här - Nacka kommun

1 (11)
Reviderad: 2015-10-16
Ansvarig:
Andreas Sundberg,
Systemförvaltare
[email protected]
08-718 89 19
Lathund – Webbstöd för Jobb- och utbildningsexperter
Webbstödet GWA-Webb är tänkt som en administrativ förenkling för Jobb- och
utbildningsexperter samt för Nacka kommun vad gäller Arbetsmarknadsinsatser genom
Jobbpeng.
Genom webbstödet kommer Jobb- och utbildningsexperter att rapportera eventuell
frånvaro på 14 dagar eller mer, genomförandeplan, månadsrapport, slutrapport samt
eventuell bonusrapport med bifogat bonusunderlag.
Denna rapportering granskas återremitteras eller godkänns av Arbets- och företagsenhetens
Karriärvägledare och detta ligger sedan till grund för all form av ersättning för aktiviteter
beslutade 2015-01-01 och framåt. Se bilaga.
Register
• Inloggning
Sid 2
• Orientering i systemet samt påminnelsefunktionen
Sid 3
• Rapportering
Sid 4
• Eventuell frånvarorapportering
Sid 9
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
E-POST
SMS
WEBB
ORG.NUMMER
Nacka kommun, 131 81 Nacka
Stadshuset, Granitvägen 15
08-718 80 00
[email protected]
716 80
www.nacka.se
212000-0167
2 (11)
• Inloggning
1. Gå till webbplatsen: https://portwise.nacka.se/
2. Under rubriken ”Vänligen välj inloggningsmetod nedan” väljer du ”AnvID/lösenord
och engångskod”
3. Skriv ditt användarID och lösenord. Tex AFE-ANDREAS samt lösenord.
4. Efter att du tryckt på knappen (Tryck endast en gång) så kan det ta några
sekunder (ibland upp till 5-10 sekunder) innan du kommer till en sida där du
ska ange din engångskod/OTP-lösenord.
Titta i din e-postlåda och ange det tillfälliga lösenordet på raden för
OTP-lösenord.
Se till att e-postmeddelandet med tillfälligt lösenord inte hamnat i din
skräppost.
5. Nu kommer du till en sida med rubriken PORTAL.NACKA.SE, här
klickar du på ikonen GwArbMarkW
6. Efter detta kommer du till en ny sida med rubriken
GW Arbetsmarknad Web. Klicka på Logga in.
7. Nu är du inloggad på ett säkert sätt.
3 (11)
• Orientering i systemet samt påminnelsefunktionen
1. På startsidan i systemet har du en bild från Nacka i mitten och uppe i vänstra
hörnet information om din användare i systemet. Användarnamn, roll
”utförarhandläggare”, behörighet vilket är nivå 3 för Jobb- och
utbildningsexperter samt ”Behörighet till” vilket anger vilken jobb- och
utbildningsexperts deltagare du har tillgång till i systemet.
Under användarinformationen ser du fyra flikar; Startsida, Formulär, Registrera
Närvaro/Frånvaro samt Rapporter.
2. Fliken ”Startsida” tar dig till startsidan med bilden från Nacka; och om du har
någon rapport som blivit underkänd eller annan påminnelse så finns det en
knapp under Nackabilden: ”Påminnelser”. Se bild.
Har du inga påminnelser just nu så syns inte knappen. Håll koll på denna knapp
då den är ditt sätt att enklast få veta om en rapport blivit underkänd och
behöver åtgärdas.
3. Tryck på knappen och välj sedan den blå fliken ”utförare - rapporter”. Klicka på
den underkända rapporten och du kommer till sidan där du kan åtgärda
problemet.
4 (11)
• Skapa genomförandeplan med aktiviteter
Följande information gäller endast ärenden startade från och med 2015-10-01. På
äldre ärenden gå direkt till sidan 6.
Från och med 2015-10-01 kommer Arbets- och företagsenheten att ställa andra krav på
rapportering av Genomförandeplan, Månadsrapport och Slutrapport. Syftet är att höja
kvaliteten på rapporter och möjligheten till resultat och kvalitetsuppföljning.
Äldre ärenden från innan 2015-10-01 rapporteras precis som innan med de gamla
rapportmallarna.
1. Sök upp den nya deltagaren som du ska rapportera för. Klicka på fliken aktiviteter.
2. Klicka på raden med den aktuella aktiviteten och sedan på knappen ”Ändra
genomförandeplan”.
3. På den efterföljande sidan väljer du vilka aktiviteter ni kommer att arbeta med. De
aktiviteter som inte är aktuella för just den deltagaren ”klickar ni ur”, det vill säga ni gör
ett aktivt val att inte arbeta med en viss aktivitet så väljer ni bort den genom att ta bort
”bocken” på den.
4. Du sätter ett start- och slutdatum för aktiviteten och skriver en beskrivning av vad
planeringen är. Bläddra/scrolla ned för att se resterande aktiviteterna. Tryck sedan
spara.
5. Nu är du tillbaka på aktivitetssidan och kan där se att ni nu har en aktuell
genomförandeplanering med den aktuella kunden.
5 (11)
6. Nu går du till fliken ”Utförare - Rapporter”, väljer Genomförandeplan och klickar
Skapa Rapport. En förhandsvisning av Genomförandeplanen visas.
Nu har du möjlighet att skriva ut ett gransknings-exemplar av rapporten utan att skicka
den till Karriärvägledaren, till exempel om du vill visa den för kunden innan du skickar
in den och skriver ut den slutgiltiga.
1. Om du vill ta ut ett gransknings-exemplar trycker du endast ”spara”, inte
”spara/skicka”.
2. Nu kan du markera genomförandeplanen i listan och trycka skriv ut.
3. Den kommer nu ut utan försättsblad och utan möjlighet att skriva under.
4. När du är redo att spara och skriva ut en slutgiltig version av genomförandeplanen
så öppnar den igen och trycker ”spara/skicka”.
5. Nu går rapporten iväg digitalt till Karriärvägledaren (Gå nu till Steg 8 nedan)
6. Rapporten får här ett försättsblad (som ligger längst bak och innehåller
adressuppgifterna) samt en sida för underskrift av kund och Jobbexpert.
7. Om du är nöjd med genomförandeplanen och inte vill skriva ut ett granskningsexemplar så trycker du Spara/Skicka för att skicka in den till Arbets- och
företagsenhetens karriärvägledare. Vill du göra ändringar i den så gör om steg 2-6.
8. Skriv sedan ut Genomförandeplanen på arkivbeständigt papper och låt kund/deltagare
skriva under den innan du postar den till Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare.
Det är först när Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare tagit emot den inskickade
och påskrivna Genomförandeplanen som de kan godkänna den.
Rapportering av Månadsrapport och Slutrapport.
Förutom att skriva sammanfattning av aktiviteterna, vad som hänt sedan sist och ange
om dialog och samtycke från kund skett så behöver du här ange en månadsstatus för
varje aktivitet. Alla aktiviteter är listade, men det är endast de aktiviteter du angivit i
Genomförandeplanen som går att ange status på:
De olika status-nivåerna är:
Delmålet kommer att uppnås enligt plan.
Risk för försening. Detta kan bero på
Delmålet kommer inte att uppnås enligt plan. Det justerade datumet skrivs i nästa kolumn

Delmålet är passerat och samtliga aktiviteter relaterade till delmålet slutförda.
6 (11)
Anger du gul eller röd status så tänds Åtgärdsfältet för den delaktiviteten och du
behöver ange vad för åtgärd du bedömer behövs. Vid röd status tänds även Justerat
fältet, och där behöver du ange ett justerat slutdatum för när du tror att målet med
aktiviteten kan uppnås. Det justerade datumet måste vara senare än det planerade
slutdatumet för delaktiviteten men får inte vara senare än insatsens slutdatum.
Om aktivitetens slutdatum är detsamma som insatsens slutdatum kan du inte justera
datumet. Detta då du inte kan förlänga insatsen efter dess slutdatum. I detta fall sätter
du status gul, Risk för försening och motiverar i åtgärdstexten.
Om du under pågående insats behöver lägga till fler aktiviteter behöver du skicka in en
underskriven förnyad Genomförandeplan både via GWA-Web och per post.
Notera att du i rapporter måste se till att rätt månad och rätt aktivitet är vald. Se bild på
sidan 8.
• Rapportering av Genomförandeplan, Månadsrapport,
slutrapport osv.
1. Tryck på fliken ”Formulär” och sedan ”personer” och du kommer till till en sida
där du kan söka på antingen en enskild av just era deltagare eller alla hos just er
som Jobb- och utbildningsexpert.
Klicka i ”Visa alla” följt av Sök för att se alla deltagare som är inskrivna hos er
eller välj att söka på personnummer eller namn i rutan ”Sök person”. Skriver du
första bokstäverna i antingen förnamn eller efternamn eller första siffrorna i
personnumret så visar den alla deltagare ni har som börjar på de
bokstäverna/siffrorna. Du kan även söka på kund-id som du kan få av
Karriärvägledaren. Kund-id är ett avidentifierat löpnummer på den
specifika kunden och det är detta som du ser längst till vänster på ditt
faktureringsunderlag som en specifikation av vilken kund det gäller.
2. Till höger syns nu en lista med de valda personerna/personen. Klicka nu på
personnumret och du kommer till personbilden.
Här kan du se mer information om deltagaren så som eventuell
försörjningsstödshandläggare samt handläggare på Arbetsförmedlingen i de fall
Karriärvägledaren känner till uppgifterna samt om deltagaren har A-kassa vilket
kan påverka vilka typer av insatser ni kan ge deltagaren. Dessa uppgifter är helt
beroende på om Karriärvägledaren har kännedom om detta och bör inte tas
som fakta.
7 (11)
3. Nedanför detta kan du se tre flikar; Aktiviteter, Närvaro/frånvaro samt utförarerapporter.
Fliken för aktiviteter visar egenskaperna hos just den Jobbpeng som deltagaren
blivit beviljad och den period ni kommer att få ersättning för att jobba med
deltagaren. OBSERVERA - Kontrollera att perioden (Akt.from till Plan slutdat)
stämmer överens med det som står i uppdraget du fått. Detta är perioden då du
kan förvänta dig ersättning för insatsen. Stämmer det inte så bör du snarast
kontakta ansvarig Karriärvägledare.
4. Klicka på raden med Aktiviteten/Jobbpengen under fliken för Aktiviteter och
du kommer till ett fönster där du kan se ytterligare information om deltagaren
samt ange vem hos just denna Jobb- och utbildningsexpert som är handledare
för deltagaren. Tryck på rullisten vid ”Utförares handl” och ange dig själv eller
vem det nu är som kommer ansvara för deltagaren. Tryck Spara.
5. Tryck nu på fliken Utförare-rapporter. Här ser du en lista med alla rapporter ni
skickat in genom detta system. I början på en ny kund är det av naturliga skäl
tomt. Klicka i rullisten och välj en rapporttyp; den första du skriver är
Genomförandeplan som ska vara inne senast 14 dagar efter aktivitetens
startdatum.
Tryck Skapa rapport. Du kommer nu till en sida där du skriver rapporten. Om
du har eller har haft fler än en aktivitet på den kunden/deltagaren så ser
du en rullist uppe till vänster där du väljer vilken aktivitet du nu
rapporterar för. Det är viktigt att du noggrant väljer rätt aktivitet då du
här kopplar rapporten till rätt aktivitet. Se bild på sidan 6.
Sedan kan du välja att ”Spara”, ”Spara-skicka” eller ”avbryt”.
Spara använder du om du vill påbörja en rapport i systemet för att pausa och
sedan återuppta arbetet med rapporten. Det är först när du trycker Spara-skicka
som rapporten faktiskt tas emot av Arbets- och företagsenhetens
karriärvägledare. Det är alltså viktigt att du själv håller koll på att du faktiskt
skickat rapporterna.
Observera: Om du använder en webbläsare som tillåter dig att välja att
inte få upp bekräftelsefönster efter att du sparat så ska du inte välja ja. Då
kommer du inte kunna spara efter det. Vi rekommenderar Internet
Explorer eller Safari som webbläsare.
Om du skriver en lång rapport så finns risken att systemet tolkar dig som
inaktiv och då loggas du ut av säkerhetsskäl. Långa rapporter skrivs
förslagsvis först i word för att sedan kopieras över till rapporten i
systemet.
8 (11)
6. Ska du skapa en månadsrapport så gör du på samma sätt. Föregående månad är
förvald i rullisten högst upp men du kan rapportera för vilken månad du vill.
Det är dock under dag 1-10 i en månad som du förväntas rapportera gällande
föregående månad. Det är först då du vet vad ni har gjort under föregående
månad. Slutrapport och eventuell bonusrapport med bifogat bonusunderlag
enligt avtalet fylls i likadant. Även här viktigt att i de fall du har eller har haft
fler än en aktivitet på denna kund/deltagare noggrant välja rätt aktivitet i
rullisten för att koppla rapporten till rätt aktivitet. Se bild på sidan 6.
Notera att om du rapporterar för tex maj månad den sista maj så kommer
april månad att vara förvald då det alltid är föregående månad som är
automatiskt förvald. Då behöver du själv välja rätt månad i rullisten.
7. I listan med rapporter kan du nu se att rapporten är antingen ”Registrerad” vilket
innebär att den tagits emot av Arbets- och företagsenheten, ”Granskad –
återremitterad” vilket innebär att den blev underkänd (då får du även ett
meddelande om orsaken till underkännandet) samt ”Granskad – godkänd” vilket
innebär att Karriärvägledaren har godkänt rapporten.
Du kan när som helst klicka på rapporten i listan och se vad det står i den och
du kan göra ändringar fram till den dagen då Karriärvägledaren har godkänt
rapporten.
8. Om du markerar en rapport och trycker ”Skriv ut” så kan du välja att att
konvertera den till PDF så att du kan skriva ut den på papper eller lagra den på
egen hand också. Notera dock att du vid all egen dokumentation och lagring
utanför systemet måste säkerställa tillräcklig säkerhet för personuppgifterna i
enlighet med Personuppgiftsbiträdesavtalet.
9. När Genomförandeplan och månadsrapport är inkommen och godkänd så
kommer denna deltagares aktivitet räknas in i den månadens
debiteringsberäkning vilket producerar ett specificerat fakturaunderlag för er att
fakturera Arbets- och företagsenheten för. Ni får alltså ett underlag för alla
aktiviteter inledda 2015-01-01 och senare vilket ni skickar en samlad faktura för.
Eventuella aktiviteter från innan 2015 fakturerar ni på det gamla sättet.
9 (11)
10. Kom ihåg att om du har eller har haft mer än en aktivitet med en
kund/deltagare så måste alla rapporter du skriver i systemet kopplas till
rätt aktivitet. Detta är viktigt då rapporten annars riskerar att hamna på
fel aktivitet med konsekvensen att systemet vid debiteringsberäkningen
betraktar er rapport som ej inkommen. Väljer man noggrant rätt aktivitet
(detta val finns alltså bara när du har eller har haft mer än en aktivitet på
en kund/deltagare) så hamnar rapporten alltid på rätt aktivitet.
10 (11)
• Eventuell frånvarorapportering
1. Vid frånvaro i 14 sammanhängande dagar eller mer ska du göra en
frånvarorapportering i systemet. Detta för att dessa dagar enligt avtal ska dras av
från ersättningen för den månaden. Du behöver själv hålla koll på antalet
sammanhängande frånvarodagar och när dessa uppnår 14 eller mer så ska du
frånvarorapportera.
2. Frånvarorapportering gör du genom att klicka på den övre gröna fliken som
heter ”Registrera närvaro/frånvaro”. Välj sedan ”Närv/Från Period (Utf)”.
3. Här väljer du vilka veckor frånvaron varade, i grupp väljer du er grupp, du väljer
deltagare i listan och trycker OK.
4. Klicka nu på de dagar som deltagaren var frånvarande, ändra inte i ”från” och
”till”-fälten utan lämna de som de är (dvs 00:01 – 23:59). Vi räknar alltså endast
dagar, inte enskilda timmar. Välj frånvaroorsak och tryck ”Spara denna lista”.
När du har fyllt i den första dagen så kan du klicka i den dagen i rutan till
vänster och sedan klicka i nästkommande dagar enligt nedan. Tryck sedan
Kopiera. Detta kopierar första dagens frånvaro till alla andra markerade dagar.
Se före- respektive efterbilderna nedan.
Före kopiering:
11 (11)
Efter kopiering:
5. Ströfrånvaro rapporteras precis som tidigare direkt till Karriärvägledaren via
antingen månadsrapport eller e-post/telefon då det är viktigt att i god tid ta tag i
ströfrånvaro då det är ett stort hinder för er och deltagarens möjligheter att nå
målet. Socialsekreterare kan vilja ha en egen närvarorapportering. I detta fall ber
kunden/deltagaren dig om en sådan.