Eksempel på udfyldt spørgeskema

Transcription

Side 1 af 17
PS97-2CRD-E2K6
Distributionsform
Email
Papir
Brevfletning
Email
[email protected]
Kunde
Christian Larsen
PS97-2CRD-E2K6
Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn med kommunerne 2015
Spørgeskemaundersøgelsen løber i perioden fra den 14. april 2015 til den 22. maj 2015.
Det er af stor betydning for Rigsarkivets tilsyn, at kommunen udfylder skemaet så omhyggeligt som muligt. Du kan derfor i denne periode logge dig ind til enhver tid og indtaste oplysninger, efterhånden som du får dem indsamlet. De indtastede oplysninger bliver gemt automatisk, når du
lukker vinduet ned. Det er derfor vigtigt, at du husker at lukke ned, når du stopper med at arbejde i skemaet. Hvis I overskriver tidligere indtastninger, bliver de oprindelige oplysninger IKKE gemt.
Hvis du ønsker at udskrive spørgeskemaet først og derefter udfylde det elektronisk, kan du udskrive spørgsmålene ved at trykke på printerikonet nederst på siden. Skemaet ses bedst i en sideopsætning i 50% med en margenbredde på 1 cm. Husk dog, at den endelige besvarelse af
spørgeskemaet skal ske elektronisk.
Rigsarkivet sender en kopi af besvarelsen til kommunaldirektøren med kopi til dig.
Har du behov for yderligere rækker til indtastning af besvarelsen, kontakt da venligst Rigsarkivet.
Det skal påpeges, at det udleverede link er et specifikt link til jeres kommune og ikke må udleveres til andre kommuner.
Vejledning til spørgeskemaet finder du undervejs i undersøgelsen.
Har du spørgsmål i forbindelse med udfyldelsen af spørgeskemaet, kan du kontakte Rigsarkivet på mail: [email protected] eller telefon 41 71 72 84
Med venlig hilsen
Rigsarkivet
Tryk næste for at fortsætte
*PS97-2CRD-E2K6*
I undersøgelsen skal der svares på følgende spørgsmål:
Baggrundsspørgsmål
1. Navn på kommunen
Kontaktperson vedr. it-systemer
2. Navn på kontaktperson i kommunen
3. Telefonnummer på kontaktperson i kommunen
4. E-post-adresse på kontaktperson
Kontaktperson vedr. papirarkivalier
5. Navn på kontaktperson i kommunen
6. Telefonnummer på kontaktperson i kommunen
7. E-post-adresse på kontaktperson
Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens § 7
8. Har kommunen et offentligt arkiv?
9. Navn på kontaktperson:
10. Arkivets e-post-adresse:
Vedtægter
11. Arkivets seneste udgave af vedtægter: datering
11a. Send vedtægterne til [email protected]
Strategi for arkivering af papirarkivalier
12. Hvilken strategi har kommunen valgt for papirarkivalier?
13. Hvordan vil kommunen stille papirarkivalier, som er tilgængelige i henhold til arkivloven, til rådighed for borgerne?
https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.CoreRespondentPrint?printbackground=true&what=3
13-04-2015
Side 2 af 17
Strategi for arkivering af it-systemer
14. Har kommunen en strategi for arkivering af it-systemer?
15. Har kommunen en arkiveringsplan for aflevering?
Papirarkivalier
Papirarkivalier i varetægt
16. Hvad har kommunen af papirarkivalier?
Opbevaring af papirarkivalier
17. Lever kommunens arkivlokaler op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler?
18. Er der beskadigede arkivalier bestemt til bevaring?
It-systemer
Administrative systemer
19. ESDH-systemer med journalsager
20. Elektroniske journaler
21. Elektroniske sagshenvisnings- og advissystemer
Systemer på økonomiområdet
22. Økonomisystemer
Systemer på social- og sundhedsområdet
23. ESDH-systemer med personsager
24. Daginstitutions- og børnepasningssystemer
25. Omsorgssystemer
26. Systemer vedr. institutioner for handicappede herunder døgninstitutioner
27. Systemer vedr. social- og psykiatribehandling herunder døgninstitutioner
28. Systemer vedr. forebyggelse og genoptræning
29. Sundhedsplejesystemer
30. Systemer vedr. misbrugsbehandling
Systemer på miljø- og teknikområdet
31. ESDH-systemer med byggesager
32. ESDH-systemer med sager vedr. miljøgodkendelser og miljøtilsyn
Systemer på undervisningsområdet
33. Elevadministrationssystemer
34. Systemer vedr. specialundervisning
35. PPR-systemer
Væsentlige nye systemer, som bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse
36. Har I systemer, som I mener bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse, og som ikke indgår i tidligere spørgsmål?
Samlinger af sags- eller behandlingsrelevante data og dokumenter bestemt til bevaring på fagområderne, som kun ligger på fællesdrev, intranet mv. (dvs. ikke i it-systemerne)
37. Brug af fællesdrev, intranet mv.
Forskningsdata
38. Hvilke institutioner har generelt forskningsdata i varetægt?
39. Findes der centrale fælles institutioner med forskningsdata i kommunen eller på tværs af kommuner?
Tryk næste for at starte spørgeskemaundersøgelsen
*PS97-2CRD-E2K6*
Baggrundsspørgsmål
1. Indtast navn på kommunen:
Trundholm Kommune
Kontaktperson vedr. it-systemer
I spørgsmål 1-4 indtastes kommunens navn, samt navn, stilling, telefonnummer og e-post på den person, der er kontaktperson vedr. it-systemer. Formålet er at sikre, at Rigsarkivet har mulighed for at henvende sig med uddybende spørgsmål til besvarelsen.
2. Indtast navn på kontaktperson i kommunen:
Niels Nielsen
3. Indtast telefonnummer på kontaktperson i kommunen:
37373737
4. Indtast e-postadresse på kontaktperson:
[email protected]
Kontaktperson vedr. papirarkivalier
13-04-2015
Side 3 af 17
I spørgsmål 5-7 indtastes navn, stilling, telefonnummer og e-post på den person, der er kontaktperson vedr. papirarkivalier. Formålet er at sikre, at Rigsarkivet har mulighed for at henvende sig med uddybende spørgsmål til besvarelsen.
5. Indtast navn på kontaktperson i kommunen:
Niels Nielsen
6. Indtast telefonnummer på kontaktperson i kommunen:
373733737
7. Indtast e-postadresse på kontaktperson:
[email protected]
*PS97-2CRD-E2K6*
Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens § 7
Et offentligt arkiv efter arkivlovens § 7 er et arkiv, der er oprettet efter en beslutning i kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget, og som opbevarer kommunens arkivalier, stiller dem til rådighed for borgere og myndigheder, samt vejleder i brugen af dem. Disse arkiver kaldes også
stadsarkiver eller § 7-arkiver og varetager de samme funktioner som Rigsarkivet, hvad angår kommunens arkivalier.
Er der tvivl om arkivets status, skal dette afklares, inden der sker aflevering af kommunale arkivalier til arkivet.
Man kan læse mere om offentlige arkiver i Rigsarkivets vejledning herom: Se her
I spørgsmål 8 skal der svares på, om kommunen har et offentligt arkiv (§7-arkiv).
8. Har kommunen et offentligt arkiv?
Ja
Nej
Under oprettelse
*PS97-2CRD-E2K6*
Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens § 7 fortsat
Hvis kommunen har et offentligt arkiv, skal der i spørgsmål 9-10 indtastes navn på kontaktperson samt e-post til arkivet.
9. Indtast navn på kontaktperson på det kommunale arkiv:
Peter Persen
10. Indtast arkivets e-post adresse:
[email protected]
11. Datering af arkivets seneste udgave af vedtægter.
Indsend vedtægterne til [email protected]
11.4.2013
Strategi for arkivering af papirarkivalier
I spørgsmål 12 ønskes oplyst, hvilken overordnet strategi kommunen har valgt for papirarkivalierne.
Med strategi menes der en overordnet plan for, hvordan kommunen vil håndtere dens papirarkiver: Vil kommunen selv opbevare arkivalierne, vil kommunen aflevere til Rigsarkivet, eller skal der ske aflevering til kommunens offentlige arkiv? Strategien kan udmønte sig i en afleveringsplan,
som rummer oplysninger, hvornår de konkrete afleveringer skal finde sted, og hvem der har ansvaret for afleveringerne.
12. Hvilken strategi har kommunen valgt for papirarkivalier?
Arkivalierne forbliver hos kommunen
Aflevering til Rigsarkivet
Aflevering til eget arkiv (§7-arkiv)
Ifølge arkivlovens § 22 er kommunale arkivalier tilgængelige for enhver, når arkivalierne er 20 år gamle, og kommunen har pligt til at stille arkivalierne til rådighed efter reglerne i arkivlovens §§ 23-25 og 27-28.
Kommunen har endvidere pligt til, så vidt muligt, at behandle ansøgninger om arkivadgang inden for 30 dage. Kommunen skal derfor oplyse, hvordan den stiller papirarkivalier til rådighed for borgerne.
13-04-2015
Side 4 af 17
13. Hvordan vil kommunen stille papirarkivalier, som er tilgængelige i henhold til arkivloven, til rådighed for borgerne? (Sæt gerne flere kryds)
Er afleveret til Rigsarkivet
Selv fremfinde og stille til rådighed på anvist sted
Via egen læsesal (f.eks. på kommunens stadsarkiv)
Beskriv
Supplerende kommentarer
Vi vil bruge vores eget stadsarkiv.
*PS97-2CRD-E2K6*
Strategi for arkivering af it-systemer
I spørgsmål 14-15 ønskes oplyst, hvilken overordnet strategi kommunen har valgt for it-systemer.
Med strategi menes der en overordnet plan for, hvordan kommunen vil håndtere dens it-systemer: Vil kommunen aflevere til Rigsarkivet, eller skal der ske aflevering til kommunens offentlige arkiv?
Strategien kan udmønte sig i en afleveringsplan, som rummer oplysninger om, hvornår de konkrete it-afleveringer skal finde sted, og hvem der har ansvaret for afleveringerne.
14. Har kommunen en strategi for arkivering af it-systemer?
Ja
Nej
15. Har kommunen en arkiveringsplan for aflevering?
Ja
Nej
Supplerende kommentarer
Der er udarbejdet en strategi med tilhørende afleveringsplan i samarbejde med EARKIVET,
som vi er medlem af.
Vejledning til besvarelse af papirarkivalier
·
Vigtigt: læs vejledningen til disse spørgsmål grundigt inden besvarelsen.
Rigsarkivet har i bekendtgørelserne nr. 1000 af 28. september 2004 og nr. 995 af 3. august 2010 udpeget de typer af papirarkivalier, der indeholder bevaringsværdige data. Bekendtgørelserne med tilhørende vejledninger kan findes på Rigsarkivets hjemmeside: Se her.
Formålet med spørgsmålene er, at kommunen og Rigsarkivet får overblik over, hvilke papirarkivalier, som kommunerne har i varetægt. Besvarelsen skal ikke omfatte papirarkivalier, som er afleveret til offentligt arkiv.
For papirarkivalier bestemt til bevaring angives:
◦ Kommune der har skabt arkivalierne. Både arkivalier fra den nuværende kommune og forgængerkommunerne skal angives.
◦ Forvaltning: den forvaltning, afdeling eller udvalgt, som har skabt sagerne.
◦ Arkivserie: En række af arkivalier, f.eks. journalsager, byggesager, sociale klientsager.
◦ Adresse: Hvor opbevares arkivalierne idag?
◦ Periode: Her angives startår og slutår for hver enkelt arkivserie.
◦ Omfang: Her skal kommunen angive, hvor mange hyldemeter hver enkelt arkivserie fylder.
13-04-2015
Side 5 af 17
*PS97-2CRD-E2K6*
Papirarkivalier
I spørgsmål 16-18 skal kommunen svare på spørgsmål om de papirarkivalier, som kommunen har (dvs forvaltnings- og mellemarkiver), og som ikke er afleveret til offentligt arkiv.
Kommunen skal både for den nuværende kommune og for forgængerkommunerne oplyse, hvilke papirarkivalier kommunen, dvs. kommunens centrale forvaltning og kommunens institutioner, har stående, hvem der har skabt arkivalierne, hvilke type arkivalier der er tale om, hvor de
opbevares, hvilken periode arkivalierne dækker, og hvor meget arkivalierne fylder.
16a. Hvad har kommunen af papirarkivalier?
Kommune der har skabt
sagerne/dokumenterne/protokollerne
(forgængerkommuner og nuværende
kommune)
Forvaltning/institution der har skabt
sagerne/dokumenterne/protokollerne
Arkivserie/type
Forhandlingsprotokol Journalsager Personsager Personalesager Byggesager Regnskabsmateriale Folkeregister Ægteskabsbøger
Serie 1
Storeby
Sognerådet
Serie 2
Storeby
Hele kommunen
Serie 3
Storeby
Børneværnet
Serie 4
Storeby
Skattevæsenet
Serie 5
Lilleby
Folkeregistret
Serie 6
Nyby
Hele kommune
Serie 7
Nyby
Økonomiforvaltningen
Serie 8
Nyby
Serie 9
Hvis andet: beskriv
Adresse for opbevaring
Startår Slutår
Hyldemeter
Eksamensog
Andet
prøvebeviser
Højby Skole
1842 1970 1
Højby Skole
1903 1970 5,3
Højby Skole
1905 1970 10,4
Højby Skole
1903 1969 45,3
Rådhuset
1924 1978 22
KL-sager
Rådhuset
1980 2006 55,7
De godkendte budgetter og
regnskaber
Rådhuset
1970 2006 3
Socialtforvaltningen
Rådhuset
1970 2006 123
Nyby
Aldersro Plejehjem
Aldersro
1980
10
Serie 10
Nyby
Børnely Børnehave
Børnely
1956
5
Serie 11
Nyby
Højby Skole
Højby Skole
1982
1,5
Henlagt efter Odder-systemet
Selvangivelser
Børnehavens arkiv
Serie 12
Serie 13
Serie 14
Serie 15
Har I flere papirarkivalier/behov for yderligere rækker?
Ja
Nej
*PS97-2CRD-E2K6*
Opbevaring af papirarkivalier
Kommunen bedes angive, om kommunens arkivlokaler lever op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler og til sikring mod fysisk nedbrydning af arkivalier. Man kan læse mere herom i Rigsarkivets vejledning om opbevaring af papirarkivalier: Se her
17. Lever kommunens arkivlokaler op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler?
Ja
Nej
17a. Hvis kommunen ikke lever op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler: Beskriv
Der er et utæt loft på Højby Skole, hvor visse arkivalier opbevares. Vi er i gang med at
reparere loftet.
13-04-2015
Side 6 af 17
Hvis kommunen har bevaringsværdige arkivalier, der er blevet beskadiget af svamp, fugt m.v., skal kommunen beskrive, hvilke arkivalier der er tale om, og hvordan de er beskadigede.
18. Er der beskadigede bevaringsværdige arkivalier? F.eks. svamp, skadedyrsangreb, fugt, o.lign.?
Ja
Nej
18a. Hvis der er beskadigede bevaringsværdige arkivalier: beskriv?
Nogle gamle protokoller fik vand for nogle år siden. Vi har haft sendt dem til konservator.
IT-arkivalier
·
Vigtigt: læs vejledningen til disse spørgsmål grundigt inden besvarelsen.
Rigsarkivet har i bekendtgørelserne nr. 1000 af 28. september 2004 og nr. 995 af 3. august 2010 udpeget de typer af it-systemer, der indeholder bevaringsværdige data. Bekendtgørelserne med tilhørende vejledninger kan findes på Rigsarkivets hjemmeside: Se her.
Formålet med spørgsmålene er, at kommunen og Rigsarkivet får overblik over, hvilke af kommunens it-systemer, bestemt til bevaring, der skal arkiveres hos et offentligt arkiv, inden data i systemet skal slettes ifølge persondatalovens bestemmelser.
Et it-system er som oftest en database som f.eks.:
• et fagsystem eller et register med eller uden dokumenter
• en e-journal (elektronisk journal), som indeholder oplysninger om sager og dokumenter, men hvor selve dokumenterne findes på papir
• et sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system), hvor både oplysninger om sager og dokumenter samt selve dokumenterne findes i digital form.
Flere it-systemer kan indgå i en serviceorienteret arkitektur (SOA-system) eller et systemlandskab. Et it-system er dog ikke en applikation eller en hjemmeside.
Spørgsmålene drejer sig både om de systemer, som kommunen anvender efter 1. januar 2007, og om de systemer, som forgængerkommunerne annvendte før 1. januar 2007. Oplysningerne om forgængerkommunernes it-systemer findes i det regneark, som kommunen har fået sammen
med link til spørgeskemaet (NNKommune_excelark2008). Systemer indberettet ved Tilsyn 2010 fra den nuværende kommune kan ses i pdf-filen (NNkommune_Bilag1).
Vi beder jer indtaste oplysninger om alle systemer for at sikre, at alle systemer bestemt til bevaring før og efter 2007 bliver arkiveret.
Besvarelsen skal omfatte de it-systemer, som indeholder data bestemt til bevaring ifølge bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 og nr. 995 af 3. august 2010.
Bemærk, at kommunens anvendelse af fælleskommunale systemer, herunder KMD-systemer, også skal medtages i besvarelsen.
For hvert enkelt system bestemt til bevaring angives:
•
•
•
•
Kommune der har skabt systemet
Systemets navn.
Hvornår systemet er oprettet, dvs. hvornår kommunen har taget systemet i brug. Angiv så præcis oprettelsesårstal som muligt.
Sletningsfrister i henhold til anmeldelse til Datatilsynet. I anmeldelsen til Datatilsynet har kommunen angivet, hvornår der skal slettes data i systemet. Det kan f.eks. være fem år efter, at en sag er afsluttet. Kommunen skal finde ud af, hvornår dette medfører, at der første gang skal
slettes data (oplysninger) i systemet. Sletningsfristen skal altså omsættes til en konkret dato, som angives dd-mm-yyyy eller et konkret år. Hvis systemet har fået konverteret data fra flere forskellige systemer fra forgængerkommunerne, er det det år, hvor de første konverterede
data skal slettes, der skal angives.
Inden der slettes data i systemet, skal der udarbejdes en systemuafhængig arkiveringsversion, som skal afleveres til et offentligt arkiv.
•
•
•
•
Tilmeldt automatisk arkivering hos systemleverandøren.
Om der tidligere er udarbejdet en arkiveringsversion af data i systemet. Hvis der er udarbejdet en arkiveringsversion, skal det oplyses, hvilken periode arkiveringsversionen omfatter (ikke den enkelte arkiveringsversion, kun yderår)
Om der konverteret data og dokumenter fra et tidligere system ind i det nuværende system, hvilket system der er tale om, og om alt er konverteret ind.
Hvad vil kommunen gøre for at sikre, at data bliver arkiveret.
Har I behov for yderligere rækker ved de enkelte it-systemer - kontakt venligst Rigsarkivet.
*PS97-2CRD-E2K6*
Administrative systemer
I bedes udfylde skemaet med alle kommunens systemer med data bestemt til bevaring. Både nuværende kommune og fra forgængerkommunerne.
Et ESDH-system er et system, hvor både sager og dokumenter samt oplysninger herom findes i digital form.
Eksempler: eDoc, KMD Sag EDH, FICS, Acadre, Public360, SBSYS, ProFile.
19. ESDH-systemer med journalsager
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Hvilket system er der konverteret til?
13-04-2015
Side 7 af 17
Hvis ja: Er
Sletningfrist
Tilmeldt
Er der tidligere
Hvis ja, dækningsperiode (fra år til år - samlet
Er der
automatisk
udarbejdet en eller
angivelse hvis flere perioder)
konverteret ALLE data
ifølge
og
anmeldelse til
arkivering hos flere arkiveringsversioner
data og
Datatilsynet systemleverandør?
af data i systemet?
dokumenter dokumenter
til et nyt i systemet
system? konverteret
til nyt
system?
Kommune der har skabt data (Husk
systemer både fra forgængerkommuner og
nuværende kommune)
Ja
System 1
Nyby
Acadre
2007
2005
System 2
Storeby
DokAjour
1996
2001
System 3
Lilleby
Doculive
2002
2007
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Hvis data ikke er arkiveret eller komplet
konverteret: Hvad vil kommunen gøre for at
sikre, at der sker arkivering?
Nej
Nej
Acadre
2002-2006
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
En elektronisk journal er et system, hvor oplysninger om sager og dokumenter findes i digital form, mens selve sagerne og dokumenterne findes i papirform.
Eksempler på elektroniske journaler: Doculive, FICS, KMD Journal, KMD Sag.
20. Elektroniske journaler
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Sletningfrist
ifølge
anmeldelse til
Datatilsynet
Hvis ja: Er
Er der tidligere
Er der
Tilmeldt
ALLE data i
udarbejdet en eller
konverteret
automatisk
systemet
flere
data til et
arkivering hos
konverteret
arkiveringsversioner
nyt
systemleverandør?
til nyt
af data i systemet?
system?
system?
Ja
System 1
Nyby
KMD Sag Basis og Journal
2007
2012
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler på systemer: KMD Sag Basis og Journal.
13-04-2015
Side 8 af 17
21. Elektroniske sagshenvisnings- og advissystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
og
Tilmeldt
konverteret
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
dokumenter i systemet
til et nyt konverteret
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
KMD Sag Basis og Journal
2007
2012
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Systemer på økonomiområdet
Eksempler på økonomisystemer: KMD ØS. Navision, KMD Opus Økonomi, Prisme.
22. Økonomisystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
Prisme
2007
2012
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
2007-2012
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
13-04-2015
Side 9 af 17
*PS97-2CRD-E2K6*
Systemer på social- og sundhedsområdet
Et ESDH-system er et system, hvor både sager og dokumenter samt oplysninger herom findes i digital form.
Eksempler: eDoc, KMD Sag EDH, FICS, Acadre, Public360, SBSYS, ProFile.
23. ESDH-systemer med personsager
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
og
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
udarbejdet en eller
data og dokumenter
ifølge
automatisk
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Storeby
DokAjour
1998
2003
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Acadre
Kun de aktive sager blev overført
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: Extens, IDIS Dagpleje, KMD Institution
24. Daginstitutions- og børnepasningssystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
IDIS
2007
2012
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
13-04-2015
Side 10 af 17
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: CSC Vitae, Lyngsøe Omsorgssystem, KMD Care, Uniq Omsorg
25. Omsorgssystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
Uniq Omsorg
2007
2012
System 2
Storeby
Rambøll Care
2002
2007
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
2007-2014
Uniq Omsorg
Alle sager blev konverteret ind
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
I bedes udfylde skemaet med alle kommunens systemer. Både nuværende kommune og fra forgængerkommunerne.
Eksempler: Bostedsystemet, K-jour, BB Journal, DHUV, Kingo, DUBU.
26. Systemer vedr. institutioner for handicappede herunder døgninstitutioner
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
Bostedsystemet
2001
2011
System 2
Nyby
DUBU
2012
2017
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Vi har taget kontakt til leverandøren.
Vi tror det sker fra centralt hold.
System 3
System 4
System 5
13-04-2015
Side 11 af 17
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: Bostedsystemet, K-jour, BB Journal, DHUV, Kingo, DUBU.
26. Systemer vedr. social- og psykiatribehandling herunder døgninstitutioner
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
ALLE data
Er der
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
System 2
Nyby
Storeby
Kingo
2013
Accesdatabase
2004
2018
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Vi har lige indgået kontrakt med
leverandøren
Nej
Vi er i gang med at finde en leverandør,
der kan lave en arkiveringsversion - der
er tale om et egetudviklet system fra
amtets tid
2014
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: CSC Sundhed, Novax Sundhed, Avaleo Sundhed, TM Sund.
28. Systemer vedr. forebyggelse og genoptræning
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
TM Sund
2007
2012
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
2007-2010
System 2
13-04-2015
Side 12 af 17
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: Novax, TM Sund, Avaleo Sundhed.
29. Sundhedsplejesystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
Novax Sundhed
2007
2012
System 2
Storeby
TM Sund
2003
2006
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Der skal arkiveres i 2015, hvor også
forgængerkommunernes data vil indgå
Nej
Novas Sundhed
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: BB Journal, CSC Social, PCD, Bostedsystemet.
30. Systemer vedr. misbrugsbehandling
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
13-04-2015
Side 13 af 17
System 1
Nyby
PCD
1999
2009
1999-2006
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Systemer på miljø- og teknikområdet
Eksempler: KMD Structura Byggesag, GeoEnviron, ProFile Byggesag, FilArkiv.
31. ESDH-systemer med byggesager
Kommune der har skabt data (Husk systemer
både fra forgængerkommuner og nuværende
kommune)
Systemnavn
Er der tidligere
Tilmeldt automatisk udarbejdet en eller
Oprettelsesår
arkivering hos
flere
systemleverandør? arkiveringsversioner af
data i systemet?
Ja
System 1
Nyby
KMD Structura Byggesag
2007
Ja
Nej
Ja
Nej
Er der
Hvis ja: Er
konverteret ALLE data og
data og
dokumenter i
dokumenter
systemet
til et nyt
konverteret til
system?
nyt system?
Ja
Nej
Ja
konverteret: Hvad vil kommunen gøre for at sikre,
at der sker arkivering?
Nej
Nej
KMD er i gang med arkiveringen
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: KMD Structura Miljø, GeoEnviron.
32. ESDH-systemer med sager vedr. miljøgodkendelser og miljøtilsyn
Kommune der har skabt data (Husk systemer
både fra forgængerkommuner og nuværende
kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår Tilmeldt automatisk
arkivering hos
systemleverandør?
Er der tidligere
udarbejdet en eller
flere
Er der
konverteret
data og
dokumenter
Hvis ja: Er
ALLE data og
dokumenter i
systemet
konverteret: Hvad vil kommunen gøre for at sikre,
at der sker arkivering?
13-04-2015
Side 14 af 17
arkiveringsversioner af
data i systemet?
Ja
System 1
Nyby
GeoEnviron
Ja
2009
Nej
Ja
til et nyt
system?
Nej
Ja
Nej
konverteret til
nyt system?
Ja
Nej
Nej
Vi har lige indgået kontrakt
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Systemer på undervisningsområdet
Eksempler: Tabulex Tea, KMD Elev.
33. Elevadministrationssystemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
KMD Elev
2003
2008
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
2003-2011
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: PacerData.
13-04-2015
Side 15 af 17
34. Systemer vedr. specialundervisning
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
Er der
ALLE data
Er der tidligere
Sletningfrist
og
Tilmeldt
konverteret
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Storeby
PacerData
2004
2014
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Acadre
Indgår i arkiveringen af Acadre
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
Eksempler: WinPPR, Kingo.
35. PPR-systemer
nuværende kommune)
Systemnavn
Oprettelsesår
Hvis ja: Er
ALLE data
Er der
Er der tidligere
Sletningfrist
Tilmeldt
konverteret
og
udarbejdet en eller
ifølge
automatisk
data og dokumenter
flere
anmeldelse til
arkivering hos
af data i systemet?
system?
til nyt
system?
Ja
System 1
Nyby
WinPPR
2007
Ja
Nej
Ja
Nej
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Leverandøren laver arkiveringsrunde i
2016
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
System
10
*PS97-2CRD-E2K6*
13-04-2015
Side 16 af 17
Væsentlige nye systemer, som bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse
Kommunen kan have taget væsentlige, nye systemer i brug siden sidste tilsyn i 2011, og som ikke er oplistet i de foregående spørgsmål.
Kommunen har derfor mulighed for i spørgsmål 35 at nævne væsentlige, nye systemer, som bør inddrages i arbejdet med revision af de kommunale bevarings- og kassationsbestemmelser.
36. Har I systemer, som I mener bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse, og som ikke indgår i tidligere spørgsmål?
Systemtype
System 1
Forvaltningsområde
Byggeprojektstyringssytem
Systemnavn
Teknikområdet
iBinder
Beskriv
Indeholder alt materiale om opførelsen af
kommunens bygninger og ejendomme,
korrespondance, tegninger m.v.
Hvorfor er systemet bevaringsværdigt?
Der er tale om væsentligt materiale til
dokumentation af kommunen som bygherre, og
materialet findes ikke i kommunens ESDHsystem
System 2
System 3
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
Systen 10
*PS97-2CRD-E2K6*
Samlinger af sags- eller behandlingsrelevante data, AV-medier, fotosamlinger, dokumenter o.lign. bestemt til bevaring på fagområderne, som kun ligger på fællesdrev, intranet mv. (dvs. IKKE i it-systemerne)
Kommunen skal her registrere de samlinger af data og dokumenter, som kommunen har liggende på fællesdrev eller intranet o.lign., og som ikke er lagret i et it-system. Kommunen skal altså ikke indberette, hvis dokumenterne også er journaliseret i et ESDH- eller fagsystem.
En samling kan f.eks. være en projektgruppes materiale, som er gemt på et fællesdrev, for at alle medlemmer har haft adgang til de relevante oplysninger. Det kan også være mødereferater fra kommunens HSU eller arbejdsgruppen om kommunens nye kommunikationspolitik, som kun
findes på intranettet.
Eksempler: byrådsmøder optaget på video, fotosamling i teknisk forvaltning
37. Brug af fællesdrev, intranet mv.
Navn på samlingen af data og dokumenter
Startår
Indeholder samlingen dokumenter?
Ja
System 1
Direktionsreferater
2007
Nej
Hvor mange gigabyte fylder data/dokumenter i samlingen?
Indhold (population)
Hvor ligger samlingen (angiv f.eks. fællesdrev, intranet eller lagringsenhed)
Ved ikke
34
Alle direktionsreferater med bilag siden 2007
På fællesdrevet
Sharepointløsning
På server i teknisk forvaltning
System 2
Organisationsprojektet
2013
23,3
Projektet om kommunens nye organisation i
2013
System 3
Fotos
1998
154
Kommunen fotograferede i 1998 alle
kommunens bygninger
System 4
System 5
System 6
System 7
System 8
System 9
Systen 10
13-04-2015
Side 17 af 17
*PS97-2CRD-E2K6*
Forskningsdata
Mange kommuner udfører forskning. Det kan enten være grundforskning, anvendt forskning eller udviklingsarbejde. Hos kommunerne foregår megen forskning på social- og sundhedsområdet. Det kan f.eks. være forskningsprojekter om børns trivsel, om helhedsorienteret
rehabiliteringsindsats eller om ældres kostvaner.
I spørgsmål 38 skal kommunen svare på, om kommunen opbevarer data fra forskningsprojekter.
I spørgsmål 39 skal der svares på, om der findes centrale forskningsenheder i kommunen eller på tværs af kommunerne, dvs. om kommunen indgår i en forskningsenhed sammen med andre kommuner.
38. Hvilke institutioner har generelt forskningsdata i varetægt?
Kommunens center for børnesundhedsforskning
og vores sundhedsforvaltning
39. Findes der centrale fælles institutioner med forskningsdata i kommunen eller på tværs af kommuner?
Ja
Nej
Ved ikke
39a. Hvis ja: Hvilke?
Vores center for børnesundhed er også ejet af
vores nabokommune Sønderby. Desuden indgår
vi i et samarbejde med Aalborg
Universitetshospital om ældres kostvaner.
*PS97-2CRD-E2K6*
Du har nu været igennem spørgeskemaundersøgelsen. Tak, fordi du besvarede spørgsmålene.
Vi beder dig tjekke, om du har fået besvaret alle spørgsmål. Til og med d. 22. maj 2015 er der mulighed for at gå ind i skemaet og rette i oplysningerne.
Vi vender tilbage, når vi i løbet af sommeren 2015 har behandlet kommunens besvarelse.
13-04-2015

Eksempel på udfyldt spørgeskema

Transcription

Similar documents

ACCESS spørgeskema Patientens CPR

CV for Gitte Kjul

Hent her

Absorption af stråling. Formålet med forsøget er at undersøge

UGE 28 - 2014

deJbJerGlUnd eFtersKOle