Projektplan E-arkiv SKNV

Upprättad av: Christian Jarnekrantz
Datum: 2014-04-11
Diarienummer: 296/14
[Skriv text]
Innehåll______________________________________________________ Sida_
Versionshantering
1.0 Inledning
1.1 Projektidé
1.2 Bakgrund
1.3 Förstudie
2.0 Organisation och bemanning
2.1 Beställare
2.2 Styrgrupp
2.3 Projektledare
2.4 Projektgrupp
2.5 Kontaktansvariga och lokala arbetsgrupper
2.6 Arbetsgrupp
2.7 Referensgrupper
3.0 Syfte och mål
3.1 Syfte
3.2 Mål
4.0 Vision
5.0 Intressenter
6.0 Genomförande
6.1 Systeminventering
6.2 Systemvärdering
6.3 Arkivkrav vid systemupphandling
6.4 Arkivreglemente anpassat för digital informationshantering
6.5 Sammanställa och sprida informationsmaterial
6.6 Föreläsningar och utbildningar
6.7 Projektplan för ett fördjupat samarbete kring e-arkiv
7.0 Avgränsningar
8.0 Övergripande tidplan
9.0 Beslutspunkter och milstolpar
9.1 Beslutspunkter
9.2 Milstolpar
10.0 Arbetsformer och kommunikation
10.1 Arbetssätt
10.2 Dokumentation
10.3 Informationsspridning och kommunikation
10.4 Mötesstruktur
11.0 Riskanalys
12.0 Resursbehov
13.0 Avvikelse och ändringshantering
14.0 Kvalitetsstyrning
15.0 Ekonomi
16.0 Utvärdering
17.0 Leverans
18.0 Projekttid
3
3
4
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
8
8
8
8
8
8
9
10
10
10
10
10
10
11
11
11
12
13
13
13
13
13
13
Versionshantering
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
2013-11-22
2014-01-31
2014-02-28
2014-03-18
2014-04-11
Första utkast presenterat för Kommundirektörsgruppen
Andra utkast presenterat för Kommundirektörsgruppen
Tredje utkast presenterat för Kommundirektörsgruppen
Fjärde utkast presenterat för Styrgruppen
Antagen av Styrgruppen
Genom att genomföra ett antal förberedande insatser skapas förutsättningar för ett välgrundat beslut om,
hur och i vilken omfattning ett framtida fördjupat samarbete ska bedrivas.
I regionens kommuner växer både antalet system och mängden information de hanterar ständigt. En del av
informationen behövs för att i ett längre perspektiv bedriva en effektiv och rättssäker verksamhet. Likaså
måste viss information bevaras för att säkra medborgarnas lagstadgade rätt till insyn och för forskningen. För
att detta ska vara möjligt behövs ett e-arkiv.
E-arkiv är ett komplext och svårgreppbart område då det innefattar verksamhetsutvecklande insatser. Att
införa ett e-arkiv är ett omfattande åtagande som involverar inte bara arkivet utan stora delar av den
kommunala organisationen. Det är så väl organisatoriskt som tekniskt komplicerat, t.ex. kommer kommunens
samtliga IT-system att påverkas. Att implementera ett e-arkiv kräver därför noggranna förberedelser och ett
etappvist införande.
En av de mer komplicerade och kostsamma delarna av den digitala arkiveringsprocessen utgörs av leveransfasen, då den bevarandevärda informationen exporteras ut ur verksamhetssystemet för att tas om hand i earkivet. Få verksamhetssystem idag är förberedda för digital arkivering. Det finns t.ex. sällan någon funktion i
systemet som tillåter export av information till en annan lagringsmiljö. Likaså saknas ofta funktionalitet för
konvertering av filer från systemformat till arkivformat. För verksamhetssystem som från början inte är
anpassade för att leverera information till e-arkiv blir arbetet med att ställa av information omfattande. Det
krävs så väl ekonomiska som personella resurser, både från den egna organisationen och från systemleverantören. Erfarenheter från olika myndigheter pekar på kostnader på allt ifrån 50 000 kr upp till en miljon
kr per IT-system.
Genom att inventera vilka verksamhetssystem i kommunerna som hanterar bevarandevärd information samt
värdera deras förmåga att exportera denna, får man en uppfattning om mängden information, möjligheterna
att ta hand om den och kostnaderna. På så vis skapas ett bra underlag för bedömningen av vidare åtgärder.
För att säkerställa att de kommunala IT-system i framtiden är bättre rustade för informationsexport än vad
fallet är idag behöver specifika arkivkrav för IT-system utarbetas. Med kraven skapas i förlängningen
dessutom bättre förutsättningar för så väl ett väl fungerande e-arkiv som en effektiv e-förvaltning.
För att arkivfunktionen ska ha möjligheter och befogenheter att hantera de nya krav som ställs ifråga om
digital informationshantering måste verksamhetens viktigaste styrdokument Arkivreglementet vara anpassat
för detta. Genom att utarbeta ett modernt ”normreglemente” för regionen skapas förutsättningar för så väl
bättre informationshantering i den enskilda kommunen som bättre förutsättningar för samarbete
kommunerna emellan.
E-arkiv kan uppfattas som svårförståeligt och svårgreppbart samtidigt som det både i projekt- och driftsfasen
påverkar stora delar av den kommunala verksamheten. Genom att aktivt verka för att sprida information om
vad e-arkiv är och vilka nyttor det tillför den kommunala verksamheten, kan förståelsen öka och e-arkiv
relaterade frågor vinna ökad spridning.
Det föreslagna projektet innebär att förutsättningarna för vidare insatser inom området e-arkiv undersöks.
Det innebär inte ett ställningstagande för eller emot att delta i ett eventuellt kommande e-arkivprojekt.
Under 2012 genomfördes en förstudie kring e-arkiv. Målet med projektet var ursprungligen att ta fram ett
projektförslag till ett gemensamt e-arkiv. Eftersom målet inte var realiserbart fick arbetet formen av en
förstudie vilken var inriktad på att belysa e-arkivets roll i e-förvaltningen och de nyttor det kan bidra med i
den kommunala organisationen.
I förstudien konstaterades att e-arkiv erbjuder en säker, tillförlitlig, högkvalitativ och långsiktigt hållbar
lagring av information. Rätt använt understödjer det också den kommunala verksamhetens digitala ärendeflöden och kan därför användas för att utveckla och effektivisera dessa. E-arkivet bidrar också med nyttor så
som exempelvis lägre kostnader för systemlicenser, support och pappersutskrifter. Ett införande av e-arkiv är
ett omfattande projekt som berör stora delar av den kommunala verksamheten, varför kompetenser från ett
flertal verksamhetsområden bör vara involverade i införandet.
För att skapa ett väl fungerande e-arkiv som möter förvaltningarnas och allmänhetens behov måste syftet
med e-arkivet vara fastställt. Syftet baseras i sin tur på vilken information som ska lagras, hur den ska
tillhandahållas och till vilka målgrupper. För att identifiera de här behoven måste de kommunala verksamheterna analyseras. Genom analysen identifieras behoven som ligger till grund för det kommande e-arkiv
systemet.
Förstudien presenterades för beställaren Kommundirektörsgruppen SKNV i november 2012.
2.1 Beställare: Kommundirektörsgruppen SKNV.
Ansvar:
Initierar och finansierar framtagningen av projektet och säkerställer att resultatet kan nyttjas i
verksamheterna
2.2 Styrgrupp: Består av ett antal IT-chefer och kanslichefer från regionen.
Ansvar:
Planera, styra och följa upp projektet
Kommentera, analysera och stödja projektgruppens arbete
Delta i styrgruppsmöten en gång i månaden
Sörja för att samtliga deltagarkommuner utser en kontaktansvarig.
Förmedla kunskaper om nätverk eller andra för projektet användbara resurser.
Vara pådrivande gentemot de deltagande organisationerna i form av brev etc., så att projektgruppens och
arbetsgruppens arbete underlättas.
Befogenheter:
Godkänna projektplan, lägesrapporter och normreglemente
Besluta om projektadministrativa frågor av vikt
Hantera problem som uppstår och inte kan hanteras av projektledaren
2.3 Projektledare: Christian Jarnekrantz
Ansvar:
Samordnar, kommunicerar, administrerar och leder projektet
Ser till att projektets mål uppnås
Hanterar projektarbetsplatsen på nätet
Sammanställer rapporter och dokumenterar projektet
Befogenheter:
Fördelar arbetsuppgifter inom projektgruppen
Tilldelar behörigheter till projektplatsen
Lämnar förslag och rekommendationer till fortsatt arbete till styrgruppen
2.4 Projektgrupp: Projektledaren och den projektanställde
Ansvar:
Organisera och leda aktiviteter
Läsa in relevant material
Hantera kartläggningar och analyser
Sammanställa och sprida informationsmaterial
Planera och utforma en plan till fördjupat samarbete
Befogenheter:
Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat
2.5 Kontaktansvariga och lokala arbetsgrupper: En kontaktansvarig per kommun utses av Styrgruppen. Den
kontaktansvarige ska vara en person i chefsposition med vana att arbeta organisationsövergripande.
Ansvar:
Organisera det lokala inventeringsarbetet
Vara pådrivande i det lokala inventeringsarbetet
Rapportera till Projektgruppen
2.6 Arbetsgrupp: Bildas av representanter från de deltagande kommunerna
Ansvar:
- Utarbeta ett modernt arkivreglemente anpassat för digital informationshantering och möjligt att
implementera i de deltagande kommunerna.
Befogenheter:
Utarbeta och presentera förslag för projektgruppen
2.7 Referensgrupper: Tre referensgrupper finns i projektet. Representanter för kommunerna i regionen
bildar en regional grupp medan projektgrupperna inom ”E-arkiv Kronoberg och Blekinge” respektive
”Förstudie för införande av e-arkiv i SKNO” utgör externa grupper.
Ansvar:
- Kommentera och analysera de rapporter och delresultat som projektgruppen presenterar
- Framföra idéer och synpunkter på hur projektet drivs och bör utvecklas
Syfte
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Att identifiera vilka system som hanterar bevarandevärd information.
Att undersöka hur förutsättningarna ser ut i fråga om export av information ur dessa system.
Att sammanställa ett antal arkivkrav att använda vid systemupphandling
Att utarbeta ett arkivreglemente anpassat för digital informationshantering
Att sprida kunskaperna om vad e-arkiv är och hur det kan användas
Att utarbeta en projektplan till ett fördjupat samarbete kring e-arkiv
Mål
1.
2.
3.
4.
Att identifiera de IT-system vilka hanterar allmänna handlingar
Att undersöka hur förutsättningarna ser ut i fråga om export av information ur dessa system.
Att sammanställa ett antal arkivkrav att använda vid systemupphandling
Att utarbeta ett modernt normreglemente anpassat för digital informationshantering och möjligt
att implementera i samarbetskommunerna
5. Att förankra frågan i regionen genom att genomföra föreläsningar och utbildningar
6. Att genom en projektplan skapa förutsättningar för ett fördjupat samarbete
Projektet skapar förutsättningar för skapandet av ett gemensamt e-arkiv
Till projektets kärnintressenter räknas styrelsen i SKNV, Kommundirektörsgruppen SKNV, kommunstyrelserna
samt Styrgruppen. De kommer aktivt påverka projektet genom de beslut de fattar. Speciellt Styrgruppen
förväntas inta en aktiv roll. Bland primärintressenterna återfinns arkivfunktionerna, systemansvariga och ITavdelningarna. De kommer alla att aktivt påverkas av projektet och förväntas därför också vara med och
påverka det. Sekundära intressenter är de kommunala verksamheter som på något sätt berörs av någon av
projektets aktiviteter.
Följande aktiviteter är planerade:
6.1 Systeminventering
Genomförande: En kontaktansvarig per kommun utses. Den kontaktansvarige organiserar det lokala
inventeringsarbetet och rapporterar till projektgruppen. Inventeringen sker genom att ett antal
frågor i ett frågeformulär besvaras. Det är den kontaktansvariges uppgift att sköta kontakterna med
projektgruppen och se till att alla inblandade i respektive organisation svarar i tid.
Följande information ska komma projektgruppen tillhanda:
 En beskrivning av hur det lokala arbetet ska organiseras
 Svar på frågor som projektgruppen skickar ut
 Underlag till kartläggningar och analyser, huvudsakligen i form av svar på frågeformuläret.
Inventeringen sker ute i respektive organisation
6.2 Systemvärdering
Genomförande: Analysera inkomna underlag och värdera systemen utifrån deras förmåga att
arkivera information.
Värderingskriterier (exempel):
 I vilken verksamhet används systemet och vilka arbetsprocesser stödjer det?
 Vilka informationssammanställningar (kontorsdokument, journaler, rapporter osv) skapas i
systemet?
 Finns det någon funktion för informationsexport i systemet?
 Finns det möjlighet att konvertera till arkivformat (öppna format) i systemet?
 Finns det en gallringsfunktion vilken möjliggör permanent förstörelse av information?
6.3 Arkivkrav vid systemupphandling
Genomförande: Ett kravdokument utarbetas vilket ska kunna implementeras och tillämpas i samtliga
samarbetskommuner. Dokumentet ska ha formen av ett styrdokument och främst innehålla
funktionella krav.
6.4 Arkivreglemente anpassat för digital informationshantering
Genomförande: Ett förslag till ”normreglemente” för samarbetskommunerna utarbetas. Reglementet
ska vara modernt och ge arkivmyndigheterna befogenheter att vidta nödvändiga åtgärder inom
området digital informations- och arkivhantering. Förslaget ska presenteras för projektgruppen.
Projektgruppen bearbetar förslaget och lägger fram det för Styrgruppen vilken godkänner det.
6.5 Sammanställa och sprida informationsmaterial
Genomförande: Informationsmaterial riktat mot olika målgrupper tas fram och lämpliga kanaler för
att sprida materialet undersöks. Målgrupperna identifieras genom en målgruppsanalys. Även ett
nyhetsbrev för spridning inom så väl som utanför projektorganisationen ska utarbetas.
6.6 Föreläsningar och utbildningar
Genomförande: Föreläsningar riktade mot olika målgrupper ska genomföras. Målgrupperna
återfinns både inom och utanför projektet och identifieras genom en målgruppsanalys.
6.7 Projektplan för ett fördjupat samarbete kring e-arkiv
Genomförande: Ett förslag till projektplan för ett fördjupat samarbete ska tas fram. Planen bör ta
utgångspunkt i så väl resultaten av genomförda projektaktiviteter som erfarenheter från liknande
studier på det nationella planet.
Systemvärderingen kommer att fokusera på genomförbarhet avseende avställning av information för
framtida arkivering. Någon handlingsplan för informationsexport per system kommer inte att utarbetas.
Arkivkraven på systemnivå kommer att vara koncentrerade kring tre grundkrav; exportfunktion,
konverterings-möjligheter och gallring.
Arkivreglementet är tänkt som ett ”normreglemente” vilket deltagarkommunerna kan implementera i sin
helhet eller med mindre justeringar. Projektaktiviteterna syftar alltså inte till att uppdatera redan existerande
arkivreglementen.
Informationsmaterialet och föreläsningarna kommer att riktas mot ett begränsat antal målgrupper i de
deltagande kommunerna samt mot grupper inom projektet.
Projektaktiviteterna syftar till att undersöka möjligheterna till ett fördjupat samarbetsprojekt kring e-arkiv
inte till att förbereda för att avropa mot SKL´s ramavtal.
Följande beslutspunkter och milstolpar finns i tidplanen:
9.1 Beslutspunkter
 Godkännande av projektplan – styrgruppsmöte i april.
 Redovisning av resultat för beställare – november
 Projektet avslutas – november
9.2 Milstolpar
 Lägesrapport systeminventering - maj
 Avstämningsmöte för kontaktansvariga – maj.
 Avstämningsmöte för kontaktansvariga – juni.
 Lägesrapport styrdokument – augusti
10.1 Arbetssätt
Resurserna inom projektet fördelas på ett antal grupper. Huvuddelen av arbetet förväntas utföras av
Projektgruppen med Styrgruppen som en viktig resurs.
10.2 Dokumentation
Dokumentation i projektet identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Därtill måste författare framgå
av varje dokument. Dokumenten registreras och arkiveras hos Helsingborgs stad. Dokumentationen görs
åtkomlig för deltagarna på den gemensamma projektarbetsplatsen.
Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får
endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda
handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen.
Följande dokument kommer att produceras inom projektet:
-
Projektplan
Lägesrapporter
Slutrapport med bilagor
Dokumentationen tillgängliggörs för projektdelatagarna i digital form. Slutrapporten kommer även att finnas
att tillgå i tryckt form.
10.3 Informationsspridning och kommunikation
Projektgruppen samordnar frågor och information och sprider denna inom projektet.
Styrgruppen, arbetsgruppen och referensgrupperna informeras regelbundet i form av
informationsbrev som skickas ut via e-post samt tillgängliggörs via projektarbetsplatsen
Informationsbrev skickas ut i pappersform till kontaktansvariga.
Projektgruppen kommunicerar huvudsakligen med projektdeltagarna via den digitala projektarbetsplatsen,
till vilken alla som deltar får ett konto och inloggningsmöjligheter. Här läggs allmän information om e-arkiv
upp men också föreläsnings- och utbildningsmaterial. De dokument som produceras inom projektet
presenteras också här.
Utöver projektarbetsplatsen kommer färdigställda dokument att publiceras på Helsingborgs stadsarkivs sida
på www.helsingborg.se
10.4 Mötesstruktur
Styrgruppen genomför möten en gång i månaden. Projektledaren för protokoll och delar upprättade
dokument på projektarbetsplatsen.
Arbetsgruppen tar själv fram en mötesplan. Projektledaren eller mötesledaren för protokoll och delar
upprättade dokument på projektarbetsplatsen.
Projektledaren kallar och protokollför den regionala referensgruppens möten. Dokument som upprättats
tillgängliggörs via projektarbetsplatsen.
Dokumentation som uppkommer vid eventuella informationsträffar, föreläsningar av externa experter eller
andra typer av möten som ligger utanför den ordinarie projektstrukturen tillgängliggörs även de på projektarbetsplatsen.
Följande potentiella risker har identifierats och analyserats:
1. Deltagande organisationer väljer att inte gå vidare med ett införandeprojekt.
Effekt: Arbetet med att införa e-arkiv avstannar och informationen förblir inlåst i olika verksamhetssystem
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Aktiv Styrgrupp och Projektgrupp. Tydlig förankring hos deltagande organisationer.
2. En eller flera kommuner väljer att inte gå vidare med ett införandeprojekt
Effekt: Större kostnad för kvarvarande kommuner och bortfall av kompetens och arbetsresurser
Sannolikhet: Hög
Åtgärd: Bra förankring genom aktiv informationsspridning och ett väl genomfört projektarbete
3. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för att delta i aktiviteter
Effekt: Förstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Fördela arbetet i projektets grupper på ett förnuftigt sätt så att arbetsbördan sprids på flera
händer
4. Nyckelpersoner är frånvarande
Effekt: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras.
5. Ofullständiga svar vid systeminventeringen
Effekt: Projektet drar ut på tiden och underlaget blir av sämre kvalitet
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Aktiv Styrgrupp och Projektgrupp som driver på kontaktansvariga. Väl genomförda
informations- och utbildningsmöten
6. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarkommunerna.
Effekt: Minskat intresse för fortsatt samarbete.
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar.
Deltagare i styrgruppen förväntas avsätta tid för möten en gång i månaden och för att läsa igenom och lämna
synpunkter på frågor och förslag från projektgruppen.
Kontaktansvariga förväntas att avsätta tid för att ta del av resultat samt driva och förankra det lokala arbetet
inom den egna organisationen.
Deltagare i projektgruppen förväntas arbeta aktivt med förstudien och kunna avsätta tid för att hantera
utbildningar och aktiviteter samt att sätta sig in i det material som tas fram av arbetsgruppen. Projektledare
på deltid. Projektanställd på heltid.
Deltagarna i arbetsgruppen förväntas avsätta tid motsvarande två arbetsdagar per månad för att ta fram det
underlag som begärs in av projektgruppen.
Stadsarkivet i Helsingborg tillhandahåller arbetsplats och tillgång till dator för den projektanställde. Som
arbetsyta för att dela information inom projektorganisationen används Helsingborg stads projektarbetsplats.
Projektledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för projektet. Vid
behov samråder projektledaren med Styrgruppen som meddelar förändringar till kontaktansvariga.
Avvikelser redovisas i slutrapporten.
Projektledaren rapporterar löpande till Styrgruppen. Regelbunden avstämning mellan projektledaren och
medlemmarna i Arbets- respektive Referensgruppen. För att säkra att inventeringen fortlöper som planerat
och avslutats inom utsatt tid håller Projektgruppen regelbunden kontakt med de kontaktansvariga.
Kostnaderna för en projektanställd arkivarie under 8 månader uppskattas till ca 300 000 kr. Kostnader för
resor och semesterersättning tillkommer.
Utvärdering sker i form av en projektrapport till Beställaren och Styrgruppen senast två månader efter det att
projektet avslutats.
Projektets resultat levereras till Beställare och Styrgrupp senast två månader efter det att projektet avslutats.
9 månader