Vejledning til udfyldelse af ledelseserklæring samt revisorerklæring

Vejledning til udfyldelse af ledelseserklæring samt revisorerklæring ved indberetning af aktivitet for fuldtids- og enkeltfagsuddannelser
I henhold til Lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.,
skal institutioner, som foretager elektronisk aktivitetsindberetning og efterfølgende modtager tilskud på
baggrund heraf, bekræfte den indberettede aktivitet.
Institutionen og revisor kan først foretage tilskudskontrol, når den indberettede aktivitet er beregnet og
tilskudsbrevet efterfølgende er tilgængeligt på brevportalen samt tilskuddet er tilgængeligt på institutionens konto.
Økonomisk-Administrativt Center har udarbejdet en ledelseserklæring med tilhørende revisorerklæring,
som er tilgængelig på ministeriets hjemmeside.
Ledelseserklæringen skal udfyldes og attesteres af institutionens leder, og den tilhørende revisorerklæring skal attesteres af institutionens revisor. Såfremt ledelseserklæringen omfatter flere sider, skal hver
side attesteres af institutionens leder. Dog kan der nøjes med én revisorerklæring gældende for den
samlede ledelseserklæring, såfremt udbetalingen har fundet sted i samme periode.
Vær opmærksom på, at alle supplerende indberetninger, der er indberettet i løbet af den givne indberetningsperiode, også er omfattet af tilskudskontrollen, og derfor skal medtages på én og samme ledelsesog revisorerklæring.
Ledelses- og revisorerklæringen skal anvendes i den fremsendte form. Der må således ikke ændres i
opsætningen eller ske kopiering over på f.eks. revisors brevpapir.
Såfremt revisor tager forbehold eller har behov for at afgive supplerende oplysninger til sin erklæring,
skal dette fremgå af afsnittene Forbehold og Supplerende oplysninger.
Det skal understreges, at formalia skal overholdes. Ledelses- revisorerklæringer, der ikke er korrekt udfyldt, vil som hovedregel blive annulleret.
Den attesterede ledelseserklæring og tilhørende revisorerklæring bedes fremsendt til Økonomisk-Administrativt Center
Eventuelle spørgsmål kan rettes til undertegnede.
Nadia Grønvig Sørensen
Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet
Økonomisk-Administrativt Center
Direkte tlf.: 3392 5265
E-mail: [email protected]
Sagsnr. 037.43J.271
ØAC – juli 2015
Side 2 af 3
Vejledning til ledelseserklæringen
Punkt 1. Kvartal og finansår:
Her angives kvartal for den indberetningsperiode, ledelseserklæringen vedrører.
Punkt 2. Institutionens navn:
Her angives institutionens navn.
Punkt 3. Institutionsnummer:
Her angives institutionens 6-cifrede institutionsnummer. Det er institutionsnummeret for den juridiske
enhed, som skal angives.
Punkt 4. Kontaktperson:
Her angives den person, der har det praktiske kendskab til de indberettede oplysninger, samt vedkommendes telefonnummer og e-mail-adresse.
Punkt 5. Udvekslingstype:
Her angives aktivitetens udvekslingstype: GFU (fuldtid) eller GEN (enkeltfag)
Punkt 6. Kategori:
For hver af de indberetninger, som er indberettet i løbet af perioden, skal der i dette felt angives om
indberetningen er total eller supplerende.
Den første indberetning for en indberetningsperiode er altid en total-indberetning. Efterfølgende indberetninger til samme indberetningsperiode er supplerende.
Ledelseserklæringen kan godt indeholde supplerende indberetninger fra tidligere indberetningsperioder.
Eksempelvis kan ledelseserklæringen indeholde en total-indberetning, som vedrører den netop afviklede indberetningsperiode og 2 supplerende indberetninger fra tidligere indberetningsperioder.
Punkt 7. Antal rækker:
Under dette punkt skal antallet af rækker til hver enkelt indberetning angives.
Punkt 8. AfsendelsesID/Bilagsnummer:
Under dette punkt angives nummeret for den enkelte indberetning. Institutioner, der anvender
LUDUS, skal under dette punkt angive indberetningens ”Bilagsnummer”. Institutioner, der anvender
LECTIO, skal under dette punkt angive indberetningens ”AfsendelsesID”.
Punkt 9. Supplerende indberetning såfremt tilskudskontrollen giver anledning hertil:
Feltet udfyldes, hvis institutionens egne registreringer eller revisors kontrol giver anledning til supplerende indberetninger. Supplerende indberetninger indsendes og medtages ved næstkommende periodes
tilskudskontrol.
Punkt 10. Institutionslederens underskrift:
Ledelseserklæringen skal underskrives af den institutionsansvarlige leder. Underskriften kan ske af en
medarbejder, der af institutionens ledelse i henhold til institutionens interne regnskabsinstruks er delegeret kompetence til at underskrive på ledelsens vegne. Der skal i så fald foreligge underskriftblad på
institutionen for de underskriftsberettigede. Der må ikke anvendes underskriftsstempel. Underskriften
skal være egenhændig og med blå skrift.
Sagsnr. 037.43J.271
ØAC – juli 2015
Side 3 af 3
Vejledning til revisorerklæringen
Revisorerklæringen gælder for selvejende institutioner, der er godkendt til at udbyde almengymnasiale
uddannelser og almene voksenuddannelser. Revisorerklæringen skal fremsendes til ØkonomiskAdministrativt Center og dateres, underskrives og evt. stemples af institutionens revisor.
I henhold til bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved
institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. skal revisor attestere de
indberetninger, hvor Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har krævet særskilt revisorerklæring.
Revisor skal kontrollere, at institutionens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er korrekte og
i den forbindelse kontrollere, at institutionens registrering af antallet af årselever er i overensstemmelse
med bekendtgørelse nr. 730 af 29. juni 2012 om tilskud m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse (AGV-tilskudsbekendtgørelsen).
Revisorerklæringen indsendes til Økonomisk-Administrativt Center efter de frister, som er angivet i
AGV-instruksen.
Obligatoriske oplysninger
Revisorerklæringens første afsnit indeholder fire fletter, som skal udfyldes.
I første linje anføres institutionens nr., i anden linje anføres institutionens navn, i tredje linje anføres
kvartal for indberetningsperioden og i fjerde linje anføres datoen for institutions leders underskrift af
ledelseserklæringen.
Såfremt revisor tager forbehold, eller har behov for at afgive supplerende oplysninger til erklæringen,
skal dette fremgå af de respektive underpunkter vedrørende Forbehold og Supplerende oplysninger. Det er
meget vigtigt at skelne mellem Forbehold og Supplerende oplysninger.
OBS: Hvis revisor tager et forbehold på revisorerklæringen, betyder det at tilskudskontrollen ikke er afsluttet. Skolen og revisor skal derved følge op og løse problemet, således at forbeholdet kan trækkes tilbage ved næstkommende periodes tilskudskontrol. Det er vigtigt at understrege, at et forbehold ikke er
trukket tilbage før revisor skriftligt trækker forbehold fra det givne kvartal tilbage.
På linjen ”By og dato” angives stedet for underskriften, samt dato for denne.
Revisorerklæringen må ikke være underskrevet tidligere end datoen for attesteringen af ledelseserklæringen.
På linjen ”Revisionsselskab” anføres revisionsselskabs navn med blokbogstaver.
På linjen ”Revisors navn” anføres revisors navn med blokbogstaver.
På linjen ” Underskrift og stempel” skal firmaets evt. stempel påføres og underskrives med revisors
egenhændige underskrift og med blå skrift.
Det skal understreges, at formalia skal overholdes. Revisorerklæringer, der ikke er korrekt udfyldt, vil
som hovedregel blive annulleret.
Sagsnr. 037.43J.271
ØAC – juli 2015
Side 4 af 3