Styrelseprotokoll Kalmar 2015-05-08

SIR Styrelseprotokoll 2015-05-08 Kalmar.
Närvarande: Christina Agvald-Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Johnny Hillgren JH, Ritva
Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN, Anna Eriksson AE, Per Hederström PH. Pär Lindgren
PL, Johan Pettersson JP. Göran Karlström GK, Carl-Johan Wickerts CJW (VD).
Frånvarande: Per Hederström
1. Formalia
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Mötet öppnades av Christina Agvald-Öhman
Christina Agvald – Öhman valdes till mötesordförande
Susanne Wickberg valdes till protokollförare
Göran Karlström valdes till protokolljusterare
Johnny Hillgren valdes till time-keeper.
Peter Nordlund valdes till facilitator.
Dagordningen fastställdes
Ordföranden hälsade Anna Eriksson välkommen till styrelsen.
2. Genomgång av föregående protokoll. Förslag framkom att förbättra strukturen på
styrelseprotokollen. SuW sekreterare ger förslag på ny struktur på styrelseprotokollen
där det tydligare framgår i strukturen mötets punkter, diskussion, beslut, vem gör vad
och när, tidplan.
3. Rapporter
a. Ekonomisk rapport, CJW. Se punkt 9:i
b. VD-rapport. I kallelser till möten ska det framgå vilken typ av möte som
avses t.ex. videomöte. LA skickar en uppdatering av årets resterande möten
till alla styrelsemedlemmar. Vissa styrelsemedlemmar saknar kallelse som
skickats via mail. CJW
c. SKL/QRC projektet, automatisk datafångst från journalsystem. Projektet har
ändrat inriktning. Landstinget i Värmland/Cambio och SIR inleder ett
samarbete för att implementera en integration av MIG-data baserade på
nationella tjänstekontrakt. Ett möte är inplanerat den 11:e maj i Karlstad.
SuW och PH kommer att närvara.
d. Pågående och planerade aktiviteter från verksamhetsplanen är överförda till
aktivitetslistan. Ytterligare förbättringar av aktivitetslistan kan göras, ändra
prio-ordning från 1-5 till 1-3. Färglägga status grönt, gult och rött. CJW
ansvarar för detta.
e. Riktlinjeförändringar 2016. CJW. Frågeställningar från PH och TI gällande
Q8 diskuterades. Q8 -formuleringar i riktlinjetexten behöver kompletteras.
JP, PL och JH tar fram ett förslag på text och lämnar till CJW. De
korrekturläser även riktlinjen så att den överensstämmer med SFAI-riktlinjen
f. SIR på SFAI-mötet, CJW är moderator. Se punkt 9c.
POSTADRESS
Svenska Intensivvårdsregistret
Exekutivt ansvarig Carl-Johan Wickerts
c/o Skördevägen 23
183 57 TÄBY
TELEFON
054-191490 (vxl)
054-191497 (direkt)
EPOST
[email protected]
[email protected]
HEMSIDA
http://www.icuregswe.org
1 (5)
4. Personalfrågor av strategisk karaktär
a. Patientrepresentant – CAÖ har pratat med Anne-May Thorsson och
diskuterat eventuellt engagemang som SIR:s patientrepresentant. GK
föreslog att ett dokument upprättas där det tydligt framgår vad som ingår i
uppdraget, hur länge det gäller etc. CAÖ bjuder in Anne-May till anställdas
möte v35 torsdagen 27/8 och eventuellt också till styrelsemöte vecka 42.
CAÖ ansvarar för att ett dokument skapas gällande förväntningar och
åtagande för en patientrepresentantens arbete i SIR. QRC har gett ut en skrift
som heter ”Partnerskap mellan patient och vårdprofession- exempel, bästa
praxis och rekommendationer”.
Den kan ge råd och ligga som grund till förslaget.
b. FoU tjänsteman och FoU-ärende. En person är tillfrågad om uppdraget som
FoU–tjänsteman.
Styrelsen ger CJW i uppdrag att ta fram ett förslag till hur resurser ska läggas
på extra-satsningar inom områdena IT, Omvärlden och FoU. Se följande
konkreta förslag på aktiviteter för att utveckla FoU-engagemang.
1. Skapa ett FoU-nätverk. Att engagera och identifiera fler personer som
forskar och använder SIR-registerdata. Anordna och bjuda in dessa till en
nätverksträff. Tydliggöra syftet inför träffen. Lämpligt att anordna den vid
SIS mötet 10/11 em -11/11 fm. CJW preliminärbokar lokal. En arbetsgrupp
som består av JH, RK, JP och Sten Walther ansvarar för mötet.
2. Befolkningsperspektiv – fokusrapport. GK återkommer till nästa
styrelsemöte med kostnad och tidsuppskattning.
3. Patientenkäten som utvecklats på KS. JP diskuterar med ansvariga
sjuksköterskor om SIR kan stötta utvecklingen av den. JP och AE ansvarar
för detta.
4. Noninvasiv ventilation. Populärvetenskaplig sammanfattning av redan
publicerade artiklar som baserar sig på forskning på SIR data. Göra ett upprop
via KVAST. JP tar kontakt med ansvariga. (tillägg från föregående protokoll)
5. Automatisk datafångst. Eventuellt fortsatt satsning på sikt. Avvakta
pågående projekt. Se punkt 3c.
6. SIR/SIS anordnar en workshop. Ämne: hur arbetar vi med kvalitet och
värdebaserad vård. JP tar kontakt med David Konrad och diskuterar
genomförandet och upplägget.
c. FoU-ansvarig. Ritva Kiiski Berggren är utsedd till SIR:s FoU-ansvarige.
5. FoU-frågor av strategisk karaktär
a. Se under punkt 4b.
6. IS/IT-strategiska frågor
a. Ny upphandling av IT-leverantör enligt landstingsformalia måste göras när
nuvarande avtal går ut. SIR har förlängt nuvarande avtal i enlighet med de
optioner som finns och avtalet går ut utan möjlighet till förlängning 2017-1231. CJW får i uppdrag att påbörja en upphandling och rapportera fortlöpande
till styrelsen. Det ska vara klart före 2018.
POSTADRESS
Svenska Intensivvårdsregistret
Exekutivt ansvarig Carl-Johan Wickerts
c/o Skördevägen 23
183 57 TÄBY
TELEFON
054-191490 (vxl)
054-191497 (direkt)
EPOST
[email protected]
[email protected]
HEMSIDA
http://www.icuregswe.org
2 (5)
b. Ny dokumenthantering. CJW demonstrerade Sharepoint. LA skriver en
instruktion hur det ska användas. Det fungerar som ett
dokumenthanteringssystem med versionshantering. Det är till för styrelse,
anställda och ”hangarounds”. En licens för admin – används för tillfälliga
användare. Det går att köpa till licenser för nya användare som behöver ha
tillgång till dokumenthantering.
c. Utrustning för videokonferenser är inköpt och klar att använda. Den
innehåller webkamera och puck. Alla i styrelsen ska ta kontakt med CJW
den under vecka 22 eller 23 och testa funktionen från den dator som ska
användas under videokonferensen. Testa med headset och i den miljön som
videokonferensen sker från.
7. Juridiska frågor
a. Avtal med Landstinget i Värmland, lägesrapport. Ärendet är lämnat till bitr.
landstingsdirektören. Jurister, ekonomistab och SKL häller på med
granskning av det. De har lämnat vissa invändningar hur SIR har hanterat
formuleringen medlemsavgifter och håller på med vissa andra delar, men det
bedöms vara utan större betydelse för helheten. SIR/GK har förklarat hur
SIR skiljer medlemsavgifter och dataavgifter. Ambitionen är att avtalet ska
vara klart före sommaren. GK håller CJW underrättad löpande.
8. Ärende från medlemmar – motioner
a. inga inkomna
9. Diskussionsärende:
a. Balanserade styrkort för verksamhetsplan – hur går vi vidare? JH, RB och PN.
JH presenterade ett förslag att utgå ifrån och att vi startar internt med att testa
det för styrelsen och anställdas arbete. Förslaget behöver definieras med vilka
dokument som ska ingå, vem som ansvarar för att de olika dokumenten, vem
som uppdaterar dem och när. Att arbeta med balanserade styrkort bör förankras
i samverkan med SIS. Förslaget som gruppen tar fram redovisas för SIRstyrelsen vid nästa styrelsemöte i Stockholm i höst.
CJW förankrar det med anställda-gruppen v 42. På styrelsemötet i december
arbetar styrelse och anställda tillsammans utifrån detta.
b. Verksamhetschefsmöte i samband med SFAI-veckan 45 min. CAÖ utformar
ett programförslag och skickar på remiss till styrelsen.
1. Exposé -vad är SIR? Tillbakablick. Sten Walther.
2. Konkreta åtgärder och förslag hur verksamhetschefer kan använda sig av
SIR.
3. Släppa in några VC som är vana användare av SIR och låta dem berätta om
sina erfarenheter.
4. Utrymme för diskussion.
5. Förklara utdataportalen och hur den kan användas. Ta fram konkreta
förslag att visa.
6. Samarbete med SIS.
POSTADRESS
Svenska Intensivvårdsregistret
Exekutivt ansvarig Carl-Johan Wickerts
c/o Skördevägen 23
183 57 TÄBY
TELEFON
054-191490 (vxl)
054-191497 (direkt)
EPOST
[email protected]
[email protected]
HEMSIDA
http://www.icuregswe.org
3 (5)
c. Framtida diagnossättning, rekommenderade SIR-diagnoser som idag eller låta
användaren sätta vilken diagnos som helst och sedan grupperar SIR
diagnoserna, d.v.s. grupperar diagnoser i för beskrivning av intensivvård
lämpliga grupper. Vissa ”grupperingar” kommer ibland bara innehålla en
diagnos, som t ex hjärtstopp, septisk chock, ARDS osv medan andra kan
komma att innehålla ett stort antal diagnoser som t ex vätskebalansrubbning,
lunginflammation osv. Mycket talar till fördel för det senare alternativet. För
vidare handläggning se punkt 10c, nedan.
d. Programkommitté och upplägg till Vår Gård 2016. Förslag att vi skapar en
referensgrupp som består av personer/medlemmar som arbetat mycket genom
åren med SIR-registrering. Gruppen ska vara ett komplement till
programkommitté.
e. Analyserande årsrapporten 2015. Arbetet fortgår. CAÖ, CJW.
f. Huvudansvaret för årsrapporten ligger hos FoU-ansvarige. Hur kan vi förbättra
genomförandet? Ett förslag var att dela upp arbetet med Vår Gård och
årsrapporten mellan styrelsemedlemmarna, eftersom båda aktiviteterna tar
mycket tid i anspråk. Årligt gemensamt idémöte förslagsvis i februari.
g. Aktuella FoU-ärenden.
1. Transfusion patterns in Swedish intensive care and the effect of longer
term stored blood in ICU patient mortality. G. Edberg, J. Holmström.
Variabellista saknas. RKB efterfrågar variabellistan. Ad capsulam beslut
efter att styrelsen fått tillgång till variabellista.
h. Ökade ekonomiska satsningar utöver nuvarande budget 2015. GK ombesörjer
att en tertialrapport lämnas från Landstinget i Värmland. Rapporten ska ligga
till grund för en prognos som CJW ska ta fram för ökade ekonomiska
satsningar 2015.
i. Q-indikatorer till öppna jämförelser 2016. Se beslut 10j.
10. Beslut i diskussionsärenden ovan:
a. Styrelsen beslutar att ge JH, RB och PN i uppdrag att ta fram ett förslag till
grunden av Balanserat styrkort och arbetsformerna för detta. Se 9a.
b. Styrelsen beslutar att programförslaget inför VC-träffen som CJW och CAÖ
tar fram ska skickas till styrelsen på remiss och förankras.
c. Styrelsen ger PL uppdrag att göra en förstudie för framtida diagnossättning.
Den ska presenteras på decembermötet.
d. Styrelsen beslutar att Programkommitté för Vår gård 2016 blir: Christina
Agvald Öhman (huvudansvarig), Pär Lindgren och Anna Eriksson.
LA och CM delar på det administrativa ansvaret. En referensgrupp bestående
av aktiva medlemmar ska utses.
e. Inget beslut.
f. Styrelsen beslutar att FoU- ansvarig blir huvudansvarig för den analyserande
årsrapporten 2015 i samverkan med ordföranden och VD.
g. FoU
1. Styrelsen godkänner inte datauttag pga. variabellista saknas inför beslutet.
Se diskussion 9i. Nytt beslut när variabellistan bifogats ansökan.
POSTADRESS
Svenska Intensivvårdsregistret
Exekutivt ansvarig Carl-Johan Wickerts
c/o Skördevägen 23
183 57 TÄBY
TELEFON
054-191490 (vxl)
054-191497 (direkt)
EPOST
[email protected]
[email protected]
HEMSIDA
http://www.icuregswe.org
4 (5)
h. Styrelsen ger CJW i uppdrag att ta fram ett beslutsunderförslag för ökade
ekonomiska satsningar som styrelsen kan ta beslut på ad capsulam. Styrelsen
ger CJW mandat att boka lokal inför SIS mötet – FoU nätverk.
i. Styrelsen beslutar att fyra kvalitetsindikatorer ska ingå i Öppna Jämförelser
2015.
1. Riskjusterad mortalitet.
2. Återinläggning inom 72 timmar
3. Överföring till annan IVA pga. resursbrist
4. Behandlingsstrategi
11. Kommande styrelsemöten: torsdagen 2015-08-27, (videokonferens) kl. 13-16
12. Reflektion 1 min/per person (10 min)
13. Mötet avslutades.
Kalmar 2015-05-08
Ordförande Christina Agvald Öhman
VD Carl-Johan Wickerts
Protokollförare Susanne Wickberg
Protokolljusterare Göran Karlström
POSTADRESS
Svenska Intensivvårdsregistret
Exekutivt ansvarig Carl-Johan Wickerts
c/o Skördevägen 23
183 57 TÄBY
TELEFON
054-191490 (vxl)
054-191497 (direkt)
EPOST
[email protected]
[email protected]
HEMSIDA
http://www.icuregswe.org
5 (5)