Anteckningar e-arkivnätverk Fyrbodal

Närvarande
2015-09-24
Johan Kjernald GR
Marie Skarin Uddevalla
Catarina Lehtinen Uddevalla
Per Gertow Trollhättan
Aya Norvell Munkedal
Nanna Bergquist Bengtsfors/Mellerud
Eva Edvinsson Lysekil
Jessica Corneliusson Strömstad
Mikael Larsson Orust
Siv Torstensson Fyrbodal
Frånvarande
Vänersborg, Sotenäs, Tanum, Färgelanda, Åmål samt DalsEd
Anteckningar e-arkivnätverk Fyrbodal
1. Nuläget e-arkiv – Siv Torstensson
Då några är nya i nätverket görs en kort tillbakablick: Under året har några möten
genomförts på Fyrbodal, dels för att hitta behov och former för samverkan och dels utbyta
erfarenheter. Skövde har berättat om deras arbete med Klassa och Trollhättan har beskrivit
arbetet med e-arkiv kopplat till bygglov.
Tre grundläggande utbildningar har genomförts tillsammans med samtliga kommuner i
Västra Götaland där totalt ca 150 personer deltagit. Information och material till
utbildningarna ligger på vastkom.se.
Utbildning i praktisk processutveckling samt visning av verktyg har genomförts. Se
dokumentation
Gemensamma träffar med VGK har genomförts, dels där SKI deltagit och dels vid framtagning
av det gemensamma projektet Kravspecifikation.
Flera av kommunerna i Fyrbodal har även deltagit i arbetsgrupper för framtagning av
gemensam kravspecifikation.
2. Rapport från arbetsgrupperna för framtagning av kravspecifikation.
Johan Kjernald
Johan beskriver arbetet: tre arbetsgrupper har initierats, möten har skett dels på distans och
dels fysiska möten. Arbetet löper på som förväntat med målet att ha tagit fram en
gemensam kravspecifikation innan årsskiftet.
3. Planering av workshop för "Klassa”. – Siv Torstensson
Arbetet med Klassa 2.0 är försenade vilket innebär att vi inte kan genomföra en workshop kring
remissunderlaget i oktober. 5 personer från VGK får dock delta in en workshop i Hässleholm den
16 oktober. Från Fyrbodal utses Nanna Bergquist att delta. En ny remissrunda vändas
genomföras i december.
Nannas erfarenheter från mötet i Hässleholm kommer att delges vid kommande möte på
Fyrbodal den 11 november.
Några kommuner arbetar utifrån förslaget redan idag (Olofström) Förslaget beskrivs tex
handlingar-typer, kommentarer, gallring eller lagras, sekretess eller öppet osv. Genom Klassa 2.0
( VerkSAM) fås även en dokumenthanteringsplan. (Nationell!?)
De kommuner som vill delta i ett nätverk kring förslaget hör av sig till Siv som även anmäler
samtliga som deltog på dagens möte.
4. Inkomna frågor - Diskussion
Få förståelse för e-arkiv i den egna kommunen: Hur ska man gå tillväga för att övertyga
kommunledningen om nyttan med e-arkiv? (Länk till framtaget underlag på vastkom.se) Här
arbetar kommunerna olika och kompetens hos ledningen varierar väsentligt. Politisk förankring
kan vara en framgång. Behov, nyttor, genomförandeplan/beskrivning kan vara viktiga faktorer
inför ett införandebeslut.
Systeminventering: Hur sker kartläggningen av den information som e-arkivsystemet ska kunna
hantera inom varje kommun?
Diskussion: Uddevalla har genomfört en kartläggning: 5 frågor har skickats ut till samtliga
systemförvaltare. 12 system har identifierats. Några system kommer att fokuseras på. Hur gör
man med de stora system som inte kan exportera såsom elevjournalsystem? Vidare bör de
system som är informationsbärare och som bara används för att komma åt information
identifieras via IT-avdelningen. Uddevalla delar med sig av sin enkät och sitt resultat.
Erfarenheter tas vid nästa möte. En fråga som lyftes var hur får man med anteckningar? Kanske
kolla med Mölndal?
Sydarkivera.se och Regionarkivet har tagit fram ett underlag där bland annat kartläggning
beskrivs.
Processkartläggning Hur många av kommunerna inom Västkom planerar att gå över till
process/verksamhetsbaserad arkivredovisning?
Diskussion : Bengtsfors/Mellerud har börjat kartlägga processer. Genom processkartläggning får
man förutom en kategorisering av information också ett underlag för förbättringar, en
effektivare organisation och ett underlag för nyanställda. Uddevalla och Trollhättan genomförs
processkartläggning i verktyget 2C8 utifrån e-förvaltning/e-tjänsteperspektivet. I Strömstad har
uppdrag för processkartläggning startat upp, förmodligen med samma fokus som
Uddevalla/Trollhättan. Munkedal och Lysekil (samt Sotenäs) arbetar med att ta fram processer
via verktyget Barium i syfte att ta fram e-tjänster. Frågan diskuterades hur dessa processer kan
ligga till grund för arkivets kartläggningsbehov.
Vid avsaknad av e-arkiv: Pga obsoleta arkiv har diarieföringssystemet ofta övertagit funktioner
som egentligen förknippas med arkiv, hur ser arkivets respektive diariets funktion ut i
kommunerna?
Diskussion: Då det inte finns något e-arkiv i kommunerna gäller analog hantering för det som ska
lagras. Andra handlingar gallras. Det finns flera system som idag används som lagring då det inte
går att få ut informationen. Kunskap kring arkivhantering är låg hos många tjänstemän. Ett
problem som de flesta kommuner kanske har.
5. Fortsatta arbetet
Diskussion: Flera kommuner kände till TUV och det arbetssätt som Fyrbodal väljer/föreslår att
driva e-samhällsfrågorna på, under åren 2016 – 2018.
Sammanfattning: Genom e-samverkan Fyrbodal ska TUV (Trollhättan, Uddevalla och Vänersborg)
leda arbetet i ett ”verkligt genomförande”.
När det gäller e-arkiv är förslaget ”E-arkiv – kommungemensam lösning kopplat till
verksamhetssystem”
Arbetssättet: Projektet bemannas med befintlig och projektanställd personal som arbetar i
samtliga kommuner (TUV) med möjlighet för fler kommuner att delta nu eller senare.
Finansieras av 3 årssatsning samt egen personal och investeringsmedel=ca 850´x3.
Diskussion: Flera frågor diskuterades med anledning av förslaget: Hur jobbar nätverket vidare?
Hur kan kommunerna bli delaktiga i arbetet? Hur upphandla, drifta, kunskapsutbyta osv. E-arkiv
är ingen IT-fråga. Det handlar mycket om juridik vilken man kanske glömmer bort när det gäller
framtagning av e-tjänster. Det är en strategisk fråga.
Sammanfattning: Kommunerna har kommit olika långt och därför skiljer sig behoven. Allt ifrån
att få ledningen att förstå behovet till behov av organisation för frågorna, behov av
dokumenthanteringsplan, processkartläggning, kompetens osv. Det kan konstateras att eförvaltning är mycket nära knutet till e-arkiv, eller snarare att e-arkiv är en del av kedjan i eförvaltningen varför frågorna hänger tätt samman.
Då frågorna är många föreslås kommunerna invänta det projektunderlag som nu arbetas fram för
den kommande treårsperioden av TUV. Utifrån det dokumentet kan kommunerna sedan
agera/engagera sig i det fortsatta arbetet kring e-arkiv. Förhoppningsvis är underlaget klart till
nästa möte.
En riskanalys kring förslaget efterfrågas.
Nyttigheter
Klassificeringsschema – VerkSAM
Utbildningar i Informationssäkerhet
Nästa möte: Fyrbodal den 11 november.
Anteckningar
Siv Torstensson