Skicka elektronisk faktura till Halmstads kommun

Skicka elektronisk faktura till
Halmstads kommun
För att effektivisera och minska kostnaden för fakturahanteringen arbetar Halmstads kommun
aktivt för att öka antalet fakturor som skickas som e-faktura.
E-faktura innebär fördelar även för dig som leverantör då det är billigare att skicka än en
pappersfaktura samt innebär kortare handledningstid och därmed snabbare betalning.
Innehåll
Fakturainnehållet ska uppfylla de krav som skatteverket ställer på en faktura. Läs mer på
www.skatteverket.se.
Alla fakturor skall innehålla hänvisning till förvaltning/bolag, namn och referensnummer på
avroparen och totalsumman på fakturan.
Fakturans artikelrader ska vara spårbara till avtalets varor eller tjänster. När det gäller varornas
eller tjänsternas omfattning och art skall följande vara specificerat.
Varor

Artikelnummer/Artikelnamn

Artikelbeskrivning

Antal

A’pris

Eventuell rabatt

Artikelradens totalsumma
Tjänster

Generell beskrivning, vad har utförts

Plats/var tjänsten utfördes

Vem har utfört uppdraget ex. konsultens namn

När tjänsten utfördes (datum) ej ”till och med”

Antal timmar

A´pris per timme

Eventuellt objektsnummer

Eventuell materialkostnad
STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN
Mer detaljerad information avseende uppdraget kan lämnas i bilaga till svefaktura. Exempelvis
specifikationer av tidsrapporter, material samt materialkostnader.
Identifiering av fakturamottagare (förvaltning/bolag) - GLN
För att e-fakturan ska komma till rätt förvaltning eller bolag inom Halmstads kommunkoncern
krävs det att fakturamottagare anges. För att identifiera fakturamottagare används GS1s Global
Location Number (GLN). Varje förvaltning och bolag har en egen GLN-kod som framgår i Bilaga
1. För ytterligare specificering hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten se avsnitt
Fakturaformat.
Identifiering av beställare - Referenskod
För att e-fakturan ska komma fram och behandlas av rätt beställare krävs det att referenskod
anges. Internt kan referenskod även kallas för ansvarskod. Observera att namn ej är en giltig
referenskod, utan består oftast av siffror (ex 80450) eller en bokstavskombination (ex HPEK). För
ytterligare specificering hur referenskod ska anges i de olika formaten se avsnitt Fakturaformat.
Observera! I de fall parterna har kommit överens om e-handel skall Halmstads kommuns
inköpsordernummer anges på fakturan som vårt ordernummer.
Routing/kommunikation
För att säkerställa kommunikation avseende elektronisk fakturering ska all kommunikation med
kommunen ske via kommunens VAN-operatör (för närvarande Tieto). Detta innebär att
leverantören måste säkerställa att kommunikation kan ske med kommunens VAN-operatör.
Ingen ersättning utgår till leverantören för kostnader avseende elektronisk fakturering.
Fakturaformat
Som leverantör kan ni skicka fakturor elektroniskt till Halmstads kommun i formaten Svefaktura
eller Fulltextfaktura (edifact). Kan inte elektronisk faktura på fil skickas kan fakturaportalen
användas för att manuellt registrera och skicka elektroniska fakturor. Observera! PDF-faktura är
inte ett giltigt format för elektronisk fakturering till Halmstads kommun.
Svefaktura
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Ekonomistyrningsverket har inom ramen för Single
Face To Industry (SFTI) tagit fram standarden Svefaktura 1.0. Svefaktura är ett väletablerat XMLbaserat format som är brett implementerat inom många branscher.
För routing/kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp i SBDH-headern i
svefakturan.
STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN
För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i Svefakturans PartyIdentification. Se Bilaga
1 för samtliga GLN-koder. Exempel från svefaktura som ska skickas till Barn- och
ungdomsförvaltningen:
<cac:PartyIdentification>
<cac:ID identificationSchemeAgencyID="9">7340019805009</cac:ID>
</cac:PartyIdentification>
För identifiering av beställare ska referenskod anges i Svefakturans
RequisitionistDocumentReference. Exempel från svefaktura:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>80450</cac:ID>
</RequisitionistDocumentReference>
Fulltextfaktura (edifact)
SFTI Fulltextfaktura är en e-faktura med strukturerad information som bygger på
grundstandarden edifact och eancom. Fulltextfakturan är ursprungligen avsedd att användas
som faktura vid tillämpning av e-handel enligt SFTIs scenario 6. Den används dock även i stor
omfattning som en fristående e-faktura.
För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i segmentet NAD (Köpare – BY,
Fakturamottagare – ITO). UNB till Halmstads kommun är 7340019800004. Se Bilaga 1 för
samtliga GLN-koder. Exempel från fulltextfaktura som ska skickas till Barn- och
ungdomsförvaltningen:
NAD+BY+7340019805009::9'
För identifiering av beställare ska referenskod anges i segmentet RFF (Köparens referens – CR),
exempelvis:
RFF+CR:80450’
Fakturaportalen
Om leverantör inte har möjlighet att skicka svefaktura eller edifaktura kan
www.fakturaportalen.se användas för att skicka e-faktura till Halmstads kommun.
Fakturaportalen är en internetbaserad tjänst som gör det möjligt för kunder att få sina
leverantörsfakturor elektroniskt. Leverantörerna kan registrera upp till 25 fakturor per månad i
ett webbformulär utan extra kostnader. Skickas fler än 25 fakturor per månad tillkommer en
kostnad. Då fakturor från Fakturaportalen är elektroniska kan kontroller göras på innehållet.
Leverantören kan känna sig säker på att fakturan är riktig och har nått kunden. Fakturaportalen
hanterar kvittenser av skickade fakturor.
STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN
Bilaga 1, GLN-nummer
Routing/kommunikation
För routing/kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp som UNB eller anges i
SBDH-headern i svefakturan.
UNB
HALMSTADS KOMMUN
GLN (EAN)
7340019800004
Fakturamottagare
För att fakturan ska läsas in på rätt förvaltning/bolag ska följande GLN koder anges för
fakturamottagare:
Förvaltning/bolag
Halmstads Kommun, Barn & Ungdomsförvaltningen
Halmstads Kommun, Fastighetskontoret**
Halmstads Kommun, Hemvårdsförvaltningen
Halmstads Kommun, IT-service
Halmstads Kommun, Kommuntransport
Halmstads Kommun, Kulturförvaltningen
Halmstads Kommun, Räddningstjänsten
Halmstads Kommun, Servicekontoret/Komac
Halmstads Kommun, Socialförvaltningen
Halmstads Kommun, Stadskontoret***
Halmstads Kommun, Städ- & Måltidsservice
Halmstads Kommun, Teknik och fritidsförvaltningen
Halmstads Kommun, Utbildning & arbetsmarknadsförvaltningen
Halmstads Kommun, Laholmsbuktens VA
AB Industristaden
AB Nissastaden
Destination Halmstad AB
Halmstad Fastighets AB
Halmstad Flygplats AB
Halmstads Näringslivs AB
Halmstads Energi- & Miljö AB
Halmstads Energi- & Miljö Nät AB
Halmstads Stadsnät AB
GLN (EAN)
7340019805009
7340019808000
7340019801001
7340019809007
7340019810003
7340019804002
7340019811000
7340019812007
7340019802008
7340019800004
7340019800103
7340019813004
7340019803005
7340019814001
7340019816005
7340019817002
7340019818009
7340019815008
7340019819006
7340019820002
7340019821009
7340019822006
7340019822105
* Visas för ev matchning postbox vs ean-kod
** Fakturor till Samhällsbyggnadskontoret skickas till adress för Fastighetskontoret
*** Fakturor till Byggnadskontoret, samt Miljö- & Hälsoskyddskontoret skickas till adress för Stadskontoret
STADSKONTORET | HALMSTADS KOMMUN
Org nr
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
2120001215
5561279471
5561425710
5566505227
5560411786
5566501846
5565097663
5565283248
5563303980
5565326187
Postbox *
A92
A89
A82
A84
A93
A95
A87
A90
A88
A81
A98
A83
A94
A85
A97
A91
A102
A101
A100
A96
A103
A104
A105