Beslut med anledning av omorganisation 2016-01

1(15)
2015-09-21
Dnr RS/1379/2015
Beslut med anledning av omorganisation 2016-01-01 inom
Region Jämtland Härjedalen
Bakgrund
Det finns flera beslut, behov och ställningstaganden som lett fram till att en omorganisation
inom Region Jämtland Härjedalen måste ske. Här noteras några av dessa:
- Det politiska beslutet 2014 om politisk organisation och två förvaltningar
- Analyser av chefernas arbetsvillkor och behov av stöd för att klara sitt uppdrag
- Långsiktig utvecklingsplan för god ekonomisk hushållning och politiska partiernas
åtgärdsförslag med besparingskrav på administration
- Politiskt uppdrag att efter sammanläggningen av Regionförbundet och Landstinget göra
rationaliseringar och skapa en effektiv organisation
- Rapporten: ”Översyn organisering av områdena Miljö , Folkhälsa, Jämlikhet och
jämställdhet samt FoU i Region Jämtland Härjedalen1” med förslag hur dessa
verksamheter som finns i både inom regional utveckling och centrum för lednings och
verksamhetsstöd kan organiseras, samt dessa verksamheters analys av rapporten och
förslag till organisering2
- Rapport ”Genomlysning av Region Jämtland Härjedalens hälso- och vårdorganisation
med speciell fördjupning av Centrum för opererande specialiteter3 ” med analys av
styrning och ledning inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen
- Regiondirektörens samtal med medarbetare på alla nivåer i organisationen
Övergripande syfte och inriktning med omorganisation
Det har nu bildats en region och nu måste det bli en enda sammanhållen organisation. En
flexibel organisation måste skapas, anpassad för de snabba förändringar som kontinuerligt
sker i samhället i stort. Dessutom måste organisationen bli effektivare på flera sätt, bland
annat måste de strategier som beslutas på ledningsnivå snabbt genomföras i verksamheten.
En mer attraktiv arbetsmiljö med beslutsmandat långt ner i organisationen måste också
skapas.
Omorganisationen har ett starkt fokus på kvalitet i verksamheten och en tyngdpunkt på
enhetsnivån. Verksamhetens resultat och förbättringar ska prioriteras, liksom effektivare och
kortare beslutsvägar. Målet är att alla verksamheter ska jobba utifrån en gemensam kultur,
varumärke och värdegrund och sträva mot samma mål. Det ska vara en enda organisation,
och inte flera autonoma organisationer.
Det ska vara en region att längta till och växa i och en region i rörelse framåt.
1
Anna Foresi Berner, februari 2015
Alternativa organisationsförslag för områdena miljö, jämlikhet och jämställdhet, folkhälsa samt FoU, maj
2015
3 HCM Health Care Management, juni 2015
2
2015-09-21
Det handlar om en besparing på runt 10 miljoner kronor på administration. Förväntningar
finns på att förändringar i bättre stöd till enhetschefer att ta ansvar för beslut och budget
ska ge ännu större kostnadsreduceringar.
Större fokus ska läggas på första och andra linjen för att skapa mesta möjliga effektivitet.
Enhets- och områdescheferna ska få bättre stöd och förutsättningar för att planera och styra
sina verksamheter. Det gäller till exempel bättre stöd i medarbetarfrågor, ekonomifrågor
och vid förbättringsarbeten. Cheferna ska också ha möjlighet att vara mer delaktig i
verksamheten och nära sina medarbetare. Dessutom får cheferna en tydligare roll vad gäller
mandat, uppföljning och strategi. Fokus på höjd kvalitet kräver också att ett ökat medicinskt
ansvar ingår i verksamhetsledningen inom hälso- och sjukvården.
Första linjens chefer prioriteras högt och ska få utökat stöd inom flera områden utifrån att
det är de som tillsammans med sina medarbetare i störst utsträckning kan mäta, analysera
och genomföra förändringar för att förbättra kvalitet och resultat. Första linjens chefer får
också större beslutsmandat och större inflytande över budget. Även andra linjens chefers
förutsättningar förbättras, bland annat genom att sätta fokus på kvalitet och ett tydligare
medicinskt ledningsansvar i områdesledningarna inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
Administration som inte är absolut nödvändig för organisationens resultat ska ses över och
eventuellt fasas ut under 2016 och stabsresurserna ska styras av verksamhetens behov och
övergripande strategier. I arbetet med LUP administration finns en beslutad besparing där
arbetssättet är att pröva varje rekrytering noga och att minska genom naturlig avgång.
Cheferna inom regionstaben utgör ett gemensamt rekryteringsråd för att hantera detta.
Inriktningsbeslutet i korthet
Öka resursen till första linjens chefer
Stärka områdeschefens roll i organisationen
Tydliggöra det medicinska ledningsansvaret i områdesledningen inom hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Centrumorganisationen upphör
Stabsresursen ska integreras mer i verksamheten
En enda regiongemensam stab bildas
Tydliggjorda sammanhållna förvaltningar
Förändring i flera steg
Omorganisationen har flera steg. Den började med att Regiondirektören tillkännagav sitt
inriktningsbeslut muntligt i mitten av augusti och har genomfört informationer, dialoger
med politiken och med Region Jämtland Härjedalens chefer och medarbetare.
Förvaltningschef för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen och Regionstaben är utsedd, och
Förvaltningschef för Regionala utvecklingsförvaltningen har oförändrad roll.
I detta skriftliga beslutsdokument förtydligas inriktningsbeslutet i ett antal frågor, men det
återstår också ett antal frågor som kommer att lösas i senare skeden.
2(15)
2015-09-21
3(15)
Övergripande organisation
De politiska beslut som är tagna är att det ska finnas två förvaltningar som arbetar mot var
sina politiska organ:
Regionala
utvecklingsnämnden
Regionstyrelsen
Vårdvalsnämnden
Regionstaben
Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Regionala
utvecklingsförvaltningen
Utifrån den förutsättningen görs nu en tydlig förvaltningsorganisation med sammanhållna
stabsresurser:
Regiondirektör
Regionstab
Närstöd
Förvaltningschef Hälsooch sjukvård
Biträdande RD och
förvaltningschef Regional
utveckling
Närstöd
När förvaltningscheferna arbetar vidare med utveckling av sina respektive förvaltningar kan
förändringar ske av områdesindelningar, men i detta skede är det nedanstående struktur.
Eventuella förändringar av områdesindelningar kommer att ske i samverkan med
områdesledningar och fackliga organisationer.
2015-09-21
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen med 12 områden:
Område/2:a linjen
Barn- och ungdomsmedicin
Barn och Unga vuxna
Kvinna
Psykiatri
Hjärta Neutrologi Rehab, HNR
Hud Infektion Meicin, HIM
Akutvård
Ortopedi
Kirurgi Ögon Öron
Diagnostik Teknik Service
Primärvård
Folktandvård
TOTALT
Antal
månadsanst
Enheter/1:a linjen 1 sept 2015
4
119
5
130
3
113
8
292
10
366
9
269
11
472
5
196
13
367
14
454
24
598
7
199
113
3575
I det fortsatta arbetet med områdesindelningar ska konsekvenser för akademiska
sjukvårdsenheter enligt ALF-systemet vägas in.
Regionala utvecklingsförvaltningen med 5 områden:
Antal
månadsanst
Område/2:a linjen
Enheter/1:a linjen 1 sept 2015
Kompetens och utbildning
5
72
Attraktion och livsmiljö
2
19
Näringsliv
1
14
Infrastruktur och kommunikationer
1
4
Kultur
3
37
TOTALT
12
146
Linjeorganisationens chefer:
1:a linjens chefer: Enhetschefen ska tillsammans med medarbetarna:
utföra arbete av högsta möjliga kvalitet, som mäts, visas och analyseras
medvetandegöra regionens arbetssätt, värderingar och strategi
föreslå, genomföra, utvärdera och sprida ett bättre sätt att nå högre resultat
Har det operativa ansvaret för att verkställa det uppdrag som verksamheten har med god
kvalitén, gott bemötande, god arbetsmiljö och inom givna ekonomiska ramar.
2:a linjens chefer = Områdescheferna: Har det övergripande ansvaret för att leda,
utveckla och samordna verksamheterna inom området, och att verksamheten bedrivs inom
tilldelade ekonomiska ramar. Inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ligger oftast
verksamhetschefsansvaret enligt hälso- och sjukvårdslagen här.
Områdescheferna bör få:
Tydligare roll avseende mandat, uppföljning och strategi
Fokus på höjd kvalitet kräver ett ökat medicinsk ansvar i verksamhetsledningen
4(15)
2015-09-21
Ge ett aktivt stöd till första linjen så att de får möjlighet att vara nära verksamheten
Leda, mäta, ge feedback på och utveckla förändrings och förbättringsarbetet
Sprida, genomföra, följa upp och förbättra regionens strategi och planer
Förvaltningschef Hälso- och sjukvård – Har ansvar för att alla områden inom
förvaltningen bedrivs på bästa möjliga sätt, att ständiga förbättringar sker och att följa upp
områdenas kvalité, arbetsmiljö, effektivitet och ekonomi. I rollen ingår också
omvärldsbevakning, framtidsanalys för verksamheternas utveckling och samverkan med
kommunerna och andra sjukvårdshuvudmän.
Förvaltningschefen är föredragande i Regionstyrelsen när den agerar som hälso- och
sjukvårdsnämnd.
Förvaltningschef Hälso- och sjukvårds närstöd beslutas senast 31 oktober:
Närstöd är en möjlighet inget krav
Förvaltningschef Regional utveckling - Har ansvar för att alla områden inom
förvaltningen bedrivs på bästa möjliga sätt, att ständiga förbättringar sker och att följa upp
områdenas kvalité, arbetsmiljö, effektivitet och ekonomi. I rollen ingår också
omvärldsbevakning och framtidsanalys för verksamheternas utveckling, samverkan med
kommunerna, näringslivet och alla andra aktörer för länets utveckling
Förvaltningschefen är föredragande i Regionala utvecklingsnämnden.
Förvaltningschef för regionala utvecklingsförvaltningen är också biträdande regiondirektör.
Förvaltningschef Regional utvecklingschefs närstöd beslutas senast 31 oktober.
Närstöd är en möjlighet inget krav
Regiondirektören är ytterst ansvarig för att Region Jämtland Härjedalen har en verksamhet
som bedrivs med god kvalitet, inom befintliga ramar och enligt politiskt fattade beslut.
Regionstabens organisation och arbetssätt
Regionstaben förändras för att förstärka och förbättra det stöd till 1:a och 2:a linjens chefer
som är omorganisationens syfte. Regionstaben ska också vara stöd till förvaltningscheferna.
Regionstaben har förutom det uppdraget också uppdrag att vara stöd till den politiska
organisationen och Regiondirektören samt att uppfylla omvärldens krav på Region Jämtland
Härjedalen som myndighet.
Centrum för lednings- och verksamhetsstöd och Staben för regionala utveckling upphör. En
Regionstab med avdelningar bildas sammanhållen av chef för regionstaben. Regionstabens
chef har samma nivå i organisationen som förvaltningscheferna, men med stabsrelation –
inte linje. Avdelningscheferna inom regionstaben har samma nivå som förvaltningarnas
områdeschefer och enhetscheferna är 1:a linjens chefer
Regiondirektören funktionsleder avdelningscheferna. Det är regiondirektören som delegerar
ansvar och befogenheter till funktioner dvs avdelningschefer enligt delegationsordning och
befogenhetsplan. Det betyder också att regiondirektören inte behöver gå via chef
regionstaben när uppdrag och styrning ska utövas. Förvaltningscheferna kan också avropa
stöd direkt från avdelningscheferna, men inte utöva direkt styrning av avdelningschefer.
5(15)
2015-09-21
Avdelningscheferna inom regionstaben har direktivrätt. Direktivrätt betyder rätt att fatta
beslut som ska gälla för regionens båda förvaltningar, t ex om regler, rutiner, riktlinjer.
I nedanstående beskrivning av avdelningarna inom regionstaben beskriv stöd till chefer i
ekonomi och personalfrågor som verksamhetsstödsteam. De avdelningar inom regionstaben
där resurserna inte räcker till att fördela ut i verksamhetsstödsteam kommer att utse
kontaktpersoner istället. Kontaktpersonerna ska arbeta tillsammans med ekonomi och
personalresursen i verksamhetsstödsteamet och de ska tillsammans stötta områdeschefer
och enhetschefer. Regionstaben behöver också ett verksamhetsstödsteam/kontaktpersoner.
Koncernledningen, förvaltningscheferna, och politikerna har inga egna
verksamhetsstödsteam/kontaktpersoner.
För att verksamhetsstödsteamen och kontaktpersonerna ska få bästa möjliga förutsättningar
att ge sitt stöd är det viktigt att de inbjuds att delta i områdesledningsmöten, där de får
kunskap om vad som är på gång i verksamheten och får en kanal till, utöver direkt
chefsstöd, för att ge sitt stöd. Arbetssättet ska vara både att jobba på uppdrag av cheferna
men också aktivt uppsökande för att ge stöd.
Regionstaben organiseras i följande avdelningar under chef för Regionstaben:
• En sammanslagen EKONOMI- och PERSONALAVDELNING
Ekonomidirektören har ett antal strateger direkt underställda för olika
regionövergripande strategiska ekonomiområden.
Personaldirektören har ett antal strateger direkt underställda för olika
regionövergripande strategiska personalområden.
Ekonomidirektören och personaldirektören blir linjechef för enheterna. Hur
linjeansvaret fördelas mellan dem beslutas i särskild ordning.
- Upphandlingsenheten – nuvarande enhet kompletteras med ansvar för avrop på
bemanningsavtalen, och avtalskontroll
- Verksamhetsservice. innehållande redovisning och lönehantering , hantering av
personalbostäder, personalföreningen och systemförvaltning Heroma och Raindance.
- Verksamhetsstöd som består av totalt 7 team med ekonomi- och personalkonsulter.
Antalet konsulter i teamen varierar beroende på verksamhetens storlek och komplexitet.
Ekonomi- och personalkonsulter från regional utveckling ingår här.
Teamen fördelas så här:
4 team bemannade med ekonomikonsulter och personalkonsulter avsätts för hälsooch sjukvårdsförvaltningen. Teamen ska arbeta som stöd till områdeschefer/enhetschef
grupperade enligt beslut från förvaltningschef för hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
1 team avsätts för regionala utvecklingsförvaltningen bestående av ekonomikonsulter
och personalkonsulter. Enligt beslut i koncernledningsgruppen 20150402 §18
definierades administration inom regionala utvecklingsförvaltningen så att det omfattar
alla inom verksamhetsstöd och handläggare inom ekonomi och personal på Birka,
Bäckedal och Kulturen.
1 team ger stöd till regionstabens chefer.
1 team som arbetar hälsofrämjande mot alla verksamheter och består av konsulter inom
hälsa och rehabilitering, friskvårdskonsulent och rehabkoordinator.
6(15)
2015-09-21
Teamen ska samordnas med de stödfunktioner som verksamhetsområdena har idag, tex
assistenter, verksamhets/vårdutvecklare, och sitta tillsammans så fysiskt nära sitt
tilldelade område som lokalerna tillåter. Resurserna räcker inte till för att fördela stöd till
alla enhetschefer därför placeras teamen på områdesnivå och områdeschefen prioriterar
hur deras stöd ska nå enhetscheferna. På regionala utvecklingsförvaltningen placeras
teamen på förvaltningsnivå och delvis på områdes/enhetsnivå.
Förvaltningscheferna får inget eget team men kan avropa hjälp och stöd från både
regionstaben och från områdesteamen.
•
KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN samlar alla kommunikatörer, journalister
mfl från Centrum för lednings- och verksamhetsstöd och Staben för regional utveckling
i en avdelning som arbetar med alla verksamheter i de båda förvaltningarna och med
regionledning och politikerna.
I avdelningen ska varje verksamhetsområde ha en utpekad kontaktperson ansvarig för
stöd till områdets chefer och verksamhet. Stödet innebär att vara mottagare av uppdrag
och frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess
behov. Kommunikationsavdelningens kontaktpersoner ska samarbeta med ”sitt”
områdes verksamhetsstödsteam (se ovan)
•
IT- OCH E-HÄLSOAVDELNINGEN har ny organisation från 20150701 med två
enheter
- IT-enheten
- E-hälsoenheten
I IT-enheten placeras IT-resurserna från Staben för regional utveckling.
I avdelningen ska varje verksamhetsområde ha en utpekad kontaktperson ansvarig för
stöd till områdets chefer och verksamhet. Stödet innebär att vara mottagare av uppdrag
och frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess
behov. IT-avdelningens kontaktpersoner ska samarbeta med ”sitt” områdes
verksamhetsstödsteam (se ovan)
Regionala IT-infrastrukturella frågor och samarbete med andra huvudmän i länet, finns
inom både Regionala utvecklingsförvaltningen och nuvarande Staben för IT och eHälsa.
Exempel på detta är Digitala agendan, samverkan inom eHälsa, Jamtnät, utgivning av
SITHS-kort. I "Slutrapport förstudie kring regional samverkan i offentlig verksamhet
inom e- och IT-området i Jämtlands län"4, förslås även en framtida IT-nämnd ha sin
hemvist inom regionen. En nära samverkan eller en gemensam organisation inom
Regionstaben för dessa funktioner, bör utredas vidare.
•
Planerings- och beställarstaben i nuvarande organisation upphör och uppgifter och
funktioner fördelas se nedan
•
SAMORDNINGSKANSLIET består av två enheter :
- Enheten för krisberedskap, säkerhet och miljö oförändrad, eftersom inga förändringar
inom miljöområdet föreslås – enbart utökad samverkan med miljöfunktioner inom
regionala utvecklingsförvaltningen.
4
Framtagen av Östersunds kommun, konsulter Bertil Thunberg och Thomas Näsberg, klar juni 2015
7(15)
2015-09-21
- Ny enhet för Sekretariatet - Alla inom ärendehantering, sekretariatsfunktioner från
Samordningskansliet och Staben för regional utveckling samlas i sekretariatet.
Varje politiskt organ ha en utpekad kontaktperson ansvarig för stöd till organets
politiker och ansvariga tjänstemän. Stödet innebär att vara mottagare av ärenden och
frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess
behov.
Planeringschef och projektledare/utredare för LUPekonomi och Fastighetschefen
placeras också i samordningskansliet, utifrån att dessa uppdrag har nära koppling till och
styrning från högsta ledning och politiker.
Leansamordnaren flyttas till utvecklingsavdelningen.
•
Nuvarande FoUU-stab ligger kvar i regionstaben trots att FoUU-verksamheten till
övervägande del handlar om hälso- och sjukvård. FoUU-verksamheten inkluderar också
innovationsfrågor där samarbetet med regionala utvecklingsförvaltningen finns. Därför
placeras FoU-verksamheten utanför de båda förvaltningarna, dvs i regionstaben. I
regionala utvecklingsförvaltningen finns FoU-Jämt och innovationsprojekt. Dessa
verksamheter ska organisatoriskt ligga kvar där eftersom uppdragen har nära koppling
mot andra verksamheter i den förvaltningen, och det kommunala uppdraget.
Innovationsverksamheter finns både inom regional utvecklingsförvaltningen, i
FoUUstaben och i andra verksamheter med stöd av regionala utvecklingsmedel t ex
Peak innovation, MidSwedenSiencePark, Mitt Universitet, Almi. Komplexiteten kräver
samordning och styrning av dessa verksamheter. Därför skapas en Styrgupp för
Innovation i region Jämtland Härjedalen, ordförande är regiondirektören och vice
ordförande är biträdande regiondirektören., övriga medlemmar utses av dessa två.
FoUU-stabens nuvarande ansvar för utbildningar (undersköterskeutbildning genom
vård och omsorgscollege, medellånga utbildningar, psykolog- och läkarutbildning och
alla kliniska placeringar, studierektorer för AT , ST och PTP) ligger oförändrat kvar.
FoUU-staben inordnas som en enhet i en ny UTVECKLINGSAVDELNING. I
utvecklingsavdelningen kommer att finnas
- forskningsenhet,
- utbildningsenhet (I detta ingår inte utbildningsverksamheten inom regionala utveckling)
- utvecklingsenhet.
Dessa verksamheter samlas för att skapa en sammanhållen förändringsmiljö. Det
innebär - forskning (spets och kompetens), utbildning (grundutbildning, klinisk
placering och chefsutbildning), utveckling (implementering och verkstad), innovation
(nytänkande) i samverkan.
I forskningsenheten samlas forskningsverksamheten från nuvarande FoUU-stab
I utbildningsenheten samlas utbildningsverksamheterna från nuvarande FoUU-stab
I Utvecklingsenheten samlas följande funktioner:
- Den nya funktionen förändringsledare tillika chefsutvecklare.
- Leansamordnare – från samordningskansliet
- Verksamhetsutvecklare, enkät/statistik, produktions- och kapacitetsplanering,
logistiker från Hälso- och sjukvårdsstabens analys och uppföljningsenhet
8(15)
2015-09-21
- Funktionerna inom nuvarande Folkhälsocentrum5 från Hälso- och sjukvårdsstaben
samt ANDT-koordinator från regionala utvecklingsförvaltningen
- Produktionsledare – från centrum opererande specialiteter
- Jämställdhets- och Barnkonventions-funktioner och stöd till personer med
funktionsnedsättning – flyttas från Hälso- och sjukvårdsstabens analys och
uppföljningsenhet (samordning med personalstrategernas jämställdhetsarbete krävs)
- IT-strateg för distansoberoende teknik – flyttas från IT-staben
- Projektansökningsfunktion – flyttas från Planerings- och beställarstaben, (nära
samarbete med motsvarande funktioner inom regional utveckling krävs)
Denna avdelning ska arbeta både på uppdrag av verksamheterna och på eget initiativ
driva på forskning, utveckling och innovation.
Vård/verksamhetsutvecklarna som idag finns på centrumnivå är viktiga resurser i
utvecklingsarbeten. Deras organisatoriska placering, antal, och samarbetsformer med
regionstabens verksamhetsstödsteam och utvecklingsavdelningen behöver tydliggöras i
ett senare skede.
•
En HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSPOLITISK AVDELNING skapas som i första
hand arbetar mot högsta ledning och politiker. Denna avdelning ska stödja
förvaltningschef för hälso- och sjukvårdsförvaltningen i omvärldsbevakning,
framtidsanalys, samverkan med andra sjukvårdshuvudmän liksom struktur och
spridning av kunskapsstyrd och ändamålsenlig vård. I denna avdelnings uppdrag ingår
också ansvar för att försäkra att verksamheterna lever upp till de lag- och regelkrav som
ställs på hälso- och sjukvården.
I denna avdelning samlas följande funktioner:
- Nuvarande chef Hälso- och sjukvårdsstaben - från Hälso- och sjukvårdsstaben
- Folkhälsopolitiskstrateg - från regionala utvecklingsförvaltningen
- Landstingsöverläkare och vårdstrateg - från Hälso- och sjukvårdsstaben
- Cosmic objektförvaltning – från Hälso- och sjukvårdsstaben
- Beställarenheten – från Planerings och beställarstaben
- Flyktingsamordning – från Hälso- och sjukvårdsstaben
- Projektledning av nationellt initierade utvecklingsarbeten
- Sjukskrivningsprocess och projekt – ytterligare utredningar krävs för långsiktig
placering
•
Rett center ska ingå i Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, dvs ansvaret flyttas från Hälsooch sjukvårdsstaben.
•
Hela Patientsäkerhetsenheten placeras i Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, eftersom
den enheten i första hand ska arbeta mot verksamheternas områdeschefer och
enhetschefer. I Patientsäkerhetsenheten ingår chefläkare, vårdutvecklare, smittskydd och
vårdhygien, och läkemedelsfunktionerna.
5
OBS det politiska förslaget om utdelad folkhälsoresurs till primärvården är inte hanterad i detta förslag
9(15)
2015-09-21
10(15)
•
Det finns ytterligare ett antal frågeställningar som inte diskuterats klart mellan
regionstaben och förvaltningschefen för hälso- och sjukvårdsförvaltningen. De fortsatta
diskussionerna kan komma att leda till att funktioner flyttas mellan regionstaben och
hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
•
I Staben för regional utveckling finns i nuvarande organisation också funktioner som
assistenter, statistiker och internationell strateg. Dessa funktioner ligger kvar i regionala
utvecklingsförvaltningen. Placeringen av dessa funktioner inom regionala
utvecklingsförvaltningen avgör förvaltningschefen för regional utveckling i nästa skede
av omorganisationen.
•
Överföring av konsthandläggarfunktionen
Region Jämtland Härjedalen äger en stor konstsamling placerad i egna miljöer och hos
andra offentliga aktörer genom depositioner vilket regleras genom avtal.
Konsthandläggaren, med nuvarande placering vid fastighetsenheten, ansvarar för
löpande inköp till samlingen och konstnärliga miljögestaltningar genom 1 % av
fastighetsinvesteringar för regionens miljöer samt förvaltning och vård av konsten, vilket
regleras i Bildkonstpolicy samt Riktlinjer och rutiner för hantering av bildkonst. Sedan 2008 ingår
Primusrummet i uppdraget.
För att skapa en starkare bildkonstenhet samlas funktionerna konstkonsulent och
konsthandläggare under länskulturen. Det förtydligar det regionala perspektivet i
koppling till aktuella styrdokument.
Regionstabens arbetssätt och organisering kommer löpande att utvärderas i första hand
tillsammans med Regiondirektör och förvaltningschefer, men chef för regionstaben kommer
också att ha dialog och avstämning med områdeschefer och enhetschefer. Det innebär att
justeringar av arbetssätt och organisering kommer att ske vid behov.
Chef
Regionstaben
Ekonomi- och
personalavdelnin
gen
Utvecklingsavdelningen
Ekonomi- Personaldirektör direktör
Utvecklingschef
Hälso- och
sjukvårds-politisk
avdelningen
Samordningskan
sliet
Hälso- och
sjukvårds-politisk
chef
-
Chef
Samordningskan
sliet
- Krisenhet
IT- och e-hälsoavdelningen
Kommunikationsavdelningen
IT- chef
Kommunikationschef
-
-
Upphandlingsenh
Forskningssenh
Beställarenhe
-
- E-
et
et
t
Sekretariat
hälsoenhet
-
-
Verksamhetsserv
Utbildningsenhe
ice
t
-
-
Verksamhetsstöd
Utvecklingsenh
- IT-enhet
et
Inom några avdelningar finns medarbetare som är direkt underställda
et
avdelningschefen.
2015-09-21
Titlar, namn och nomenklatur
I ovanstående beskrivning återges organisationen med dess funktioner. De slutliga namnen
på organisationens olika beståndsdelar liksom titlar på chefsfunktioner kommer att
fastställas i ett senare skede av Namn- och organisationsrådet. Uppdraget inkluderar också
att se över namnen på den ekonomiska strukturens olika begrepp, se kommentarer i avsnitt
nedan). Ska vara klart till sista oktober.
Ledning av organisationen
Regionledningsgrupp:
Sammankallande:
Uppdrag:
Antal möten:
Deltagare:
Regiondirektören
Samordna övergripande frågor för hela Region Jämtland
Härjedalen
Bestäms av Regiondirektören
Regiondirektör, Förvaltningscheferna, Regionstabschef
Andra deltagare efter beslut av Regiondirektören senast
20151231
Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp
Sammankallande:
Förvaltningschefen
Uppdrag:
Samordna övergripande frågor för hälso- och sjukvården
Antal möten:
Bestäms av förvaltningschefen
Deltagare:
Bestäms av förvaltningschefen
Ekonomidirektör, Personaldirektör och
Kommunikationschef ska ingå i ledningsgruppen delar av tiden.
Andra funktioner adjungeras vid behov
Regional utvecklingsförvaltningens ledningsgrupp
Sammankallande:
Förvaltningschefen
Uppdrag:
Samordna övergripande frågor för regionala utveckling
Antal möten:
Bestäms av förvaltningschefen
Deltagare:
Bestäms av förvaltningschefen
Ekonomidirektör, Personaldirektör
Kommunikationschef ska ingå i ledningsgruppen delar av tiden.
Andra funktioner adjungeras vid behov
Regionstabsledning
Sammankallande:
Uppdrag:
Antal möten:
Deltagare:
Regionstabschefen
Samordna övergripande stabsfrågor för hela regionen
Bestäms av regionstabschefen
Samtliga avdelningschefer inom regionstaben,
Andra funktioner adjungeras vid behov
11(15)
2015-09-21
12(15)
Lokaler
I inriktningsbeslutet sägs att gemensamma lokaler ska eftersträvas. Syftet är att uppnå
effektiv samverkan mellan politiker och ledning gemensamt i de båda förvaltningarna och
för att skapa synergieffekter när olika tjänstemannafunktioner i de båda förvaltningarna och
regionstaben kommer nära varandra i vardagen .
Följande principer och samband ska vara vägledande när verksamheter och personer
placeras i regionens lokaler.
• Politiker samlas i hus 2
• Regiondirektör, förvaltningschefer och regionstabens chef, personal- och
ekonomidirektörer samlas i hus 2
• Närstödsmedlemmar samlas nära respektive förvaltningschef
• Regionstabens avdelningschefer förutom ovanstående sitter tillsammans med sin
avdelning
• Ekonomi- och personalkonsulter i verksamhetsstöd ska lokaliseras nära de verksamheter
de ska stödja, om möjligt tillsammans med vård/verksamhetsutvecklare och assistenter
• Avdelningarna inom regionstaben hålls samman
Följande verksamhetssamband ska vara vägledande:
• Forsknings- och utbildningsenheterna behöver kulvert till sjukhuset
• Utvecklingsavdelningen nära till FoU-Jämt
• FoU-Jämt nära till övriga funktioner med uppdrag mot kommunal vård- och omsorg
• Utvecklingsavdelningen nära till innovationsutveckling inom regional utveckling
• Strateger inom ekonomi och personal nära varandra
• Ekonomidirektör med strateger och Personaldirektör med strateger nära varandra
• Ekonomidirektör och Personaldirektör nära ledning och politik
• Kommunikationsavdelning, Samordningskansliet och Hälso- och sjukvårdspolitisk
avdelning nära ledning och politik
• Regional utvecklingsförvaltning sammanhållen så långt möjligt, och nära ledning och
politik
• IT-avdelningen nära Utvecklingsavdelningen och Hälso- och sjukvårdspolitisk avdelning
• IT-avdelningen om möjligt nära de delar i regionala utvecklingsförvaltningen som
arbetar med digital agenda, e-hälsa mm
• Konsthandläggaren fortsatt tillgång till kontor med register på sjukhuset och till aktuella
kontaktytor för fastighetsinvesteringar.
Vid rekrytering av våra funktioner inom regionstaben och regional utveckling ska det vara
möjligt att arbeta på distans för att främja arbetstillfällen i länets alla delar.
2015-09-21
13(15)
Ekonomisk uppföljningsstruktur
Ekonomisystemet har idag följande nivåer: Centrum Område Bas Kostnadsställe
Utifrån ovanstående beslut om organisation och ledningsansvar måste kraven på
uppföljning i regionens ekonomisystem förändras enligt nedan:
Centrum: Rubriken ändras till Förvaltning
1. Används för sammanfattande nivå för uppföljning av verksamheter inom
- Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ,
- Regionala utvecklingsförvaltningen,
- Regionstaben,
- Finansförvaltning (bör byta namn -förvaltningsbegreppet leder tankarna fel),
- Förtroendevalda politiker
- Övergripande verksamhet (tas bort)
2. Används också för uppföljning av de särskilda politiska organens ansvar:
Landstingsrevisionen – (bör ändra namn)
Patientnämnden – oförändrat
Vårdvalsnämnden – oförändrat
Område
Används för uppföljning av den organisatoriska nivån område.
Bas
Bas är en kompletterande grupperingsnivå om ett antal kostnadsställen önskas sammanfattas
under områdesnivån.
Kostnadsställe
Används för uppföljning av de lägsta organisatoriska nivån dvs enheterna.
OBS när ovanstående slutligt namnsätts måste landstingets namnråd konsulteras, pga
koppling mellan HSA-katalog, EKO, Raindance och Heroma.
Ekonomiska anslag på övergripande nivå
I nuvarande strukturer finns ett begrepp som heter Övergripande verksamheter. Ansvar för
kostnadsställen där ligger idag inom nuvarande stabsorganisation. I den nya organisation
måste bestämmas vilka av dessa anslag som ska ligga i Regionstaben och vilka som ska
läggas till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
Följande hantering ska gälla:
Kst 1600 – Centralt riks- och regionvård
Kst 6500 – Omställningsgruppen
Kst 7000 – Motsedda utgifter
Kst 7036 – Central läkemedelskostnad
Kst 7057 – Lediga lokaler
Kst 7059 – Flyktinghälsovård
- till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
- till Regionstaben
- till Regionstaben (kst tas bort)
- till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
- till Regionstaben
- till Regionstaben (Hälso- och sjukvårdspolitisk
avdelning)
Samverkansavtalet
Den omorganisation som nu görs där centrumnivån tas bort kräver att samverkansavtalet
ses över. Det kommer att ske under hösten så att ett nytt samverkansavtal kan vara klart
20151231.
2015-09-21
Ännu ej klargjorda frågor – hantering i olika steg
Steg 1
21 september – 6 oktober
- Detta dokument får eventuella justeringar utifrån samverkan med fackliga organisationer
och chefer/medarbetare.
- Risk- och konsekvensanalys görs av arbetsgivare och regionkommittén tillsammans.
Steg 2
Klart till 31 oktober
- Förvaltningschefernas närstöd ska vara preciserade
- Namn och organisationsrådet har bestämt de slutliga namnen på organisationens olika
beståndsdelar liksom titlar på chefsfunktioner
- Ekonomiska konsekvenser av att tjänster flyttar, förändringar av ansvar för
övergripande kostnader, analyseras och inarbetas i finansplanen
- De funktioner inom nuvarande verksamhetsstöd (assistenter, statistiker och
internationell strateg) som stannar kvar i regionala utvecklingsförvaltningen får sin
organisatoriska placering i regionala utvecklingsförvaltningen preciserad.
- Individers placering i nya organisationen är i huvudsak klarlagd
- Tjänster som ska tillsättas efter sökförfarande har identifierats, liksom formerna för
ansökningsförfarandet
Steg 3
Klart till 30 november
- Förslag på hur verksamheter och personer ska placeras i regionens lokaler
Steg 4
Klart till 31 december
- Områdesindelning i hälso- och sjukvården beslutad
- Utformningen av medicinskt ledningsansvar som stöd till områdescheferna
- Vård/verksamhetsutvecklarnas organisatoriska placering, antal, och samarbetsformer
med regionstabens verksamhetsstödsteam och utvecklingsavdelningen
- Analysera områdesindelningarnas konsekvenser för akademiska sjukvårdsenheter enligt
ALF-systemet.
- Förvaltningschefernas ledningsgrupper – medlemmar, frekvens mm.
- Samverkansformerna, reviderat samverkansavtal
- Befogenhetsplan och delegationsordning reviderad
- Behörigheter i personaladministrativa system analyserad och eventuellt förändrat
- Hantering av allt på aktivitetslistan rörande omorganisationens konsekvenser
- Sjukskrivnings- processen och -projektets långsiktiga organisatoriska placering klargjord
Steg 5
Under 2016
- Utvärdering av nuvarande systemförvaltningsmodell för att analysera konsekvenser av
att sammanföra systemförvaltning av alla eller vissa av regionens IT-system till ITavdelningen.
- Administration som inte är absolut nödvändig för organisationens resultat ska ses över
och eventuellt fasas ut för att uppnå besparing på 10 miljoner kronor.
14(15)
2015-09-21
Risk och konsekvensanalys
Risk- och konsekvensanalys för inriktningsbeslutet är gjord med arbetsgivaren och
regionkommitténs ledamöter – se bilaga
En mer detaljerad risk- och konsekvensanalys behöver göras för det som beskrivs i detta
dokument. I samband med att förslaget presenteras för Regionkommittén kommer plan för
framtagande av detaljerad risk- och konsekvensanalys att göras tillsammans med
regionkommittén den 21/9. Risk och konsekvensanalysen ska vara klar till 6/10 när
samverkan av förslag till beslut görs.
15(15)