Praktiska anvisningar för församlingens samarbete med

Samarbetet mellan församlingen och Kyrkans informationscentral/Kyrkans
central för det svenska arbetet i en krissituation
Praktiska anvisningar
för kriskommunikation
Olika typer av kriser


Olycka (olycka/brott/massförstörelse, tfn 112)
Publicitetskris (en oväntad situation eller en som utvecklats över en längre tid, då man
misstänker negativ publicitet)
Krisbedömning


Är krisen lokal/regional/nationell?
Är krisen kort- eller långvarig?
Församlingens och stiftets egna krisåtgärder


Den gällande krisberedskapsplanen ska följas.
I församlingen leds situationen av kyrkoherden eller, om denne är förhindrad, av en
person som utsetts av kyrkoherden.
Samarbete med kyrkans informationscentral


Konsultation med informationscentralen
Om krisen är nationellt betydande hålls fortsatt daglig kontakt med
informationscentralen.
Vid informationscentralen finns ett kriskommunikationsteam. Teamet består av
kommunikationsdirektorn och cheferna för information, program, webbkommunikationen och
den ansvarige för den svenskspråkiga kommunikationen.





tfn 050 558 5453 / informationschefen
tfn 050 551 9611 / programchef
tfn 050 378 0041 / kommunikationsdirektorn
tfn 050 378 0033 / webbkommunikationschef
tfn 050 566 8230 / ansvarig för svensk kommunikation
Definiera informationspolicyn
-
I krisens begynnelseskede kommer man överens om grundläggande förfaranden och
ansvar.
offentlig kommunikation: finns det skäl att aktivt informera allmänheten?
intern kommunikation: är den under kontroll, vem sköter? församlingen, stiftet, kyrkans
ledning)
är alla medlemmar av församlingens krisgrupp informerade?
2
Vem informerar?



Finns det någon informatör? Om inte – vem ansvarar för informationen? Vem från en
närbelägen församling eller domkapitlet kan tillkallas som informatör? Informatörer i
stiftet specialiserade på kriskommunikation: förteckning vid Borgå domkapitel
Intervjuförfrågningar: vem sköter?
Presskonferens: bedömning av behovet av en presskonferens samt sammankallandet –
vem sköter, innehåll, huvudsakliga budskap?
Primära kommunikationsåtgärder
1. De första pressmeddelandena utarbetas i samarbete med informationscentralen och
samtidigt krisinformationsuppdatering på evl.fi och församlingens egen webbsida (vem,
vad, var, när, kontaktuppgifter, hurdant stöd ska kyrkan erbjuda?). När ska kyrkan hållas
öppen och vem ska ha jour? Information om Samtalstjänsten och nätjouren.
2. Krisen kan påverka innehållet i kyrkans andaktsprogram i radio och tv på riksplanet.
Eventuella ändringar i radions morgon-/aftonandakter; sköts av KCSA.
3. Evl.fi-förstasidan i sorgeskrud: bild av en kalla. På sidan placeras ur
församlingsmedlemmarnas synvinkel centralt, uppdaterat material; sköts av KCSA
4. Biskoparnas/ärkebiskopens deltagande i sorgen/medverkan i andakter; information via
informationscentralen / KCSA.
5. Församlingen ordnar en gudstjänst/sorgeandakt
 Präster och anställda som inte sköter förrättningen ska stå vid kyrkans dörr och ta emot
människorna.
 Det är viktigt att se till att de som varit med om olyckan och deras anhöriga får plats
att sitta under minnesgudstjänsten. (vaktmästaren, prästen)
 Minnesgudstjänsten leds av den präst som utsetts för uppgiften.
 Fotografer och redaktörer betjänas av den ansvarige informatör som utsetts för
uppgiften.
 (Vid en nationell kris lönar det sig att anordna en minnesgudstjänst → möjlighet till
radio- och/eller tv-sändning).
6. Nationell bön via domkapitlen till domprostarna och församlingarna.
7. Samarbete med läroinrättningar. Skicka andaktsstommar till skolorna; KCSA.
8. Vid en publicitetskris bör man beakta om det rör sig om ett brott eller inte. Vem får eller
kan uttala sig? Eventuellt presskonferens? I allmänhet är det bäst att själv ta initiativet vid
en publicitetskris och öppet berätta det som kan berättas: enbart fakta och hur processen
framskrider.
Församlingens verksamhet
Den övriga verksamheten fortsätter som normalt. Krisgruppen hanterar krisen. Ansvaret för
besluten och kriskommunikationen ligger på kyrkoherden.
3
Direktsändningar i tv och radio
Församlingen kan mitt i krisen bli tvungen att anordna en nationell tv- och radiogudstjänst.
Förhandlingar om detta sköts alltid i samråd med Kyrkans central för det svenska arbetet
(KCSA). Församlingen ska kontakta den ansvariga för kommunikationen på KCSA. De sköter
om de tekniska arrangemangen för sändningar i samarbete med Svenska Yle.
Att beakta
1. Anvisningar om de yttre formerna för en nationell sorgegudstjänst (t.ex. klädsel,
blommor, skyltar, inbjudna gäster, program, ekumeniska förrättare). Utrikesministeriets
protokollavdelning ansvarar för de nationella gudstjänsterna. Kyrkan ordnar dem inte på
eget initiativ.
2. Anvisningar för fotografer: Informationscentralen anlitar en fotograf för
minnesgudstjänsten som genast efter gudstjänsten levererar bilder utan kostnad. Bilderna
sparas: kuvapankki.evl.fi
Skriftliga anvisningar om fotografering till fotograferna: inga bilder på de sörjande, inga
närbilder på människor i kris. Inga fotografer inne i kyrkan – ingen beviljas tillstånd.
Anvisningar även på finska och engelska.
Möjlighet att efter gudstjänsten fotografera biskopen och statsledningen på avtalad plats.
Beträffande statsledningen krävs att man från informationscentralen håller kontakt med
statsrådets kansli eller andra som beslutar i ärendet.
3. Anvisningar för redaktörer: Platser på läktaren, pietet, möjlighet att vid behov följa
gudstjänsten på tv i ett för ändamålet avsett rum.
4. Det är önskvärt med teckenspråkstolkning på gudstjänsten.
5. En representant från kyrkostyrelsens beredskapsgrupp deltar i gudstjänsten.
6. Den internationella pressen: Pressmeddelanden ska finnas översatta till
finska/svenska/engelska. Predikningar ska översättas till engelska och finska/svenska,
informationscentralen ser till att detta görs.
Informationscentralen eller stiftens krisberedskapsinformatörer står till förfogande i samband
med krisgudstjänsten.
På Sacrista:
Krisinfo: http://sacrista.evl.fi/krisinfo
Kriskommunikation: sacrista.evl.fi/kommunikation
4
Hur ska kyrkan kommunicera i en krissituation?
1. Ett möte om kriskommunikationen ska omedelbart ordnas, där kommer man överens om
arbetsfördelningen så att alla vet vad de ska göra. Uppgifterna sätts i prioritetsordning.
2. Kontakt med ledningen för den kyrkliga samfällighetens/församlingens krisorganisation.
3. Webbsidorna byts ut och får ett färdigt framtaget visuellt uttryck som stöder sorgen.
Webbsidorna ska uppdateras och nyheterna ska läggas ut på webben genast,
4. Betjäningen av medierna inleds genast (ansvariga personer).
5. Service för medierna även på krisplatsen bereds och garanteras. Namnskyltar på bröstet.
Samarbete mellan fotografer och redaktörer på krisplatsen. Spelregler för fotografer och
redaktörer.
6. Insamlingen och spridningen av information om andakts- och andra minnesstunder inleds
omedelbart, uppgifterna ges till Kyrkans informationscentral samtidigt som de läggs ut på
nätet. Information ges även åt den ansvarige inom den svenska kommunikationen,
informatör eller annan ansvarig för församlingens kommunikation.
7. Vid behov samarbete med polisen och andra myndigheter som är involverade i
krisarbetet. Information ges även åt den ansvarige inom den svenska kommunikationen,
informatör eller annan som ansvarar för församlingens kommunikation.
8. Bildtjänst vid samlingar i kyrkan och information till medierna om praxis och om vad
som är tillåtet att fotografera (ansvariga: kommunikationen/ församlingens kyrkoherde).
Videobandet fås från Yle när minnesgudstjänsten sänds i tv.
9. Skyltar vid kyrkans dörrar anger tillträde och begränsningar (förbjudet att fotografera och
videofilma): evl.fi/krisinfo
10. Under minnesgudstjänsten ska det finnas en informatör i kyrkan för fotograferna och
redaktörerna. Namnskylt på bröstet.
11. Presscentret och kafferummet så nära krisplatsen som möjligt. Från skärmar kan man
följa vad som händer i kyrkan. (ansvarig person)
Kontaktuppgifter/Kyrkans informationscentral
kommunikationsdirektor Tuomo Pesonen, tfn 050 378 0041
informationschef Milla Rautiainen, tfn 050 558 5453
biträdande chef Juha Rajamäki, tfn 050 512 4772
programchef Kimmo Saares, tfn 050 551 9611
webbkommunikationschef Lari Lohikoski, tfn 050 3469 041
Kontaktuppgifter / Kyrkans central för det svenska arbetet
ledande sakkunnig för kommunikation Lucas Snellman, tfn 050 566 8230
informatör Åsa Holmvik, tfn 040 581 1815