docNytt miljöprogram - Stockholms läns landsting
download 
Report Transcription
Nytt miljöprogram - Stockholms läns landsting
Projekt: Nytt miljöprogram för Stockholms läns landsting 2017-2021 Projektplan version 2.1 Innehåll 1 2 3 4 Grundläggande information .................................................................................... 4 1.1 Bakgrund ........................................................................................................... 4 1.2 Syfte ................................................................................................................... 4 Mål............................................................................................................................ 5 2.1 Effektmål ........................................................................................................... 5 2.2 Projektmål ......................................................................................................... 5 2.3 Prioritet ............................................................................................................. 6 Krav på projektet ..................................................................................................... 6 3.1 Förutsättningar och beroenden ........................................................................ 6 3.2 Miljö .................................................................................................................. 8 3.3 Avgränsningar och omfattning ......................................................................... 8 Planer ....................................................................................................................... 9 4.1 Tidplaner ......................................................................................................... 10 4.2 Händelser och aktiviteter i projektet ...............................................................13 MS1 – miljöutredning ............................................................................................14 BP3:1 – förslag på upplägg, ramar och inriktning .................................................14 MS2 – intressentdialog ..........................................................................................14 BP3:2 – avrapportering till den politiska organisationen ..................................... 15 MS3 – omvärldsbevakning .................................................................................... 15 MS4 – kostnads- och nyttoanalys .......................................................................... 15 BP3:3 – förslag till miljöprogram på remiss.......................................................... 15 BP3:4 – reservtid för extramöte med styrgrupp ................................................... 15 BP4 – slutligt förslag till nytt miljöprogram.......................................................... 15 4.3 Resursplan........................................................................................................ 15 Styrgrupp ................................................................................................................16 Verkställande utskott för styrgruppen ...................................................................16 Projektgrupp........................................................................................................... 17 Referensgrupp 1 – samhällskonsekvensbedömning ............................................ 18 Referensgrupp 2 – regionalt utvecklingsperspektiv ............................................. 18 Övriga referenser ....................................................................................................19 Delprojekt ...............................................................................................................19 4.4 5 Budget och finansiering (kostnadsplan)..........................................................19 Projektorganisation ................................................................................................19 5.1 Styrgrupp......................................................................................................... 20 5.2 Verkställande utskott .......................................................................................21 5.3 Projektgrupp ....................................................................................................21 6 5.4 Arbetsgrupper ..................................................................................................21 5.5 Externa kontakter ........................................................................................... 22 Kommunikation ..................................................................................................... 22 6.1 Kommunikation och rapportering inom projektet......................................... 22 6.2 Intressentanalys och kommunikationsplan ................................................... 22 Intressentanalys .................................................................................................... 22 Kommunikation kring projektet ........................................................................... 23 7 8 Kvalitet ................................................................................................................... 24 7.1 Kvalitetsstrategier och granskningar .............................................................. 24 7.2 Kvalitetssäkring av externa leverantörer ........................................................ 24 7.3 Projektrutiner .................................................................................................. 24 7.4 Ändringar och avvikelser ................................................................................ 24 Risker och möjligheter ........................................................................................... 25 8.1 Styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016 ........................................... 25 8.2 Resultat av riskanalys ..................................................................................... 25 Politik..................................................................................................................... 25 ”Stelbenthet” ......................................................................................................... 26 Inkludering och förankring ................................................................................... 26 Innehåll.................................................................................................................. 26 Kommunikation .................................................................................................... 27 Projektstyrning ...................................................................................................... 27 Resurser och kompetens i projektet ..................................................................... 28 9 Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or) ................................. 28 10 Projektavslut (BP5) ................................................................................................ 30 11 Referenser och bilagor ........................................................................................... 30 PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 1 (34) Dokumenthantering Ansvar Ägare Roll Projektledare Biträdande projektledare Informeras Projektets styrgrupp för beslut Informeras Ledningsgruppen för TMR Delprojektledare Expert kemikalier, SLL miljöavdelningen Namn Fredrik Rangstedt Nils Blume Se avsnitt 4.3. Peter Haglund, Nils Blume, Fredrik Meurman, Jan Lindquist och Charlotta Brask Johanna Borgendahl, Joachim Elevant, Kristian Hemström och Monica Tietze Wirén Margareta Bergh Referenser Ref [1] [2] Dokument ID Bilaga 1 Bilaga 2 Dokument Projektdirektiv Slutrapport intressentanalys, Quattroporte AB Definitioner och förkortningar Begrepp /förkort ning BP HSF LD LF LSF MS RUFS SLL SLL TMR SLSO SöS TF Tjut Förklaring Beslutspunkter, då styrgruppen beslutar om projektets fortsatta inriktning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Landstingsdirektören Landstingsfullmäktige Landstingsstyrelsens förvaltning Milstolpar, dvs. viktiga delleveranser i projektet Den regionala utvecklingsplanen för Stockholms län, som SLL ansvarar för Stockholms läns landsting Funktionsområdet SLL Tillväxt, miljö och regionplanering, inom LSF Stockholms läns sjukvårdsområde, förvaltning inom SLL Södersjukhuset AB Trafikförvaltningen Tjänsteutlåtande Revisionshantering Version Datum Summering av förändringar i förhållande till föregående version 1.0 2014-09-19 2.0 2014-10-16 2.1 Från 16/10 Utkast/förslag utskickat till styrgruppen inför möte 2014-10-03. Ingen föregående version föreligger. Reviderad enligt synpunkter vid styrgruppsmötet den 3 oktober och därefter godkänd av ordförande. Ingen extern representation i styrgruppen, nya medlemmar i Ändringar markerade (j/n) --Nej Ja (gul) PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 2 (34) styrgrupp, ny delprojektledare (delproj2) Projektnamn: Nytt miljöprogram för Stockholms läns landsting 2017-2021 Projektägare/beställare: Peter Haglund, direktör SLL TMR Checklista inför beslut, BP2 JA Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande kostnad/resurser, tid och resultat x Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem x Miljöpåverkan analyserad i generella termer x Analys av eventuell påverkan av gällande miljömål enligt gällande Miljöpolitiskt program är gjord x Dokumenten Kostnads- nyttoanalys och Överenskommelse för realisering av nytta finns framtagna och är godkända av Mottagaren samt bilagda detta dokument NEJ x Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande för att realisera den förväntade nyttan från projektet x Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier x Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem x Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas x Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda x Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade x Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren x Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade x x PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 3 (34) Juridiska och finansiella aspekter har beaktats x Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet x JA Beslut att starta projektet, BP2 Beslut att bordlägga Datum och underskrift Styrgruppsordförande Namnförtydligande Datum och underskrift av Projektledare Namnförtydligande NEJ Kommentar: PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 4 (34) Grundläggande information Landstingsfullmäktiges uppdrag i budget 2014, att ta fram ett förslag angående utarbetandet av ett nytt miljöpolitisk program, tilldelades SLL TMR. I januari 2014 initierade därför TMR projektet nytt miljöprogram, för att svara upp mot fullmäktiges uppdrag och börja planera projektet 1. Det resulterade i att direktiv och styrgrupp fastställdes för projektet och att en intressentanalys påbörjades. Under den fortsatta etableringen av projektet utarbetades (detta) förslag till projektplan. 1.1 Bakgrund Landstinget arbetar systematiskt med att minska den negativa miljöpåverkan. Arbetet utgår från ett miljöpolitiskt program, beslutat av landstingsfullmäktige, samt lokala mål och handlingsplaner, som upprätthålls med certifierade ledningssystem. Nuvarande miljöprogram, Miljöutmaning 2016, gäller till och med 2016. Programmet togs fram i samverkan mellan landstingets förvaltningar och bolag och grundar sig bland annat på intressentdialoger och kunskap från tidigare miljöutredningar. Nästa miljöprogram blir landstingets sjunde och föreslås gälla för perioden 2017-2021. Miljöutmaning 2016 anger hur landstinget ska minska sin miljöbelastning och bli klimateffektivt, resurseffektivt samt bedriva ett hälsofrämjande miljöarbete. Miljöutmaning 2016 har ett sakområdesmässigt bredare omfång än tidigare miljöprogram, som enbart omfattade den ekologiska aspekten av hållbar utveckling. Nuvarande miljöprogram innefattar även vissa sociala frågor samt ekonomi – i termer av ”att hushålla med resurser”. Projektet Nytt miljöprogram ska resultera i ett tjänsteutlåtande med förslag till landstingets sjunde miljöpolitiska program, med mål för miljöarbetet 2017-2021. Nästa miljöprogram kommer, liksom Miljöutmaning 2016, vara ett ”brett” miljöprogram, men inte omfatta hela begreppet hållbar utveckling 2. Idén är att miljöprogrammet även bidrar till nytänkande och innovation. 1.2 Syfte Den önskade effekten av projektet är att landstingsfinansierade verksamheter minskar sin miljöpåverkan, förebygger ohälsa och på andra sätt bidrar till hållbar utveckling, genom att arbeta enligt det nya miljöprogrammet. Ambitionen är att landstingets miljöarbete är en del av det dagliga arbetet i alla landstingsfinansierade verksamheter och även inspirerar andra aktörer. Arbetet inom TMR med uppdraget (LS 1308-1043) beskrivs i verksamhetsplan 2014 för TMR, som beslutades av direktör Peter Haglund den 14 januari 2014. 2 Hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter och de tre dimensionerna – den ekonomiska, sociala och miljömässiga – ska stödja varandra (www.regeringen.se). 1 PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 5 (34) 2 Mål 2.1 Effektmål Med det nya miljöprogrammet höjer landstinget ambitionerna för miljöarbetet. Arbetet inom de områden som anges i det nya miljöprogrammet leder till att; 1. Landstinget blir mer ansvarstagande 3, minskar sin klimatpåverkan, blir mer resurseffektivt och arbetar hälsofrämjande 2. Landstinget driver miljöarbetet framåt genom utveckling av nya metoder, arbetssätt och tekniker 3. Landstingets miljöarbete är känt såväl regionalt, nationellt som internationellt och inspirerar andra 4. Landstingets intressenter uppfattar miljöarbetet som strukturerat, genomtänkt och relevant för dem och vill samverka för hållbar utveckling i regionen. Effektmålen formuleras mer detaljerat i miljöprogrammet och bör, när så är lämpligt, inkludera etappmål för programperioden. Även mål som sträcker sig efter programperiodens slut bör ingå, som därmed ger långsiktiga effekter. Av fullmäktiges beslut om nytt miljöprogram bör även ansvar för effekthemtagning framgå, det vill säga vilka roller nämnder och styrelser har för att styra genomförandet av programmet så att målen i programmet nås. LSF slutredovisar miljöprogrammet efter år 2021. Därutöver görs årlig uppföljning i landstingets miljöredovisning. Efter projektets slut (hösten 2016) planeras för ett särskilt projekt som ska utmynna i ett dokument som preciserar mätmetoder för miljömålen 4. En kostnads-och nyttoanalys slutförs hösten 2015 (se MS4, i avsnitt 4.1) för att se de direkta ekonomiska konsekvenserna för miljöprogrammet samt de samhällsekonomiska konsekvenserna. Analysen ska användas som underlag när förslag till miljöprogram tas fram inför remiss (dvs. inför BP3:3, se 4.1). Mottagare av projektets leverans är landstingsdirektören som sedan, för att realisera den förväntade nyttan från projektet, lämnar ett tjänsteutlåtande med förslag till miljöprogram, för beslut i landstingsfullmäktige. 2.2 Projektmål Projektet ska leda till ett tjänsteutlåtande med förslag till nytt miljöprogram. Projektet ska hålla tidplan och budget. Resultatet, det vill säga landstingets nya miljöprogram, ska vara; 1. Ett relevant program, framtaget med en bred projektorganisation och som utgår från en intressentanalys och en uppdatering av tidigare miljöutredningar 2. Ett tydligt program, med vision, mätbara mål och en beskrivning av hur uppföljningen ska gå till Arbete med socialt ansvartagande, i form av en uppförandekod för leverantörer, finns i nuvarande program och ett ökat ansvarstagande innebär således ytterligare åtaganden. 4 Jämför med de så kallade specifikationsdokumentet för Miljöutmaning 2016 (se LS 1201-0039), som förtydligar hur målen ska mätas och redovisas. 3 PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 6 (34) 3. Ett engagerande och inspirerande program med utmanande mål, som skapar delaktighet och bjuder in till samverkan. Målen i nästa miljöprogram ska stimulera det lokala miljöarbetet. Därmed kan antalet mål begränsas i det landstingsövergripande programmet, utan att sänka ambitionerna för miljöarbetet. Observera att tydliga mål ibland kan vara svåra att formulera när det ska vara utmanande mål, när landstinget bryter ny ”mark”, men att detta förhållande då ska tydliggöras i programmet. Ett inspirerande program ger ett miljöarbete med en betydlig kommunikativ potential, som kan nå en stor målgrupp. 2.3 Prioritet Högsta prioritet är att ett färdigt förslag till nytt miljöprogram lämnas för beslut enligt tidplan (BP4, 4.1). Projektet ska uppfylla projektets mål (se 2.2). Kostnader för projektet ska rymmas inom den budget som direktör för TMR tilldelar projektet. 3 Krav på projektet Arbetet med att ta fram det nya miljöprogrammet behöver ske i samstämmighet och i dialog med landstingets andra strategiska utvecklingsarbeten – inte minst det som rör framtidens hälso- och sjukvård och planeringen av kollektivtrafikens utveckling. Finansiella aspekter har beaktas såtillvida att projektmedel är säkrade genom att direktör TMR godkände projektet och att ekonomiska konsekvenser av miljöprogrammet ska utreds i projektet (se MS4). 3.1 Förutsättningar och beroenden I Mål och budget 2014 uppdrog landstingsfullmäktige åt landstingsstyrelsen att återkomma med förslag angående inriktning för utarbetande av nytt miljöprogram. När ärendet beslutas utgör det en förutsättning för det fortsatta arbetet i projektet. Det finns en rad program och verksamheter inom landstinget, som är angelägna att ta hänsyn till i projektet. Det är landstingets folkhälsopolicy, läkemedelsstrategi och arbetet med landstingets FoU-strategi. Landstingets arbete med framtidens hälsooch sjukvård och det regionala trafikförsörjningsprogrammet samt RUFS ger också viktiga förutsättningar för projektet. Sveriges nationella miljökvalitetsmål och regionala miljömål, liksom EU:s miljökrav, ska beaktas i projektet. Det kan till exempel innebära att de regionala miljömålen blir utgångspunkt för upplägg, ramar och inriktning för det nya miljöprogrammet. Utöver specifika förutsättningar gäller de policys, myndighetskrav samt lagar och förordningar som landstingets verksamheter alltid har att följa. I tabellen anges inleveranser som krävs för nå projektets milstolpar och beslut, se 4.2. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Nr. Beskrivning Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Ev. Godkännande kriterium/er Dnr LS 1308-1043 7 (34) Ansvarig Datum Projektledare 2015-02-23 Nödvändiga inleveranser för BP3:1 1 Miljöutredning (MS1) Projektledare och delprojektledare godkänner slutrapport efter remiss hos TMR 2 Input från delprojektledare Projektledare godkänner till BP3:1 underlag Delprojektledare 2015-02-13 3 Styrgruppen godkänner förslag på upplägg, ramar och inriktning för nytt miljöprogram (BP3:1) Ordf. styrgrupp 2015-03-12 Projektledare Maj 2015 Förslaget godkänns av styrgruppen (ja eller nej) Nödvändiga inleveranser för BP3:2 4 Intressentdialog Projektledare godkänner slutrapport från konsult 5 Input från delprojektledare Projektledare godkänner till BP3:2 underlag (kriterium är att projektledare har tillräckligt med information för att presentera ett förslag för VU) Delprojektledare Maj 2015 6 Styrgruppen godkänner underlag för avrapportering till den politiska organisationen (BP:2) Ordf. styrgrupp Maj/juni 2015 Förslaget godkänns av styrgruppen (ja eller nej) Nödvändiga inleveranser för BP3:3 7 Kostands- och nyttoanalys Projektledare godkänner slutrapport från konsult Projektledare 2015-09-24 8 Input från delprojektledare Projektledare godkänner till BP3:3 underlag (kriterium är att projektledare har tillräckligt med information för att presentera ett förslag för VU) Delprojektledare September 2015 9 Styrgruppen godkänner förslag till nytt miljöprogram, som därefter skickas på remiss till landstingets nämnder och styrelser och ev. externa intressenter, såsom myndigheter och intresseorganisationer (BP3:3) Ordf. styrgrupp Oktober/ november 2015 Förslaget godkänns av styrgruppen (ja eller nej) PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 8 (34) Nödvändiga inleveranser för BP4 10 Remissrunda till landstingets nämnder och styrelser och ev. externa intressenter, såsom myndigheter och intresseorganisationer 11 Eventuell återkoppling från styrgupp kring inkommande synpunkter från remissrunda 12 Styrgruppen godkänner slutligt förslag till nytt miljöprogram samt tjänsteutlåtande för överlämning till LD (BP4) Remissvar inkommer i enlighet med angivet slutdatum för remissrundan Förslaget godkänns av styrgruppen (ja eller nej) Miljöchefer och Februari 2016 miljösamordnare, samt utvalda representanter för externa intressenter Ordf. styrgrupp Februari 2016 Ordf. styrgrupp Maj 2016 Projektledare Juni-augusti 2016 Projektägare Efter LFbeslut (augsep 2016) Nödvändiga inleveranser för BP5 13 Slutrapport (BP5) Enligt projektägarens riktlinjer 14 Projektägaren beslutar om Projektet godkänns av att godkänna projektet projektägaren (ja eller nej) (BP5) 3.2 Miljö Projektets aktiviteter ger inte upphov till någon betydande miljöpåverkan. Projektets effektmål är att minska landstingets miljöpåverkan. 3.3 Avgränsningar och omfattning De målområden som ingår i det slutgiltiga förslaget till miljöprogram ska omfatta de betydande miljöaspekterna för landstinget (enligt miljöutredning, MS1). Avsikten är att, så långt det är relevant och möjligt, låta målen i nya miljöprogrammet omfatta alla verksamheter som finansieras av landstinget, oavsett i vilken regi de utförs. Detta innebär att privata entreprenörer inom vård, kollektivtrafik och fastighetsverksamhet, omfattas, i likhet med landstingets egna verksamheter. Det nya programmet avser år 2017-2021. Eftersom det strategiska arbetet med miljöfrågor oftast sträcker sig över längre tidsperioder ska programmet därtill även peka ut långsiktiga visioner, strategier och mål som sträcker sig bortom programperioden. En utgångspunkt för projektet är att nästa miljöprogram har samma ”bredd” som nuvarande, det vill säga fokus på den ekologiska aspekten av hållbar utveckling. Icke desto mindre kan det vara relevant att inkludera fler perspektiv, såsom ekonomi och sociala frågor. Det görs med hjälp av en särskild referensgrupp (se avsnitt 4.3) samt genom en kostnads- och nyttoanalys av miljöprogrammet (se MS4 i avsnitt 4), för att se vilka samhällseffekter programmet förväntas ge. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 9 (34) I det nya miljöprogrammet, precis som i Miljöutmaning 2016, ska det finnas mål som kopplar till RUFS. Det sätter landstingets miljöarbete i ett regionalt perspektiv och kan även innebära en viss ”breddning” av programmet. Arbete med socialt ansvartagande, i form av en uppförandekod för leverantörer, finns i nuvarande program och ska även ingå i nästa miljöprogram. Arbetsmiljöfrågor exkluderas, även om kemikaliearbetet kan vinna på att ske samordnat mellan miljöoch personalfunktioner i landstinget. Utöver det miljöarbete som styrs direkt av miljöprogrammet finns lokalt utformade rutiner, mål och handlingsplaner, som är betydelsefulla för att minska landstingets miljöpåverkan, men som inte omfattas av programmet och därmed inte projektet. Våren 2016 görs en riskanalys kopplat till innehållet i programmet, det vill säga förutsättningar för genomförandet, som blir en bilaga till ärendet. Projektet ska resultera i ett tydligt program, med vision, mätbara mål och en beskrivning av hur uppföljningen ska gå till. Projektet kommer dock inte i detalj precisera hur miljömålen ska mätas och redovisas, utan det sker hösten 2016 (jämför ”specifikationsdokumentet” för Miljöutmaning 2016, LS 1201-0039). 4 Planer Som framgår av nedanstående tidplan sker projektstart i oktober 2014. En avrapportering inom den politiska organisationen äger rum under våren eller försommaren 2015. I slutet av 2015 går förslaget till miljöprogram på politiskt remiss inom landstinget, till nämnder och styrelser. Därefter hanteras inkomna synpunkter och landstingsfullmäktige kan ta beslut om det nya miljöprogrammet i början av hösten 2016, så att förvaltningar och bolag sedan har hösten för att implementera programmet. När det gäller upplägget för delprojekten, med arbetsgrupper som träffas regelbundet och sedan möten inom projektgruppen (se figur 2 nedan), så gäller att beskrivningen nedan enbart är ett förslag för delprojektledarna att ha som utgångspunkt vid upprättande av delprojektplaner. Delprojekten formerar arbetsgrupper utifrån behov och/eller knyter till sig kontaktpersoner för att ha löpande diskussioner och avstämningar. Tillsammans bildar dessa personer en ”resurspool”. En utgångspunkt är att till stor del nyttja befintliga nätverk som miljöavdelningen verkar i (för kemikalier, fastigheter osv.) och ha arbetsmöten där. Projektledaren säkerställer vissa avstämningar inom projektorganisationen, men mötesfrekvensen inom projektetgruppen måste också utgå från delprojektledarnas behov. Sedan ska projektet, genom projektledaren, även ha referensgrupper och föra en intressentdialog för ytterligare inspel och perspektiv. Utöver nedanstående planer så har delprojekten egna planer, som respektive delprojektledare ansvarar för. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 10 (34) 4.1 Tidplaner Nedan redovisas två tidplaner för projektet: dels med fokus på händelser (beslut och milstolpar) och dels med fokus på aktiviteter, i form av en aktivitetslista. Beslutspunkter är då styrgruppen eller projektägaren tar beslut om projektet. Milstolpar ger en indikation på om projektet är i riktning med projektets mål och det är projektets verkställande utskott som granskar och godkänner dessa leveranser. 5 Beslut BP2 BP3:or Benämning Projektstart Genomförande Kommentar Styrgruppens godkänner projektplan. Förslag till nytt miljöprogram utvecklas i samverkan med olika arbets- och referensgrupper. MS1 BP3:1 Miljöutredning Beslut att fortsätta projektet Intressentdialog Beslut att fortsätta projektet Omvärldsbevakning Slutrapport från konsult inlämnas avseende miljöutredning. Styrgruppen beslutar om till upplägg, ramar och inriktning för miljöprogrammet. Uppdatering av miljöutredning ingår som beslutsunderlag. Konsult lämnar slutrapport avseende intressentdialog. MS2 BP3:2 MS3 MS4 BP3:3 BP3:4 BP4 BP5 Kostnads- och nyttoanalys Beslut att fortsätta projektet Avveckling Projektet avslutas Datum 2014-10-03 2014-10-03 till mars 2016 2015-02-23 2015-03-12 Maj 2015 Styrgruppen godkänner avrapportering inom den politiska organisationen. Maj/juni 2015 Säkerställande av att krav på projektet enligt checklista(se avsnitt 3) är uppfyllda samt att iakttagelser från omvärldsbevakning är beaktade. Konsult färdigställer kostnads- och nyttoanalys, som görs för en utkast-version av miljöprogrammet. Styrgruppen godkänner förslag till miljöprogram, som presenteras för styrgruppen för beslut om remiss till landstingets nämnder och styrelser. Kostnads- och nyttoanalys ingår som beslutsunderlag. Reservtid för extra styrgruppsmöte. Styrgruppen godkänner slutligt förslag till nytt miljöprogram, som är justerat och anpassat utifrån inkomna synpunkter vid remissen. Därefter överlämnas förslag och tjänsteutlåtande till landstingsdirektören för beslut i landstingsfullmäktige. Efter fullmäktiges beslut om nytt miljöprogram kan projektägaren slutligen besluta om att godkänna projektet och en slutrapport tas fram. 2015-09-21 2015-09-24 2015-10-29 februari 2016 maj 2016 Höst 2016 Nedanstående aktivitetslista innehåller projektets huvudaktiviteter med start och slutdatum, samt ansvarig för varje aktivitet. Beslut Aktivitet Färdigställa förslag till projektplan Workshop med delprojektledare (ang. projektplan, delprojektplaner och arbetsgrupper) Workshop – intressentanalys med konsult Startdatum 2014-06-16 - Slutdatum 2014-09-19 2014-08-22 Ansvarig Projektledare Projektledare - 2014-08-21 Projektledare 5 Projektstart föregicks av två beslut och faser: en initierings- (BP0) samt en etableringsfas (BP1), se avsnitt 1 ovan. Observera att ett av besluten (3:1) är nytt jämfört med projektdirektivet. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 VU BP2 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 MS1 11 (34) Möte med VU om projektplan Skicka ut formell inbjudan till styrgrupp, inkl. agenda och projektdirektiv + informera om att förslag till projektplan skickas ut två veckor innan mötet Intressentanalys färdigställs – slutrapport Workshop med delprojektledare (ang. upplägg för första arbetsgruppmöte) samt presentation av slutrapport kring intressentanalys Skicka ut förslag till projektplan inkl. intressentanalys till styrgrupp Första utkast av delprojektplan lämnas till delprojektledaren Skapa och bjuda in arbetsgrupper till två möten (ska genomföras innan 3/2-15) Skapa och bjuda in referensgrupper Projektstart Uppstartsmöte med styrgruppen - 2014-08-25 2014-08-29 Projektledare Projektledare - 2014-09-12 2014-09-17 Projektledare Projektledare 2014-09-19 Projektledare - 2014-09-29 juni 2014 oktober 2014 juni 2014 - oktober 2014 2014-10-03 2014-10-03 Projektledare Delprojektledare Projektledare Uppstartsmöte med arbetsgrupper - oktober 2014 oktober/ november 2014 11 november november 2014 mars 2016 oktober 2014 mars 2016 oktober 2014 juni 2016 - 2014-10-13 november/ december 2014 september 2014 oktober 2014 oktober 2014 Projektledare oktober 2014 januari 2014 Projektledare Projektledare 2015-01-29 2015-02-12 Projektledare - 2015-02-23 Konsult - Jan/feb 2015 (efter arb.gr. möte 2) 2015-01-28 Projektledare Möte med miljöchefer och miljösamordnare Boka in vårterminens möten (VU, delprojektledare, referensgrupper) Träffar med delprojektledare (2-3 gånger per termin) samt extra avstämningar Träffar med arbetsgrupper (1-2 möten per termin per grupp) Löpande kommunikationsaktiviteter VU Dnr LS 1308-1043 Möte med VU Möte 1 (av 2) med referensgrupper och delprojektledare. Tema: Vilka synergier finns mellan miljö och respektive expertområde? Miljöutredning: - Anlita konsult - Uppstartsmöte med konsult Bistå konsulten med att koordinera insamling och sammanställning av uppgifter från verksamheterna, intervjua verksamheterna om miljöpåverkan - klassning av miljöaspekter och prioritering av miljöområden - Preliminär rapport på remiss hos TMR - Slutrapport från konsult inlämnas avseende miljöutredning Delprojektledarmöte – input till BP3:1 Workshop med SLL Miljöavdelning om förslag på upplägg, ramar och inriktning - Ordf. styrgrupp Delprojektledare Projektledare Projektledare Projektledare Delprojektledare Kommunikatör Projektledare Projektledare Projektledare PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 VU BP3:1 MS2 MS3 MS4 12 (34) - februari 2015 Projektledare - Projektledare Förslag på upplägg, ramar och inriktning – vilka har utvecklats i samverkan med arbetsoch referensgrupper. Förslaget presenteras för styrgruppen för beslut. Miljöutredning ingår som beslutsunderlag Intressentdialog: - Anlita konsult - 2015-02-20 (två veckor före BP3:1) mars 2015 november 2014 januari 2015 december 2014 januari 2015 maj 2015 våren 2015 Projektledare - våren 2015 - maj 2015 Konsult - april 2015 Projektledare - maj 2015 Projektledare - maj 2015 maj 2015 Projektledare Projektledare - två veckor före BP3:2 maj/juni 2015 Projektledare - BP3:2 Dnr LS 1308-1043 Möte med VU om förslag på upplägg, ramar och inriktning Skicka förslag på upplägg, ramar och inriktning till styrgrupp, inkl. miljöutredning - VU Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Uppstartsmöte med konsult Bistå konsulten i dess arbete Hearing med externa intressenter Workshop med miljöchefer och miljösamordnare från landstingets verksamheter - Slutrapport från konsult inlämnas avseende intressentdialog Boka in höstterminens möten (VU, delprojektledare) Möte 2 (av 2) med referensgrupper. Tema: Vilka konsekvenser får aktuellt upplägg, ramar och inriktning för respektive expertområde? Delprojektledarmöte – input till BP3:2 Möte med VU om förslag på tjänsteutlåtande för politisk behandling (inkl. rapportera resultat från intressentdialog) Skicka förslag på tjänsteutlåtande, inkl. intressentdialog till styrgruppen Avrapportering till den politiska organisationen. Ett förslag till underlag presenteras för styrgruppen för beslut. Intressentdialog ingår som beslutsunderlag. Omvärldsbevakning: - Sammanställ checklista över krav på projektet (lagstiftning, policies etc.) och fördela bevakningsområden till delprojektledare - Genomgång och beaktande av krav på projektet (enligt checklista) - Löpande bevaka nyhetsbrev, utredningar med mera - Genomgång av andra landstings och regioners miljöprogram (”best practice”), ev. studiebesök till andra verksamheter Kostnads- och nyttoanalys: - Anlita konsult - Uppstartsmöte med konsult - Bistå konsulten i dess arbete - Ordf. styrgrupp Projektledare Projektledare Konsult och projektledare Konsult och projektledare Ordf. styrgrupp Projektledare Projektledare september 2014 november 2014 november 2014 oktober 2014 2015-09-21 Projektledare september 2015 2015-09-21 Projektledare september 2014 februari 2015 april 2015 mars 2015 april 2015 september 2015 Projektledare Projektledare Projektledare PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 - Preliminär rapport på remiss TMR Slutrapport från konsult inlämnas avseende kostnads- och nyttoanalys Delprojektledarmöte – input till BP3:3 VU BP3:3 VU BP3:4 VU BP4 BP5 Möte med VU om omvärldsbevakning (krav på projektet mm.), kostnads- och nyttoanalys och förslag på miljöprogram för remiss Skicka förslag på miljöprogram för remiss till styrgruppen, inkl. kostnads- och nyttoanalys till styrgruppen Förslag till miljöprogram, som ska skickas på remiss till landstingets nämnder och styrelser och ev. externa intressenter. Förslaget presenteras för styrgruppen för beslut. Kostnads- och nyttoanalys ingår som beslutsunderlag. Remissrunda – SLL verksamheter och ev. externa intressenter Delprojektledarmöte – diskutera synpunkter från remissen, tydliggör vilka eventuella ”knäckfrågor” som återstår Möte med VU för att diskutera ”knäckfrågor” och besluta om extramöte med styrgrupp är nödvändigt (BP3:4) Reservtid för extramöte med styrgrupp – återkoppling kring inkommande synpunkter från remissrunda Inarbetning av synpunkter från remissrunda i utkast till nytt miljöprogram Möte med VU om slutligt förslag till nytt miljöprogram Skicka slutligt förslag till nytt miljöprogram till styrgruppen Slutligt förslag till nytt miljöprogram godkänns av styrgruppen. Förslag och tjut överlämnas till LD för beslut i LF Projektledaren är tillgänglig för att hantera frågor och korrigeringar i underlaget Ta fram slutrapport - omfattar utfall gentemot plan, erfarenheter, förslag på förbättringar m.m. Möte med VU där projektägaren slutligen beslutar om att godkänna projektet, slutrapporten presenteras (en summering av hur projektet gått och vad som finns att lära) Informera delaktiga i projektet om dess avslut, nästa steg samt tacka för deras medverkan Dnr LS 1308-1043 13 (34) 2015-09-01 - 2015-09-15 2015-09-24 Projektledare Konsult - september 2015 Projektledare - två veckor före BP3:3 - oktober/ november 2015 Ordf. styrgrupp november 2015 februari 2016 Projektledare februari 2016 februari 2016 - februari 2016 februari 2016 mars 2016 Projektledare mars 2016 Projektledare Projektledare - två veckor före BP4 maj 2016 mars 2016 juni 2016 Projektledare juni 2016 augusti 2016 Projektledare - efter LFbeslut Projektledare efter LFbeslut Projektledare - Ordf. styrgrupp 4.2 Händelser och aktiviteter i projektet Nedan beskrivs milstolpar och beslut i projektet. Delprojektens första möten börjar ”förutsättningslöst”, för att se helheten och inte låsa fast tankar och idéer i de mål som finns i Miljöutmaning 2016. Det är en första diskussion om upplägg, ramar och inriktning (se BP3:1). PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 14 (34) Figur 2. Plan – beslutspunkter och milstolpar. MS1 – miljöutredning Miljöutredningen pågår från september 2014 till januari 2015 och ingår som underlag för att besluta om upplägg, ramar och inriktning (BP3:1). Arbetet genomförs av konsult och är en uppdatering av det miljöutredningsarbete som gjordes inför det miljöprogram som gällde 2002-2006 (Miljö Steg 5). Den miljöutredning som nu görs innebär att undersöka om tidigare värdering av miljöaspekter fortfarande är aktuell. Som underlag används förvaltningars och bolags tidigare miljöutredningar (i den mån de finns tillgängliga) samt tidigare miljöprogram (Miljö Steg 5 och Miljöutmaning 2016). Arbetet består framförallt av att samla in och sammanställa uppgifter från verksamheterna, intervjua verksamheterna om miljöpåverkan samt klassning av miljöaspekter och prioritering av miljöområden. BP3:1 – förslag på upplägg, ramar och inriktning Med upplägg avses struktur och form på programmet, det vill säga motsvarande indelningen i målområden och delmål, styrmedel och så vidare i Miljöutmaning 2016. Ramar är avgränsningar och omfattning för programmet beträffande sakfrågor, verksamheter och metoder: vad ska inte vara med i miljöprogrammet? Vad ska vara med? Och vad ska eventuellt vara med? Inriktning anger översiktligt fokus och prioriteringar vad gäller sakfrågor (vad), verksamheter (vem) och metoder (hur) för miljöarbetet. I inriktningen anges även vilka frågor som ska ha kortsiktiga respektive långsiktiga mål och strategier (när). MS2 – intressentdialog Intressentdialogen (MS2) består av en hearing med externa intressenter (myndigheter, frivilligorganisationer, privata aktörer/leverantörer), samt en workshop med interna intressenter (miljöchefer och miljösamordnare inom landstinget). Intressentdialogen kommer att projektledas av en extern konsult. Dialogen är en möjlighet att få inspel från relevanta intressenter kring miljöfrågor, såsom trender, önskemål om samverkan, inspiration etcetera. Observera att utöver PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 15 (34) MS2 innefattar kommunikationen i projektet även löpande kommunikationsinsatser samt riktat intressentstrategiarbete (se 6 nedan). BP3:2 – avrapportering till den politiska organisationen En avrapportering till lämpligt politiskt organ sker för att informera om hur projektet fortskrider och därmed ge den politiska organisationen underlag för att kunna ta ställning till inriktningen och sedan eventuellt fatta beslut om att omprioritera i projektet. MS3 – omvärldsbevakning Omvärldsbevakningen handlar främst om dokumentinläsning gällande befintlig och kommande lagstiftning, aktuella policydokument, nyhetsbrev, utredningar och andra miljöprogram. Eventuellt ingår även studiebesök till andra verksamheter. Grundläggande för omvärldsbevakningen är att uppfylla de krav på projektet som anges ovan i avsnitt 3. En viktig del att bevaka är det nationella miljömålsarbetet, (se www.miljomal.se), bland annat för att ta ställning till huruvida den strukturen kan vara lämplig utgångspunkt för upplägg, ramar och inriktning (BP3:1). MS4 – kostnads- och nyttoanalys Syftet med att genomföra en kostnads- och nyttoanalys är att inför BP3:3 ge styrgruppen ett beslutsunderlag för att eventuellt kunna omvärdera omfattning, avgränsning och prioriteringar i gällande förslag till nytt miljöprogram. Bedömningen sker innan förslaget skickas ut på remiss till landstingets nämnder och styrelser. Analysen avser ekonomiska, inklusive samhällsekonomiska, konsekvenser av de åtgärder och mål som föreslås i miljöprogrammet. BP3:3 – förslag till miljöprogram på remiss Samtliga nämnder och styrelser får förslag till miljöprogram på remiss. Därutöver bör exempelvis SLL Ekonomi, SLL Personal och SLL Upphandling också vara särskilda remissinstanser. BP3:4 – reservtid för extramöte med styrgrupp Om det visar sig nödvändigt finns en reservtid i planen för extramöte med styrgruppen. Den används i så fall för att diskutera inkomna synpunkter från remissrundan, om det är något som projektledaren behöver stämma av för att kunna färdigställa slutligt förslag till nytt miljöprogram (till BP4). BP4 – slutligt förslag till nytt miljöprogram Slutligt förslag till nytt miljöprogram godkänns av styrgruppen. Förslag och tjänsteutlåtande överlämnas till landstingsdirektören för beslut i LF. 4.3 Resursplan Nedan listas vilken personal/kompetenser och andra resurser som behövs i projektet. Alla nämnda resurser, framförallt personal, är när denna projektplan upprättas inte PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 16 (34) säkrade. Luckor i resursplanen kompletteras så snart som möjligt och en uppdaterad version av projektplanen upprättas därefter. Styrgrupp Namn, titel, verksamhet Uppdrag Tidsåtgång i projektet Totalt 5-6 möten Totalt 5-6 möten Totalt 4-5 möten Period Peter Haglund, direktör TMR Jan Andersson, forskningsdirektör SLL Peter Andersson SLL Ekonomi och finans Chef för Ekonomiska utredningar och analyser Annika Blomgren, personaldirektör SLSO Charlotta Brask, miljöchef SLL Marit Brusdal Penna, direktör SLL Strategiska fastighetsfrågor och investeringar Kitty Kook Wennberg, chef Utvecklingsavdelningen, administration, HSF Pernilla Hellander, biträdande avdelningschef, Strategisk utveckling, TF Johan Permert, Verksamhetschef och läkare, Utveckling och Innovation, Karolinska universitetssjukhuset Saija Koski Thacker, Teknisk direktör, Locum AB Leda styrgrupp Totalt 5-6 möten Totalt 5-6 möten Totalt 4-5 möten Oktober 2014 – juni 2016 Oktober 2014 – juni 2016 November 2014 – juni 2016 E-post Medlem Totalt 5-6 möten Oktober 2014 – juni 2016 E-post Medlem Totalt 5-6 möten Oktober 2014 – juni 2016 E-post Medlem Totalt 5-6 möten Oktober 2014 – juni 2016 E-post Medlem Totalt 5-6 möten Oktober 2014 – juni 2016 E-post Tidsåtgång i projektet Totalt 6-7 möten Period Muntligt/ Skriftligt Skriftligt Totalt 6-7 möten Oktober 2014 – juni 2016 Oktober 2014 – juni 2016 Skriftligt Oktober 2014 – juni 2016 Skriftligt Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Oktober 2014 – juni 2016 Oktober 2014 – juni 2016 November 2014 – juni 2016 Muntligt/ Skriftligt E-post E-post E-post E-post E-post Verkställande utskott för styrgruppen Namn, titel, verksamhet Uppdrag Peter Haglund, direktör TMR Leda verkställande utskott, VU Medlem Charlotta Brask, miljöchef SLL Jan Lindquist, avdelningschef Tillväxtavdelningen Fredrik Meurman, avdelningschef Regionplaneavdelningen Medlem Totalt 6-7 möten Medlem Totalt 6-7 möten Oktober 2014 – juni 2016 Skriftligt PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 17 (34) Projektgrupp Projektgruppens medlemmar bedöms i genomsnitt, tillsammans, arbeta omkring 5 arbetsdagar per vecka i projektet, där varje delprojektledare bedöms behöva avsätta cirka 3 timmar per vecka och projektledaren minst en dag per vecka. Ytterligare kommunikativa resurser, med uppdrag att kommunicera externt och internt inom projektet, kan behöva tillkomma. Namn, titel, verksamhet Fredrik Rangstedt, miljöcontroller TMR Uppdrag Projektledare Tidsåtgång i projektet 1-2 dag per vecka Britta Hjelt, informationsstrateg LSF Biträdande projektledare Omkring 2,5 dagar per vecka Johanna Borgendahl, handläggare miljö TMR Delprojektledare Ca 10 möten med arbetsgrupper Period Augusti 2014 – juni/augusti 2016 Från oktober 2014juni/augusti 2016 Oktober 2014 – juni 2016 Muntligt/ Skriftligt Muntligt Muntligt Muntligt Ca 5 delprojektledarmöten plus ev. extra avstämningar Monica Tietze Wirén, handläggare miljö TMR Delprojektledare 2 referensgruppsmöten Ca 10 möten med arbetsgrupper Oktober 2014 – juni 2016 Muntligt November 2014 – juni 2016 Muntligt Oktober 2014 – juni 2016 Muntligt Ca 5 delprojektledarmöten plus ev. extra avstämningar Kristian Hemström, handläggare miljö TMR Delprojektledare 2 referensgruppsmöten Ca 7-8 möten med arbetsgrupper Ca 4 delprojektledarmöten plus ev. extra avstämningar Joachim Elevant, handläggare miljö TMR Delprojektledare 2 referensgruppsmöten Ca 10 möten med arbetsgrupper Ca 5 delprojektledarmöten plus ev. extra avstämningar 2 referensgruppsmöten PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 18 (34) Referensgrupp 1 – samhällskonsekvensbedömning Referensgrupp 1 ska – tillsammans med kostnads- och nyttoanalysen (MS4) – bidra till ett hållbarhetstänkande, genom att även värdera vad miljöprogrammet får för andra effekter, utöver minskad miljöpåverkan. Genom referensgruppens råd utformas programmet så att det ger flera, olika vinster. Referensgruppen bör även kunna bidra med idéer till mätbara mål för de olika sakområdena, som sedan kan ingå i miljöredovisningen/uppföljningen av programmet. Referensgruppen; - Finns tillgänglig för löpande kontakt med arbetsgrupper under projektet Har expertkunskap, med inblick i forskning och förmåga att se och bedöma risker kopplat till sitt expertområde Bidrar till en helhetssyn kring hållberhetsaspekter Av tabellen framgår gruppens medlemmar och idéer om lämpliga medlemmar (preliminärt). En tanke finns även att till gruppen knyta studenter eller forskare vid högskolor och universitet som landstinget har etablerad samverkan med, kanske i form av en hearing eller workshop. Namn, titel, verksamhet Uppdrag Tidsåtgång i projektet Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 Period Maria Wikland, Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin (CES), SLSO Cecilia Lindvall, Folkhälsostrateg, HSF Petter Ljungman, Centrum för arbets- och miljömedicin (CAMM), SLSO Sakkunnig folkhälsa Förnamn Efternamn, titel (resurs ej säkrad), SLL Ekonomi Sakkunnig ekonomisk a analyser Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 Göran Rosander, Enhetschef, Kulturförvaltningen Anna Kullberg, Handläggare, personal, SLL Personal Louise Hård af Segerstad, Communications strategist, Stockholm Resilience Centre (SRC) Sakkunnig kultur Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 Totalt 2 möten; december 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 Sakkunnig folkhälsa Sakkunnig arbets- och miljömedici n Sakkunnig jämställdhe t Sakkunnig resiliens December 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 December 2014 och maj 2015 Muntligt/ Skriftligt E-post E-post E-post (CAMM ska delta, men oklart vem) Kontakt tillsvidare: Peter Andersson E-post E-post E-post Referensgrupp 2 – regionalt utvecklingsperspektiv Arbetet med nytt miljöprogram ska ske i samstämmighet med andra strategiska utvecklingsarbeten inom landstinget, därav ska det finnas mål i programmet som kopplar till RUFS. Denna referensgrupp ska bidra med sakkunskap kring det PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 19 (34) regionala utveckningsperspektivet. Genom referensgruppens råd utformas programmet så att regionala utvecklingsmål beaktas. Summering av genomförd workshop med SLL TMR i mars 2014 utgör underlag vid uppstart. Referensgruppen kopplas till samtliga delprojekt och representerar RUFS perspektivet samt bidrar med kunskap kring regional utvecklingsplanering. Gruppen består av medlemmarna i projektgruppen för program för ny RUFS, ett projekt som drivs inom TMR. Övriga referenser Övriga referenser består av personer som projektledaren kan tänkas behöva rådfråga löpande för att koordinera projektet med, framför allt, kommande satsningar inom hälso- och sjukvården och trafikinfrastrukturen. Delprojekt Delprojektens krav på resurser anges i respektive delprojektplan. Delprojekten formerar arbetsgrupper utifrån behov och/eller knyter till sig kontaktpersoner för löpande diskussioner och avstämningar. Tillsammans bildar dessa personer projektets ”resurspool”. En utgångspunkt är att till stor del nyttja befintliga nätverk (för kemikalier, fastigheter osv.) och ha arbetsmöten där. 4.4 Budget och finansiering (kostnadsplan) Resurser för genomförandet av projektet är i första hand personella. Det rör personal inom TMR, samt de miljöchefer, miljösamordnare med flera inom landstingets förvaltningar och bolag som behöver ingå i arbets- och referensgrupper. Därtill krävs en konsultbudget för arbetet inom TMR, vilka är säkrade för 2014 genom beslut om verksamhetsplan för TMR (BP0). TMR kommer även ha resurser tillgängliga för kommande års arbete (givet att budget för TMR inte väsentligt reduceras). De aktiviteter som i första hand kräver konsultbudget är: uppdatering av miljöutredning (MS1), intressentdialog (MS2), kostnads- och nyttoanalys (MS4), samt vissa kommunikationsinsatser. Kostnaden för dessa aktiviteter beräknas tillsammans uppgå till 900 tusenkronor. 5 Projektorganisation Projektarbetet leds av TMR. Projektägare, projektledare, biträdande projektledare samt delprojektledarna har organisatorisk tillhörighet inom TMR, liksom landstingets miljöchef, som ingår i styrgruppen. Projektet är indelat i fyra delprojekt: 1. Delprojekt 1: klimatpåverkan, transporter, energi och hållbar IT m.m., 2. Delprojekt 2: resurser, avfall, varor m.m., 3. Delprojekt 3: hälsofrämjande miljöarbete, läkemedel inkl. lustgas m.m. 4. Delprojekt 4: styrning, verksamhetsplanering, kompetens, miljöledningssystem m.m. De fyra delprojekten organiserar arbetet genom möten med arbetsgrupper och dialog med andra medlemmar i resurspoolen. Projektägare/beställare är direktör Peter Haglund, TMR. Projektledare och biträdande projektledare utgör projektledningen och bildar projektgrupp tillsammans med delprojektledarna. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 20 (34) Styrgrupp Se rubrik Styrgrupp, avsnitt 4.3. Orförande är Peter Haglund Verkställande utskott Består av ledningsgruppen för TMR, som leds av direktör Peter Haglund Projektgrupp Projektledare är Fredrik Rangstedt. Övriga medlemar är bitr. projektledare samt delprojektledarna Referensgrupper 1. samhällskonsekvensbedömning 2. regionalt utvecklingsperspektiv Övriga referenser Delprojekt 1: klimatpåverkan, transporter, energi, hållbar IT, m.m. Delprojektledare: Joachim Elevant Delprojekt 3: Delprojekt 2: hälsofrämjande miljöarbete, läkemedel inkl. lustgas m.m. resurser, avfall, livsmedel m.m. Delprojektledare: Johanna Borgendahl Delprojektledare: Kristian Hemström/ Stina Delden Delprojekt 4: styrning och ansvar, verksamhetsplanering, kompetens, miljöledningssystem m.m. Delprojektledare: Monica Tietze Wirén Resurspool Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Figur 3. Organisationsschema för projektet Nytt miljöprogram. 5.1 Styrgrupp Styrgruppens ansvarsområde är att säkerställa att projektets resultat är i linje med projektdirektiven och att projektet följer projektplanen, samt att aktivt stödja projektledaren. Styrgruppen håller sig informerade om projektet och omvärlden för att få ett bra beslutsfattande. Styrgruppens medlemmar inom SLL för fram synpunkter från sina respektive verksamheter, in i projektet. En viktig roll för PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 21 (34) styrgruppens medlemmar inom SLL är också att vara kommunikatörer i den egna organisationen, för att förankra och förbereda för implementeringen av miljöprogrammet. Styrgruppens ordförande ansvarar för att förankra projektet i landstingets förvaltnings- och bolagschefsgrupp. 5.2 Verkställande utskott Det verkställande utskottet (VU) är framförallt rådgivande inför leveranser samt tar beslut om resurser till projektet. VU utgörs av ledningsgruppen för SLL TMR, med projektägaren, landstingets miljöchef och chefer för medarbetare i projekt- och referensgrupper. 5.3 Projektgrupp Projektgruppen består av projektledare, bisträdande projektledare samt delprojektledare. Projektledaren och delprojektledarna har delprojektledarmöten och extra avstämningar för att säkra kvaliteten i projektet och driva processen framåt. Varje termin genomförs 1-2 arbetsmöten per arbetsgrupp. Figur 3. ”Hjulet”. Grundupplägg för projektet är att arbetsgrupperna träffas regelbundet och sedan har projektledaren och delprojektledaren möten och extra avstämningar. Leveranser sker från delprojekt inför BP3:or. Därtill sker löpande arbete i det ”master-dokument” som slutligen blir förslag till nytt miljöprogram. Observera att figuren ovan enbart är ett förslag. Delprojekten formerar en ”resurspool” utifrån behov. Omvärldsbevakning ger input till projektet. Projektledaren har också referensgrupper och intressentdialog för att få in olika perspektiv. 5.4 Arbetsgrupper Deltagarna i arbetsgrupperna bidrar med allmän kunskap i sakfrågor – om transporter, energi, kemikalier osv. – och kunskap som är verksamhetsspecifik; om olika miljöbränslen för sjötrafik, kostnadseffektiva åtgärder för energieffektivisering vid ombyggnation, hantering av kemiska produkter inom laboratorieverksamhet osv. Det innefattar även kompetens att översiktligt bedöma miljökonsekvenser och PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 22 (34) jämföra, till exempel olika drivmedel eller läkemedelssubstanser. Medlemmarna har även en omvärldskunskap, om goda exempel, gällande lagstiftning, med mera. Arbetsgrupperna träffas 5-6 gånger från projektstart fram till dess att tjänsteutlåtandet lämnas in. Förutom att delta vid arbetsgruppsmöten fungerar deltagarna även som ”ambassadörer” för miljöprogrammet, för att förankra miljöprogrammet på ”hemmaplan”. Varje delprojektledare är administrativt ansvariga för sina respektive arbetsgrupper. 5.5 Externa kontakter I delprojektens arbetsgrupper kan det tänkas ingå externa medlemmar, till exempel representanter för privata vårdgivare. HSF:s och TF:s branschråd är viktiga forum för att kommunicera om det nya miljöprogrammet, gentemot både egna och privata, landstingsfinansierade verksamheter. I referensgrupp 1 är det också planerat att finnas extern deltagare. Projektets externa kontakter är annars konsulter för olika uppdrag inom projektet (se 4.4) samt deltagare vid den hearing som sker inom ramen för intressentdialogen. Universitet och andra akademiska institutioner kan också komma med värdefulla bidrag till projektet 6 Kommunikation 6.1 Kommunikation och rapportering inom projektet Kommunikation inom projektet kännetecknas av öppenhet och sker på följande sätt: Projektgruppsmöten kommer hållas varannan vecka. Syftet är att ha ett forum för diskussion av frågor som berör hela projektgruppens arbete samt att hålla processen transparent. Styrgruppsmöten hålls 2 ggr/termin och möten med VU 2 ggr/termin eller vid behov. Kommunikation med övriga TMR kommer ske löpande genom avdelnings- och kontorsmöten. Projektplatsen används för arbetsdokument och mötesprotokoll. 6.2 Intressentanalys och kommunikationsplan Baserat på intressentanalysen och godkänd projektplan kommer en kommunikationsplan att tas fram. Den första versionen av kommunikationsplanen kommer att vara färdig i december 2014. Målet med planen är att se till projektet kommunicerar med rätt person på rätt sätt vid rätt tidpunkt i syfte att bidra till att uppnå projektets projekt- och effektmål. Intressentanalys Framtagandet av det nya miljöprogrammet ska, i enlighet med projektets mål (se avsnitt 2.3), utgå från en intressentanalys. Därför påbörjades ett arbete i maj 2014 tillsammans med en extern konsult (Quattroporte AB) med en intressentanalys. Syftet var att få en ökad förståelse för vilka intressenter som bör påverka framtagandet av ett nytt miljöprogram och i vilken grad de kan och vill påverka. En slutrapport levererades i september 2014 och utgjorde ett underlag till styrgruppens första möte 3 oktober 2014. En redogörelse för aktuella intressenter för projektet finns i slutrapporten från intressentanalysen för framtagande av nytt miljöprogram. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 23 (34) Definition av intressenter: - Kontroll över kritiska resurser inklusive kompetens - Ömsesidigt beroende - Stort inflytande (genom t.ex. ägande) över centrala frågor eller projektet som helhet - Legala eller avtalsrättsliga relationer att ta hänsyn till - Påverkas, eller kan komma att påverkas, positivt eller negativt av miljöprogrammet eller brister i miljöprogrammet Kommunikation kring projektet Kommunikationen kring framtagandet av det nya miljöprogrammet ska kännetecknas av öppenhet och engagemang, samt uppmuntra projektets prioriterade intressenter (enligt intressentanalysen) till delaktighet och samverkan. Det är dock viktigt att kommunikationen under framtagandefasen även bäddar för engagemang och delaktighet under den följande genomförandefasen genom att redan under framtagandet väcka intresse för landstingets miljöarbete och det nya miljöprogrammet. Det är i huvudsak genom kommunikation förankring av det nya miljöprogrammet sker. Under framtagandet ska fokus även ligga på att projektets produkt, dvs. det nya miljöprogrammet, utformas på kommunikativt sätt. Till exempel genom att inkludera de nyttor, identifierade av referensgrupperna och kostnads- och nyttoanalysen, som de uppsatta målen bidrar till i det slutgiltiga programmet. Ett kommunikativt program bäddar för bättre förståelse för programmets betydelse hos målgruppen, vilket i sin tur sannolikt kan leda till ökat engagemang och vilja att bidra till att uppfylla målen. Dessutom har ett kommunikativt program bättre förutsättningar att nå ut till intressenter utanför landstingets egna verksamheter, såväl nationellt som internationellt. Kommunikationen under projektet kommer att bestå av följande; Intressentdialog Intressentdialogen planeras å ena sidan att bestå av en avgränsad del som utgör MS2 (se avsnitt 4.2), dvs. en hearing med externa intressenter (myndigheter, frivilligorganisationer, privata aktörer/leverantörer), samt en workshop med interna intressenter (miljöchefer och miljösamordnare inom landstinget). Denna del kommer att projektledas av en extern konsult. Den andra delen av intressentdialogen kommer att bestå av riktade kommunikationsinsatser till de intressenter som identifierats som prioriterade i intressentanalysen. Det kan handla om insatser riktade till både individer och grupper. Löpande kommunikation Intressentdialogerna kommer att karaktäriseras av dialog, till skillnad från den löpande kommunikationen som kommer ha ett mer informativt (envägs-) kommunikationsfokus. I den löpande kommunikationen kommer främst ordinarie kommunikationskanaler att användas såsom miljöbrevet, miljöfrukostar, intranät, SLL.se, interntidningar, informationsbrev och webbplatser hos landstingsfinansierade verksamheter. Genom den löpande kommunikationen kan PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 24 (34) information om projektet spridas brett. Icke desto mindre bör den löpande kommunikationen karaktäriseras av öppenhet och engagemang. Medlemmar i styrgruppen, referensgrupperna och utvalda arbetsgrupper har en viktig kommunikationsroll att fylla genom att vara ambassadörer för det nya miljöprogrammet. De förväntas löpande kommunicera om projektet i den egna organisationen, för att förankra och förbereda för implementering och genomförandet av det nya miljöprogrammet. 7 Kvalitet För att kvalitetssäkra projektdirektivet så utarbetades och granskades det av projektägare, projektledningen, landstingets miljöchef samt ytterligare en avdelningschef vid TMR. Ett utkast till projektplan granskades av ledningsgruppen TMR/VU och vid ett möte 25 augusti framförde VU sina synpunkter till projektledningen. Även delprojektledarna gavs möjlighet att komma med idéer och synpunkter på projektplanen, i samband med en workshop den 22 augusti. 7.1 Kvalitetsstrategier och granskningar Det verkställande utskottet (VU), där projektägaren ingår, har en viktig roll för att granska och kvalitetssäkra projektet löpande. Projektledaren träffar VU ungefär två gånger per termin. Delprojektledarmöten och extra avstämningar ger projektledaren möjlighet att kvalitetsgranska delprojekten (se figur 3 ovan). 7.2 Kvalitetssäkring av externa leverantörer Kvalitetssäkring av externa leverantörer sker genom att i projektet välja leverantörer som landstinget har ramavtal med. Beträffande säkerhet så sparas projektdokument på Projektplatsen där medlemmar tilldelas lämplig behörighet. Projektledningen är huvudadministratör. 7.3 Projektrutiner I projektet används landstingets projektmodell, Projektil, samt gällande dokumentmallar (enligt Office Key). Projektplatsen (www.projcetplace) är också ett stöd för att höja kvaliteten. Projektledningen utarbetar mallar, standardpresentationer med mera, till exempel en mall för delprojektplan, som används gemensamt. 7.4 Ändringar och avvikelser Projektledaren rapporterar ändringar och avvikelser löpande per e-post till projektägare Peter Haglund och SLL miljöchef Charlotta Brask. Rapport ges sedan till hela VU vid de möten med som sker med VU ett par gånger per termin. Rapport till styrgrupp sker vid betydande avvikelser. Delprojektledare rapporterar avvikelser till projektledaren, som för rapporten vidare. Dokumentation av avvikelser sker när rapport ges vid VU-möte, i minnesanteckningen. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 25 (34) 8 Risker och möjligheter Som en förberedelse för framtagande av nytt miljöprogram gjorde TMR en enkel analys av styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016 – dels med avseende på framtagandet av miljöprogrammet och dels innehållet. Resultatet av denna analys kommer att tas i beaktning i projektet. För projektet gjordes en riskanalys, i form av en workshop med projektledningen och delprojektledare den 22 augusti (se 8.2). 8.1 Styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016 Enligt förvaltningens bedömning av framtagandet av Miljöutmaning 2016 var en styrka att det fanns bred kompetens i projektorganisationen, genom arbets- och referensgrupper. Dessutom gjordes en intressentdialog och omvärldsbevakning för att programmet skulle ligga i linje med nationella mål, EU-krav med mera. Detta, tillsammans med två remisser, gjorde att programmet blev väl förankrat. Ändå var det förvaltningar och bolag som då kanske inte fullt ut gav arbetet tillräckligt hög prioritet, med tanke på betydelsen som programmet fick. Övriga landsting i Sverige var en intressentgrupp som eventuellt borde ha involverats mer. Fler medarbetare vid landstingets centrala miljöavdelning kunde också varit mer involverade. Arbetet med ”specifikationsdokument” påbörjades först efter beslutat program, vilket också var en svaghet. Att ta fram ett nytt miljöprogram är en lång process. En styrka var därför att projektet med Miljöutmaning 2016 påbörjades i god tid. Dock blev det ändå förseningar i projektet. Enligt förvaltningens bedömning av innehållet så gjorde det goda förankringsarbetet också att innehållet blev relevant, aktuellt och banbrytande, men ändå realistiskt. Uppdelningen med de tre målområdena, konkreta formuleringar och att programmet var ett väl genomarbetet dokument gjorde det lätt att kommunicera. Programmet innehöll också en del nyheter jämfört med de två föregående programmen; nytt mål om klimatpåverkan, att resurseffektivitet lyftes in som ett målområde samt koppling till hälsa – vilket var en styrka. 8.2 Resultat av riskanalys Som en del i det förberedande arbetet med projektet genomförde utvalda delprojektledare en riskanalys i augusti 2014 kring risker kopplade till framtagandet av ett nytt miljöprogram. Varje uppmärksammad risk delade projektledningen i efterhand in i olika områden, i syfte att göra analysen mer överskådlig, samt föreslog åtgärder till. Åtgärder är endast föreslagna för de risker som har ett mycket högt eller högt riskvärde. Resultatet från analysen sammanfattas nedan. Observera att risker inom området politik ligger utanför projektet. Nedan följer risker per område: Politik Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Försenat fullmäktigebeslut 2016 Politisk oenighet Mycket högt Mycket högt Bevaka Bevaka Peter Haglund Peter Haglund Omorganisation Mycket högt Bevaka Peter Haglund PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Att programmet ej får politiskt stöd som leder till stopp/försening eller problem vid genomförandet Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 26 (34) Mycket högt Projektägaren bevakar och involverar politiker Peter Haglund Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Att projektet har svårt för att tänka nytt, sitter fast i "historien"/gamla "hjulspår" Högt Projektledare Att projektet inte utgår från vad vi vill med miljöarbetet, utan vad vi tror är möjligt (=fegt) Att projektet inte vågar ompröva ställningstaganden under projektets gång Att projektet ej beaktar förändringar i omvärlden Högt Diskutera risk med delprojektledare löpande (återkommande mötespunkt) Samma som ovan Högt Samma som ovan Projektledare Medel - ”Stelbenthet” Projektledare - Inkludering och förankring Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Ett program som inte "synkar" med HSF och som därmed blir svårt att genomföra Mycket högt Projektledare och delprojektledare Ett program som inte inkluderar privata vårdgivare på ett verkningsfullt sätt Att projektet helt drivs och genomförs av "miljöfolk" och redan "frälsta" Mycket högt HSF ger inspel kring bemanning i projektet och i deltar med ”bredd” i alla delprojekt Samma som ovan Kommunikativ resurs Bristande förankring av programmet (internt, externt osv) Medel Kommunikation till ”övriga” under framtagandet för att väcka intresse och bädda för lyckat genomförande - Mycket högt Projektledare och delprojektledare - Innehåll Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Ej "smarta" mål Högt Projektledare Ej mål som kopplar till varandra och som motverkar processtyrning Högt Tillämpa metoder/teorier för målstyrning Samverkan mellan projektledare och delprojektledare Projektledare PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Otydliga mål, avsaknad av delmål och mätetal, alltför visionära mål, sent spec.dok. m.m. samt att projektet ej tar fram mätbara etappmål Högt Ett tråkigt program, som ej engagerar och inspirerar Högt Ett program som inte bidrar till ökad (miljö-) medvetenhet Högt En "knölig" målhierarki i programmet, som är svår att förstå Högt Att målen inte samspelar med andra organisationers mål och program (internt och externt, t.ex. HSN) Högt Dnr LS 1308-1043 Diskutera risk med delprojektledare löpande (återkommande mötespunkt) Som ovan, samt löpande omvärldsbevakning Kommunikativ resurs säkras för intressentdialog och riktad kommunikation Testa målhierarki i workshop med SLL miljöavd. feb 2015 Löpande omvärldsbevakning samt att nyckelperson på HSF och TF ingår i resurspoolen 27 (34) Projektledare Projektledare Peter Haglund och kommunikativ resurs Projektledare Projektledare Kommunikation Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Otydligt kommunikationsansvar, som leder till bristande kommunikation i projektet Mycket högt Peter Haglund Att projektet inte lyckas sälja in nyttan med nytt miljöprogram för dess intressenter Högt Kommunikativ resurs säkras för intressentdialog och riktad kommunikation Samma som ovan Peter Haglund och kommunikativ resurs Projektstyrning Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Att de som styr projektet inte förstår sin roll och/eller uppgiften Mycket högt Projektledare Brist på mod i projektet, som leder till otydliga mål Mycket högt Att organisations- och styrningsperspektivet ej kommer in i övriga delprojekt Mycket högt Tydlighet i kommunikation kring roller och (ömsesidiga) förväntningar Tillsätta styrgrupp med höga positioner, högt intresse och med möjlighet att förankra på hemmaplan Ta fram gemensamt övningsmaterial om organisation VU Projektledare och delprojektledare PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Ej trovärdig kostnads- och nyttoanalys Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Högt Dnr LS 1308-1043 och styrning som används i övriga delprojekt Noggrann urvalsprocess kring och briefing till konsult 28 (34) Projektledare Resurser och kompetens i projektet Risk Riskvärde och prioritet Åtgärd Ansvarig Att budget inte räcker för att genomföra projektet enligt plan (konsultbudget för utredningar mm) Mycket högt Projektledare Brist på administrativt stöd i projektet och delprojekten ger alltför stor administrativ börda på projekt/delprojektledarna Att medlemmarna i arbetsgrupperna inte har tillräckligt med tid för att delta fullt ut Mycket högt Projektledare flaggar i god tid för eventuella budgetavvikelser för VU (TMR:s ledningsgrupp) Administrativa resurser säkras Delprojektledare Att projektet inte har tillräcklig kunskap om verksamheternas kultur, inkl. språk, vokabulär och vad som viktiga drivkrafter hos dem Högt Att projektgruppen (projekt- och delprojektledare) ej har tillräckligt med tid för arbete Högt Att "externa", t.ex. referensgruppsmedlemmar ej förstår själva projektet/programmet Att projektet inte får rätt och engagerade personer i arbetsgrupperna Omprioritering (efter val) så att ambitionsnivå för nuvarande program höjs, och stjäl resurser från projektet Medel Medlemmarnas chefer godkänner medverkan och därmed förväntad tidsåtgång Biträdande projektledare från verksamheterna engageras för varje delprojekt och kunskapsdelning i projektgruppen Miljöavdelnings chef planerar för att projektledare och delprojektledare kommer att ha tillräckligt med tid för arbete med projektet - Medel - - Medel - - Mycket högt Peter Haglund Delprojektledare Charlotta Brask - 9 Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or) Godkännande av delleverans eller slutprodukt sker på överlämningsmöte. PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Beslut Benämning MS1 Miljöutredning MS1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Leverens/ överlämning Delleverans – preliminär rapport levereras av konsult Datum Miljöutredning Slutprodukt MS1 – slutrapport levereras av konsult 2015-02-23 Konsult och projektledare BP3:1 Beslut att fortsätta projektet 2015-03-12 Styrgrupp och projektledare MS2 Intressentdialog Delleverens – styrgruppen beslutar om till upplägg, ramar och inriktning för miljöprogrammet. Uppdatering av miljöutredning ingår som beslutsunderlag. Slutprodukt MS2 – slutrapport levereras av konsult Maj 2015 Konsult och projektledare BP3:2 Beslut att fortsätta projektet Juni 2015 Styrgrupp och projektledare MS4 Kostnads- och nyttoanalys Delleverens – styrgruppen godkänner underlag för en avrapportering till den politiska organisationen Delleverans – preliminär rapport levereras av konsult 2015-09-01 Konsult och projektledare MS4 Kostnads- och nyttoanalys Slutprodukt MS1 – slutrapport levereras av konsult 2015-09-24 Konsult och projektledare BP3:3 Beslut att fortsätta projektet Delleverens styrgruppen godkänner förslag till miljöprogram, som presenteras för styrgruppen för beslut om remiss till landstingets nämnder och styrelser. Kostnads- och nyttoanalys ingår som beslutsunderlag Reservtid för extra styrgruppsmöte (VU beslutar om extra möte är nödvändigt) Slutprodukt projektet – styrgruppen godkänner slutligt förslag till nytt miljöprogram och därefter överlämnas förslag och tjänsteutlåtande till landstingsdirektören för beslut i landstingsfullmäktige 2015-10-29 Styrgrupp och projektledare BP3:4 BP4 Avveckling 2015-01-29 Inblandade personer Konsult och projektledare Dnr LS 1308-1043 29 (34) Ansvars-förhållanden Konsult är ansvarig för att hålla tidplan, projektledare är ansvarig att förse konsult med nödvändig information/underlag Projektledare är ansvarig för att synpunkter lämnas senast 2015-02-12, så att konsulten kan hålla tidplan för slutrapport Projektledare är ansvarig för att presentera förslag för beslut, styrgruppens ordförande är ansvarig för att beslut fattas av styrgrupp Konsult är ansvarig för att hålla tidplan, projektledare är ansvarig att förse konsult med nödvändig information/underlag Projektledare är ansvarig för att presentera förslag för beslut, styrgruppens ordförande är ansvarig för att beslut fattas av styrgrupp Konsult är ansvarig för att hålla tidplan, projektledare är ansvarig att förse konsult med nödvändig information Projektledare är ansvarig för att synpunkter lämnas senast 2015-09-15, så att konsulten kan hålla tidplan Projektledare är ansvarig för att presentera förslag för beslut, styrgruppens ordförande är ansvarig för att beslut fattas av styrgrupp Februari 2016 Maj 2016 Styrgrupp och projektledare Projektledare är ansvarig för att presentera förslag för beslut, styrgruppens ordförande är ansvarig för att beslut fattas av styrgrupp PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 30 (34) 10 Projektavslut (BP5) Projektledaren tar fram en slutrapport, som omfattar utfall gentemot plan, erfarenheter, förslag på förbättringar m.m. Därefter hålls ett möte med VU, i vilket projektägaren slutligen beslutar om att godkänna projektet. I mötet presenteras slutrapporten (en summering av hur projektet gått och vad som finns att lära). Därefter informeras delaktiga i projektet om dess avslut och nästa steg. 11 Referenser och bilagor Följande referensdokument och bilagor finns på projektets webbplats på Projektplatsen (www.projcetplace): LS 1308-1043 Projektdirektiv Nytt miljöprogram för Stockholms läns landsting 2017-2021 Slutrapport – intressentanalys för framtagande av nytt miljöprogram PROJEKTiL 2.0 Nytt miljöprogram Projektplan version 2.1 Datum Fr.o.m. 2014-10-17 Dnr LS 1308-1043 31 (34)
