Hent her

Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
Public 360° er en unik standardløsning til sagsbehandling, dokumenthåndtering og arkivering
til offentlig forvaltning, bygget på Microsoft
SharePoint og Office. Public 360° danner grundlag for en effektiv, digital og åben forvaltning,
enkelt samarbejde og god borgerdialog.
Public 360° er en komplet FESD-godkendt sags- og
arkivløsning som sikrer at lovpålagte krav til journalisering og
arkivering opfyldes, samtidig med at den gennem sin
brugervenlighed forenkler den generelle dokumenthåndtering i virksomheden.
Public 360° effektiviserer sagsbehandling gennem gode
arbejds- og sagsfunktioner, elektroniske sagsmapper og
nye funktioner for samarbejde, som er tilgængelige gennem
løsningens Microsoft SharePoint og Office platform.
Public 360° er med sin tekniske arkitektur en god platform
som kan fungere som et ”Records Management Center” til
andre fagsystemer eller til at bygge en fagspecifik
sagsbehandlingsløsning.
Hvad får du i standardløsningen?
I den færdigkonfigurerede standardløsning Public 360°
medfølger altid:
•
En sags-og arkivløsning som møder selv de strengeste
krav fra Statens Arkiver.
•
Generelle arkiv- og dokumenthåndteringsfunktioner for
andre typer af ikke journalpligtige dokumenter.
•
Rettigheder til at konfigurere og udvide løsningen i
henhold til virksomhedens behov med det værktøj som
produktet stiller til rådighed.
Public 360° giver ledere nem adgang til rapporter, statistik,
relevante sagsdetaljer og historik, noget som også gør
løsningen til et vigtigt ledelsesværktøj. Samtidig understøtter
Public 360° målene om en åben og borgerorienteret
forvaltning
gennem
internetbaserede
tjenester
til
modtagelse af elektroniske skemaer og henvendelser,
anmodninger om aktindsigt, publicering af sager og
dokumenter etc.
Løsningen er prekonfigureret og bliver færdiginstalleret klar
til brug til alle roller, uanset om det er arkivarer,
sagsbehandlere, ledere eller andre. Konfigureringen er
baseret på krav og anbefalinger fra FESD-standard samt
Software Innovations mangeårige erfaring med arbejde
indenfor den statslige sektor.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
Journal- og arkivhåndtering:
•
Værktøj til administration af arkiv og
klassifikationsstrukturer
Public 360° er bygget på "360° platformen" og
følgende standardkomponenter og moduler indgår
altid:
•
"360°-modellen": Al generel funktionalitet i 360° til
•
Standardrapporter og restancekontrol
håndtering af kontrakter, sager, projekter, dokumenter
•
Funktioner til sikker udførelse af kassation
og aktiviteter - inklusiv rettigheder til at kunne modellere
•
Log ind på sags, dokument-og filniveau
•
Værktøjer til aflevering og deponering
og konfigurere datamodeller, relationer og
skærmbilleder.
•
Microsoft SharePoint 2010 og 2013: Al funktionalitet,
webparts og alle funktioner som leveres af Microsoft
Sagsbehandling og ledelse:
•
Rollebaseret skræddersyet skrivebord
•
Opgavelister, fristopfølgning og mulighed for varsling på
kan benyttes i 360° standardløsning.
•
Microsoft Outlook Integration: Add-in til Outlook til
arkivering af e-mail med automatisk udtræk af
e-mails
metadata og bilag, arkivering af aftaler, drag & drop
arkivering af e-mails, overføring af kontakter til lokal
•
Workflow til kommentering og godkendelser
•
Integreret dokumentproduktion og - arkivering
•
Automatisk versionshåndtering af filer
Outlook som klient. Brugeren vil ikke behøve at gå ind i
•
Samarbejdsrum i SharePoint
den fulde 360° webklient for at udføre grundlæggende
•
LYNC og Outlook integration
Løsningen omfatter også funktionalitet til håndtering af ikke
journal pligtige dokumenter. Her kan alle typer dokumenter
lagres og genfindes, og du har avancerede funktioner til
revisionsstyring og - udgivelse, som kan bruges til
håndtering af styrende dokumenter, præsentationsmateriale, rundskriv eller anden information, som man vil
dele på en kontrolleret måde. Alle dokumenterne kan
knyttes til de virtuelle mapper som Public 360° tilbyder til
strukturering af både sagsarkiv og dokumentcontainer
(sagsmapper, kontaktmapper, project-mapper mm.).
Selv om Public 360° leveres med en "best practice"
konfigurering, har du ydermere en række muligheder for at
konfigurere og videreudvikle løsningen, også på egen hånd.
Der kan blandt andet defineres nye skriveborde,
favoritsøgninger og rapporter. SharePoint webparts
resultatliste, nye metadata, sagstyper, sagsskabeloner,
workflow og "look and feel"-tema. Dette gør, at løsningen
kan tilpasses virksomhedens specifikke behov. Alt sammen
uden programmering.
adressebog og integreret afsending af e-mails fra 360°
webklient eller Outlook. Løsningen muliggør også
opgaver, såsom at oprette et svar på et modtaget
dokument, godkende og afsende dokumenter, oprette
nye dokumenter eller udføre workflow task
management.
•
Microsoft Office integration: Add-in til Word, Excel og
PowerPoint som understøtter lagring af dokumenter i
360°, lagring som bilag, brug af standardtekster og
adgang til arbejdslister samt søgning i 360°. Office
integrationen inkluderer også funktionalitet til fletning af
metadata til dokumentskabeloner.
•
Microsoft Office skabelondesigner: Add-in som
benyttes for at etablere koblinger mellem metadata i
360° og felter/content controls i Word-skabeloner.
Dokumentproduktion understøtter også opdatering af
felter i 360° fra "content controls" til metadata i 360°.
Husk at du i Public 360° også har adgang til alle
standardfunktioner i SharePoint. Public 360° er en del af
SharePoint - og SharePoint en del af Public 360°.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
•
Workflow værktøj: Indbygget funktionalitet og
SharePoint sites via Business Connectivity Services
teknologi til at styre og automatisere dokument- og
som eksterne lister, som BCS webparts eller til
sagsbehandlingsprocesser. Her inkluderes færdige
søgning. Dokumenter og eksempelkode medfølger.
workflows til kommentering, godkendelser, og
afsending af dokumenter, og muligheder for at definere
checklister og Lean driftsplaner.
•
Webparts som selvstændige enheder: Standard
360° webdeling kan genbruges på andre SharePoint
sites ved at installere "360° BIF stand-alone" rammeværket. Dokumentation og installationsprogram
medfølger.
•
Web Services: Gennem 360° Web Services er det
muligt at benytte sig af alle Windows Communication
Foundation (WCF) baserede web services som 360°
tilbyder. Al forretningslogik i 360° eksponeres som web
services. Dette gør det muligt at både læse samt skrive
Muligheder for tilvalg
I Public 360° findes der en række tilvalgsmoduler til
forskellige formål: a) "best-practice" opsætning, b)
integrationskomponenter og c) forskellige løsninger til
data/dokument/skjemafangst. Du kan frit vælge fra denne
menu af moduler uafhængig af brancheløsningen. Nye
moduler vil komme til efterhånden som produktet
videreudvikles.
Du kan vælge fra denne menu af moduler uanset hvilken
virksomhedsapplikation, du bruger. Nye moduler vil komme
til efterhånden, som produktet bliver udviklet yderligere.
Tillægsmoduler som sædvanligvis vælges af Public
360° kunder er:
•
effektiviseres distributionen af dokumenter. Ved færdig-
data og dokumenter. På toppen af disse "lavniveau"-
gørelse af et dokument distribueres filer direkte til
tjenester kan der etableres "højniveau"-tjenester
modtagere via forskellige kanaler. 360° Forsendelse
("strongly-typed") efter behov. Dokumentation og
leveres med distributionskanal til e-mails og "send til
eksempler er tilgængelige.
•
printer". Nye adaptere til distribution kan tilpasse den
Formatkonvertering: Et serverprogram som
automatisk konverterer Office-dokumenter til PDF-/Aformat og lagrer de ny formatvarianter i 360°.
enkelte virksomhed.
•
dokumenter på internettet, således at informationen er
serveren eller kan initieres fra 360° webgrænsefladen.
•
360° Offentlig journal: Løsning til publicering af
offentlige journaler, postliste og tilhørende offentlige
Konvertering kan køres som en planlagt opgave på
•
360° Forsendelse: Med dette modul automatiseres og
søgbar og tilgængelig for borgerne. Løsningen giver
Administrator: Værktøj til at administrere 360°,
også mulighed for bestilling af aktindsigt i sager, som
heriblandt kan brugerprofiler, adgangsmatricer,
ikke er publiceret. Modulet har en brugergrænseflade,
kodetabeller og "settings" mm. opdateres. Værktøj til
som også er tilpasset tablets og mobile enheder og
administration af metadata og teknisk konfigurering af
nemt kan integreres i virksomhedens egen internet-
løsningen er også tilgængelig.
portal.
SharePoint Records Management Web Services:
•
360° OpenGov Cases: En cloud baseret
Standardunderstøttelsen til SharePoint Records
publiceringsløsning til offentlig adgang til information
Repository API Web Services gør det muligt at arkivere
vedrørende fremgang i sager samt dokumenter og filer
filer fra SharePoint dokumentbibliotek til 360° med
fra en internetside.
automatisk overførsel af metadata. Kan konfigureres
med standard SharePoint funktioner, og
dokumentation samt eksempler medfølger.
•
SharePoint BCS web services: Standard services
designet for at gøre 360° tilgængelig på andre i
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
•
•
360° OpenGov Meetings: En webapplikation der er i
kan arbejde digitalt og papirløst med sags-
cloud'en som tillader automatisering af den online
forberedelser, oprette kommentarer, navigere mellem
publicering af dokumenter, såsom dagsordener. Du
sager etc. Løsningen giver adgang til al sags-
kan også publicere information om bestyrelser,
information, mens brugeren er på farten, og sager samt
medlemmer, møder og sagsfremgang online ved hjælp
dokumenter kan deles og distribueres elektronisk.
af 360° Møde- og udvalgshåndtering.
iPad-applikationen til Papirløs møder er tilgængelig i
specielt udviklet til virksomheder, hvor en væsentlig del
•
360° Virksomhedssøgning: Løsningen tilgængeliggør
af beslutningsprocesserne foregår i formelle møder i
web services, som eksterne søgemotorer kan benytte
bestyrelser, råd og udvalg. Sager kan forberedes og
til "crawling" af 360° metadata og dokumenter, for
sættes på sagskort med dokumenter og bilag, samt
derefter at gøre informationen søgbar sammen med
møder kan planlægges, og indkaldelser genereres,
andre informationskilder i en fælles virksomheds-
protokoller produceres, og der kan følges op på
søgning. Der tilbydes også web services til "trimming"
beslutninger. Information om medlemmer og anden
af søgeresultatet i forhold til adgangskontrol og
information om udvalgene kan administreres. Modulet
derudover en service for "Federated søgning". Det vil
til Papirløse Møder er tæt knyttet til modulet til Møde-
sige, at 360°s interne søgemaskine benyttes direkte.
og Udvalgsbehandling.
•
AppStore under navnet "eMeetings".
360° Møde- og udvalgshåndtering: Løsningen er
•
360° PDF-signering: Et modul som gør det muligt at
360° Klientscanning: Applikationer til scanning og
påføre en digital signatur og/eller et "stempel" til PDF-
optical character recognition (OCR), der kan bruges
filer. Ved at påføre en digital signatur vil du for eftertiden
direkte gennem 360°s online interface. Applikationen
kunne verificere, hvem der har udgivet dokumentet,
består af klientscanning og batchscanning. Klient-
samt at det ikke er blevet ændret, siden signaturen blev
scanning er velegnet for virksomheder, hvor rutinerne
påført. Den digitale signatur kan være et PKI-baseret
er indrettet således, at brugeren anvender en desktop
standard virksomhedscertifikat.
scanner og/eller ønsker at scanne dokumentet sådan,
at det på samme tid registreres og arkiveres. Batchscanning er velegnet, når rutinerne er indrettet således,
at brugeren først registrerer dokumenterne, genererer
skilleark og derefter automatisk scanner og importerer
hele bunker af dokumenter på en fælles scanningsstation.
•
360° Styrende dokumenter: Med modulet til styrende
dokumenter kan rutiner, procedurer, skemaer,
håndbøger og andre styringsdokumenter struktureres
og vedligeholdes. Sporbarheden sikres gennem
revisionshåndtering, og kontrol sikres gennem
godkendelsesrutiner. Ansvar for vedligeholdelse og
ændringer kan fordeles til afdelinger og personer. Brug
Andre valgmuligheder:
af "Fejldokument" hindres via "dynamiske links " til den
•
360° File Viewer: Et tillægsmodul som gør, at du kan
nyeste version automatisk bliver opdateret fra den
læse filer direkte i 360° webklient uden at åbne andre
intranetside eller processkort, hvor dokumenter er
applikationer. 360° File Viewer støtter over 300
refereret. Funktionalitet for på forhånd defineret
forskellige filformater og kræver ingen installation på
distribution af nye revisioner kan også blive brugt til at
klient-PC'er.
strømline distribution samtidig med, at der bliver skabt
•
360° Papirløse Møder: Med 360° Papirløse Møder får
brugeren adgang til dagsordener samt møde- og
sagspapirer direkte fra iPad eller tablet PC. Brugeren
et overblik over, hvilke dokumenter der bliver
distribueret til hvem, og om modtagerne har læst
dokumenterne.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
•
360° Kontrakthåndtering: Med dette modul kan
•
virksomheden etablere et fælles kontraktarkiv og
opsætning med web services og Windows server-
processer til opfølgning og ændringshåndtering.
program, som for eksempel kan benyttes til import af
Løsningen giver alle medarbejdere hurtig adgang til alle
elektroniske skemaer, til arkivering af dokumenter fra
gældende kontrakter og et overblik over for eksempel
fagsystemer, eller til at oprette nye sager i 360°.
udløbsperioder, kontraktsparter, internt ansvarlige,
Importcenteret er meget fleksibelt og understøtter
historik og tidligere revisioner. Løsningen understøtter
sager, dokumenter og kontaktdata i en og samme
også processer ved forhandling, fornyelse og
transaktion.
ændringer. Al information kan adgangstyres.
Funktionalitet for på forhånd defineret distribution af
•
samarbejdsrum, som er knyttet til en sag eller et projekt
distribution samtidig med, at der bliver skabt et overblik
i 360°. Information om sagen/projektet, status og
over, hvilke dokumenter der bliver distribueret til hvem,
tilhørende dokumenter kan præsenteres i arbejdslister.
og om modtagerne har læst dokumenterne.
dokumenter, gør at interne og eksterne projekt-
databaser fra DocuLive og lignende systemer gøres
deltagere eller interessenter kan læse og dele
søgbare i 360° uden konvertering. Sager og
information samt samarbejde om dokumenter før disse
dokumenter kan genfindes, og information samt
lagres i 360°s egentlige struktur.
SharePoint.
•
360° Sikret zone: Mange virksomheder håndterer
personfølsomme sager og dokumenter, hvor det er
360° Aktindsigt: 360° Aktindsigt er et modul, som gør
påkrævet, at disse kun må lagres og behandles i en
det nemt for virksomheden at registrere og behandle
"Sikret zone", hvor der ikke er adgang til hverken
de anmodninger om agtindsigt i dokumenter, der
internet eller e-mail systemer. "Sikret zone" er en
modtages. Modulet hjælper dig med at følge op på
løsning, som gør det muligt at opfylde disse krav uden
agtindsigt indenfor fristerne, og gør det samtidig enkelt
at det skal være nødvendigt at håndtere
at ekspedere filer til modtagere efterhånden som
personfølsomme dokumenter i et separat
aktindsigten bevilliges. Modulet leveres med relevante
sags/dokumentsystem. Teknisk opsætning,
rapporter og understøtter automatisk import af
adgangskontrol og sporbarhed gør dette muligt.
agtindsigt.
•
Dette, sammen med centrale funktioner for lagring af
360° Historisk søgning: Med dette modul kan gamle
fuldtekstdokumenter præsenteres i 360° webklient i
•
360° Samarbejdsrum: 360° Samarbejdsrum gør det
muligt for brugerne at oprette et SharePoint
nye revisioner kan også blive brugt til at strømline
•
Importcenter: 360° Importcenter er en konfigurierbar
•
360° Integrationer: Integrationsmulighederne er
360° Læseadgang fra portal: Med 360° Læseadgang
uendelige med 360°. Nogle eksempler inkluderer: 360°
fra portal kan virksomheden publicere information
Microsoft Dynamics CRM Integration, 360° SAP
lagret i 360°, således at denne er tilgængelig for alle
Integration og IFS Integration. Integrationer med andre
inklusiv kontakter, som ikke har adgang til 360°.
systemer kan blive oprettet hvis det er nødvendigt.
Modulet er baseret på publicering af
forhåndsdefinerede lister i 360°, sådan at processen
med tilgængeliggørelse af information forenkles, og
man sikrer, at det altid er den nyeste version af filen der
publiceres.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Public 360°
En standardløsning til sags- og dokumenthåndtering til den
•
360° Borger web services: 360° Borger web services
er et sæt med sikre web services, som kan benyttes
for, at kunden selv kan se status og detaljer om sine
Fordele med Public 360°:
•
del af 360° - en unik integreret totalløsning for
sager i en ekstranetløsning. Verifikation kan for
Enterprise Content Management (ECM).
eksempel ske vi eID eller BankID. Web services er
konfigurierbare og og tilbyder information om for
•
arkivering, sagsbehandling og samarbejde i den
360° eMeetings: 360° eMeetings er iPad-
offentlige sektor.
applikationen til 360° Papirløse Møder. Med 360°
eMeetings kan sagskort og mødedokumenter
•
Er en "best practice" brancheløsning baseret på
distribueres elektronisk til alle mødedeltagere på en
mere end 25 års samarbejde med offentlige
effektiv og miljørigtig måde. Ved at dokumenterne
virksomheder og som understøtter behovene i en
struktureres får brugeren et enkelt overblik over- og
moderne og fremtidssikret offentlig forvaltning.
navigation i sagspapirerne. Al tekst er søgbar og egne
•
Er en fleksibel løsning som dækker et bredt
spekter af behov indenfor dokumenthåndtering,
eksempel sagsstatus, dokumenter og sagsadgang.
•
Er en del af SharePoint, samtidig er SharePoint en
•
Sørger for en sikker informationshåndtering og én
notater bliver sikkerhedskopieret.
fælles virksomhedshukommelse - i henhold til
360° eWorker: Applikationen 360° eWorker er en
vigtige krav og standarder.
mobil klient til 360°. Med denne applikation kan du
•
Er en fleksibel platform for effektivisering af
læse dokumenter og udføre opgaver tilknyttet
virksomhedsprocesser med arkitektur for åben og
sagsbehandlingen og dokumenthåndtering direkte fra
enkel integration med andre systemer.
iPad. 360° eWorker har en brugervenlig grænseflade
designet til at forenkle arbejdet, øge effektiviteten og
•
Er en prekonfigureret brancheløsning bygget på
standard Microsoft teknologi, og sikrer derfor en
skabe en mere mobil arbejdshverdag.
hurtig implementering og lavere
driftsomkostninger.
•
Har en effektive og enkle brugergrænseflader
tilpasset brugernes roller, arbejdsopgaver og
processer.
•
Anvendes direkte i kendte brugergrænseflader
som Microsoft Outlook, Office og SharePoint.
•
Skaber effektiv sagsbehandling med enkle
procesværktøjer.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk