Användarmanual Tidvis - Assistenter

Användarmanual
Tidvis - Assistenter
2015-04-09
1
Innehåll
Allmänt ................................................................................................................................................ 3
Funktioner i Tidvis ............................................................................................................................... 4
Tidrapportera ...................................................................................................................................... 5
Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat .............................. 5
Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt ....................................................................... 7
Byt pass eller tillsätt ersättare ......................................................................................................... 8
Traktamente ...................................................................................................................................... 10
Milersättning ..................................................................................................................................... 11
Ledighetsansökan .............................................................................................................................. 12
Månadsöversikt ................................................................................................................................. 13
Schema .............................................................................................................................................. 15
Kommunikation ................................................................................................................................. 16
Rapporter – Semestersammanställning ............................................................................................ 18
2
Allmänt
Logga in i Tidvis genom att använda ditt tilldelade användarnamn och mata in ditt tilldelade lösenord.
Första gången du loggar in kommer du behöva byta ditt lösenord till något som bara du känner till.
Vid inloggning hemifrån går du in på ”www.tidvis.se/tid”.
I systemet finns en kalender och en tidsinmatningsfunktion som är lika på samtliga ställen. Dessa fungerar
enligt följande:
Inmatning av datum
Välj fältet för inmatning av datum och en kalender kommer upp. Dagens datum är markerat och ni väljer det
datum ni vill mata in så fylls datumet i automatiskt.
Inmatning av tid
Välj fältet för inmatning av tid och nedanstående kommer upp. Välj timma till vänster och minut till höger för
att välja. Ni kan också rensa tiden genom att klicka på knappen ”Rensa” nere till vänster.
Knappar
Långt upp på varje sida finns knappar för funktioner. Vissa av dessa knappar finns även längre ner på sidan men
syns alltid under menyn också. Nedan exempel är från Tidrapportera-sidan.
3
Funktioner i Tidvis
När du loggat in kommer du se följande bild. Rubriken efter loggan indikerar vad du håller på med i systemet.
Längst till höger, efter texten ”Logga ut”, finns information om vilken användare som är inloggad.
Menyalternativen under Tidrapport är följande:
Du har här valet att:
•
•
•
•
•
•
•
•
Tidrapportera
Här matar du in tid som du arbetat men också tid som du varit frånvarande i form av VAB eller Ej
Tillgång Till Arbete (dock inte sjuk).
Traktamente
Om du åker iväg på en resa och vill ha traktamente behöver du begära om detta innan du åker för att
få godkänt av din närmaste chef.
Milersättning
Om du har varit ute och kört egen bil begär du milersättning här.
Ansök om ledighet
Här begär du planerad ledighet för t ex semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller dylikt.
Månadsöversikt
Här kan du se en sammanställning för allt du matat in, uppdelat per månad.
Schema
Här kan du se ditt schema för alla brukare som du är kopplad till.
Rapporter – Semestersammanställning
Här kan du, om du sparar semester, få en sammanställning om hur mycket semester du har kvar att ta
respektive hur mycket du hittills tagit ut.
Byt lösenord
Vid Byt lösenord matar du in ditt gamla lösenord och fyller i ditt nya lösenord 2 gånger.
•
Logga ut
Logga alltid ut när du har matat in din tid så att ingen annan kan mata in tider på ditt konto.
4
Tidrapportera
Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat
När man tidrapporterar väljer man först brukare man arbetat hos. Om man endast har en brukare man är hos
kommer den upp automatiskt. Om du valt en brukare här kan du gå vidare till andra menyval och då är
automatiskt samma brukare vald. Detta gör att det är bra att rapportera in allt för samma brukare samtidigt.
Välj datum och tid när arbetspasset började och datum och tid när arbetspasset slutade.
Systemet håller automatiskt koll på hur vilken standard-väntetid brukaren har så det är inget som specifikt
behöver matas in (se bara till att inte klicka ur valet ”Automatskapa väntetid”). Om du vill mata in tid där
väntetid inte ska skapas automatiskt behöver du klicka ur valet ”Automatskapa väntetid”.
5
Under arbetstyp matas in vilken typ av rapport man vill göra. ”Normalt arbete” är det som automatiskt väljs
och är tid som rapporteras in till Försäkringskassan eller kommunen. Men ni kan här även mata in följande
arbetstyper:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ej tillgång till arbete – för tid då ni skulle arbetat men inte får tillgång till arbetsplatsen.
Beordrad tid – mertid, enkel övertid eller kvalificerad övertid skapas automatiskt utefter hur mycket ni
arbetat under veckan. Om ni kommit överens om ersättning utanför kollektivavtalet är det viktigt att
mata in informationen under ”Noteringar”.
Väntetid – sovande jour.
Aktiv tid – aktiv arbetstid under jourtiden.
Överlappning – överrapporteringstid mellan arbetspassen.
Restid – restid som ni kommit överens med er chef om att få ersättning för.
Bredvidgång – upplärningstid då ni går tillsammans med ordinarie personal.
Möte – tid för möte, t ex APT.
Vård av barn – frånvaro pga VAB.
Samordning – tid som är arbetad för att arbeta med samordningsuppgifter.
Utbildning – utbildningstid som ni ska få lön för.
Arbete under sjukhusvistelse – tid då ni arbetat när brukaren varit på sjukhus.
Dock kan ni inte mata in tid som ni är sjuka på. Detta hanteras av kontoret så ni behöver rapportera in det dit.
Om ni arbetar väntetid som är utöver det som är inmatat som grund i systemet får ni mata in det separat och
då välja väntetid som arbetstyp. I detta fall är det viktigt att se till att ”Automatskapa väntetid” inte är ikryssat.
Om del av passet inkluderar överlappning bocka i detta (före texten ”inkluderar” efter valet av arbetstyp) och
även hur länge överlappningen varar. Om det finns övrig information som ni vill delge kontoret kan ni göra det i
noteringar.
Tryck på ”Lägg till” för att skapa rapporten.
Den läggs nu upp i en lista för inmatade arbetspass. Efter att kontrollera att det ni matat in stämmer markerar
ni i valboxen till vänster och trycker ”Signera” för att skicka vidare till kontoret. Efter att ni valt att signera er tid
kommer ni inte ha möjlighet att ändra utan det är er bekräftelse på att det ni matat in verkligen stämmer.
Ni kan välja att signera flera inmatade arbetspass samtidigt genom att klicka på valboxen till vänster om
starttiden på den gröna raden. Om ni markerar valboxen till vänster i rubrikraden (till vänster om ”Starttid”)
väljer ni att markera samtliga inmatade arbetspass. Ni klickar sedan på knappen ”Signera valda” för att signera
de rader ni markerat i listan.
För att signera rad för rad på ett smidigt sätt klickar ni på ””.
Genom att klicka ”Lägg till & Signera” väljer ni att förbigå ett steg. Då läggs tidrapporten in och signeras direkt.
Knappen ”Visa detaljrader” visar detaljer för raderna så att ni vet precis vilka detaljer som rapporteras in till
lönekontoret. Klicka på knappen igen för att dölja detaljraderna igen.
Ni kan välja att ta bort en rad genom att klicka på ”X” och även ta bort flera samtidigt genom att markera dem
och välja ”Ta bort valda” överst på sidan.
6
Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt
Om det finns ett schema kopplat till brukaren skapar systemet automatiskt förslag på tidrapportsrader.
Rapporten ligger då i listan efter att passet är påbörjat. Signera passet innan ni går från arbetsplatsen så att
kontoret har informationen. Ni har möjlighet att signera tiden när som helst efter att passet är påbörjat.
När ni matar in tid kan ni inte mata in 2 pass som innebär arbete på samma tid. Det är viktigt att tänka på detta
då tider läggs upp automatiskt av schemasystemet. Om man inte signerat tiden ligger denna i listan av
osignerade tider och man behöver då ta bort tiden för att kunna rapportera in ny tid under de aktuella
timmarna.
När en tid tas bort ur signeringen, när man sjukskriver sig eller tar semester och inte sätter någon ersättare
hamnar schemapass som oplanerade pass. Om du rapporterar exakt samma tid som ett oplanerat pass som då
är ett pass som du arbetat istället för någon annan ska du välja det passet och klicka på ”Ersätt valt pass”. Om
passet du arbetat är ett extrapass som inte är schemalagt klickar du på ”Fortsätt tidrapportera utan att
ersätta”.
Om ni inte har arbetat det passet som systemet föreslår, trycker ni på krysset efter raden (i kolumnen
”Radera”) och tar bort passet. Sedan matar ni in det ni har arbetat manuellt.
Om ni har arbetat lite längre än vad schemat säger, kan ni signera tiden som är föreslagen och sedan lägga in
den extra tiden som ett eget arbetspass.
OBS! Tänk på att när ni signerar en tid i Tidvis garanterar ni på heder och samvete att tiden verkligen är
arbetad. Med godkännandet som Tidvis har fått från Försäkringskassan om signering av tider innebär
signeringen samma som er underskrift.
7
Byt pass eller tillsätt ersättare
”Byt pass/Ersätt” är en knapp som
innebär att ni har möjlighet att påverka
schemat för brukaren som assistent.
Detta är en kraftfull funktion som
innebär att ni har möjlighet att göra
snabba enkla förändringar i schemat
och härmed skapa ett schema som
följer hur det verkliga schemat ser ut.
Om ni vill byta pass eller ersätta en
person som t ex har ringt in sig sjuk,
klickar ni på ”Byt pass/Ersätt”.
Ni får upp en dialog där ni först väljer
vilken brukare ni vill ändra schemat för.
Byt pass
Första fliken (”Byt pass”) rör möjligheten för 2 assistenter att byta arbetspass med varandra.
Välj på första raden den första assistenten som vill byta pass. Då kommer pass upp som personen har tilldelat
sig enligt schemat. Välj passet som denne vill byta bort.
Välj på andra raden den assistent som man vill byta pass med. Även här kommer de schemalagda passen upp
så att ni kan välja vilket pass som ska bytas med.
Skriv en notering till kontoret så att de vet varför bytet skedde och tryck sedan på Spara. Passen är nu bytta och
man har ett uppdaterat schema för brukaren.
8
Ersätt
Om en assistent t ex ringer till arbetsplatsen och sjukanmäler sig kan man ha god nytta av den andra fliken,
”Ersätt”.
Här väljer man först brukaren man
ska ändra schema för.
Sedan väljer man vilken assistent
som ska ersätta en annan assistent.
Välj assistenten som skulle arbeta så
kommer assistentens pass upp. Välj
det pass som ska ersättas och skriv i
en notering om varför passet
ersatts. Tryck Spara så uppdateras
schemat.
Även om ni sätter ersättare till
passet efter att detta påbörjats
kommer den osignerade tiden som
föreslagits av schemasystemet till den ursprungliga assistenten hamna på ersättaren så det är viktigt att
använda denna funktion för att se till att schemat speglar det verkliga arbetet.
9
Traktamente
Du matar in begäran om traktamente innan du ska göra en resa.
Din chef kommer då få denna begäran för att se över om den
kan godkännas. I och med att traktamente inte är en rättighet
kommer chefen se över hur mycket pengar det finns hos
brukaren som grund för att godkänna eller neka traktamentet.
Ni väljer vilken brukare det gäller. Välj sedan från och till vilka
datum och tid traktamentet ska gälla, dvs när du påbörjar resan
och när du är tillbaka från resan. Systemet räknar sedan ut hur
många dagar det blir beroende av gällande lagar.
Under typ väljer ni inrikes- eller utrikestraktamente. I det fall ni
väljer utrikestraktamente kommer ni även behöva mata in land.
Tänk på att traktamente för utlandet räknas från att ni anländer
till landet till att ni avreser tillbaka till Sverige.
För att få rätt traktamente matar ni in antalet
frukost/lunch/middag som är inkluderat i resan och ni har även
möjlighet att lämna mer information i fältet ”Notering”.
Tryck ”Lägg till” för att lägga in informationen som direkt går
vidare till din chef för godkännande.
10
Milersättning
Du matar in begäran om milersättning efter att du varit ute och
rest med din egen bil.
Här väljer du datum för resan samt brukare du åkte med.
Vidare skriver du i Avreseort, Destination och hur många kilometer
du åkte.
Om ni har mer information, t ex om ni har fått betalt vissa delar
från brukaren eller har information om varför ni varit ute och rest,
fyll i detta i noteringsfältet.
Tryck ”Lägg till” för att lägga in informationen som direkt går
vidare till din chef för godkännande.
11
Ledighetsansökan
Du begär ledigt innan du kommer ha ledigt och detta ska
godkännas av din chef.
Du fyller i mellan vilka datum/tider som ledigheten ska
gälla samt även typ av ledighet.
Du kan välja ledighetstyperna ”Semester”, ”Havandeskap”,
”Föräldraledighet”, ”Tjänstledighet” och ”Annat”.
Om du väljer Tjänstledighet kommer en till ruta komma
upp där du kan ange typ av tjänstledighet. Här kan anges
tjänstledighet för ”Studier”, ”Fackligt arbete”, ”Annat
arbete” eller ”Särskilda skäl”.
Om du har information som du vill ge kontoret kan du
ange detta under notering. Det är speciellt viktigt om du
väljer tjänstledighet eller annan ledighet.
Klicka på ”Hämta Brukare/pass” och du kommer få en lista
över brukare som du är kopplad till och i de fall du är
schemalagd i Tidvis kommer du även se vilka pass detta
gäller för att direkt kunna sätta en ersättare.
Du har här alltså möjlighet att välja att
arbeta under vissa pass under din
ledighet genom att ta bort markeringen
från dessa pass. Om du väljer en
ersättare på ditt första pass kommer
Tidvis fråga om du vill ha samma
ersättare för samtliga pass. Om du ska
ha samma ersättare på de flesta pass
kan du välja att den sätter samma
ersättare för alla pass och att du, innan
du sparar, ändrar de pass som ska ha en
annan ersättare.
För de brukare som inte har ett aktivt
schema i Tidvis kommer du själv behöva
ha koll på antalet timmar som du
behöver vara ledig under perioden. Du
matar in dessa för respektive brukare i
sektionen ”Brukare utan schema”.
För brukare där du inte är schemalagd i
Tidvis behöver du mata in en ansökan
per månad för att få rätt ersättning per
månad.
Tryck ”Spara ledighet” för att lägga in informationen som direkt går vidare till din chef för godkännande.
12
Månadsöversikt
Under Visa Månadsrapport kan du se din signerade tid sammanställd för vald månad. Du kan även här se vilken
sjukdom, ledighet, milersättning och traktamente du begärt som gäller under månaden. För de 3 sistnämnda
kommer du att se om de är godkända eller inte. När du har lämnat in och inget beslut tagits står status
”Signerad” och i annat fall ”Godkänd” eller ”Nekad” samt även vem som tagit beslutet.
Du ser i listan alla dagar som du rapporterat in att du arbetat eller varit frånvarande. I den första tabellen syns
inte dagar som du haft semester eller varit sjuk utan detta syns endast under tabellen för ledighetsansökan och
tabellen för sjukskrivningar.
13
”Frånvaro” är summan av all tid då du varit ledig för VAB.
Under ”Normal” och ”Väntetids”-kolumnen finns all tid som ska rapporteras till Försäkringskassan eller
kommunen. Observera att Väntetid Veckoslut är inräknat i summan och specificerat inom parenteserna. I
kolumnen ”Övrig tid” samlas ”Överlappning”, ”Ej tillgång Till arbete”, ”Restid”, ”Brevidgång”, ”Möte”,
”Samordning” samt ”Utbildning”.
För att se detaljerna för en dag klickar du på dagens datum och får då se vilka tider som du rapporterat in samt
hur mycket OB ni fått för respektive tid.
Ni kan även välja att se tidigare månader genom att bläddra mellan månaderna eller välja månad och klicka
”Sök”. Här kan ni även fokusera på filtrering av tider för en specifik brukare.
Välj ”Skriv ut” för att skriva ut tabellen i liknande utseende som ni kan se på skärmen. Då visas samtliga dagars
detaljer automatiskt.
14
Schema
På översta raden i menyn finns ett val ”Schema”. Klicka på detta så ser du ditt aktuella schema hos de brukare
du är kopplad till.
Automatiskt kommer den aktuella veckan upp i schemat, men ni kan välja att se flera veckor.
Ni har även en summering per vecka efter varje vecka enligt den summeringsberäkning ni valt ovanför
schemat. Precis efter brukarnas namn (till vänster) finns en summering eller ett genomsnitt för hela visade
perioden, beroende av det val av summeringsberäknings som du gjort.
Kör ni på en dator kan ni hålla musen över arbetspassen för att få upp exakt information om arbetspasset. I
annat fall finns arbetspassens detaljer även listade ovanför schemat. Här har ni först arbetspassets totala längd.
Sedan listas mellan vilka tider väntetiden är för arbetspasset samt även hur mycket aktiv tid som inkluderas i
väntetiden. Om passet är mer än 24 timmar långt är denna kolumn markerad med en bock och om det finns
överrapporteringstid medräknad i passet är detta markerat med antal minuter i kolumnen ”Inkl Ö-lapp”.
Summeringsmöjligheterna ni har är följande:
•
•
•
•
•
•
Tot: Arbetstid (arbete + aktiv tid) – total summering för de veckor ni visar och som visar arbetstiden
som ni får full lön för.
Tot: Arbetstid EU direktiv – total summering för alla tider ni behöver vara på arbetsplatsen, alltså
inklusive antal timmar för väntetid.
Tot: Väntetid – total summering för antal timmar som är väntetid, exkluderat den aktiva tiden.
Snitt: Arbetstid (arbete + aktiv tid) – genomsnitt arbetstid per vecka för de veckor ni visar och som
visar arbetstiden som ni får full lön för.
Snitt: Arbetstid EU direktiv – genomsnitt per vecka för alla tider ni behöver vara på arbetsplatsen,
alltså inklusive antal timmar för väntetid.
Snitt: Väntetid – genomsnitt per vecka för antal timmar som är väntetid, exkluderat den aktiva tiden.
I boxen ”Visa aktivt schema eller utkast” kan du välja ditt aktiva schema eller ett utkast som är utdelat från den
som är ansvarig för att bygga schemat. Ett utkast är ett förslag på schema som kan delas ut för att visa för
gruppen innan schemat fastslås.
Ni har även möjlighet att skriva ut schemat.
15
Kommunikation
Kommunikationsmodulen ger möjlighet att skicka meddelanden mellan personer inom företaget.
Klicka på kuvertet till vänster om ”Byt lösenord” för att komma åt denna. Om det finns olästa meddelanden
visas antalet olästa meddelanden till höger om kuvertet (
).
Alla meddelanden som du skickat (och svarat/vidarebefordrat) hamnar under ”Skickade”.
Här visas ett kommunikationssystem som är liknande ett vanligt mailsystem.
Följande funktioner finns:
1.
Nytt meddelande
Klicka på denna för att skicka ett nytt meddelande. Du matar in vem som ska få meddelandet. Det
lättaste är att klicka på bilden med personer för att få en lista över alla personer i respektive grupp,
inklusive kontorspersonal (se andra bilden nedan). Skriv ämne och meddelande och klicka på skicka för
att skicka meddelandet. Om du har behörighet, normalt endast för kontorspersonal, kan du välja att
markera meddelandet som tvingande. De som får meddelandet kan då inte arbeta i systemet utan att
ha bekräftat att de har läst informationen.
16
När du klickar på bilden för att välja mottagare ser du alla personer i företaget som du har rätt att se.
Som assistent ser man endast kontorspersonal samt de grupper som man tillhör.
Man kan här som kontorspersonal välja att skicka till alla eller välja vilka personer man ska skicka till.
För varje brukare har man valet att skicka till samtliga assistenter hos brukaren.
Överst på sidan finns ett fält ”Filtrera”. Om man skriver namnet på personen man söker filtreras
automatiskt de personer som man söker fram i listan.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Svara
Välj ett meddelande och klicka på denna för att svara till den som skickade meddelandet till dig.
Svara alla
Välj ett meddelande och klicka på denna för att svara till alla som fick meddelandet skickat till sig.
Vidarebefordra
Välj ett meddelande och klicka på denna för att vidarebefordra meddelandet till en annan person.
Man får då upp motsvarande dialog som för ”Nytt meddelande” men med Ämne och Meddelande
ifyllt.
Läsinformation
Välj ett meddelande och klicka på denna för att se vilka som läst meddelandet.
Skriv ut
Välj ett meddelande och klicka på denna för att skriva ut meddelandet.
Arkivera
Välj ett meddelande och klicka på denna för att spara meddelandet i arkivet istället för att se den i
inkorgen.
17
Rapporter – Semestersammanställning
Under ”Rapporter” – ”Semestersammanställning” finns en sammanställning gällande din semester i det fall du
spar semester.
Tabellen uppdateras löpande varje gång du signerar en tid eller förändrar din tjänstegrad. Detta gör att det är
viktigt att vid varje arbetat pass signera din arbetade tid.
Följande information syns i tabellen:
•
•
•
•
•
•
•
Sparat – Här visas hur många semestertimmar som du sparat under åren innan innevarande år
Preliminärt – Här visas hur många semestertimmar du preliminärt kommer ha under året om
tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt om du arbetar alla tilldelade timmar.
Använt – Här visas hur många semestertimmar som du tagit samt fått godkänt att ta.
Inarbetat – Här visas hur många semestertimmar du tjänat in hittills under året.
Prel. kvar – Här visas hur många semestertimmar du preliminärt har kvar att ta under året (av årets
semestertimmar) om tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt om du arbetar alla tilldelade
timmar.
Prel. kvar inkl. sparat – Här visas hur många semestertimmar du preliminärt har kvar att ta under året
inkluderat sparade timmar för föregående år om tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt
om du arbetar alla tilldelade timmar.
Ansökt ej godk. semester – Här visas hur mycket semester du ansökt om men som ännu inte är
godkänd.
Observera att om du har haft frånvaro, t.ex. sjuk, föräldraledighet eller tjänstledighet, under året har inte detta
tagits hänsyn till i semestersammanställningen och du kan därmed möjligtvis ha mindre preliminär semester än
vad som syns i tabellen. Ta i så fall kontakt med din chef.
18