Projektplan til brug for dannelsen af Østjyllands Brandvæsen

Projektplan til brug for dannelsen af Østjyllands Brandvæsen
Opgave
Myndighedssamarbejde
Bemærkninger
Planlægning af miniworkshop mellem kommunernes
byggesagsafdelinger og Østjyllands Brandvæsen
Ansvarlig
Ledelsen i ØB
Kontrakter og aftaler
Forventningsafstemning og aftaler om arbejdsgange
Overblik
JL
IT
Kortlægning og valg af systemer
PJ
Deadline
Oktober
2015
Januar 2016
Afklaring af juridiske, økonomiske og tekniske muligheder
Bestyrelsen
Datahåndteringsaftale med hjemkommunerne
Udpegning af medlemmer
LH
November
2015
LH
September/
oktober
2015
Ultimo 2015
Valg af medarbejderobservatører (2 personer)
Valg af observatør for De Frivillige (1 person)
Udarbejdelse af forslag til forretningsorden
Organisering af Østjyllands Brandvæsen
Udarbejdelse af strategi for 2016 – 2017
Beskrivelse af ledelsesstruktur og organisationsdiagram
Forsikringer
Procesplan for sammenflytning
Udbud (håndteres af forsikringsmægler)
Godkendes af
Styregruppen
Forsikringspolitik (godkendes af Styregruppen)
Aftale mellem hjemkommunerne og Østjyllands Brandvæsen om afholdelse af udgifter til skader
1
Vedtægter
Økonomi
Godkendes i Statsforvaltningen (ansøgning er sendt via
Horten).
Endeligt godkendte vedtægter underskrives af borgmestre
og rådmand
Aftale om regnskabshjælp og revision (intern og ekstern)
LH/Horten
Ultimo 2015
Økonomigruppen (Randi)
Ultimo 2015
Udarbejdelse af budget- og regnskabsmodel
Registrering i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Udarbejdelse af åbningsbalance og revisionspåtegning (eftersendes til Statsforvaltningen via Horten)
Aftale om værtskommuneopgaven – herunder eventuel løsning af administrationsopgaver
HR
Udarbejdelse af præcise kvartalsvise bidragssatser til
hjemkommunerne
Indgåelse af aftale og prisfastsættelse af administrative
opgaver mellem Aarhus Kommune og Østjyllands Brandvæsen
LH/relevante
medarbejdere
Samskrivning/udarbejdelse af politikker
senest 3 uger efter nytår)
HR i Aarhus
Kommune/LH
MEDudvalg for Østjyllands Brandvæsen
Håndtering og overførsel af personalemapper
MEDaftale i samarbejde med de faglige organisationer
LH/KSO
Primo 2016
OvergangsMEDudvalg
Valg til MEDudvalg
Valg af medlemmer fra Odder, Skanderborg og Aarhus
Beredskabscheferne i
Skanderborg,
Odder og
Aarhus
LH/KSO
September
2015
Arbejdsmiljøorganisation
Aftale om oprettelse og opgaver i OvergangsMED vedtages
af de eksisterende MEDudvalg i Odder, Skanderborg og
Aarhus
Valg af medlemmer og oprettelse ny Arbejdsmiljøorganisation
Primo 2016
2
Visuel identitet
Udarbejdelse af kommissorium og forslag
Direktør for Østjyllands Brandvæsen
Valg af ny identitet (Styregruppen)
Vedtagelse af direktørinstruks (Bestyrelsen og Styregruppen)
Risikobaseret Dimensionering
Beredskabsplanlægning
Feriefond
Barselsfond
Ugeplan m.v. for arbejdet på Rådhuset
Udarbejdelse af udkast til proces og målsætninger (godkendes i Bestyrelsen og Styregruppen)
Præsentation af strategi for kommunernes beredskabsplanlægning til Bestyrelsen og Styregruppen
Indgåelse aftale med den enkelte hjemkommune
Beslutning om hvilken feriefond der ønskes optagelse i
Samarbejdsaftale med hjemkommunerne
Valg af barselsfond (Projektgruppen indstiller til Styregruppen)
Direktørforum tænkes at erstatte Styregruppen, når Østjyllands Brandvæsen er i sikker drift
Udarbejdelse af aftaleudkast
Vagtcentral
Hovedlokalitet
Underskrives af borgmestre og rådmand
Sammenlægning (Odder, Skanderborg, Aarhus)
Aftale med Aarhus Kommune
Oprettelse af direktørforum
Arbejdsgruppen
Ultimo 2015
LH/KG
September
2015
LH/JL
Medio 2016
LH/JL
Primo 2016
OvergangsMEDudvalg
LM
Ultimo 2015
LH
Medio 2016
LH
Ultimo 2015
Ultimo 2015
LH/LØH/PJ
LH
3