docOpiskeluhuoltorekisteri_ 2015
download 
Report Transcription
Opiskeluhuoltorekisteri_ 2015
REKISTERISELOSTE / TIETOSUOJASELOSTE Laadittu 16.3.2015 Opiskeluhuoltorekisteri / Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24 §:n mukainen informointi tietojenkäsittelystä REKISTERIN NIMI Opiskeluhuoltorekisteri REKISTERINPITÄJÄ Kuopion kaupungin kasvun ja oppimisen lautakunta/palvelualue Kuopion kaupunki / kasvun ja oppimisen palvelualue Vuorikatu 27 70100 KUOPIO REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Opetusjohtaja Leena Auvinen REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa: Perusopetuspäällikkö Sari Kokkonen, perusopetusta koskevat asiat Lukio-opetuspäällikkö Antti Kervinen, lukiokoulutusta koskevat asiat Kuopion kaupunki / kasvun ja oppimisen palvelualue Perusopetus / Lukiokoulutus Vuorikatu 27, 70100 KUOPIO Yksikkötasolla (koulu) tietojen käsittelystä ja luovuttamisesta vastaa monialaisen yksilökohtaisen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Rekisterin käyttötarkoitus perustuu 1.8.2014 voimaan tulleeseen oppilasja opiskelijahuoltolakiin (1287/2013), jonka 21 §:n mukaan opetuksen/koulutuksen järjestäjä ylläpitää monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen oppilas- ja opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetaan oppilas- ja opiskelijahuoltolain 14 §:ssä tarkoitetussa monialaisessa yksilökohtaisessa asiantuntijaryhmässä laadittavat opiskeluhuoltokertomukset. Asiantuntijaryhmässä selvitetään, suunnitellaan ja toteutetaan yksittäisen oppilaan tai opiskelijan opiskeluhuollollista tarvetta ja tukea. Rekisteriin tallennetaan kaikki siinä tehtävässä saadut ja laaditut yksittäistä oppilasta tai opiskelijaa koskevat asiakirjat. REKISTERISELOSTE / TIETOSUOJASELOSTE Laadittu 16.3.2015 Opiskeluhuoltorekisteri / Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24 §:n mukainen informointi tietojenkäsittelystä SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan yksittäisen opiskelijan: 1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot; 2) asian aihe ja vireillepanija; 3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet; 4) tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot; 5) toteutetut toimenpiteet; 6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa. Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu. Pyyntöasiakirja tallennetaan. 1.Oppilas, opiskelija, huoltaja 2. Perusopetuksen ja lukiokoulutuksen Primus ja Wilma kouluhallintojärjestelmät (perustiedot ja koulunkäynnin järjestämiseen liittyvät tiedot) 3. Monialaisen yksilökohtaisen asiantuntijaryhmän jäsenet Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23§) 4. Toinen toimintayksikkö tai koulutuksenjärjestäjä (oppilaan, opiskelijan, huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumuksella). SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Rekisterin henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23§) Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kunnan opetustoimen sisällä edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta. (PL 40§ ja 41§, LukioL 32 §) Alaikäinen ja muu vajaavaltainen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä, kehitystasonsa ja muut henkilökohtaiset ominaisuutensa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia salassa pidettäviä REKISTERISELOSTE / TIETOSUOJASELOSTE Laadittu 16.3.2015 Opiskeluhuoltorekisteri / Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24 §:n mukainen informointi tietojenkäsittelystä opiskeluhuollon tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi hänen etunsa vastaista. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 18§, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9 §, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 §). Rekisteröidyn, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26§). Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, opiskeluhuoltokertomukseen on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu. Pyyntöasiakirja tallennetaan. Sivullisella tarkoitetaan tässä yhteydessä henkilöä, joka ei osallistu asianomaisen oppilaan tai opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon tarpeen selvittämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen tai niihin liittyviin tehtäviin. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Tiedot ovat salassa pidettäviä (oppilas- ja opiskelijalaki 22 §, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki 24 §, perusopetuslaki 40 §, lukiolaki 32 §). Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Opiskeluhuoltorekisterin muodostavat opiskeluhuoltokertomukset ovat manuaalisia asiakirjoja, jotka säilytetään yksiköissä (koulut) lukitussa tilassa/arkistokaapissa. Mikäli opiskeluhuoltorekisteriin on myöhemmin käytettävissä sähköinen järjestelmä, rekisteriseloste päivitetään rekisterin suojauksen periaatteiden osalta. Asiakirjojen säilyttämisessä ja tietojen hävittämisessä (arkistointi) noudatetaan voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 §). Huoltajalla on oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot (Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 4 §). Lapsi voi tietyissä tapauksissa kieltää huoltajalta oikeuden tarkastaa lasta koskevat tiedot. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 18§, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9 §, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 §). Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuoltotyöryhmän vastuuhenkilölle tai perusopetuksen osalta perus- REKISTERISELOSTE / TIETOSUOJASELOSTE Laadittu 16.3.2015 Opiskeluhuoltorekisteri / Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24 §:n mukainen informointi tietojenkäsittelystä opetuspäällikölle ja lukiokoulutuksen osalta lukio-opetuspäällikölle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeudesta päättää perusopetuksen osalta perusopetuspäällikkö tai lukiokoulutuksen osalta lukio-opetuspäällikkö. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 §, opiskeluhuoltolaki 18 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 mom.). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Tarkastusoikeuden eväämisestä päättää perusopetuspäällikkö tai lukioopetuspäällikkö. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (HetiL 29 §). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti siten, että siitä käy selville mitä tietoa vaatimus koskee. Vaadittaessa tiedon korjaamista tulee esittää sanatarkasti korvaava teksti. Pyyntö osoitetaan asianomaiselle monialaisen yksilökohtaisen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilölle. Tiedon korjaamisesta päättää asianomainen vastuuhenkilö. Mikäli vastuuhenkilö ei hyväksy korjauksen tekemistä, asiasta annetaan kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt, miksi korjausta ei tehdä. Kieltäytymistodistuksen antaa asianomainen vastuuhenkilö. Korjausta tehtäessä vanha tieto jää näkyviin. Korjauksen tekemisestä jää merkintä. KIELTO-OIKEUS Asiakasasiakirjoissa olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
