10. Plan för intern kontroll 2015

Transcription

10. Plan för intern kontroll 2015
Malmö stad
1 (1)
Stadsområdesförvaltning Söder
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-02-16
Vår referens
Jenny Ahlm
Controller
[email protected]
Plan för intern kontroll 2015
SOFS-2015-32
Sammanfattning
Intern kontroll handlar om att säkerställa att verksamheten har en bra kvalitet. Stadsområdesförvaltningen tar varje år fram en plan för den interna kontrollen och denna baseras på riskanalyser
som genomförts av stadsområdesförvaltningen och stadsområdesnämndens arbetsutskott.
Förslag till beslut
Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta
att godkänna intern kontrollplan 2015
Beslutsunderlag
•
•
•
Tjänsteskrivelse SoN Söder 150225 Plan för intern kontroll 2015
Intern kontrollplan 2015 för Stadsområdesnämnd Söder
Bilaga 1. Samtliga riskanalyser
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott 2015-02-11
Stadsområdesnämnd Söder 2015-02-25
Ärendet
Intern kontroll handlar om att ha säkerställa att verksamheten har en bra kvalitet. Ledningen ska
ha ett grepp om både ekonomi och verksamhet, arbetet ska vara effektivt och det ska vara ordning och reda. Den interna kontrollen ska säkerställa att verksamheten kan arbeta för att uppnå
de politiskt satta målen. Stadsområdesförvaltningen tar varje år fram en plan för den interna
kontrollen. Underlaget till den interna kontrollplanen utgörs av riskanalyser som gjorts i samtliga
avdelningar, av förvaltningens ledningsgrupp och av nämndens arbetsutskott. Samtliga riskanalyser bifogas den interna kontrollplanen så att nämnden kan ta del av de överväganden som
gjorts.
Ansvariga
SIGNERAD
Lena Wetterskog Sjöstedt, stadsområdesdirektör
Malmö stad
Stadsområdesnämnd Söder
Intern kontrollplan 2015 för Stadsområdesnämnd Söder
Syftet med planen för intern kontroll för stadsområdenämnd Söder är att säkra en
ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, en tillförlitlig finansiell rapportering,
tillförlitlig information om verksamheten och att verksamheten efterlever lagar, föreskrifter
och andra styrdokument.
1 (6)
Ordning och
reda
I intern kontrollplanen noteras de kontrollmoment som ska utföras under året. Resultatet av
kontrollerna rapporteras till nämnden i samband med delårsrapporter och årsanalys.
Kontrollmomenten har valts ut på följande sätt:
1. Varje avdelning har identifierat och analyserat risker för verksamheten utifrån
avdelningens viktigaste processer med hänsyn till de mål som är satta för
verksamheten.
2. Stadsområdesförvaltningens ledningsgrupp har gjort en riskanalys utifrån sin
övergripande roll.
3. Stadsområdesnämndens arbetsutskott har gjort en riskanalys med utgångspunkt i
nämndens styrande uppdrag.
Samtliga riskanalyser som ligger till grund för planen redovisas som bilaga till planen.
Styra mot
effektivitet
Intern kontroll
Grepp över
både
verksamhet
och ekonomi
2 (6)
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
INDIVID OCH FAMILJEOMSORG
Utbetalning av ekonomiskt
bistånd:
• Att beslut inte fattats i
enlighet med delegation
• Att utbetalning inte går till
rätt person
• Att felaktigt belopp
utbetalas
Stickprovskontroller av
Enheten för vuxna, sektionerna
dokumentation och de
för ekonomiskt bistånd
underlag som ligger till grund
för utbetalningar
Ansvarig: enhetschef
Granskning genomförs i mars
och september
Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta 20
slumpmässigt utvalda betalningar vid en
slumpvist utvald månad utifrån följande
checklista:
• Finns tillräcklig dokumentation för
utbetalningen?
• Finns underlag?
• Har betalningen gått till rätt mottagare
med rätt summa?
• Har beslut fattats i enlighet med
gällande lagstiftning?
Dataintrång: att obehöriga
anställda kan ta del av känsliga
uppgifter och sprida dessa
vidare
Loggning av personal i
Procapita avseende en
slumpvis utvald dag per
kvartal
Ska ske på avdelnings-, enhetsoch sektionsnivå av respektive
chef
En slumpvis utvald dag per
kvartal
Kontrollen ska omfatta minst en dags
loggningar och datum för denna väljs
slumpvis av respektive chef. Kontrollen ska
per kvartal omfatta alla anställda och följa de
skriftliga rutiner som finns
Att lagstiftningen inte efterlevs
avseende förhandsbedömningar
Granskning av inkomna
anmälningar avseende om
förhandsbedömningar gjorts
Enheten för barn & familj
En slumpvis utvald månad
Granskningen ska mäta tiden mellan
anmälan och förhandsbedömning avseende
samtliga anmälningar under en slumpvis
utvald månad:
• Har förhandsbedömning gjorts inom 14
dagar från det att anmälan inkom?
Ansvarig: enhetschef
3 (6)
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Ramavtal och upphandlad vård:
• Att verksamheten bryter mot
innehåll i avtal och kan
riskera en stämning
• Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller
kriterier avseende kvalitet,
kompetens, försäkringar,
uppsägningstider etc vilket
kan förlänga en placering
med risk för högre kostnader
Granskning av att ramatalet
för upphandlad vård för
Skåne, Halland och
Kronobergs län efterlevs.
Ansvarig: Kvalitetscontroller
Granskning sker löpande
under året och redovisas i
samband med uppföljningen
av 2015
Granskningen ska omfatta alla placeringar
avseende externa institutions- och
öppenvårdsplaceringar:
• I de fall beslut fattats att upphandla
vårdgivare utanför ramavtalet, finns det
dokumentation och beskrivning av
skälen till att gå utanför ramavtalet?
Att barnens behov inte
tillgodoses i förhållande till
skälig levnadsnivå i
boendeutredningar
Granskning av akter
Enheten för vuxna, sektionen för
vuxenmottag och boendetillsyn
Granskning genomförs i maj
och november
Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta
alla boendeutredningar gällande barnhushåll
som har resulterat i insatser. Utredningar från
en slumpvis utvald månad granskas utifrån
checklistan:
• Finns det dokumenterat om barnens
behov är identifierade?
• Finns det dokumenterat avseende vad
som har gjorts för att tillgodose dessa
behov?
Ansvarig: enhetschef
VÅRD OCH OMSORG
Att SoL-avvikelser inte skrivs av
verksamheterna
Statistikuppföljning
Socialt ansvarig samordnare
(SAS)
3 ggr/år
Maj, september, helåret
Antal avvikelser
Att rutin för läkemedelshantering inte följs
Statistikuppföljning
Medicinsk ansvarig sjuksköterska
(MAS)
1 ggr/år
Oktober
Extern apoteksgranskning
4 (6)
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Uppföljning/omprövning av
biståndsbeslut enligt SoL och
insatser enligt LSS görs inte
innan beslut löper ut
Statistikuppföljning
Utvecklingssekreterare
2 ggr/ år
September, helåret
Andel utgångna beslut
Brister i den dagliga
informationsöverföringen
mellan professioner inom
ordinärt boende
Minnesanteckningar från APT
att rutinen tagits upp i alla
arbetsgrupper
Enhetschef ordinärt boende
2 ggr/ år
Maj, helåret
Upprättande av rutin och därefter följsamhet
till rutin
Brister i den dagliga
informationsöverföringen
mellan professioner inom
särskilt boende
Minnesanteckningar från APT
att rutinen tagits upp i alla
arbetsgrupper
Enhetschef särskilt boende
2 ggr/ år
Maj, helåret
Följsamhet till rutin
Kontroll av avdelningens
uppdrag avseende tvärprocesserna
Avdelning för områdesutveckling En gång per år i samband med Intervju med chefer och medarbetare
samt förvaltningscontroller
årsanalysen
OMRÅDESUTVECKLING
Risk för att tappa tvärfrågor
STYRANDE OCH STÖDJANDE VERKSAMHET
Risk för stort underskott
Kontroll att återrapportering
till ledningsgruppen i samband med utfallsprognos 1,
delårsbokslut 1, delårsbokslut
2, utfallsprognos 2 samt
årsanalys sker
Ekonomiavdelningen
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Granskning av ledningsgruppens
minnesanteckningar och vilka beslut som
fattats
5 (6)
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller
felaktiga uppgifter
Kontrollera att leverantörsfaktura/utbetalning innehåller:
– Rätt moms
– Rätt kontering, belopp
– Rätt fakturaadress
– Rätt granskningsattest
– Rätt beslutsattest
– Betalningstidpunkt
Ekonomiavdelningen
2 ggr per år
maj och nov
Kontroll av 30 fakturor som representerar alla
typer av fakturor (reskontraposttyper)
Representation följer inte
regelverket
Kontrollera att regelverket
följs avseende; deltagare,
moms, syfte, konto
Ekonomiavdelningen
3 ggr per år
april, aug, nov
Kontroll av 10 fakturor per gång. Söks med
utgångspunkt i leverantör
Felaktigheter i inventeringen av Kontrollera att antalet
datorer
registrerade datorer
överensstämmer med det
faktiska antalet datorer
Ekonomiavdelningen
3 ggr per år
april, aug, nov
Jämförelse mellan inventeringslistan och det
faktiska antalet datorer
Frånvarorapportering, sjuk och
VAB, sker inte enligt regler och
rutiner. Felaktig lön/ersättning
utgår
Kontroll att rutiner följs
HR-avdelningen
1 ggr i nov.
Enkät till chefer och chefstöd gällande
kunskaper, regler och riktlinjer för
frånvarohantering
Felaktigheter i anställningsavtal Kontroll att rutiner följs
gällande hantering av
anställningsavtal
HR-avdelningen
1 ggr/år i samband med DR2
Enkät till chefer och chefstöd gällande
kunskaper, regler och riktlinjer för
upprättande av anställningsavtal och
arkivering/dokumenthantering
Rekryteringsprocessen avseende referenstagning följs
inte
HR-avdelningen
1 ggr/år i samband med DR2
Enkät till chefer
Kontrollera att rekryteringsprocessen följs med fokus på
referenstagning
6 (6)
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Felaktig registrering av arvoden Kontroll av arvoderingstill politikerna
underlaget och se om det
överensstämmer med
reglerna
Nämndssekreterare från annan
förvaltning
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Granskning av de senast utbetalda
förrättningsarvodena
Att jämställdhetsperspektivet
inte beaktas i beslutsunderlag
Nämndssekreterare kontrollerar
avdelningarnas ärenden och
utvecklingssekreterare från vårdoch omsorgsverksamheten
kontrollerar stabens ärenden
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Stickprovsgranskning av 4 beslutsärenden
per tertial utifrån Malmö stads checklista
Jämställdhetsintegrering av dokument och
beslut
Kontrollera att jämställdhetsperspektivet beaktas i
nämndens beslutsunderlag
Metod
Bilaga 1
Malmö stad
1 (3)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys avdelningen för individ- och familjeomsorg
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Utbetalningar IOF,
ekonomiskt bistånd
• Att beslut inte fattats i
enlighet med delegation.
• Att utbetalning inte går till
rätt person.
• Att felaktigt belopp
utbetalas.
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
Dataintrång IOF
Att obehöriga anställda kan ta 4
del av känsliga uppgifter och
sprida dessa vidare.
3
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
Förhandsbedömningar IOF,
mottag barn & familj
Att lagstiftningen inte
efterlevs avseende
förhandsbedömningar.
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
Ramavtal, upphandlad vård
IOF
• Att verksamheten bryter
mot innehåll i avtal och
kan riskera en stämning.
• Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller
kriterier avseende kvalitet,
kompetens, försäkringar,
uppsägningstider etc.
vilket kan förlänga en
placering med risk för
högre kostnader.
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
2
Hemlösa hushåll med barn
Att barnens behov inte
tillgodoses i förhållande till
skälig levnadsnivå.
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
Familjehemsvård
Sammanbrott vid placeringar
utanför hemmet.
3
2
6
Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
Barn- och ungdomsvård
Sammanbrott vid placeringar
utanför hemmet.
3
2
6
Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
Vuxenvård, missbruk
Att SIP (samordnad individuell 4
plan) inte upprättas.
1
4
Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
Genomförandeplan,
försörjningsstöd
Att genomförandeplaner inte
upprättas i enlighet med
Malmö stads riktlinjer.
2
6
Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka. Detta följs upp enligt de
rutiner som är upprättade för Malmö stad. Är
ett gemensamt utvecklingsområde för
Malmö stad.
3
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontroll-planen
Identifierad risk
Utbetalning av ekonomiskt
bistånd:
• Att beslut inte fattats i
enlighet med delegation
• Att utbetalning inte går till
rätt person
• Att felaktigt belopp
utbetalas
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Stickprovskontroller av
Enheten för vuxna, sektionerna
dokumentation och de
för ekonomiskt bistånd
underlag som ligger till grund
för utbetalningar
Ansvarig: enhetschef
Granskning genomförs i mars
och september
Metod
Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta 20
slumpmässigt utvalda betalningar vid en
slumpvist utvald månad utifrån följande
checklista:
• Finns tillräcklig dokumentation för
utbetalningen?
• Finns underlag?
• Har betalningen gått till rätt mottagare
med rätt summa?
• Har beslut fattats i enlighet med
gällande lagstiftning?
3
Dataintrång: att obehöriga
anställda kan ta del av
känsliga uppgifter och sprida
dessa vidare
Loggning av personal i
Procapita avseende en
slumpvis utvald dag per
kvartal
Ska ske på avdelnings-, enhetsoch sektionsnivå av respektive
chef
En slumpvis utvald dag per
kvartal
Kontrollen ska omfatta minst en dags
loggningar och datum för denna väljs
slumpvis av respektive chef. Kontrollen ska
per kvartal omfatta alla anställda och följa de
skriftliga rutiner som finns
Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar
Granskning av inkomna
anmälningar avseende om
förhandsbedömningar gjorts
Enheten för barn & familj
En slumpvis utvald månad
Granskningen ska mäta tiden mellan
anmälan och förhandsbedömning avseende
samtliga anmälningar under en slumpvis
utvald månad:
• Har förhandsbedömning gjorts inom 14
dagar från det att anmälan inkom?
Ramavtal och upphandlad
vård:
• Att verksamheten bryter
mot innehåll i avtal och
kan riskera en stämning
• Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller
kriterier avseende kvalitet,
kompetens, försäkringar,
uppsägningstider etc vilket
kan förlänga en placering
med risk för högre
kostnader
Granskning av att ramatalet
för upphandlad vård för
Skåne, Halland och
Kronobergs län efterlevs.
Ansvarig: Kvalitetscontroller
Granskning sker löpande
under året och redovisas i
samband med uppföljningen
av 2015
Granskningen ska omfatta alla placeringar
avseende externa institutions- och
öppenvårdsplaceringar:
• I de fall beslut fattats att upphandla
vårdgivare utanför ramavtalet, finns det
dokumentation och beskrivning av
skälen till att gå utanför ramavtalet?
Att barnens behov inte
tillgodoses i förhållande till
skälig levnadsnivå i
boendeutredningar
Granskning av akter
Enheten för vuxna, sektionen för
vuxenmottag och boendetillsyn
Granskning genomförs i maj
och november
Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta
alla boendeutredningar gällande barnhushåll
som har resulterat i insatser. Utredningar från
en slumpvis utvald månad granskas utifrån
checklistan:
• Finns det dokumenterat om barnens
behov är identifierade?
• Finns det dokumenterat avseende vad
som har gjorts för att tillgodose dessa
behov?
Ansvarig: enhetschef
Ansvarig: enhetschef
Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys avdelning för vård och omsorg och avdelning för bistånd inom vård och omsorg
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Avvikelser enligt
socialtjänstlagen (SoL)
Att SoL-avvikelser inte skrivs
av verksamheterna
3
4
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Avvikelser enligt hälso- och
sjukvårdslagen (HSL)
Att rutin för läkemedelshantering inte följs
4
4
16
Direkt åtgärd: Möjliggöra en större
följsamhet till rutinen. Bör kontrolleras:
Vidare till planen för intern kontroll
Delegeringsprocessen utifrån Upprättad rutin för
delegering följs inte
HSL
4
4
16
Direkta/planerade åtgärder: Ett
kvalitetsäkringsarbete av delegeringsprocessen är påbörjat och kommer att pågå
under 2015. Arbetet är en förbättringspunkt i
verksamhetens systematiska kvalitetsarbete
och kommer att följas upp i kvalitets- och
patientsäkerhetsberättelsen för 2015
Handläggningsprocess av
ärende enligt SoL och lagen
om särskilt stöd till vissa
funktionshindrade (LSS)
Uppföljning/omprövning av
biståndsbeslut enligt SoL och
insatser enligt LSS görs inte
innan beslut löper ut
3
4
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Särskilt boende
Daglig informationsöverföring mellan professioner
inom vård och omsorg brister
3
4
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Ordinärt boende
Daglig informationsöverföring mellan professioner
inom vård och omsorg brister
3
4
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
2
Trygghetslarm
Att larm inte blir åtgärdade/
besvarade
4
2
8
En arbetsgrupp arbetar med att kartlägga
processen, se över riskerna samt ta fram
förslag till åtgärder och rutiner. Befintliga
åtgärder bedöms tillräckliga
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Att SoL-avvikelser inte skrivs
av verksamheterna
Statistikuppföljning
Socialt ansvarig samordnare
(SAS)
3 ggr/ år
Maj, september, helåret
Antal avvikelser
Att rutin för läkemedelshantering inte följs
Statistikuppföljning
Medicinsk ansvarig sjuksköterska
(MAS)
1 g/ år
Oktober
Extern apoteksgranskning
Uppföljning/omprövning av
biståndsbeslut enligt SoL och
insatser enligt LSS görs inte
innan beslut löper ut
Statistikuppföljning
Utvecklingssekreterare
2 ggr/ år
September, helåret
Andel utgångna beslut
Brister i den dagliga
informationsöverföringen
mellan professioner inom
ordinärt boende
Minnesanteckningar från APT
att rutinen tagits upp i alla
arbetsgrupper
Enhetschef ordinärt boende
2 ggr/ år
Maj, helåret
Upprättande av rutin och därefter
följdsamhet till rutin
Brister i den dagliga
informationsöverföringen
mellan professioner inom
särskilt boende
Minnesanteckningar från APT
att rutinen tagits upp i alla
arbetsgrupper
Enhetschef särskilt boende
2 ggr/ år
Maj, helåret
Följdsamhet till rutin
Malmö stad
1 (1)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys avdelningen för områdesutveckling
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Avdelningens tvärfrågor
Risk för att ”tappa” tvärfrågor
inom förvaltningen
3
3
9
Vidare till planen för intern kontroll
Avdelningens ekonomiska
ramar
Risk för att budgeten inte är i
balans och att detta påverkar
måluppfyllelsen
3
4
12
Direkt åtgärd: Åtgärdsplan med uppföljning i
samband med DR1, DR2 och årsanalys
Avdelningens organisation
Risk för hög arbetsbelastning 3
då avdelningen är liten men
med många frågor att hantera
3
9
Direkt åtgärd: Rekrytering av enhetschef och
sektionschef
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen
Identifierad risk
Risk för att tappa tvärfrågor
Kontrollmoment
Kontroll av avdelningens
uppdrag avseende tvärprocesserna
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Avdelning för områdesutveckling En gång per år i samband med Intervju med chefer och medarbetare
samt förvaltningscontroller
årsanalysen
Malmö stad
1 (1)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys AU
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Ärendeprocessen
Det är ibland oklart vem som
är ansvarig tjänsteman i ett
ärende, dvs svårt att följa
beslutskedjan
3
2
6
Direkt åtgärd: Börja använda beslutskedjan i
ärende- och dokumenthanteringssystemet
Platina
Ärendeprocessen
Att Netpublicator inte
fungerar när förtroendevalda
ska ta del av beslutsunderlag
2
3
6
Befintliga rutiner bedöms som tillräckliga.
Informera myndighetsutskottet om Riktlinjer
för användning av läsplattor som innehåller
sekretess
Diarieföring
Att e-post som skickas till
förtroendevalda inte skickas
vidare för diarieföring
3
2
6
Direkt åtgärd: Öka de förtroendevaldas
kunskap om hanteringen av allmänna
handlingar
Delegation
Att de förtroendevalda inte
hinner ta del av sammanställningen av delegationsbeslut under nämndssammanträdena
4
4
16
Direkt åtgärd: Förvaltningen får i uppdrag att
se över möjligheten att övergå till en digital
presentation av delegationsbesluten. Till
dess ska det finnas två uppsättningar av
sammanställningarna vid sammanträdena
Delegation
Det är en risk att delegationsbeslut som hanteras manuellt
inte kommer nämnden
tillkänna
4
4
16
Direkt åtgärd: Förvaltningen får i uppdrag att
se över befintliga rutiner för att säkerställa att
alla delegationsbeslut kommer nämnden
tillkänna
Strejk
Bristande rutiner för att
hantera strejk
2
2
4
Rutiner för krishantering finns och bedöms
som tillräckliga. Information till
arbetsutskottet om krishantering vid strejk
Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys ekonomiavdelningen
Granskningsområde/ Identifierad risk
process
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Leverantörsreskontra
Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Kundreskontra
Felaktiga kundfakturor
3
2
6
Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka
Övrigt
Representation följer inte regelverket
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Övrigt
Dagskassor
2
3
6
Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka
Återsökt moms
Felaktigt återsökt moms
3
2
6
Direkt åtgärd: Översyn av rutiner
Kontraktsavtal,
hyror
Missad uppsägningav avtal vilket kan
leda till ökade kostnader
3
2
6
Direkt åtgärd: Kvalitetssäkra rutiner och
checklistor
IT
Felaktigheter i inventeringen av
datorer. Utan korrekt inventering kan
detta leda till ökade kostnader
avseende licenser samt förlust av
datorer
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Budget, uppföljning
och prognos
Sårbarhet kring avgränsade
arbetsområden
3
2
6
Processer för en gemensam struktur håller på
att upprättas. Befintliga åtgärder bedöms
räcka.
2
Budget, uppföljning
och prognos
Otydlighet kring roller mellan
verksamheterna och
ekonomiavdelningen
4
4
16
Direkt åtgärd: Dialog med verksamheternas
ledningsgrupper
Budget, uppföljning
och prognos
Ej hållbara åtgärdsplaner utifrån
ekonomiavdelningens roll och ansvar
4
4
16
Direkt åtgärd: Kontrollera kommande
åtgärdsplaner utifrån ekonomiavdelningens
roll och ansvar
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller
felaktiga uppgifter
Kontrollera att leverantörsfaktura/utbetalning innehåller:
– Rätt moms
– Rätt kontering, belopp
– Rätt fakturaadress
– Rätt granskningsattest
– Rätt beslutsattest
– Betalningstidpunkt
Ekonomiavdelningen
2 ggr per år maj och nov
Kontroll av 30 fakturor som representerar alla
typer av fakturor (reskontraposttyper)
Representation följer inte
regelverket
Kontrollera att regelverket
följs avseende; deltagare,
moms, syfte, konto
Ekonomiavdelningen
3 ggr per år april, aug, nov
Kontroll av 10 fakturor per gång. Söks med
utgångspunkt i leverantör
Felaktigheter i inventeringen
av datorer
Kontrollera att antalet
registrerade datorer
överensstämmer med det
faktiska antalet datorer
Ekonomiavdelningen
3 ggr per år april, aug, nov
Jämförelse mellan inventeringslistan och det
faktiska antalet datorer
Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys förvaltningens ledningsgrupp
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Budget och uppföljning
Risk för stort underskott
3
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll.
Verksamhetsstyrning
Okunskap om processen för
3
styrning och ledning med mål
2
6
Satsa på kommunikation av nya nämndsmål
samt budget- och uppföljningsprocessen.
Befintliga åtgärder bedöms tillräckliga.
Krishantering
Brist på fungerande
samordning
4
2
8
Inbyggda rutiner i krisledningsplanen
bedöms räcka.
Offentlighet och sekretess
Bristande kunskap om
registrering av handlingar
4
3
12
Direkt åtgärd: Inventera kompetensbehovet
och utifrån det planera och genomföra
utbildningsinsatser.
Kompetensförsörjning
Risk att inte lyckas rekrytera
rätt personer
3
3
9
Utbildning i rekryteringsprocessen erbjuds
regelbundet. Påbörja arbetet med
uppdragsbeskrivningar. Befintliga åtgärder
bedöms räcka.
IT
Risk att viktiga system slutar
fungera, exempelvis
Procapita, Flexite, HRut och
Platina
4
2
8
Accepteras: Svårt att påverka systemen
eftersom det är central drift.
2
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen
Identifierad risk
Risk för stort underskott
Kontrollmoment
Kontroll att återrapportering
till ledningsgruppen i
samband med utfallsprognos
1, delårsbokslut 1,
delårsbokslut 2,
utfallsprognos 2 samt
årsanalys sker.
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Ekonomiavdelningen
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Granskning av ledningsgruppens
minnesanteckningar och vilka beslut som
fattats.
Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys HR-avdelningen
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Självservice i HRut/
Anställning och lön
Frånvarorapportering, sjuk
och VAB, sker inte enligt
Malmö stads regler och
rutiner. Felaktig lön/
ersättning utgår.
4
3
12
•
•
•
Kommunicera Malmö stads rutiner
och regler till chefer och chefsstöd
och medarbetare via NYTT.
Implementera introduktion för
nyanställda.
Bör kontrolleras: Vidare till planen
för intern kontroll.
Semesterförläggning/
Anställning och lön
Semesterförläggning sker inte 3
i enlighet med lag och avtal.
Felaktigheter i anställningsavtal/Anställning och lön
Medarbetare har inte
anställningsavtal med
aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger till
grund för inom vilka ramar
arbetsgivaren kan agera.
3
Rekryteringsförfarande/
Rekryteringsprocessen
Säkerställ att den Malmö stad
gemensamma
rekryteringsprocessen följs
med särskilt fokus på
referenstagning.
3
3
9
•
•
Fortbildning för chefer
Bör kontrolleras: Vidare till planen
för intern kontroll.
Sjukfrånvaro/
Rehabiliteringsprocessen
Medarbetare med upprepad
korttidsfrånvaro eller lång
sjukfrånvaro följs inte upp
enligt process och rutiner.
3
2
6
•
•
Fortbildning för chefer
Inbygga kontroller/befintliga
åtgärder bedöms räcka.
2
6
•
•
3
9
•
•
•
Påminnelse till chefer via (HR)Nytt i
maj och mail i september.
Befintliga åtgärder bedöms räcka.
Upprätta rutin för när nya avtal ska
skrivas av chef/chefsstöd.
Kommunicera rutiner, riktlinjer
gällande arkivering/ dokumenthantering.
Bör kontrolleras: Vidare till planen
för intern kontroll.
2
Kränkande särbehandling och Tillräckliga kunskaper saknas
kring rutiner, regler och
våld & hot
riktlinjer.
3
2
6
•
•
•
Önskad tjänstgöringsgrad
Medarbetare erbjuds inte
anställningar som motsvarar
den högre tjänstgöringsgrad
som de önskar inom sex
månader.
3
2
6
•
Implementera rutiner och riktlinjer i
förvaltningen
Utbilda chefer i kränkande
särbehandling (ledarforum 26/1)
Inbygga kontroller/befintliga
åtgärder bedöms räcka.
Inbygga kontroller/befintliga
åtgärder bedöms räcka.
Kontrollmoment som föreslås ingå i internkontroll-planen
Identifierad risk
Kontrollmoment
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Frånvarorapportering, sjuk
och VAB, sker inte enligt
regler och rutiner. Felaktig
lön/ersättning utgår
Kontroll att rutiner följs
HR-avdelningen
1 ggr i nov.
Enkät till chefer och chefstöd gällande
kunskaper, regler och riktlinjer för
frånvarohantering.
Felaktigheter i
anställningsavtal
Kontroll att rutiner följs
gällande hantering av
anställningsavtal
HR-avdelningen
1 ggr/år i samband med DR2
Enkät till chefer och chefstöd gällande
kunskaper, regler och riktlinjer för
upprättande av anställningsavtal och
arkivering/dokumenthantering.
Rekryteringsprocessen avseende referenstagning följs
inte
Kontrollera att rekryteringsprocessen följs med fokus på
referenstagning
HR-avdelningen
1 ggr/år i samband med DR2
Enkät till chefer
Malmö stad
1 (2)
Stadsområdesnämnd Söder
Riskanalys kommunikationsavdelningen
Granskningsområde/process
Identifierad risk
Väsentlighet
Konsekvens 1-4
1= Försumbar
2= Lindrig
3= Kännbar
4= Allvarlig
Risk
Sannolikhet 1-4
1= Osannolik
2= Mindre sannolik
3= Möjlig
4= Sannolik
Väsentlighet x risk Vidare hantering:
Multiplicera poäng
• Direkt åtgärd: exempelvis utbildning,
för väsentlighet med
upprättande av rutin, upprättande av
risk
inbyggd kontroll.
• Inbygga kontroller/befintliga åtgärder
bedöms räcka.
• Bör kontrolleras: Vidare till planen för
intern kontroll. Fyll i nästa mall.
• Accepteras.
Arkivprocessen
Arkivet finns i ett skyddsrum
3
3
9
Dialog med stadsarkivet pågår. Planerade
åtgärder bedöms som tillräckliga
Arkivprocessen
Fuktskadade dokument efter
översvämning
3
2
6
Säkerställa att alla dokument förvaras i hyllor.
Befintliga åtgärder bedöms som tillräckliga
Arkivprocessen
Bristande kompetens hos
arkivansvarig
3
3
9
Direkt åtgärd: Inventera kompetens- och
utbildningsbehovet samt upprätta en rutin
för det årliga arkivarbetet
Expediering av beslut
Ingen back up
4
4
16
Direkt åtgärd: Tillskapa back up
Arvodering
Politiker får inte ersättning
eller fel ersättning
3
4
12
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
Indragen planeringssekreterartjänst
Hög arbetsbelastning och
bristande utvecklingsarbete
3
4
12
Direkt åtgärd: Omfördelning av
arbetsuppgifter
Beslutsunderlag
Att jämställdhetsperspektivet 3
inte beaktas i beslutsunderlag
3
9
Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern
kontroll
2
Nämnden
Behov av extra stöd till nya
ledamöter och ny ordförande
2
3
6
Nämnden erbjuds utbildning i bl.a.
speciallagstiftning, offentlighet, sekretess
och digitala verktyg. Planerade åtgärder
bedöms som tillräckliga.
Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen
Identifierad risk
Felaktig registrering av
arvoden till politikerna
Kontrollmoment
Kontroll av arvoderingsunderlaget och se om det
överensstämmer med
reglerna
Att jämställdhetsperspektivet Kontrollera att jämställdhetsperspektivet beaktas i
inte beaktas i beslutsnämndens beslutsunderlag
underlag
Kontrollansvar
Frekvens och tidpunkt
Metod
Vilken avdelning eller funktion
ska utföra kontrollen?
Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska
vilken eller vilka månader?
användas i granskningen, till exempel metod
för urval, vad som ska kontrolleras och på
vilket sätt.
Nämndssekreterare från annan
förvaltning
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Granskning av de senast utbetalda
förrättningsarvodena
Nämndssekreterare kontrollerar
avdelningarnas ärenden och
utvecklingssekreterare från vårdoch omsorgsverksamheten
kontrollerar stabens ärenden
I samband med delårsrapport
1, 2 och årsanalys
Stickprovsgranskning av 4 beslutsärenden
per tertial utifrån Malmö stads checklista
Jämställdhetsintegrering av dokument och
beslut