doc11.2 Utvärdering tidmätning med mobiltelefon
download 
Report Transcription
11.2 Utvärdering tidmätning med mobiltelefon
Tidmätning med mobiltelefon Utvärdering av projekt inom hemtjänsten Olle Andersson Rapportnr: Son 2015/240 2015-05-20 1 (19) Innehåll SAMMANFATTNING ................................................................................................ 2 1. BAKGRUND ....................................................................................................... 3 2. SYFTE .................................................................................................................. 3 3. METOD ................................................................................................................ 3 4. AVGRÄNSNING ................................................................................................. 3 5. DISPOSITION ..................................................................................................... 3 6. MOBIPEN ............................................................................................................ 4 6.1. Tidmätning med Mobipen ............................................................................ 4 6.2. För- och nackdelar med Mobipen ................................................................ 6 7. TIDMÄTNING MED MOBILTELEFON ........................................................... 7 7.1. För- och nackdelar med mobiltelefon .......................................................... 7 8. PRAKTISKA ERFARENHETER AV TIDMÄTNING MED TELEFON ......... 8 8.1. Erfarenheter från verksamhetsledare och personal ...................................... 8 8.2. Enkätsvar från personalgruppen ................................................................. 11 8.3. Erfarenheter från systemförvaltare ............................................................. 12 9. KOSTNADER OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER.............................. 13 9.1. Kostnader för Mobipen .............................................................................. 13 9.2. Kostnader för mobiltelefon ........................................................................ 14 9.3. Ekonomiska konsekvenser för förvaltningen ............................................. 14 10. RESULTAT OCH ANALYS ............................................................................. 15 11. LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING ................................................. 17 SKRIFTLIGA KÄLLOR ........................................................................................... 17 INTERVJUER ............................................................................................................ 17 BILAGA 1 – ENKÄT TILL PERSONAL ................................................................. 18 2015-05-20 2 (19) SAMMANFATTNING I Järfälla kommun används tidmätning för insatserna hemtjänst, ledsagning och avlösarservice. Tidmätningen består av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personal använder en digital penna för att registrera den utförda tiden hos kund. Önskemål har kommit från utförare om att även kunna tidredovisa via mobiltelefon. Ett projekt har därför genomförts i Barkarby hemtjänst från mitten på februari till mitten på maj, där viss personal testat att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Syftet med denna utvärdering av projektet är att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används. Utvärderingen syftar till att belysa positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga ekonomiska konsekvenser om Mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon. För att belysa området har relevant dokumentation granskats och sammanställts. Intervjuer har genomförts med systemförvaltare, personalgrupp och verksamhetsledare. För att belysa kostnader har även ekonomisk controller på socialförvaltningen bidragit med kalkyler. Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen. Mobiltelefonen anses dock ha fler fördelar och fungera på ett bättre sätt än den digitala pennan. Det finns även fler utvecklingsmöjligheter med den digitala pennan. Vid översyn av kostnader förknippade med Mobipen-pennan och mobiltelefon, framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom budgetramen och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med Mobipen. Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon. 2015-05-20 1. 3 (19) BAKGRUND Sedan våren 2012 har Järfälla kommun infört tidmätning för insatserna hemtjänst, ledsagning och avlösarservice. Införandeprojektet är avslutat per den 31 december 2013 och har nu övergått i ordinarie drift. Tidmätningen som införts i Järfälla består av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personalen använder en digital penna för att registrera den utförda tiden hos kund. Företagen som är godkända utförare i Järfälla arbetar ofta även i andra kommuner och arbetar även där med tidmätning. Önskemål har kommit om att tidsredovisningen även ska kunna ske via mobiltelefon och inte bara med den digitala pennan. Detta skulle underlätta för utförare som arbetar i flera kommuner men även vara ett steg i den fortsatta utvecklingen av tidmätning. Tidmätning via mobiltelefon anses även kunna förenkla arbetet med den sociala dokumentationen för utförarna. Från 13:e februari till den 12:e maj har ett projekt pågått inom Barkarby hemtjänst där fem i personalgruppen testat arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Efter hand har ytterligare två personer anslutit till projektet och det är totalt sju personer som har arbetat med mobiltelefon istället för penna. 2. SYFTE Syftet med denna utvärdering är att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används. Utvärderingen syftar till att belysa positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga ekonomiska konsekvenser om Mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon. 3. METOD För att belysa detta område har relevant dokumentation som fanns tillgänglig granskats. För att förstå Mobipen-pennans och mobiltelefonens funktion ytterligare har även ansvarig systemförvaltare för projektet intervjuats. Intervjuer har även skett med den hemtjänstpersonal och den verksamhetsledare som testat att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. För att belysa kostnader och om hemtjänstpengen eventuellt bör höjas om man övergår till tidmätning genom mobiltelefon har ekonomicontroller på socialförvaltningen bidragit med kalkyler. 4. AVGRÄNSNING Denna utvärdering syftar inte till att diskutera tidmätningssystemet i sig. Fokus är hur Mobipen-pennan fungerar i jämförelse med att använda sig av mobiltelefon för tidmätning. Utvärderingen belyser om det finns eventuella för- och nackdelar med respektive system. 5. DISPOSITION I avsnitt 6 presenteras Mobipen som är det tidmätningssystem som idag används i Järfälla kommun. Mobipens funktion tas upp och för- och nackdelar med Mobipen förs fram. I Avsnitt 7 presenteras hur tidmätning med mobiltelefon fungerar och för- 2015-05-20 4 (19) och nackdelar diskuteras. Avsnitt 8 redovisar de praktiska erfarenheter som personal, verksamhetsledare och systemförvaltare har av tidmätning genom mobiltelefon. I avsnitt 9 diskuteras kostnader för tidmätning genom den digitala pennan och genom mobiltelefon. Ekonomiska konsekvenser för socialförvaltningen förs också fram vid en eventuell övergång till tidmätning genom mobiltelefon. I avsnitt 10 presenteras och analyseras de resultat som framkommit i utvärderingen. 6. MOBIPEN Med Mobipen menas den digitala penna som används för att dokumentera och registrera insatser och besök hemma hos den enskilde. Registrering av arbetspass och insatser överförs sedan från pennan till en IT-plattform inom vård och omsorg – Phoniro Care. Systemet med Mobipen används idag i Järfälla kommun inom hemtjänst, avlösarservice och ledsagarservice. Mobipen har använts i Järfälla kommun sedan våren 2012 och används nu som ordinarie system för tidmätning. Syftet med Mobipen är att: 6.1. Kvalitetssäkra verksamheten Säkerställa att kunden får de insatser som beviljats, Förbättra beställarens möjlighet att följa upp och ompröva insatser Möjliggöra kontroll av att de insatser som kommunen betalar för har utförts Tidmätning med Mobipen För att exemplifiera Mobipens funktion, beskrivs nedan hur det kan gå till vid ett hemtjänstbesök. Vid arbetspassets start tar personal hos en utförare, en penna från en dockningsstation på kontoret. Personal kontrollerar först att pennan är laddad och ”talar” sedan om för pennan vilken person som använder pennan, genom att markera med pennan i sitt ”personalkort”. Personalkortet används för att personal ska kopplas till sina arbetspass. Personal åker sedan hem till vårdtagaren och har med sig den digitala pennan. Hemma hos varje vårdtagare sitter en så kallad kvittensetikett vanligtvis i dörrkarmen. Denna kvittensetikett talar om för pennan vilken vårdtagare den kommit hem till. I etiketten finns två rutor, ”start” och ”slut”. När personal kommit hem till vårdtagaren markerar de med pennan i start-rutan och pennan registrerar då ankomsten. Figur 1: Kvittensetikettens ”Start”- och ”Slut” – ruta. Kvittensetiketten sitter i vårdtagarens bostad och är unik för denna vårdtagare 2015-05-20 5 (19) Under besöket kan personal markera vilka insatser som utförs under besöket genom pennan. Detta kan ske på en blankett i vårdtagares pärm och/ eller på insatsetikett där olika insatser finns listade. Personal kan även föra social dokumentation, t.ex. dagsnoteringar angående den enskilde vårdtagaren. Den digitala pennan registrerar det som skrivs genom en videokamera i pennan som läser in det speciella mönstret som finns på papperet. Figur 2: Kameran i den digitala pennan När personal lämnar vårdtagaren markerar de med pennan i slut-rutan på kvittensetiketten. Nu har pennan lagrat information om vem som har varit hemma hos vårdtagaren, vad personal gjort samt när personal kom och gick. Med pennan kan man även registrera arbetspass som startar eller slutar utanför bostaden. På baksidan av personalkortet finns ett ”tidkort” med en start- och slutruta. Med detta tidkort kan man mäta exakt tid för besök som startar eller slutar utanför bostaden. När personal återvänder till kontoret sätts pennan i en dockningsstation och informationen laddas över till en dator. Registreringar och anteckningar godkänns sedan av personal och verksamhetschef i IT-plattformen Phoniro Care. När registreringarna har godkänts förs informationen automatiskt över till verksamhetssystemet Procapita. När personal är klar sätts pennan tillbaka på laddning. Figur 3: Dockningsstation, denna används vid laddning av pennan och vid inskick av arbetspass 2015-05-20 6 (19) Den tid som registreras i Phoniro care förs över till Procapita där det ligger till grund för brukarens avgifter samt för ersättning till utföraren. De anteckningar som personalen gjort och godkänt förs även automatiskt över till kundens journal i Procapita. Beställaren kan sedan följa upp den tid som har utförts jämfört med beställd tid samt använder informationen vid individuella omprövningar av beslut. 6.2. För- och nackdelar med Mobipen Man kan se både för- och nackdelar med den digitala pennan som den används idag. Fördelar med Mobipen är: Pennan är lätt att lära sig och enkel att hantera. Brukaren får ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig och både brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts. Pennan behöver inte vara uppkopplad mot nätverk för att fungera. Nackdelar med Mobipen är: Mobipen kräver mycket administration från kommunens sida. Det är mycket material att administrera. Pennorna är känsliga och går sönder och försvinner. Pennan måste anslutas till dator för att kunna överföra data. Att pennan måste ”dockas” kräver även att personal tar sig till en dockningsstation. Detta kan medföra onödiga bilresor vilket är tidskrävande och dåligt för miljön. Systemet med Mobipen kräver att man använder en del papper för blanketter, etiketter etc. vilket också är dåligt för miljön. Den digitala pennan har få utvecklingsmöjligheter. 2015-05-20 7. 7 (19) TIDMÄTNING MED MOBILTELEFON Tidmätning kan även ske genom att använda mobiltelefon som verktyg. Vid arbetspassets start tar då personal en ledig mobiltelefon från en laddare på kontoret. Vilken av mobiltelefonerna personal tar spelar ingen roll, så länge denna mobiltelefon är ansluten till den egna organisationsenheten. Personalen startar telefonen och sätter igång applikationen i telefonen. När applikationen är startad loggar personalen in med sitt användar-id och lösenord. Systemet verifierar då användar-id och lösenord, samt kontrollerar att personalen är kopplad till den aktuella organisationsenheten. Efter detta ska ett arbetspass startas i telefonen. Vissa versioner av mobilapplikationen gör detta automatiskt och vissa kräver att personal manuellt anger att arbetspasset startas. När personal har kommit hem till vårdtagaren ska ankomsten registreras. Detta görs genom att mobiltelefonen hålls mot en så kallad ”NFC-etikett” som finns hemma hos vårdtagaren. NFC står för Near Field Communication, närfältskommunikation, och är en överföringsmetod för utbyte av data över korta sträckor (max cirka 10 cm). Den mobiltelefon man använder måste ha ett inbyggt NFC-chip för att den ska kunna läsa av NFC-etiketten. Det går således inte att använda vilken mobiltelefon som helst men det finns ett antal olika modeller som går att använda. Under besöket kan personal sedan registrera de olika insatserna direkt i mobiltelefonen. Vid slutet av besöket håller personal mobilen återigen mot NFC-etiketten för att avfärd ska registreras. När arbetspasset är slut kan personal granska, redigera och godkänna arbetspasset direkt i mobiltelefonen eller välja att enbart avsluta arbetspasset i mobiltelefonen och sedan granska och godkänna arbetspasset i datorn. När användaren sedan har loggat ut från mobiltelefonen så ansluts den till en ledig laddare på kontoret. Man kan även registrera besök som startar eller avslutas utanför bostaden, t.ex. ledsagning från eller till vårdcentralen. 7.1. För- och nackdelar med mobiltelefon Man kan se både för- och nackdelar med att använda sig av mobiltelefon för tidmätning. Fördelar med mobiltelefon är: Personal behöver inte ”docka” mobilen utan kan föra över data trådlöst direkt. Kan föra dokumentation direkt i mobilen. Minskad administration hos kommunen om utförare själva står för mobiltelefonen, då personal ändå måste ha en mobiltelefon i sitt arbete. Om utförare själva står för mobiltelefonen kanske personal är mer försiktiga vid hanteringen av denna. Miljömässiga fördelar – slipper onödiga resor bara för att docka pennan och överföra information. Pappershanteringen minskas även då bland annat blanketter inte längre behövs som då man använder Mobipen-pennan. 2015-05-20 8 (19) Av insatserna ser man de beviljade insatserna högst upp i applikationen och slipper leta på blankett som med den digitala pennan. Mobiltelefonen har stora utvecklingsmöjligheter: På sikt kan man koppla in schemaplaneringssystemet direkt i mobiltelefonen. Man kan använda sig av GPS i mobiltelefonen och få smartaste körvägarna med kortast färdtid. Man kan välja att använda sig av nyckelfria lås där man låser upp med mobiltelefonen och därmed slipper hantera nycklar vilket kan spara tid och onödiga resor för att hämta nycklar. Det finns utvecklingsmöjligheter att göra information tillgänglig direkt på någon slags portal. Detta kan vara bra för berörda chefer och eventuellt andra yrkesgrupper. Man kan även göra information tillgänglig direkt för anhöriga och omsorgstagare vilket kan öka trygghetskänslan och avlasta personal från telefonsamtal. Nackdelar med mobiltelefon är: Mobiltelefon kan vara svårare att hantera än Mobipen-pennan för personal som inte är vana med att använda en ”smartphone”. Mobiltelefonen behöver uppkoppling till telefonnätet. Vad händer om ”nätet ligger nere”? Pärmen hos brukaren försvinner. Det blir svårare för brukare och anhöriga att se vilka insatser som har utförts. Hur reagerar brukare på att man sitter med mobiltelefon? Första gången man använder mobiltelefonen kan det ta lång tid att ladda ner kundlista. 8. PRAKTISKA ERFARENHETER AV TIDMÄTNING MED TELEFON För att få reda på hur det har fungerat att jobba med mobiltelefon för tidmätning i hemtjänsten, har den personalgrupp som testat detta intervjuats och fått fylla i en enkät. Intervju har även genomförts med verksamhetsledaren för Barkarby hemtjänst som varit involverad i detta projekt. Överlag är både personalgruppen och verksamhetsledaren väldigt positiva till att använda mobiltelefon för tidmätning i hemtjänsten. 8.1. Erfarenheter från verksamhetsledare och personal Inledningsvis var det fem stycken i personalgruppen som skulle testa att använda mobiltelefon för tidmätning i hemtjänsten. Men efterhand har ytterligare två personer anslutit sig och har också arbetat med mobiltelefonen. Sammanlagt är det alltså sju personer som har testat att arbeta med mobiltelefon istället för med Mobipen-pennan. Av dessa sju personer har fem stycken intervjuats i en gruppintervju, då två stycken inte kunde närvara. En av de frånvarande skickade dock med sina synpunkter i ett mail. De fem personer som intervjuades fick även fylla i en enkät som delades ut i samband med intervjutillfället. Intervju skedde även med verksamhetsledare och dennes åsikter redovisas också i detta avsnitt. Den grupp som intervjuats tyckte att introduktionen och utbildningen som hölls till mobiltelefonen var bra. Men viss personal var dock skeptisk i början och den perso- 2015-05-20 9 (19) nal som ville vara med fick därför välja. Den personalgrupp som intervjuats tror att vissa personer behöver längre utbildning och introduktion om man ska utöka detta projekt till att gälla en större grupp. Verksamhetsledaren berättar att personalgruppen i början var oroliga att tiderna inte skulle komma in och en del hade därför Mobipen-pennan som backup. Det tog ett tag för personalen att lära sig i början och en del hade problem med inloggning och med NFC-etiketten. Men då de flyttade NFC-etiketten från dörrkarmen som är gjord av metall så gick det bättre. Några i personalgruppen berättar att de upplevde det som en befrielse att gå över till mobiltelefon men att vissa saker strulade i början – såsom att det är svårt att läsa av NFC-etiketten då metall finns bakom och att det hos vissa kunder är svårt att få täckning med mobiltelefonen. Efter att personal hade vant sig med mobiltelefonen så tycker både personalgruppen och verksamhetsledaren att det har fungerat bra att arbeta med mobiltelefonen. De nämner flera fördelar med mobiltelefonen, såsom: Det är bra att kundens adress, personnummer och telefonnummer finns med i mobiltelefonen vilket underlättar när man behöver ringa kunden och fråga något, exempelvis då man handlar eller om man ska ringa ambulans så har man alla kundens uppgifter tillgängliga i mobiltelefonen och man behöver inte leta personnummer. Personal har bättre översikt i mobiltelefonen. Man kan se besök och insatser direkt i mobilen. Man kan anteckna direkt i mobiltelefonen och man kan korrigera insatser i telefonen. Det blir mindre fel i schemat då det blir rödmarkerat i ”appen” och man slipper rätta efteråt som med pennan. Batteriet håller bättre i mobiltelefonen än i pennan. Mobilen fungerar överlag bättre än penna, då pennan ofta är sönder eller får slut på batteri. Detta tror verksamhetsledaren kan bero på att pennan inte är personlig utan delas med personal. Det kan finnas en fördel i att ordinarie personal har var sin telefon som är personlig och att vikarier kan få kvittera ut telefoner. Mobilen fyller i orden automatiskt och det blir mindre felstavningar och felskrivningar. Pennan har ibland svårt att läsa det man skrivit och då måste man korrigera i efterhand på dator. Detta slipper man med mobiltelefonen. Med mobiltelefonen kan man förbereda sig på ett bättre sätt inför nästa kund. Mobiltelefonen är även bra vid exempelvis inköp åt två kunder samtidigt. Då kan man logga in sig hos kund och sen logga ut i affären utan kvittens. Sen kan man logga in nästa kund utan kvittens i affären och sen logga ut med kvittens när man är hos den andra kunden. Med penna fungerar inte detta så bra och det står okänd kund vid inloggning av person nummer två då personalen markerar på sitt personalkort i affären. Detta måste sedan korrigeras i dator. Personalen uppger också att de upplever mindre stress när de använder mobiltelefonen. Även verksamhetsledaren upplever att personalen är mindre stressade. 2015-05-20 10 (19) Mobilen kan utvecklas mer än pennan. Man skulle t.ex. kunna använda GPS för att hitta till kunder. Personal och verksamhetsledare nämnde även vissa nackdelar och saker som de saknar med mobiltelefonen, såsom: Ibland är det svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning saknas ibland hos kund. Ibland loggar mobilen ut sig hos kund under arbetspasset. Ibland försvinner arbetspass ur mobilen, men det händer sällan. Man kan inte avböja besök direkt i mobilen utan måste till dator för att korrigera detta. Det vore bra om anhörigas nummer och kontaktuppgifter fanns i appen så man slipper ringa kontoret. Det vore även bra om man kan lägga in kontaktuppgifter även till exempelvis biståndshandläggare och andra kontakter. En negativ sak kan också vara att det gått rykten om att GPS:en i mobiltelefonen ska användas för att övervaka var personalen befinner sig. När personal använder mobiltelefonen kan även brukare tro att de ”leker” med mobilen. Det har även hänt att brukare har råkat ta mobiltelefonen istället för sin egen. Det kan vara svårt för viss personal som inte är lika van med mobiltelefoner att använda dessa och de behöver nog längre introduktion. Insatserna i mobiltelefonen stämmer ibland inte exakt med vad kunden beviljats. Det vore bra om man kan logga in sig direkt hos kunden utan att leta fram kundens namn. Personalen skulle även vilja se en sammanställning av dagen och den tid man arbetat vid utloggning för dagen. Nu måste de logga in på dator för att se detta. Det kanske även vore bra med automatisk utloggning efter en viss tid då det hänt att personal glömt bort att logga ut sig efter dagens slut. 2015-05-20 8.2. 11 (19) Enkätsvar från personalgruppen I samband med intervjun delades även en enkät ut till de fem i personalen som medverkade under intervjun. Enkäten bestod av fem frågor och redovisas i sin helhet nedan. Tabell 1 – Åsikter om tidmätning med mobiltelefon Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon har fungerat? Mycket dåligt Dåligt Varken bra eller dåligt Bra Mycket bra Antal svar 5 Tabell 2 – Åsikter om tidmätning med mobiltelefon/ mobipen Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon fungerar i jämförelse med mobipen? Mycket sämre Sämre Varken bättre eller sämre Bättre Mycket bättre Antal svar 5 Tabell 3 – Hellre mobiltelefon eller mobipen Använder du hellre mobiltelefon för tidmätning än mobipen? Ja, hellre mobiltelefon Nej, hellre mobipen Vet ej Antal svar 5 Vad är du särskilt nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon? - Jag är nöjd, pga det minskar stressen att man tänker om det registrerar eller ej. Man vet exakt hur länge man stannar hos kunden. -Jag tycker mindre stress och mobipen funkar inte bra. -När man glömmer insatsen kan man rätta direkt. Minskar stressen. - Mindre stress. -Mobilen funkar alltid, vilket pennan inte gjorde varje dag. Vad är du mindre nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon? - Att det inte finns anhöriga och att man inte kan göra avböjda pass i mobilen. - När man gör avböjt besök och lite svårt med beställda tider, lite svårt och läsa hos enstaka kunder. - Jag är mindre nöjd att det inte finns anhörigas telefonnummer. -Extra jobb för avböjda besök! - Att kundernas anhörigas telefonnummer inte är med. 2015-05-20 12 (19) 8.3. Erfarenheter från systemförvaltare På socialförvaltningen finns en systemförvaltare som ansvarar för Phoniro Care/Mobipen och som har agerat projektledare för projektet att använda mobiltelefon för tidmätning inom hemtjänst. Systemförvaltaren upplever att det har fungerat bra att arbeta med mobiltelefon. Projektet har till stor del skötts av verksamhetsledare på plats och systemförvaltarens supportarbete har varit mycket begränsat vilket han tycker är ett gott tecken. Systemförvaltaren tror dock att det är högre inlärningströskel för mobiltelefonerna än för pennorna. Initialt var det en del rapporter om dålig mobiltäckning och personalen använde då pennorna parallellt med telefonerna. Det var även problem med etiketterna i början, förmodligen för att etiketterna inte fungerar när de placeras på metall. Alternativ placering måste ses över, såsom i den pärm som finns hos brukaren. Efter att personalen har vant sig vid telefonerna har det dock fungerat bra. Systemförvaltaren menar att arbetet med mobiltelefon har fungerat så bra att ytterligare två medarbetare i personalen ville vara med, varav projektet utökades till att omfatta sju medarbetare från den 23 mars. Verksamhetsledaren har också en telefon för att registrera etiketter, göra trygghetsringningar etc. En sak som man dock bör komma ihåg är att den personal som ingår i testgruppen har fått anmäla sig själva till projektet. Det går därför enligt systemförvaltaren inte att generalisera resultatet till hur en hel personalgrupp skulle reagera. Några personer kan ha svårt att hantera smarta telefoner och behöver extra stöd vid en eventuell utökning av projektet. Gällande registreringar så har systemförvaltaren gjort slumpvisa kontroller vilket visar att personalen har skött registreringarna med hög kvalitet. I mars var det få missade kvittenser och ändrade besök vilket är positivt. En annan bra sak i det program som används i mobiltelefonen, är att de beställda insatserna kommer högst upp och icke beställda insatser hamnar under ett streck. Detta gör det lätt att se när personal utför hjälp som inte har beställts. Personalen får dessutom färre alternativ att välja mellan vilket underlättar deras arbete. Angående Phoniros applikation som har testats, menar systemförvaltaren att det är inte aktuellt i nuläget med en djupare utvärdering av applikationen. Om kommunen fortsätter med Procapita som verksamhetssystem kommer Tietos egen app ”Lifecare” att bli aktuell och den ser annorlunda ut. Om det blir så att Lifecare-appen används så kan denna kopplas ihop med Tietos schemaplaneringssystem ”Lapscare” vilket kan integreras med Procapita. Med denna integration kan man få en mobil helhetslösning för hemtjänsten. Om det dock blir så att kommunen byter till ett annat verksamhetssystem så kan Phoniros lösning bli aktuell och det finns då anledning att utvärdera och försöka påverka Phoniros utveckling av appen då den är möjlig att koppla till andra system än Procapita. 2015-05-20 13 (19) Generellt tycker systemförvaltaren att applikationen har fungerat bra men att det finns en del övrigt att önska gällande användargränssnittet. Detta har dock enligt honom inte hindrat att personalen snabbt och lätt har lärt sig funktionerna. En sak som systemförvaltaren tycker är mindre bra är att etiketternas serienummer måste skrivas in manuellt i Phoniro Care vilket initialt tog tid. Förhoppningsvis kan leverantören förbättra produkten i det avseendet så att etiketten läses direkt i telefonen innan den kopplas till brukaren. Överlag har dock projektet gått bra utan några större problem. Systemförvaltaren menar att det är möjligt att utöka projektet om licenserna tillåter och man kan hitta en lämplig ekonomisk modell för ersättning till utförarna. 9. KOSTNADER OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER För att ta reda på kostnader för socialförvaltningen för både den digitala pennan och mobiltelefon har ekonomicontroller och systemförvaltare bidragit med kalkyler. 9.1. Kostnader för Mobipen Kostnader som förknippas med Mobipen kan delas upp i tre kategorier – löpande materialkostnader, licens och drift samt utveckling och stöd. Till löpande materialkostnader hör blanketter, pennor och material samt etiketter och övrigt, såsom pärmar. Järfälla kommun ansvarar för kostnaden för inköp av digitala pennor utifrån grundbehov. Beräkningen av grundbehovet baseras på antal kunder som ett företag har. Utförare använder dessa pennor så länge de har uppdrag i Järfälla och när uppdraget avslutas lämnas de tillbaka. Pennorna beräknas hålla i tre år om de hanteras på rätt sätt. Ersättningspennor som krävs inom tre år efter utkvitteringen bekostas av utföraren om de tilldelade pennorna, korkarna och annat material har gått sönder eller förlorats och skador/ förlust inte täcks av garantin. Kostnader för löpande material har beräknats uppgå till cirka 300 000 kronor för förvaltningen ett normalår. Licens och driftkostnader för Phoniro Care/ mobipen är kostnader som förvaltningen betalar årligen för både licens och löpande drift. Denna kostnad har beräknats uppgå till cirka 600 000 kronor per år. I kostnader för utveckling och stöd ingår omkonfigurering, konsultkostnader, uppgraderingskostnader och övrigt konsultstöd. Dessa kostnader beräknas uppgå till cirka 100 000 kronor ett normalår. Sammanlagt uppgår kostnaderna för förvaltningen till ungefär en miljon kronor, då Mobipen-pennan används för tidmätning. 2015-05-20 14 (19) 9.2. Kostnader för mobiltelefon Om tidmätning sker med mobiltelefon försvinner vissa kostnader för förvaltningen såsom kostnader för blanketter, pennor och etiketter m.m. Men licens, driftkostnad, utveckling och stöd kvarstår och det tillkommer kostnader kopplade till mobiltelefonerna såsom NFC-etiketter och övrigt, såsom extra serverkostnad. Kostnader för NFC-etiketter till alla kunder beräknas inledningsvis kosta cirka 160 000 kronor. Kostnader för server och upprätthållande av denna beräknas till cirka 50 000 kronor per år. Licens och driftkostnader förväntas ligga kvar på ungefär samma nivå som för Phoniro Care/ Mobipen och uppgå till cirka 600 000 kr per år. Även kostnader för utveckling och stöd kommer finnas kvar och förväntas ligga kvar på ungefär 90 000 kronor, men det tillkommer också en okänd utbildningskostnad vid teknikövergången. Sammanlagt beräknas kostnader för mobiltelefon för förvaltningen inledningsvis uppgå till cirka 900 000 kronor. Men kostnaden borde minska över tid då införandefasen kräver att NFC-etiketter köps in och utbildningar hålls. Utöver dessa kostnader bör man ta hänsyn till kostnader för ökad hemtjänstersättning. Om man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon finns förslaget att utförarna själva får stå för mobiltelefon och abonnemang då de ändå behöver telefon i tjänsten. Om det finns krav på att tidmätning ska ske genom mobiltelefonen måste dock vissa telefonmodeller användas som stödjer den programvara som tillhandahålls. Med bakgrund av detta har en översyn av hemtjänstersättningen genomförts vilket utmynnat i förslaget att utförarna ersätts för byte av teknik från mobipen-pennor till mobiltelefoner. Nuvarande modell med pennor innebär att förvaltningen belastas med kostnader för detta. Vid övergången till mobiltelefoner som utföraren ska tillhandahålla så innebär det att kostnaderna flyttas från förvaltningen till utförarna. För detta föreslås utförarna ersättas med 2 kr per utförd hemtjänsttimme för att täcka dessa merkostnader. 9.3. Ekonomiska konsekvenser för förvaltningen Vid en eventuell övergång till tidmätning genom mobiltelefon är bedömningen att kostnaderna inledningsvis kommer vara högre, pga. exempelvis inköp av NFCetiketter, utbildningsinsatser och andra införandekostnader. Men övergången bör inte ske omedelbart utan ske successivt för att kvalitetssäkra systemet och fördela kostnaderna över tid. Det finns även avskrivningar kvar på de digitala pennorna, dock blir en stor del av pennorna äldre än 3 år i höst och borde då vara helt avskrivna. Dessa kostnader borde kunna rymmas in i budgeten för Phoniro care/ Mobipen som finns förvaltningsövergripande. De 2 kronorna i ökad hemtjänstersättning är beräknat att tas från volymmodellen för äldreomsorg. Därmed borde de ökade kostnaderna kunna hanteras inom budgetra- 2015-05-20 15 (19) men. När införandefasen är genomförd och går in i ett normalläge är bedömningen att det är kostnadsneutralt. 10. RESULTAT OCH ANALYS Syftet med denna utvärdering var att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används. Utvärderingen syftade även till att belysa både positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga ekonomiska konsekvenser om mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon. Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen. De främsta fördelarna med den digitala pennan som idag används är att den anses enkel att hantera och inte behöver vara uppkopplad mot nätverk för att fungera ute hos kund. Brukaren får även ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig och både brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts. De största nackdelarna med den digitala pennan är att pennan måste anslutas till dator för att kunna överföra data. Pennorna anses även vara känsliga och går lätt sönder då de hanteras ovarsamt. De digitala pennorna kräver även mycket administration från systemförvaltare på kommunen. Den digitala pennan har även få utvecklingsmöjligheter i jämförelse med mobiltelefonen. Vad gäller mobiltelefonen så finns flera fördelar att ta i beaktande. En fördel är att personal kan föra över data trådlöst och inte behöver ansluta telefonen till dator för att göra detta. Personal kan även föra dokumentation direkt i mobiltelefonen. Administrationen hos systemförvaltare på kommunen förväntas även minska om utförarna själva får stå för mobiltelefon, då mobiltelefon ändå behövs i tjänsten. Det finns även stora utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon såsom att koppla in schemaplaneringssystem och GPS för att hitta smartaste körvägarna. Den verksamhetsledare och personal som har testat att arbeta med mobiltelefon är väldigt positiva till detta och nämner också flera fördelar. Personal upplever att de är mindre stressade och får bättre översikt när de arbetar med mobiltelefonen. Mobiltelefonen anses även fungera bättre än pennan. Nackdelar med mobiltelefon kan vara att mobiltelefon är svårare att hantera för personal som inte är vana med att använda en smartphone. Med mobiltelefon kan det även bli svårare för brukare och anhöriga att se vilka insatser som utförts, då insatser registreras direkt i mobiltelefonen. Verksamhetsledaren och personalen nämner också vissa nackdelar med mobiltelefonen. Ibland kan det vara svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning saknas ibland hos kund. Det har även gått rykten bland personal att GPS:en i mobiltelefonen kommer användas för att övervaka var personal befinner sig. Viktigt att förtydliga i sammanhanget är att detta inte är möjligt utan enbart är ett rykte. 2015-05-20 16 (19) Övriga nackdelar som nämns gäller framförallt applikationen och funktionerna i denna men applikationen kan utvecklas efter synpunkter. Det är inte heller säkert att samma applikation som testats kommer användas framöver då det beror på vilket verksamhetssystem som används i Järfälla kommun. Om Järfälla kommun fortsätter använda sig av Tietos verksamhetssystem Procapita så kan det vara mer aktuellt att använda Tietos egen mobilapplikation för att kunna integrera systemen och använda sig av Tietos schemaplaneringssystem Lapscare. Om annat verksamhetssystem upphandlas bör man ta hänsyn till möjligheten att använda sig av tidmätning med mobiltelefon och möjligheten att sammankoppla mobiltelefonen till verksamhetssystemet. Vid översyn av kostnader förknippade med Mobipen-pennan och mobiltelefon, framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom budgetramen och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med Mobipen. Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon. 2015-05-20 11. 17 (19) LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING Skriftliga källor Mobipen http://www.jarfalla.se/omsorg--stod/information-till-utforare/mobipen.html Pennor och kostnadsansvar http://www.jarfalla.se/omsorg--stod/information-till-utforare/mobipen/pennor-ochkostnadsansvar.html Användarmanual Phoniro Care 3.13 http://www.jarfalla.se/download/18.50628c6613f7525a9bc800061/1422498666784/P honiro+Care+-+Anv%C3%A4ndarmanual+3+13.pdf Rutin för registrering av Mobipen i Järfälla kommun http://www.jarfalla.se/download/18.1215316114b0e46009a946f9/1423820358754/M obipenmanualen+ver+12+2014-06-27.pdf Lathund för hemtjänstpersonal http://www.jarfalla.se/download/18.df9b4213ebf8630e480007545/1422498706633/L athund+f%C3%B6r+hemtj%C3%A4nstpersonal.pdf Lathund uppstart Phoniro Care med Mobipen http://www.jarfalla.se/download/18.4a914352141a39eb99c8000866/1422498674996 /Lathund+Superanv%C3%A4ndare+Uppstart+Phoniro+care+med+Mobipen+ver+2. pdf Informationsbrev om Mobipen http://www.jarfalla.se/download/18.fdad8391408332d72d80008168/1422498732593 /Kundbrev+Mobipen.docx Rapport från systemförvaltare, 2015-04-23 Information från ekonomicontroller, 2015-05-19 Intervjuer Intervju med Systemförvaltare, 2015-02-26. Intervju med hemtjänstpersonal vid Barkarby hemtjänst, 2015-04-22 Intervju med verksamhetsledare vid Barkarby hemtjänst, 2015-04-22 2015-05-20 18 (19) BILAGA 1 – ENKÄT TILL PERSONAL 2015-04-20 1 (1) Enkät för utvärdering av tidmätning med mobiltelefon 1. Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon har fungerat? Mycket dåligt Dåligt Varken bra eller dåligt Bra Mycket bra 2. Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon fungerar i jämförelse med mobipen? Mycket sämre Sämre Varken bättre eller sämre Bättre Mycket bättre 3. Vad är du särskilt nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4. Vad är du mindre nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5.Använder du hellre mobiltelefon för tidmätning än mobipen? Ja, hellre mobiltelefon Nej, hellre mobipen Vet ej Tack för dina svar!
