doc10i Nämnden för arbete och försörjnings beslut § 14, 2015 Intern
download 
Report Transcription
10i Nämnden för arbete och försörjnings beslut § 14, 2015 Intern
- ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5(9) , 2015-03-19 04- 09 Nämnden för arbete och försörjning 1,) § 14 AoF.2015.0042 Internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen rapportera utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och kommunrevisionen samt upprätta en plan för kommande års internkontrollpunkter. Målet med kontrollen är att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering lämnas, samt att lagar, föreskrifter och riktlinjer m m följs. Beslutsunderlag - Rapport gällande uppföljning av internkontroll 2014 Rapport för plan till internkontroll 2015 Beredning I bilaga 1 redovisas i sarnmandrag hur den interna kontrollen för 2014 har genomförts och det resultat som redovisas. Kontrollpunkterna har åtgärdats för att säkerställa kvalitet och kostnadseffektivitet. Startat införandet av abonnernangsfakturor, fortsatt arbete sker under år 2015 Cafeer och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning enligt centralt förhandlat ramavtal Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under år 2015 Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkras och förbättras under år 2015. Under 2015 kommer jämförelsekommuner att utsCS Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av att alla ldientrnedel sker i Treserva. Justerares signatur Utdragsbestyrkande - Sammanträdesprotokoll ESLÖVS KOMMUN 6 (9) 2015-03-19 Nämnden för arbete och försörjning I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll år 2015: Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering för teknisk utrustning Kontanthanteringen skall i möjligaste mån ersättas med annat betalningssätt vid de kontanthanteringsställen som Arbete och Försörjning förfogar över Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd Utse en/flera jämförelsekommuner Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten Översyn av förvaltningens hemsida Efterlevande av lagar och förordningar Beslut Nämnden för arbete och försörjning beslutar att godkänna rapporten avseende internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 samt att översända dessa till kommunstyrelsen. Expediering Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkande - ESIIVS KOMMUN AoF.2015.0042 2015-03-13 INVESTORS 944 41Y IN PEOPLE Arbete och Försörjning Karin Larsson 0413-62986 Kommunstyrelsen Interrokontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen rapportera utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och kommunrevisionen samt upprätta en plan för kommande års internkontrollpunkter. Målet med kontrollen är att ändamålsenligoch kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitligfinansiell rapportering lämnas samt att lagar, föreskrifter och riktlinjer mm följs. Beslutsuncierlag Rapport gällande uppföljning av internkontroll 2014 Rapport för plan till internkontroll 2015 Beredning I bilaga 1 redovisas i sammandrag hur den interna kontrollen för 2014 har genomförts och det resultat som redovisas. Kontrollpunkterna har åtgärdats för att säkerstäIlakvalitet och kostnadseffektivitet. Startat införandet av abonnemangsfakturor, fortsatt arbete sker under 2015. Caf&r och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning enligt centralt förhandlat ramavtal. Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under 2015. Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkrasoch förbättras under 2015. Under 2015 kommer jämförelsekommuner att utses. Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av allt klientmedel sker i Treserva. Arbete och Försörjning Postadress 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00 Webb wxyxv,e_sty,,,se, 1 (2) - I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll 2015. Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster. Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering för teknisk utrustning. Kontanthanteringen ska ersättas med annat betalningssätt vid de kontanthanteringsställen Arbete och Försörjning förfogar över. Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd. Utse en/flera jämförelsekornmuner. Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten. Översyn av förvaltningens hemsida. Efterlevande av lagar och förordningar. Förslag till beslut Nämnden för arbete och försörjning föreslås besluta att godkänna rapporten avseende internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 samt översända dessa till kommunstyrelsen. Josef Johansson Förvaltningschef Karin Larsson Ekonom Arbete och Försörjning Postadress 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00 Webb ww\v,es1ov.t3e 2 (2) Bilaga 1 Planför granskingav internkontroll 2014 Granskning Risk Reglemente,lag etc Resultat Tidigare rutiner. Lagenom kommunal redovisning (KRL) Införandet av abonnemangs fakturor är delvis infört. Start av Telenorfakturor har skett. Vidareutveckling pågår. Översyn och rutiner skapar samordningsvinster och minimering av inkurans. Lagenom offentlig upphandling. Målen för Arbete och Försörjning. Inköp enligt avtal för offentlig Upphandling sker i största möjliga mån. Översyn och omstrukturering för att skapa tydlighet och användarvänlighet för medborgarna. Förvaltningslagenoch SoL. Målen för Arbete och försörjning. Arbetsprocessen pågår. Socialtjänstlagen. Målen för Arbete och försörjning. Arbetsprocess pågår med Utveckling av applikation i Treserva för nyckeltal. Arbetet med jämförelse kommun pågår. Socialtjänstlagen. Tidigare rutiner. Målen för Arbete och försörjning. Nya rutiner är framtagna. Alla berörda är informerade. Metodik Arbete och försörjning Målkategori 1: Ändamålsenligoch kostnadseffektivverksamhet Införande av automatisk hantering av Måttlig Översyn och möjliggörande för att införa återkommande fakturor, som t ex hyror systematisering och direktbokning i systemet RDav och el, sk prenumerationsfakturor. återkommande fakturor. Målet är att minimera administrativ tid, minimera pappersflöde och skapa korrekthet. Samordning av inköpi verksamhetsområdet för caM och kök. Översyn av förvaltningens hemsida. Måttlig Målkategori 2: Tillförlitligafinansiellrapporteringoch informationom verksamheten Hitta jämförelsekommuner för vidareMåttlig Hitta kommuner för jämförelse av nyckeltal och utveckling av nyckeltal för ekonomisktmetod för uppföljning och presentation av bistånd. försörjningsstödets utveckling. Målkategori 3: Efterlevnadav lagar,föreskrifter, riktlinjer mm. Översyn av rutiner för att allt klientmedel Måttlig Skapanya rutiner för att säkerställa att all ska bokas i systemet Treserva. utbetalning eller inbetalning till och från klienter bokas i systemet Treserva. Bilaga 2 Planför internkontroll2015 Granskning Risk Metodik Reglemente,lag etc Arbete och försörjning Målkategori 1: Ändamålsenligoch kostnadseffektivverksamhet Bostadsgruppen: Hantering av el-fakturor Måttlig Snabba upp rutinen för att hyresgäster ska få eget för andrahandslägenheter. elabonnemang. Snabba upp rutinen för fakturering av betalda elabonnemang. Tidigare rutiner. Lagenom kommunal redovisning (KRL) Administrationen: Inventarieuppföljning av datorer, telefoner och annan teknisk utrustning. Måttlig Administrationen sköter inflödet av information om inköpt utrustning. Samlad information skapar bättre överblick, effektivare arbete med uppföljning av inventarielista, resurstillgång och utarrangering av utrustning. Tidigare rutiner förbättras. Lagenom kommunal redovisning (KRL) Översyn av alla kontanthanteringsställen som Arbete och Försörjning förfogar över. Måttlig Införande av kortbetalning. Undersöka möjligheter för andra betalningssätt än kontanter. Målen för Eslövkommun. Målkategori 2: Tillförlitligafinansiellrapporteringoch informationom verksamheten Ekonomiskt bistånd: Utveckling av Måttlig Förbättra applikationen i Treserva så nySocialtjänstlagen. relevanta nyckeltal för uppföljning avaktualiseringar, genomströmstid och handläggnings- Målen för Eslövkommun. ekonomiskt bistånd enl KKiK. tid säkerställs. Målet är att kunna mäta riktade insatser. Hitta en/fler jämförelsekommuner för kontinuerlig uppföljning och jämförelse. Svag Jämförelse mellan kommuner skapar större förståelse för den egna verksamheten. Målen internt för Arbete och försörjning. Arbetsmarknadsåtgärder: Rutiner och rapporter. Måttlig Skaparutin för återkoppling vid förfrågan från administration om antal personer i olika åtgärder mm som Arbete och Försörjning handlägger för att skapa goda och säkra ekonomiska rapporter till Målen internt för Arbete och Försörjning. Ansvarig Tid Bilaga 2 nämnden. Översyn av förvaltningens hemsida. Svag Översyn och omstrukturering för att skapa tydlighet och användarvänlighet för medborgarna. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Efterlevnad av lagar och förordningar Måttlig Synliggöraprocesser genom kartläggning. t ex LexSara anmälningar, överklaganden Mäta resultat och följa upp. mm inom myndigheten. Målen internt för Arbete och Försörjning. Socialtjänstlagen,(SoL). Tidigare rutiner och föreskrifter. Bilaga3 Risknivåer Konsekvenserom fel inträffar Sannolikhetatt fel inträffar Låg Osannolik Mindre sannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Möjlig Sannolik Sannolik Mycket sannolik Mycket sannolik Måttlig Hög Mycket högt Försumbar Lindrig Kännbar Lindrig Kännbar Allvarlig Allvarlig Mycket allvarlig Allvarlig Mycket allvarlig
