JG 2015-05-07 Styrelsemöte

1(4)
Protokoll för styrelsemöte i Järfällagymnasterna -­‐ 2015-­‐05-­‐07 Datum: 2015-05-07 Tid: 18-20
Närvarande:
Styrelsen: Tova Sörén, Lotta Stolt, Helena Hjertén, Mona Bryngelsson, Kerstin Kenving, Ylva
Sundelin.
Sektionsansvariga / kansli: Maria Blomqvist (kansli), Felix Bogren-Lindahl (trupp)
Agenda § 1 Mötets öppnande
Deltagarna förklarade mötet öppnat.
§ 2 Föregående protokoll
Protokollet godkändes och lades till handlingarna.
§ 3 Rapport Sektionsansvariga
AG (Jonas Jackson via mail):
• 29 mars - Arrangerade Regions-finalen (28 deltagare) och JAG-kampen (70 deltagare) i mars. Vinst
28506 kr (inträde, kafé, lotter och deltagaravgifter).
• 10-11 april Tävlingar i Falun. 5 individuella medaljer. Kombinerades med läger.
• 1-3 maj - JSM – mycket lyckad. 8:e placering för Lova – långt bättre än förväntat. Högsta resultat
som uppnåtts hittills inom AG i JG.
• Samarbeten har skett med andra klubbar under våren. Jonas har fått uppdrag i Region Öst att se över
att sammanföra klubbarna på ett gemensamt läger.
• 9-10 maj. nästa mål: RM (gymnaster på steg 7 & 8) & All Star Trophy (gymnaster från JG på alla
steg).
• 29-31 maj Lova och Thea är anmälda till TF-lägret i Malmö om några veckor. TF = Tränar- och
föreningsutvecklingsgruppen (fr steg 8). Lova tackar nej till Aspiranterna som krockar med TFlägret, hon har en plats i båda.
Trupp – Felix Bodahl-Lindgren:
• 2-3 maj – Många lag på Vikingacupen, många medaljer av olika slag.
• Denna vår har JG deltagande lag inom tävlingar på nästan alla nivåer inom RT, RM och SM-stegen.
• Danmarkslägret – allt gick bra. Intressant möjlighet till sommarläger framöver.
• Mailat alla tränare i trupp-sektionen att de rapporterar resultat från alla tävlingar. Felix
sammanställer.
• Förfrågan av TTK: (trupptekniska kommittéen) gå förbundsdomarutbildning - Felix tackar nej.
• Har gått steg 4 utbildning i trampett och tumbling med gott betyg.
• Lite planer på ”Open-Gym” i JG-hallen dvs ett slags fritt pass där barn får komma och ”leka”
gymnastik på ”gång-till-gång”-basis. Diskuterar med verksamhet och kansli om detta inför planering
av passen i hallen till hösten.
2(4)
Bas – Malin Jonsson (ej närvarande):
• Jobbar fortfarande 30%
§ 4 Rapport Kansli
RM1:
Isa gör utskicken för RM1. Maria jobbar med det mesta annat tillsammans med arrangemangsgruppen.
Inträde RM1:
Samma som vår-uppvisningen: 120/70 på plats
Förköp i JG Hallen: 100/50 på förköp som arrangemangsgruppen ordnar.
Förköp i Sporthallen fredag kväll 100/50 – Maria Blomqvist och Lotta Stolt.
SM i Aerobics
Marie Andersson, hanterar den mesta för SM i aerobics, ca 50 anmälningar har inkommit.
Sommarskolor:
Flest anmälda till v 33.
Information om sommarskolorna kommer också snart ut i alla brevlådor i kommunen.
Maria ska skicka separat utskick till engelska skolan.
För framtidens lägerskolor kan man fundera på barnpassning 8-9 och 15-16 för en extra summa.
Bidrag:
Kansliet har ansökt och beviljats följande bidrag:
Beviljade bidrag från idrottslyftet:
”Alla kan gympa” - 20000 kr
Föreningsutveckling - 15000 kr
§ 5 Rapportering av styrelse-ansvariga:
VERKSAMHET: Tova, Kerstin, (Emilia ej närvarande).
Arbetsbeskrivning:
• Arbetsbeskrivningar på gång
• Föreläsning om nya gymnastikmodellen för våra tränare:
o 27 maj, Pia Josephson kommer från Svenska Gymnastikförbundet
o Kallelse utskickad
• NT-gymnasium – samarbete, anpassad skolgång
o JG, orientering, tennis etc. är intresserade
o Ett samarbete diskuteras som bygger på att vi erbjuder eleverna träning på dagtid och att
skolan anpassar schemat för att möjliggöra det.
o Positivt möte, håller kontakten
• Ledarpärmen – skall vara klar till i höst innan kickoffen.
3(4)
SOCIALT: Cilla & Mona
Cilla och Mona driver samtal som gäller två barn i olika grupper med olika problem.
Kick Off – ledarutbildning SISU kod 1-4:
• Datum föreslås till - 22:A augusti
• Mona/Tova kollar om datumet funkar för SISU
• Mona gör en blänkare - skickar ut snarast via kansliet.
• En komplett inbjudan ska skickas före sommaren.
• Datum för andra utbildningstillfället (Sisu kod 5 – 8) blir en vardagkväll i september.
ARRANGEMANG: Emmelie (med assistans av Lotta S)
• Logi klar (22 trupper som övernattar i Fastebolsskolan)
• 2 st föreläsningstillfällen erbjuds i Fastebolsskolan kl 14 och kl 18 – Matilda och Therese, gamla
Järfällagymnaster håller i den. Kansli sköter anmälan.
• Bion i Viksjöskolan kan användas för Melodifestival på lördagkväll.
• 51 trupper kommer. Alla pooler tävlar på lördagen, final på söndag.
• Datorer till domarborden kommer från Pierre Eriksson.
KOMMUNIKATION: Lotta L (ej närvarande)
•
Järfällagymnasterna har ingen extern facebook-sida. Helena kollar med kansliet om de kan tänka sig
att lägga ut nyheter parallellt på en officiell facebook-sida som kan synas av alla.
SPONSOR: Lotta Stolt
• 10-15 förfrågningar
• Näringslivets dag – samma helg som RM1
• 5:e september – Järfällafestivalen – Verksamhetsansvariga tar ansvar för detta.
• ICA – ok med frukt å glass till gymnastikskolorna.
• ICA – någon slags rabattkupong på RM1-helgen
IT: Helena
• Datorer för RM1 ok. Kommer från Pierre. Vi använder det system som gymnastikförbundet säger att
vi ska använda. Kräver en dator på varje domarbord.
ORDFÖRANDE: Pierre
Ej närvarande
KASSÖR: Ylva
Inget särskilt att rapportera
§ 6 AP-log
Kvar från 22:a april:
• Helena - Kolla om det finns det utrustning för att filma teknikstationer? - OK
• Kansliet - Kolla om vi kan söka startbidrag från kommunen för ”Alla kan gympa”. - OK
• Cilla/Mona – fixar kallelse till Ledar-kickoff i höst. OK
• Helena – fixa epost-adresser till respektive område i styrelsen. Pågående
4(4)
•
Tova – kollar hur våra terminsavgifter ligger i förhållande till andra
gymnastikföreningar i Sverige. Presenterar på nästa möte. Pågående
§ 7 Övriga frågor.
•
Rapportering
o Förslag: För att minska tiden på styrelsemötena där vi tar del av rapporter kring vad som hänt
sen senast på sektioner och kansli samt inom respektive styrelse-ansvarsområde, så föreslås
att alla skickar in en kort rapport 2-3 dagar i förväg. Dessa kan sedan bifogas protokollet som
bilaga. Våra anställda kan komma vartannat möte för muntliga rapporter, och vartannat
skickar de in skriftliga kommentarer. På detta sätt får vi mer tid till att diskutera nya viktigare
frågor som annars inte hinns med.
o Förslaget antogs av mötet.
•
Hur hanterar vi våra anställda – kommunikation och ansvar
o
Pierre hanterar avtal och formella diskussioner såsom lönesamtal.
o
Tova - kommunikationsansvarig gentemot med Malin och Felix
o
Ylva - kommunikationsansvarig gentemot med Kansli (Maria och Isa)
o
Maria ska erbjudas tillsvidareanställning med provanställning de första 6 månaderna. Då finns
möjlighet att säkra budgeten för kommande tid under hösten.
o
Felix ska erbjudas projektanställning på ett verksamhetsår.
o
Verksamhet arbetar just nu med alla arbetsbeskrivningar. De kommer inte att var klara innan
o
Pierre förbereder anställningsavtal till Felix och Maria redan nu, med förbehåll att
arbetsbeskrivningarna kan komma att ändras innan hösten börjar. Helena assisterar med dokument.
o
Tova kontaktar Malin och prata om sjukskrivning
•
JGAB - Styrelsemötet godkänner JGAB:s årsmöte, men föreslår att kallelsen ska skickas via epost till
styrelsen.
•
JSM-pojklaget - Guldmedlemmar
Styrelsen har under våruppvisningen i april felaktigt utnämnt JSM-Pojkar-laget och dess tränare till ständiga
hedersmedlemmar som uppskattning för deras bedrift att ta JSM-guld i höstas. Det är bara årsmötet som kan
besluta om detta. Styrelsemötet beslöt istället att härmed kalla dessa medlemmar för ”guldmedlemmar” samt
att befria dem från medlemsavgift hädanefter.
§ 8 Nästa möte
Nästkommande möten är som följer (plats JG-Hallen):
2 juni: 18-20
Vid protokollet
Justeras av
Helena Hjertén
Tova Sörén