Bilaga 2 Översikt system Boomerang

ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
Skapa ett kundärende:
Alla dessa flikar måste vara ifyllda först för att gå vidare. Därefter väljer man Kategori:
Ett träd med åtta stycken valbara alternativ dyker upp. Under dessa finns sedan flera kategorier som
exemplet nedan. Här valde jag att gå in på entreprenör. Ett kundärende kan ha flera olika kategorier
(vilket gör det svårt när man ska ta ut statistik i Boomerang).
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
I nästa steg går man in under verksamhet: i nedan fall väljer man här vilken entreprenör som ärendet
handlar om och en rullist visas.
Nästa steg är att fylla i kundens uppgifter. Här är det viktigt att fylla i kundens post nummer. Detta
används sedan för att kunna ta ut statistik per kommun.
Har kunden ersättningskrav så fyller man i det och även hur utbetalningen ska ske.
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
Nästa flik heter kunddialog. Härifrån kan man skicka mail, se inkomna mail i ärendet och man kan
även skapa kundbrev. Mallar för detta finns framtagna för att underlätta. Om kunden har skickat in
ett brev eller om kunden har t ex ett kvitto så skannas dessa in och läggs under fil/dokument. Om
man har återkopplat till kunden via telefon skrivs detta in under fliken telefon.
Sista fliken heter handläggning:
Här skapas bland annat utbetalningsunderlag och vidarefaktureringar. Man skickar en kännedom (för
entreprenören att veta men ingen åtgärd krävs) eller en remiss. Skickas en remiss i ärendet så får
entreprenören en länk från ärendet som man ska svara på. Om man inte svarar inom tiden skickar
systemet med automatik ut en påminnelse. Åtgärd kommentar används för att t ex skriva i uppgifter
som är av sekretesskaraktär. Kundens person nr mm. Man skriver även här ner vad som hänt i
ärendet så som att man satt ett vite eller liknande. Man kan här välja att lägga över ärendet helt till
entreprenören att själv ta kontakt med kunden. Då vidarebefordrar man bara ärendet. Efter att man
skapat ett utbetalningsunderlag så skickar man vidare ärendet till förvaltningsavdelningen som har
hand om utbetalningen av ev. ersättning.
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
Skapa ett vitesärende: vitesläggning i Boomerang
För att skapa ett vitesärende går man först in i modulen händelse. Därefter väljer man att skapa ett
nytt kundserviceärende.
Man fyller i händelsen i beskrivningsfältet, fyller i datum, anrop, mottaget via, kategori och
kundärende nummer.
Nästa steg är att skapa vitesärendet
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Man fyller i beskrivningsrutan vilket vite man har för avsikt att sätta:
Bilaga 2
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
Vidare väljer man avtal i rullisten:
Och därefter väljer man vilket vite man anser att ärendet hör till:
När man har hittat viteskoden sparar man ärendet och skickar det till entreprenören. Entreprenören
har nu ett antal dagar på sig att bestrida vitet eller godkänna vitet. Gör entreprenören inget går vitet
vidare och blir automataccepterat.
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Bilaga 2
När man sedan ska ta ut dessa viten från Boomerang så tar man ut underlag per entreprenör som
sedan ligger till grund för faktureringen. Utan kopplingen till ett avtal skulle vi inte kunna fakturera
vitena.
Avtalsregistret
Här väljer man vilket typ av avtal man vill se
Väljer man att gå in under sök finner man detta:
I Boomerang finns följande huvudkategorier:
Mallen för kundbrev:
Mallarna skiljer sig lite grann beroende på hur man har kategoriserat ärendet. Här är ett exempel:
Hälsningarna, inledningarna och avslutningen är samma på samtliga. Huvudtextmallen skiljer sig.
Bilaga 2
ÖstgötaTrafiken
Request for Information (RFI) avseende
systemstöd för dokument- och ärendehantering
Dnr. 2015/0513
Kundnamn dolt