1 Tilbudsmateriale Opfordring til at give tilbud 1. Udbud

Tilbudsmateriale
Opfordring til at give tilbud
1.
Udbud af cafédriften i Prismen, Holmbladsgade 71, 2300 København S
Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Prismen udbyder herved
forpagtningen af cafédriften i Prismen til overtagelse hurtigst muligt.
Cafédriften udbydes for en periode af 8 år, og kontrakten er gensidigt uopsigelig i et år efter
overtagelsen. Forpagtningskontrakten skal senest efter udløbet af de 8 år genudbydes.
Forpagter har ikke fortrinsret ved ny indkaldelse af tilbud.
2.
Indledning
2.1. I det følgende redegøres der for en række faktiske oplysninger til brug for tilbudsgivernes
afgivelse af tilbud, herunder de krav, som Københavns Kommune, Kultur- og
Fritidsforvaltningen stiller til indholdet af tilbuddene m.v.
Nærværende tilbudsproces foretages ikke som et EU-udbud i henhold til reglerne i EUudbudsdirektiverne, da der ikke er tale om en udbudspligtig ydelse efter direktivet. Processen
vil følge beskrivelsen i dette materiale og er nærmere beskrevet under punkt 7.
2.2. Tilbudsmaterialet består af:






Dette tilbudsmateriale
Bilag 1. Tilbudsskema
Bilag 2. Tværsnit med tegning over caféen
Bilag 3. Inventarliste
Bilag 4. Tro- og love erklæring
Bilag 5. Forpagtningskontrakt
2.3. Enhver tilbudsgiver bærer selv ansvar for at have modtaget bilagene.
TILBUDSFRISTEN ER DEN 16. december 2015, kl.12.00.
3.
Ordregiver
Københavns Kommune
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Amager Kultur
Prismen
Holmbladsgade 71
2300 København S
1
4.
Prismen og caféen
Ønsker du at være med til at skabe tilbud til borgerne på Amager i tæt samarbejde med
kulturlivet?
Har du erfaring med at drive forretning baseret på en tæt kontakt til borgerne?
Har du gåpåmod og masser af lyst til at være med til at få bydelen til at blomstre endnu
mere?
Hvis du kan svare ja til ovenstående, vil vi gerne høre fra dig og præsentere dig for et kæmpe
potentiale for at drive en sund forretning midt på Amager, tæt på Amagerbrogade.
Kulturel iværksætter med sans for forretning
Vi søger en kulturel iværksætter med forretningssans og ben i næsen kombineret med talent
for at kunne sætte sig ind i og omsætte de mange forskellige målgruppers behov til konkrete
tilbud.
Caféen er Prismens samlingspunkt og ramme for mange programsatte aktiviteter. Den er også
leverandør af mødepakker og bardrift. Derfor ønsker vi en forpagter som ved, hvor vigtig den
daglige dialog med borgere og netværk er for at udvikle de rette tilbud.
Økologi er obligatorisk, og vi ser økologi som noget borgerne efterspørger, og som kan give
anledning til øget kreativitet. Ellers har du stort set frie hænder til at kreere, hvad borgerne
kunne tænke sig. Men vi tager det for givet, at dit koncept svinger i takt med og bidrager til
opfyldelsen af Prismens mange kulturelle arrangementer og vision.
Vision: Prismen vil være bydelens medskabende, mangfoldige og folkeoplysende mødested
der aktiverer, begejstrer og udfordrer bydelens borgere.
Lokalt kendskab
Du får som caféforpagter på Prismen mulighed for at udvikle nye tilbud til de mange
målgrupper, og vi ser derfor gerne, at du har lokalt kendskab og allerede er i berøring med
borgerne gennem dine aktiviteter.
Prismen er et idræts- og kulturhus på ca. 3.400 m2, med et årligt besøgstal på ca. 200.000
mennesker. Caféområdet med bar bruges til meget forskellige arrangementer fra dag til dag,
hvilket kræver en fleksibel indretning. Det maksimale publikum i hele hallen er af
brandmyndighederne sat til 400 mennesker på én gang. Caféens område omfatter 20m2
barområde, 23m2 køkkenproduktion, 23 m2 køkkenopvask (heraf 4m2 kølerum), 9,7 m2
lager, 50m2 spisestue og 78m2 cafe område. Herudover omfatter aftalen ret til at anvende et
udeareal på 98m2.
Se brugernes forskellige behov
En forpagter skal kunne se potentialet for forretning i Prismens events og kulturaktiviteter.
Her kan plukkes mange lavt hængende frugter ved at være kreativ med udgangspunkt i
brugernes behov, som kan svinge fra familievenlige tilbud til det rette måltid for det modne
publikum inden eksempelvis et foredrag.
2
Dynamik og udvikling
Nøgleord for kulturproduktion på Prismen er udvikling, fælles fodslag med lokalområdets
behov, glade, lokale ambassadører og brobygning til lokalsamfundet og netværk.
5.
Ejerforhold og ledelsesforhold og dialog
Prismens ledelse har det økonomiske og personalemæssige ansvar af Prismens virksomhed og
varetager den daglige drift. Det forventes, at der afholdes månedlige dialogmøder mellem
ledelsen og forpagteren for at sikre koordination af aktiviteter og udvikling samt drøftelse af
spørgsmål om driften.
6.
Væsentlige forudsætninger ved tilbuddet
6.1
Caféens drift i forhold til driften af resten af Prismen
Det er af afgørende betydning, at caféen bevarer sin status som en integreret del af Prismen.
Synergieffekten af dette vil være til gavn for såvel caféen som resten af Prismens aktiviteter.
Forpagter er forpligtet til dagligt i husets åbningstider at tilbyde et sådant sundt, varieret og
økologisk udbud af mad og drikkevarer i caféen, som til enhver tid kræves af husets brugere,
idet udbuddet af mad og drikkevarer til enhver tid skal bestå af 75 % økologiske produkter og
overholde kravene i ”Dogme 2000” og dermed leve op til de offentlige ernæringsanbefalinger
om ”sund mad”. Det er Københavns Madhus, som administrerer målingen, og som også
tilbyder rådgivning og kurser om økologi.
Konceptet skal indeholde:




Et dagligt sortiment, som f.eks. dagens suppe, dagens tallerken, dagens salattallerken,
sandwich med variation af kød, fisk og grøntsager, friskbagt brød/boller, frugt, saft, juice,
te og kaffe (ikke bindende for tilbudsgivere)
Mødepakke med forplejning fra morgenmad til eftermiddagskaffe
Sunde snaks i baren til børnefamilier, unge mødre, ældre borgere, dansere og andre
deltagere på bevægelseshold og lignende.
Aftenmenu efter aftale.
Særlige tilbud kunne være:
 Brunch (i weekenden)
 Familiepakke (fra eftermiddagssnack til aftensmad)
 Arrangementsmenu
 Aftenbuffet
6.2
Dialog og åbningstider
Samarbejdsaftale mellem Bortforpagter og Forpagter.
3
Caféen forpligter sig til at indgå i Prismens vagtplan, herunder at varetage åbning af Prismen,
samt servicere Prismens brugere efter nærmere aftale med Bortforpagter.
Primens personale kan ligeledes indgå i caféens drift efter nærmere aftale med Bortforpagter
og Forpagter.
Caféen er en væsentlig del af Prismen. En forpagter skal således være positivt indstillet på at
indgå i dialog med Prismens ledelse om kulturelle aktiviteter i Prismen og caféen, ligesom
forpagter skal være indstillet på at ændre åbningstider i et omfang, så åbningstiderne matcher
Prismens arrangementer. Eksempler på disse aktiviteter er koncerter, undervisningsforløb,
kunstudstillinger, foredrag, mv.
Åbningstiderne i caféen er til debat ud fra en samlet profil for caféen som gavner brugerne af
Prismen og ud fra visionen og formålet med Prismen.
Det er ønskeligt, at forpagter efter lukketid kan aflåse huset og tilkoble alarm jf. den til enhver
tid gældende vagtplan.
6.3
Personaleovertagelse
Der overdrages ikke noget personale.
6.4
Forpagtningsafgift
Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet angive en årlig forpagtningsafgift. Forpagter betaler
herudover et fast månedligt a conto beløb på kr. 2.000 kr. for forbrugsafgifter.
Der skal stilles bankgaranti på 50.000 kr. eller indbetales et tilsvarende beløb i depositum.
Ved drift i selskabsform er beløbet 75.000 kr.
6.5
Tidsbegrænsning
Cafedriften udbydes for en periode af 8 år og er gensidigt uopsigelig i 1 år efter overtagelsen.
Forpagter har ikke fortrinsret ved ny indkaldelse af tilbud.
6.6
Afståelse og fremforpagtning m.v.
Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen, herunder
overdrage driften til tredjemand (fremforpagtning).
6.7
Rygeforbud
Caféen er beliggende i offentligt tilgængelig ejendom og derfor underlagt rygeforbud.
4
6.8
Gæld til det offentlige
Tilbudsgiver skal på tro og love erklære, at pågældende ikke har ubetalt, forfalden gæld til det
offentlige, jf. bilag 2, samt vedlægge en restanceattest.
6.9
Bevillinger
Det er en afgørende forudsætning for indgåelse af kontrakten, at forpagter opnår de
nødvendige tilladelser og bevillinger, herunder alkoholbevilling og nattilladelse mv.
7.
Udvælgelsesprocessen
7.1
Spørgsmål og besigtigelse
Såfremt der er spørgsmål vedrørende processen m.v., kan der rettes henvendelse til souschef Mads
Jungshoved på telefon 8232 5536 eller e-mail [email protected]
7.2
Ansøgningsfrist
Tilbud skal være Prismen i hænde senest:
Onsdag den 16. december 2015, kl. 12.00.
på adressen anført i afsnit 8.3.
Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
7.3
Åbning af bud og evt. afvisning
Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Der vil
ikke være mulighed for, at budgiverne overværer åbningen af tilbuddene.
Prismen vil derefter gennemgå alle tilbud med henblik på at konstatere, hvorvidt tilbuddene
indeholder de krævede oplysninger.
Prismen forbeholder sig ret, men har ikke pligt til at afvise tilbud, som ikke indeholder de
krævede oplysninger.
7.4
Korrekt afgivet tilbud
Prismen vil dernæst vurdere, hvilke tilbud/tilbudsgiver der bedst opfylder følgende kriterier:

Tilbudsgiver har godtgjort at have erfaring/kvalifikationer ved drift af café, restauration
eller lignende relevant erfaring mv. (fra egen virksomhed, ansættelse hos andre,
uddannelse eller andet).
5
7.5

Tilbudsgiver har godtgjort at have en passende økonomi i relation til cafédriften.
Vurderingen baseres på tilbudsgivers budget i tilbudsskemaet, jf. bilag 1.

Tilbudsgiver har i sit budget for cafédriften godtgjort et realistisk økonomisk grundlag
for cafédriften. Vurderingen baseres på tilbudsgivers oplysninger i tilbudsskemaet, jf.
bilag 1.

Tilbudsgiver har overbevisende godtgjort at kunne/ville leve op til målsætningen om, at
cafédriften skal være en nær og naturlig del af Prismens dagligdag, herunder ved
konstruktiv dialog med Prismens ledelse. Vurderingen baseres på tilbudsgivers
oplysninger i tilbudsskemaet, jf. bilag 1.

Der vil også blive lagt vægt på tilbudsgivers overvejelse om prisniveauet i caféen.

Tilbudsgiver har sandsynliggjort at have forudsætningerne for at opnå alkohol- og
natbevilling.
Indbydelse til videre drøftelse af tilbud
De tilbudsgivere, som vurderes bedst at kunne leve op til ovenstående kriterier, vil derefter
enkeltvis blive indbudt til møde i Prismen. Ved dette møde vil tilbudsgiveren og Prismen
gennemgå tilbudsgiverens ansøgning med henblik på en uddybning af tilbuddet i form af
spørgsmål og supplerende oplysninger. På mødet vil der endvidere være mulighed for
forhandling om tilbuddets enkelte elementer.
Hvor mange tilbudsgivere, der indbydes til møde, vil afhænge af antallet af tilbud, der
modtages.
Afhængigt af behovet herfor, kan Prismen efter afholdelse af disse møder, inden for en kort
frist, udbede sig yderligere materiale og oplysninger.
7.6
Udvælgelse af tilbudsgiver
Efter endt afholdelse af møderunden med de indbudte tilbudsgivere vil Prismen afgøre,
hvilken tilbudsgiver der indgås forpagtningskontrakt med.
Beslutningen vil blive truffet på baggrund af følgende:


en vurdering af, hvilke tilbud der – bedømt ud fra tilbuddene, samt efterfølgende øvrige
oplysninger - bedst lever op til kriterierne anført i pkt. 7.4.
hvilke tilbudsgivere, der tilbyder at betale den højeste minimumsafgift.
Der vil herefter blive underskrevet kontrakt.
Prismen vil efterfølgende bekendtgøre på www.prismen.kk.dk hvilken forpagter, der er
indgået kontrakt med.
6
7.7
Annullering af tilbudsprocessen
Prismen forbeholder sig adgang til på ethvert tidspunkt at annullere tilbudsprocessen helt eller
delvis. Annullering kan eksempelvis aktualiseres, såfremt Prismen vurderer, at ingen
tilbudsgiver har godtgjort et realistisk økonomisk grundlag for at drive caféen.
7.8
Ansvarsforbehold
Det understreges, at Prismen ved indgåelse af forpagtningskontrakten med den enkelte
tilbudsgiver, at beslutning om udstedelse af alkohol- og natbevilling træffes selvstændigt af
bevillingsmyndigheden på grundlag af ansøgning fra tilbudsgiver. Prismen påtager sig som
udbyder ikke ansvaret for, at den tilbudsgiver, der er indgået kontrakt med, kan opnå de
nødvendige tilladelser til cafédrift.
Det skal endvidere understreges, at Prismens kendskab til tilbudsgivers økonomiske forhold,
budgetudkast mv. i forbindelse med udbuddet ikke medfører nogen form for ansvar for
rentabiliteten af cafédriften eller andet, ligesom oplysningerne i tilbudsmaterialet om
omsætning, personale m.v. er givet uforbindende.
8.
Oplysninger og materiale der skal fremsendes sammen med afgivelse af tilbuddet
8.1
Tilbudsgiver skal anvende tilbudsskemaet, der er vedlagt som bilag 1.
Tilbudsskemaet skal være vedlagt udfyldt ’erklæring om ubetalt gæld til det offentlige’, der er
vedlagt som bilag 2, samt en restanceattest fra skattevæsnet.
8.2
Alternative, begrænsede tilbud
Et tilbud kan ikke begrænses til kun at omfatte dele af de opgaver, som indgår i
forpagtningskontrakten.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
8.3
Fremsendelse af tilbud
Tilbud skal fremsendes, overbringes eller sendes på e-mail til nedenstående adresse i 1
eksemplar:
Amager Kultur
Prismen
Holmbladsgade 71
2300 København S
Att.: Mads Jungshoved, souschef
Mail: [email protected]
Ved fremsendelse af tilbuddet med post skal tilbuddet være placeret i en lukket konvolut eller
tilsvarende tillukket indpakning, mærket ”Tilbud vedr. cafédrift/Må ikke åbnes i posten”.
7
8.4
Forpligtigelse af tilbud
Det afgivne tilbud er bindende for tilbudsgiver, indtil tre måneder efter udløb af
ansøgningsfristen, medmindre tilbuddet er endeligt afslået af Prismen.
9.
Supplerende oplysninger og spørgsmål til tilbudsmaterialet
For yderligere oplysninger om Prismen se www.prismen.dk. Oplysningerne giver i videst
muligt omfang et fyldestgørende indtryk af Prismens profil, indretning samt hvilke krav, der
stilles til en fremtidig forpagter.
Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Prismen er ikke ansvarlig for
oplysningerne i tilbudssmaterialet og Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen
og Prismen tager forbehold for eventuelle ændringer og supplerende oplysninger i
tilbudsmaterialet.
Såfremt der efter tilbudsgivers opfattelse er uklarheder i tilbudsmaterialet eller i det øvrige
materiale, opfordres man til at rette henvendelse til lederen af Prismen.
10.
Fortrolighed, omkostninger mv.
Prismen vil så vidt muligt iagttage fortrolighed mht. indholdet af de tilbud, der bliver
modtaget. Prismen er imidlertid undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om
aktindsigt og kan derfor være forpligtet til at videregive oplysninger om tilbuddene og disses
indhold. Offentlighedsloven omfatter ikke enkeltpersoners økonomiske forhold eller
oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er af væsentlig økonomisk betydning for
den person eller virksomhed, oplysningerne angår.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Prismen uvedkommende.
11.
Bilag der er vedlagt dette tilbudsmateriale
Bilag 1. Tilbudsskema
Bilag 2. Tværsnit med tegning over caféen
Bilag 3. Inventarliste
Bilag 4. Tro- og love erklæring
Bilag 5. Forpagtningskontrakt
eDoc j.nr. 2015-0236973
8