Slutrapport Strömstad och Tanum

Version:
Status:
0.00
Utgåva
Dokumenttyp:
Projekt:
Projektdokument
Projektnummer (enligt eSamordnare)
Sida:
(1)8
Dokumentbeskrivning:
Slutrapport Mobilitet – Teknikprojekt i Strömstad och Tanum kommun
Utfärdat av:
Utf datum:
Maria Hansson/Lena Wetterlind
Godkänt av :
Godk datum:
Person / Grupp som godkänt dok
Slutrapport
Teknikprojekt mobilitet
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (2)8
Sammanfattning av resultat
Projektet mellan Tanum och Strömstad startade den 16 januari 2014. Under
våren träffades huvudprojektledare och varje delprojektledare ifrån varje kommun
för arbets- och samarbetsmöten.
Målet med projektet var att upphandla och förbereda införande av ett
användarvänligt IT-system för nyckelfri låshantering samt planering, registrering
och uppföljning av insatser gällande hemtjänst och hemsjukvård i Strömstads
och Tanums kommuner.
Arbetet påbörjades med att en förstudie/planering för projektet. En kartläggning
påbörjades - hur arbetar vi idag och hur vill vi arbeta i framtiden? Utredde nuläge
gällande avtal på nuvarande system. Förberedelser genom omvärldsbevakning
genom att titta på vad som är på gång och vad finns det att välja på? De senast
gjorda upphandlingarna inom områdena analyserades. Skapade
målformuleringar med nuläge- önskemål och avgränsningar inom projektet.
Syftet var att bringa klarhet i vad projektet ska leverera samt vilken nytta som
leveransen gör för organisationen. Riskanalys genomfördes för att identifiera ev
risker och på ett tidigt stadium kunna eliminera/dämpa riskerna.
Intressentanalys för att identifiera dessa intressenter och därefter prioritera på
vilket sätt de kan påverka projektet
Under omvärldsanalysen anordnade kommunerna tillsammans två
leverantörsvisningar samt att två delprojektledare var på konferens om teknik för
att få kunskap och kompetens om dagens teknik. Under aprilmånad hade
kommunerna en workshop, där man delade erfarenheter mellan kommunerna.
Deltagarna bestod av bl.a. personal från hemtjänst, särskilt boende,
hemsjukvård, chefer samt It-tekniker . Dessa fick aktivt medverka genom att
delge sina tankar angående nyttoanalys, riskanalys och sedan samlades
informationen in om vad deltagarna tyckte efter leverantörsvisningarna
Efter workshopen började en intensiv period med kravställande, där
kommunerna arbetade tillsammans för att hitta gemensamma skall- och börkrav i
en kravspecifikation. Styrgruppsmöten hölls en gång i månaden med uppehåll
under sommaren.
Teknikprojektet Mobilitet har involverat andra förvaltningar inom kommunerna. ITavdelningarna i de båda kommunerna har varit involverade och skapat särskilda
krav kring teknik. Diskussioner med IT-enheten och arbetsgrupp/styrgrupp har
skett i båda kommunerna kring drift av systemen i upphandlingen. Under senare
delen av våren kopplades upphandlingssamordnare in i större utsträckning.
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (3)8
Underlag/kostnader för implementering som är en del av arbetsmålen har
genomförts under senvåren-sommaren. Medel för införandeprojektet genom drift
och investeringar har räknats fram i en preliminär budget. Där finns upptaget
införande med funktionshyra, projektledning, utbildningar osv. Information kring
projektet har givits fortlöpande till omsorgsnämnd, LSG (lokal samverkansgrupp)
APT: er, IT-enhet, KPR (pensionärsorganisationer)
Under hösten har kommunerna arbetat kommunvis för att utforma och förankra
arbetet med kravställande och upphandling inåt i de olika kommunerna.
Strömstads kommun har haft en förankringsprocess med politiker och
upphandling samt kravspecifikationer godkänndes. Under november månad
publicerades upphandlingsunderlaget av båda kommunerna och resten av året
har resulterat i frågor/svar om upphandlingen.
Projektet har varit lyckat, då projektet har uppnått målen, hållit tidsplan och
budget. Styrgruppen, projektledarna och projektgruppen har varit delaktiga,
prioriterat detta projekt och har säkerställt resurser så projektet har kunnat drivas
igenom.
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (4)8
Innehållsförteckning
SAMMANFATTNING AV RESULTAT ........................................................................................2
1
1.1
1.2
1.3
UTFALL ...............................................................................................................................5
Måluppfyllelse .................................................................................................................................. 5
Aktiviteter ........................................................................................................................................ 5
Ekonomisk redovisning ................................................................................................................... 6
2
2.1
2.2
2.3
SPRIDNING AV RESULTAT OCH INFORMATIONSAKTIVITETER .................................7
Lokal information, delaktighet och förankring ............................................................................ 7
Regional information, delaktighet och förankring ....................................................................... 7
Leverans ........................................................................................................................................... 7
3
3.1
3.2
3.3
AVSLUT ...............................................................................................................................8
Erfarenheter från projektet ............................................................................................................ 8
Överlämning/Förvaltning ............................................................................................................... 8
Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat ......................................................................... 8
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (5)8
1 Utfall
1.1 Måluppfyllelse
Projektmål: Upphandla och förbereda införande av ett användarvänligt ITsystem för nyckelfri låshantering samt planering, registrering och uppföljning av
insatser gällande hemtjänst och hemsjukvård i Strömstads och Tanums
kommuner.
Kommunerna Strömstad och Tanum kommer under året 2014 att samarbeta med
varandra i ett gemensamt teknikprojekt, där mål är att göra:
 Kunskapsinventering genom workshop och leverantörsvisningar som
ska vara ett underlag för upphandling av planerings- och
uppföljningssystem för ordinärt boende och nyckelfri låshantering.
 Påbörja och förbereda införandeprocessen genom att
skapa/uppdatera rutiner, organisation och arbetssätt samt ev åka på
studiebesök.
 Förtydliga ansvarsområden mellan omsorg och IT samt utredning av
tekniska förutsättningar och utvecklingsbehov med beslutsunderlag.
Egen drift eller molntjänst?
 Underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa.
 Riskanalys. Vilka risker finns med att införa mobilitet i ordinärt boende.
Målen är uppfyllda.
1.2 Aktiviteter
Genomförda aktiviteter:
 Samarbetsmöten mellan kommunerna, Strömstad och Tanum
 Styrgruppsmöten mellan kommunerna, Strömstad och Tanum
 Leverantörsvisning med presumtiva anbudsgivare, 2 tillfällen
 Kunskapskonferens gällande teknik.
 Workshop för att formulera kravställning till upphandling.
 Workshop riskanalys av mobilitet
 Workshop ansvar av mobilitet
 Genomgång av upphandling/kravspecifikationer
 Färdigställning av upphandling och dess kravspecifikationer
 Publicera upphandling samt svara på frågor
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (6)8
1.3 Ekonomisk redovisning
Projektbudgeten innehöll kostnader för projektledare, resor, studiebesök,
workshop o dyl. Budget har kunnat hållas.
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (7)8
2 Spridning av resultat och informationsaktiviteter
2.1 Lokal information, delaktighet och förankring
Kommunikationsaktiviteter som är genomförda:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Information och förankring av projekt till kommunernas nämnder
Information, förankring och beslut om projekt till ledning
Information till fackliga organisationer
Information till bostadsbolag
Information på APT
Information till pensionärsföreningar
2.2 Regional information, delaktighet och förankring

Fortlöpande inlämnande av statusrapporter av projektledare för
Teknikprojektet mobilitet.
2.3 Leverans
1. Riskanalys – vilka risker finns det med att införa mobilitet.
2. Förstudie grundad på kunskapsinventering, vilka förberedelser som
behöver göras och vilka beslut som bör vara på plats innan ett
införande.
Förslag på arbetssätt för hur kommunen kan arbeta med
mobilitetsfrågor/upphandling (ingår i förstudie)
Underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa? (ingår i
förstudie)
Rutiner som behövs vid införande/införandeplan (ingår i förstudie)
3. Kravspecifikationer till upphandling. Vilka krav bör man ställa till en
leverantör? Viktning av börkraven
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03
Version:
Status:
Sida:
0.00
Utkast/Utgåva (8)8
3 Avslut
3.1 Erfarenheter från projektet
Projektet har varit lyckat, då projektet har uppnått målen, hållt tidsplanen
och budget.
Styrgruppen, projektledarna och projektgruppen har varit delaktiga,
prioriterat detta projekt och har säkerställt resurser så projektet har kunnat
drivas igenom.
Kommunerna har liknande förutsättningar och kunde därmed dela med sig
av varandras erfarenheter, komma fram till förslag eller lösningar
gemensamt. Projektledare och arbetsgrupp var engagerade och kunniga i
de olika upphandlande områden, vilket är mycket viktigt.
Förankring är värdefullt för ett lyckat projekts genomförande. Därför har
det varit framgångsrikt att i tidigt skede få med personal, chefer osv att
tycka till och komma med förslag. Att det blir diskussion ute på
arbetsplatserna så att det inte kommer som en överraskning när allt är
klart. Dessa intressenter påverkar iallra högsta grad projektets
genomförande
3.2 Överlämning/Förvaltning
Projektet är inte avslutat förrän kommunerna har utvärderat anbud, skrivit
avtal och genomfört införande.
3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat
Delar som behöver arbetas vidare med/utvecklas i projektet:


Utvärdera anbud och skriva avtal
Starta införande
Finansiering för fortsatt arbete kommer att ske med intern budget i
kommunerna, Strömstad och Tanum.
DOK.NAMN: SLUTRAPPORT STRÖMSTAD OCH TANUM
UTSKRIFTSDATUM: 15-03-03