin liittyvä kehittämistyö ajoitettiin tehtäväksi vuosina 2005–2011 siten, että tehdyt määritykset olisivat otettavissa käyttöön vuonna 2011. Tikesos-hankkeen tuloksena syntyi taustaselvityksiä ja toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmämäärityksiä. Kokonaisarkkitehtuurityön käyttöönotto julkisella sektorilla oli tuloillaan hankekauden loppuaikana. Tikesos-hankkeessa määriteltiinkin ensimmäinen versio sosiaalihuollon kansallisesta kokonaisarkkitehtuurista (SOKKA). Osana kokonaisarkkitehtuurityötä laadittiin muun muassa vuoden 2011 määritysten mukainen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämispolku vuosille 2012–2020. Vuoden 2011 jälkeen toteutettiin vuoden kestänyt Tikesos-viimeistelyt -projekti. Tikesos-hankkeen jälkeen järjestelmämäärittelyistä on vastannut THL, jossa tiedonhallinnan kehittämisen kokonaissuunnittelusta vastaa Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikkö (OPER). Kansa-hankkeen toteuttaminen perustuu pitkälti Tikesos-hankkeen aikaisiin selvityksiin, linjauksiin ja määrittelyihin. Jo tehtyä työtä tarkennetaan tässä hankkeessa ja toimeenpannaan käytännön toteutuksissa. Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuria on kuvattu STM:n ja THL:n yhteistyössä vuosien 2013 ja 2014 aikana7. Työhön ovat osallistuneet myös Kela ja kuntakentän edustajat. Kokonaisarkkitehtuurityössä on kuvattu toimialalle yhteiset periaatteet ja linjaukset sekä tarkemmin terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn kokonaisuus (Kanta) sekä sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn kokonaisuus (Kansa). Tämän lisäksi Kuntaliitto on valmistellut alueellisen viitearkkitehtuurin (VAKAVA). Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri kuvaa valtakunnallisen tavoitetilan vuoteen 2020. Tämä hankesuunnitelma on tiiviissä yhteydessä kokonaisarkkitehtuuriin ja kuvaa sen mitä kehittämisvaiheita ja toimenpiteittä tarvitaan kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilaan pääsemiseen. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurityö pohjautuu Tikesos-hankkeessa tehtyyn Sosiaalihuollon kansalliseen kokonaisarkkitehtuuriin (SOKKA). Sosiaalihuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuuriprojektin tavoitteena on päivittää ja yhtenäistää SOKKA-kuvaukset vastaamaan Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin yhteisiä linjauksia ja periaatteita. Kokonaisarkkitehtuurityössä tiivistetään olemassa olevien määritysten ja linjausten oleelliset osat osaksi kokonaisarkkitehtuuria, tunnistetaan määritysten puutteet ja kehittämiskokonaisuudet toteutussuunnitelman pohjaksi. Kokonaisarkkitehtuurityön lopputuloksista olennaisimpia ovat sosiaalihuollon tiedonhallinnan tukiprosessit, tietovirtakuvaukset sekä tietojärjestelmäpalvelukuvaus, jossa kuvataan valtakunnallinen tietojärjestelmäratkaisu ja yhteiset tietojärjestelmäpalvelut. Lisäksi kuvataan Gap-analyysi Kanta-ratkaisun soveltuvuudesta sosiaalihuollon tarpeisiin. Tikesos-hankkeessa linjattiin vuonna 2008, että sosiaalihuollossa hyödynnetään mahdollisimman paljon terveydenhuollossa tehtyä määrittelytyötä. Lähtökohtaisesti sosiaalihuollon tarvetta vastaavia määrittelyjä 5 STM 2005:1 Sahala ym. 2011 7 Huovila ym. 2014a, Huovila ym. 2014 b, Huovila ym. 2014 c 6 THL – Ohjaus nro/2015 9 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Johdanto on tehty Kanta-arkkitehtuurin päälle ja määrittelyjä on lähinnä laajennettu sosiaalihuollon tarvetta vastaaviksi niiltä osin, kuin terveydenhuollon tarpeisiin tehdyt määrittelyt eivät ole soveltuneet sosiaalihuoltoon. Sosiaalihuollon näkökulmasta kehittämistyön haaste on ollut kommunikoida terveydenhuollon määrittelytyön kanssa siten, ettei Kanta-kehittämistyössä lähtökohtaisesti rajattaisi sosiaalihuollon tarpeita vastaavia ratkaisuja ja toisaalta huomioitaisiin jo hyvissä ajoin sosiaalihuollon tarpeet terveydenhuollon tarpeisiin toteutetuissa ratkaisuissa. Sosiaalihuollon tarpeisiin tehdyssä määrittelytyössä on voitu hyödyntää ja oppia terveydenhuollon kehittämistyöstä, jolloin määrittelytyö on ollut nopeampaa ja suoraviivaisempaa. Määrittelyjen osalta sosiaalihuollon valmiudet toimeenpanoon ja tekniseen testaukseen olivat kohtuullisella tasolla vuonna 2011. Toimeenpanoon ja testaukseen ei ole kuitenkaan voitu edetä, koska terveydenhuollon Kanta-palvelujen laajin käyttöönottovaihe vuodesta 2012 alkaen on vaatinut suurimman osan kehittämisresursseista Kelassa, THL:ssa, STM:ssä ja kunnissa. THL – Ohjaus nro/2015 10 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Kansa-hankkeella tarkoitetaan hankekokonaisuutta, jossa kehitetään ja otetaan käyttöön kaikissa sosiaalipalveluja tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa asiakastiedon määrämuotoinen kirjaaminen sekä sosiaalihuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut tiedon saatavuutta edistämään. Kansa-hankkeessa ei ole ensisijaisesti kyse tietojärjestelmien kehittämisestä, vaan yhtä tärkeä osa Kansa-hanketta on sosiaalihuollon määrämuotoisten asiakasasiakirjojen ja asiakirjastandardin mukaisen kirjaamisen ja tietomallin käyttöönottoon tähtäävä kehittäminen. Kehittämisellä tavoitellaan kokonaisvaltaista toiminnan muutosta sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa. Hankkeessa tavoitellaan toiminnan muutosta, joka tukee asiakaslähtöistä ja tehokasta sosiaalihuollon toimintaa tietojärjestelmien avulla. Hankkeen tavoitteita voidaan jäsentää yhteentoimivuuden viitekehyksen avulla. Kansa-hankkeen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää sitä, että on ratkottava yhteentoimivuuden haasteita eri näkökulmista. Kansa-hankkeeseen liittykiin kehittämistyötä niin lainsäädännön, organisaatioiden prosessien, tietojen rakenteiden ja semantiikan kuin teknistenkin kysymysten parissa. Jotta tavoitteet voidaan saavuttaa, tulee nämä kaikki yhteentoimivuuden näkökulmat huomioida. Yhteentoimivuuden viitekehtys on kuvattu kuvassa 1. Kuva 1. Yhteentoimivuuden viitekehys. Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto tulee vaikuttamaan jokaisen sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilön toimintaan, kun dokumentointikäytännöt ja asiakirjarakenteet yhdenmukaistetaan. Muutos näkyy myös asiakkaille, kun asiakirjat ja toiminta sosiaalipalveluissa yhdenmukaistuu. Kansallisesti ohjatut toimintaprosessit vaikuttavat myös sosiaalipalveluja tuottavien organisaatioiden toimintatapaan. Valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton myötä paikallisia tai alueellisia asiakastietoja käsitteleviä tietojärjestelmien toiminnallisuuksia tullaan ohjaamaan valtakunnallisesti. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto edellyttää joko merkittäviä muutoksia nykyisiin sosiTHL – Ohjaus nro/2015 11 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet aalipalveluissa käytettäviin asiaskastietojärjestelmiin tai uuden tietojärjestelmäsukupolven käyttöönottoa. Valtakunnallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto vaikuttaa lisäksi tietojärjestelmien kehittäjiin ja niitä tarjoaviin yrityksiin sekä nykyisiin ohjelmistoratkaisuihin ja niiden kehittämistyöhön. Sosiaalihuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri on kuvattu kuvassa 1. Kuvassa ylimmällä rivillä sosiaalihuollon tietovarantoja käyttävät tahot on esitetty rooleina. Rooleilla on tiettyjä käyttötarpeita, jotka on kuvattu toimintoina toisella rivillä. Keskivälin laatikot kuvaavat sovelluksia tai järjestelmiä, joiden kautta eri rooleista ja toiminnoista voidaan päästä käyttämään asiakastietovarantoja. Asiakastietovarannot muodostuvat tässä kuvaustavassa sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta ja sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelusta. Kuvassa sosiaalihuollon omat tietojärjestelmät on kuvattu oransilla ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiset järjestelmät sinisellä. Keskeisimmät sosiaalihuollossa käyttöönotettavat sähköiset palvelut ovat Omakanta, sosiaalihuollon valtakunnallinen asiakastiedon arkisto ja tiedonhallintapalvelu sekä ammattilaisen käyttöliittymäpalvelut. Kokonaisarkkitehtuuridokumentaatiossa on kuvattu tarkemmin myös muut kokonaisuuteen vaikuttavat tietovarannot, tietovirrat ja tietojärjestelmät. Kuva 2. Yhteenveto sosiaalihuollon järjestelmäarkkitehtuurista. Lainsäädäntö Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisessa kokonaisarkkitehtuurissa8 on kuvattu sosiaalihuollon tiedonhallintaan vaikuttava keskeinen lainsäädäntö ja valtakunnalliset strategiat. Kansa-hankkeen kannalta keskeisimmät lakiuudistukset ovat parhaillaan valmistelussa ja osittain jo käsittelyvaiheessa. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain valmistelu ja voimaantulo on ensimmäinen merkittävä askel kohti määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoa sosiaalihuollossa. Asiakasasiakirjalain voimaantulon myötä sosiaalipalveluja antavat organisaatiot ottavat käyttöön asiakastyön kirjaamiseen kansallisesti määriteltyjä 8 Huovila ym. 2014a THL – Ohjaus nro/2015 12 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet asiakirjarakenteita. Asiakirjalain tarkemmasta soveltamisesta THL antaa tarkempia asiakirjoja ja kirjaamista koskevia määräyksiä. Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (519/2007) on säädetty toimialoilla käytettävistä valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista. Sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastietojen säilyttämisen ja tiedonjaon palvelut edellyttävät asiakastietolain laajennuksia sosiaalihuollon tarpeisiin. Valmistellulla lakimuutoksella mahdollistetaan sosiaalihuollon kansallisen sähköisen asiakasasiakirja-arkiston perustaminen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojen yhteinen hyödyntäminen. Tikesos-hankkeessa tehtiin ensimmäinen selvitys lainsäädännön kehitystarpeista9 ja säädöstarpeita on tarkennettu edelleen osana sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen arkkitehtuuria10. Arkkitehtuurityössä tunnistettuja lainsäädäntöä edellyttäviä asioita ovat sosiaalihuollon suostumus- ja kieltomallin täsmentäminen siten, että tietojenkäsittely voisi perustua asiakkaan informointiin toimialan sisällä sosiaalihuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut viranomaisten rooli sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalvelujen toteutuksessa sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteröinti tai muu menettely ammattilaisten yksilöimiseen rekisterinpito ja tiedon luovutusta koskeva sääntely asiakkaalle, ammattilaisten kesken sekä eri toimijoiden välillä. Käynnissä oleva sosiaalihuollon lainsäädännön kokonaisuudistus vaikuttaa myös sosiaalihuollon toimintaan lähivuosina. Sosiaalihuoltolakia (710/1982) ja lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta (812/2000) ollaan uudistamassa. Uusi sosiaalihuoltolaki on hyväksytty ja se tulee voimaan 1.4.2015. Sosiaalihuollon yleislakeina ne ovat merkittävimmin toimintaa ohjaavat säädökset. Näiden lisäksi sosiaalihuollon erityislaeista muutoksessa ovat ainakin Isyyslaki (700/1975), Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977) ja Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987). Myös sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislain uudistaminen ja kuntarakenneuudistus tulee huomioida sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisessä. Näiden lakiuudistusten vaikutukset ovat huomattavat, ja lainsäädösten yhteensovittaminen ja valmistelu yhtenä kokonaisuutena on erityisen tärkeää. Lainsäädännön edellyttämiä toiminnallisia ja rakenteellisia muutoksia pystytään tukemaan tietojärjestelmätoteutuksilla, kunhan järjestelmien suunnittelun varataan riittävästi aika ja muutosten toimeenpanossa huomioidaan myös tietojärjestelmien vaatimuksia. . Hankkeen strategiset ja toiminnalliset tavoitteet Kansa-hankkeen keskeinen tavoite on lisätä tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja asiakastietojen saatavuutta ensisijaisesti sosiaalihuollon toimialan sisällä mutta myös muiden toimialojen välillä (esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon tai muiden sidosryhmien välillä). Yhteentoimivuudella tarkoitetaan tässä yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallista yhteentoimivuutta, asiakastietojen semanttista yhteentoimivuutta sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien teknistä yhteentoimivuutta. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluprosessien yhteentoimivuus on edellytys asiakaslähtöisten palveluketjujen toteuttamisessa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa järjestetään yhteisillä rajapinnoilla esimerkiksi päihdehuollossa ja ikääntyneiden palveluissa. Sosiaali- ja terveydenhuolto toimii myös alueilla, joilla ei ole yhtymäkohtia toisiinsa kuten perhehoikeudelliset palvelut ja suun terveydenhuolto. Kansahankkeessa huomioidaan sekä sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnoilla että muiden toimialojen rajapinnoilla tapahtuva sosiaalihuollon asiakaskohtainen työ. 9 Sahala & Mykkänen 2011 Laaksonen ym. 2015 10 THL – Ohjaus nro/2015 13 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien teknistä yhteentoimivuutta tuetaan hyödyntämällä mahdollisimman paljon terveydenhuollon Kanta-palveluissa tehtyjä määrityksiä ja teknisiä toteutuksia. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisen kehittämisen lähtökohtana on ollut yhdenmukaistaa asiakastiedon sisältöjä ja käsittelyä sekä edistää asiakastiedon saatavuutta ja hyödyntämistä. Asiakastiedon semanttinen ja tekninen yhdenmukaistaminen lisää asiakastiedon hyödynnettävyyttä riippumatta siitä, missä asiakastieto on laadittu. Toisessa organisaatiossa laaditun tiedon hyödyntämisen tavoitteena on muun muassa vähentää päällekkäistä kirjaamista sosiaalipalveluissa. Yhdenmukaisesti tuotettu tieto mahdollistaa myös tiedon vertailun, kuten asiakasmäärät tai palvelujen myöntämisen perusteet Toisen organisaation laatiman tiedon hyödyntämisen edellytyksenä on tiedon saatavuuden edistäminen. Kansa-hankkeen tavoite on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellä, missä asiakastieto on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi tai järjestämiseksi. Tämä tavoite voidaan toteuttaa tallentamalla tiedot keskitetysti yhteen paikkaan, josta se on saatavilla niille, jotka ovat siihen oikeutettuja. Kyseessä oleva palvelu ja sitä ohjaava lainsäädäntö määrittää, kuka on oikeutettu saamaan tiedon kussakin tilanteessa Kansa-hankkeen pitkän aikavälin tavoitteena on myös hillitä tietojärjestelmäkustannuksia ja tehostaa sosiaalihuollon palvelutuotantoa, asiakirjahallintaa ja tietohallintoa. Strategiset tavoitteet asiakastietojärjestelmien tekninen ja semanttinen yhteentoimivuus on parantunut asiakastietojen saatavuus on parantunut asiakastiedon päällekkäinen kirjaaminen on vähentynyt asiakastiedon laatu on parantunut asiakastietojen vertailukelpoisuus on parantunut asiakastietojen hyödynnettävyys on parantunut asiakasprosessia tukevat tietojärjestelmät ovat lisääntyneet sosiaalihuollon tietohallinto, asiakirjahallinta ja palvelutuotanto ovat tehostuneet Toiminnalliset tavoitteet yhdenmukaiset asiakirjamääritykset on otettu käyttöön ja ne ohjaavat kirjaamista yhdenmukaiset toimintaprosessit on otettu käyttöön ja ne ohjaavat palvelutoimintaa asiakastiedon kirjaamista ohjataan valtakunnallisesti asiakastiedot tallennetaan valtakunnalliseen asiakastiedon arkistoon asiakastiedot ovat saatavilla valtakunnallisesta asiakastiedon arkistosta asiakastietojen hyödyntäminen asiakastyössä on lisääntynyt Kansa-hankkeen jälkeisinä tavoitteina voidaan pitää 1. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat voivat hyödyntää sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta ja valtakunnallisesta potilastiedon arkistosta tietoja asiakasprosessin tarpeiden mukaan. 2. Sosiaalihuollon palvelunantajien mahdollisuudet kehittää sähköistä asiointia ovat lisääntyneet. 3. Valtakunnallisia tietovarantoja voidaan hyödyntää myös sekundäärisessä toiminnassa, kuten tilastoinnissa, tutkimuksessa tai raportoinnissa. Jokaisen tavoitteen toteutuminen edellyttää useita toimenpiteitä. Kansa-hankkeen toteuttamisen vaiheissa, vaiheiden kehittämiskokonaisuuksissa ja niiden tehtävissä nämä toimenpiteet realisoituvat erilaisissa kehittämis-, määrittely- ja käyttöönottoprojekteissa. Laadulliset hyödyt Kansa-hankkeen tavoitteena on ottaa käyttöön yhdenmukainen asiakastietojen käsittely sekä keskitetty tietojen säilytys ja tiedonsaantipalvelu ammattilaisille ja asiakkaille. Näiden käyttöönotosta hyötyvät sosiaalihuollon asiakkaat ja ammattilaiset sekä asiakirja- ja tietohallinto. THL – Ohjaus nro/2015 14 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Tavoitetilassa asiakastietojen käsittely perustuu kansallisesti määriteltyjen prosessien mukaiseen toimintatapaan, jota noudatetaan toimintayksiköstä riippumatta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että asiakkaasta kirjataan samoja tietoja yhtenäisellä tavalla riippumatta siitä, missä palveluyksikössä asiakasta palvellaan. Tämä vaikuttaa kirjaamiskäytäntöihin ja ammattilaisten tapaan jäsentää omaa työtään. Tavoitteena on, että asiakkaalla on pääsy omiin tietoihin ajasta ja paikasta riippumatta Omakantapalvelun kautta, jollei niitä ole erityisestä syystä rajattu kansalaisen näkymän ulkopuolelle. Sosiaalihuollon asiakastyö tulee näkyvämmäksi asiakkaalle, ja asiakas pystyy osallistumaan oman asiansa hoitamiseen sähköisten kansallisten palveluiden kautta. Asiakas näkee, minne häntä koskevia tietoja on luovutettu ja mitä asiakastietoa hänestä kirjataan. Asiakas hyötyy siitä, että hän tietää mitä ja miten hänen asioitaan hoidetaan sosiaalihuollossa. Asiakkaan ei myöskään tarvitse säilyttää itseään koskevia asiakirjoja paperisina versioina, koska ne ovat aina saatavilla keskitetysti yhdestä paikasta. Ammattilaisten näkökulmasta keskitetty asiakastietojen säilyttäminen mahdollistaa sen, että kerran kerätty tieto on saatavilla aina, kun sitä tarvitaan. Tämä vähentää päällekkäistä kirjaamista, eikä asiakkaan tarvitse selvittää aikaisempia tausta- tai historiatietoja useaan kertaan. Kansa-hankkeen myötä kuntien ja muiden sosiaalipalveluja antavien yksiköiden asiakirjahallintoa yhdenmukaistetaan. Sosiaalihuollon asiakirjoille määritellään esimerkiksi yhtenäiset säilytysajat11 ja keskitettyyn tietovarantoon tallennettaville asiakirjoille laaditaan yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma. Lisäksi yhdenmukaistetaan sosiaalipalveluissa syntyvien asiakasasiakirjojen metatiedot, jäsentäminen, käsittelyprosessit ja käsittelysäännöt. Sosiaalihuollon palvelunantajat hyötyvät siitä, että asiakirjahallintoa ohjataan valtakunnallisesti ja osalle asiakirjoista annetaan valmis arkistonmuodostussuunnitelma. Kansa-hankkeen myötä tietohallinnon ja tietojärjestelmäratkaisujen toteuttamista aletaan ohjata kansallisesti. Asiakasasiakirjojen rakenteet, käsittelyn periaatteet ja toimintamallit yhdenmukaistetaan. Esimerkiksi käyttövaltuuksien ja pääsynhallinnan mekanismit yhdenmukaistetaan, palvelukokonaisuuden muodostaminen ja asianhallinta toteutetaan paikallisissa järjestelmissä yhdenmukaisten määrittelyjen ja toimintamallien mukaan. Tietojärjestelmien toteuttajat, kehittäjät ja käyttäjät hyötyvät siitä, että kehittämisvastuuta jaetaan monen toimijan kesken, ja tietojärjestelmien perustoiminnallisuudet toteutetaan yhdenmukaisesti eri järjestelmissä. Määrämuotoinen kirjaaminen mahdollistaa aikaisempaa tehokkaamman tiedon hyödyntämisen myös muuhun käyttötarkoitukseen kuin mitä varten se on alun perin tallennettu. Valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisen yhtenä tavoitteena on, että asiakastietoa voidaan hyödyntää toissijaisessa käyttötarkoituksessa myös toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen, resurssien allokointiin ja talouden suunnitteluun, tilastointiin, tutkimukseen, valvonnan tarpeisiin tai muihin organisaation tai hallinnon tarpeisiin. Paikalliset, alueelliset ja valtakunnalliset toimijat hyötyvät siitä, että asiakastiedosta voidaan jalostaa vertailukelpoista tietoa eri käyttötarkoituksiin. Kansa-hankkeen myötä tietojärjestelmätoteutusten valtakunnallista ohjausta laajennetaan merkittävästi. Nykyisin jokainen organisaatio ja palveluyksikkö ovat joutuneet ratkomaan yksin monia asioita, koska keskitetty tietohallinnon ohjaus ei ole ollut mahdollista. Valtakunnallisesti ohjeistetut tietojärjestelmämääritykset mahdollistavat keskitettyjen ratkaisujen toteuttamisen sellaisten tietojärjestelmäpalvelujen osalta, joita ei kannata toteuttaa itsenäisesti kaikissa tietojärjestelmissä tai organisaatioissa. Valtakunnallisen teknisen perusinfrastruktuurin rakentaminen mahdollistaa erilaisten valtakunnallisesti tarjottavien palveluiden käyttöönoton pidemmällä aikavälillä. Sähköisiä palveluja voidaan toteuttaa isompina kokonaisuuksina, mikä tehostaa tietojärjestelmäratkaisujen toteuttamista. Sosiaalihuollon infrastruktuurin rakentaminen osaksi Kanta-palveluita mahdollistaa sosiaali- ja terveydenhuollon tiivistämisen ja toimialojen yhteisten ratkaisujen toteutuksen. Taulukossa 1 on kuvattu yhteenveto taloudellisista hyödyistä. 11 Arkistolaitos 2014 THL – Ohjaus nro/2015 15 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Taulukko 1. Kansa-hankkeen laadulliset hyödyt. Hyöty 1 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja tietojen saatavuus paranee. Arkisto toimii 24/7 ja sinne tallennetut asiakastiedot ovat saatavilla siellä missä asiakasta palvellaan, kun työntekijällä on käytössään arkistoon liittynyt järjestelmä. Aikaisemmin asiakastiedot ovat hajautuneet eri tietojärjestelmiin yhden kunnan sisällä ja eri organisaatioissa ja asiakkaan aikaisempi palveluhistoria ei ole ollut työntekijän saatavilla teknisten käyttöyhteyksien puuttuessa, tai kun ei ole tiedetty asiakkaan aikaisempia palveluja/palveluorganisaatioita. Arkiston käyttöönoton jälkeen kaikki asiakasta koskeva tieto on saatavilla heti riippumatta siitä, missä organisaatiossa tai järjestelmässä tieto on tuotettu. Valtakunnallinen arkisto antaa asiakastiedot nähtäväksi myös Omakanta -palvelun kautta asiakkaalle, jos niiden näkyvyyttä ei ole erikseen rajattu. Hyöty kohdistuu sosiaalihuollon asiakkaille, asiakastyötä tekeville ja arkistonhoitajille. Mittari, jolla hyödyn 1. Arkistoon liittyneiden järjestelmien määrä. 2. Henkilöiden määrä, jotka ovat toteutumista voi toden- katsoneet asiakastietojaan Omakannan kautta. 3. Kansalaisten tekemien tietojen taa hakujen tai muiden tapahtumien määrä. Milloin hyöty alkaa realisoitua Hyödyn realisoimiseen tarvittavat erityiset toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Sosiaalihuollon ammattilaisille heti kun arkistoon on liittynyt usempi kuin yksi järjestelmä. Sosiaalihuollon asiakkaalle heti, kun ensimmäinen asiakirja on tallennettu arkistoon. Arkiston käyttö on velvoitettava lainsäädännöllä. Omakanta-kehityksessä (tuotannossa oleva tietojärjestelmä, joka on toteutettu terveydenhuollon tarpeisiin) on huomioitava sosiaalihuollon toiminnan tarpeet. STM: strateginen toimeenpano ja lainsäädännön valmistelu, THL liittyvien järjestelmien ohjaus, Kela arkiston toteuttaminen. Laki tule velvoittamaan kaikkia palvelunantajia liittymään arkistoon. Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen Asiakkaalla on mahdollisuus rajata ja seurata asiakastietojen luovuttamista ja luottamus palvelunantajaan kasvaa. Asiakkaan sähköiset asiointimahdolliHyöty 2 suudet paranevat. Hyödyn tarkempi Omakanta-palvelu näyttää tiedot asiakkaan asiakirjoista tehdyistä luovutuksista. kuvaus Asiakas näkee, mihin toimintayksikköön hänestä laadittuja asiakirjoja on käytetty - miten syntyy tai mikä toimintayksikkö niitä on pyytänyt. Asiakkaalla on myös mahdollisuus - kenelle kohdistuu rajata omien asiakastietojen näkyvyyttä Omakannassa. Asiakkaan luottamus sosiaalihuollon toimintaan vahvistuu kun hän kokee voivansa itse vaikuttaa tietojen saatavuuteen ja jos väärinkäytöksiä ei havaita. Asiakkaan luottamus palvelunantajiin on edellytys vaikuttavalle palvelujärjestelmälle. Asiakas voi myös Omakannan kautta laittaa sosiaalihuollon asioitaa vireille ja toimittaa mm. asiakirjoja tai muita tietoja sähköisesti palvelunantajalle. Tämä hyöty kohdistuu suoraan asiakkaalle. Mittari, jolla hyödyn Asiakkaan tietoihinsa kohdistamien kieltojen määrät. Asiakkaan lokitietojen tartoteutumista voi toden- kastukseen johtaneiden pyyntöjen määrät. Asiakkaan asiointimäärät Omakannassa. taa THL – Ohjaus nro/2015 16 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Milloin hyöty alkaa realisoitua Hyödyn realisoimiseen tarvittavat erityiset toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Omakanta -palvelun kielto-ominaisuuden käyttöönoton jälkeen. Omakannan luovutuslokien käyttöönoton jälkeen. Omakantaan toteutettavien asiointipalvelujen käyttöönoton jälkeen. Omakanta-palvelun laajentaminen ja toiminnallisuuksien käyttöönotto sosiaalihuollon toiminnan tarpeisiin. Omakanta -palvelun kehittämistyö.Omakanta palvelun määrittäminen lainsäädännöllä sosiaalihuoltoon. Kela palvelun teknisenä toteuttajana, THL toiminnalliset omainaisuuksien määrittäjänä. Asiakkaan kielto-mahdollisuus edellyttää tiedon luovutusta ja saantia koskevien säädösten tarkistamista tai ohjeistamista (STM). Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen Hyöty 3 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu Asiankäsittely- ja palveluprosessit ovat yhdenmukaisia Arkiston käyttöönotto edellyttää kirjaamiskäytäntöjen ja tietojärjestelmien asiankäsittelyprosessien yhdenmukaistamista. Kansalliset toimintaprosessit yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa ja asiakirjallisen tiedon muodostamista. Kansalliset tiedonhallinnan tukiprosessit puolestaan yhdenmukaistavat tietojärjestelmien toimintaa ja niiden välistä työnjakoa liittyvien ja valtakunnallisten järjestelmien välillä. Tämä prosessiohjaus näkyy asiakkaalle siten, että sosiaalihuollon asioita hoidetaan samalla tavalla (prosessit ovat samankaltaisia) riippumatta siitä, kuka palvelun järjestää. Myös sosiaalihuollon ammattilaiset hyötyvät siitä, että sosiaalihuollon asioiden hoitaminen perustuu yhteisesti sovittuun prosessiin, eikä työntekijän tarvitse opetella organisaatiokohtaisia prosesseja. Tietojärjestelmien toteuttajat hyötyvät siitä, että prosessit ovat yhdenmukaisempia kuin aiemmin. Mittari, jolla hyödyn Mitattu asiakastyytyväisyys asiankäsittelyprosessin sujuvuuteen. Mitattu työntekitoteutumista voi toden- jöiden tyytyväisyys asianhallinnan prosessien sujuvuuteen sosiaalihuollon asioiden taa käsittelyssä. Milloin hyöty alkaa realisoitua Hyödyn realisoimiseen tarvittavat erityiset toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen Hyöty 4 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu THL – Ohjaus nro/2015 Prosessihyödyt voidaan saavuttaa jo ennen arkiston käyttöönottoa, mikäli prosessiohjaus otetaan käyttöön jo ennen arkiston liittymistä. Hyöty realisoituu viimeistään arkiston käyttöönottovaiheessa. Sosiaalipalveluja antavissa organisaatioissa: sosiaalihuollon ammattihenkilöiden, asiakirjahallinnon ja tietohallinnon ammattilaisten kouluttaminen, prosessiohjaus toiminnallisuuksien käyttöönotto asiakastietoja käsittelevissä järjestelmissä. THL: prosessimäärittelyt, tietojärjestelmätoimittajat prosessien toteuttamiseksi asiakastietoja käsitteleviin järjestelmiin. Toimintaprosessien tueksi sosiaalihuollon substanssilainsäädäntö ohjaa palveluprosessia riittävästi, josta saadaan tukea valtakunnalliseen määrittelyyn. Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia Valtakunnallisen arkiston käyttö edellyttää teknistä yhdenmukaisuutta sitä käyttäviltä ja siihen liittyviltä tietojärjestelmiltä, jotta liittyvä järjestelmä pystyy hakemaan arkiston tietokannasta toisen järjestelmän tallentamia asiakirjoja. Teknisten asiakirjarakenteiden lisäksi asiakirjat on yhdenmukaistettu semanttisesti. Tekninen 17 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet ja semanttinen yhdenmukaistaminen mahdollistavat tehokkaamman tiedon uudelleenkäytön asiakastyön toteuttamiseksi (esitäytetyt asiakirjat, päällekkäisen kirjaamisen väheneminen) ja myös muuhun tarkoitukseen, johon tieto on aluksi kerätty. Jo kerran kirjattua tietoa voidaan poimia ja yhdistää kun tiedetään mitä tietoa ja missä muodossa asiakirjoihin on tallennettu (rakenteistettua tietoa). Yhdenmukaisesti tuotetut asiakirjat ja niiden tietosisällöt mahdollistavat erilaisten raporttien ja tilastojen koontien muodostamisen paikallisiin, alueellisiin ja valtakunnallisiin tarpeisiin. Haku ei edellytä palvelun järjestäjiltä tai tuottajilta erillisiä toimenpiteitä, kun hakuja voidaan kohdentaa valtakunnallisesti koko asiakastietomassaan esimerkiksi johtamisen, (poliittisen) päätöksenteon, tilastoinnin, valvonnan ja tutkimuksen tarpeisiin. Asiakirjojen tietosisältöjen yhdenmukaistaminen tehostaa asiakastyön kirjaamista, kun jokaiselle tiedolle on paikka tietyssä asiakirjarakenteessa ja kaikki organisaatiot tuottavat tiedot samalla logiikalla. Sekä asiakkaat että ammattilaiset tietävät, missä rakenteessa ja missä kohdassa tietty tieto sijaitsee. Tiedon etsimiseen käytetty työaika vähenee ja päällekkäisen tiedon kirjaamisen väheneminen tehostavat ja sujuvoittavat kirjaamista ja siten koko asiakasprosessia. Tämän hyödyn saajina ovat sosiaalipalvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta vastaavat organisaatiot, sosiaalihuollon ammattilaiset, sosiaalihuollon asiakkaat, päätöksentekijät, tilasto- ja valvontaviranomaiset sekä päättäjät. Mittari, jolla hyödyn Kuinka moni eri järjestelmä käyttää valtakunnallisesti yhdenmukaista asiakastietoteutumista voi toden- tomallia ja teknisiä rakenteita, kuinka paljon tilastoja tai muuta johtamisen tietoa taa muodostetaan asiakastietomallin pohjalta Vertailukelpoista tietoa voidaan saada heti, kun asiakastietoja käsittelevissä järjestelmissä siirrytään rakenteiseen kirjaamiseen. Arkiston käyttöönoton jälkeen tietoa Milloin hyöty alkaa on saatavilla laajemmin ja tietojen koontia voidaan tehdä keskitetysti (tehokrealisoitua kaammin). Hyödyn realisoimiseen Lainsäädäännön kehittäminen, asiakirjarakenteiden ja arkiston käyttöönotto, raportarvittavat erityiset tointitoiminnallisuuksien toteuttaminen valtakunnalliseen tietovarantoon. toimenpiteet THL määrittää asiakirjojen tietosisällöt, Kela määrittää tekniset asiakirjarakenteet ja teknisen asiakirjastandardin sekä toteuttaa tarvittavat raportointitoiminnallisuudet. STM vastaa lainsäädännöstä, jolla yhdenmukainen kirjaaminen edellytetään. Yhdenmukaista kirjaamista edellyttävä lainsäädäntö. Lainsäädäntö ei estä (anonymisoitujen ) tietojen uudelleenkäyttöä myös muuhun tarkoitukseen kuin se Erityiset taustaoletukset, jotka vaikut- on alun perin kerätty. Valtakunnallisena palveluna tarjotaan "tilastointi ja raportavat hyödyn toteutu- tointi" käyttöliittymää tietyille käyttäjäryhmille, kuten aluellisen tilaston tekijät, valtakunnalisen tilaston tekijät jne. miseen Vastuu hyödyn toteutumisesta Hyöty 5 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu THL – Ohjaus nro/2015 Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee. Asiakastietojen sähköinen käsittely mahdollistaa paperista asiakirjojen käsittelyä paremman käytön seurannan. Arkistoon kohdistetut tietojen haut lokitetaan. Tietojen käyttö ja luovutus arkistosta edellyttävät käyttävän järjestelmän ja järjestelmää käyttävän ammattilaisen tunnistamista. Tiedot tietoa käyttäneestä tai hakeneesta henkilöstä tallentuu arkiston käyttölokirekisteriin ja siten jokainen haku voidaan 18 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Mittari, jolla hyödyn toteutumista voi todentaa tarvittaessa yksilöidä. Osa lokitiedoista palautuu Omakanta -palveluun (ks. hyöty 2) ja lokeja seurataan myös Kelassa ja liittyvissä järjestelmissä. Lokitietojen valvontamekanismeja tehostamalla (automaattiset lokien seurantajärjestelmät) saadaan mahdolliset väärinkäytökset nykyistä paremmin tunnistettua. Valtakunnalliset toimintamallit lokien toteuttamisessa mahdollistaa myös tehokkamman valtakunnallisen ohjauksen ja tietyt valvontaan liittyvät tehtävät ovat edellytys arkistoon liittymiselle (tietosuojaa ja -turvaa koskevat auditointikriteerit). Sosiaalihuollon ammattilaisen oikeusturva paranee, kun tietojen käyttöä ohjataan ja valvotaan. Tietojen käsittelyn seurannasta hyötyvät sosiaalihuollon asiakas, sosiaalihuollon ammattilainen ja valvontaviranomaiset. Valvontamekanismeja on kehitetty ja niitä on toteutettu järjestelmiin. Arkiston käyttöönottojen jälkeen kaikki tietojen haku ja käyttö lokitetaan valtaMilloin hyöty alkaa kunnallisesti. Paikallisesti tietojen käytön ja luovutuksen lokittaminen tulee olla jo realisoitua nyt toteutettu. Hyödyn realisoimiseen Lokivalvontamekanismeja edellytetään kehitettäväksi. tarvittavat erityiset toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen Kela: tekninen toteutus osaksi arkistoa, asiakastietojärjestelmien toimittajat: tekninen toteutus järjestelmään, sosiaalipalveluja antava organisaatio: vaatimus tietojärjestelmälle Suunnitellut auditontivaatimukset vahvistetaan. Auditointimallissa pohjaudutaan terveydenhuollon auditointikriteereihin. Hyöty 6 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu Asiakkaalle näkyvä prosessi tehostuu ja on laadukkaampi Asioiden käsittely sosiaalipalveluissa yhdenmukaistuu ja sähköistä toimintaympäristöä (mm. Omakanta) aletaan hyödyntämään. Manuaalista asiakirjojen käsittelyä pyritään vähentämään ja asiointia jouhevoittamaan sähköisillä palvelutavoilla.Toimintojen yhdenmukaistaminen eri palveluissa tehostaa prosesseja, saatavilla oleva muiden kirjaama tieto vähentää päällekkäisten tietojen kysymistä ja tallentamista. Julkisten ja yksityisten toimijoiden välinen tiedonjako tehostuu. Prosessit ja asiakirjat vastaavat voimassa olevaa lainsäädäntöä ja poistavat virheellisiä toimintatapoja. Tästä hyötyvät erityisesti asiakkaat mutta myös sosiaalihuollon ammattihenkilöt. Mittari, jolla hyödyn Asioiden käsittelyn läpimenoaika, virheettömyys prosesseissa ja asiakirjoissa toteutumista voi toden- (esim. valitusmäärät), asiakaskokemus palveluista. taa Toimintamallien muutosten jälkeen kun valtakunnallisia palveluita otetaan käytMilloin hyöty alkaa töön. realisoitua Hyödyn realisoimiseen Valtakunnallisten palveluiden käyttöönotto. tarvittavat erityiset toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Erityiset taustaTHL – Ohjaus nro/2015 Sosiaalipalveluja antavat organisaatiot. Myös yksityiset palveluntuottajat liitetään osaksi valtakunnallisia tietojärjestelmä- 19 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet oletukset, jotka vaikut- palveluja. Omakanta -toiminnallisuudet saadaan käyttöön kuten on suunniteltu tavat hyödyn toteutu- tavoitetilassa. miseen Hyöty 7 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu Sosiaalihuollon tietoperusta vahvistuu ja tutkimusmahdollisuudet kasvavat Asiakastyön rakenteinen kirjaaminen yhdenmukaistaa tiedon tuottamista. Asiakastyössä tuotettu tieto on yhdenmukaista muiden palvelunantajien kanssa, jolloin tiedon vertailukelpoisuus lisääntyy. Standardoitu tiedontuotanto luo yhteistä tietoperustaa, josta voidaan jalostaa aikaisempaa tehokkaammin yhteismitallista tietoa. Vertailevan tutkimuksen tekeminen helpottuu.Tieto on myös helpommin saatavilla kun se tuotetaan sähköisesti ja sitä voidaan parhaimmillaan koostaa keskitetystä palvelusta alueellisella tai valtakunnallisella kattavuudella. Tietojen pysyvä säilyttäminen on kustannustehokkaampaa. Tästä hyötyvät tutkijat, poliittiset päätöksentekijät, palvelunantajaorganisaatioiden johtotehtävissä toimivat, palvelunantajaorganisaatiot, palvelujen kehittäjät, opetuksesta vastaavat ja yhteiskunnallisista ilmiöistä kiinnostuneet (kuten tutkijat). Mittari, jolla hyödyn Tuotettujen raporttien ja analyysien määrä, jotka perustuvat asiakastietovarannosta toteutumista voi toden- saatuun tietoon, tai valtakunnallisten määritelyjen pohjalle laadittuihin otantohin. taa Asiakirjarakenteiden ja raportointitoiminnallisuuksien käyttöönton jälkeen. Milloin hyöty alkaa realisoitua Hyödyn realisoimiseen Valtakunnallisen arkistopalvelun sekä raportointi ja tilastointi -käyttöliittymän tarvittavat erityiset käyttöönotot. Palvelunantajaorganisaatioiden tulee liittyä järjestelmään ja tuottaa toimenpiteet tietoa standardoidussa muodossa ennen kuin sitä voidaan alkaa jalostaa. Vastuu hyödyn toteutumisesta Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen Hyöty 8 Hyödyn tarkempi kuvaus - miten syntyy - kenelle kohdistuu Mittari, jolla hyödyn toteutumista voi todentaa STM, velvoittava lainsäädäntö, THL ohjaus, Kela tekninen toteutus, palvelunantajaorganisaatiot liittyminen. Valtakunnallisesta arkistopalvelusta on mahdollista tehdä poimintoja otantoja teknisesti ja juridisesti. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu Yhteiset toimintamallit mahdollistavat tehokkaamman toiminnanohjauksen, kun organisaatiokohtaisista toimintatapoja korvataan valtakunnallisesti määritetyillä malleilla. Osa organisaatioiden määrittelytyöstä toteutetaan kokonaan valtakunnallisesti viranomaistoimintana. Toimijoita on mahdollista ohjata paremmin, kun toteutustapa ja perusrakenteet ovat kaikille samat. Tästä hyötyvät sosiaalipalveluja antavat organisaatiot, asiakastietojärjestelmien tuottajat sekä valtakunnallisesta ohjauksesta vastaavat viranomaiset. Valtakunnallisten ohjeiden, määrittelyjen ja koulutusten määrä. Kun määritykset valmistuvat ja niillä on lainsäädännön edellyttämä käyttöönottoMilloin hyöty alkaa velvoite. realisoitua Hyödyn realisoimiseen Eri viranomaiset ja muut toimijat tarvitsevat vastuut, velvoitteet ja yhdessä sovitut tarvittavat erityiset toimintatavat, jotta valtakunnallinen ohjaus on ehjä kokonaisuus, eikä viranomai- THL – Ohjaus nro/2015 20 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet toimenpiteet Vastuu hyödyn toteutumisesta Erityiset taustaoletukset, jotka vaikuttavat hyödyn toteutumiseen set toteuta päällekkäistä ohjaamista. THL ja STM toiminnallisten määrittelyiden osalta sekä Kela teknisten määrittelyiden osalta. Kansa-hanke toteutetaan kokonaisuudessaan suunnitellun mukaisesti. Ohjaavien viranomaisten roolit ja vastuut ovat yksiselitteiset. Ohjaukseen on osoitettu riittävät osaaminen ja henkilöstöresurssit. Taloudelliset hyödyt Kansa-hankkeen tuottamien taloudellisten hyötyjen arviointiin osallistui kuntatoimijota (kuntakysely valitulle joukolle), THL:n OPER-yksikkö ja Kela. Arvioinnin toteutukseta vastasi THL:n Terveys- ja sosiaalitalouden yksikkö CHESS:in toimesta. Kansa-hanketta koskevassa kustannus-hyötyanalyysissä taloudellisina hyötymittareina käytettiin 1. Tiedon hakemisen ja jakamisen tehostuminen 2. Kirjaamisen tehostuminen 3. Arkistoinnin tehostuminen 4. Postituksen väheneminen Näiden lisäksi tunnistettiin taloudellisiksi hyödyiksi 1. Mahdolliset uudet tulot 2. Toiminnan tehostumisesta aiheutuvat säästät (tuottavuushyödyt, hallinnolliset ja rakenteelliset hyödyt) 3. Poistuvat ICT- tai muut kustannukset (nykyisten järjestelmien kehitys ja ylläpito sekä mahdolliset päällekkäisyydet) 4. Muut säästöt (materiaalit, logistiikkakustannukset tms.) Viimeksi mainittujen taloudellisia hyötyjä ei ole laskettu euromääräisesti, koska niiden arviointi olisi perutunut liian suuriin olettamiin. Ensiksi mainittujen hyötymittarien tuottamat höydyt arvioivat sosiaalihuollon ammattilaiset Helsingin sosiaalivirastosta. Lisäksi hyödynnettiin Päijät-Hämeestä Oivaliikelaitoksen ja Aava:n organisaatioista tuotettuja tilastoja. Laskennassa on tehty minmi-, maksimi- ja keskiarvoskeanaariot. Alla olevat kuvat (Kuva 3 ja Kuva 4) ovat keskiarvon mukaisia. THL – Ohjaus nro/2015 21 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Kuva 3. Kansa-hankkeen kustannukset ja hyödyt vuositalolla Kuva 4. Kansa-hankkeen kumulatiivinen kannattavuus Tarkempi erittely kustannushyötyanalyysista on tehty erillisenä selvityksenä ja sen julkaisutavasta ja saatavuudesta ei ole lausunotkierrosvaiheessa sovittu. THL – Ohjaus nro/2015 22 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Toimijat ja sidosryhmät Sosiaalihuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, niiden suunnittelu, käyttöönotto ja tuotantokäyttö vaikuttavat useisiin toimijoihin. Sosiaalihuollon valtakunnallisessa kokonaisarkkitehtuurissa on kuvattu keskeisimmät toimijat ja kuvattu kunkin toimijoiden rooli ja tehtävä kokonaisuudessa12. Alla olevassa kuvassa (Kuva 5) punainen viittaa sosiaalihuollon, valkoinen terveydenhuollon ja keltainen sosiaali- ja terveydenhuollon sidosryhmään. Sidosryhmät ovat sekä sisäisiä (asiakkaan asioiden hoitamiseen osallistuvia) että ulkoisia (sosiaalihuollon toimialaan tai toimintaan osallisia) sidosryhmiä. Tarkemmin sidosryhmien merkitystä on kuvattu kokonaisarkkitehtuurissa13. Kuva 5. Sosiaali- ja terveydenhuollon sidosryhmät. Kansa-hankkeeseen osallistuvat toimijat voidaan jakaa sisäisiin ja ulkoisiin toimijoihin. Keskeisinä sisäisinä toimijoina ovat hankkeen strategisesta ohjauksesta vastaava Sosiaali- ja terveysministeriö (STM), operatiivisesta ohjauksesta, suunnittelusta ja seurannasta vastaava Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) sekä tietojärjestelmäpalvelut toteuttava Kansaneläkelaitos (Kela). Vastuu uusi- 12 13 Laaksonen ym. 2015 Laaksonen ym. 2015 THL – Ohjaus nro/2015 23 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet en toimintamallien ja asiakastietojärjestelmätoteutusten osalta on julkisilla ja yksityisillä sosiaalihuollon palvelunantajilla. Lisäksi Väestörekisterikeskuksella ja Valviralla on vastuunsa omien kokonaisuuksien toteuttamisessa. Kansa-hankkeen välillisiä toimijoita tai toimeenpanijoita ovat Sosiaalialan osaamiskeskukset, Suomen Kuntaliitto, ammattiliitot ja koulutusorganisaatiot. Hankkeen toteutus koskettaa kansalaisten lisäksi ennen kaikkea sosiaalipalveluissa työskenteleviä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia. Sosiaali- ja terveyspalveluissa työskenteli 117 680 ammattihenkilöä vuonna 201114, joista osa sosiaalihuollon ja osa terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Kansa-hankkeen myötä käyttöön tulevat uudet kirjaamismallit ja tietojärjestelmäpalvelut vaikuttavat erityisesti sosiaalihuollon ammattihenkilöiden päivittäiseen työhön.Taulukossa 2 on kuvattu sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden määrää sosiaalipalveluissa. Taulukko 2. Henkilöstö sosiaalipalveluissa. Henkilöstö sosiaalipalveluissa Sosiaalihuolllon ammattihenkilöt Terveydenhuollon ammattihenkilöt Sosiaalityöntekijät 7400 Lääkärit Sosionomit (AMK) ja vas17020 Sairaanhoitajat, teveydenhoitaava opistotaso tajat, kätilöt Lähihoitajat ja vastaavat 75300 Röntgen- ja laboratoriohoitaja Sosiaalialan ylempi amk 110 110 Fysioterapeutit Sosiaalihuollon johtajat 1820 Toimintaterapeutit Terveydenhuollon kandidaatit ja vastaavat Terveydenhuollon amktutkinto Psykologit Puheterapeutit YHTEENSÄ 101650 YHTEENSÄ 270 12600 140 840 440 510 250 870 100 16020 Hankkeen rajaukset ja reunaehdot Hankkeen toteuttamisen ensimmäinen edellytys on, että eduskunta säätää tarvittavat lait ja niiden toimeenpanemiseksi varataan riittävät taloudelliset resurssit. Osana Kansa-hanketta otetaan käyttöön sosiaalihuollon määrämuotoinen kirjaaminen sen mukaan, mitä laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista tullaan säätämään. Lisäksi hankkeessa otetaan käyttöön valtakunnalliset sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalvelut osana Kanta-palvelujen kokonaisuutta siinä ajassa ja laajuudessa, miten asiakastietolaissa tullaan säätämään. Sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastiedon arkiston edellyttämien varmennepalvelujen käyttöönotto ja kehittäminen ovat osa Kansa-hanketta. Hankkeen toteutusaikataulua tarkennetaan sen mukaan mitä lainsäädännössä tullaan säätämään käyttöönotoista. Kansa-hankkeen edetessä valtakunnallisia asiakirja- ja prosessimäärityksiä sekä tietojärjestelmäpalveluja kehitetään edelleen sosiaalihuollon tarpeita ja toimintaa vastaavaksi. Niin sanotun ”perustoiminnallisuuden” (asiakasasiakirjojen arkistoinnin ja hakemisen) lisäksi, ja niihin perustuen, voidaan kehittää myös erilaisia hyödykepalveluita. Näitä hyödykepalveluita ja niiden kehittämistä ei kuitenkaan liitetä osaksi Kan- 14 THL 2011 THL – Ohjaus nro/2015 24 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet sa-hanketta. Hyödykepalveluita ovat esimerkiksi erilaiset sähköistä asiointia edistävät ja kehittävät palvelut, toimijoiden yhteistyötä ja hallintoa tukevat palvelut tai tiedon jalostamista tukevat palvelut. Kansa-hankkeessa ei kehitetä valtakunnallisen palveluarkkitehtuurin tai palveluväylän toiminnallisuuksia sosiaalihuollon tarpeita vastaavaksi. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen yhteys kansalliseen palveluväylään ja palveluarkkitehtuuriin selvitetään osana sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuria ja siinä toteutettavissa projekteissa. Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintapalveluiden toimintamallien, kirjaamismallien ja rekisterinpidon kehittäminen eivät ole pelkästään Kansa-hankkeen vastuulla olevia asioita. Nämä tarpeet kuitenkin huomioidaan Kansa-hankkeen toimeenpanossa niiltä osin kuin mitä lainsäädäntö edellyttää. Yhteistyö terveydenhuollon ja sosiaaliturvan kanssa on kuitenkin keskeistä, ja nämä yhteistyötarpeet huomioidaan mahdollisuuksien mukaan hankkeessa. Riippuvuudet Hankkeen kanssa samaan aikaan tapahtuva suuri sosiaalialan kenttään vaikuttava muutos on sote-uudistus. Uudistuksen myötä sosiaalihuollon järjestäminen ja tuottaminen kootaan uusille organisaatioille. Tällä on suuri vaikutus myös tiedonhallinnan kehittämiselle, ja tilanne voi aiheuttaa haasteita Kansan toimeenpanolle. Toisaalta uudistus on myös mahdollisuus, jolloin uusissa organisaatioissa voidaan siirtyä suoraan uuden valtakunnallisen toimintamallin mukaiseen toimintatapaan. Tämä on myös hyvä mahdollisuus asiakastietojärjestelmien uusimisille. Hankkeen toteuttaminen riippuu erityisesti lainsäädännön voimaantuloaikatauluista ja mahdollisesta vaiheistusasetuksesta. Kela tarvitsee laissa annetun tehtävän voidakseen toteuttaa teknisen käyttöympäristön asiakasasiakirjojen arkistoinnille ja jakamiselle sosiaalihuollon valtakunnallisen arkistopalvelun ja muidena tietojärjestelmäpalveluja avulla. Lainsäädännössä annettu käyttöönottoaikataulu vaikuttaa kuntien/sote-alueiden ja muiden sosiaalipalveluja antavien toimijoiden käyttöönottoihin valmistautumiseen. Kunnat/sote-alueet ja muut toimijat resursoivat kehittämistyöhön vasta, kun käyttöönotto on vahvistettu lainsäädännössä. Kehittämistyötä ohjaavien viranomaisten, Kelan, tietojärjestelmätoimittajien ja paikallisten palveluja tuottavien organisaatioiden kehittämisresurssit ovat rajalliset. Lähtökohtaisesti oletetaan, että sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottoa ei voida toteuttaa yhtä aikaa. Sosiaalihuollon palveluissa käytettävien tietojärjestelmien tekniset valmiudet vaikuttavat myös huomattavasti asiakastietojen säilyttämisen ja tiedonjakopalvelun käyttöönottoon. Hankkeen onnistumisen kriteerit Kansa-hanke on valtakunnallinen hanke, ja se toteutetaan monitoimijaympäristössä. Hanke vaikuttaa sekä yksityisiä että julkisia sosiaalipalveluja antaviin organisaatioihin. Hankkeen onnistunut läpivienti edellyttää selkeää ja avointa viestintää sekä selkeää päätöksentekorakennetta. Läpinäkyvä päätöksentekorakenne helpottaa hankkeen toimeenpanon seuraamista, ja se vaikuttaa mukana olevien viranomaisten ja hankkeen kohteena olevien organisaatioiden sitoutumista käyttöönottoihin. Hanke ja sen kehittämisvaiheet tulee valmistella ja projektoida huolellisesti. Jokaisen osahankkeen toteuttaminen vaatii sitoutumista kokonaishankkeen tavoitteisiin, jotta kokonaisaikataulu pystytään toteuttamaan tavoitteen mukaisesti. Hankkeeseen tulee varata riittävät taloudelliset edellytykset onnistua. STM:n, THL:n ja Kelan roolit ovat merkittävät, ja riittävät henkilöstöresurssit ovat perusedellytys onnistuneen hankekokonaisuuden toteuttamiseksi. Hankkeeseen liittyy monen tasoisia osaamistarpeita. Hankkeeseen osallistuvilta tahoilta ja henkilöiltä edellytetään sosiaalihuollon toimialan, julkisen hallinnon toiminnan ja poliittisen päätöksenteon tuntemista. Hankintaosaaminen on myös keskeistä. Hankkeeseen tarvitaan henkilöitä, joilla on osaamista tietojärjestelmien suunnittelusta, kehittämisestä ja käyttöönotoista. Lisäksi tarvitaan vahvaa teknistä osaamista ja sosiaalihuollon toimintaympäristön tuntemista. THL – Ohjaus nro/2015 25 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankeen lähtökohdat ja tavoitteet Hankkeen voidaan katsoa onnistuneen kun seuraavat tavoitteet ovat toteutuneet 1. Sosiaalipalveluja antavat organisaatiot kirjaavat sosiaalihuollon asiakastyötä valtakunnallisten asiakirjarakenteiden ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla määrämuotoisina asiakirjoina. 2. Sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät tallentamaan ja välittämään asiakirjoja standardoidussa muodossa valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistopalveluun. 3. Sosiaalipalveluissa käytettävät tietojärjestelmät pystyvät hakemaan toisen organisaation laatimia asiakasiakirjoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta. 4. Tallennettaessa tai haettaessa tietoja sosiaalihuollon valtakunnallisesta arkistopalvelusta käyttäjät (järjestelmät, organisaatiot ja ammattilaiset) todennetaan luotettavasti ja asiaton tiedon käyttö estetään. 5. Sosiaalihuollon asiakkaat näkevät heistä laadittuja asiakasasiakirjoja kansalaisen käyttöliittymän kautta ja pystyvät hoitamaan tiettyjä sosiaalihuollon asioita sähköisesti. Tavoitteiden saavuttaminen ja hankkeen onnistuminen edellyttävät 1. Kansa-hanke ja sen osahankkeet suunnitellaan huolellisesti 2. STM:llä, THL:lla, Kelalla ja muiden sidosryhmien edustajilla on hankkeen läpiviennin edellyttämät resurssit käytössään 3. Kansa-hankkeen toimeenpanoon liittyvä päätöksentekorakenne on sovittu ja toimijat sitoutuvat hankkeen toteuttamiseen 4. Valtakunnalliset määrittelyt ovat laadukkaita ja ne valmistuvat ajoissa 5. Kunnat ja muut palvelunantajat sekä tietojärjestelmien toteuttajat sitoutuvat annettuun käyttöönottoaikatauluun 6. Käyttöönottajille on tarjolla riittävästi koulutusta ja (alueellista) tukea 7. Sosiaalihuollon koulutusorganisaatiot osallistuvat ammattilaisten kouluttamiseen 8. Sosiaalialan osaamiskeskuksille tai muille alueellisille toimijoille annetaan riittävät resurssit ja selkeä rooli määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanossa ja alueellisessa tuessa 9. Sosiaalihuoltoon saadaan alueelliset toimijat, joille annetaan rooli tietojärjestelmien yhteensovittamisessa ja sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen teknisessä käyttöönotossa THL – Ohjaus nro/2015 26 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Kansa-hankkeen toteuttaminen Tässä luvussa kuvataan Kansa-hankkeen karkean tason toteuttamissuunnitelma, sen eri vaiheet ja niissä toteutettavien kehittämiskokonaisuudet. Hankkeen jokainen vaihe sisältää tietyn määrän kehittämiskokonaisuuksia, joihin liittyy tehtäviä. Vaiheet ja niihin kuuluvat kehittämiskokonaisuudet tehtävineen kuvataan tässä julkaisussa yleisellä tasolla. Kehittämiskokonaisuuksien tehtävien toteuttamista varten muodostetaan projekteja, ja niistä laaditaan omat projektisuunnitelmat. Kansa-hanke edellyttää toimenpiteitä valtakunnallisella, alueellisella ja paikallisella tasolla. Lisäksi hankkeessa on mukana sidosryhmiä ja toimijoita, joilla on kullakin oma roolinsa ja vastuunsa hankkeen eri vaiheissa. Sidosryhmien ja muiden toimijoiden roolit ja vastuut määritellään projektikohtaisesti tarkemmissa projekti- tai hankesuunnitelmissa. Hankkeen vaiheet ja kehittämiskokonaisuudet Kansa-hanke muodostuu yhdeksästä kehittämiskokonaisuudesta (Kuva 6). Jokainen kehittämiskokonaisuus pitää sisällään tehtäviä, jotka toteutetaan projekteissa. Hankkeen vaiheet sijoittuvat ajallisesti vuosille 2014–2020. STM, THL ja Kela vastaavat valtakunnallisesta kehittämisestä ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoilla on omat tehtävänsä. Hankkeen viimeisinä vaiheina tapahtuu liittyminen valtakunnallisiin palveluihin, joka tapahtuu valtakunnallisten toimijoiden ja sosiaalihuollon organisaatioiden yhteistyönä. Kuva 6. Kansa-hankkeen kehittämiskokonaisuudet ja niiden aikataulutus. THL – Ohjaus nro/2015 27 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevat kehittämiskokonaisuudet Perusedellytysten luonti Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa luodaan edellytykset Kansa-hankkeen varsinaiselle toteutukselle. Vaihe 1 sisältää kaksi kehittämiskokonaisuutta: lainsäädännön valmistelun, joka on eduskunnan tehtävä sekä pysyvien toimintojen organisoinnin, jonka vastuullinen toimija on STM yhteistyössä THL:n ja Kelan kanssa. Vaiheen arvioitu toteutus on vuosina 2014–2015. Lainsäädännön valmistelu Sosiaalihuollon asiakastietojen valtakunnallisen arkistopalvelun ja määrämuotoisen kirjaamisen täysimääräinen hyödyntäminen edellyttävät, että lainsäädäntö velvoittaa niiden käyttöönottoon15. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakastietolain laajennuksia sosiaalihuoltoon arkistopalvelun ja muiden tietojärjestelmäpalveluiden osalta, näiden käyttöönottoa vaiheistavan asetuksen ja lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja niiden säilytysajoista. Olennaista säädösvalmisteluissa on eri viranomaisille tai muille toimijoille annettavien tehtävien ja roolien vahvistaminen. Esimerkiksi Kela ei pysty toimimaan valtakunnallisen arkistopalvelun toteuttajana sosiaalihuollossa, koska tätä tehtävää ei ole sille laissa annettu. Myös Väestörekisterikeskuksen ja Valviran roolit on vahvistettava lainsäädännössä. Lainsäädäntö tulee ohjaamaan muun muassa arkistopalvelun päätoiminnallisuuden ja vaatimukset menettelyistä asiakkaan informoinnissa, tiedon luovutuksissa ja suostumusmenettelystä. Jo tehtyjä määrittelyjä tarkennetaan vastaamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kansa-hankkeen kokonaisaikataulu on tehty sillä oletuksella, että eduskunta säätää tarvittavat lait nykyisellä hallituskaudella. Mikäli lainsäädännön toteuttaminen siirtyy seuraavalle hallituskaudelle, tulee se vaikuttamaan merkittävästi hankkeen kokonaisaikatauluun. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät tarvittavien lakimuutosten valmistelu ja vahvistaminen arkkitehtuurin määrittely sosiaalihuollon valtakunnallisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuden toiminnallisuuksien ja päävaatimusten kuvaaminen Pysyvien toimintojen organisointi Pysyvien toimintojen organisoinnilla tarkoitetaan kehittämiskokonaisuutta, jossa luodaan edellytykset laajamittaisen kehittämisen ja käyttöönottojen toimeenpanolle. Kehittämiskokonaisuuteen kuuluu Kansahankkeen päätöksentekorakenteen ja johtamisrakenteen suunnittelu, vahvistaminen ja toimeenpano. Hankeorganisaatio tulee suunnitella siten, että sillä on riittävät edellytykset linjata hankkeeseen kuuluvista määrityksistä ja toimintatavoista, jotka liittyvät valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottoon ja toimintaedellytyksiin. Hankkeen toteuttamisaikana hankkeen tavoitteiden toteuttamista edellyttävässä päätöksenteossa tulee voida hyödyntää hankkeen päätöksentekorakennetta. Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti16 tulee tunnistaa ne hankkeessa käsiteltävät asiat, joiden käsittely tai hyväksyntä edellyttää arkkitehtuuriryhmän, arkkitehtuurin ohjausryhmän tai sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tietohallinnon neuvottelu- 15 16 Laaksonen ym. 2013, 41–42 SoTe KA-hallintamalli THL – Ohjaus nro/2015 28 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen kunnan hyväksyntää ennen hankkeen tai siinä toteutettavan kehittämisprojektin käynnistämistä. Hankkeen substanssiin liittyvien määrittelyjen ylläpito ja kehittämisvastuu tulee yksilöidä ja suunnitella niille päätöksenteko ja hallintamalli. Esimerkiksi sosiaalihuollon asiakastietomallin hallinta on jo suunniteltu ja toiminnassa17. Vastaava hallintamalli tarvitaan myös toiminnallisille määrittelyille (mukaan lukien esimerkiksi sosiaalihuollon toimintaprosessit, tiedonhallinnan tukiprosessit) ja tietojärjestelmämäärittelyille. Kansa-hankkeessa käyttöönotettavien asiakirjamääritysten ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto edellyttää hyvin suunniteltua ja organisoitua toimeenpanorakennetta. Kehittämiskokonaisuudessa suunnitellaan toimeenpanon edellyttämät rakenteet, joissa hyödynnetään mahdollisimman paljon jo olemassa olevia rakenteita kuten kokonaisarkkitehtuuriryhmiä. Toimeenpanorakenteisiin saattaa vaikuttaa menossa oleva kuntarakenne- ja sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämislain uudistukset. Sosiaalihuollon asiakastietojen valtakunnallisen arkistopalvelun käyttöönotto edellyttää myös tietohallintolain mukaisesti hankittavan tietojärjestelmäpalvelun arviointia. Arvioinnin toteuttaminen edellyttää muun muassa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja kokonaisarkkitehtuurin kuvaamista. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät sopiminen valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurityön ja siihen liittyvien työryhmien käytöstä Kansa-hankkeessa hankkeen päätöksentekomallin suunnittelu, hyväksyntä ja toimeenpano toimeenpanorakenteiden suunnittelu Kansa-hankkeen ja siihen liittyvien tietojärjestelmäkokonaisuuksien arviointi tietohallintolain edellyttämällä tavalla Asiakastietomallin katselmointi ja pilotointi Sosiaalihuollon asiakastietomallin kehittämistyötä on tehty vuodesta 2008 alkaen. Vuosien 2012–2016 aikana asiakastietomallia tarkennetaan ja täsmennetään erillisten kehittämishankkeiden avulla. Asiakastietomallin pilotointi tarkoittaa määrämuotoisen kirjaamisen, asiakirjojen tietosisältöjen, toimintaprosessien sekä sosiaalipalvelujen luokituksen ja muiden luokitusten käyttöönottoon tähtäävää testausta todellisessa toimintaympäristössä ja asiakastietojärjestelmissä. Näitä pilotteja rahoitetaan ensisijaisesti valtionavustusprojekteina. Vuosina 2013–2015 toteutetaan ASKO-projekti, eli sosiaalihuollon asiakastietomallin katselmointiprojekti. Siinä katselmoidaan senhetkisten asiakirjojen tietosisällöt. ASKO-projektin keskeinen tavoite on saada sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä palautetta asiakirjojen tietosisällöistä ja poistaa mahdollisia mallinnusvirheitä ennen laajamittaisempaa tuotantokäyttöä. ASKO-projektissa keskitytään asiakasasiakirjarakenteiden sisältömäärittelyihin ottamatta kantaa niiden tekniseen toteutukseen järjestelmässä. ASKO päättyy vuoden 2015 lopussa, johon mennessä on saatu palaute noin 280 asiakirjarakenteesta. Katselmointipalaute käsitellään asiakastietomallin hallintomallin mukaisesti vuosien 2014–2016 aikana. ASKO-projektin lisäksi käynnistetään valtionavustushankkeina toiminta- ja tietomääritysten pilotointeja tuotantokäytön tietojärjestelmiin eri järjestelmissä ja palveluorganisaatioissa. Pilotteja ohjataan projektikohtaisesti, ja päävastuu ohjaamisesta on THL:lla. Asiakastietomallin pilotointiin voi osallistua palvelunantajan lisäksi useampi sidosryhmä. Pilotteja ohjataan keskitetysti ja toteutetaan alueellisesti. Kuntien lisäksi pilotointeihin voivat osallistua sosiaalialan osaamiskeskukset, palveluja tuottavat yhdistykset ja yritykset sekä tietojärjestelmätoimittajat. Asiakastietomallin kehittämisessä ja pilotoinneissa asiakirjojen kannalta suurin ennakoimattomuus liittyy substanssilainsäädännön kehittymiseen. Uusi sosiaalihuoltolaki, vammaislainsäädäntö, itsemääräämisoikeuslaki, toimeentulotuen vastuu- ja lakimuutokset ja heikossa työmarkkina-asemassa olevien laki esi- 17 Ailio & Kärki 2014 THL – Ohjaus nro/2015 29 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen merkiksi tulevat vaatimaan muutoksia määrityksiin. Näitä voidaan aikatauluttaa vasta kun lait on hyväksytty eduskunnassa. Todennäköisesti työ ajoittuu vuosille 2015–2018. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät virheiden poistaminen asiakastietomallista käyttäjäpalautetteen saaminen toiminta- ja tietomäärityksien kehittämiseksi tarvetta vastaavaksi määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoihin tähtäävien projektien toteuttaminen ja tukeminen koulutusmateriaalin ja käyttöönottomallien saaminen määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottojen tueksi Määrittelyjen tarkentaminen ja tekninen suunnittelu Toisessa vaiheessa tarkennetaan Tikesos-hankkeessa ja sen jälkeen tehtyjä määrittelyjä ja suunnitellaan niiden ylläpitomallit. Vaiheen arvioitu kesto on 2014–2017. Määrittelyt kattavat valtakunnallisesti määriteltäviä mutta paikallisesti toteutettavia sekä valtakunnallisesti määriteltäviä ja toteutettavia toiminnallisia ja ei-toiminnallisia vaatimuksia. Vaiheen päätavoitteena on valtakunnallisten määrittelyjen, ja prosessien ja vaatimusten valmistelu eri toimijoiden käyttöön, jotta sosiaalihuollon valtakunnallisen arkistopalveluun ja muihin tietojärjestelmäpalveluihin liittyminen olisi mahdollista. Vaihe 2 koostuu neljästä kehittämiskokonaisuudesta: sosiaalihuollon toimintaa kuvaavat määrittelyt, asiakastietomallin määrittely, tietojärjestelmien määrittelyt ja standardien määrittely. Vaiheen päävastuu on pääasiassa THL:lla, mutta osin myös Kelalla. Sosiaalihuollon toimintaa kuvaavat määrittelyt Sosiaalihuollon toimintaa kuvaavan määrittelyn tehtävänä on tarkentaa sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaisia toimintaprosesseja muun muassa lainsäädännön muutosten edellyttämällä tavalla ja pilotoida niiden toimivuutta asiakaslähtöisten palveluprosessien kuvaamisessa. Tätä työtä toteutetaan osittain valtionavustettavissa projekteissa, joista ensimmäiset ovat käynnistyneet vuoden 2014 alusta18. Kehittämiskokonaisuuteen kuuluu sosiaalipalvelujen luokituksen ja sitä tukevan dokumentaation ylläpito. Tätä työtä toteutetaan jo osittain vuonna 2013 käynnistyneessä SAKKE-projektissa19. Kehittämiskokonaisuudessa valmistellaan myös asiakirjahallinnossa tarvittavia luokituksia julkaistavaksi koodistopalvelussa ja muuta määrittelytyötä varten. Osana kehittämiskokonaisuutta kunnille laaditaan ohje arkistonmuodostussuunnitelmien laatimisesta kansallisten prosessi- ja asiakirjamääritysten pohjalta. Ensimmäinen versio ohjeesta valmistuu vuoden 2014 lopussa. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät palvelutehtäväkohtaisten toimintaprosessien ja sosiaalipalvelujen luokituksen ylläpito toiminnallisten käyttötapausten laatiminen tiedonhallinnan tukiprosessien mallintaminen asiakirjahallinnollisten luokitusten valmistelu valtakunnallisesti arkistoitavien asiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen 18 19 ks. Kehittämisprojektit SAKKE-projekti THL – Ohjaus nro/2015 30 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Asiakastietomallin määrittely Tavoitteena on, että sosiaalihuollon toimijat käyttävät yhtenäisiä asiakastietomalliin perustuvia asiakasasiakirjoja ja tallentavat ne standardoidussa muodossa valtakunnalliseen arkistopalveluun. Tämän tavoitteen edellytyksenä on, että sosiaalipalveluissa käytettävät sisällölliset asiakirjarakenteet ja niissä käytettävät luokitukset ja koodistot on virallisesti julkaistu Koodistopalvelimella (tai muussa mahdollisessa vastaavassa julkaisuformaatissa). Tämän kehittämiskokonaisuuden keskeinen tehtävä on tuottaa sosiaalihuollon sisällölliset ja tekniset asiakirjarakenteet ja asiakirjojen hallinnan edellyttämät metatietomäärittelyt sosiaalihuollon asiakastietoja käsitteleville toimijoille sekä toimintaympäristön, joka mahdollistaa niiden hallinnan, ylläpidon ja kehittämisen. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät toteutetaan arviolta vuosina 2014–2016. Kehittämiskokonaisuudessa sosiaalihuollon käsitemallia päivitetään ja sovitetaan yhteen soveltuvin osin terveydenhuollon käsitemallin kanssa. Toisena tehtävänä on valmistella sosiaalihuollon asiakirjarakenteita, luokituksia ja koodistoja, joista suurin osa julkaistaan Koodistopalvelussa vuosina 2014–2015 mutta tarvittavin osin myös muissa formaateissa tai julkaisukanavissa. Kokonaisuuden keskeinen tehtävä on suunnitella ja toteuttaa tarvittavat julkaisu- ja hallintakanavat asiakirjarekenteiden jakamista varten. Metatieto- ja viestinvälitysmäärittelyt päivitetään, kun ratkaisuarkkitehtuuri ja asiakirjastandardin kehittäminen ovat riittävän pitkällä. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät sosiaalihuollon käsitemallin kehittäminen sisällöllisten asiakirjarakenteiden, luokitusten ja koodistojen valmistelu ja niiden julkaisu tarvittavin osin koodistopalvelussa (versiot 1.0) asiakastietomallin hallintaympäristön suunnittelu ja toteutus asiakastietomallin testaus- ja kommentointiympäristön suunnittelu ja toteutus asiakirjastandardin kehittäminen ja teknisten asiakirjamallien (-rakenteiden) suunnittelu ja julkaisu metatietomäärittelyjen päivittäminen ja julkaisu Tietojärjestelmäratkaisujen määrittely Tietojärjestelmien määrittelyä tehdään kahdesta eri näkökulmasta. Valtakunnallisesti toteutettavat tietojärjestelmäpalvelut ja niiden käyttö edellyttää valtakunnallista määrittelyä ja keskitettyä toteutusta. Lisäksi tarvitaan valtakunnalliset määrittelyt valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyville, asiakastietoa tuottaville järjestelmille. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri on kuvattu kuvassa 4. Kehittämiskokonaisuuden arvioitu toteutusaika on vuonna 2015–2017. Työssä tukeudutaan Tikesos-hankkeessa tehtyyn työhön. Valtakunnallisten tietojärjestelmien toteuttaminen tulee olemaan Kelan tehtävä, ja niihin liittyvien määritysten toteuttaminen osittain myös THL:n tehtävä. Tämän lisäksi Valviralla ja VRK:lla on omat tehtävänsä heidän vastuullaan olevien tietojärjestelmätoteutusten rakentamisessa. Tietojärjestelmissä tarvittavat toiminnallisuudet on määritelty osana Kansa KA –projektia, ja tiivistys niistä on esitetty kuvassa 7. THL – Ohjaus nro/2015 31 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Kuva 7. Sosiaalihuollon valtakunnallista tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta tukevat tietojärjestelmäpalvelut. Kehittämiskokonaisuudessa toteutetaan Kansa KA -projektin jälkeen ratkaisuarkkitehtuurin määrittely ja tietojärjestelmäpalvelujen määrittelyt. Ratkaisuarkkitehtuurin määrittelyn yhteydessä arvioidaan muun muassa asiakastiedon arkiston tallennusratkaisu, tarvittavat ohjelmistot ja laitteet. Valtakunnallisen asiakastiedon arkiston lisäksi määritellään Omakanta-palvelun toiminnallisuus, sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelun toiminnallisuus ja sisältö (asiakkaan palveluyhteenvedon sisältö) ja arkistopalvelua hyödyntävän valtakunnallisen tilastointi, raportointi ja tutkimus -palvelun esiehdot, toiminnallisuus ja toimintaperiaatteet. Tämä sosiaalihuollon valtakunnallista tietojärjestelmäkokonaisuutta tukevien tietojärjestelmäpalvelujen ja tietojärjestelmien arkkitehtuuri kuvataan vuosina 2014–2015, ja niiden määrittely- ja toteutusaikataulut vuosille 2015–2017 tarkentuvat lainsäädäntötyön edetessä ja arkkitehtuurin valmistuessa. Toteutusaikataulu esitellään osana Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämispolkua. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurin määrittely kansallisesti määriteltävien ja toteutettavien tietojärjestelmien ja niiden toiminnallisuuksien määrittely tai aiempien määrittelyiden tarkennukset (sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, tiedonhallintapalvelu, Omakanta ja Tilastointi ja raportointi tietojärjestelmä) kansallisesti määriteltävien ja alueellisesti/paikallisesti toteutettavien palveluiden määrittelyt varmennepalvelun ja sosiaalihuollon ammattioikeuksien rekisterin määrittely liittyvien tietojärjestelmien teknisten ja toiminnallisten vaatimusten määrittely ja kokoaminen olennaisiin vaatimuksiin THL – Ohjaus nro/2015 32 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Standardien määrittely Sosiaalihuollon standardisalkun ensimmäinen versio on määritelty ja julkaistu Tikesos-hankkeen tuotoksena ja sen ylläpito on jatkuvaa. Standardisalkun hallinnassa ja kehittämisessä on otettava huomioon Suomessa ja Euroopassa meneillään olevat merkittävimmät alueelliset tietojärjestelmäprojektit, kuten APOTTIhanke ja valtionavustusta saavat tietojärjestelmien kehittämisprojektit ja niiden tarpeet. Keskeisin standardointiin liittyvä kysymys on sosiaalihuollon asiakirjastandardi. Asiakirjastandardi luotiin Tikesos-hankeessa, mutta se pitää arvioida uudelleen nykyisiä teknologioita ja arkkitehtuuria vastaavaksi. Kuva 8. Keskeisimmät Kansa-toteutuksessa käytettävät standardit Kehittämiskokonaisuuden tehtävät sosiaalihuollon asiakirjastandardin kehittäminen standardisalkun päivittäminen ja ylläpito THL – Ohjaus nro/2015 33 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Tekninen suunnittelu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, Omakanta-palvelun, tiedonhallintapalvelun ja muiden tietojärjestelmien ja niiden toiminnallisuuksien tekninen suunnittelu toteutetaan omina projekteinaan arviolta vuosina 2015–2017. Tekninen suunnittelu on pääasiassa Kelan vastuulla. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto toteutetaan osana Kanta-palvelujen infrastruktuuria. Kantainfrastruktuurin hyödyntäminen luo edellytykset tiedonvaihtoon sosiaali- ja terveydenhuollon välillä, jos lainsäädäntöä uudistetaan samanaikaisesti. Teknisessä suunnittelussa huomioidaan paitsi voimassa oleva lainsäädäntö, myös tehty arkkitehtuurityö ja strategiset painopistealueet20. Muita tekniseen suunnitteluun vaikuttavia linjauksia ovat Omakanta-palvelun tai muiden mahdollisten asiointiportaalien käyttö sosiaalihuollossa, tilasto- ja rekisteritietojen poiminta arkistopalvelusta sekä sosiaalihuollon yhteys sosiaaliturvaan. Tekninen suunnittelu pitää sisällään muun muassa sosiaalihuollon asiakirjastandardia vastaavan asiakirjavalidaattorin ja raportointijärjestelmän kehittämisen. Myös Omakanta-palvelun toiminnallisuuksien kehittäminen sosiaalihuollon tarpeisiin sisältyy tähän kehittämiskokonaisuuteen. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät valtakunnallisen arkiston ja tarvittavien tietojärjestelmien toiminnallisuuksia tukevan teknisen ympäristön suunnittelu valtakunnallisen arkiston ja tarvittavien tietojärjestelmien teknisen toteutusympäristön tek ninen määrittely asiakirjavalidaattorin kehittäminen raportointijärjestelmän kehittäminen Omakanta:n ominaisuuksien kehittäminen sosiaalihuollon tarpeisiin Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja järjestelmätoteutukset Lainsäädännön valmistelun edetessä ja tietojärjestelmiin liittyvien määrittelyjen edettyä riittävän tarkalle tasolle lähdetään valmistelemaan teknistä arkiston toteutusympäristöä osana Kanta-infrastruktuuria. Vaiheen keskeisin tavoite on hankkia tarvittava tekninen infrastruktuuri ja rakentaa toteutusympäristö. Vaiheen päävastuullinen toimija on Kela. THL osallistuu ja vastaa yksittäisistä kehittämiskokonaisuuden tehtävistä. Lisäksi VRK ja Valvira vastaavat omalla vastuullaan olevista järjestelmistä. Tässä vaiheessa liittyvien organisaatioiden tehtävä on valmistautua ottamaan käyttöön valtakunnallisia palveluja. Vaiheen arvioitu toteutusaikataulu on 2015–2017. Seuraavassa kuvassa (Kuva 9) on kuvattu sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten palveluiden tietojärjestelmät. 20 Esimerkiksi SoTe-tieto hyötykäyttöön 2020 THL – Ohjaus nro/2015 34 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Kuva 9. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkartta. Valtakunnallisten palveluiden perustoiminnallisuuden toteutus Kehittämiskokonaisuuden päätavoitteena on toteuttaa kansallisen arkistopalvelun perustoiminnallisuudet. Kehittämiskokonaisuudessa valmistellaan arkistopalvelun perustoiminnallisuuden edellyttämien tietojärjestelmien, ohjelmistojen ja muun tarvittavan teknisen infrastruktuurin hankinnat ja toteutetaan ne. Hankintaa voi edeltää eri toteutusvaihtoehtojen ja tallennusratkaisujen arviointi ja testaus. Hankinnoissa huomioidaan jo toteutettu Kanta-infrastruktuuri, jota hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan sosiaalihuollon ratkaisuissa. Vuosien 2015–2017 aikana toteutettavan tietojärjestelmäkokonaisuuden tavoitteena on mahdollistaa yhteistestaus ja ensimmäisten asiakastietojärjestelmien liittymiset, joilla toteutetaan arkistopalvelun pilotointi. Arkistopalvelun perustoiminnallisuuteen kuuluu rakenteisten ja PDF/A-muotoisten asiakirjojen arkistointi, kuvailutietojen hallinta sekä kuvailutietojen ja asiakirjojen hakuja mahdollistavat interaktiot. Lisäksi toteutetaan sosiaalihuollon asiakkaille tarkoitettu asiakasasiakirjojen katselutoiminnallisuus ja suostumustenhallinnan edellyttämät toiminnallisuudet Omakantaan. Kanta-ympäristöön sijoittuvien tietojärjestelmien lisäksi kehittämiskokonaisuudessa toteutetaan sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteri (Valviran tehtävä) sekä sosiaalihuollon varmennepalvelut (Väestörekisterikeskuksen tehtävä). Kehittämiskokonaisuuden tehtävät teknisten toteutusvaihtoehtojen arviointi ja testaus hankintojen valmistelu ja toteutus arkistopalvelun perustoiminnallisuudessa tarvittavan teknisen toimintaympäristön rakentaminen arkistopalvelun perustoiminnallisuudessa tarvittavien tietojärjestelmäratkaisujen toteuttaminen yhteistestaus -, pilotointi- ja käyttöönottovaiheiden toimintaedellytysten luonti THL – Ohjaus nro/2015 35 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Valtakunnallisten palveluiden toiminnallisuuden laajentaminen Kehittämiskokonaisuudessa rakennetaan tarvittavaa teknistä ja toiminnallista infrastruktuuria, jolla arkistopalvelun perustoiminnallisuutta laajennetaan muilla tarvittavilla tietojärjestelmäpalveluilla. Kehittämiskokonaisuus jakautuu useampaan projektiin, jotka käynnistetään kehittämiskohteiden priorisoinnin ja suunnittelun edetessä. Kehittämisjoiden avulla testausta, pilotointeja ja käyttöönottoja voidaan alkaa toteuttamaan Kelassa. Toteutetaan arkistopalvelu, kohteina on muun muassa vanhojen tietojen arkistointipalvelu, raportointi-, tilastointi- ja tutkimuspalvelu sekä Omakanta-palvelun toiminnallisuuksien lisääminen sekä näitä tukevat muut tietojärjestelmäpalvelut osaksi Kanta-kokonaisuutta. Kehittämiskokonaisuuden sisältöä tarkennetaan vuonna 2017. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät kehittämiskohteiden priorisointi ja kehittämispolun ylläpito valtakunnallisten palveluiden toiminnallisuuden asteittainen kasvattaminen Käyttöönottonottojen valmistelu Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottoaikataulu tullaan säätämään lailla tai asetuksella, ja sen valmistelu on STM:n vastuulla. Tavoiteaikataulun mukaisesti ensimmäiset käyttöönotot voisivat alkaa vuonna 2018. Käyttöönottoja tukemaan tarvitaan kansalliset ohjeet ja menettelyt, joilla tuetaan liittyvien organisaatioiden valmistautumista käyttöönottoihin sekä varsinaista käyttöönottoja ja sen jälkeistä aikaa. Kanta-palveluiden käyttöönotoissa on kehitetty hyväksi havaittuja käytäntöjä ja toimintamalleja, joiden soveltaminen sosiaalihuollossa on perusteltua. Asiakastietomallin mukaisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen tueksi tulee ennen käyttöönottoja olla yhdenmukaiset ohjeet, joilla käyttöönottavien organisaatioiden tehtäviä voidaan tukea ja helpottaa. Käyttöönottosuunnitelmat tulee tehdä kahdella tasolla. Valtakunnallisen ohjauksen tueksi tarvitaan valtakunnalliset käyttöönottoaikataulut ja seurantamallit. Sen lisäksi tarvitaan liittyvien organisaatioiden ohjausta ja tukea varten käyttöönottosuunnitelmamalleja. Käyttöönoton käsikirjat ovat olleet toimiva malli terveydenhuollossa, ja niiden pohjalta toteutetaan käyttöönoton käsikirjat sosiaalihuoltoon huomioiden myös tietojärjestelmätoimittajien ohjeistuksen tarpeet. Lisäksi tarvitaan tiedonhallinnan peruskoulutuksen lisäämistä ammatillisiin koulutuksiin ja osaksi sosiaalihuollon täydennyskoulutuksia. Tämä edellyttää kokonaissuunnitelmaa osaamisvajeiden täyttämiseksi. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät valtakunnallisen koulutussuunnitelman laatiminen valtakunnallisen käyttöönottosuunnitelman laatiminen asiakirjarakenteiden käyttöönottoa tukevien koulutusaineistojen ja toimintamallien laatiminen toiminta- ja liittymismallen laatiminen arkistopalvelun käyttöönottoon käyttöönottoa tukevien paikallisten tai alueellissten suunnitelmien laatiminen alueellisten tukiorganisaatioiden rakentaminen (vrt. aluehankepäällikkö rakenne ja sairaanhoitopiirien rooli terveydenhuollossa) valtakunnallisen tukiorganisaation rakentaminen (vrt. VIILA-, VARJO- ja YTY-ryhmät, sekä alueiden erikoissuunnittelijoiden rooli terveydenhuollossa) valtakunnallisen viestintärakenteen luominen (vrt. Kelan rooli kansalaisviestinnässä) valtakunnallisten tukimateriaalien toteuttaminen (vrt. verkkokoulut, toimintamallikoulutukset, valmiin koulutusmateriaalin tuottaminen organisaatioiden sisäisiä koulutuksia varten, Kelan tuottama materiaali asiakkaan informoinnin tueksi) THL – Ohjaus nro/2015 36 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Sosiaalihuollon toimijoiden kehittämiskokonaisuudet Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto on osa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa. Laki tulee voimaan keväällä 2015. Lain tarkoituksena on edistää asiakastietojen tarkoituksenmukaista käsittelyä ja hyödyntämistä. Lain myötä yhtenäistetään asiakasasiakirjoihin tallennettavia tietosisältöjä sekä asiakasasiakirjojen laatimista, säilyttämistä ja muuta käsittelyä. Tällä tavoitellaan sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista. Asiakasasiakirjalaki tuo uusia velvotteita sosiaalipalveluja antaville toimijoille. Uusi laki muuttaa nykyisiä toimintatapoja21. Osahakkeessa luodaan tukirakanne asiakirjalain toimeenpanolle Kehittämiskokonaisuuden tehtävät henkilökunnan kouluttaminen asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan siirtyminen tarvittavien muutosten toteutus asiakastietojärjestelmiin Asiakastietojärjestelmien hankinta Ennen valtakunnallisten palveluiden käyttöönottoa tulee sosiaalihuollon toimijoiden tietojärjestelmät päivittää uusien vaatimusten mukaisiksi. Tämä voidaan toteuttaa joko muokkaamalla nykyisin käytössä olevia järjestelmiä tai hankkimalla uusia järjestelmiä. Päävastuu järjestelmämuutoksista on julkisten toimijoiden piirissä nykyisillä kunnilla ja tulevilla sote-alueilla. Sote-uudistus antaa hyvän mahdollisuuden asikastietojärjestelmien uusimiseen. Uudistuksen yhteydessä vastuu julkisten palveluntuottajien asiakastietojärjestelmistä tulee olemaan joko sote-alueilla tai tuotantoalueilla. Näin ollen olisi luontevaa, että järjestelmien hankinta tapahtuisi alueellisesti uusien rakenteiden mukaisesti. Ihanteellisessa tilanteessa uudet organisaatiot voisivat ottaa käyttöönsä uusien toimintatapojen mukaiset järjestelmät, kun joka tapauksessa järjestelmäkenttää joudutaan muokkaamaan. Järjestelmien uusiminen on merkittävä ponnistus, johon liittyy paljon muutakin huomioitavaa kuin valtakunnallisten asiakirjarakenteiden ja arkistopalvelun käyttöönotto. Tässä yhteydessä on ratkaistava monia kysymyksiä, jotka liittyvät mm. toiminnanohjaukseen, sosiaalihuollon maksuliikenteeseen sekä soteintegraatioon. Julkisten sote-toimijoiden tulee ratkaista sote-uudistuksen yhteydessä mm. se, että hankitaanko järjestelmät jatkossa tuotantoalueille vai sote-alueille. Järjestelmien hankinnan yhteydessä THL ohjaa sote-organisaatioita ja tietojärjestelmätoimittajia mm. valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisella sekä järjestämällä seminaareja ja tapaamisia. THL laatii myös tietoturvaan ja tietosuojaan kohdistuvan sertifioinnin kriteerit asiakastietojärjestelmiä varten. Sertifiointi on valtakunnallisiin palveluihin liittymisen edellytyksenä. Asiakastietojärjestelmien uusinnassa yksi mahdollisuus on hankintayhteistyö. Esimerkiksi Kuntaliiton KL-kuntahankinnat ovat yksi harkinnanarvoinen mahdollisuus järjestelmien yhteishankintaan. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät tietojärjestelmien alueellisen nykytilan kartoittaminen alueellisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu sosiaalihuollon osalta alueelisen hankintayhteistyön edistäminen liittyvien ärjestelmien vaatimusmäärittelyn ja olennaisten vaatimusten laatiminen liittyvien järjestelmien hankinta tai muutosten toteuttaminen olemssa oleviin järjestelmiin liittyvien järjestelmien käyttöönotto tai uusien ominaisuuksien käyttöönotto nykyisiin järjestelmiin 21 HE 345/2014 vp THL – Ohjaus nro/2015 37 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Valtakunnallisten palveluiden käyttöönotto Yhteistestaus Yhteistestauksen valmisteluTestaus-vaiheessa laaditaan testausmenettelyt ja liittymismallit. Yhteistestaus-jaksoissa sekä toteutetaan valtakunnallisen arkistopalvelun testaaminen asiakastietojärjestelmiällä. Testauk-sen päätavoitteena on käyttöönotettavien tietojärjestelmien laadun varmistus, ensisijaisesti niiden yhteen-toimivuuden ja vaadittujen toimintaprosessien tuen osalta. Vaiheen toteutuksesta vastaa Kela. Yhteistestaussuunnitelmassa Testausvaiheessa määritellään ne testitapaukset ja toimenpiteet, joita eri toimijat suorittavat yhteistestauksessamillaista tekemistä testausprosessiin eri toimijoilla liittyy sekä määritellään hyväksymiskriteerit tietojärjestelmille ja suoritetaan toiminnallisuuden testaus. Testausvaihe on olennainen osa laadunvarmistusta, ja. Tällä tarkoitetaan niitä kriteerejä, joiden avulla voidaan todeta tietojärjestelmän toteuttavan Kansa-liittymisen edellyttämät toiminnallisuudet. Suunnitelmassa huomioidaan myös tietoturvaan ja tietosuojaan kohdistuvan erikseen suoritettavan sertifioinnin siinä määritellään hyväksymis- ja auditoin kritikriteerit. järjestelmille sekä määritellään se, miten testauksen tuloksia arvioidaan. SertifiointiTällä tarkoitetaan niitä kriteerejä, joiden avulla voidaan todeta tietojärjestelmän toteuttavan Kansa-liittymisen edellyttämät toiminnallisuudet. Auditointiprosessin ja -kriteereiden määrittäminen voidaan toteuttaa myöstoteutetaan erillisenä tehtävänän aiemmissa kehittämiskokonaisuuksissa. Testausvaiheessa laaditaan testaussuunnitelma valtakunnallisen arkistopalvelun testaamista sekä liittyvät tietojärjestelmän testaamista varten. Testaussuunnitelman laatimisen jälkeen tehdään varsinainen testaus testaussuunnitelmassa määrittelyjen prosessien ja ohjelmistojen avulla. Testaus suoritetaan arkistopalvelun asiakastestiympäristössä. Testausprosessissa hyväksytään tai hylätään toiminnallisuuksien toteutus tietyssä tietojärjestelmän versiossa. Testitulokset arvioidaan ja raportoidaan, ja tarvittaessa tehdään testauksen uusintakierros. Testausprosessiin ja määrittelyihin kuvataan päivitystarpeet ja sovitaan jatkotoimenpiteistä hyväksyttyjen järjestelmien liittymisenvarsinaisten käyttöönottojen toteuttamiseksi. Päivitystarpeet otetaan huomioon seuraavissa yhteistestausjaksoissa. Ensimmäisessä vaiheessa testausprosessin lopputuloksena laaditaan ohjeistus siitä, miten testaus suoritetaan liityttäessä sosiaalihuollon valtakunnalliseen arkistopalveluun. Pilottien jälkeen testausprosessin lopputuloksena on joukko hyväksyttyjä/hylättyjä tietojärjestelmiä sekä listaus testauksen aikana havaituista testausprosessin ja määrittelyiden päivitystarpeista, jotka otetaan huomioon seuraavissa yhteistestausjaksoissa. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät yhteistestaussuunnitelman ja hyväksymiskriteerien laatiminen arkiston ja siihen liittyvien järjestelmien ristiintestaus järjestelmien hyväksyminen/hylkääminen yhteistestaussuunnitelman päivittäminen ja ylläpito Pilotointi Pilotoinnilla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston koekäyttöä, joka on mahdollisesti maantieteellisesti tai ajallisesti rajoitettu. Pilotoinnin tavoitteena on todentaa arkistopalvelun käytön toimivuus todellisessa käyttötilanteessa sekä saada tietoa arkistoa käyttävien organisaatioiden ja sosiaalihuollon ammattihenkilöiden käyttökokemuksista, jotka otetaan huomioon valtakunnallisten palveluiden jatkokehittämisessä. Arkiston toiminnallisuuden lisäksi pilotoinnilla voidaan testata asiakirjarakenteiden toimivuutta sosiaalihuollon palveluprosesseissa. Pilotissa hyödynnetään kaikkia siihen mennessä toteutettuja valtakunnallisia palveluita, muun muassa valtakunnallista koodistopalvelua, sosiaalihuollon arkistoa, varmennepalveluita ja sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteriä, sekä paikallista asiakastietojärjestelmää. Pilotointia toteuttavat organisaatiot voivat osallistua myös valtakunnallisten palveluiden kehittämiseen tai yhteistestauksen suunnitteluun. Pilotointia THL – Ohjaus nro/2015 38 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen ei voida tehdä ennen kuin valtakunnalliset palvelut ovat tuotantoympäristössä eikä niitä siirretä tuotantoon ennen ensimmäistä hyväksyttyä yhteistestausjaksoa. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät teknisten asiakirjarakenteiden koekäyttö liittyvässä järjestelmässä valtakunnallisen arkiston koekäyttö tuotantojärjestelmällä valtakunnallisen varmennepalvelun koekäyttö sosiaalihuollossa sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisterin koekäyttö arkistopalvelun ja Omakannan toiminnallisuuden pilotointi Valtakunnallisia palveluita käyttävien tietojärjestelmien käyttöönotot Käyttöönottovaihe sisältää kaksi kehittämiskokonaisuutta. Ensimmäisessä kehittämiskokonaisuudessa toteutetaan tarvittavat tukirakenteet käyttöönotoille ja toinen kehittämiskokonaisuus toteuttaa varsinaisia käyttöönottoja. Vaiheen kehittämiskokonaisuudet käynnistyvät vuosista 2015 (asiakirjojen tietosisällöt) ja 2018 (asiakastiedon arkisto) alkaen. Käyttöönottojen tuki Organisaatioiden käyttöönotot pohjautuvat valtakunnallisiin käyttöönoton käsikirjoihin ja suunnitelmiin, toimintamallikoulutuksiin ja alueellisesti tarjottavaan tukeen, jotka on suunniteltu jo aiemmassa vaiheessa. THL:n OPER-yksikön asiakkuustiimin rooli on keskeinen, koska he ovat aidosti toimijoita lähellä olevia tukiresursseja. Lisäksi Kela tarjoaa käyttöönoton aikaista teknistä tukea. Organisaatioiden käyttöönottoja ohjataan ja tuetaan. Tukea tarjotaan mm. viestintään, koulutuksiin ja auditointeihin. Alueiden tai organisaatioiden (esimerkiksi yksityisten toimijoiden) liittymisen tueksi voidaan perustaa myös tukiorganisaatioita, kuten terveydenhuollossa on ollut. Liittymiskokouksilla tuetaan organisaatioita arkiston käyttöönoton lähestyessä, mutta jo aikaisemmin organisaatiot tarvitsevat tukea ja koulutusta määrämuotoisen kirjaamisen omaksumisessa. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönoton tuki ja ohjaaminen liittyvien organisaation itseauditoinnin tukeminen liittyvien oranisaatioiden toimintamallikoulutukset (kansalliset toimintamallikoulutukset organisaatioiden kouluttamisesta vastaaville henkilöille) tietojärjestelmätoimittajien tukeminen liittyvien organisaatioiden alueelliset käyttöönoton tukikokoukset paikallisten ja alueellisten koulutustapahtumien tukeminen (erikseen pyydettäessä) paikallisen ja alueellisen viestinnän tuki Organsiaatioiden liittymiset ja käyttöönotot Organisaatioiden liittymiset Kansa-palveluihin ja käyttöönotot ovat merkittävä ponnistus sosiaalihuollon toimijoille. Tämä edellyttää hyvää organisoitumista, henkilökunnan kouluttamista ja ison joukon teknisiä toimenpiteitä. THL – Ohjaus nro/2015 39 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Organisaatioiden liittymisen tukena on OPER:n ja Kelan käyttöönottojen tueksi tuotettu materiaali ja asiakkuustiimin antama tuki. Liittymisessä ja käyttöönotoissa seurataan sähköisen lääkemääräyksen ja potilastiedon arkiston käyttöönotoissa saatuja hyviä käytäntöjä ja kokemuksia. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät organisaatioiden auditointi (omavalvontasuunnitelmat 2015 alkaen) varmenteiden hankinta ja jakelu SOTE-organisaatiorekisterin tarkistaminen ja rekisterinpitäjä rekisterin perustaminen arkistojen ja asiakirjahallinnan läpikäynti teknisen ympäristön toteutus toimintamallinen paikallistaminen henkilöstön koulutus kantapalvelusopimusten tekeminen käyttöönotto tuotantokäytön ylläpito ja tuki Hankkeen päättäminen Hankkeen päättämisvaiheen tavoitteena on päästä suunnitellusti organisoidusta kehittämistoiminnasta kohti pysyvän toiminnan rakenteita. Tämä tarkoittaa sekä valtakunnallisen Kansa-hankkeen päättämistä että paikallisten käyttöönottoprojektien päättämistä ja siirtymistä kohti muutostenhallintaa. Hankkeen päättämisestä vastaa THL ja Kela omien toimintojensa ja vastuidensa mukaisesti. Kehittämiskokonaisuuden tehtävät muutoshallinnan suunittelu, organisointi ja toimeenpano tuotantokäyttöön siirtyminen hallitusti hankerakenteen purkaminen ja pysyviin toimintoihin siirtyminen jatkokehitystarpeiden tunnistaminen seuranta- ja ylläpitomallista sopiminen Kokonaisaikataulu tiivistetysti Kansa-hankkeen kokonaisuus on jaettu seitsemään vaiheeseen, joista kukin sisältää yhden tai useamman kehittämiskokonaisuuden. Kehittämiskokonaisuuksilla on kullakin omat erityiset tehtävänsä, jotka voidaan käsittää myös kehittämiskokonaisuuden tavoitteina. Alla olevassa taulukossa (Taulukko 3) on tiivistetysti Kansa-hankeen vaiheet, kehittämiskokonaisuudet ja niiden tehtävät. THL – Ohjaus nro/2015 40 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Taulukko 3. Aikataulu ja tehtävät, yhteenveto Valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevat kehittämiskokonaisuudet Vaihe Kehittämiskokonaisuus Arvioitu toteusajankohta Tehtävät Perusedelltysten luonti Lainsäädännön valmistelu Tarvittavien lakimuutosten valmistelu ja vahvistaminen 2014–2015 Arkkitehtuurin määrittely 2014–2015 Sosiaalihuollon valtakunnallisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuden toiminnallisuuksien ja päävaatimusten kuvaaminen 2015 Pysyvien toimintojen organisointi Sopiminen valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurityön ja siihen liittyvien työryhmien käytöstä Kansahankkeessa 2015 Hankkeen päätöksentekomallin suunnittelu, hyväksyntä ja toimeenpano 2015 Toimeenpanorakenteiden suunnittelu 2015 Kansa-hankkeen arviointi tietohallintolain edellyttämällä tavalla 2015 Asiakastietomallin katselmointi ja pilotointi Asiakastietomallin pilotointi Virheiden poistaminen asiakastietomallista 2014–2015 Käyttäjäpalautteen saaminen toiminta- ja tietomäärityksien kehittämiseksi tarvetta vastaavaksi 2014–2016 Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoihin tähtäävien projektien toteuttaminen ja tukeminen 2014–2016 Koulutusmateriaalin ja käyttöönottomallien saaminen määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottojen tueksi 2014–2016 Määrittelyjen tarkentaminen ja tekninen suunnittelu Sosiaalihuollon toimintaa kuvaavat määrittelyt Palvelutehtäväkohtaisten toimintaprosessien ja sosiaalipalvelujen luokituksen ylläpito Toiminnallisten käyttötapausten laatiminen 2014–2015 2015 Tiedonhallinnan tukiprosessien mallintaminen 2014–2015 Asiakirjahallinnollisten luokitusten valmistelu 2014–2016 Valtakunnallisesti arkistoitavien asiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen 2015 Asiakastietomallin määrittely Sosiaalihuollon käsitemallin kehittäminen THL – Ohjaus nro/2015 2015 Sisällöllisten asiakirjarakenteiden, luokitusten ja koodistojen valmistelu ja julkaisu koodistopalvelussa (versiot 1.0) 2014–2016 Asiakastietomallin hallintaympäristön suunnittelu ja toteutus 2014–2015 41 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Asiakastietomallin testaus- ja kommentointiympäristön suunnittelu ja toteutus Asiakijrastandardin kehittäminen ja teknisten asiakirjamallien (-rakenteiden) suunnittelu ja julkaisu Metatietomäärittelyjen päivittäminen ja julkaisu 2015 2014–2016 2015–2016 Tietojärjestelmäratkaisujen määrittely Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuurin määrittely 2014–2015 Kansallisesti määriteltävien ja toteutettavien tietojärjestelmien ja niidn toiminnallisuuksien määrittely 2015–2016 Kansallisesti määriteltävien ja alueellisesti/paikallisesti toteutettavien palveluiden määrittelyt 2015–2016 Varmennepalvelun ja sosiaalihuollon ammattioikeuksien rekisterin määrittely Liittyvien tietojärjestelmien teknisten ja toiminnallisten vaatimusten kokoaminen olennaisiin vaatimuksiin 2016–2017 Sosiaalihuollon asiakirjastandardin kehittäminen 2014–2015 Standardien määrittely Standardisalkun päivittäminen ja ylläpito jatkuva Tekninen suunnittelu Valtakunnallisen arkiston ja tarvittavien tietojärjestelmien toiminnallisuuksia tukevan teknisen ympäristön suunnittelu 2014–2015 Valtakunnallisen arkiston ja tarvittavien tietojärjestelmien taknisen toteutusympäristön määrittely 2015–2016 Asiakirjavalidaattorin kehittäminen Raportointijärjestelmän kehittäminen Omakanta:n ominaisuuksien kehittäminen sosiaalihuollon tarpeisiin 2016–2018 Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja järjestelmätoteutukset Valtakunnallisten palveluiden perustoiminnallisuuden toteutus Teknisten toteutusvaihtoehtojen arviointi ja testaus 2014–2017 Hankintojen valmistelu ja toteutus 2015–2016 Arkistopalvelun perustoiminnallisuudessa tarvittavan teknisen toimintaympäristön rakentaminen 2016–2018 Arkistopalvelun perustoiminnallisuudessa tarvittavien tietojärjestelmäratkaisujen toteuttaminen 2015–2017 Yhteistestaus-, pilotointi- ja käyttöönottovaiheiden toimintaedellytysten luonti Valtakunnallisten palveluiden toiminnallisuuden laajentaminen Kehittämiskohteiden priorisointi ja kehittämispolun ylläpito THL – Ohjaus nro/2015 42 2016–2017 2017 alkaen Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Valtakunnallisten palveluiden toiminnallisuuden asteittainen kasvattaminen 2017 alkaen Käyttöönottojen valmistelu Valtakunnallisen koulutussuunnitelman laatiminen Valtakunnallisen käyttöönottosuunnitelman laatiminen Asiakirjarakenteiden käyttöönottoa tukevien koulutusaineistojen ja toimintamallien laatiminen Toiminta- ja liittymismallien laatiminen arkistopalvelun käyttöönottoon Käyttöönottoa tukevien paikallisten tai alueellissten suunnitelmien laatiminen Alueellisten tukiorganisaatioiden rakentaminen Valtakunnallisen tukiorganisaation rakentaminen (vrt. VIILA ym, ja OPER erikoissuunittelijat) Valakunnallisen viestintärakenteen luominen (vrt. Kelan rooli kansalaisviestinnässä) Valtakunnallisten tukimateriaalien toteuttaminen (vrt. verkkokoulut, toimintamallikoulutukset) 2015 2015–2016 2015–2016 2016 alkaen 2015 alkaen 2016 alkaen 2016 alkaen 2016 alkaen 2015 alkaen SOSIAALIHUOLLON TOIMIJOIDEN VASTUULLA OLEVAT KEHITTÄMISKOKONAISUUDET Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto Henkilökunnan kouluttaminen asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan Asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan siirtyminen Tarvittavien muutosten toteutus asiakastietojärjestelmiin 2015 alkaen 2015 alkaen 2015 alkaen Asiakastietojärjestelminen hankinta Asiakastietojärjestelmien hankinta Tietojärjestelmien alueellisen nykytilan kartoittaminen Alueellisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu sosiaalihuollon osalta Alueellisen hankintayhteistyön edistäminen Liittyvien ärjestelmien vaatimusmäärittelyn ja olennaisten vaatimusten laatiminen Liittyvien järjestelmien hankinta tai muutosten toteuttaminen olemssa oleviin järjestelmiin Liittyvien järjestelmien käyttöönotto tai uusien ominaisuuksien käyttöönotto nykyisiin järjestelmiin 2015 alkaen 2015 alkaen 2015 alkaen 2015 alkaen 2016–2017 2017- YHTEINEN LIITTYMINEN Valtakunnallisten palveluiden käyttöönotto Yhteistestaus Yhteistestaussuunnitelman ja hyväksymiskriteerien laatiminen Arkiston ja siihten liittyvien järjestelmien ristiintestaus THL – Ohjaus nro/2015 43 2017-2018 2017 alkaen Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Kansa-hankkeen toteuttaminen Järjestelmien hyväksyminen/hylkääminen 2018 alkaen Yhteistestaussuunnitelman päivittäminen ja ylläpito 2018 alkaen Pilotointi Teknisten asiakirjarakenteiden koekäyttö liittyvässä järjestelmässä Valtakunnallisen arkiston koekäyttö tuotantojärjestelmällä Valtakunnallisen varmennepalvelun koekäyttö sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisterin koekäyttö Arkistopalvelun ja Omakannan toiminnallisuuden pilotointi 2018 2018 2018 2018 2018 Käyttöönottojen tuki Määrämuoitoisen kirjaamisn käyttöönottojen tuki ja ohjaaminen Liittyvien organisaation itseauditoinnin tukeminen 2015 alkaen 2017 Liittyvien oranisaatioiden toimintamallikoulutukset 2016 alkaen Tietojärjestelmätoimittajien tukeminen 2015 alkaen Liittyvien organisaatioiden alueelliset käyttöönottokokoukset Paikallisten ja alueellisten koulutustapahtumien tukeminen Paikallisen ja alueellisen viestinnän tuki 2018 alkaen 2015 alkaen 2015 alkaen Organisaatioiden liittymiset ja käyttöönotot Organisaatioiden auditointi 2015 alkaen Varmenteiden hankinta ja jakelu 2017? SOTE-organisaatiorekisterin takistaminen ja rekishterinpitäjän rekisterin perustaminen 2017 alkaen Arkistojen ja asiakirjahallinnan läpikäynti 2015 alkaen Teknisen ympäristön toteutus 2016 alkaen Toimintamallien paikallistaminen 2017 alkaen Henkilöstön koulutus 2017 alkaen Kanta-palvelusopimuksen tekeminen 2017 alkaen Käyttöönotto 2018 alkaen Tuotantokäytön ylläpito ja tuki 2018 alkaen Hankkeen päättäminen Hankkeen päättäminen THL – Ohjaus nro/2015 Muutoshallinnan suunittelu, organisointi ja toimeenpano 2018 Tuotantokäyttöön siirtyminen hallitusti 2019 Hankerakenteen purkaminen ja pysyviin toimintoihin siirtyminen 2020 Jatkokehitystarpeiden tunnistaminen 2020 Seuranta- ja ylläpitomallista sopiminen 2020 44 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Vastuut ja roolit Vastuut ja roolit Kansa-hanke on suuri kokonaisuus, jonka toimeenpano koskettaa useita viranomaisia ja jokaista sosiaalipalveluja tarjoavaa organisaatiota sekä joukkoa muita toimijoita. Tässä luvussa Kansa-hankkeen toteutuksen vastuut ja roolit on esitetty hankkeen vaiheistuksen näkökulmasta. Alla olevaan taulukkoon vastuut on kuvattu yleisellä tasolla. Tätä hankesuunnitelmaa tarkentavissa osahankkeiden projektisuunnitelmissa tulee kuvata tarkemmin projektien tehtävät ja vastuut. Hankkeen päävastuulliset toimijat ovat Sosiaali- ja terveysministeriö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Kansaneläkelaitos sekä sosiaalihuollon julkiset ja yksityiset toimijat. Hankkeen tehtävänjako perustuu pitkälti valtakunnallisen ohjauksen lainsäädännöllisiin tehtäviin. Sosiaali- ja terveysministeriö vastaa lainsäädännöstä ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos valtakunnallisiin palveluihin liittyvistä määrittelyistä, viranomaisohjauksesta ja käyttöönottojen tuesta. Kansaneläkelaitoksen tehtävä on vastata valtakunnallisten palveluiden toteutuksesta ja ylläpidosta. Kunnat/tulevat sote-alueet taas vastaavat sosiaalihuollon palveluista ja tätä kautta heidän vastuullaan on valtakunnallisten toimintamallien mukaiseen toimintaan siirtyminen ja näiden mukaisten tietojärjestelmätoteutusten hankinta. Lisäksi Sosiaalialan osaamiskeskuksilla, Kuntaliitolla, Väestörekisterikeskuksella, Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolla sekä tietojärjestelmätoimittajilla on jokaisella oma merkittävä roolinsa hankkeen eri vaiheessa. Hankkeeseen osallistuvien toimijoiden roolit ja vastuut on kuvattu taulukossa 4. Taulukko 4. Sidosryhmien roolit ja vastuut Kansa-hankkeessa. Yllä olevassa taulukossa vastuut hankkeen vaiheista on kuvattu RACI-mallin mukaan. Taulukossa toimijoiden roolia hankkeen eri vaiheessa on kuvattu kirjain koodilla. Rooleja on neljä: jokaisella tehtävällä on valvoja (A=accountable), joka huolehtii, että vaiheen tehtävät on suoritettu. Jokaisen vaiheen tehtäville on suunniteltu suorittajat (R=responsible), jotka vastaavat siitä, että vaiheen tavoitteet tulevat saavutetuksi THL – Ohjaus nro/2015 45 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Vastuut ja roolit ja muodostavat yhdessä vaiheen tehtävien suorittamiseen osallistuvan ryhmän. Näiden lisäksi vaiheen tehtäviä suoritettaessa muita toimijoita voidaan konsultoida (C=consulted) tai informoida (I=informed) tarpeen mukaan. Osana tarkempia aiheiden projektisuunntelmia eri toimijoiden vastuita, rooleja ja tehtäviä kuvataan konkreettisella tasolla. THL – Ohjaus nro/2015 46 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen organisoituminen Hankkeen organisoituminen Hankkeen tavoitteiden toteutumisen edellytyksenä on sen hyvä organisointi. Onnistunut johtaminen, päätöksenteko, hankehallinnta, projektimenettelyt ja viestintä luovat edellytykset sille, että hanke ja osahankkeet pystyvät toteuttamaan niille annetut tehtävät annetuin resurssein määräajassa. Siksi hankkeen hallintaan tulee resursoida riittävästi ja se tulee toteuttaa selkein menettelytavoin. Hankeorganisaatio, johtaminen ja päätöksenteko Kansa-hankkeen läpivienti edellyttää selkeää päätöksentekorakennetta, joka on yhteensovitettu valtakunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin kanssa. Mukana olevien toimijoiden tulee pystyä erottamaan hankkeen päätöksentekorakenne organisaatioiden sisäisestä päätöksentekorakenteesta. Hankkeen päätoksentekovastuu ja -valta tulee määritellä heti hankkeen organisoitumisvaiheessa. Esimerkiksi hankkeessa valmistuvat määritykset voidaan hyväksyä osana hankkeen päätöksentekorakennetta, mutta muihin toimialoihin (erityisesti terveydenhuoltoon) vaikuttavat arkkitehtuuriset linjaukset tulee hyväksyttää kansallisen kokonaisarkkitehtuurimallin yhteydessä ja tarvittaessa eri virastojen päätäntävallan mukaisesti. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin mukainen kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmä on OPER-yhteistyöryhmä. Ryhmän tehtäviin kuuluu kokonaisarkkitehtuurin lisäksi toimia myös eri toimijoiden välisenä yhteistyöfoorumina ja tilannekuvan ylläpitäjänä. Ryhmän alaisuudessa toimii arkkitehtuuriryhmä, joka vastaa kokonaisarkkitehtuurin valmistelusta ja projektien arkkitehtuurinmukaisuuden tarkastamisesta. OPERin projektimalli määrittelee toimintatavat joiden mukaan projektit hallitaan OPERin vastuulla olevissa projekteissa. Tässä keskeisessä roolissa on projektinsalkun ohjausryhmä, joka vastaa salkunhallinasta ja resurssien kiinnittämisestä projekteihin. Kansa-hankkeessa ylintä päätöksentekovaltaa käyttää hankkeen ohjausryhmä. THL asettaa Kansahankkeen ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtaja on STM:n hanketta ohjaava virkamies. Hankejohtaja toimii ohjausryhmän sihteerinä. Ohjausryhmään nimetään jäsenet hankkeen keskeisimmistä sidosryhmistä. Ohjausryhmän tehtävät ovat hanketta koskeva päätöksenteko tuotosten hyväksyminen laadunvarmistusmekanismeista päättäminen aikataulumuutosten hyväksyminen (sellaiset muutokset, joilla on vaikutuksia muiden vaiheiden toteuttamiseen) merkittävimpien vaihekohtaisten muutosten (sisällölliset asiat) hyväksyminen, mikäli muutos vaikuttaa muihin vaiheisiin ja niiden toteuttamiseen vaiheiden etenemisen seuranta vaihekohtaisten edistymisraporttien hyväksyminen Hankkeen kehittämisvaiheiden toteutusta varten käynnistetään osahankkeet. Jokaiselle kehittämisvaiheelle on oma osahankkeensa ja vastuullinen projektipäällikkö. Osahankkeiden tehtävät toteutetaan projekteissa. Projektien tuotokset hyväksytään hankkeen ohjausryhmässä. Hankepäällikkö vastaa hankekokonaisuuden hallinnasta ja yhdessä osahankkeiden projektipäälliköiden kanssa muodostavat hanketason projektiryhmän. Projektiryhmä muodostuu hankepäälliköstä ja käynnissä olevien osaprojektien projektipäälliköistä, projektisihteeristä ja hankkeen pääarkkitehdistä. Projektiryhmän tehtävät ovat: THL – Ohjaus nro/2015 47 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen organisoituminen Hanketason projektiryhmän tehtävät Kansa-hankkeeseen kuuluvien osahankkeiden ja projektien aikataulujen ja sisältöjen yhteensovittaminen linjausten valmistelu ohjausryhmälle päätöksentekoa varten projektin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä huolehtiminen vähäisten muutosten hyväksyminen projektisuunnitelmiin Hankepäällikön ja hanketason projektiryhmän tueksi hankintaan hankehallinnan tukipalvelua, joka auttaa hankkeen läpiviennissä ja hoitaa mm. teknisen sihteerin tehtäviä. Kela:n vastuulla olevien osahankkeiden ja projektien resurssien varaus ja toteutus hyväksytään THL:n ja Kelan välisessa IT-ohryssa. Kela toteuttaa vastuullaan olevat projektit omien projektienhallintamenettelyidensä mukaisesti. Kela:n vastuulla olevien projektien eteneminen raportoidaan vastaavalla tavalla hankkeen ohjausryhmälle kuin muutkin osahankkeet. Hankkeen vaiheiden hallinta Osahankkeet toteuteutaan OPER:n projektimallin mukaisesti. Osahankkeiden toteutus etenee projektimallin vaiheiden mukaisesti: esisuunnittelu, suunnittelu, toteutus ja päättäminen. Koko hankkeen kannalta on keskeistä, että osahankkeiden suunnittelussa kiinnitetään huomioita erityisesti seuraaviin asioihin: Osahankkeiden suunnittelussa kuvattava: Kansa-hankkeeseen kuuluvien osahankkeiden ja projektien aikataulujen ja sisältöjen yhteensovittaminen tieto vaiheesta ja kehittämiskokonaisuudesta, johon projekti liittyy tai joiden tehtäviä projektissa toteutetaan osahankkeen tehtävät ja tulokset ja yhteys hankesuunnitelman vaiheisiin ja kehittämiskokonaisuuksiin osahankkeen projektien toteutusaikataulu osahankkeen projektien riippuvuudet muihin hankesuunnitelmassa kuvattuihin vaiheisiin tai kehittämiskokonaisuuksiin osahankkeen projektien työmääräarviot ja muut taloudelliset resurssit osahankkeen projektien toteutuksen kustannusarvio ja toteumat osahankkeen riskit ja niihin varautuminen Jokaisen Kansa-hankkeen osahankkeen projektisuunnitelman hyväksyy Kansa-hankkeen ohjausryhmä. Jokaisella vaihekohtaisella toteutusprojektilla tulee olla oma projektiryhmä tai muu tukiryhmä projektipäällikön tukena. Kaikkien vaiheiden toteutusaikatauluun liittyvät muutokset käsitellään Kansa-hankkeen ohjausryhmässä. Alla olevassa kuvassa on yksi mahdollinen malli siitä, miten hankkeen kehittämisvaiheet voisi osahankkeistaa. Lopulliset päätökset osahankkeiden käynnistämisestä tehdään hankkeen käynnistämisen jälkeen. THL – Ohjaus nro/2015 48 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen organisoituminen Kuva 10. Kehittämisvaiheiden muodostamat osahankkeet THL:n henkilöresurssien käyttöä eri osahankkeissa on hahmoteltu alla olevassa taulukossa (Taulukko 5) RACI-mallin mukaisesti. Toimijat ovat pääsääntöisesti OPER-yksikön henkilökuntaa. Lisäksi taulukossa on kuvattu Kela:n rooli eri kehittämisvaiheissa. Kela nimeää itse omat henkilönsä osahankkeita suunniteltaessa. Taulukko 5. Kelan ja THL:n yksiköiden välinen työnjako ja vastuut. Jokainen vaihe raportoi tekemisistään valtionhallinnon hankesalkunhallintavälineen (Improlity) avulla. Lisäksi vaiheiden etenemistä seurataan projektissa sovittuja muita välineitä tai menettelyjä. Projektien THL – Ohjaus nro/2015 49 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen organisoituminen suunnittelussa, hyväksymisessä ja dokumentoinnissa käytetään THL:n OPER-yksikön projektimallia silloin, kun THL vastaa projektin toteuttamisesta tai rahoittamisesta. Jokainen Kansa-hankkeen projekti saa käyttöönsä Yhteiskanta -palvelun. Yhteiskanta -palvelun avulla voidaan jakaa ja työstää projektidokumentaatiota ja muuta tietoa. Jokaiselle Yhteiskantaan perustettavalle projektille tulee nimetä yhteyshenkilö projektista ja Yhteiskantan käyttö perustuu sen yhteiseen toimintatapaan. Muun menettelytavan käyttämisestä on sovittava erikseen vaiheen projektipäällikön kanssa. Edellä mainittujen lisäksi käytetään kussakin vaiheessa tarvittavia kuvaus- tai muita työvälineitä, kuten QPR-ohjelmisto, Jazz-määrittely-ympäristö tai vastaavia muita välineitä. Tällöin tulee huolehtia siitä, että jokaisella projektiin osallistuvalla on mahdollisuus päästä käsittelemään tarvittavaa aineistoa. Projektimalli Kansa-hankkeen toteutuksessa sovelletaan OPER-yksikön projektimallia. Malli pitää sisällään menettelytavat hankesalkun ja projektien hallintaan. OPER projektityön käsikirjassa on kuvattu mm. salkunhallinnan prosessit, projektien läpivienti (idea, esisuunnittelu, suunnittelu, toteutus, päättäminen ja hyötyjen jälkiseuranta). Malli pitää myös sisällään menettelytavat hankesalkunhallinta välineen käytöstä sekä valmit asiakirjapohjat. Viestintä ja sidosryhmien hallinta Kansa-hankkeen virallisina verkkoviestintäsivuina toimii www.thl.fi/sostiedonhallinta-sivusto. Lisäksi hankkeesta voidaan tiedottaa esimerkiksi www.kanta.fi-sivuilla. Hankkeesta tiedotetaan sostiedonhallintasivujen kautta välitettävän ”Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnassa” tiedotteella. Virallinen tiedottaminen toteutetaan ensisijassa THL:n ja tarvittaessa STM:n tiedotteilla, jolloin tiedotteet toimitetaan palvelunantajaorganisaatioiden tai muiden osallisten kirjaamoihin tai muuhun vastaavaan keskitettyyn sähköpostiosoitteeseen. Kansa-hankkeen viestintää tukemaan perustetaan viestintäryhmä. Viestintäryhmään nimetään osallistujat vähintään THL:sta, STM:stä ja Kelasta. Viestintäryhmän vetovastuu on THL:lla. Viestintäryhmän tehtävä on määritellä yhdessä projektiryhmän kanssa tarkemmin vähintään seuraavat asiat. Viestintäsuunnitelmassa on kuvattava käytettävät viestintäkanavat yleiset ulkoisen ja sisäisen viestinnän tehtävät ja menettelytavat ulkoisen viestinnän prosessit (mm. julkaisut, tiedotteet, lausuntopyynnöt, kriisi- ja erityisvestinnän tilanteet) sisäisen viestinnän prosessit (mm. tiedon jakaminen, raportointimenettelyt) projektidokumentaation säilytyspaikka viestinnästä ohjausryhmälle raportoimisen menettelyt Hankkeen keskeiset toimijat ovat ohjaus- ja projektiryhmien lisäksi eri organisaatioiden ja viranomaisten asiantuntijat ja asiantuntijatyöpajat ja -ryhmät. Sidosryhmien hallintaan ja viestintään heidän kanssaan tulee laatia omat menettelytavat. Keskeiset sidosryhmät tulee koota erikseen kussakin vaihekohtaisessa projektisuunnitelmassa. Hankkeen muutoshallinta Ohjaus- ja projektiryhmän tulee yhdessä määritellä menettelyt Kansa-hankkeen muutosten käsittelylle. Pienemmät muutokset voidaan hyväksyä hanketason projektiryhmässä. Isommista muutoksista päättää ohjausryhmä projektiryhmän esittelystä. Muutoshallinnan menettelystä tulee sopia tarvittaessa erikseen THL – Ohjaus nro/2015 50 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen organisoituminen hankkeen alkaessa. Muutoshallinnan malli pohjautuu OPER:in projektinhallintamalliin, joka sovitetaan Kansa-hankkeen tarpeisiin. Muutoshallinnan käytännöistä on kuvattava vähintään seuraavat asiat: muutosten käsittelyn säännöt (onko kyseessä muutos, virhe vai uusi kehitystyö, jota ei ollut tunnistettu aikaisemmin) muutosehdotuskäytäntö raportointi- tai dokumentointiohjeineen (sis. mm. vaikutusten arviointitavat kustannuksiin ja kokonaisaikatauluun) muutosehdotusten vienti ohjausryhmän käsittelyyn ja muutoksen hyväksymisen/hylkäämisen menettelyt THL – Ohjaus nro/2015 51 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Hankkeen resursointi Hankkeen resursointi Kansa-hanke on suuri kokonaisuus, jonka läpivienti ja tavoitteiden saavuttaminen edellyttää riittäviä resursseja. Pääosa hankkeen aikana tapahtuvasta kehittämisestä toteutaan valtion varoin. Valtakunnallisten toimijoiden vastuulla olevat vaiheet rahoitetaan THL:n OPER-yksikön toimintamäärärahojen kautta ja sen koordinointiin kiinnitetään useita toimijoita OPERin henkilökunnasta. Alla olevassa taulukossa (Taulukko 6) on arvioitu valtion talousarviosta rahoitettavien kehittämiskohteiden kustannusten jakautumista vuositasolla. Kustannukset ovat investointimenoja, jotka jakautuvat THL:n omaan henkilötyöhön, palvelujen ostoon (erityisesti Kela) sekä valtionavustuksiin. Kustannukset on esitetty milj./vuosi. Taulukko 6. Kansa-hankkeen kustannukset vuosittain. Kehittämisvaihe Asiakastietomallin katselmointi ja kehittäminen Määrittelyjen laatiminen ja tekninen suunnittelu Käyttöönottojen valmistelu Valtakunnallisten palveluiden hankinta ja toteutus Määrämutoisen kirjaamisen käyttöönotto Liittyvien tietojärjestelminen hankinta Testaus Pilotointi Käyttöönotot YHTEENSÄ 2015 0,5 2016 0,5 2017 0,5 2018 0,2 2019 0,2 0,5 0,2 1 0,3 1 0,3 0,3 0,2 3 0,7 0,1 6 0,7 0,1 6 5 5 8,6 0,1 0,5 0,5 8,9 0,5 1,5 1,5 9 1,5 1,9 2020 YHT 0,2 2,1 0,2 1,5 1,9 3,2 0,8 20 1,4 0,3 1 2 4,5 35,3 SOTE-toimijoiden vastuulla olevat vaiheet jäävät kuntien/sote-alueiden ja yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon kustannettavaksi. Järjestelmien hankintaan liittyvien kustannusten arvioinnissa on vaikea erottaa sitä, että mitkä kustannukset ovat valtakunnallisista vaatimuksia tulevia ja mitkä muita kehittämiskuluja. Kaiken kaikkiaan lähtökohtana voi kuitenkin pitää sitä, että SOTE-uudistuksen myötä julkisten toimijoiden tietohallinto voidaan järjestää tehokkaaammin ja keskitetymmin. Näin sosiaalihuollon tietojärjestelmäkustannukset eivät tulisi nousemaan vaan pikemminkin uudessa tilanteessa voidaan kilpailuttaa järjestelmätoteutukset suurimpana kokonaisuutena ja saada näin jopa säästöjä. Kaiken kaikkiaan sosiaalihuollon taloudelliset panostukset sosiaalihuollon tiedonhallintaan ovat merkittävästi vähäisempiä kuin terveydenhuollossa, joten myös lisäinvestoinnit olisivat järjestelmien kehittämiseen toivottavia. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönoton myötä aletaan kerätä käyttömaksuja sosiaalihuollon toimijoilta palvelujen ylläpidon kattamiseksi. Näin vuodesta 2018 eteenpäin sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpaveluiden käyttö- ja ylläpitokulut katetaan käyttömaksuin. THL – Ohjaus nro/2015 52 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Riskienhallinta Riskienhallinta Kansa-hanke on mittava hankekokonaisuus ja sisältää huomattavia riskejä. Riskienhallinta on siksi keskeinen osa hankkeen läpivientiä. Hankeeseen liittyviä riskejä tulee seurata säännöllisesti ja niiden ehkäisemiseksi on ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin riittävän ajoissa. Keskeinen vastuu riskien hallinansta on hankepäälliköllä ja ohjausryhmällä. Alla olevassa taulukossa (Taulukko 7) on kuvattu hankkeesen kohdistuvat keskeisimmät tunnistetut riskit. Riskien seurannan tueksi jokaista riskiä seurataan ja jokaiselle riskille lasketaan riskipotentiaali (R). Se saadaan kertomalla todennäköisyys (T) ja vaikutus (V) keskenään. Riskeihin varautumista pyritään tekemään taulukossa kuvatuin tavoin heti hankkeen alusta alkaen. Vastuu riskien realisoitumisen seurannasta ja siihen varautumisesta on hankepäälliköllä ja hanketason projektiryhmällä, jotka raportoivat tilanteesta jokaiseen ohjausryhmän kokoukseen. Taulukko 7. Hankkeen riskit. Riskin nimi Riskin kuvaus T V R Hankkeen eri vaiheiden ja kehittämiskokonaisuuksien ajallinen ja sisällöllinen riippuvuus ei ole kuvattu 2 4 8 1 Hankesuunnittelun puutteet selkeästi tai ei ole toimijoiden tiedossa. Hankkeen resursointi ei ole realistista. Riskiin varautuminen Hanke- ja sen osahankkeet suunnitellaan huolellisesti ja hanke toteutetaan hyvien projektinhallintakäytäntöjen mukaisesti Osahankkeiden projektinhallinnalla pyritään varautumaan mahdollisiin viivästyksiin ja huolehtimaan tehtävien toteutOsahankkeissa toteutettatamisen riittävä resursointi. vat kehittämiskokonaisuuKehittämiskokonaisuuksien Kehittämiskokonaisuuksien det ja niiden tehtävät viikeskinäistä työskentelyä koor4 4 16 2 tehtävät viivästyvät västyvät ja vaikuttavat dinoidaan hanketason projektimuihin kehittämiskokonairyhmässä. Osahankkeiden etesuuksiin nemisestä raportoidaan säännöllisesti ohjausryhmälle. Toteutettavien projektien arkkitehtuurinmukaisuutta seurataan selkeän menettelyn avulla. Hankkeen tavoitteiden Hankkeen etenemisestä pidetoteutumiseksi välttämättään säännöllisesti yhteyttä Lainsäädäntöuudistukset 3 viivästyvät tai eivät toteudu tömättömät lainsäädännön 3 5 15 sosiaali- ja terveysministeriöön. uudistukset viivästyvät tai Hankkeen ohjausryhmään tulee eivät toteudu lainkaan. vahva ministeriöiden edustus. Hankeaikana tulee ennaSeurataan tiiviisti lainsäädänkoimattomia lainsäädäntönön valmistelua ja pyritään Ennakoimattomat lainsääuudistuksia, joilla on vai2 4 8 ennakoimaan niiden vaikutuk4 däntöuudistukset kutusta hankkeen toteutsia hankkeen tavoitteiden toteutamiseen tumisen kannalta. Hankkeessa tai sitä ohjaaHankkeen ohjausryhmään pyrivien viranomaisten päätään saamaan keskeisten toimiHankkeen päätöksenteon töksenteko takkuilee tai 3 4 12 joiden keskuudesta niitä henki5 ongelmat aiheuttaa ristiriitoja hanklöitä, jotka vastaavat päätöksiskeen keskeisten tavoitteitä omassa organisaatiossaan. THL – Ohjaus nro/2015 53 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Riskienhallinta den kanssa 6 7 8 9 10 11 Hyvin valmistellut ohjausryhmän kokoukset päätösesityksineen ovat edellytys tehokkaalle päätöksenteolle Sosiaalihuollon tiedonhalPyritään rekrytoimaan hanklintaan liittyvä osaaminen keen tehtäviin osaavia henkilöion ohutta ja avainresurssetä ja tukemaan alueiden sosiaaAvainresurssien kapeus 4 4 16 ja on vähän hankkeen lihuollon tiedonhallinnan kehittoteuttamiseksi keskeitämisen toimijoita koulutuksien simmillä toimijoilla. ja seminaarien avulla. Hankkeen taloudellisista hyöHankkeen tavoitteiden dyistä viestitään tasokkaan toteuttamiseksi ei ole riitTaloudellisten resurssien kustannushyötylaskelman pohtävästi taloudellisisa re2 5 10 riittämättömyys jalta ja osoitetaan investointien sursseja valtiolla tai sotenopea takaisinmaksuaika ja toimijoilla yhteiskunnan kokonaisetu Viestintä huomioidaan hankUlkoinen viestintä ei takeen kokonaissuunnittelussa voita kaikkia oleellisia sekä osahankkeiden suunnitteUlkoisen viestinnän haas- toimijoita tai ei pystytä lussa alusta alkaen. Ulkoista 3 3 9 teet viestimään riittävän selkeviestintää varten resursoidaan ästi hankkeen tavoitteista, riittävästi tekijöitä ja viestintää etenemisestä ja odotuksista toteutetaan suunnitelmallisesti ja mahdollisimman kattavasti. Sisäisen viestinnän haasteiden ehkäisemiseksi panostetaan erityisesti ohjausryhmä- ja Hankkeen sisäinen viestinprojektiryhmätyöskentelyyn, tä jää puutteelliseksi ja jotta kokousten kautta välittyy hankkeen keskeiset osaolennainen tieto keskeisimmille puolet eivät saa tarvitsetoimijoille. YhteiskantaSisäisen viestinnän haasteet 3 3 9 maan informaatiota tai työryhmäalustan ja hankesalosapuolten välisessä kunhallintavälineen avulla kommunikaatiossa on pyritään pitämään hankkeen haasteita toimijat mahdollisimman hyvin informoituina hankkeen etenemisestä ja siihen liittyvästä olennaisesta informaatiosta. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisresurssit Tuetaan toimeenpanoa tukiproovat varsin pienet ja alujektein, joiden kautta resursoieellisia vahvoja toimijoita daan alueellista etenemistä. Toimeenpanoverkoston (vrt. sairaanhoitopiirit) ei 2 3 6 Keskeisimmät yhteistyökumpohuus ole. Hankkeen tavoitteiden panit tässä yhteydessä ovat toteutuminen voi vaaransosiaalialan osaamiskeskukset tua liian ohuen toimeenpaja Kuntaliiton Akusti-foorumi. noverkoston vuoksi. Hankkeen tavoitteiden toteuttaminen pyritään saamaan osaksi sote-uudistuksen toiSosiaali- ja terveydenhuolmeenpanoa. Sosiaalihuollon lon rakenneuudistuksen tiedonhallintaan liittyvien kysamanaikainen toimeenpaSote-uudistus 4 4 16 symysten ratkaiseminen jouduno vähentää kohdeorganitaan tekemään joka tapauksessaatioiden tiedonhallinnan sa. Hankkeen toteutus tuleekin kehittämisresursseja sitouttaa osaksi sote- ja tuotantoalueiden muodostamista ja tietohallinnon organisointia. THL – Ohjaus nro/2015 54 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Riskienhallinta Terveydenhuollon valtakunnallisten palveluiden 12 kehittämisen aikataulut venyvät THL – Ohjaus nro/2015 Hanke suunnitellaan ja resurTerveydenhuollon valtasoidaan siten, että se ei ole liian kunnallisten tietojärjestelriippuvainen terveydenhuollon mäpalveluiden kehittämivaltakunnallisten palveuiden sen aikataulut venyvät ja 3 4 12 kehittämisestä. Erityisesti sitovat kehittämisresursseTHL:n ja Kelan resursoinnissa ja niin valtiollisilla kuin varataan tätä hanketta varten sote-toimijoillakin riittävästi omia resursseja. 55 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Lähteet Lähteet hanke. Saatavissa: http://www.thl.fi/attachments/tiedonhallinta/Sosiaalihuollon+asi Ailio & Kärki 2013. Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallinta. akastietojen+mallintamisopas.pdf Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Työpaperi 34/2013. Saatavis- Isyyslaki 700/1975. sa: Jäppinen Anu 2011. Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista: http://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/110539/URN_ISB kuntouttava työtoiminta, kotouttaminen, puolison elatusapu ja N_978-952-302-009-2.pdf?sequence=1 täytäntöönpanosovittelu. THL/Raportti 60/2011. Saatavissa: Alonen ym. 2012. Alonen Miika, Leinonan Paula, Hotti Virpi, Ahonen Tommi ja Lintula Heli 2012. Sosiaalihuollon asiakas- http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205085329 Jäppinen Anu ja Sahala Heli 2011. Selvitys asiakastiedoista: muu- tietomallin soveltamisopas: asiakastietoallin soveltamissäännöt toksenhaku, ja THL/Raportti 61/2011. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi- teknisten asiakasasiakirjojan viimeistelyt muodotaminen. projeti. TikesosSaatavissa: http://www.thl.fi/attachments/tiedonhallinta/Asiakastietomallin_ korjaaminen ja virka-apupyyntö. fe201205085327 Kärki ym. 2008. Kärki Jarmo, Väinälä Anna, Räsänen Jenni-Mari ja Väyrynen Riikka 2008. Selvitys palvelukohtaisista asiakastie- soveltamisopas.pdf Arkistolaitos 2014. Arkistolaitoksen määräys sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen virheen –tietojen ja pysyvästä AL/20064/07.01.01.03.01/2014, säilytyksestä. Saatavissa: doista lasten päivähoidossa, lastenvalvojan tehtävissä, adoptioneuvonnassa ja 39/2008. sosiaalipäivystyksessä. Saatavissa: Stakes/Raportteja http://urn.fi/URN:NBN:fi- fe201211199956 http://www.arkisto.fi/fi/sosiaalihuollon-asiakasasiakirjojen-ja- Kärki ym. 2009. Kärki Jarmo, Tossavainen Päivi ja Väyrynen tietojen-pysyvae-saeilytys-2014 Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi sosiaalihuollon asiakasasia- Riikka 2009. Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista aikuis- kirjoista sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säh- sosiaalityön, toimeentulotuen ja sosiaalisen luototuksen tehtä- köisestä käsittelystä annetun lain 10 ja 14 §:n muuttamisesta. vissä. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2014/20140345 THL/Raportti 24/2009. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205085328 Huovila ym. 2014a. Huovila Mikko, Aaltonen Anna, Porrasmaa Kärki ym. 2011. Kärki Jarmo, Väyrynen Riikka, Ewalds Helena ja Jari, Laaksonen Maarit, Korhonen Maritta 2014. Sosiaali- ja Piispa Minna 2011. Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Peri- ensi- aatteet THL/Raportti 24/2011. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi- ja linjaukset. THL Saatavissa: http://www.thl.fi/attachments/kokonaisarkkitehtuuri/sote_ka_pe ja turvakotipalveluissa sekä väkivaltatapauksissa. fe201205085331 Laaksonen ym. 2013. Laaksonen Maarit, Suhonen Marko, Paakka- riaatteet_ja_yhteiset_linjaukset.pdf Huovila ym. 2014b. Huovila Mikko, Aaltonen Anna, Hyppönen nen Esa, Mykkänen Juha ja Satama Riikka. Kansallinen sosiaa- Konstantin, Porrasmaa Jari, Vuokko Riikka, Jalonen Marko lihuollon asiakastietovaranto (KanSa) –yhteenveto toteutusvaih- 2014. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonais- toehdoista ja linjauksista. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Ra- arkkitehtuuri. Terveydenhuollon potilastietojen valtakunnallinen portti yhdenmukaisuus https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/103122/URN_IS ja tiedonjako. THL. Saatavissa: http://www.thl.fi/attachments/kokonaisarkkitehtuuri/kanta_linja 5/2013. Saatavissa: BN_978-952-245-829-2.pdf?sequence=1 Laaksonen Maarit, Aaltonen Anna, 2014. Sosiaalihuollon valtakun- ukset_%20ja_kuvaukset_2016.pdf Huovila ym. 2014c. Huovila Mikko (toim.) 2014. Sosiaali- ja nallisten tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisarkkitehtuurin mää- terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Ke- rittely hittämispolku http://www.thl.fi/documents/10531/185226/Projektisuunnitelma 2016. THL. Saatavissa: http://www.thl.fi/attachments/kokonaisarkkitehtuuri/sote_ka_ke (KanSa KA). Projektisuunnitelma. Saatavilla: _KanSa_final.pdf Laaksonen ym. 2015. Laaksonen Maarit, Aaltonen Anna, Hyppönen hittamispolku_2016.pdf Huttunen ym. 2010. Huttunen Riikka, Hyppönen Konstantin, Leh- Konstantin, Huovila Mikko ja Peksiev Tiina. Sosiaali- ja ter- muskoski Antero, Hotti Virpi, Nevalainen Jaana, Tossavainen veydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Sosiaa- Päivi, Ailio Erja ja Miettinen Aki 2010. Sosiaalihuollon asiakas- lihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjes- tietojen ja -asiakirjojen tietomallinnus. Tikesos-hanke. Saatavis- telmäpalevlut. Tavoitetila 2020. Terveyden ja hyvinvoinnin lai- sa: tos. Ohjaus 2015. Luonnos versio 0.9. http://www.thl.fi/attachments/tiedonhallinta/Sosiaalihuollon+asi Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelysä 159/2007. akastietojen+ja+-asiakirjojen+tietomallinnus.pdf Hyppönen ym. 2011 Hyppönen Konstantin, Alonen Miika, Heikki- Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011. nen Miika, Hotti Virpi, Nevalainen Jaana ja Leinonen Paula Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 608/22008. 2011. Sosiaalihuollon asiakastietojen mallintamisopas: tieto- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000. komponenttien ja asiakasasiakirjojen mallinnujsohjeet. Tikesos- Laki kehitysvammaiten erityishuollosta 519/1977. THL – Ohjaus nro/2015 56 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) Lähteet Laki vammaisuuden peruseella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 380/1987. Sahala ym. 2011. Sahala Heli, Lehmuskoksi Antero, Laaksonen Maarit, Kärki Jarmo, Ailio Erja & Mykkänen Juha. Sosiaalialan tietoteknologiahanke – Hankesuunnitelman 2008–2011 toteutuminen. Tikesos-hanke. Saatavissa: http://www.sosiaaliportti.fi/File/39900a33-acf5-426b-a94d5acd3a127175/Tikesos-raportti+2008-2011.pdf Sahala & Mykkänen 2011. Sahala Heli & Mykkänen Juha 2011. Lainsäädännön kehittämistarpeita. Raportti. Sosiaalialan tietoteknologiahanke. Sosiaalihuoltolaki 710/1982. STM 2005:1. Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa – hankesuunnitelma. Sosiaali- ja terveysministeriön monisteita 2005:1. Saatavissa: http://www.sosiaaliportti.fi/File/2ac0fd4c-9adf-4d65-a905999bb330615e/Tietoteknologian+k%c3%a4yt%c3%b6n+edist %c3%a4minen+sosiaalihuollossa+-hankesuunnitelma.pdf STM 2010. Sosiaalisesti kestävä Suomi 2020 – sosiaali- ja terveyspolitiikan strategia. Sosiaali- ja terveysministeri. THL 2011. Terveys- ja sosiaalipalvelujen henkilöstö 2011. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Saatavissa: http://www.thl.fi/fi/tilastot/tilastot-aiheittain/sosiaali-jaterveydenhuollon-henkilosto/sosiaali-ja-terveyspalvelujenhenkilosto Väinälä ym. 2010. Väinälä Anna, Kärki Jarmo, Suhonen Ari ja Väyrynen Riikka 2010. Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista lastensuojelun, kasvatus- ja perheneuvonnan ja sekä koulun sosiaalityön tehtävissä. THL/Raportti 1/2010. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205085330 Väyrynen ym. 2010. Väyrynen Riikka; Kärki Jarmo, Heinonen Helena, Kaisla Susanna ja Metsävainia Mari 2010. Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa. THL/Raportti 10/2010. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205085332 THL – Ohjaus nro/2015 57 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke)
![[Kirjoita kokouksen nimi] - Mikkelin seudun sosiaali](http://s1.doczz.net/store/data/007069489_1-bcfa24ad35a383cbb97f89b0bd294725-70x70.png "[Kirjoita kokouksen nimi] - Mikkelin seudun sosiaali")