Brugervejledning Automatiseret salgsbilag NS 7.0

Side 1 af 59
Navision Stat 7.0
Brugervejledning til håndtering af automatiseret salgsbilag
Formål
Vejledningen beskriver de måder salgsfaktura og salgskreditnotaer, kan håndteres
på i Navision Stat, og hvordan, de hver især bruges i systemet.
Den vej et dokument er sendt ses i feltet ’Dokumentafsendelsesmetode. Feltet kan
indeholde flere metoder samtidig, hvis fx en opkrævningen er startet som manuel
faktura og debitor efterfølgende opsættes til elektronisk opkrævning, vil feltet
blive opdateret fra Manuelt til E-bilag. Dette sikre at du altid efterfølgende kan se,
hvad der er sket med dokumentet.
Bemærk: Vejledningen beskriver kun de felter der er relevante for eksemplet.
Ønsker du at læse mere, vil der være henvisninger til vejledninger i de eksempler,
hvor der er udarbejdet vejledninger, eller anden form for beskrivelse.
Håndteringen af Rykker og Kontoudtog fungerer på samme måde, beskrives dog
ikke i denne vejledning.
Følgende eksempler kan du læse om her:
1. Salgsfaktura og salgskreditnotaer der opkræves manuelt.
2. Salgsfaktura og salgskreditnotaer der opkræves som E-bilag.
3. Salgsfaktura og salgskreditnotaer der opkræves som E-mail.
4. Salgsfaktura og salgskreditnotaer der opkræves via Digital post.
5. Salgsfaktura og salgskreditnotaer der opkræves via BS (Nets).
6. Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode.
Indholdsfortegnelse
Formål ............................................................................................................................ 1
Målgruppe ...................................................................................................................... 2
Seneste ændring ............................................................................................................. 2
Beskrivelse .......................................................................................................................... 3
1.0 Opsætning på Virksomhedsoplysning ................................................................. 3
1.01 Opkrævninger der opkræves manuelt. .............................................................. 4
1.01.01 Opsætning af rapportvalg .......................................................................... 4
1.01.02 Opsætning på Debitorkortet ..................................................................... 5
1.01.03 Bogføring af Faktura eller kreditnota ...................................................... 6
1.01.06 Ansvarscentre ............................................................................................ 11
26. maj 2015
ØS/ØSY/TIE
Side 2 af 59
1.02 Opkrævninger der opkræves som E-bilag. ..................................................... 12
1.02.01 Styringsopsætning ..................................................................................... 12
1.02.02 Betalingsformskode .................................................................................. 12
1.02.03 Debitorkort................................................................................................ 13
1.02.06 E-bilag der afventer afsendelse. .............................................................. 17
1.03 Opkrævninger der opkræves som E-mail. ...................................................... 17
1.03.01 Opsætning til E-mail afsendelse ............................................................. 18
1.03.02 Debitorkort Oversigtspaneler Kommunikation og Betaling ............. 19
1.03.03 DDI debitorbestilling til E-mail opkrævning ....................................... 21
1.03.04 Bogføring af faktura og kreditnotaer ..................................................... 22
1.03.05 Bogførte salgsfaktura eller salgskreditnota............................................ 24
1.04 Opkrævninger der opkræves via Digital Post ................................................ 26
1.04.02 Opsætning på Debitorkortet ................................................................... 27
1.04.03 DDI debitorbestilling til Digital Post .................................................... 30
1.04.04 Bogføring af faktura og kreditnota ........................................................ 30
1.04.05.01 Bogførte salgsfaktura og salgskreditnota til E-boks ....................... 31
1.04.05.02 Bogførte faktura og kreditnota til fjernprint ................................... 35
1.04.06 Digitale dokumenter der afventer samlet afsendelse ........................... 36
1.05 Opkrævninger der opkræves via Nets(BS) ..................................................... 40
1.05.01 Betalingsformskode til BS opkrævninger .............................................. 40
1.05.02 Debitorkort................................................................................................ 41
1.05.03 Bogføring af Salgsfaktura og Salgskreditnota ....................................... 43
1.05.04 Håndtering af Salgskreditnotaer for (BS) .............................................. 44
1.05.05 Bogførte Salgsfaktura og Salgskreditnotaer .......................................... 45
1.05.06 Opkrævningskladde .................................................................................. 46
1.05.07 Importkladden .......................................................................................... 49
1.06 Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode. .......................... 52
Henvisninger .................................................................................................................... 59
Links .................................................................................................................................. 59
Målgruppe
Medarbejdere der sidder med debitoradministration og som varetager den del, der
omfatter salgsopkrævninger og salgskreditering.
Copyright
En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft
Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.
© 2015 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.
Seneste ændring
Publiceret første gang: 26. Maj 2015
Vejledning opdateret d.
Side 3 af 59
Beskrivelse
1.0 Opsætning på Virksomhedsoplysning
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed og
Virksomhedsoplysninger
For at korrekte betalingsoplysninger sendes med på opkrævninger uanset hvordan
du sender dem, skal landekode ’DK’ være udfyldt i feltet Lande-/områdekode på
Oversigtspanel Generelt.
På Oversigtspanel Betaling finder du de relevante betalingsoplysninger, hvis du fx
har en FIK aftale med banken skal felterne Kortart og FIK/GIK-nr., være opsat.
I felterne Bankregistreringsnr. og Bankkontonr. skal SKB indbetalingskontoen
være opsat. Indbetalingskontoen er lig med Nemkontoen. Ønsker du, at vide
mere kan du læse det i Brugervejledning til Økonomistyring, se stien under Links
bagerst i dokumentet.
Side 4 af 59
Bemærk: På de debitorer, hvor du sender opkrævninger som E-mail, eller via BS
(Nets), skal der være opsat en betalingsformskode på debitorkortet.
1.01 Opkrævninger der opkræves manuelt.
1.01.01 Opsætning af rapportvalg
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/Opsætning og Rapportvalg –
Salg
Hvis du ønsker, at anvende funktionen bogfør og udskriv, enten ved bogføring af
faktura og kreditnota, eller du vil udskrive fra Bogførte fakturaer og bogførte
kreditnotaer, skal du opsætte de relevante rapporter her.
Find den relevante rapporttype fx faktura eller kreditnota og i feltet Rapport-id
vælger du, den rapport ind, du ønsker at anvende.
Side 5 af 59
1.01.02 Opsætning på Debitorkortet
Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Debitorer
Du opretter en debitor på normal via, hvor du på Oversigtspanelet Generelt
opsætter fulde adresse oplysninger.
Bemærk: Hvis du kun skal opkræve debitor manuelt, er der felter du ikke må
udfylde på Debitorkortet.
På Oversigtspanel Betaling må du ikke sætte markering i feltet ’Send Faktura\
Kreditnota som E-mail’, og i feltet ’Send salgsbilag til Digital Post’. (Felter inden
for rammen)
Side 6 af 59
På Oversigtspanel E-bilag må du ikke knytte en E-bilagspartner opsætning. (Feltet
inden for rammen)
1.01.03 Bogføring af Faktura eller kreditnota
For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du vælge Handlingsbåndet og
fanebladet Start, Handlingsgruppen Ny og handlingen Salgsfaktura eller
Salgskreditnota. Når feltet ’Nummer’ er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet
’Kundenr.’ Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Opretter du
fakturaen eller kreditnotaen fra Debitorkortet vil alle stamoplysninger automatisk
blive udfyldt.
For bogføring skal du vælge Handlingsbåndet og fanebladet Start,
Handlingsgruppen Bogføring og handlingen Bogfør og udskriv. Den manuelle faktura
sendes nu til print, og du kan nu kuverterer den.
Side 7 af 59
Kopiering fra bogført dokument
Når du danner en kreditnota eller en faktura er det muligt, at kopiere linjer fra et
bogført dokument. Funktionaliteten kan du fx anvende, hvis en bogført faktura
skal udlignes med en kreditnota, eller hvis en opkrævningen er magen til en
tidligere faktura, kan du spare tid ved at kopierer.
Når kreditnotaen eller fakturaen er oprettet, vælger du Handlingsbåndet og
fanebladet Handlinger, handlingsgruppen Funktion og handlingen Kopier linjer…..
I feltet Bilagstype angiver du typen på det bilag der skal kopieres fra. I dette
eksempel skal en bogført salgsfaktura kopieres til en ny salgskreditnota, derfor
skal du vælge bilagstypen Bogf. faktura. Bilagsnr. på den bogførte faktura vælger
du ind i feltet Bilagsnr., vælg evt. Inkluder hoved. Tryk OK.
Side 8 af 59
Konteringslinjen fra den bogførte faktura er nu oprettet og samtidig er felterne
Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. på Oversigtspanel Udligning udfyldt
med fakturanr. fra den bogførte faktura.
1.01.04 Udskrivning fra den bogførte faktura eller kreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt/Bogf. salgsfakturaer,
eller bogf. salgskreditnotaer
Det er også muligt, at udskrive det manuelle dokument fra den bogførte faktura
elle kreditnota, det gør du ved, at vælge knappen Udskriv. På det
anfordringsbillede der kommer op er fakturanr. automatisk udfyldt. Du kan nu
vælge enten Vis udskrift, for visning på skærmen, eller Udskriv, hvor fakturaen
sendes til print, og efterfølgende kan kuverteres.
Side 9 af 59
vælg Handlingsbåndet og fanebladet Start, handlingsgruppen Udskriv og
handlingen Udskriv.. Du kan også åbne dokumentet og udskrive derfra.
Udfyld de relevante felter og tryk Vis eller Udskriv.
Bemærk: Det er muligt at se den nye Dokumentafsendelsesmetoden på
Oversigtspanel Fakturering, som her er Manuelt. Det er derfor altid muligt at se
hvilken vej et dokument er sendt eller påtænkt sendt.
Side 10 af 59
Det er også muligt, at se Dokumentafsendelsesmetoden i oversigten.
Bemærk: Du kan under afsnit 1.06 læse om gensendelse af dokumenter med
anden dokumentafsendelsesmetode.
1.01.05 Udskrivning via dokumenter
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling og Dokumenter Vælg
Salgsfaktura NS.
Bemærk: Vi anbefaler, at du anvender Salgsfaktura NS og Salgskreditnota NS,
som er udviklet specielt til at understøtter de forskellige betalingsmåder på.
Det er muligt, at udskrive manuelle dokumenter her. Du vælger den relevante
rapport og indsætter et eller flere fakturanumre. Vælger derefter enten Vis, for
Side 11 af 59
visning på skærm eller Udskriv, hvor fakturaen sendes til print, og kan derefter
kuverteres.
1.01.06 Ansvarscentre
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt og Ansvarscentre
Hvis en opkrævning der opkræves manuelt, skal indeholde andre
betalingsoplysninger end dem der er angivet på Virksomhedsoplysninger, skal det
relevante Bankkonto vælge ind på en Ansvarscenter, og vil fremgå af
opkrævningen.
Side 12 af 59
1.02 Opkrævninger der opkræves som E-bilag.
Det er muligt for kunder der handler med det offentlige, som skal sende og
modtage dokumenter elektronisk, at modtage et E-bilag, som sendes automatisk
ved bogføring. Du kan læse her, hvordan du håndterer elektronisk faktura og
kreditnotaer.
Bemærk: Den detaljerede opsætning beskrives ikke i denne guide, men det kan
du læse i Brugervejledningen til Elektronisk fakturering. Se punktet Links bagerst i
dokumentet.
1.02.01 Styringsopsætning
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag
For at kunne sende opkrævninger elektronisk, skal feltet ’Send E-bilag ved
bogføring’ under Styringsopsætningen, være udfyldt. Typerne du kan vælge i feltet
er:
• Nej: Dokumenter bliver kun bogførte, ikke sendt elektronisk, men du kan
i stedet for sende fra Bogførte fakturaer, eller Bogførte kreditnotaer.
• Spørg: Her spørger systemet ved bogføring om dokumentet skal sendes
som E-bilag Ja/Nej. Bruger du masseaccept, vil dokumenterne kun blive
bogført ikke sendt elektronisk.
• Ja: Dokumentet bliver altid sendt elektronisk.
• Afvent Afsendelse: Dokumenterne sendes ikke men lægges klar til senere
afsendelse, via en Opgavekø.
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning og Opgavekø.
1.02.02 Betalingsformskode
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Opsætning og Betalingsformer
Side 13 af 59
Det er vigtigt, at den betalingsformskode der tilknyttes de debitorer der skal
opkræves elektronisk, er opsat med en OIO Betalingstype.
På elektroniske salgsdokumenter kan du anvende typerne:
• Bank: Bruger du til elektroniske opkrævninger med Bankoplysninger.
• FIK/GIRO: Bruger du til elektroniske opkrævninger med FIK kort.
Bemærk: OIO Betalingstype Direct Debit, bruges kun til betalingsformidling, i
det tilfælde, hvor pengene er trukket direkte i banken og beskrives ikke her.
Tabellen indeholder en masse felter, som du skal være opmærksom på ikke skal
udfyldes. De felter du ser her, er dem vi bruger.
1.02.03 Debitorkort
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Debitorer
En debitor bør du som udgangspunkt opsættes med fulde adresseoplysninger, dog
kan et elektronisk dokument godt sendes, når bare Navn og Lande-/områdekode
er udfyldt på Generelt Oversigtspanel.
Side 14 af 59
Debitor skal have tilknyttet en E-bilagspartner Opsætning under Oversigtspanelet
i feltet E-bilag Partner Opsætning. Samme sted angiver du E-Document
Nøgletype EAN. Derefter opsætter du modtages EAN nummer i feltet E-bilag
Endpoint. Der sættes nu automatisk flueben i felterne Salgsfaktura,
Salgskreditnota, Rykker og Kontoudtog. Skal alle typer dokumenter ikke sendes
elektronisk fjerne du fluebenet i feltet.
1.02.04 Bogføring af Salgsfaktura eller Salgskreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender vælg enten Salgsfakturaer eller
Salgskreditnotaer.
For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du vælge Handlingsbåndet og
fanebladet Start, Handlingsgruppen Ny og handlingen Salgsfaktura eller
Salgskreditnota. Når feltet ’Nummer’ er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet
’Kundenr.’ Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Opretter du
fakturaen eller kreditnotaen fra Debitorkortet vil alle stamoplysninger automatisk
blive udfyldt.
Ved Bogfør eller Bogfør og udskriv, kan denne meddelelse komme, når der under
styringsopsætningen er opsat ’Spørg’, se punkt 1.02.01. Svare du Ja sendes
dokumentet elektronisk, svare du Nej, bliver dokumentet kun bogført.
Side 15 af 59
Bemærk: Masseaccepterer du dokumenterne, hvor Spørg er opsat bliver
dokumenterne kun bogført, og skal afsendes fra Bogførte fakturaer eller bogførte
kreditnotaer.
Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03.
1.02.05 Bogførte faktura eller kreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt og Bogf.
salgsfakturaer eller Bogf. salgskreditnotaer
Skal en bogført faktura eller kreditnota sendes fra ’Bogf. salgsfakturaer’ eller
’Bogf. salgskreditnotaer’ skal du i oversigten finde det aktuelle dokument, og
vælge Rediger i Handlingsbåndet.
Bemærk: Det er muligt at se det nye felt ’Dokumentafsendelsesmetoden’ på
Oversigtspanel Fakturering, som her er E-Bilag. Det er derfor altid muligt, at se
hvilken vej dokumentet er sendt, eller påtænkt sendt.
For at sende, vælger du Handlingsbåndet, fanebladet Handlinger og
handlingsgruppe E-bilag og handlingen Send E-Bilag, eller Send usendte E-Bilag.
Side 16 af 59
Du får nu denne meddelelse, som betyder at dokumentet afsendes som E-bilag.
Inden du sender fra de bogførte dokumenter, kan det være en god ide lige at
tjekke feltet ’E-bilags Status’, dokumentet skal have status Usendt.
Bemærk: Feltet E-bilag Status viser kun status for elektroniske dokumenter, det
kan derfor være en god ide, at tjekke eller sammenholde feltet med
’Dokumentafsendelsesmetode’ som viser den type, som bilaget har efter
bogføring.
Er dokumentet sendt elektronisk, vil der stå ’Modtaget’ i feltet ’E-bilag Status’.
Side 17 af 59
1.02.06 E-bilag der afventer afsendelse.
Er der på styringsopsætningen i feltet Send E-bilag ved bogføring valgt typen
’Afventer afsendelse’ (se punkt 1.02.01)vil dokumenterne ved bogføring, kun blive
bogført, ikke sendt. Afsendelse foretager ved afsendelse via en opsat Opgavekø.
Afsendelse via opsat Opgavekø
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø
Det er muligt, at opsætte afviklingen af afsendelsen af elektronisk
salgsdokumenter som en opgavekø, der fx køre en gang om dagen, udenfor den
normale arbejdstid. Du kan anvende denne mulighed, hvis du oplever låsninger i
det daglige arbejde.
Her ser du et eksempel på en opsat opgavekøpost.
Du opsætter en Opgavekø og angiver, hvor ofte den skal køre. Forudsætningen er, at
der findes en NAS instans, som kan afvikle køen. Med Opgavekøkategori-filtret
bestemmer du, hvilke Opgavekøposter der skal medtages i afviklingen af
Opgavekøen.
Bemærk: Gensendelse af dokumenter med anden dokumentafsendelsesmetode
beskrives under afsnit 1.06.
1.03 Opkrævninger der opkræves som E-mail.
Det er muligt, at sende opkrævninger og kreditnotaer indlejret som PDF i en Email. Funktionaliteten kan med fordel anvendes til opkrævning hos kunder der
ikke skal modtage deres opkrævninger elektronisk. Funktionaliteten understøtter
Side 18 af 59
afsendelse af salgsfaktura og salgskreditnotaer. Opsætningen foretages enkeltvis,
så du vælger selv om du ønsker, at sende både fakturaer og kreditnotaer som Email. Indeholder de to dokumenttyper vedhæftede dokumenter sendes de
sammen med den indlejrede PDF i E-mailen. E-mail afsendelsen med indlejret
PDF fil dannes når der bogføres, derfor kan den type dokumenter ikke indgå i
masseaccepten, så de skal bogføres enkeltvis.
Bemærk: Du kan anvende afsendelse som E-mail, hvis det er aftalt med Debitor.
1.03.01 Opsætning til E-mail afsendelse
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Opsætning og Salgsopsætning og
Oversigtspanel E-mail.
Her er samlet alt det du skal opsætte for, at der kan sendes E-mail med indlejret
PDF Salgsfaktura eller salgskreditnota.
Her beskrives betydningen af de enkelte felter, så du får sat det rigtigt op.
• Salgsfaktura som E-mail: Her skal du sætte markering i feltet, hvis du
ønsker at opkræve salgsfaktura indlejret i E-mail.
• Rapportvalg Salgsfaktura: her indvælger du fra oversigten den rapport du
normalt bruger ved opkrævning.
• Salgskreditnota som E-mail: Her skal du sætte markering i feltet, hvis du
ønsker at sende kreditnotaer indlejret i E-mail.
• Rapportvalg Salgskreditnota: Her indvælger du fra oversigten den rapport
du normalt bruger når du danner kreditnotaer.
• I feltet Send E-mail ved bogføring, skal du angive en af følgende værdier:
o Ja: Her sendes E-mail automatisk, hvis debitor er opsat til det.
o Spørg: Her bliver du spurgt ved bogføring Ja/Nej, svare du ja
sendes E-mail, svare du nej, bliver dokumenterne kun bogført.
Side 19 af 59
•
•
o Nej: Her sendes der ingen E-mail automatisk, men der kan
efterfølgende afsendes fra Bogførte fakturaer eller Bogførte
kreditnotaer.
E-mail dokument sti: Her opsætter du en sti til en mappe, hvor alle
dokumenter samles til generering af PDF filen. Bliver du hostet skal du
kontakte din hosting leverandør, som kan oplyse, hvilke sti du kan
anvende.
E-mail Brødtekst: Her kan du tilknytte en standard tekst, der sendes med i
E-mailen som brødtekst. Samtidig vil navnet fra Virksomhedsoplysninger
fremgå af emnefeltet.
Bemærk: Standard tekster opsættes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt og Tekster.
•
Bcc E-mail adresse: Her kan du indsætte en E-mail adresse, det kan enten
være en fælles postkasse eller en relevant persons E-mail adresse, som
automatisk vil modtage en kopi af mailen der er sendt til debitor. Fra
vælger du at sætte noget op her, kan du ikke se, hvad der er sendt til
kunden. Kopien af mailen er en Bcc mail som er skjult for debitor.
•
Send Bcc E-mail: Du skal markere feltet for at overstående sker.
•
Afsender E-mail: Den E-mail adresse du angiver her vil blive sat på som
afsender E-mail.
•
Afsender navn: Her kan du indsætte en kode, som henter en tekst fra
Tekster. Feltet kan du bruge, hvis du ønsker et anden navn i feltet ’Fra’ i
mailen, end den systemet generer.
•
E-mail emnetekst til faktura: Her kan du indsætte en kode, som henter en
tekst fra Tekster. Feltet kan du bruge, hvis du ønsker en anden emnetekst
end den systemet generer.
•
E-mail emnetekst til kreditnota: Her kan du indsætte en kode, som henter
en tekst fra Tekster. Feltet kan du bruge, hvis du ønsker en anden
emnetekst end den systemet generer.
1.03.02 Debitorkort Oversigtspaneler Kommunikation og Betaling
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Debitorer
Debitorkortet oprettes på normal vis. Forskelle er, at der til E-mail afsendelse skal
foretages en opsætning på Oversigtspanelerne Kommunikation og Betaling.
Oversigtspanelet Kommunikation
Side 20 af 59
Her skal feltet E-mail udfyldes for, at du kan sende salgsfaktura eller
salgskreditnotaer som PDF i en E-mail.
Oversigtspanel Betaling
Her skal du sætte en markering i feltet Send Faktura\Kreditnota som E-mail.
Bemærk: Der må ikke være sat markering i feltet E-bilagspartner Opsætning
under Oversigtspanelet E-bilag.
Side 21 af 59
1.03.03 DDI debitorbestilling til E-mail opkrævning
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC
Ved oprettelse af debitorer via debitorbestillingen i DDI, er det muligt, at angive
oplysninger til E-mail opkrævninger under Oversigtspanel Generelt. Når
bestillingen accepteres, vil felterne automatisk blive overført til Debitorkortet.
Felter du skal udfylde på debitorbestillingen, så debitorkortet oprettes med de
korrekte oplysninger:
• E-mail: Her skal du indsætte modtages E-mail adresse
•
Send Faktura\Kreditnota som E-mail: Her skal du sætte en markering.
Feltet skal være udfyldt, sammen med E-mail adresse, hvis opkrævning
skal ske som E-mail.
Bemærk: Felterne ’E-mail’ og ’Send faktura\Kreditnota som E-mail’ ligger under
’Vis flere felter’.
Side 22 af 59
1.03.04 Bogføring af faktura og kreditnotaer
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Salgsfakturaer eller
Salgskreditnotaer
For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du vælge Handlingsbåndet og
fanebladet Start, Handlingsgruppen Ny og handlingen Salgsfaktura eller
Salgskreditnota. Når feltet ’Nummer’ er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet
’Kundenr.’ Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Opretter du
fakturaen eller kreditnotaen fra Debitorkortet vil alle stamoplysninger automatisk
blive udfyldt.
Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03.
Ved Bogfør eller Bogfør og udskriv, kan denne meddelelse komme, når der under
styringsopsætningen er opsat Spørg, se punkt 1.03.01. Svare du Ja sendes
dokumentet indlejret som PDF i en E-mail, svare du Nej, bliver dokumentet kun
bogført.
Svare du Ja, til overstående, genererer system en pdf fil og sender E-mailen.
Vedhæftet dokumenter
Vedhæftede dokumenter der kommer fra enten et fagsystem, DDI eller vedhæftes
fakturaen eller kreditnotaen, sendes med i E-mail, og tilknyttes eller ses i
Handlingsbåndet under Start og handlingen Bilag.
Side 23 af 59
Vil du se Filnavn, ses det under Zoom vælg Ctrl+Alt+F1.
Bemærk: Dokumenter der er vedhæftet her, kan slettes eller markering i feltet
Send med E-mail kan fjernes, hvis dokumentet ikke skal sendes med til debitor.
Den mailadresse der er opsat under Salgsopsætningen på Oversigtspanel E-mail,
modtager ved afsendelse en kopi af mailen, svarende til den kunder får, med det
vedhæftede PDF dokument.
Side 24 af 59
I emne feltet ses navnet fra Virksomhedsoplysninger, eller du kan tilknytte din
egen tekst til emnefeltet, som opsættes under Salgsopsætning og Oversigtspanel
E-mail.
Teksten ’Al henvendelse omkring denne mail….’ er brødteksten og dannes på
baggrund af opsætningen under Salgsopsætning, Oversigtspanel E-mail i feltet Email Brødtekst.
1.03.05 Bogførte salgsfaktura eller salgskreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt og Bogf.
salgsfakturaer eller Bogf. salgskr.notaer
Skal en bogført faktura eller kreditnota sendes fra ’Bogf. salgsfakturaer’ eller
‘Bogførte salgskr.notaer’ skal du i oversigten finde det aktuelle dokument. Under
Handlingsbåndet vælger du fanebladet Start og handlingen Rediger. Derefter vælger
du Handlingsbåndet og fanebladet Handlinger, handlingsgruppen E-Mail og
derefter handlingen Send som E-mail.
Bemærk: Det er muligt at se feltet ’Dokumentafsendelsesmetoden’ på
Oversigtspanel Fakturering, som her er E-mail. Det er derfor altid muligt, at se
hvilken vej dokumentet er sendt eller påtænkt sendt.
Side 25 af 59
Systemet genererer nu en pdf fil og sender E-mailen til kunden.
Vedhæftede dokumenter
Er der vedhæftede dokumenter fra enten et fagsystem, DDI eller vedhæftet
fakturaen eller kreditnotaen, der skal sendes med i E-mailen, kan du se
dokumenterer under knappen Faktura og punktet Bilag.
Bemærk: Under Zoom eller CTRL+Alt+F1 ses Filnavn, der typisk indeholder
stien til bilaget.
Side 26 af 59
Er der opsat en mailadresse under Salgsopsætning på Oversigtspanel E-mail, har
vedkomne nu modtaget en kopi af mailen, der svare til den mail kunder får, med
det vedhæftede PDF dokument.
Bemærk: Du ser både den indlejrende PDF og et vedhæftet dokument i
nedenstående eksempel.
Det er muligt at se det nye felt ’Dokumentafsendelsesmetoden’ på Oversigtspanel
Fakturering, som her er udfyldt med E-mail.
1.04 Opkrævninger der opkræves via Digital Post
Du har mulighed for at sende opkrævninger, via Digital Post til E-boks, eller
dokumenter kan sendes til fjernprint i det tilfælde, hvor virksomheden eller
borgeren ikke er tilsluttet Digital Post i E-boks. Funktionaliteten understøtter
afsendelse af salgsfaktura, salgskreditnota, rykker og kontoudtog.
I forbindelse med, at du opretter debitor, har du mulighed for direkte på
debitorkortet, at forespørge via CVR eller CPR om debitor er oprettet til Digital
Post på E-boks, det er derfor muligt med det samme, at få oprettet debitor med
den rigtige indstilling.
Side 27 af 59
Til afsendelse via Digital Post, anvendes OIOUBL formatet på samme måde som
ved elektroniske opkrævninger. Der er nogle opsætninger der er påkrævet for, at
Digital Post kan anvendes.
1.04.01 Opsætning til Digital Post
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Opsætning og Digital Post Opsætning
Her er samlet de opsætninger der skal bruges til Digital Post (Strålefos Connect).
Bemærk: Link til Digital post integration ses til sidste i dokumentet.
Bemærk: Digital Post Opsætning, som ses her er beskrevet i
Installationsvejledningen til Digital Post – Invorker og NS regnskab, hvor du bla.
kan læse:
• Installation af Digital Post invorkeren(webservice)
• Installation af hjælpeprogram
• Oprettelse af folder herunder håndtering af brevpapir
• Installation af funktionscertifikat
• Opsætning til Digital Post Layout
• Opsætning af XML Bro
1.04.02 Opsætning på Debitorkortet
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Debitorer
Bemærk: Da Digitalpost anvender formatet OIOUBL skal de
Betalingsformskoder der opsættes på debitor være opsat med en OIO
Betalingstype Bank eller FIK/GIRO.
Side 28 af 59
Oversigtspanel Betaling
Til Digital Post skal du opsætte en af indstillingerne, du ser her i feltet ’Send
salgsbilag til Digital Post’:
• Nej: opsat default, når Digital post ikke anvendes.
• E-boks (CVR): vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra
CVRnr. blive sendt til E-boks.
• E-boks (CPR): vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra
CPRnr. blive sendt til E-boks.
• Fjernprint: vælger du denne indstilling, vil opkrævningen blive sendt til
fjernprint, hvor opkrævningen kuverteres og sendes til debitor. Fjernprint
skal du bruge i det tilfælde, hvor virksomheden eller personen ikke er
oprettet på E-boks.
Oversigtspanel Betaling og knappen Funktion
Under punktet E-boks Opslag har du mulighed for direkte på debitorkortet, at
forespørge via CVR eller CPR om debitor er oprettet til Digital Post på E-boks.
Derfor er det muligt med det samme, at få oprettet debitor med den rigtige
indstilling.
Side 29 af 59
Du laver opslag ved, at vælge Handlingsbåndet og fanebladet Handlinger,
handlingsgruppen Funktion og handlingen E-boks opslag. Er debitor oprettet på Eboks, komme en af de meddelelser du ser her:
Opslag med CPRnr.
Opslag på CVRnr.
Er debitor ikke oprettet på E-boks og derfor vil skal opkræves via fjernprint,
kommer en af de meddelelser du ser her:
Opslag med CPRnr.
Opslag på CVRnr.
Side 30 af 59
1.04.03 DDI debitorbestilling til Digital Post
Ved oprettelse af debitorer via debitorbestilling i DDI har du mulighed for, at
angive om debitor skal opkræves via Digital Post, under fanen Øvrige data. Når
du acceptere bestillingen, bliver feltet automatisk overført til Debitorkortet.
Følgende felter kan du vælge i feltet ’Send salgsbilag til Digital Post’:
• Nej: opsat default, når Digital post ikke anvendes.
• E-boks (CVR): vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra
CVRnr. blive sendt til E-boks.
• E-boks (CPR): vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra
CPRnr. blive sendt til E-boks.
• Fjernprint: vælger du denne indstilling, vil opkrævningen blive sendt til
fjernprint, hvor opkrævningen kuverteres og sendes til debitor. Skal du
bruge i det tilfælde, hvor virksomheden eller personen ikke er oprettet på
E-boks.
1.04.04 Bogføring af faktura og kreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Salgsfakturaer eller
Salgskreditnotaer
For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du vælge Handlingsbåndet og
fanebladet Start, handlingsgruppen Ny og handlingen Salgsfakturaer eller
Salgskreditnotaer.
Side 31 af 59
Når feltet ’Nummer’ er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet ’Kundenr.’ Indtast
konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Opretter du fakturaen eller
kreditnotaen fra Debitorkortet vil alle oplysninger automatisk blive udfyldt.
Ved bogføring og Udskriv kan meddelelsen, du ser nedenunder kommer, når der
under ’Opsætning af Digital Post’ er opsat ’Spørg’ i et af felterne, svarende til den
type bilag, der skal sendes.
Bemærk: Masseaccepterer du dokumenterne, hvor ’Spørg’ er opsat bliver
dokumenterne kun bogført og kan afsendes fra enten de bogførte
salgsdokumenter eller fra ’Send usendte Digital Post bilag’. Se også punkt 1.04.05.
1.04.05.01 Bogførte salgsfaktura og salgskreditnota til E-boks
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt og Bogf.
salgsfakturaer og Bogf. salgskr.notaer
Skal en bogført salgsfaktura eller salgskreditnota sendes fra Bogf. salgsfakturaer
eller Bogf. salgskr.notaer skal du finde det aktuelle dokument, og vælge Rediger i
Handlingsbåndet.
Bemærk: Det er muligt at se feltet ’Dokumentafsendelsesmetode’ på
Oversigtspanel Fakturering, som her er Digital Post. Det er derfor altid muligt, at
se hvilken vej dokumentet er sendt eller påtænkt sendt.
Side 32 af 59
Skal du sender fra de bogførte dokumenter, kan det være en god ide, at tjekke
feltet ’Digital Post Status’, om dokumentet har status Usendt. Du ser feltet i
Oversigt. Du har også her mulighed for at se feltet ’Dokumentafsendelsesmetode’,
som her er udfyldt med Digital Post.
Du sender ved at vælge knappen Funktion og punktet Send Digital post.
Side 33 af 59
Der kommer nu meddelelsen du ser nedenunder.
Når dokumenter er leveret til E-boks kommer den besked du ser her. Samtidig
bliver feltet Digital Post Status under fanen Digital Post opdateret til ’Afsendt’.
Her ses feltet ’Digital Post Status’ der er opdateret med status ’Afsendt’.
Side 34 af 59
Vælger du i handlingsbåndet og Fanebladet Handlinger, handlingsgruppen Digital
Post og handlingen Opdater Digital Post, vil feltet ’Digital Post Status’, hvis alt er
gået godt nu blive ’Modtaget i E-boks’.
Side 35 af 59
Skal du sende et dokument, som har været sendt en gang, bliver du spurt om du
ønsker at fortsætte, så du har mulighed for at fortryde.
Bemærk: E-boks har ingen tjek på om et dokument har været modtaget en gang.
1.04.05.02 Bogførte faktura og kreditnota til fjernprint
Er debitor ikke tilmeldt E-boks, kan du i feltet ’Send salgsbilag til Digital Post’
sætte debitor op til Fjernprint, hvor dokumentet ved modtagelse vil blive
kuverteret og sendt til debitor.
Oversigtspanel Betaling
Håndtering af dokumenter der sendes til Fjernprint håndteres på samme måde,
som dokumenter der sendes til E-boks. Se punkt 1.04.05.01.
Om et dokument er sendt til Fjernprint kan du se på den bogførte salgsfaktura og
Oversigtspanel Digital Post, her vil der i feltet Digital Post Status stå ’Sendt
Fjernprint’.
Side 36 af 59
1.04.06 Digitale dokumenter der afventer samlet afsendelse
Er der på Digital Post Opsætningen angivet ’Afvent afsendelse’ i feltet Send
Digital Post ved bogføring på (Faktura, Kreditnota), vil dokumenterne kun blive
bogført, ikke sendt.
Oversigtspanel Generelt
Samlet afsendelse
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/Digital Post og Send usendte
Digital Post bilag.
Side 37 af 59
Kørslen gennemløber og sender alle åbne poster, hvor debitor er opsat til Digital
Post og tilknyttet en betalingsformskode med en OIO betalingstype, eller
gennemløber og sender de debitorer du har angiver i filtret.
Afsendelse via opsat Opgavekø
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø
Side 38 af 59
Det er muligt, at opsætte en Opgavekø til afsendelse af Digital Post dokumenter.
Du kan fx opsætte Opgavekøen til at køre en gang om dagen, evt. udenfor normal
åbningstid.
Bemærk: For at bruge Opgavekø kræves det, at der er installeret en Nasserver.
Læs hvordan det opsættes i Installationsvejledningen til Digital Post – Invorker og
NS regnskab. Se under Link bagerst i dokumentet.
Skal opkrævningen der sendes via Digital Post være på engelsk skal debitor være
tilknyttet en sprogkode. Sprogkoden opsættes under Oversigtspanelet
Udenrigshandel.
Skal du se, hvordan opkrævningen ser ud, kan du gøre det ved at vælge
stien: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt og Bogf.
salgsfakturaer og Bogførte salgskr.notaer. Derefter vælger du Handlingsbåndet og
fanebladet Handlinger, handlingsgruppen Digital Post og handlingen Opdater Digital
Post.
Side 39 af 59
Der dannes nu en PDF fil som du kan gemme og få vist.
Sådan ser en faktura med engelsk sporglag ud på E-boks:
Sådan ser en danske faktura ud på E-boks:
Side 40 af 59
Bemærk: Rykker og Kontoudtog der skal sendes via Digital Post håndteres på
samme måde som beskrevet i dette afsnit.
1.05 Opkrævninger der opkræves via Nets(BS)
Til håndtering af Betalingsservice(BS) som i Navision Stat(NS) hedder Collection
Management(CM) er der lavet en vejledning der beskriver alle felter og hvilken
betydning de har, hvis man sender opkrævninger fra Navision Stat til Nets’ BS
løsning til opkrævning der. Link til Brugervejledning til BS Betalingsservice finder
du sidst i dokumentet.
Nets BS løsning kan du med fordel anvende, hvis du har mange opkrævninger,
der ikke skal opkræves elektronisk, eller hvis du har mange opkrævninger der skal
opkræves samtidig.
Opkrævningerne opkræves og sendes til Nets måneden før de skal opkræves. Du
kan dog sende en straks opkrævning som opkræves med det samme.
Vejledningen beskriver kort den forskel der er i forhold til de andre typer
opkrævninger, derfor vil beskrivelsen primært omhandle opsætning på
Debitorkort og processen fra bogføring til udsøgning i Opkrævningskladde.
Begreber der kan blive omtalt i dette afsnit, men ikke beskrives i detaljer:
• Opkrævningssystemkort: Kortet kan anvendes når det er aktivt. Kortet vi
anbefaler aktiveret er PBST Total.
• Opkrævningsmetode: Metoden indeholder regler til styring af udsøgning i
Opkrævningskladden, metoderne er kun aktive hvis Opkrævningssystemet
er aktivt.
• PBST(Total): Er den betalingsservice løsning vi anvender i Navision Stat.
• Opkr. Kreditornr.: Er nummeret på den kreditoraftale der indgås med
Nets.
• Debitorgruppe: Til en kreditoraftale tilknyttes en eller flere
debitorgrupper. Debitorgruppen kan bruges som gruppering i
udsøgningen af opkrævningerne i Opkrævningskladden.
• Lukkeperiode: De 8 sidste dage i periode kan Nets ikke modtage
almindelige opkrævninger. Der kan derfor kun sendes FIK opkrævninger i
straks perioden, også selv om debitor har en BS aftale.
Bemærk: Vi anbefaler, at du kun sender opkrævninger i den åbne periode og kun
i nødstilfælde sender ’Straks’ opkrævninger i lukke perioden.
1.05.01 Betalingsformskode til BS opkrævninger
Sti: Afdelinger/Opkrævningssystem (BS)/Opsætning og Betalingsformer
Det er vigtigt, at den betalingsformskode du tilknytter debitor er opsat med
Opkrævningssystem og Opkr. Kreditor Nr., også kaldet BS kreditornr.
Side 41 af 59
Bemærk: Feltet OIO betalingstype må ikke være udfyldt når opkrævninger skal
sendes gennem Nets.
1.05.02 Debitorkort
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Debitorer
Debitorkortet skal du udfylde med fulde adresseoplysninger. Nets kan dog kun
modtage linjer der er 35 karakter lange, så du skal være opmærksom på længden i
navne og adressefelter. Du kan dog sætte op på den relevante
Opkrævningsmetode, at adressen skal forkortes, men når det sker, kan værdifulde
oplysninger gå tabt.
Betalingsformskoden der er oprettet til PBST(Total), tilknyttes under
Oversigtspanel Betaling.
Side 42 af 59
Under Oversigtspanel E-bilag må der ikke være opsat en E-bilag Partner
Opsætning, eller være markeringer i feltet Salgsfaktura, Salgskreditnota etc.
Aftalekort
En debitor der skal opkræves via Nets BS løsning skal have tilknyttet et aftalekort.
Kortet oprettes under Handlingsbåndet og fanebladet Naviger, handlingsgruppen
Collection Management og handlingen Aftale.
Du får nu en oversigt, hvor du skal vælge Ny i Handlingsbåndet.
Side 43 af 59
Aftalekortet udfylder du med en opkrævningsmetode og en debitorgruppe, resten
af felterne udfyldes automatisk. Det er vigtigt, at status feltet har værdien OK
ellers kan du ikke bogføre Opkrævningskladden. Det er muligt, at have flere
aftalekort tilknyttet en debitor. Hvis du fx har behov for, at opkræve en debitor
som straks opkrævning, er det muligt i Nets lukkeperiode(8 sidste dag i måneden),
at sende en straks opkrævning. Her skal der oprettes et ekstra aftalekort.
Bemærk: Aftalen der har markering i feltet Standardaftale, vil altid blive anvendt i
den almindelige åbne periode.
1.05.03 Bogføring af Salgsfaktura og Salgskreditnota
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Salgsfakturaer eller
Salgskreditnotaer
For at oprette en salgsfaktura eller salgskreditnota, skal du vælge Handlingsbåndet
og fanebladet Start og handlingen Ny. Når feltet ’Nummer’ er udfyldt, vælger du
debitor ind i feltet ’Kundenr.’ Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af
billedet. Opretter du fakturaen eller kreditnotaen fra Debitorkortet vil alle
stamoplysninger automatisk blive udfyldt.
Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03.
For bogføring skal du vælge Handlingsbåndet og fanebladet Start,
handlingsgruppen Bogføring og handlingen Bogfør og udskriv, eller Massebogfør….
Bemærk: Specielt for BS opkrævninger er felterne Opkrævningsmetode og
debitorgruppe, overført fra Debitors aftalekort til fakturaen eller kreditnotaen.
Felterne ses kun, hvis du vælger ’Vis flere felter’ på Oversigtspanelet Fakturering.
Side 44 af 59
Er felterne ikke udfyldt sammen med Betalingsformskoden kan fakturaen ikke
bogføres.
1.05.04 Håndtering af Salgskreditnotaer for (BS)
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender og Kreditnotaer
Når BS systemet anvendes, skal kreditnotaer håndteres specielt. Nets kan ikke
sende kreditnotaer og sætte penge ind på kundernes bankkonti(det har Nets ikke
hjemmel til).
Du kan derfor kun håndtere kreditnotaer som beskrevet her:
• Hvis du udligner en faktura og en kreditnota ved bogføring, hvor faktura
beløbet er større end kreditnotaen. Her foreslås rest beløbet i
Opkrævningskladden. Den advisering der dannes vil indeholde
oplysningen om både kreditnotaen og fakturaen.
• Indeholder Debitor både åbne fakturaer og kreditnotaer vil posterne blive
samlet til en post når du dannet et Opkrævningsforslag, er faktura beløbet
større end kreditnotaen bliver restbeløbet udlæst samme med de andre
opkrævninger. Den advisering der dannes vil indeholde oplysningen om
både kreditnotaen og fakturaen.
•
Side 45 af 59
Indeholder Debitor både åbne fakturaer og kreditnotaer der udligner
hinanden vil posterne blive samlet til en ’0’ post i Opkrævningskladden.
Nulposten udlæses samme med de andre opkrævninger. Den advisering
der dannes vil indeholde oplysning om både kreditnotaen og fakturaen, og
vise at saldoen er nul. Når posterne er sendt til Nets, skal de åbne poster
på debitor lukkes, det gør du i Opkrævningskladden ved at vælge
Handlingsbåndet, fanebladet Handlinger, handlingsgruppen Bogføring og
handlingen Efterudlign(0 beløb linje).
Bemærk: Selv om debitor er opsat til BS, er det muligt, at sætte debitor op til
også at kunne sende fakturaer og kreditnotaer som E-mail med indlejret PDF fil,
som information til debitor. Se hvordan under afsnit 1.03.
1.05.05 Bogførte Salgsfaktura og Salgskreditnotaer
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt og Bogf.
salgsfakturaer eller Bogf. kr.notaer
For at få vist den bogførte salgsfaktura eller salgskreditnota, kan du vælge den
relevante post og i Handlingsbåndet vælger du handlingen Vis.
På den bogførte salgsfaktura eller salgskreditnota på Oversigtspanel Fakturering,
er det muligt, at se at fakturaen eller kreditnotaen står til opkrævning via Nets. Der
er både angivet en Opkrævningsmetodesystem og et Debitorgruppenr., som er
felter der skal være udfyldt til BS løsningen. Samtidig er det nye felt
’Dokumentafsendelsesmetode’ også udfyldt med PBS.
Bemærk: For at se felterne Opkrævningsmetodesystem og et Debitorgruppenr.,
skal du vælge ’Vis flere felter’.
Side 46 af 59
1.05.06 Opkrævningskladde
Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Opkrævningskladde
For at opkrævningsposten og indbetalingsposten fra banken udlignes med samme
bogføringsdato, svarende til datoen på kontoudtoget fra banken, skal du sikre dig,
at Opkrævningskladden er korrekt opsat. Du skal derfor tjekke, at der i
Handlingsbåndet og fanebladet Naviger, handlingsgruppen Opkrævn. og handlingen
og handlingen Opkrævningskladde opsætning, er valgt en korrekt opsætning.
I feltet ’Bogfør på dato’, skal der være valgt ’Kreditor modtagelsesdato’.
Bemærk: Resten af felterne i billedet er beskrevet i Brugervejledningen til BS
Betalingsservice.
Side 47 af 59
Når fakturaerne der skal overføres til Nets er bogført, skal du foretage et
Opkrævning forslag så fakturalinjerne dannes i Opkrævningskladden. Vælg
Handlingsbåndet og fanebladet Handlinger og handlingsgruppen Funktion og
handlingen Lav forslag.
Her er der dannet en linje som har status valid. En post kan bestå af en eller flere
poster. Posten i det viste eksempel består af flere opkrævninger, som er samlet til
en post. Poster samles automatisk når der er flere opkrævninger til samme debitor
som har samme bogføringsdag.
Ønsker du at se hvilke poster en samlet post består af, kan du i Handlingsbåndet
vælge fanebladet Naviger og handlingsgruppen Konto og handlingen Poster, og
Handlingen Udlignede debitorposter.
Ønsker du at se den advisering der dannes og som sendes med opkrævningen til
Nets, skal du samme sted vælge Handlingen Adviseringslinjer.
Side 48 af 59
Når alle poster i Opkrævningskladden er klar til afsendelse og har status Valid,
skal du vælge Handlingsbåndet og fanebladet Start, handlingsgruppen Proces og
handlingen Godkend og udlæs.
Det er muligt, at godkende enten hele oversigten eller en aktuel linje. Når du har
valgt et af punkterne, trykker du OK.
Derefter skal posterne udlæses. Igen er det muligt, at udlæse enten hele oversigten
eller en aktuel linje. Når du har valgt et af punkterne trykker du OK.
Side 49 af 59
Posten får nu status Sendt.
Når Nets har modtaget filen, sender de en kvittering på, at de har modtaget filen
og at den Ekspederes. Opdateringen foretager du ved, at vælge Handlingsbåndet
og fanebladet Start, handlingsgruppen Proces og handlingen Opdater status.
1.05.07 Importkladden
Sti: Afdelinger/Opkrævningssystem (BS)/Opkrævningssystem (BS) og Indb.
importkladde
Posterne der er opkrævet via Opkrævningskladden, kan først bogføres når
indbetalingerne er modtaget i banken. Kun kvittering på, at Nets har modtaget
filen, opdateres direkte i Opkrævningskladden. De kvitteringer der indeholder
Indbetalingsposter importerer du i Importkladden. Vælg Handlingsbåndet og
fanebladet Handlinger og handlingsgruppen Funktion og handlingen Importér
indbetalingsfil.
Side 50 af 59
Her ser du kvitteringsposterne der er importeret i Importkladden.
Poster der har Status ’Bet. Modtaget’ er klar til opdatering i Opkrævningskladden.
Inden du gør det, skal du tjekke om der ligger poster med status ’Afvist’, ’Afmeldt’
eller ’Tilbageført’. Poster med de nævnte status skal du håndtere inden du
opdatere posterne i Opkrævningskladden.
Afviste eller afmeldt poster, er typisk kunder der har været inde i betalingsservice
og afvise en enkelt postering eller afmelde deres BS aftale hos Nets.
Det er muligt, at få flyttet disse poster til Indbetalingskladden. Du skal markere
linjen og vælger Handlingsbåndet og fanebladet Handlinger og handlingsgruppen
Funktion og handlingen Overfør til Indbetalingskladde. Her kan du påføre enten en
debitor eller en finanskonto alt efter, hvad der skal ske med posten.
Side 51 af 59
Når der kun er poster tilbage med Status ’Bet. Modtaget’, vælger du
Handlingsbåndet og fanebladet Handlinger og handlingsgruppen Funktion og
handlingen Opdater status i opkrævningskladde.
Du ser her et eksempel på poster der er opdateret med Bet. Modtaget, som er klar
til bogføring.
Vælg Handlingsbåndet og fanebladet Start og handlingsgruppen Proces og
handlingen Bogfør, eller Bogfør og Udskriv.
Du bliver nu spurgt om linjerne skal renummeres, det skal du svare ja til, hvis der
ligger andre linjer i kladden.
Vælg knappen ja og posterne bogføres.
Side 52 af 59
1.06 Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Oversigt Bogf. salgsfakturaer
eller Bogf. salgskr.notaer
I dette afsnit kan du se, hvordan du kan gensende et dokument fra Bogførte
fakturaer eller Bogførte kreditornotaer. Det kan enten være et dokument der ikke
er sendt endnu eller tidligere har været sendt som en anden type dokument. Fokus
vil være på dokumentafsendelsesmetode, da feltet viser, hvordan dokumentet
tidligere har været håndteret.
Eksempel 1.
Har du en faktura eller kreditnota der er bogført som manuel og som skal sendes
som E-bilag, skal du gøre sådan:
Du skal Starte med, at markerer i E-bilagspartner Opsætning på Oversigtspanelet
E-bilag på Debitorkortet, se også punkt 1.02.03.
Du ser her en bogført salgsfaktura der er bogført som manuelt(se
dokumentafsendelsesmetode), den skal gensendes som E-bilag.
Når E-bilag Partner Opsætningen er markeret, skal du finde den bogførte
salgsfaktura eller salgskreditnota under Bogførte Dokumenter. Vælg kort for at
åbne dokumentet.
Side 53 af 59
Vælg derefter Handlingsbåndet Handlinger og handlingsgruppen E-bilag og
handlingen Send E-bilag.
Dokumentafsendelsesmetode er nu ændret fra Manuelt til E-bilag.
Eksempel 2.
Har du en salgsfaktura eller salgskreditnota der er bogført som manuel og som
skal sendes som E-mail, skal du gøre sådan:
Start med at opsætte debitor til E-mail. Find debitor og vælg Oversigtspanel
Betalinger. Sæt markering i feltet ’Send faktura/kreditnota som E-mail’. E-mail
adressen skal være opsat i feltet E-mail på Oversigtspanelet Kommunikation. Se
også punkt 1.03.02.
Side 54 af 59
Når opsætning er foretaget, finder du den bogførte salgsfaktura eller
salgskreditnota. Marker linjen og vælg Kort for at åbne dokumentet.
Vælg derefter Handlingsbåndet Handlinger og handlingsgruppen E-mail og
handlingen Send som E-mail.
Side 55 af 59
Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse.
Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres med E-mail.
Eksempel 3.
Har du en salgsfaktura eller salgskreditnota der er bogført som E-bilag, som skal
sendes som E-mail, skal du gøre sådan:
Start med at opsætte debitor til E-mail. Find debitor og vælg Oversigtspanel
Betalinger. Sæt markering i feltet ’Send faktura/kreditnota som E-mail’. E-mail
adressen skal være opsat i feltet E-mail på Oversigtspanelet Kommunikation. Se
også punkt 1.03.02.
Bemærk: Du skal fjerne markeringen i E-Bilag Partner Opsætning. Er der
markering i felterne Salgsfaktura og Salgskreditnota mf. skal de også fjernes.
Side 56 af 59
Vælg derefter Handlingsbåndet Handlinger og handlingsgruppen E-mail og
handlingen Send som E-mail.
Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse.
Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres så E-mail også fremgår at
Dokumentafsendelsesmetoden.
Side 57 af 59
Bemærk: Er det den omvendte situation, hvor du vil sende et dokument der har
været sendt som E-mail og skal som E-bilag, vil du skulle opsætte det samme som
beskrevet i første eksempel.
Eksempel 4.
Har du en faktura der er bogført og opkrævet via Nets BS løsning, og der er brug
for, at sende en E-mail der indeholder informationer om den tidligere frem sendte
opkrævning, skal du gøre sådan:
Opsætning på debitor skal foretages som beskrevet i eksempel 3. Du ser her den
bogført salgsfaktura der enten er klar til opkrævning eller er sendt til Nets til
opkrævning(se dokumentafsendelsesmetode), som her skal sendes som E-mail.
Side 58 af 59
Vælg derefter Handlingsbåndet Handlinger og handlingsgruppen E-mail og
handlingen Send som E-mail.
Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse.
Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres så E-mail også fremgår at
Dokumentafsendelsesmetoden.
Side 59 af 59
Henvisninger
Brugervejledning til Økonomistyring
Brugervejledning til BS Betalingsservice
Brugervejledning til Elektronisk fakturering
Links
Til de nævnte vejledninger
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat/Vejledninger/VejledningerSTAT-NS70
Til Digital Post
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat/Digital-Post-integration